Tutorial de OpenOffice.org
Adaptación de las obras originales: Tutorial de OpenOffice.org de José A. Fernández Troncoso. IES Carlos Casares. Vigo. España. Tutorial OpenOffice.org Base de Álvaro E. Prieto Ramos. Área de Lenguajes y Sistemas Informáticos del Departamento de Ingeniería de Sistemas Informáticos y Telemáticos de la Universidad de Extremadura en la Escuela Politécnica de Cáceres. Cuadernos de Formación Tecnológica – CENATIC (Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas). Proyecto OooAuthors.org, equipo de traductores y editores de los manuales de la Comunidad de www.OpenOffice.org.
Adaptación de la obra derivada: Departamento de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Misiones. Argentina. www.fce.unam.edu.ar
Responsable del proyecto: Carlos Brys Editora Principal: Mónica Vernazza Revisores: Claudia Zuzaniuk, Carlos León Colaboradores: Guillermo Llano, Myriam Kurtz, Renato Barsotti, Hugo Haurech Portada: Gustavo Brys. Facultad de Artes. Universidad Nacional de Misiones
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Licencia Esta obra está bajo la licencia: Atribución, No Comercial, Compartir Obras Derivadas Igual 2.5 Argentina de Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ar/ Usted es libre de: Copiar, distribuir, exhibir y ejecutar la obra. Hacer obras derivadas. Bajo las siguientes condiciones: • • •
Atribución — Usted debe atribuir la obra en la forma especificada por el autor o el licenciante.
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No Comercial — Usted no puede usar esta obra con fines comerciales.
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Compartir Obras Derivadas Igual — Si usted altera, transforma, o crea sobre esta obra, sólo podrá distribuir la obra derivada resultante bajo una licencia idéntica a ésta.
Este documento está disponible en el sitio de internet de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Misiones http://www.fce.unam.edu.ar “Este tutorial ha sido elaborada con Software Libre como OpenOffice.org para la elaboración de textos, GIMP e InkScape para el retoque y tratamiento de imagenes y Firefox para la búsqueda de recursos”. Este es un tutorial práctico para principiantes dirigido a los usuarios que desean adquirir destrezas mínimas que les permitan, desde el primer momento, usar las herramientas ofimáticas para realizar tareas sencillas en los ámbitos personal, académico y profesional. Los textos e ilustraciones usados en los ejercicios prácticos proceden de Wikipedia y OpenClipArt, cuyos contenidos, así como los de este tutorial, se ponen a disposición pública bajo los términos de la Licencia de Documentación Libre GNU (GNU FDL). Adaptado por el Departamento de Informática Facultad de Ciencias Económicas Universidad Nacional de Misiones Argentina
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Tutorial de OpenOffice.org
Índice de contenido Licencia ................................................................................................................2 Introducción ..........................................................................................................8 ¿Qué es OpenOffice.org ?..............................................................................8 Las Ventajas de OpenOffice.............................................................................8 La interfaz gráfica del usuario..........................................................................9 Barra de título de la ventana......................................................................10 Barra de menús..........................................................................................10 Barra de herramientas................................................................................10 Barras flotantes......................................................................................11 Botones con flechitas y barras de tipo desplegables ..........................11 Regla..........................................................................................................12 Barras de desplazamiento de la ventana...................................................13 Botones de navegación..............................................................................13 Barra de estado .........................................................................................13 Mostrando u ocultando las barras de herramientas..................................14 Cambiando de lugar a las barras de herramientas....................................15 Writer: el procesador de textos ..........................................................................16 Ejercicio 1.......................................................................................................16 Crear un documento...................................................................................16 Pegar texto.................................................................................................16 Guardar el documento ..............................................................................17 Exportar como PDF....................................................................................18 Cerrar el documento...................................................................................19 Cerrar la Aplicación....................................................................................19 Ejercicio 2.......................................................................................................19 Ejercicio 3.......................................................................................................20 Abrir archivo...............................................................................................20 Ajustar la Escala.........................................................................................21 Seleccionar, Borrar y Deshacer.................................................................22 Ejercicio 4.......................................................................................................22 Copiar, cortar y pegar; arrastrar y soltar....................................................22 Ejercicio 5.......................................................................................................22 Formato de carácter...................................................................................22 Ejercicio 6.......................................................................................................24 Formato de párrafo.....................................................................................24 Formato y estilos de página.......................................................................26 Ejercicio 7.......................................................................................................28 Basura tipográfica......................................................................................28 Insertar saltos.............................................................................................28 Ejercicio 8.......................................................................................................30 Insertar una imagen...................................................................................30 Anclaje, ajuste y posición de la imagen.....................................................30 Formato de la imagen................................................................................31 Ejercicio 9.......................................................................................................32 Activar y desactivar la revisión ortográfica automática..............................32 Activar y desactivar el formateado automático..........................................33 Utilizando los sinónimos.............................................................................35 Ejercicio 10.....................................................................................................36 Listas..........................................................................................................36 Crear una lista........................................................................................36 Modificar la estructura............................................................................36
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Tutorial de OpenOffice.org Editar el formato.....................................................................................37 Ejercicio 11.....................................................................................................38 Tablas.........................................................................................................38 Introducción............................................................................................38 El menú Tabla y su barra de herramientas............................................38 Crear una tabla......................................................................................40 Convertir texto en tabla..........................................................................41 Desplazarse por la tabla........................................................................42 Seleccionar celdas, filas y columnas.....................................................42 Insertar y borrar filas y columnas...........................................................42 Editar el formato de la tabla...................................................................42 Ejercicio 12.....................................................................................................44 Estilos de párrafo.......................................................................................44 Usando la ventana del menú Estilo y Formato.....................................44 Estilos de párrafo predefinidos..............................................................45 Estilos de párrafo del usuario................................................................46 Aplicar un estilo de párrafo....................................................................47 Modificar un estilo de párrafo.................................................................47 Formato del estilo y formato directo......................................................47 Índices de Contenido..................................................................................48 Ejercicio 13.....................................................................................................49 Plantillas.....................................................................................................49 Cómo crear un documento a partir de una plantilla...............................49 Cómo crear una plantilla........................................................................50 Cómo crear una plantilla de un documento...........................................50 Cómo crear una plantilla con la ayuda de un asistente.........................50 Administrar plantillas..............................................................................51 Ejercicio 14.....................................................................................................51 Compatibilidad con MS Word.....................................................................52 Abrir un documento de MS Word..........................................................52 Guardar un documento en formato de MS Word..................................52 Ejercicio 15.....................................................................................................54 Tabulaciones programadas........................................................................54 Inserción y edición de tabuladores.............................................................54 Las tabulaciones se usan para:.................................................................54 Desplazar los tabuladores en la regla........................................................55 Modificar las propiedades de un tabulador................................................55 Borrar tabuladores......................................................................................55 Modificar la configuración..........................................................................55 Math: el editor de fórmulas.................................................................................56 Ejercicio 1.......................................................................................................56 Trabajar con fórmulas en el procesador de textos....................................56 Interfaz de Math: la ventana de selección y la ventana de comandos......57 Crear fórmulas en la ventana de selección................................................57 Suma, multiplicación, fracciones y agrupamiento......................................58 Ejercicio 2.......................................................................................................59 Subíndices y superíndices.........................................................................59 Sumatorio...................................................................................................59 Límites y paréntesis...................................................................................59 Ejercicio 3.......................................................................................................60 Símbolos y letras griegas...........................................................................60 Radicales e integrales................................................................................60
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Tutorial de OpenOffice.org Ejercicio 4.......................................................................................................60 Crear fórmulas en la ventana de comandos..............................................60 Personalizar los catálogos de símbolos: formulación química..................61 Calc: la hoja de cálculo.......................................................................................64 La ventana de trabajo de Calc.......................................................................65 Barra de títulos ..........................................................................................65 Barra de menú............................................................................................65 Barra de herramientas................................................................................65 Celdas individuales....................................................................................66 Solapa de hojas .........................................................................................67 Empezando a trabajar con una hoja de cálculo nueva..................................67 Abriendo una hoja de cálculo.....................................................................68 Grabando la hoja de cálculo......................................................................68 Formas de acceder a una celda.................................................................68 De celda a celda.........................................................................................69 Para recorrer la planilla.............................................................................69 Teclas Tab y Enter................................................................................69 Teclas de dirección................................................................................69 Teclas Home, End, Page Up y Page Down...........................................69 De hoja en hoja..........................................................................................70 Mediante el teclado................................................................................70 Mediante el mouse.................................................................................70 Seleccionar ítems en una hoja ..................................................................70 Seleccionar una celda............................................................................70 Seleccionar columnas y filas..................................................................71 Una columna o fila ................................................................................71 Varias columnas o filas..........................................................................72 Para seleccionar varias columnas o filas no contiguas.........................72 Para seleccionar la hoja completa.........................................................72 Seleccionando hojas del libro.........................................................................72 Con una hoja..............................................................................................72 Multiples hojas contiguas...........................................................................72 Multiples hojas no contiguas......................................................................72 Todas las hojas..........................................................................................73 Trabajar con columnas y filas.........................................................................73 Insertar columnas/filas...............................................................................73 Borrar columnas/filas..................................................................................75 De manera individual.............................................................................75 Varias a la vez........................................................................................75 Trabajando con las hojas...............................................................................75 Para insertar...............................................................................................75 Para eliminar..............................................................................................76 Para renombrar..........................................................................................76 Las vistas .......................................................................................................77 Fijar filas y columnas..................................................................................77 Fijar una fila o columna .............................................................................77 Fijar filas y columnas .................................................................................77 Dividir la ventana........................................................................................78 Ingresar datos a una hoja de cálculo.............................................................78 Ingresar números.......................................................................................78 Ingresar caracteres....................................................................................78 Ingresar números como caracteres...........................................................78
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Tutorial de OpenOffice.org Ingresar datos de tipo fecha y hora............................................................79 Imprimir los datos de una planilla...................................................................79 Imprimir una hoja de cálculo......................................................................79 Imprimir los datos de una planilla...............................................................79 Seleccionar las hojas a imprimir................................................................80 Detalles a imprimir, orden y escala................................................................81 Detalles.......................................................................................................81 Orden de página.........................................................................................81 Escala.........................................................................................................82 Ajustando el rango de impresión................................................................82 Imprimir determinadas filas o columnas en cada página...........................82 Definir el rango a imprimir .........................................................................83 Agregando más rangos a la selección anterior..........................................83 Eliminando un rango de impresión.............................................................84 Saltos de página.........................................................................................84 Encabezados y pie de páginas..................................................................84 Cómo operar en una planilla de cálculo.........................................................85 Primeros pasos..........................................................................................85 Referencias relativas y absolutas..............................................................86 Caso 1: Filtros............................................................................................87 Caso 2: Ordenando la lista.........................................................................89 Caso 3: Creación de un informe de ventas detallado mediante el uso de Ordenación y Subtotales. ..........................................................................90 Caso 4: Uso del Piloto de Datos................................................................92 Draw: el editor gráfico.........................................................................................96 La ventana de trabajo de Draw......................................................................96 Herramientas de dibujo..............................................................................97 La barra de colores....................................................................................98 La barra de opciones..................................................................................98 Impress: el editor de presentaciones................................................................100 Definición de una presentación....................................................................101 Uso del asistente de presentación...............................................................102 Base: la base de datos ....................................................................................106 Introducción..................................................................................................106 Entorno de OpenOffice Base.......................................................................108 Menú de OpenOffice Base.......................................................................108 Creación de Tablas......................................................................................111 ¿Qué es una tabla? .................................................................................111 Creación de tablas...................................................................................112 Edición de datos.......................................................................................115 Inserción de datos....................................................................................115 Navegación, ordenación y filtrado de datos.............................................116 Modificación y eliminación de datos........................................................119 Ejercicios propuestos:..............................................................................120 Consultas simples....................................................................................120 Que son las consultas..............................................................................121 Creación de consultas sobre una tabla con el asistente.........................121 Creación de consultas sobre varias tablas combinando el asistente con el modo Diseño............................................................................................124 Formularios básicos.....................................................................................132 Formularios...............................................................................................132 Entorno de creación de un formulario......................................................132
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Tutorial de OpenOffice.org Creación de un formulario básico............................................................135 Informes........................................................................................................135 Creación de un Informe simple................................................................135 Creación de informe agrupando por más de un campo..........................139 Ejercicios propuestos...............................................................................141 Algunas definiciones útiles:......................................................................142 Sitios de Internet de OpenOffice.org................................................................144
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Tutorial de OpenOffice.org
Introducción ¿Qué es
??
OpenOffice.org es una suite ofimática de Software Libre 1 basada en la suite Oracle Open Office, conocido previamente como StarOffice o StarSuite, con versiones para los sistemas operativos Windiws, Linux y Mac. OpenOffice.org está integrado por los siguientes programas:
Writer: Procesador de textos
Math: Editor de fórmulas
Calc: Hoja de cálculo
Draw: Editor de dibujos y gráficos
Impress: Editor de presentaciones
Base: Administrador de bases de datos Ofrece además OpenOffice.org Basic, un lenguaje de programación similar a Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Las Ventajas de OpenOffice • • • •
1
Es Software Libre, se puede descargar gratuitamente de internet, copiar y redistribuir, todo esto de forma completamente legal. No se vuelve obsoleto. Con el tiempo todos los programas caducan, se quedan obsoletos; OpenOffice.org, no: siempre podrá descargar gratuitamente la última versión actualizada y mejorada. Con OpenOffice.org tiene la completa libertad de elegir el sistema operativo que desee. Por lo mismo, con OpenOffice.org está a salvo si tiene necesidad de editar sus documentos en una computadora que funciona con un sistema operativo distinto del suyo. Puede sobrevivir (informáticamente hablando) en entornos diversos.
El software libre es la denominación del software que respeta la libertad de los usuarios sobre su producto adquirido y, por tanto, una vez obtenido puede ser usado, copiado, estudiado, cambiado y redistribuido libremente. (de Wikipedia)
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Tutorial de OpenOffice.org •
Es compatible con el Office de Microsoft: los documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones de MS Office se pueden abrir, editar y guardar satisfactoriamente con OpenOffice.org.
Instalación
Descargar la versión del programa para su sistema operativo y los diccionarios para la corrección ortográfica e instalar siguiendo las instrucciones de la página web: http://es.openoffice.org/
Tener
presente
que
el
archivo
de
instalación
tiene
aproximadamente 140 Mb
Al finalizar la instalación, en el escritorio se dispondrá del ícono programa
para iniciar el
La interfaz gráfica del usuario La interfaz gráfica del usuario, o GUI, es el conjunto de elementos gráficos (ventanas, menús, botones, etc.) que permiten la interacción entre el usuario y la aplicación informática. La ilustración siguiente muestra la interfaz gráfica de usuario de OpenOffice.org Writer tal como aparecerá al abrir el ejercicio writer-03.odt que se halla en el sitio de descargas:
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Tutorial de OpenOffice.org Barra de título de la ventana Muestra el título de la ventana (el título del documento y el nombre de la aplicación) y contiene los botones de manejo de la ventana, como Maximizar/Minimizar, Restaurar y Cerrar.
Barra de menús Permite acceder a todos los menús de la aplicación y contiene el botón de cierre del documento cuando hay un solo documento abierto. Cuando se hace clic en algunos de sus ítems, se desplegarán las opciones asociadas particularmente a cada uno de ellos.
•
Archivo: contiene comandos a ser aplicados a todo el documento tales como Nuevo, Abrir, Exportar en formato PDF.
•
Editar: contiene comandos para editar el documento tales como Deshacer, Buscar y reemplazar.
•
Ver: contiene comandos para controlar la vista del documento, como ser el Pantalla completa y Diseño para internet.
•
Insertar: contiene comandos para insertar elementos a su documento tales como Encabezamiento, Pie de página e imagenes.
•
Formato: contiene comandos para formatear la presentación del documento como ser Estilo y formato, Párrafo, Numeración y viñetas.
•
Tabla: muestra todos los comandos para insertar y editar una tabla en un documento.
•
Herramientas: contiene funciones tales como Ortografía y gramática, Asistente para combinar correspondencia y Opciones.
•
Ventanas: contiene comandos asociados a la vista de las ventanas.
•
Ayuda: contiene enlaces a los archivos de ayuda: ¿Que es esto? E información acerca del programa.
Barra de herramientas Contiene diversas funciones como Insertar objeto, Revisión ortográfica, etc. Desde el Menú Ver → Barra de herramientas, se despliega una ventana con las distintas opciones para adecuar el área de trabajo según los tipos de trabajos a llevarse a cabo en cada caso. A su vez, desplegando las flechas pequeñitas que hay al final de esas barras, permiten ajustar y personalizar la visualización de las mismas mostrando una breve descripción de la utilidad de cada uno de los botones. Writer tiene varios tipos de barra de herramientas: ancladas, flotantes y desplegables. Las primeras de ellas pueden ser trasladadas a diferentes lugares de la pantalla, o bien, hacerlas flotar y ademas, las herramientas flotantes pueden ser ancladas.
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Tutorial de OpenOffice.org La primer barra de herramientas que por defecto ocupa el extremo superior, se denomina Barra de herramienta Estándar. Ésta tiene una presencia permanente en todas las aplicaciones del OpenOffice.org. La segunda barra ubicada por defecto debajo de la anterior, se denomina Barra de herramienta formato. Ésta muestra las herramientas mas relevantes en función a la posición del cursor en un momento determinado o de una selección. Por ejemplo, cuando el cursor está sobre un gráfico, la Barra de herramienta Formato mostrará las acciones que se pueden realizar sobre el gráfico, cuando el cursor está sobre un texto, las herramientas visibles serán las apropiadas a ser aplicadas sobre un texto.
Barras flotantes Writer incluye varios menús adicionales que se pueden acceder mediante el botón derecho del mouse. Por ejemplo, si el cursor está en una tabla, una barra de herramientas específica para trabajar sobre esa tabla aparecerá, o si en lugar de estar posicionado sobre una viñeta, aparecerá la barra de Numeración y viñetas. Se puede anclar arriba, debajo o los lados de la ventana de trabajo si así se desea.
Botones con flechitas y barras de tipo desplegables Los botones con flechitas en su costado derecho, contienen sub-menús o barras de herramientas desplegables. Otra manera de acceder a ellos, es manteniendo presionado el botón del mouse sobre dicho objeto. Por ejemplo, el botón Pegar, dependiendo del contenido del portapapeles, puede abrir las siguientes opciones:
Las barras de tipo desplegables pueden flotar o anclarse en cualquier extremo de la ventana o bien, en algunas de las áreas donde se encuentra otra barra de herramientas. Para mover una barra desplegable de tipo flotante se debe arrastar por la barra donde contiene su nombre, según muestra la siguiente figura:
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Tutorial de OpenOffice.org Hacer clic en el extremo superior de esta barra y arrastrar con el mouse:
Aparecerá el nombre de la barra y ahora podrá re-localizarla donde se desee.
Regla La regla permite controlar las dimensiones del documento y modificar rápidamente los márgenes, tabuladores, etc. Las reglas no sólo muestran las dimensiones de la página, sino también las marcas de los tabuladores, sangrías, márgenes y columnas, que se podrá modificar de manera interactiva mediante el ratón.
Está disponible la regla horizontal y la vertical en el margen izquierdo. En ambos casos, se puede optar por deshabilitarlos a partir del menú Ver → Regla. Para que esté visible la regla vertical, se debe ir a Herramientas → Opciones → OpenOffice.org Writer → Ver y seleccionar Regla vertical.
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Tutorial de OpenOffice.org Barras de desplazamiento de la ventana Cuando el documento no cabe en la ventana, estas barras permiten desplazarlo vertical y horizontalmente.
Botones de navegación Permiten desplazarse rápidamente entre páginas, objetos, resultados de búsquedas, etc.
Haciendo clic en el botón del centro, se accede rápidamente al siguiente menú:
Se podrá ver todos los objetos que contiene el documento. Posibilita que se desplace a través del mismo y encontrar los objetos en él. Se localiza en la Barra de herramientas Estándar con el ícono
pero también se puede acceder al mismo desde el menú Ver → Navegador o
bien, mediante la tecla
.
Barra de estado
Muestra información sobre el documento. La información de la ilustración se interpreta así: • • • • • • • • •
Página 1/2: el cursor se halla en la primera página de un total de 2. Predeterminado: nombre del estilo de página de la página actual. Español(España): permite definir el idioma para el párrafo y así, poder ir realizando la correspondiente autocorrección. INSERT: muestra el modo de inserción actual: insertar o sobreescribir. STD: muestra el modo de selección actual: estándar (STD), ampliar (EXT) o agregar (AGR) o BLK. En el cuadro próximo al anterior, permite ver si el documento posee firma digital. A1 : Nivel 1: indica que el cursor está en la celda A1 de la tabla y en el primer nivel de numeración. : Vistas del documento. : Control de Escala, conocido también como Zoom. Si se hace clic sobre el último botón, se abrirá el siguiente
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Adaptado por el Departamento de Informática Facultad de Ciencias Económicas Universidad Nacional de Misiones
Tutorial de OpenOffice.org cuadro para configurar la escala para visualizar el documento. También se lo puede hacer desde el menú Ver → Escala.
Mostrando u ocultando las barras de herramientas Para mostrar u ocultar una barra de herramientas, se deberá ir al menú Ver → Barra de herramientas y hacer clic sobre el nombre. Las barras que están activas, tienen una marca antes de su nombre. Las herramientas del tipo tear-off no aparecen en dicho listado.
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Tutorial de OpenOffice.org Cambiando de lugar a las barras de herramientas Para mover una barra de herramientas anclada, se debe colocar el puntero del mouse en el extremo hasta que su puntero cambie a la forma , mantener presionado el botón izquierdo y arrastrar la barra hasta el lugar deseado. Para mover una barra flotante, se debe hacer clic sobre el título de dicha barra y arrastrarla a su nuevo lugar.
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Tutorial de OpenOffice.org
Writer: el procesador de textos Writer es la aplicación para el tratamiento de textos de OpenOffice.org, equivalente al Word de Microsoft Office. Dadas sus características, potencia y opciones, permite crear desde documentos sencillos hasta los documentos más complejos que puede generar un usuario experto en ofimática. Los archivos creados con Writer tienen la extensión *.odt y pueden ser abiertos con todos los paquetes ofimáticos compatibles con el formato de documento OpenDocument. Asimismo, Writer también puede abrir y crear documentos de Microsoft Word.
Ejercicio 1 Crear un documento •
Al ejecutar el programa OpenOffice.org Writer: se abrirá un documento nuevo preparado para escribir el texto que se desee.
Pegar texto 1. Seleccionar y copiar el texto sombreado: Informática es la ciencia del tratamiento automático de la información mediante una computadora. Entre las tareas más populares que ha facilitado esta tecnología se encuentran: elaborar documentos, enviar y recibir correo electrónico, dibujar, crear efectos visuales y sonoros, maquetación de folletos y libros, manejar la información contable en una empresa, tocar música, controlar procesos industriales y jugar. 2. Pulsar sobre el ícono correspondiente de la barra de tareas del escritorio para activar el documento nuevo de OpenOffice.org Writer. 3. Pegar el texto. Existen cuatro formas diferentes de hacerlo. Para probarlas, hacer:
1) Pulsar el botón Pegar de la barra de funciones y seleccionar entre las opciones presentadas.
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2) Seleccionar Editar → Pegar.
3) Seleccionar la opción Pegar del menú contextual que se abre pulsando el botón derecho del ratón.
4) Pulsar la combinación de teclas Guardar el documento 1. Para guardar el documento, se tiene tres formas de hacerlo: 1) Pulsar el botón Guardar de la barra de funciones. 2) Seleccionar Archivo → Guardar.
3) Pulsar la combinación de teclas
2. Como se trata de un documento nuevo, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, donde se deberá indicar el nombre con que se desee guardarlo. Guardarlo como writer01.odt. Para ello, teclear writer-01 en el cuadro de texto Nombre de archivo (no es necesario poner la extensión) y comprobar que la opción seleccionada en el cuadro Tipo de archivo sea OpenOffice.org 3.0 Documento de texto (.odt). Por último pulsar el botón Guardar.
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Exportar como PDF El formato de archivo portable (PDF) se usa para compartir documentos para su visualización e impresión.
1. Exportar el documento como writer-01.pdf. Para ello, seleccionar Archivo → Exportar 2.
•
en formato PDF. Se abrirá el cuadro de diálogo Exportar, similar al cuadro de diálogo Guardar como que se acaba de ver. Pulsar el botón Exportar. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones PDF, donde se puede ajustar las opciones de exportación. Pulsar el botón Exportar y listo.
Una forma más rápida de exportar el documento en formato PDF, sin pasar por el cuadro de diálogo Opciones PDF, consiste simplemente en pulsar el botón Exportar directamente como PDF de la barra de funciones y, como en el caso anterior, completar el cuadro de diálogo Exportar.
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Cerrar el documento •
Cerrar el documento sin cerrar la aplicación. Se tiene dos formas de hacerlo: o Pulsar el botón Cerrar el documento.
o
Seleccionar Archivo → Cerrar.
Cerrar la Aplicación Observar que, para cerrar la aplicación, no es necesario cerrar primero el documento, de modo que en el uso real no se tendría mucho sentido realizar estos dos pasos consecutivamente, como se ha hecho aquí. •
Cerrar la aplicación: se tiene tres formas de hacerlo: o Pulsar el botón Cerrar de la ventana.
o
Seleccionar Archivo → Terminar.
o
Pulsar la combinación de teclas
Ejercicio 2 Repetir el Ejercicio 1 con otro texto.
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Tutorial de OpenOffice.org 1. Seleccionar el texto sombreado y copiarlo: Informática es un vocablo inspirado en el francés informatique formado por la conjunción de las palabras Information y Automatique, para dar idea de la automatización de la información que se logra con los sistemas computacionales. Esta palabra se usa mayormente en España. Computación se usa principalmente en América. 2. Crear un documento de texto nuevo. 3. Pegar el texto copiado. 4. Guardar el documento como writer-02.odt. 5. Exportarlo como writer-02.pdf y dejarlo abierto.
Ejercicio 3 Para hacer este ejercicio primero se debe descargar writer-03.odt y guardarlo con ese mismo nombre. Se descargará muy rápido porque OpenOffice.org guarda los documentos en formato comprimido; en esto es muy superior a Microsoft Office. Con Mozilla:
1. Pulsar el botón secundario del ratón (el derecho en los ratones para diestros) sobre el enlace y seleccionar Guardar enlace como. 2. Cuando se abra el cuadro de diálogo, guardarlo en su carpeta personal con el nombre propuesto (writer-03.odt).
Abrir archivo 1. Activar la ventana de OpenOffice.org pulsando sobre el ícono correspondiente de la barra de tareas y abrir el fichero que se acaba de guardar. Se tiene tres formas de hacerlo: o Pulsar el botón Abrir archivo de la barra de funciones.
o
Seleccionar Archivo → Abrir.
o
Pulsar la combinación de teclas
.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccionar el archivo y pulsar Abrir.
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Ajustar la Escala La escala se usa para ajustar el tamaño de visualización en pantalla del documento; como norma general, se desea visualizar la mayor cantidad de texto posible manteniendo la letra bien legible.
1. Abrir el cuadro de diálogo Escala. Se tiene dos formas de hacerlo: o Seleccionar Ver → Escala.
o
Hacer doble clic sobre el valor de la escala en la barra de estado.
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Tutorial de OpenOffice.org 2. Seleccionar el valor deseado (un porcentaje, ancho de página, etc.) y pulsar Aceptar. El valor seleccionado es un atributo del documento, se almacena cuando se guarda el documento. Los valores de porcentaje seleccionan una escala fija: el documento se abrirá siempre a la escala seleccionada; las opciones Ancho de página, Toda la página y Óptimo, ajustarán la escala para que se visualice todo el ancho de la página, etc., independientemente del tamaño de la ventana.
Seleccionar, Borrar y Deshacer El documento que se acaba de abrir (writer-03.odt) contiene explicaciones para seleccionar, borrar y deshacer, y un ejercicio práctico. Estudiar las explicaciones y realizar el ejercicio.
Ejercicio 4 Copiar, cortar y pegar; arrastrar y soltar Descargar el documento writer-04.odt y guardarlo en su carpeta personal con ese mismo nombre. Abrirlo, estudiar las explicaciones y realizar los ejercicios que contiene .
Ejercicio 5 Descargar los documentos writer-05.odt y writer-05.pdf y guardarlos en su carpeta personal sin cambiar el nombre; estudiar el apartado siguiente sobre el formato de los caracteres y realizar el ejercicio. Se debe formatear el primer documento para que resulte lo más parecido posible al segundo: se obtendrá un esperpento tipográfico, un ejemplo casi perfecto de lo que no debe hacer. Se trata simplemente de un ejercicio para aprender a manejar los formatos.
Formato de carácter Son propiedades del formato de los caracteres todas aquellas características del documento que afectan, o pueden afectar, a una extensión de texto inferior al párrafo. Por ejemplo, el tamaño de la fuente puede variar dentro del párrafo: es, por tanto, una propiedad del formato de los caracteres. Entre las propiedades aplicadas más a menudo se destacan las siguientes: • • • • • •
La familia de la fuente (Arial, Times New Roman, etc.) El tamaño de la fuente El estilo de la fuente (regular, negrita, cursiva, etc.) La decoración y efectos de la fuente (subrayado, color, relieve, etc.) La posición y orientación de los caracteres El color del fondo de los caracteres
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Adaptado por el Departamento de Informática Facultad de Ciencias Económicas Universidad Nacional de Misiones
Tutorial de OpenOffice.org Se puede considerar tres métodos para dar formato a los caracteres: con el menú, con la barra de objetos y con el teclado. En todos los casos: 1. Seleccionar primero el texto al que desea aplicar el formato; si no selecciona nada, el formato se aplicará a la palabra donde esté situado el cursor. 2. Aplicar el formato empleando el método que resulte más cómodo o que esté disponible (hay propiedades de formato que no se pueden aplicar por medio de la barra de objetos ni del teclado). o Dar formato con el menú 1. Abrir el cuadro de diálogo Caracteres. Se tiene dos formas de hacerlo. Seleccionar Formato → Carácter.
Seleccionar la opción Carácter del menú contextual que se abre pulsando el botón secundario del ratón. En el cuadro de diálogo Caracteres seleccionar los formatos que se desea aplicar. Observar que se accede a las diferentes propiedades a través de cinco fichas diferentes. Pulsar el botón Ayuda para obtener información acerca de las propiedades. Pulsar Aceptar para aplicar el formato y cerrar el cuadro de diálogo.
2.
o
Dar formato con la barra de herramientas Formato l Los siguientes formatos de carácter se pueden aplicar (o quitar) directamente pulsando sobre el botón correspondiente de la Barra de herramientas Formato: familia de la fuente, tamaño de la fuente, estilo y efectos de la fuente (negrita, cursiva y subrayado), color de los caracteres y color del fondo de los caracteres.
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Tutorial de OpenOffice.org o
Dar formato con el teclado l Algunas propiedades tienen sus propias combinaciones de teclas, por ejemplo: negrita , cursiva , subrayado . Para más información, consultar el tema de ayuda Combinaciones de teclas en OpenOffice.org.
Ya se puede empezar a hacer el Ejercicio 5; se debe tener en cuenta estas orientaciones: • • •
• •
El objetivo es formatear writer-05.odt para que se parezca lo más posible a writer05.pdf. La tipografía básica debe ser Times New Roman de 12 puntos. Por tanto, lo primero que debe hacer es seleccionar todo el texto y aplicar esa tipografía. Usar estas fuentes (deben de estar disponibles en cualquier computadora): o Times New Roman o Arial o Comic Sans MS o Courier New No se debe realizar ninguna operación que no sea aplicar formato de caracteres. Se puede usar el cuadro de diálogo Caracteres, la Barra de objetos de texto y las combinaciones de teclas. Los colores usados son Azul claro, Rojo claro y Turquesa. Para aplicarlos, mantener pulsado el ratón sobre el símbolo Color del carácter de la Barra de objetos de texto hasta que se abra el cuadro de selección de colores.
Ejercicio 6 Descargar los documentos writer-06.odt y writer-06.pdf y guardarlos en su carpeta personal sin cambiar sus nombre; estudiar los apartados siguientes sobre el formato de párrafos y páginas y realizar el ejercicio. Se debe formatear el primer documento para que resulte lo más parecido posible al segundo.
Formato de párrafo Son propiedades del formato del párrafo todas aquellas características del texto que, sin ser necesariamente comunes a toda la página, afectan a extensiones de texto superiores al caracter y la palabra. Por ejemplo, no tiene sentido hablar del espacio interlineal de una palabra o un carácter, pero tampoco es ésta una característica de la página, puesto que una misma página puede tener párrafos con diferentes espacios interlineales. Se trata, pues, de una propiedad del formato del párrafo. Entre las propiedades aplicadas más a menudo se destacan las siguientes: •
• • • • • •
Las sangrías que pueden ser de tipo izquierda, derecha y de primera línea. No se debe confundir la sangría con el margen: el margen es la distancia entre el borde de la página y la zona rectangular donde se escribe, y es un atributo de la página; la sangría, en cambio, es la distancia entre el extremo de la línea y el margen de la página, y puede variar de un párrafo a otro. El espacio entre párrafos y entre las líneas del párrafo. La alineación de texto: a la izquierda, a la derecha, centrado o justificado. La numeración y las viñetas. El control del flujo del texto (separación silábica, saltos anteriores y posteriores, líneas huérfanas y viudas, etc.) Los bordes del párrafo. El color del fondo del párrafo.
Se puede considerar tres métodos para dar formato a los párrafos: con el menú, con la barra de objetos y con el teclado. En todos los casos:
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Tutorial de OpenOffice.org 1. Seleccionar primero los párrafos a los que se desea aplicar el formato; si no se selecciona alguno, el formato se aplicará al párrafo donde esté situado el cursor. 2. Aplicar el formato empleando el método que resulte más cómodo o que esté disponible (hay propiedades de formato que no se pueden aplicar por medio de la barra de objetos ni del teclado). o Dar formato con el menú 1. Abrir el cuadro de diálogo Párrafo. Se tiene dos formas de hacerlo.
Seleccionar Formato->Párrafo.
Seleccionar la opción Párrafo del menú contextual que se abre pulsando el botón secundario del ratón. En el cuadro de diálogo Párrafo seleccionar los formatos que se desea aplicar. Observar que se accede a las diferentes propiedades a través de ocho fichas diferentes. Pulsar el botón Ayuda para obtener información acerca de las propiedades. Pulsar Aceptar para aplicar el formato y cerrar el cuadro de diálogo.
2.
o
Dar formato con la barra de herramientas Formato l Los siguientes formatos de párrafo se pueden aplicar (o quitar) directamente pulsando sobre el botón correspondiente de la barra de objetos de texto: alineación izquierda, centrada, derecha y justificada; numeración, viñetas, reducir y aumentar la sangría izquierda y color de fondo.
o
Dar formato con el teclado l Algunas propiedades tienen sus propias combinaciones de teclas, por ejemplo: alineación centrada , alineación derecha ,
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Tutorial de OpenOffice.org alineación justificada . Para más información, consulte el tema de ayuda Combinaciones de teclas en OpenOffice.org.
Formato y estilos de página Son propiedades del formato de página las siguientes: • • • • • • •
El tamaño y orientación del papel. Los márgenes. El color o imagen de fondo. Los bordes de la página. El encabezamiento y pie de página. El diseño de columnas. La configuración de las notas a pie de página.
Obviamente, todo procesador de textos debe permitir aplicar formatos distintos a páginas o grupos de páginas diferentes. OpenOffice.org Writer lo hace de forma muy eficiente por medio de los Estilos de página. Se trata de una colección personalizable de formatos predefinidos, organizada de modo que cada página del documento se asocia a uno de estos formatos y solamente uno; si se modifica un estilo de página, las modificaciones se trasladarán a todas las páginas a él asociadas. Por defecto, todas las páginas de un documento nuevo se asocian al estilo Predeterminado. Para modificar el estilo de página asociado a la página actual (la página donde se halla el cursor, no el puntero del ratón):
1. Abrir el cuadro de diálogo Estilo de página. Hay tres formas de abrirlo: o
Seleccionar Formato → Página.
o
Seleccionar la opción Página del menú contextual que se abre pulsando el botón secundario del ratón. Hacer doble clic en la barra de estado sobre el nombre del estilo de página .
o
2. En el cuadro de diálogo Página seleccionar los formatos que se desea aplicar. Observar que se accede a las diferentes propiedades a través de ocho fichas diferentes. Pulsar el botón Ayuda para obtener información acerca de las propiedades. Pulsar Aceptar para aplicar el formato y cerrar el cuadro de diálogo.
Para aplicar un estilo de página a la página actual:
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Tutorial de OpenOffice.org 1. Si no está visible el botón de Estilo y Formato, ir al menú Ver → Barra de herramientas y seleccionar barra que corresponde a Formato donde en el extremo izquierdo, se podrá observar:
2. En la ventana anterior, se verá una barra de botones que le permitirá definir estilos de párrafo, carácter, marco, página y listas. El último botón permite aplicar un nuevo estilo de manera personalizada.
3. Hacer clic en el estilo que se quiera aplicar.
Empezar a hacer el Ejercicio 6; hay que tener en cuenta estas orientaciones: • •
•
El objetivo es formatear writer-06.odt para que se parezca lo más posible a writer06.pdf. (Observar que en el PDF queda una página en blanco después de la portada: el documento está preparado para su impresión a doble cara). Para empezar, seleccionar todo y aplicar el formato básico siguiente: o Formato de carácter: Fuente Times New Roman de 12 puntos o Formato de párrafo: Espacio detrás del párrafo: 0,80 cm Interlineado: 1,5 líneas Alineación: justificado Ajuste de huérfanas y viudas: 2 líneas Preparar la portada:
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Tutorial de OpenOffice.org Con el cursor al principio del documento, pulsar la tecla Enter para insertar un párrafo vacío inicial. Seleccionar el título "Grandes figuras de la Informática" y aplicar el siguiente formato: Formato de párrafo: Sangría delante: 1 cm Sangría detrás: 1 cm Espacio delante: 10 cm Alineación: centrado Flujo de texto: salto de página después Bordes: horizontal y vertical de 1 punto a 0,15 cm de distancia Formato de carácter: Fuente: Arial negrita de 26 puntos o Aplicar el estilo de página Primera página o Modificar el estilo de página (hacer doble-clic sobre el nombre del estilo en la barra de estado) para ponerle un borde por los cuatro lados de 3,55 puntos. Formatear el texto restante y tomar como guía el PDF. En el formato de párrafo del título de cada biografía, incluir un salto de página adelante. Preparar el encabezamiento y el pie de página del estilo de página Predeterminado: o Abrir el cuadro de formato del estilo de página (hacer doble clic en el nombre del estilo en la barra de estado). o Activar el encabezamiento y el pie de página y pulsar Aceptar. o Hacer clic en el recuadro del encabezamiento, pulsar el tabulador y teclear "Grandes figuras de la Informática". o Hacer clic en el recuadro del pie de página, pulsar el tabulador, teclear "Página", pulsar la barra espaciadora e insertar el número de página: menú Insertar → Campos → Número de página. Retoques: o Para que la primera página numerada tenga el número 1, pulsar sobre el título "Edsger Disjktra", abrir el cuadro de formato de párrafo y configurar el salto de página delante con estilo de página Predeterminado y Nº de página 1. o Si el título "Citas" queda en una página y las citas en otra, pulsar sobre el título, abrir el cuadro de formato de párrafo y en Flujo de texto activar la casilla Mantener párrafos juntos. o
• •
•
Importante: Guardar bien el ejercicio realizado porque más adelante se lo necesitará.
Ejercicio 7 Basura tipográfica Se considera basura tipográfica el uso repetido de la barra espaciadora, del tabulador y de la tecla Enter para dar formato a un documento. Ejemplos corrientes de basura tipográfica son insertar espacios para centrar un título, o líneas para pasar a una página nueva. En ambos ejemplos la permanencia del formato deseado depende de que no se modifique nada el texto. Así, si aumenta el tamaño de la fuente del título, éste dejará de estar centrado; si suprime una frase, el párrafo que debía empezar una página figurará al final de la anterior. En el primero de los ejemplos anteriores, el formato correcto se logra aplicando el formato de párrafo centrado. En el segundo, se puede conseguir aplicando un formato de párrafo con salto de página delante al párrafo que debe comenzar la página nueva, pero también se puede insertar un salto de página independiente del formato de párrafo.
Insertar saltos •
Con el menú: 1. Seleccionar Insertar → Salto manual.
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2. En el cuadro Insertar salto seleccionar el tipo de salto que se quiera y pulsar Aceptar.
•
Con el teclado:
o o o
Salto de línea dentro del párrafo: Mayúsculas Enter Salto de columna: Ctrl Mayúsculas Enter Salto de página: Ctrl Enter
Realizar el Ejercicio 7. Descargar el documento writer-07.odt y guardarlo en su carpeta personal sin cambiarle el nombre. Abrirlo y formatearlo correctamente, eliminando la basura tipográfica, de modo que el aspecto final sea similar o mejor al inicial. Tener en cuenta estas orientaciones: • • •
No deben quedar líneas en blanco. No debe haber espacios ni al principio ni al final de las líneas, ni más de dos espacios seguidos en medio. Cada estrofa debe ser un único párrafo: use saltos de línea (Mayúsculas Entrar) para separar los versos.
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Ejercicio 8 Insertar una imagen 1. Seleccionar Insertar → Imagen → A partir de archivo.
2. Se abrirá el cuadro Insertar imagen. Seleccionar la imagen que se quiera y pulsar Abrir. Anclaje, ajuste y posición de la imagen •
Existen cuatro maneras de anclar la imagen: anclada a una página, anclada a un párrafo, anclada a un carácter, o como un carácter. De modo predeterminado las imagenes se insertan ancladas al párrafo donde está el cursor. Haciendo clic sobre la imagen y abriendo el menú Formato → Ancla (también con el menú contextual) se puede cambiar las opciones de anclaje:
•
También de modo predeterminado las imagenes se insertan sin ajuste de texto, es decir, sin que el texto fluya a su alrededor. Haciendo clic sobre la imagen y abriendo el menú Formato → Ajuste (también con el menú contextual) se pueden cambiar las opciones de ajuste:
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•
Para desplazar la imagen con respecto a su punto de anclaje (página, párrafo o carácter), lo más sencillo es arrastrarla con el botón izquierdo del ratón al lugar deseado. Para desplazar el punto de anclaje, simplemente se arrastra el ancla.
Formato de la imagen Para ajustar todas las opciones de la imagen:
1. Abrir el cuadro de diálogo imagen. Hay tres formas de abrirlo: o
Seleccionar Formato → Imagen.
o o
Seleccionar la opción Imagen del menú contextual. Hacer doble clic sobre la imagen.
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Tutorial de OpenOffice.org 2. Ajustar las opciones en el cuadro de diálogo Imagen (pulsar sobre el botón Ayuda para saber en que consisten las opciones) y pulsar Aceptar para aplicarlas.
Ya se puede hacer el Ejercicio 8, que consiste en insertar las fotografías de las grandes figuras de la Informática del Ejercicio 6.
1. Guardar estas fotos en su carpeta personal: Dijkstra.jpg, Ada-Lovelace.jpg, VonNeumann.jpg. 2. Abrir el documento preparado en el Ejercicio 6 e insertar cada fotografía en el primer párrafo (sin contar los párrafos del título ni de la procedencia del texto) de cada biografía. 3. Seleccionar Ajuste de página dinámico y moverla hacia la derecha de modo que el texto fluya por la izquierda. 4. Separar el texto de la imagen abriendo la ficha Ajuste el cuadro de diálogo Imagen y aumentando el espacio.
Ejercicio 9 Activar y desactivar la revisión ortográfica automática En general, las herramientas de escritura automática sólo son útiles para quien usa mucho el procesador de textos. El usuario ocasional haría bien en desactivarlas si le resultan engorrosas. Writer incorpora la revisión ortográfica automática que se puede utilizar de dos maneras diferentes: Revisión automática: si está activada, verifica cada palabra a medida que se tipea y muestra una línea roja en forma de onda debajo de aquella que contiene un error. Una vez que se corrige dicho error, la línea roja desaparace. Ortografía y gramática: para llevar a cabo una revisión del documento (o de un párrafo del mismo) de manera separada, se debe activar ésta opción. Se abrirá un cuadro de diálogo cada vez que se encuentra una palabra con error y las alternativas para sustituirla.
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Para tener en cuenta: •
•
Al aparecer la línea roja debajo de una palabra, hacer clic con el botón derecho del mouse y se abrirá un menú contextual con opciones sugeridas para la sustitución de dicha palabra así como otras opciones: •
Posibilita seleccionar el diccionario a ser utilizado en las correcciones en función al idioma en el cual está el texto.
•
Permite agregar palabras a los diccionarios.
•
Entre otros.
El cuadro de diálogo que se activa con el botón Ortografía y gramática, ofrece mayores alternativas para personalizar la depuración ortográfica del texto. Permite manejar varios diccionarios a la vez (si por ejemplo el texto contiene algunos párrafos en otros idiomas), borrar y agregar palabras así como a los mismos diccionarios.
Activar y desactivar el formateado automático Writer puede automáticamente dar formato al documento en función a las especificaciones introducidas por el usuario en el cuadro de diálogo Autocorrección del menú Herramientas → Opciones de autocorrección → Opciones.
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El formateado automático incluye operaciones como: • • • •
Líneas horizontales: si se tipea tres o mas “-” tal como “---”, o “___” o tal vez “===” y luego se presiona la tecla Enter, el párrafo será reemplazado por una línea horizontal a lo largo de la hoja. Poner en mayúscula la primera letra de cada oración. Sustituir las comillas rectas ("...") por comillas tipográficas (“...” o «...»). Completar las palabras que aparacen frecuentemente en el texto.
El formateado automático puede aplicarse constantemente mientras se escribe, o respondiendo a una orden del usuario. Abrir el cuadro de diálogo Autocorrección y activar o desactivar todas las opciones que le interese. Éste es el primer lugar donde verificar en caso de que algún formato se está llevando a cabo sin su consentimiento. Para activar o desactivar el Autoformato, se deberá ir al menú Formato → Autocorrección y desde allí seleccionar si desea aplicar formato mientras escribe o al momento de dar la orden que también ofrece la posibilidad de que a traves de un cuadro de diálogo se vaya aceptando o denegando los cambios sugeridos.
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Tutorial de OpenOffice.org Utilizando los sinónimos Los sinónimos ofrecen palabras y frases alternativas. Seleccionar la palabra o la frase a las que desee encontrar un sinónimo haciendo desde el menú Herramientas → Idioma → Sinónimos... o se presionan las teclas . Pero, si el idioma corriente no tiene instalado los sinónimos, ésta opción aparecerá como desactivada.
Realizar el Ejercicio 9 para comprobar prácticamente el funcionamiento de estos automatismos: 1. Crear un nuevo documento de OpenOffice.org Writer. 2. Activar la revisión ortográfica automática, si no está activada. Deberá estar resaltado el símbolo correspondiente de la barra de herramientas. 3. Abrir el cuadro de diálogo Corrección automática. Seleccionar las opciones siguientes y pulsar Aceptar: o En la ficha Opciones, las casillas de las líneas Utilizar la tabla de sustitución e Iniciar todas las frases con mayúsculas deben estar marcadas en la columna [R] y desmarcadas en la columna [E], como en la ilustración de arriba. o En la ficha Comillas tipográficas desactivar el reemplazo de las comillas dobles. o En la ficha Completar palabras desactivar la casilla Completar palabras. 4. Introducir con el teclado el texto siguiente (no lo pegue) con la falta de ortografía incluida y sin mayúsculas: se comprobará que no se realiza ningún cambio automático, pero verá subrayada la falta de ortografía. dijo exactamente: "soy inglés. no ablo bien el castellano".
5. Ahora seleccionar Formato → Autocorrección → Aplicar: el texto anterior deberá haberse transformado en el siguiente: Dijo exactamente: “soy inglés. No hablo bien el castellano”. Comprobar que se han puesto en mayúsculas las iniciales de las oraciones (excepto una), que se han cambiado las comillas y la forma "ablo" se ha cambiado por "hablo" (este cambio está definido en la tabla de sustituciones de la ficha Reemplazar del cuadro Corrección automática).
6. Ir al menú Herramienta → Opciones de autocorrección y dentro del cuadro de
7.
diálogo Autocorrección activar la sustitución de las comillas tipográficas dobles, la casilla Completar palabras y las casillas de las líneas Utilizar la tabla de sustitución e Iniciar todas las frases con mayúsculas que desmarcó antes. En una nueva línea (no borrar la anterior) volver a teclear el texto original: se verá que las correcciones se realizan a medida que se escribe y que para escribir las palabras exactamente y castellano basta con teclear las tres primeras letras y aceptar la sugerencia pulsando la tecla Enter; si la sugerencia no fuese adecuada, seguir escribiendo o pulsar Esc para rechazarla. Se puede usar la función Deshacer para deshacer los cambios automáticos.
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Ejercicio 10 Listas Crear una lista La forma más sencilla de crear una lista consiste en seleccionar las líneas y pulsar el botón correspondiente en la barra de herramientas Formato o desde el menú Herramientas → Numeración de línea para activar o desactivar la numeración o si deseamos activar o desactivar las viñetas.
Modificar la estructura Una vez creada la lista, se puede cambiar la apariencia yendo al menú Herramientas → Numeración de líneas y marcar donde dice Mostrar numeración. Así, es posible elegir cuáles líneas numerar (por ejemplo, cada una o en cada párrafo), el tipo de numeración y si se reestablece en cada página. Una vez que se insertan Numeraciones y/o Viñetas, se activa la barra con las opciones para trabajar con ésta herramienta que es de tipo flotante.
Activa y desactiva las viñetas. Activa y desactiva numeración. Desactiva numeración. Estas flechas, sirven para subir y bajar de nivel jerárquico a los elementos de la lista. Son útiles para operar sobre listas existentes; si estamos escribiendo la lista, resulta mucho más rápido usar el tabulador para descender de nivel y la combinación Mayúsculas Tabulador para ascender. Inserta una entrada sin número ni viñeta. Permiten desplazar los elementos de la lista hacia arriba, abajo y en función a los subniveles. Reinicia una numeración de la lista a partir del elemento actual. Permite acceder al cuadro de Numeración y viñetas. Lo mismo que ir al menú Formato > Numeración y viñetas.
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Tutorial de OpenOffice.org Editar el formato Para editar el formato de la lista: 1. Situar el cursor sobre cualquier elemento del nivel que quiera editar.
2. Abrir el cuadro de diálogo Numeración y viñetas. Hay cuatro formas de abrirlo: o
Seleccionar Formato → Numeración y viñetas.
o o o
Seleccionar la opción Numeración y viñetas del menú contextual. Pulsar el botón Editar numeración de la barra de objetos de numeración. Hacer doble clic sobre el número del nivel en la barra de estado.
3. En este cuadro de diálogo, las selecciones realizadas en las fichas Viñetas, Tipo de numeración e imagenes se aplican al nivel actual; la ficha Esquemas permite seleccionar un esquema global para toda la lista. Una vez expresada las opciones pulsar Aceptar para aplicarlas.
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Ahora realizar el Ejercicio 10.
1. Descargar el documento writer-10.odt. Formatearlo y completarlo para que se parezca lo más posible a writer-10.pdf de acuerdo con las instrucciones siguientes.
2. Estructurar y formatear la lista de géneros literarios como una lista no numerada de dos niveles. Usar los botones de desplazamiento de elementos para ordenar alfabéticamente los subgéneros (elementos del segundo nivel). 3. Estructurar y formatear el mini-test literario como una lista numerada también de dos niveles. La respuesta correcta es siempre la primera. Usar los botones de desplazamiento para acomodarlas un poco. Es muy fácil.
Ejercicio 11 Tablas Introducción Las tablas son muy útiles a la hora de organizar y presentar mucha y muy variada información, como por ejemplo: •
Para presentar informes técnicos, financieros o estadísticos;
•
Catálogos donde se muestren descripciones, precios, características y fotografías de los productos;
•
Listas de nombres, direcciones, edad, profesión u otra información adicional.
Las tablas se presentan como alternativa a las hojas de cálculo para organizar el material ofreciendo alta calidad en su elaboración. No solamente se pueden guardar textos y números en las celdas, sino también otros objetos como en el caso de imagenes. Las tablas también ofrecen la posibilidad de posicionar textos en diferentes lugares de la página en lugar de usar repetidamente la tecla Tab. Así, una vez creada la tabla se deberá aplicar formato a su borde para que se haga invisible y de ésta manera, se logrará el efecto deseado. También son muy útiles para los encabezados o pie de página a la hora de organizar la información que deseamos incorporar en los mismos. El menú Tabla y su barra de herramientas Los comandos asociados a las tablas, se encuentran en su barra de herramienta. Cuando se crea o se selecciona una tabla existente, dicha barra de herramienta aparecerá automáticamente o bien, se puede manualmente hacerla visible desde el menú Ver → Barra de herramientas → Tabla la cual puede ser anclada en alguna parte del área de trabajo.
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Tabla: abre el cuadro de diálogo para insertar una tabla al documento, darle un nombre a la misma y establecer sus opciones. También, valiéndose del mouse, haciendo clic con el botón derecho se logra arrastrar hasta seleccionar el número de filas o columnas que se desea incluir en la tabla y solamente soltar el botón en cuanto se logre el tamaño deseado. Estilo de línea: abre la herramienta Estilo de Bordes desde donde puede cambiar el tipo de borde que tendrá de la tabla. Color de línea del marco: abre la herramienta Color de Bordes para cambiar el color de los bordes de la tabla.
Bordes: muestra opciones para indicar cuales lados de la tabla tendrá borde. Color de fondo: permite cambiar el color de fondo de la tabla.
Unir y dividir celdas: el primero une varias celdas en una sola y el otro botón permite a traves de un cuadro de diálogo, definir la manera en que se dividirá una celda. Optimo: permite distribuir las columnas o filas de una manera que optimice el espacio tanto altura como ancho. Localizar arriba, centrado o abajo: localiza el contenido de las celdas seleccionadas que puede ser arriba, centrado o abajo. Insertar filas o columnas: permite insertar una fila o columna en función de la selección que previamente sa haya hecho. Eliminar filas o columnas: permite borrar tanto filas como columnas de la tabla en función de la selección. Formato automático: abre el cuadro de diálogo de Autoformato desde donde se puede cambiar la apariencia de la tabla utilizando formatos predefinidos. Propiedades de la tabla: permite cambiar las propiedades de la tabla, como ser el nombre, alineación, espacios, bordes, etc. Ordenar: mediante la definición de un criterio, se puede ordenar el contenido de las celdas.
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Tutorial de OpenOffice.org Sumar: activa la función Suma para operar sobre los contenidos de las celdas involucradas.
Crear una tabla Antes de insertar una tabla en un documento, se debe tener una idea estimada acerca del número de filas y columnas que se necesitará aunque, luego se podrá introducir cambios imprevistos de manera muy fácil. Para insertar una nueva tabla, se debe posicionar el cursor donde se desea que aparezca la tabla y luego seguir una de las siguientes alternartivas: •
Desde el menú principal, seleccionar Tabla → Insertar → Tabla o bien, Insertar → Tabla.
•
Presionar la combinación entre las teclas Control + F12.
•
Desde la barra de herramientas Estándar, hacer clic sobre el ícono
Desde éste cuadro de diálogo, se puede definir las propiedades que tendrá la nueva tabla: • Donde dice Nombre, es posible ingresar un nombre diferente al que OOo genera por defecto para el objeto tabla lo cual podría ser muy úitl para manejarlo desde el Navegador.
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Tutorial de OpenOffice.org •
• •
Bajo la leyenda Tamaño de tabla, se debe especificar el número de columnas y de filas que inicialmente tendrá la nueva tabla (ésto se puede cambiar en cualquier momento). En Opciones, se deben configurar los atributos que incorporarán las nuevas tablas. Se deben marcar o desmarcar los botones según corresponda. Al entrar en la opción Autoformato, se desplegará un cuadro con distintas tablas predefinidas listas para ser utilizadas. Se pueden ajustar el tamaño a las filas y las columnas en función a las necesidades del usuario.
Convertir texto en tabla Writer permite convertir texto en una tabla y viceversa. Para realizar lo primero se debe:
1. Seleccionar las líneas de texto. 2. Seleccionar desde el menú principal Tabla → Convertir → Texto en tabla.
3. En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla, seleccionar el carácter que marca la separación de las columnas (campos) que puede ser a traves de tecla Tab, punto y coma, etc. que Writer identificará para dividir los datos en distintas celdas. Ajustar otras opciones y pulsar Aceptar.
4. Para hacer la conversión opuesta, es decir ir de tabla a texto, se selecciona la tabla y desde el menú principal hacer Tabla → Convertir → Tabla en texto. La conversión se llevará a cabo en función a los separadores que se permitirán manejar.
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Tutorial de OpenOffice.org Desplazarse por la tabla Al introducir datos en una tabla no resulta práctico usar el ratón, es más cómodo y rápido usar el tabulador para desplazarse a la celda siguiente y la combinación Mayúsculas (tecla shift) Tabulador para desplazarse a la celda anterior. Seleccionar celdas, filas y columnas Para seleccionar filas y columnas se puede usar el ratón o los menús, que resultan útiles sobre todo para realizar selecciones que no caben en la pantalla. Se puede hacer desde el menú principal pero también, haciendo clic sobre una celda en su menú contextual. De ésta manera, aparecerán las distintas opciones para trabajar de una manera personalizada sobre una celda, fila o columna.
Insertar y borrar filas y columnas Para insertar mas columnas o filas a la tabla se deberá posicionar el cursor en la fila o columna a partir de donde desea agregar y hacer clic en el botón derecho del mouse. En el menú contextual, seleccionar Filas → Insertar o bien, Columnas → Insertar. Se mostrará un cuadro de diálogo donde se puede seleccionar el número de filas o columnas. En caso de necesitar eliminar filas o columnas, se puede hacer desde el mismo menú. Lo anterior es posible realizarlo, utilizando directamente la barra de herramientas Tablas haciendo clic sobre el botón correspondiente. Editar el formato de la tabla
1. Seleccionar desde el menú principal, Tabla → Propiedades de la tabla o la opción Tabla del menú contextual.
2. En el cuadro de diálogo Formato de tabla, ajustar las opciones (pulsar Ayuda para saber en qué consisten) y pulsar Aceptar.
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Realizar ahora el Ejercicio 11: 1. Crear un nuevo documento de OpenOffice.org Writer. 2. Abrir la página de Wikipedia sobre Italia http://es.wikipedia.org/wiki/Italia 3. Copiar la tabla de fiestas. Para no perder el formato al pegarla, copiar un poco del contexto: una línea por encima y otra por debajo. 4. Pegar la tabla en el documento de texto: se verá que no se pierden ni el formato ni los enlaces. Sin embargo, muchas veces no interesa copiar el formato de la tabla (puede que no se armonice con el resto del documento ) y los enlaces no tienen sentido en un documento destinado a ser impreso. Probar ahora pegar los datos sin formato: sólo texto con tabulaciones y saltos de línea:
1. Volver a copiar la tabla de fiestas de la página de Wikipedia, pero esta vez copiar sólo las filas: no copiar el contexto.
2. Pegar la nueva copia en el documento debajo de la otra, pero hacerlo como Texto no formateado (mantenga pulsado el botón Pegar de la barra de funciones hasta que aparezca esa opción, o selecciona Editar → Pegado especial). 3. Una vez pegado el texto sin formato, se verá 14 líneas de texto con los datos separados por tabulaciones. Seleccionar y conviertirlo en una tabla. Ahora se debe dar formato a la nueva tabla: 1. Seleccionar la primera fila y aplica el formato siguiente: o Color de fondo de la fila: gris claro. o Estilo de la fuente del texto: negrita. o Alineación del texto: centrado. 2. Hacer clic sobre cualquier celda para quitar la selección, abrir el cuadro Formato de tabla y aplica un borde gris de 1 punto. 3. Seleccionar todas las celdas de la tabla y aplicar Formato → Columna → Ancho óptimo. 4. Volver a abrir el cuadro Formato de tabla y seleccionar la alineación centrada. Para reutilizar este formato, añadirlo a los autoformatos de tabla:
1. Con el cursor en una celda de la tabla, seleccionar Formato → Formateado automático.
2. En el cuadro Formateado automático pulsar Añadir, darle un nombre al formato y pulsar Aceptar.
Probar ahora crear una tabla nueva de 5 columnas y 4 filas con el formato guardado:
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Tutorial de OpenOffice.org 1. Situar el cursor al final del documento, pulsar Entrar para añadir un párrafo y seleccionar Insertar → Tabla.
2. En el cuadro de diálogo Insertar tabla, indicar el número de columnas y filas y pulsar el botón Formateado automático y seleccionar el formato guardado. Por último, pulsar Aceptar para insertar la tabla.
El documento terminado se debería parecer a writer-11.pdf.
Ejercicio 12 Estilos de párrafo Un estilo de párrafo es un conjunto de formatos de carácter y párrafo (fuente, alineación, etc.) que se pueden aplicar a los párrafos de un documento. Aplicar un estilo de párrafo no supone simplemente aplicarle al párrafo el formato de carácter y párrafo correspondiente, sino crear un enlace entre el párrafo al que se aplica el estilo y la definición del estilo de párrafo; por consiguiente, las eventuales modificaciones del estilo se reflejan automáticamente en el formato del párrafo: en esto reside su potencia. Entre las ventajas de usar estilos de párrafo para dar formato a los documentos, ventajas que los hacen indispensables en la edición de documentos largos, se pueden citar las siguientes: • • • •
Rapidez de aplicación Coherencia de formato Facilidad de modificación del formato Facilidad de creación de índices de materias
OOo Writer ofrece cinco tipos de Estilos predefinidos y la posibilidad de crear nuevos. Existen cinco Estilos, listos para ser utilizados los cuales son: • • • • •
Estilos de párrafo; Estilos de carácter; Estilos de marco; Estilo de página y Estilo de lista.
Usando la ventana del menú Estilo y Formato 1. Para abrir la ventana de Estilo y Formato, se deberá elegir entre: •
Hacer clic sobre el ícono
en la barra de herramienta Formato en el
extremo superior izquierdo. •
Seleccionar Formato → Estilo y Formato desde el menú principal.
•
Presionar F11.
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Se puede mover la ventana de Estilo y Formato a una posición distinta que se desee en la ventana de trabajo o bien, anclarla en algún extremo de la misma. Para aplicar un estilo predefinido a un texto, se debe seleccionar el texto y hacer doble clic sobre el nombre del estilo que aparece en la lista de Estilos de carácter. Para aplicar algún otro estilo, coloque el cursor en el párrafo, marco o página que se desea modificar y hacer doble clic sobre el nombre del estilo. Se puede seleccionar mas de un párrafo o marco a la vez y aplicar así el mismo estilo a todos de una sola vez.
Al pie de la ventana Estilo y Formato, se encuentra una lista desplegable. En la imagen se podrá observar que aparece la palabra Automático que significa que la lista solo muestra los estilos que OOo aplica de manera automática. Se puede optar por ver todos los estilos e incluso los otros grupos tales como el definido por el usuario. Estilos de párrafo predefinidos Por defecto, los párrafos de los documentos nuevos se asocian al estilo Predeterminado, que es uno de los estilos de párrafo predefinidos de OpenOffice.org Writer. Para examinarlos se puede hacer:
1. Abrir la ventana Estilo y Formato: se puede lograr ésto pulsando el botón Estilo y Formato; presionando la tecla F11 o bien, desde el menú hacer Formato → Estilo y Formato.
2. En la ventana de Estilo y Formato, pulsar sobre el símbolo de párrafo
para
mostrar los Estilos de párrafo y en el cuadro combinado inferior selecciona Jerárquico para visualizarlos jerárquicamente.
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Tutorial de OpenOffice.org
Como se puede ver, todos los estilos derivan del estilo Predeterminado: cualquier cambio que se haga en una propiedad del formato de este estilo lo heredarán todos los estilos, a menos que en ellos se haya definido específicamente esa propiedad. Por ejemplo, si se define como centrada la alineación del estilo Predeterminado, todos los estilos en que no se hayan definido la alineación también aparecerán centrados. Prestar atención en los siguientes estilos que se usarán en el ejercicio: • • • • • • • •
Cita Cuerpo de texto Sangría de primera línea Encabezado 1 Encabezado 2 Título Encabezamiento Pié de página
No se debe confundir los estilos Encabezado 1, Encabezado 2, etc., con Encabezamiento. Los primeros deben usarse con los títulos de las secciones y subsecciones del documento para facilitar la creación automática del índice de materias; el segundo se aplica automáticamente en los encabezamientos de las páginas. Estilos de párrafo del usuario También se puede definir estilos propios específicos con nombres que resulten significativos. Para crear un estilo nuevo, abrir el menú de Estilos y Formatos y seleccionar el botón
También se puede definir un estilo nuevo partiendo del formato de una selección a partir del mismo botón seleccionando la opción que así lo indique.
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Tutorial de OpenOffice.org Aplicar un estilo de párrafo El concepto de estilos y la forma de utilizarlos, se podrán practicar en el siguiente ejemplo: 1.
Crear un documento (hacer Archivo → Nuevo → Documento de texto o presionar Control+N).
2.
Tipear las palabras Primer encabezado en el nuevo documento, pero NO presione Enter por lo que el cursor quedará posicionado en la misma fila que el texto.
3. Ir al menú Estilo y formato. 4.
Dentro de la ventana anterior, se debe asegurar que esté marcado el botón que identifica a Estilo de párrafo. Hacer doble clic donde dice Encabezado 1 ocurrirá que: •
Se asignará a la línea de texto tipeada, el nombre de Encabezado 1 como tipo de estilo.
•
Agrega a Encabezado 1 como tipo de estilo para ser aplicado y lo muestra como un nuevo tipo de estilo activo.
Junto al ícono de Estilo y Formato, se encuentra un botón desplegable con los estilos de párrafo que están disponibles en el documento activo. Se puede seleccionar un estilo de ésta lista así como desde la venta de Estilo y Formato. Continuando con el ejemplo anterior, se debe presionar Enter para empezar un nuevo párrafo. Tipear unas palabras y seleccionar del botón desplegable Aplicar Estilo, la opción Encabezado 1. Se verá que el texto tomará las propiedades de Encabezado 1. Si por ejemplo, en el estilo de párrafo no se encuentra el que se necesita, seleccionar Mas... al pie de dicha ventana para obtener otras opciones. Modificar un estilo de párrafo
1. Abrir el cuadro de diálogo Estilo de párrafo: seleccionar la opción Editar estilo de 2.
párrafo del menú contextual sobre el párrafo o la opción Modificar del menú contextual sobre la ventana del Estilista. En el cuadro Estilo de párrafo define el formato del estilo y pulsa Aceptar.
Formato del estilo y formato directo Observar que todo párrafo, además de estar asociado a un estilo de párrafo, es susceptible de recibir formato de carácter o párrafo directamente. Este formato directo prevalece siempre
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Tutorial de OpenOffice.org sobre el formato del estilo asociado al párrafo. Si, por ejemplo, se aplica la fuente Bitstream Vera Sans a un párrafo y posteriormente definimos la fuente del estilo de párrafo como Lucida Sans Unicode, el párrafo en cuestión mantendrá la fuente Bitstream Vera Sans, mientras que los párrafos asociados al estilo que no tengan una fuente específica pasarán a visualizarse con la fuente Lucida Sans Unicode.
Índices de Contenido Si se ha usado los estilos Encabezado 1, Encabezado 2, etc. para marcar los títulos de las secciones y subsecciones de tu documento, el crear un índice automático de materias no reviste ninguna dificultad: 1. Situar el cursor en una línea en blanco en el sitio donde se quiera crear el índice. 2. Seleccionar Insertar->Índices->Índices. 3. En el cuadro de diálogo Insertar índice comprobar que el tipo sea Índice de contenido, ajustar otras opciones si lo desea y pulsa Aceptar.
Para actualizar el índice después de modificar el documento, o para variar su estructura, poner el cursor sobre el índice y usar las opciones del menu Insertar o del menú contextual. Ahora realizar el Ejercicio 12. Volver a descargar el documento writer-06.odt y guardarlo como writer-12.odt en su carpeta personal.
1. Seleccionar todo y aplicar el estilo de párrafo más abundante, en este caso Sangría de 2. 3.
4.
primera línea. Volver a la primera línea, que será el título de la portada, y aplicar el estilo Título. Para cada biografía, aplicar el estilo Encabezado 1 al nombre y el estilo Cuerpo de texto al párrafo que indica la procedencia del texto y al párrafo siguiente. En la biografía de Edsger Dijkstra, aplicar el estilo Encabezado 2 al título Citas y el estilo Cita a las citas. Alinear los párrafos que indican el origen a la derecha sin modificar el estilo. Crear un párrafo en blanco de estilo Predeterminado y crear el índice.
Ya se tiene el documento estructurado. Ahora hay que ajustar el formato de los estilos:
1. Modificar el estilo Título con un espacio delante del párrafo de 15 cm e introducir un párrafo vacío delante para que se aplique la separación.
2. Modificar el estilo Encabezado del índice con un salto de página delante, con estilo de página Índice, número 1.
3. Modificar el estilo Encabezado 1 con un salto de página delante, con estilo de página Predeterminado, número 0 (con otro número, el contador de páginas se reiniciaría en cada sección).
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Tutorial de OpenOffice.org 4. Justificar los estilos Cuerpo de texto y Cita. No es necesario justificar el estilo Sangría de primera línea, pues deriva de Cuerpo de texto. Por último, el diseño de las páginas:
1. Aplicar a la portada el estilo de página Primera página. 2. Modificar el estilo de página Índice activando el pie de página y la numeración en números romanos en minúscula.
3. Insertar el número de página en el centro del pie de página del estilo de página Índice. 4. Modificar el estilo de página Predeterminado activando el encabezado y el pie de página. 5. Insertar el número de página en el centro del pie de página del estilo de página Predeterminado y el título en el centro del encabezamiento. 6. Para reiniciar el contador de páginas en la primera página después del índice, posicionar el cursor en el título de la primera sección y modificar el formato del párrafo (no del estilo) cambiando a 1 el número de página. 7. Situar el cursor sobre el índice y actualizarlo.
Si todo se ha hecho bien, el documento deberá parecerse a writer-12.pdf. Observar que quedan sendas páginas en blanco después de la portada y del índice: el documento está preparado para la impresión a doble cara.
Ejercicio 13 Plantillas En palabras de la ayuda de OpenOffice.org: una plantilla es un documento que contiene estilos de formato específicos, imagenes, tablas, objetos y cualquier otra información. Una plantilla se usa como base para crear otros documentos. Por ejemplo, se puede definir estilos de párrafo y de carácter en un documento, guardarlo como plantilla y usarlo para crear un nuevo documento con los mismos estilos. Cómo crear un documento a partir de una plantilla Se deberá hacer: 1. Desde el menú principal, elegir Archivo → Nuevo → Plantillas y documentos por lo que se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente. 2. En el cuadro de la izquierda, hacer clic sobre el ícono de Plantillas si es que no está activa. Se mostrará una carpeta conteniendo las plantillas existentes. 3. Hacer doble clic en la carpeta que contiene la plantilla que se necesitará 4. Hacer clic en aquella deseada. Se podrá también previsualizar dicha plantilla así como también, sus propiedades.
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Cómo crear una plantilla Se puede crear una plantilla personalizada de dos maneras diferentes: • •
Partiendo de un documento; Mediante un asistente.
Cómo crear una plantilla de un documento 1. Abrir un nuevo o un documento existente que se desea transformarlo en una plantilla. 2. Agregar los contenidos y los estilos que desee. 3. Desde el menú principal, hacer Archivo → Plantilla → Guardar y se abrirá un cuadro de diálogo donde se deberá configurar. 4. Donde dice Nueva Plantilla, escribir el nombre que se le va a poner a la misma. 5. En la opción de Categoría, marcar la que recibirá la nueva que se acaba de crear (es simplemente la carpeta que contendrá nuestra nueva plantilla). 6. Presionar Aceptar y OOoWriter grabará todo y cerrará el cuadro de diálogo.
Cómo crear una plantilla con la ayuda de un asistente A traves del asistente, se pueden crear los siguientes tipos de plantillas: • Carta. • Fax. • Agenda. Desde el menú Archivo → Asistente, seleccionar el tipo de plantilla que se desea hacer y seguir los pasos para su construcción.
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Tutorial de OpenOffice.org Administrar plantillas El cuadro de diálogo Administración de plantillas permite realizar tareas como borrar, editar, importar y exportar plantillas: seleccionar una carpeta o plantilla en el panel de la izquierda y pulsar el botón Órdenes para abrir el menú. También se puede reorganizar las plantillas arrastrándolas a otra carpeta. Si los cambios realizados no se reflejan correctamente, ejecutar la orden Actualizar. Para abrir este cuadro de diálogo seleccione Archivo →Plantilla → Administrar.
Ejercicio 13. Para practicar el uso de las plantillas, suponiendo que se trabaja de bibliotecario en la Biblioteca Republicana de Villarrojos de la Sierra y que se tiene que poner un anuncio de una conferencia:
1. Descargar el documento writer-13.odt.
2. El diseño de página y el texto ya están listos. Ajustar los estilos de párrafo: o Usar una fuente grande de tipo serif para el estilo Predeterminado: o bien escoger una Times New Roman de 18 puntos. Como todos los demás estilos se basan en éste, esto hará que se use esta fuente de modo predeterminado, es decir para todos los estilos que no definan la fuente explícitamente. o Justificar el estilo Cuerpo de texto y ajusta a 0,5 cm el espacio detrás del párrafo o Usar una fuente de tipo sans serif (la Arial, si no se le ocurre otra) para el estilo Encabezado, centrarlo y ajustarlo al espacio delante y detrás del párrafo a 0,5 cm. Estos cambios se aplicarán a todos los estilos de encabezado, que están basados en él. o Ajustar el tamaño de la fuente de los estilos Encabezado 1, Encabezado 2 y Encabezado 3: por ejemplo 32, 24 y 18 puntos, respectivamente. 3. Guardar el documento. Debería tener un aspecto similar a writer-13.pdf. Como se pone muchos anuncios, se confeccionará una plantilla para no perder tiempo aplicando repetidamente los mismos formatos. 1. Eliminar todo el texto (si hubiese alguna frase de probable repetición se podría dejar). 2. Guardar el documento como plantilla con el nombre Anuncio Biblioteca Republicana. Por último crear un nuevo documento basado en la plantilla y escribir un anuncio comunicando la ampliación del período de préstamo de dos a tres semanas. Si se quiere practicar más, descargar la plantilla test-multiopciones.stw, importarla y usarla para hacer un test.
Ejercicio 14 51
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Tutorial de OpenOffice.org Compatibilidad con MS Word Según la ayuda de OpenOffice.org: OpenOffice.org puede abrir automáticamente documentos de Microsoft Office versiones 97/2000/XP/2007/2010. Sin embargo algunas características de diseño y atributos de formateado de los documentos de Microsoft Office más complejos se gestionan de forma diferente en OpenOffice.org o no se admiten. Como resultado los archivos convertidos necesitan un poco de reformateado manual. La cantidad de reformateado que se puede esperar es proporcional a la complejidad de la estructura y el formateado del documento fuente. OpenOffice.org no puede ejecutar scripts de Visual Basic, pero puede cargarlos para su análisis. También según la ayuda de OpenOffice.org, las siguientes funciones de Microsoft Word pueden provocar dificultadas de conversión: • • • • • • • • •
Autoformas Marcas de revisión Objetos OLE Algunos controles y campos de formularios de Microsoft Office Índices Tablas, marcos y formateado de varias columnas Hiperenlaces y marcadores Imagenes de Microsoft WordArt Caracteres y textos animados
Abrir un documento de MS Word Un documento de MS Word se abre igual que un documento de OpenOffice.org (ver Abrir archivo). Asegurarse que en el cuadro Tipo de archivo del cuadro de diálogo Abrir, la opción seleccionada es Todos los archivos (*.*), Documentos de texto o Microsoft Word 97/2000/XP/2007/2010 (*.doc y *.docx). Guardar un documento en formato de MS Word
1. Seleccionar Archivo → Guardar como. 2. En el cuadro de diálogo Guardar como, abrir la carpeta donde se guarda sus
documentos, indicar el nombre con que se quiere guardar el documento sin extensión en el cuadro Nombre de archivo, en el cuadro Tipo de archivo seleccionar Microsoft Word 98/2000/XP/20070 (*.doc y *.docx) y pulsar Guardar: el documento se guardará como documento de MS Word con extensión .doc o .docx. Será este nuevo documento el que quede abierto, por tanto los cambios realizados a partir de ahora no afectarán el documento original con extensión odt.
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Tutorial de OpenOffice.org
•
Al cerrar el documento se mostrará la advertencia de la siguiente ilustración. Si no se ha modificado el documento después de guardarlo como documento de MS Word, pulsar Sí para cerrarlo; si se ha hecho cambios, se puede pensar mejor y pulsar No para cancelar el cierre y poder guardar los cambios en el formato nativo de OpenOffice.org Writer.
Realiza ahora el Ejercicio 14:
1. Descargue este formulario de solicitud del programa Erasmus de la Unión Europea y
guárdelo en su carpeta personal: http://europa.eu.int/comm/education/programmes/socrates/downfile/eracdp_es.doc 2. Abra desde OpenOffice.org: se comprobará que se trata de un documento bastante complejo que se ha convertido bien. 3. Abrir ahora los documentos finales de los ejercicios 10, 11 y 12, guárdelos en formato de MS Word y ciérrelos. 4. Abra con MS Word y compruebe cómo han quedado: se verá que se han perdido algunas características del formato. En conclusión: • •
OpenOffice.org Writer permite compartir información en formato de MS Word con usuarios de MS Word. Si se emplea programas diferentes para editar un mismo documento de MS Word, procurar usar formatos sencillos y comprobar que todo esté en su sitio antes de imprimirlo.
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Tutorial de OpenOffice.org •
Recordar si lo que se quiere es enviar un documento terminado, lo mejor es emplear el formato PDF.
Ejercicio 15 Tabulaciones programadas Las tabulaciones son marcas que indican el lugar en que se colocará el cursor al pulsar la tecla tabulador.
Inserción y edición de tabuladores En la regla horizontal, puede ver las marcas de tabulación del párrafo actual. Si desea cambiarlas, primero debe tener en cuenta el ámbito en el que las quiere cambiar, del siguiente modo: •
Para cambiar las marcas de tabulación predeterminadas de todos los documentos: seleccionar Herramientas → Opciones → OpenOffice.org Writer → General.
•
Para cambiar las marcas de tabulación de todos los párrafos utilizando el estilo de párrafo actual: hacer clic con el botón derecho en el párrafo para abrir su menú contextual; a continuación, elegir Editar estilo de párrafo y haga clic en Tabuladores.
•
Para cambiar las marcas de tabulación de uno o más párrafos: seleccionar los párrafos y haga clic en la regla.
Las tabulaciones se usan para: •
Adentrar un párrafo: a diferencia de la sangría que no obliga a pulsar una tecla cada vez que se empieza un párrafo.
•
Realizar listas con varias columnas: también para ello son muy útiles las tablas.
•
Realizar índices de contenidos.
Si no se fija alguna de esas marcas, la tabulación por defecto es de 1,25 cm, es decir que cada vez que se pulse la tecla Tabular el cursor avanzará 1,25 cm. Se puede definir un tabulador pulsando en la regla o seleccionando Formato → Párrafo → Tabuladores, de ésta manera se afectará al párrafo actual o a todos los párrafos seleccionados. Pulsando sobre la regla se insertará un tabulador a la izquierda. Al pulsar con el botón derecho del ratón sobre un tabulador de la regla se verá un menú en el que se podrá seleccionar el tipo de tabulador deseado. Selección
Descripción: Definir un tabulador izquierdo Definir un tabulador derecho Definir un tabulador decimal
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Tutorial de OpenOffice.org Definir un tabulador centrado
Si se pulsa dos veces en la barra de la regla aparecerá el cuadro de diálogo Párrafo en la pestaña Sangría y espacios y si se hace doble clic en el área blanca de la regla, se abrirá el diálogo Párrafo en la pestaña Tabuladores.
Desplazar los tabuladores en la regla •
Un tabulador sólo se puede desplazar en la regla arrastrándolo con el ratón.
•
Si se desea desplazar varios tabuladores en la barra, se debe pulsar la tecla Mayúscula y mantenerla pulsada. Si se arrastra un tabulador mateniendo la tecla Mayúscula pulsada, el tabulador y todos los tabuladores que se encuentren a su derecha se desplazarán. La distancia entre los tabuladores no se alterará.
•
Se debe pulsar Control al arrastrar una tabulación en la regla para desplazar dicha tabulación y todas las que queden a su derecha. El espacio entre dichas tabulaciones cambia de forma proporcional a su distancia del margen.
Modificar las propiedades de un tabulador Para cambiar el tipo de ficha, hacer clic en la ficha que se desea cambiar de la regla; a continuación, hacer clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
Borrar tabuladores Para borrar un tabulador, se debe arrastrar fuera de la regla mientras se mantiene pulsado el botón del ratón.
Modificar la configuración Si se desea cambiar la configuración de las marcas de tabulación predeterminadas, se encontrará información adicional al respecto en Herramientas → Opciones → OpenOffice.org Writer → General.
El menú contextual de la regla permite cambiar las unidades de medida mostradas. Estos cambios sólo son válidos hasta que salga de OpenOffice.org y sólo se aplican a la regla en cuyo menú contextual se hizo el cambio. Si se desea cambiar las unidades de medida de la regla permanentemente, se debe hacer Herramientas → Opciones → [Tipo de documento] → Ver y cambiar la unidad de medida.
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Math: el editor de fórmulas Ejercicio 1 Trabajar con fórmulas en el procesador de textos OpenOffice.org Math se puede invocar desde el menú de inicio del escritorio como programa independiente, pero lo más habitual es usarlo para insertar fórmulas en un texto de OpenOffice.org Writer. •
•
Para insertar una fórmula de OOoMath en un documento de texto, situar el cursor donde se quiera insertar la fórmula y seleccionar Insertar → Objeto → Fórmula. Aparecerá al pie una ventana donde se irá mostrando los símbolos seleccionados por el usuario desde la tabla de Elementos de fórmula. Para modificar una fórmula existente hacer doble clic sobre ella.
Las fórmulas, y los objetos en general, usan el mismo sistema de anclaje y posicionamiento que las imagenes, pero a diferencia de ellas, las fórmulas nuevas se posicionan de modo predeterminado como caracteres, es decir, ocupando una posición determinada en la sucesión ordenada de caracteres del documento.
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Interfaz de Math: la ventana de selección y la ventana de comandos
Seleccionar Ver → Selección para visualizar/ocultar la ventana de selección. Esta ventana está dividida en dos zonas por medio de una barra horizontal: los símbolos de arriba seleccionan los grupos de símbolos que se muestran debajo; los símbolos de abajo insertan elementos de la fórmula. La ventana de comandos permite introducir directamente los comandos o instrucciones usados por OpenOffice.org Math para representar las fórmulas. También va reflejando los comandos correspondientes a las acciones del usuario sobre la ventana de selección.
Crear fórmulas en la ventana de selección Para crear una fórmula en la ventana de selección, debemos imaginárnosla como una estructura jerárquica y dar los pasos necesarios en orden descendente. Por ejemplo, para crear la fórmula de la ilustración previa
se deberá representarla mentalmente así:
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Luego, en la ventana de selección se procederá del modo siguiente, respetando siempre el orden jerárquico en cada rama: 1. Crear una igualdad con dos términos. 2. Cambiar el término izquierdo por una fracción. 3. Poner unos paréntesis de agrupamiento alrededor del numerador para que los dos sumandos del paso siguiente queden en su sitio. 4. Cambiar el numerador por una suma de dos sumandos. 5. Cambiar el primer sumando por una base con exponente. 6. Cambiar el segundo término de la igualdad por una resta. Tras las acciones anteriores la estructura de la fórmula queda completa y se muestra así:
Para terminar, sólo resta seleccionar sucesivamente cada comodín y teclear el valor o expresión que deba reemplazarlo.
Suma, multiplicación, fracciones y agrupamiento El Ejercicio 1 consiste en escribir esta suma de fracciones:
1. Crear un documento de texto nuevo de OpenOffice.org y guardarlo en su carpeta
personal como math-01.odt. 2. Situar el cursor donde se quiere insertar la fórmula y seleccionar Insertar → Objeto → Fórmula para abrir OpenOffice.org Math y escribir la fórmula. 3. Para crear la estructura de la fórmula en la ventana de selección, se debe empezar por lo más general e ir perfilando poco a poco los detalles: 1. La fórmula es una igualdad doble, por tanto en el grupo Relaciones pulsa dos veces sobre el símbolo Es igual. En el documento se empezará a escribir la fórmula, y en la ventana de comandos irá apareciendo la codificación de la fórmula en el lenguaje de OpenOffice.org Math. Después de este primer paso, aparecerán así:
2.
3. 4. 5.
6. 7.
Documento: Ventana de comandos: = = El término izquierdo de la igualdad es una suma, por tanto selecciónalo (haz doble-clic sobre el cuadradito que lo representa para que aparezca resaltado en la ventana de comandos) y en el grupo Operadores unarios/binarios aplica + de suma. Cada sumando es una fracción, por tanto selecciónalos sucesivamente y aplica a cada uno el operador de fracción. Ya se tiene terminada la estructura del primer término de la igualdad. Ahora seleccionar cada cuadradito y teclear el número correspondiente. Seleccionar ahora el término medio de la igualdad y aplicar el símbolo de fracción. Para que las operaciones que se van a escribir en la fracción puedan permanecer en su sitio, hay que aplicar los Paréntesis de agrupamiento del grupo de símbolos Paréntesis a cada comodín de la fracción. Seleccionar el comodín del numerador, transformarlo en una suma, y luego cada sumando, en una multiplicación. Sustituir los comodines por los números.
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8. Transformar el denominador en una multiplicación y sustituir los comodines por los números. 9. Desarrollar el tercer término de la igualdad de modo similar. 4. Una vez escrita la fórmula, hacer clic sobre el documento fuera de la fórmula para volver a OpenOffice.org Writer. 5. Guardar el documento.
Ejercicio 2 Subíndices y superíndices Para practicar los subíndices y superíndices, escribir ahora la fórmula general de los polinomios:
1. Empezar creando la igualdad. 2. Seleccionar el segundo comodín de la igualdad (hacer doble clic sobre el cuadradito) y pulsar cuatro veces el símbolo de la suma. 3. Seleccionar cada término de la suma menos el tercero y del grupo Formatos aplicar Subíndice derecha. 4. Seleccionar el tercer término y del grupo Otros aplicar Puntos en el medio. 5. Hacer clic en el primer y segundo signo + sin seleccionarlo (el cursor de la ventana de comandos debe situarse delante del signo) y del grupo Formatos aplicar Superíndice derecha. 6. Hacer clic en el último signo + y teclea x. Hacer clic en el signo = y teclear (x). 7. La estructura ya está lista: seleccionar cada cuadradito y teclear la expresión que debe reemplazarlo.
Sumatorio Probar ahora a representar la misma fórmula con el signo de sumatorio:
1. Empezar también creando la igualdad. 2. Seleccionar el segundo término de la igualdad y del grupo Operadores aplicar primero el símbolo Suma y seguidamente el símbolo Límites superior e inferior. 3. Pulsar sobre el último comodín sin seleccionarlo y del grupo Formatos aplicar Subíndice derecha. 4. Seleccionar ahora el último comodín y aplicar Superíndice derecha. 5. La estructura ya está lista: seleccionar cada comodín y teclear la expresión que deba reemplazarlo.
Límites y paréntesis Escribir ahora la definición del número e:
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1. Como siempre, empezar por la igualdad. 2. Con el primer término seleccionado, pulsar e. 3. Seleccionar el segundo término y del grupo Operadores aplicar primero el símbolo Límites y seguidamente el símbolo Límite inferior. 4. Con el comodín pequeñito seleccionado, aplicar el símbolo Tiende a del grupo Relaciones. 5. Con el primer comodín pequeñito seleccionado, pulsar n para poner n a la izquierda de la flecha. 6. Seleccionar el otro comodín pequeñito y aplicar el símbolo Infinito del grupo Otros. 7. Seleccionar el comodín y aplicar el símbolo Superíndice derecha del grupo Formatos. 8. Con el comodín grande seleccionado, aplicar el símbolo Paréntesis graduables del grupo Paréntesis y luego el símbolo + de suma del grupo Operadores unarios/binarios. 9. Seleccionar el segundo comodín grande y aplicar el símbolo División (fracción). 10. Por último, seleccionar los comodines y teclear los valores correspondientes.
Ejercicio 3 Símbolos y letras griegas OpenOffice.org Math dispone de conjuntos ampliables y personalizables de símbolos para usar en las fórmulas. Para insertar un símbolo:
1. Pulsar el símbolo Símbolos de la barra de herramientas (o selecciona Herramientas → Catálogo) para abrir el cuadro de diálogo Símbolos.
2. Seleccionar un conjunto de símbolos, luego un símbolo y pulsar Aplicar para insertarlo 3.
en la fórmula. Cuando se haya insertado todos los símbolos deseados, pulsar Cerrar.
Radicales e integrales Intentar escribir ahora la fórmula de la desviación típica:
Y la definición de π como área de un círculo de radio 1:
Ejercicio 4 Crear fórmulas en la ventana de comandos
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Como se habrá observado, a medida que se va seleccionando símbolos en la ventana de selección, en la ventana de comandos se va escribiendo la fórmula en el lenguaje de OpenOffice.org Math. Si se necesita escribir muchas fórmulas, vale la pena aprender los comandos más usados y escribir la fórmula directamente en la ventana de comandos. Por ejemplo: Fórmula
Comandos y = ax^2 + bx + c
Notas El símbolo ^ introduce un exponente
x_1 + x_2 = 0
El guión bajo introduce un subíndice
2 over 4 = 1 over 2
El comando over crea una fracción
y = {x + 1} over 2
Los corchetes se usan para agrupar
sen 45º = sqrt 2 over 2
El comando sqrt crea una raíz cuadrada
2 %pi r
Las letras griegas y demás símbolos se insertan con su nombre precedido del símbolo de procentaje left [ matrix{a_1^1#a_1^2 Por medio de la ventana de selección sólo #a_1^3 ## podemos crear matrices de dos filas por dos a_2^1#a_2^2#a_2^3 ##a_3^1 columnas; para añadir más filas y/o #a_3^2#a_3^3} right ] columnas tenemos que usar la ventana de comandos: un símbolo # sencillo separa columnas; dos símbolos ## separan las filas. Para consultar todos los comandos disponibles, abre la ayuda de OpenOffice.org Math y consulta la sección Referencias. Si no se consigue crear las fórmulas de la desviación típica y de π, aquí las tiene. Copiarlas y pegarlas en la ventana de comandos de OpenOffice.org Math: Fórmula
Comandos %sigma = sqrt{1 over N sum from{i=1} to{N} (x_{i} - bar x ) ^{2}}
%pi = 2 cdot int from{-1} to{1} sqrt{1 - x^{2} } dx
Personalizar los catálogos de símbolos: formulación química Con OpenOffice.org Math se puede escribir fórmulas químicas sencillas, si bien se necesitará personalizar los catálogos de símbolos para suplir las carencias de un programa pensado para la formulación matemática. Las fórmulas químicas más complejas pueden crearse con OpenOffice.org Draw. En primer lugar crear los símbolos:
1. Pulsar el símbolo Símbolos de la barra de herramientas para abrir el cuadro de diálogo Símbolos y pulsar Editar.
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2. Se va a crear un símbolo para la reacción reversible (necesitarás tener instaladas una
3. 4.
fuente Unicode, como la Lucida Sans Unicode o la Arial Unicode MS): 1. Introducir los datos siguientes: Símbolo ReacciónReversible, Conjunto de símbolos Química, Fuente Lucida Sans Unicode, Área Flechas. 2. Seleccionar el carácter Unicode correspondiente (U+21C4: ⇄) en la tabla de caracteres y pulsar Añadir. Crear también símbolos para EnlaceHorizontal y EnlaceVertical con los caracteres Unicode U+2500 (─) y U+2502 (│). Pulsar Aceptar para salir del cuadro de edición y Cerrar para salir del cuadro Símbolos.
Ahora ya se pueden crear fórmulas como estas: Fórmula
Comandos nitalic { CO_2 + H_2O %ReacciónReversible H_2CO_3 } nitalic { R_1 %EnlaceHorizontal stack { R_2 # %EnlaceVertical # C # %EnlaceVertical # R_3 } %EnlaceHorizontal OH }
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Calc: la hoja de cálculo Calc es una hoja de cálculo que forma parte de la suite ofimática de OOo. Se pueden introducir datos que son usualmente de tipo numéricos en las planillas y a partir de ahí, trabajar sobre ellos para obtener algún resultado. Las planillas de cálculo están compuestas por “hojas” de cálculo que a su vez están conformadas por rangos de celdas que se identifican por un número de columna y un número de fila que hacen referencia a la posición que ocupa cada celda en la grilla. En conjunto, a un grupo de hojas de cálculo también se los conoce como un libro o cuaderno. A partir de la versión 3.x de OOo, cada hoja del libro, contienen 65.536 filas y 1024 columnas, lo que nos da como 67 milllones de celdas por hoja. Otras utilidades de Calc: •
Mediante el uso de funciones, se pueden crear fórmulas que permitirán realizar cálculos complejos con los datos.
•
Funciones para crear, administrar, almacenar y filtrar bases de datos.
•
Gráficos dinámicos en 2D y 3D.
•
Creación de macros útiles para implementarlos en tareas repetitivas.
•
Compatibilidad para abrir, editar y guardar archivos creados con Excel.
•
Importar y exportar planillas de cálculo en múltiples formatos incluso HTML, CSV,PDF y PostScript.
Si se desea utilizar macros escritas en Microsoft Excel mediante el código macro VBA en OOo, se deberá primeramente editarlo con el editor Basic IDE para OOo.
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La ventana de trabajo de Calc
Barra de títulos Ésta barra se localiza arriba, muestra el nombre del archivo activo. Cuando el mismo es nuevo se muestra por defecto con el nombre Sin título X, donde X es un número. Cuando se da la orden de grabar mení Archivo → Grabar, un cuadro de diálogo permitirá modificar el nombre que por defecto aparece.
Barra de menú Se ubica debajo de la anterior. Cuando se elige una opción del menú, aparece un submenú con otras opciones. Es posible modificarlo.
Barra de herramientas Debajo de la barra anterior, se tiene a tres barras mas conocidas como: barra de herramienta estándar, barra de herramienta formato y barra de fórmulas. Al hacer clic sobre éstos íconos, aparecen comandos y funciones comunes al entorno de trabajo con el OOo. La presencia de éstas barras pueden ser modificadas. En la barra de herramienta formato, los dos íconos de la izquierda se denominan nombre de fuente y tamaño de fuente que muestran las propiedades que tiene el área seleccionada (celda, rango de celdas, etc).
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Se debe hacer clic en el triángulo localizado a la derecha del ícono para abrir el menú que permitirá cambiar el tipo de la fuente, así como su tamaño. En la barra de fórmula, se encuentra en su extremo izquierdo un pequeño cuadro de texto llamado cuadro de nombre, representado por una letra y un número, tal como se muestra en la imagen anterior A1. Ésta combinación, recibe el nombre de referencia de celda: es la letra que representa la columna y el número que representa la fila de la celda seleccionada.
A la derecha del cuadro de nombre, se encuentran el asistente de funciones, la función suma, el botón que permite ingresar una función y la línea de entrada. El asistente de funciones, contiene un cuadro de diálogo, desde él se puede seleccionar una de las funciones que incorpora el utilitario. Ésto es muy útil dado que también, se muestra una pequeña ayuda de cómo utlizarla (tipo de datos que utiliza, tipo de dato que devuelve, etc.) El botón suma, inserta una fórmula en la celda activa que acumula los totales de las celdas contiguas. El botón de funciones, inserta el signo “=” en la celda activa y se habilita la línea de entrada para introducir la fórmula. Cuando se ingresa un dato a una celda, los botones suma e igual cambian una vez que se da la orden de cancelar o aceptar . El contenido de la celda seleccionada (dato, fórmula o función) se edita tanto en la línea de entrada, como en la barra de fórmula. Se puede editar el contenido de la celda activa en la línea de entrada o lo puede hacer directamente desde la celda. Para editar dentro del área de la línea de entrada, hacer clic sobre ésta área y desde ahí, introducir los cambios. Lo mismo con la celda pero deberá posicionarse y hacer doble clic sobre dicha celda para editar su contenido para proceder a su modificación.
Celdas individuales Dentro de la sección principal del área de trabajo, se ubican las celdas que son la intersección de una fila y de una columna, que en su conjunto, conforman una grilla. En el extremo de las columnas y de las filas, se encuentran unas series de cuadros grises conteniendo letras y números respectivamente. Éstos identifican a los encabezados que mediante una combinación de columna y fila se fija la posición de una celda en la grilla.
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Las columnas se inician con la letra A y la fila con el número 1. Ésto puede ser desactivado desde el menú Ver → Títulos de filas/columnas. La columna y fila que referencian a una celda, aparecen en el cuadro cuadro de nombres.
Solapa de hojas Al pie de la grilla conformada por las celdas, se encuentran las solapas que identifican a las distintas hojas que conforman el libro. La hoja que está activa, tiene por defecto el color blanco en su solapa. Es posible también seleccionar a varias hojas al mismo momento, para ello se debe mantener presionada la tecla Ctrl mientras se hace clic sobre las solapas que se necesitan.
Empezando a trabajar con una hoja de cálculo nueva Se puede abrir una nueva planilla de cálculo hecha por otro componente de OOo que esté usando al mismo momento. Por ejemplo, una nueva hoja de cálculo se puede abrir desde el Writer o Draw. •
Desde el menú, hacer Archivo → Nuevo → Hoja de cálculo.
•
Desde la barra de herramienta estándar hacer clic sobre el botón . Si se desea otro tipo de documento (documento de texto, hoja de cálculo, presentación, etc.) hacer clic en el triangulito negro dado que por defecto, se creará un documento del tipo del que se está utilizando en ese momento.
•
Si se tiene alguna plantilla habilitada, podrá hacer Archivo → Nuevo → Plantilla y documento y seleccionar la plantilla que se ajuste a las necesidades del momento.
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Abriendo una hoja de cálculo Un documento también puede ser abierto sin importar en que componente de OOo se esté trabajando. •
Desde el menú Archivo → Abrir.
•
Desde la barra de herramientas estándar hacer clic en el botón
•
Desde el teclado hacer Ctrl + O.
.
También es posible abrir una hoja de cálculo sobre la que recientemente se utilizó utilizando la opción de Documentos recientes desde el menú Archivo. Se dispondrá de una lista con los diez últimos documento abiertos.
Grabando la hoja de cálculo Las planillas de cálculos se pueden grabar de tres maneras diferentes. •
Desde el menú Archivo → Grabar.
•
Desde la barra de herramientas seleccionar el botón
•
Desde el teclado, hacer Crtl + S.
.
Si la planilla no fue previamente guardada, cada una de las acciones anteriores abrirá el cuadro de diálogo correspondiente a Guardar Como. Desde aquí, se puede especificar el nombre y el directorio donde se localizará.
Si la planilla de cálculo fué previamente guardada, al darle la orden de grabar, se reescribirá la copia existente sin abrir el cuadro de diálogo Guardar como. Si se desea guardar el archivo en una ruta distinta o con un nombre diferente, se debe seleccionar Archivo → Guardar Como.
Formas de acceder a una celda
•
El mouse: posicionar el puntero del mouse sobre la celda y hacer clic.
•
Utilizar la referencia a la celda: desde el cuadro de nombres, seleccionar el nombre de la celda que se necesita localizar o bien, tipear la referencia de la celda y presionar Enter.
•
Mediante el navegador: en la barra de herramienta estándar, seleccionar el ícono del Navegador para mostrar las opciones (o al presionar F5). Desde allí, tipear la columna y la fila correspondiente a la referencia que buscamos.
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De celda a celda En la hoja de cálculo, cuando se selecciona una celda o un grupo de ellas, normalmente tienen un borde negro oscuro que indica dónde se localiza la selección.
Para recorrer la planilla Teclas Tab y Enter • Presionar Enter o Mayúsc + Enter para desplazarse a una posición superior o inferior respectivamente. •
Presionar Tab o Mayúsc + Tab para desplazarse hacia la derecha o la izquierda respectivamente.
Teclas de dirección Mediante las teclas de dirección del teclado, se puede recorrer la grilla, en la dirección de las flechas. Teclas Home, End, Page Up y Page Down • Inicio posiciona al inicio de la fila. •
Fin posiciona a la columna mas alejada a la derecha, que contiene un dato.
•
AvPág permite desplazarse una página más abajo y Repág hace lo mismo pero para arriba.
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•
Mediante la combinación Crl y Alt con Inicio, Fin, AvPág, Repág y las teclas de dirección se moverá el foco de la celda activa de otras maneras.
Mediante la combinación Alt + tecla de dirección al momento de estar posicionado en una celda, se podrá cambiar el tamaño de la misma ya sea su ancho de columna o su alto de fila.
De hoja en hoja Cada hoja que compone una planilla de cálculo es independiente de la otra dado que pueden ser referenciados cada uno de sus componentes mediante referencias. Existen tres maneras diferentes de seleccionarlas: Mediante el teclado Presionando Crtl + AvPág se podrá cambiar a la hoja a la derecha y presionando Crtl + Repág se podrá ir hacia la hoja de la izquierda. Mediante el mouse Al hacer un clic en solapa correspondiente. Si se tiene muchas hojas, sus solapas no estarán visibles porque estaran escondidas detrás de la barra de desplazamiento al pie de la pantalla, para hacerlas visibles se utilizan los cuatro botones de desplazamiento al pie de la página.
Mueve a la primer hoja Mueve a la izquierda inmediata Mueve a la derecha inmediata Mueve a la última hoja Solapas del libro
Observar que las páginas no necesariamente están enumeradas en orden, el mismo es arbitrario por lo que el usuario puede modificar ingresando el nombre que le sea mas representativo.
Seleccionar ítems en una hoja Seleccionar una celda Una celda puede ser seleccionada de muchas maneras.: 1. Una celda en particular: haciendo clic con el botón izquierdo del mouse. Se puede verificar dicha selección observando en el cuadro de nombres.
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2. Un rango contiguo de celdas: se puede hacer mediante el teclado o el mouse. Para seleccionar una rango de celdas se deberá arrastrar el mouse de la siguiente manera: •
Hacer clic en una celda.
•
Mantener presionado el botón izquierdo del mouse.
•
Mover al mouse por la pantalla.
•
Una vez que alcanzamos la selección buscada, soltar el botón del mouse.
Un rango contiguo pero sin arrastrar al mouse: •
Hacer clic en una celda la cual será una esquina del rango.
•
Mover el mouse hacia la esquina opuesta del rango.
•
Mantener presionada la tecla Mayúsc y hacer clic.
Para seleccionar un rango sin utilizar el mouse: •
Seleccionar la celda que será una esquina del rango.
•
Mientras se mantiene presionada la tecla Mayúsc, usar la tecla de dirección para seleccionar al resto de las celdas..
3. Un rango no contiguo de celdas: •
Seleccionar la celda o rango de celdas usando uno de los métodos anteriores.
•
Mover el puntero del mouse al inicio del próximo rango o celda en particular.
•
Mantener presionado la tecla Crtl y hacer clic para seleccionar al rango.
•
Repetir si es necesario.
También se puede seleccionar directamente a las celdas mediante el cuadro de nombres: para seleccionar un rango de celdas, ingresar la referencia del extremo superior izquierdo del rango seguida por doble punto “:” luego, ingresar la referencia de la celda que se encuentra en el extremo inferior derecho y Enter. Por ejemplo, para seleccionar el rango que va desde A3 a C6, se deberá ingresar A3:C6 y luego Enter.
Seleccionar columnas y filas Las filas y las columnas en su totalidad, pueden ser seleccionadas de manera rápida en OOo. Una columna o fila Para seleccionar una sola columna, deberá hacer clic sobre la letra que representa a la misma y para la fila, se deberá hacer lo mismo pero sobre el número que lo representa.
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Varias columnas o filas Para seleccionar a varias columnas o filas contiguas: 1. Hacer clic a la primer columna/fila del grupo. 2. Mantener presionada la tecla mayúsc. 3. Hacer clic a la última columna/fila para conformar el rango. Para seleccionar varias columnas o filas no contiguas 1. Hacer clic en la primer columna/fila del grupo. 2.
Mantener presionada la tecla Crtl.
3.
Hacer clic sobre las columnas/filas necesarias sin soltar la tecla Crtl.
Para seleccionar la hoja completa Para ello, se deberá hacer clic sobre el pequeño recuadro entre los títulos de la columna A y la fila 1. También se puede hacer desde el teclado, con la combinación de las teclas Crtl + A.
Seleccionando hojas del libro Es posible seleccionar una o varias hojas. Podría llegar a ser muy ventajosa ésta última alternativa dado que permitirá introducir cambios al mismo tiempo a todas ellas.
Con una hoja Hacer clic sobre la solapa de la hoja que necesitamos, la cual cambiará al color blanco al quedar activa.
Multiples hojas contiguas Para seleccionarlas: 1. Hacer clic en la primer solapa de la primer hoja a seleccionar. 2. Mover el puntero del mouse sobre la solapa de la última hoja, mantener presionada la tecla Shift y hacer clic sobre la solapa de la útlima hoja. Todas las solapas cambiarán al color blanco (quedarán activas) así que cualquier acción que realicemos, afectarán a dichas hojas.
Multiples hojas no contiguas Para seleccionar a varias hojas pero que no están conjuntas:
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1. Hacer clic sobre la solapa de la primer hoja que se necesita. 2. Mover el puntero del mouse sobre la segunda solapa, mantener presionada la tecla Crtl y hacer clic sobre las otras solapas no adyacentes. Se verificará la selección, mediante el color blanco que adquieren todas aquellas solapas seleccionadas.
Todas las hojas Hacer clic el botón derecho del mouse sobre alguna de las solapas y seleccionar la opción Seleccionar todas:
Trabajar con columnas y filas Insertar columnas/filas Ambos pueden ser insertados siguiendo varios caminos: 1.
Mediante el menú Insertar: 1. Seleccionar la columna o fila donde desea que aparezca la nueva. 2. Seleccionar desde el menú Insertar → Columna o Insertar → Fila.
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Al insertar una nueva columna, la misma se localizará a la izquierda de la seleccionada. Y para insertar una fila, la misma aparecerá sobre la que previamente se seleccionó. 2.
Mediante el mouse: 1. Seleccionar la columna/fila donde desea se inserte la nueva. 2. Hacer clikc al botón derecho del mouse sobre el título de la columna/fila y seleccionar del menú desplegable el elemento que se desea agregar.
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Si se desea insertar varias columna/filas en una sola vez, se deberá hacer clic sobre el título de la columna/fila con el botón izquierdo del mouse y arrastrar hasta seleccionar todas las que se necesiten.
Borrar columnas/filas Ambas pueden ser eliminadas de manera individual o grupal. De manera individual La única manera de eliminar a las columnas/filas es mediante el mouse: 1. Seleccionar la columna o fila que se desea borrar. 2. Hacer clic al botón derecho del mouse sobre el título de la columna/fila. 3. Desde el menú contextual, seleccionar la acción a llevarse a cabo
Varias a la vez Es posible borrarlas en un solo paso: 1. Seleccionar el título de la columna/fila manteniendo presionando el botón izquierdo del mouse y arrastrar por sobre todos aquellos que querramos. 2. Proceder a borrar de la misma manera como se hizo en el caso anterior.
Trabajando con las hojas Como en el caso de cualquier planilla de cálculo, las hojas del libro pueden ser agregadas, borradas y renombradas.
Para insertar Hay varias maneras de insertar una nueva hoja. Ante todo, lo que se deberá hacer es seleccionar las hojas junto a la cual, se insertará la nueva. Luego, seguir algunas de las siguientes alternativas: 1. Hacer clic en el menú Insertar → Hoja... o 2. Hacer clic en el botón derecho del mouse sobre la solapa y seleccionar Insertar hoja... o 3. Hacer clic en el espacio en blanco al final de las solapas. Cada método, abrirá un cuadro de diálogo. Aquí se podrá seleccionar la posición de la nueva hoja, la cantidad que se desea agregar, etc.
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Para eliminar Es posible borrar las hojas de manera individual o grupal. Para el primer caso, se deberá hacer clic sobre la solapa correspondiente con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Eliminar hojas... del menú contextual. Cuando surja la necesidad de borrar varias hojas a la vez, primeramente deberá seleccionarlas haciendo clic sobre sus solapas con el botón izquierdo del mouse mientras se tiene presionada la tecla Crtl , luego , soltar ésta tecla y hacer clic al botón derecho del mouse y seleccionar Eliminar hojas....
Para renombrar Por defecto, las hojas tienen el nombre de hoja1, hoja2,etc. lo cual en un primer momento no traería muchos inconvenientes a la hora de buscar alguna información específica en alguna planilla. Para darle un nombre representativo a una hoja de cálculo se puede optar por: •
Ingresar el nombre en el cuadro de diálogo al momento de insertar una hoja nueva:
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•
Hacer doble clic sobre la solapa correspondiente, se abrirá un pequeño cuadro de diálogo para reingresar el nombre que se necesita dar:
•
Hacer clic sobre una solapa con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Cambiar nombre a la hoja.
Las vistas Fijar filas y columnas Fijar una fila o una columna permite seleccionar los datos que permanecerán visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rótulos de las filas y las columnas mientras se desplaza a lo largo y lo ancho de la planilla. En la siguiente imagen, se podrá apreciar que algunas filas y columnas se encuentran fijas mientras se está haciendo una consulta a una planilla muy extensa. Nótese que el orden normal en los títulos de filas y columnas no se cumplen debido a que se ha dejado fija a las filas 1,2,3,4 y 5 y a las columnas A y B. La separación se marca con una línea de trazo grueso. Es posible fijar tanto a filas o columnas por separado, como también una combinación de ellos.
Fijar una fila o columna • •
Hacer clic en el número de la fila a partir de dónde se desea fijar o la letra que identifica a la columna a partir de la cual se congelará. Ir al menú Ventana → Fijar. Una línea gruesa aparecerá indicando dónde se fijó.
Fijar filas y columnas • •
Hacer clic en la celda que haga de extremo superior izquierdo indicando que la fila superior a la misma y la columna a su izquierda, quedan fijos. Ir al menú Ventana → Fijar. Aparecerán dos líneas para demarcar los límites, tal cual se muestra en la siguiente imagen:
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Para deshabilitar lo anterior, se debe hacer Ventana → Fijar y se desmarcará la opción.
Dividir la ventana Otra manera de cambiar la vista, es dividiendo la ventana ya sea horizontalmente, verticalmente o ambos. Desde el menú, hacer Ventana → Dividir y aparecerán las líneas divisorias similares al anterior. Mediante ésta opción, es posible dividir hasta en cuatro partes a la hoja de cálculo lo que otorga mucha flexiblidad cuando se debe consultar varias partes de la misma en el momento de trabajar. Un ejemplo sería el caso de tener una gran hoja de cálculo y una de las celdas de la misma tiene un número que es usado en tres fórmulas en otras celdas. Así, mediante la división de la misma, se puede posicionar a la celda que contiene el valor en una sección y a las fórmulas que la contienen en las otras secciones. Entonces, al introducir un cambio al valor referenciado, se podrá observar el cambio que produce en los resultados que las fórmulas contienen.
Ingresar datos a una hoja de cálculo Ingresar números Seleccione la celda y tipee el número usando el teclado numérico. Si se desea introducir un número negativo, tipear el signo “-” delante de dicho número o encerrarlo entre paréntesis “()”. Por defecto, los datos de tipo numéricos se alinean a la derecha y los números negativos aparecen con el símbolo “-” que los anteceden.
Ingresar caracteres Seleccionar la celda y tipear el texto que desee. El mismo aparecerá alineado por defecto a la izquierda.
Ingresar números como caracteres Si se ingresa un número con el formato 01481, OOoCalc omitirá al 0. Pero, si se desea que dicho cero sea visible, como es en el caso de números de teléfonos cuando se precisa anteponer el código de área, se debe preceder al número con un apóstrofe '01481. Lo anterior hará que Calc interprete que dicho dato es un texto y no un número por lo que las fórmulas y las funciones tratarán a dicho dato como cualquier entrada de texto que al darse cuenta que se inicia con un cero, dicho dato tal como se alinea por defecto como texto es ignorado como tal y se asume que es un valor numérico.
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Cuando se ingresa el apóstrofe simple para permitir que el cero sea visible en la celda, desaparece al momento de hacer el Enter.
Ingresar datos de tipo fecha y hora Seleccionar la celda y tipear la fecha o la hora que necesita dar formato. Puede separar a dichos dígitos mediante los caracteres “/”, “-” o usar texto como ser “10 Oct 03”. OOoCalc reconoce una gran cantidad de formatos de datos. Se puede separar a los datos de tipo hora tal sería el caso de ingresar 10:43:45.
Imprimir los datos de una planilla Con OOoCalc se tiene disponible un importante soporte a la hora de imprimir datos. Se puede determinar qué datos imprimir y qué no, el orden de los mismos, su tamaño, si son determinadas filas o columnas únicamente, etc.
Imprimir una hoja de cálculo Se debe ir al menú Archivo → Imprimir y un cuadro de diálogo se abrirá para configurar los parámetros para la impresión. Por lo pronto, ofrece la posibilidad de imprimir todo el documento, determinadas hojas o grupos de celdas seleccionadas; el número de copias. Una vez elegidas las opciones, elegir Aceptar para iniciar la copia.
Imprimir los datos de una planilla Las opciones para imprirmir pueden ser establecidas para planilla activa o para todas las otras planillas que conforman el libro. Para el primero de los casos, en el cuadro de diálogo ir a Opciones... en el extremo inferior izquierdo de la ventana y se abrirá el siguiente cuadro:
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Pero para establecer de manera permanente para todos los documentos, se deberá ir al menú Herramientas → Opciones → OpenOffice.org Calc → Imprimir y aparecerá un cuadro de diálogo similar al anterior.
Seleccionar las hojas a imprimir Una o más hojas pueden ser seleccionadas para imprimir, ésto resulta muy útil si tiene un libro con muchas hojas pero necesita solamente parte del mismo. Un ejemplo sería si se tuviese un libro que en cada hoja se lleva contabilizado los gastos mes a mes y si solamente precisa imprimir los datos que corresponden al mes de noviembre se deberá hacer: 1.
Seleccionar la hoja que corresponde al mes de noviembre (en caso de ser mas de una hoja, se deben selccionar mientras se tiene presionada la tecla Crtl).
2.
Desde el menú, hacer Archivo → Imprimir y hacer clic en el botón Opciones...
3.
Marcar la opción que dice Imprimir – Hojas seleccionadas e ir al botón Aceptar.
El botón Opciones es diferente al de Propiedades dado que éste último se utiliza para configurar a la impresora.
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Detalles a imprimir, orden y escala Detalles En OooCalc es posible especificar que detalles imprimir y cuales no. Esos detalles incluyen: •
Títulos de las filas o columnas.
•
La grilla de la hoja.
•
Notas.
•
Objetos y gráficos.
•
Diagramas.
•
Objetos de dibujo.
•
Fórmulas.
Para seleccionarlos, se deberá hacer: 1.
Seleccionar Formato → Página y luego marcar la solapa que dice Página.
2.
En el área donde dice Imprimir, marcar cuales son los detalles que se desea activar y luego ir a Aceptar.
Aunque los detalles a ajustar para la impresión están incluidos dentro de las propiedades de la hoja, también son parte de las propiedades del Estilo de hoja. Por consiguiente, varios estilos de páginas pueden configurarse y rápidamente cambiar las propiedades de impresión de una hoja de cálculo.
Orden de página Se refiere al orden de la información en que se imprimirán las páginas según los datos localizados en las hojas del libro. Ésto es muy útil cuando se trabaja con un documento muy grande. Por ejemplo si se controla el orden de impresión puede ahorar tiempo si se Intercala el material de impresión.
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Desde el menú principal, ir a Formato → Página donde se abrirá un cuadro de diálogo donde se debe hacer click en la solapa Hoja. Es posible determinar si se desea imprimir por columnas, es decir, el orden sería en primer lugar la primer columna, luego la segunda y así sucesivamente, y también es posible determinar si se desea imprimir fila por fila. Ésto es posible verlo mediante el gráfico que se encuentra dentro de dicho menú mostrando el sentido de la impresión a través de una flecha.
Escala Es posible cambiar el Modo de escala también dentro del menú anterior lo que permite controlar el número de páginas donde se imprimirá. Así, si los datos son muy numerosos es posible modificar el tamaño para ajustar la información en la impresión. •
Reducir/Ampliar impresión: permite modificar la escala de la impresión en el tamaño, así, por jemplo si una hoja normalmente se imprime en cuatro páginas, una escala al 50% podría permitir que se imprima en una sola página.
•
Ajustar intervalos de impresión a lo ancho/alto: define cuan ancho/alto saldrá la impresión en las páginas.
•
Ajustar intervalos de impresión en números de página: permite definir exactamente cuántas páginas de impresión se obtendrán independientemente si se imprime toda la información de la hoja.
Ajustando el rango de impresión Se verá algunas de las funciones que permiten ajustar que porción de la hoja de cálculo se imprimirá.
Imprimir determinadas filas o columnas en cada página Si una planilla se imprimirá en varias hojas, es posible determinar que filas o columnas podrían repetirse en cada una de las páginas. Por ejemplo: si se necesita que una o dos filas aparezcan así como la columna A en cada una de las páginas de la serie a imprimir, se deberá hacer: 1.
Desde el menú principal hacer Formato → Imprimir rangos → Editar...
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2. Aparecerá un cuadro de diálogo que nos permitirá editar los rangos de impresión. Hacer click donde dice Fila que repetir y en la lista desplegable, seleccionar el que dice Definida por el usuario. 3. En el cuadro de texto del centro, ingresar las filas que se van a repetir. Por ejemplo, para repetir la fila 1 y 2, ingresar $1:$2 (alternativamente puede hacer click primeramente en la fila 1 y arrastrar hasta la fila 2). 4. Las columnas también pueden definirse para que se repitan en las impresiones. Se deberá cambiar la opción que aparece para Columna a repetir para que aparezca Definida por el usuario. 5. En el cuadro de texto del centro, ingresar las columnas tal como se hizo con las filas, así, por ejemplo, si se desea que se repita la columna A, se deberá ingresar $A (alternativamente se podría hacer click sobre la celda A1). 6. Aceptar.
Definir el rango a imprimir Por defecto, si no se define el rango a imprimir, quedará definida como tal, a toda la hoja. Opcionalmente, se puede definir un rango lo cual es muy útil cuando se trata de una hoja muy grande donde solamente un rango necesita ser impreso. Para ello, se deberá: 1.
Seleccionar el rango de celdas que conformará el rango a imprimir.
2.
Desde el menú principal ir a Formato → Imprimir rangos → Definir y rápidamente definirá el rango que se estaba buscando con una línea que lo delimitará.
Es posible chequear el rango que está activo haciendo Archivo → Vista preliminar para visualizar la “salida” de las celdas selccionadas en el paso anterior para ser impresas.
Agregando más rangos a la selección anterior Luego de definir un rango de impresión, es posible agregar más celdas lo que permitirá imprimir múltiples y no contiguas áreas de la misma hoja sin tener que imprimir toda la información de la planilla. 1.
Una vez que ya tenga definida el rango de salida para imprimir deberá:
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2.
Seleccionar el rango de celdas que serán agregadas a la previa selección de rangos.
3.
Seleccionar desde el menú principal Formato → Impirmir rangos → Agregar.
El rango de impresión adicional se imprimirá en una hoja separada, aún si ambos rangos están en la misma planilla.
Eliminando un rango de impresión Puede que sea necesario, remover un rango previamente definido. Se deberá para ello, selccionar Formato → Imprimir rangos → Quitar, lo que eliminará a todos los rangos que se hayan definido previamente para dicha planilla.
Saltos de página El poder definir los rangos a imprimir, es muy útil a la hora de determinar los datos que serán incluidos en la impresión. También, en los casos en que se necesite insertar Saltos manuales para la presentación final del documento. A partir de una celda, es posible insertar un salto horizontal por encima de la misma, así como una vertical a la izquierda. Para insertarlas se debe: 1.
Hacer click en la celda a partir de la cual desea insertar el salto de página.
2.
Desde el menú hacer Insertar → Salto Manual.
3.
Seleleccionar Salto de fila o Salto de columna según la necesidad. Luego, aparecerá una línea para identificar los saltos que haya agregado.
Si debe insertar en Salto de fila, crea un salto de página debajo de la celda activa, por ejemplo, si la celda activa es la F15, el salto se hará antre las filas 14 y 15. Si debe insertar un Salto de columna, crea un salto de página a la izquierda de la celda activa, por ejemplo, si la celda activa es la H15, el salto se hará entre las columnas G y H.
Encabezados y pie de páginas Un Encabezado o un Pie de páginas, son textos que están previamente definidos y que se imprimen en el extremo superior o inferior de la hoja, dependiendo el caso. Puede ser configurado para una hoja o bien, definirlo en el estilo de la misma. Para insertar alguno de ellos, se deberá seleccionar la hoja donde incorporarlos ir a la opción del menú Formato → Página a continuación, se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente a Estilo de página. Desde allí, hacer click en la solapa que dice Encabezamiento (o Pie de página). También puede establecer los márgenes, los espacios, y la altura pero si desea que se ajusten automáticamente al papel, debe marcar el botón que dice Ajuste dinámico de la altura. Si se desea cambiar la apariencia del encabezado (o pie de página) deberá ir al botón Opciones y Editar.
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Un Encabezado o Pie de página en OooCalc, tiene tres columnas para los textos que se desea agregar, siendo cada uno de ellos independiente para insertar lo necesario. Para presonalizar esos contenidos, se deberá ir al botón Editar y así, ingresar lo que se necesite en cada uno de los tres cuadros de textos. Es posible también incluir en ellos, otros elementos como ser el nombre de un campo, número de página, fecha, etc.
Cómo operar en una planilla de cálculo Primeros pasos Una hoja de cálculo es una tabla donde cada celda puede contener alguno de los siguientes tipos de datos: • • •
Texto Valores numéricos Fórmulas
Texto es toda secuencia de caracteres que no es ni un número ni una fórmula. Para introducir un número o una fórmula como texto (p. ej. un número de teléfono) hay que poner un apóstrofo al principio. Una fórmula es una expresión que empieza con el signo = y contiene operadores, funciones, valores literales numéricos o textuales o referencias a otras celdas. Para hacer referencia a una celda hay que identificarla por la letra de la columna y el número de la fila, p.e. C2 hace referencia a la celda que está en la intersección de la tercera columna y la segunda fila. Para hacer referencia a todas las celdas de un área rectangular, se indican la primera y la última celdas separadas por dos puntos, p. ej. B2:C6.
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Son ejemplos de fórmulas: Fórmula =B5
Notas Traslada a la celda donde se encuentre los datos o el resultado de la fórmula de la celda B5 =A1+A2-A3 Suma los valores numéricos de las celdas A1 y A2 y resta el valor numérico de la celda A3 =(2*B3)/B4 El asterisco es el operador de multiplicación y la barra inclinada el operador de división =SUMA(D5:D10) Suma los valores numéricos de todas las celdas desde D5 a D10, ambas inclusive
SUMA es una función. Para conocer todas las funciones disponibles consulta el tema de ayuda Lista de categorías y funciones en la página inicial de ayuda. También se puede usar el piloto automático de fórmulas para seleccionarlas (menú Insertar → Función). Para tener una idea práctica de cómo funciona una hoja de cálculo:
1. Descargar el documento cuentas-dpto.ods y guardarlo en su carpeta personal.
2. Abrirlo. La información que contiene, se refiere a las cuentas de un Departamento de Lengua Inglesa ficticio correspondientes al año 2003. 3. Introducir las fórmulas para el cálculo del saldo: 1. En la celda E5 escribir la fórmula =C5+D5. 2. En la celda E6 escribir la fórmula =E5+C6-D6. 3. Seleccionar las celdas E6:E11 y ejecutar Editar → Rellenar → Abajo: la fórmula de la celda E6 se copia en las celdas inferiores ajustándose las referencias de las celdas. 4. Por último, formatear las celdas de las columnas C, D y E con formato de moneda: 1. Pulsar sobre el encabezamiento de la columna C y arrastrar el puntero del ratón hasta la columna E. 2. Seleccionar Formato → Celda para abrir el cuadro de diálogo Formateado de celdas. 3. En la ficha Números seleccionar Categoría Moneda y pulsar Aceptar.
Referencias relativas y absolutas En la hoja anterior se pudo comprobar que las referencias a las celdas se ajustaban al copiar las fórmulas: este tipo de referencias se llaman referencias relativas, y son las más corrientes. Sin embargo, en ocasiones interesará usar referencias absolutas, es decir, referencias que no se ajustan al copiar una fórmula de una celda a otra: para ello, se debe colocar el carácter $ delante de la referencia a la columna, a la fila, o a ambas, según interese mantener fija la referencia a la columna, a la fila, o tanto a la columna como a la fila. Por ejemplo: Referencia relativa Referencia absoluta a la columna Referencia absoluta a la fila Referencia absoluta (a la columna y la fila)
B2 $B2 B$2 $B$2
En el ejercicio siguiente podrás comprobar la utilidad de las referencias absolutas:
1. Descarga el documento calificaciones.ods y guardarlo en su carpeta personal. 2. Abrirlo. Habrá una hoja que calcula la nota final correspondiente a un período académico en función de un máximo de cinco notas parciales y del peso que se asigna a cada una.
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3. Completar y formatear las celdas que definen el peso de cada nota: 1. En la celda I7 hay que sumar el peso de las calificaciones parciales para comprobar que es igual a 1 (100%): introduce la fórmula = SUMA(D7:H7). 2. Seleccionar las celdas D7:I7, ejecutar Formato → Celda y en la ficha Números del cuadro Formateado de celdas aplicar Categoría Porcentaje Decimales 0. 4. Completar las celdas de la calificación final: 1. En la celda I9 introducir la fórmula = D$7*D9 + E$7*E9+F$7*F9+G$7*G9+H$7*H9. Las referencias al peso de cada nota deben tener la fila absoluta para que sigan siendo correctas al copiarlas en las celdas inferiores. 2. Copiar la fórmula en las celdas inferiores. El método más cómodo y rápido consiste en poner el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda y, cuando se transforme en una cruz, pulsar el botón izquierdo y arrastrar el puntero hacia abajo delimitando el área de relleno. 5. Por último completar la estadística: 1. En la celda D44 introducir la fórmula = CONTAR.SI(D9:D43;">=5") para contar los aprobados. 2. En la celda D45 introducir la fórmula = CONTAR.SI(D9:D43;">=5") / CONTAR(D9:D43) para calcular el porcentaje de aprobados. 3. En la celda D46 introducir la fórmula = PROMEDIO(D9:D43) para calcular la media aritmética. 4. En la celda D47 introducir la fórmula = DESVEST(D9:D43) para calcular la desviación típica.
Caso 1: Filtros El siguiente caso es una adaptación de un ejemplo extraído de la revista PC Users. Copiar el siguiente cuadro en una hoja de cálculo y grabarlo con el nombre de Casos y en la solapa colocar el nombre de Filtros. El siguiente cuadro muestra como se distribuye la asistencia de un grupo de trabajadores. Cada celda indica el turno al que cada trabajador concurrió cada día de la semana durante una primer quincena de mes.
Se necesita obtener una lista de aquellos que hayan trabajado por la mañana, por lo menos un día. El procedimiento más sencillo y rápido para seleccionar registros (filas) de una base de datos según algún criterio de búsqueda consiste en usar los filtros automáticos. Para ello se deberá hacer: 1- Posicionarse sobre cualquier celda de la tabla. 2- Ir al menú Datos → Filtro → Filtro automático y a continuación, aparecerán en la tabla flechitas las cuales se llaman Filtros automáticos que funcionan como listas desplegables:
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Si se desea saber quiénes trabajaron el viernes por la noche: 1- Desplegar las opciones del filtro automático correspondientes al sábado. 2- Seleccionar Tarde. Inmediantamente, la tabla mostrará aquellos registros donde tienen el dato Tarde en la columna de sábado.
En el caso de necesitar saber quiénes trabajaron por la Mañana el domingo o el lunes o el martes o el miércoles o el jueves o el viernes o el sábado, se deberá utilizar el llamado Filtro especial. Ahora, se deberá desactivar el autofiltro haciendo desde el menú nuevamente Datos → Filtro → Filtro automático. Filtros especiales: son útiles a la hora de tener que resolver problemas más complejos. El criterio de selección para el último caso estaría formado por cinco criterios: que la columna domingo tenga el valor Mañana, que la columna lunes tenga el valor Mañana y así sucesivamente. Se deberá preparar el rango auxiliar como se ve en la figura siguiente. Se llama “rango de criterios” porque expresa los criterios de selección que se solicitan. La forma en que se los debe armar deberá respetar lo siguiente: •
• • •
En la primer fila se escriben los nombres del campo involucrados en cada criterio de selección, por lo que habrán tantas columnas como criterios; en éste caso serán siete. Debajo de cada nombre de columna se indica el valor que debe tener el campo para que satisfaga el criterio de selección; en éste caso, Mañana. Si éstos valores se escriben en la misma fila, se está exigiendo que los siete crierios se satisfagan simultáneamente. Si estos valores se escriben en distintas filas, igualmente será aceptable que se satisfaga por lo menos uno de los criterios.
Ahora, se deberá realizar la búsqueda: 1- Situarse en la tabla principal. 2- Hacer desde el menú Datos → Filtro → Filtro especial. Se verá en éste punto que toda la tabla será seleccionada y a continuación se solicitará el ingreso del o de los criterios:
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3- Al hacer clic en Aceptar, de manera automática, se mostrará el resultado que serán aquellos registros donde tienen el valor Mañana por lo menos en una de sus columnas:
Caso 2: Ordenando la lista En otra solapa del libro, cambie el nombre a Ordenación y copie el siguiente caso:
Se necesita ordenar la lista en función al cargo que cada empleado tiene de manera ascendente, para ello se debe posicionar en una de las celdas de dicha columna e ir a la barra de herramientas al botón para ordenar ascendentemente. Se logrará reacomodar todos los registros en función de dicho pedido.
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También comprobar para el caso de tener que presentar los datos ordenados en función al legajo de cada uno de ellos. En los casos de acumular los criterios de ordenación, se deberá recurrir al menú Datos → Ordenar... Para realizar el ejemplo anterior, vamos a ingresar una pequeña modificación a la lista: para el Legajo 1080, 1710 y 1517 cambiar los apellidos a Fuller. A continuación, se deberá ordenar por Apellido de forma ascendente y dentro del mismo por Nombre de manera descendente. Primeramente se debe situar en la lista, ir al menú Datos → Ordenar se abrirá un cuadro de diálogo donde se deberá completar con los criterios solicitados anteriormente y hacer clic en Aceptar. Como resultado se tendrá: Legajo Apellido 1800 Davos 1710 Fuller 1884 Fuller 1517 Fuller 1080 Fuller 1512 Larken 2020 Martin 1620 Smith 1000 Tuvio
Nombre Eliana Rogelio Marina Luana Juan Cruz Miguel César Susana Javier
Cargo Recepcionista de correo Director Vicepresidente Comercial Recepcionista Director Comercial Gerente de Ventas Representante de Ventas Asistente Comercial Representante de Ventas
Caso 3: Creación de un informe de ventas detallado mediante el uso de Ordenación y Subtotales. Copiar la siguiente lista en otra hoja llamada Subtotales:
Fecha Producto 18/06/10 Productos agrícolas 20/06/10 Productos agrícolas 21/06/10 Productos lácteos 22/06/10 Productos agrícolas 24/06/10 Productos lácteos 25/06/10 Grano 25/06/10 Grano 26/06/10 Grano 27/06/10 Productos lácteos 30/06/10 Productos agrícolas 01/07/10 Productos agrícolas 15/07/10 Grano
País Chile Paraguay Brasil Urugay Chile Venezuela Chile Paraguay El Salvador México Nicaragua Chile
Cantidad(en miles de pesos) $200,00 $1.200,00 $1.145,00 $850,00 $925,00 $1.080,00 $595,26 $1.245,00 $1.091,00 $410,00 $990,00 $595,26
El cuadro anterior, muestra la información recopilada de los pedidos según fueron generados. A partir de ésta información, es posible extraer las ventas totales por país y las ventas totales por productos de todos los países. 1- Se deberá agrupar los datos que se desea sumar mediante la instrucción Ordenar por la columna países de forma ascendente.
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Fecha Producto 21/06/10 Productos lácteos 18/06/10 Productos agrícolas 24/06/10 Productos lácteos 25/06/10 Grano 15/07/10 Grano 27/06/10 Productos lácteos 30/06/10 Productos agrícolas 01/07/10 Productos agrícolas 20/06/10 Productos agrícolas 26/06/10 Grano 22/06/10 Productos agrícolas 25/06/10 Grano
País Brasil Chile Chile Chile Chile El Salvador México Nicaragua Paraguay Paraguay Urugay Venezuela
Cantidad(en miles de pesos) $1.145,00 $200,00 $925,00 $595,26 $595,26 $1.091,00 $410,00 $990,00 $1.200,00 $1.245,00 $850,00 $1.080,00
2- Con los datos así agrupados, se podrá calcular las ventas totales de cada país en una única operación. Hacer clic en el menú Datos → Subtotales. En el cuadro de diálogo que se abre se deberá configurar para Agrupar por seleccionar País, en Calcular subtotales para en Cantidades(en miles de pesos) y Usar función Suma.
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3- El resultado obtenido será similar a la figura siguiente:
4- En caso de solamente necesitar los subtotales de cada país, sin importar el detalle de los productos exportados, se podrá “comprimir” la información anterior haciendo clic con el mouse sobre los símbolos “-” situados a la izquierda.
Caso 4: Uso del Piloto de Datos. Es posible contar con mayor cantidad de datos de los que se pueda resumir manualmente, por ejemplo, la información detallada de todos los pedidos de los productos de la empresa. Se necesita tener una “visión global” general de toda esa información que está asentada en una hoja de cálculo lo cual podría responder a preguntas como ¿que tal se venden los rubros? ¿quién vende más de cada rubro? A partir de los mismos datos, es posible crear dos resúmenes inmediatos para responder a los dos interrogantes anteriores. Copiar el siguiente cuadro en una hoja llamada PilotoDeDatos. Nombre Krutki, Carlos Krutki, Carlos Robles, Miguel Robles, Miguel Krutki, Carlos Rojas, Andrés Rojas, Andrés Robles, Miguel Cabañas, Juan Cabañas, Juan
Monto Fecha de pedido $1.200,00 10/01/09 $980,00 10/01/09 $789,00 10/01/09 $887,80 10/01/09 $580,90 11/01/09 $1.108,75 11/01/09 $960,20 15/01/09 $950,30 16/01/09 $100,90 16/01/09 $887,75 20/01/09
Rubro Librería Mercería Librería Bazar Mercería Librería Bazar Librería Bazar Librería
Luego, deberá seguir los siguientes pasos: 1- Posicionarse en una de las celdas de la tabla e ir al menú Datos → Piloto de datos.
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2- Con ayuda del mouse, seleccione cada uno de los cuadritos de Nombre, Monto, Fecha de... y Rubro y arrástrelo a la sección que permitirá diseñar la presentación de los datos en el informe final. Copiar siguiendo el siguiente esquema y presione Aceptar.
3- Los resultados obtenidos, mostrarán las ventas de cada rubro por representante de ventas. En el resultado final, se logra ver de manera tabulada a los vendedores, rubros y totales para cada uno de aquello:
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4- En caso de querer cambiar la tabla anterior, solamente precisará “arrastrar” los botones de campos grises: intercambie la posición de los botones “Nombre” y “Rubro” para ver los productos en filas y los representantes en columnas:
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Draw: el editor gráfico OpenOffice.org Draw es la herramienta del paquete ofimático OpenOffice.org pensada para crear gráficos vectoriales. Es el programa libre y está perfectamente integrado en el paquete OpenOffice.org. Así pues, una vez completado el dibujo, se lo puede exportar directamente a cualquier otra aplicación del paquete como, por ejemplo, OOo Writer o OOo Impress. OpenOffice.org Draw es una aplicación muy fácil de usar y muy útil para realizar desde dibujos sencillos hasta diseños más complicados; sus herramientas de dibujo también están disponibles en OpenOffice.org Impress para crear presentaciones.
La ventana de trabajo de Draw
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En la parte superior de la ventana se tiene a la Barra del título, que contiene el nombre del fichero y del programa, el ícono del programa a la izquierda y los íconos de control de la ventana a la derecha. La Barra de menú está situada a continuación de la barra del título. A continuación hay dos barras de herramientas: en este caso la Estándar y la de Línea y relleno. Cuando se tiene seleccionado un objeto de texto, la barra Línea y relleno se sustituye por la barra de Formato del texto. Se puede activar/desactivar las barras de herramientas que se desea desde el menú Ver → Barra de herramientas y escoger las barras necesarias que deseemos e, incluso, íconos individuales si se selecciona la opción Personalizar... El conjunto de herramientas que se dispone para crear gráficos se los tiene en la Barra de herramientas de dibujo. Se podrá encontrar al pie de la figura anterior y algunas de las tareas que se pueden hacer con ella son: de izquierda a derecha, Selección, Línea, Línea con flecha al final, Rectángulo, Elipse, Texto, Curva, Conector, Líneas y fl echas, Formas básicas, Formas de símbolos, Flechas de bloque, Diagramas de flujo, Llamadas, Estrellas, etc.
Herramientas de dibujo 1- Para dibujar una línea: •
Para dibujar una línea seleccionar el ícono correspondiente de la barra de herramientas de dibujo. Desplazar el cursor al área de dibujo y cuando se haya situado en el punto inicial, pulsar el botón izquierdo del mouse. A continuación, y sin soltar el botón, arrastrar el cursor hasta el punto final de la línea y finalmente soltar el botón izquierdo. Si al dibujar la línea se pulsa la tecla Shift se forzará a que la línea esté restringida a ángulos múltiplos de 45º. Si se quiere cambiar las propiedades de la línea, seleccionarla y pulsar el botón derecho del ratón. En el menú que aparecerá a continuación (menú contextual), escoger Línea y se podrá cambiar el color, el grosor, el estilo (invisible, continua, de puntos, etc.), las flechas de los extremos, etc.
2- Para dibujar un rectángulo: •
Seleccionar el ícono correspondiente de la barra de herramientas de dibujo. Desplazar el cursor al área de dibujo. Cuando se haya situado el cursor en el punto inicial, pulsar el botón izquierdo del mouse. A continuación, y sin soltar el botón, arrastrar el cursor hasta el punto final de la línea y finalmente soltar el botón izquierdo. Si al dibujar el rectángulo se pulsa la tecla Shift se forzará a que la figura dibujada sea un cuadrado.
3- Para dibujar una eclipse: •
Seleccionar el ícono correspondiente de la barra de herramientas de dibujo. Desplazar el cursor al área de dibujo. Cuando se haya situado el cursor en el punto inicial, se debe pulsar el botón izquierdo del mouse; a continuación, y sin soltar el botón, arrastrar el cursor hasta el punto final de la línea y finalmente soltar el botón izquierdo. Si al dibujar la elipse se pulsa la tecla Shift , se forzará a que la figura dibujada sea un círculo. Si se quiere cambiar las propiedades de la línea o el área de una figura, una vez seleccionada, pulsar el botón derecho del mouse y escoger la Línea o Área y se podrá cambiar las propiedades.
4- Para dibujar un cuadro de texto:
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•
Seleccionar el ícono correspondiente de la barra de herramientas de dibujo. Desplazar el cursor al área de dibujo. Cuando se haya situado el cursor en el punto inicial, pulsar el botón izquierdo del mouse y, a continuación y sin soltar el botón, arrastrar el cursor hasta el punto final de la línea. Finalmente soltar el botón izquierdo. Ahora ya se puede empezar a escribir el texto. Si al dibujar el cuadro de texto se pulsa la tecla Shift se forzará a que el cuadro de texto sea cuadrado.
La barra de colores Para visualizar la barra de colores, se deberá hacer desde el menú Ver → Barra de herramientas → Barra de colores y la barra completa se instalará al pie de la pantalla. Con esta nueva barra de herramientas se puede cambiar rápidamente los colores de los objetos que hay en los dibujo. El primer cuadro de la barra de colores corresponde a la transparencia (sin color). Sólo hay que seleccionar el objeto y después el color deseado y se verá cómo cambia el color del área del objeto. Muy sencillo.
La barra de opciones Si el primer botón de la siguiente Barra de opciones está activado, al volver a hacer clic sobre el objeto seleccionado, se activará el modo rotación.
Aparecerán así unos círculos rojos pequeños. Estos nuevos manejadores permiten hacer girar el objeto.Normalmente, cuando un objeto está seleccionado, los manejadores del objeto (cuadritos verdes) permiten hacer variar las medidas haciendo clic y arrastrando. Si el botón está activado, al volver a hacer clic sobre el objeto seleccionado, se pueden convertirlos en manejadores de rotación (círculos rojos pequeños). Estos nuevos manejadores permiten hacer girar el objeto.
El objeto puede variar en su tamaño.
El objeto está listo para que se lo rote.
Rotación del rectángulo.
La cuadrícula y las guías son unas herramientas muy útiles a la hora de dibujar con precisión. Si se quiere hacer aparecer o desaparecer la cuadrícula de puntos en pantalla, hacer clic en el botón correspondiente que dice Mostrar cuadrícula. En cambio, si se pulsa el botón de al lado, el que dice Mostrar guías se hará aparecer o desaparecer las guías del área de dibujo. Las guías son unas líneas auxiliares discontinuas verticales u horizontales que se puede situar en el área de dibujo para ayudar a colocar los objetos en el dibujo, pero que después no aparecen al imprimir al gráfico. Si se sitúa el cursor por encima de la regla horizontal, se hace hacemos clic con el botón izquierdo y sin soltarlo lo arrastramos al área de dibujo, vemos cómo aparece una fina línea discontinua horizontal que podemos mover por el área de dibujo donde queramos. Cuando se deja de pulsar el botón, la línea se quedará fija en la pantalla. El aspecto será algo similar a la siguiente figura:
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Para dibujar guías verticales se deberá hacer lo mismo pero con la regla vertical. Para retirar una guía, se acerca el cursor y cuando se vea que la flecha del mismo cambia de forma y se convierte en una línea con flechas en los dos extremos, hacer clic en la línea y se arrastra fuera del área de dibujo. De ésta manera, cada uno de los botones que componen ésta barra de herramientas, permite trabajar de una manera mas rápida y cómoda sobre los distintos objetos que se incluye en la hoja, así como también textos. También se cuenta con otras barras de herramientas para mejorar los trabajos que se desean realizar. Hasta aca una breve introducción a lo que OooDraw puede ofrecer pero se dejará para que el alumno explore ésta poderosa herramienta que permitirá elaborar trabajos de buena calidad. Para mayor información, ingresar al site que está en español desde la web del proyecto http://es.openoffice.org.
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Impress: el editor de presentaciones OpenOffice.org Impress es la aplicación del paquete ofimático OpenOffice.org (OOo) pensada para hacer presentaciones. Al abrir una presentación con Ooo Impress, el aspecto que presenta la pantalla inicial es el siguiente:
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Como se puede ver en la figura anterior, se distinguen las siguientes áreas: Barra de título: situada en la parte superior de la ventana:
Barra de menús: contiene las cabeceras de los distintos menús desplegables como Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Presentación, Ventana y Ayuda:
Además, se encuentran la barra de herramienta estándar y formato:
Cuadro de diapositiva: está situado al lado izquierdo, contiene las reproducciones en miniaturas de todas las diapositivas de la presentación. Es muy útil para moverse por las diapositivas de una presentación, borrar alguna o añadir otras nuevas. Cuadro de visualización: muestra el aspecto de la presentación. Mediante las pestañas situadas en la parte superior de este cuadro, se puede escoger entre los siguientes modos de visualización: Normal, Esquema, Notas, Documentos y Clasificador de diapositivas. Según el modo escogido, también varía un poco el aspecto general de la pantalla. Panel de tareas: permite acceder a Páginas maestras, Diseños, Animación personalizada y Transición de las diapositivas. Barra de herramienta dibujo: situada en la parte inferior del gráfico. Barra de estado: situada en la parte inferior del todo y contiene diferentes informaciones que varían según el contexto en que se encuentre. En este caso, la posición y el tamaño de un cuadro, el grado de ampliación, el número de diapositiva y el nombre de la página maestra escogida.
Definición de una presentación Los elementos básicos de una presentación son las diapositivas. Una presentación está formada por una secuencia de diapositivas. Los Diseños permiten escoger la estructura de una diapositiva. Por ejemplo, la primera dispositiva probablemente sólo tendrá el título de la presentación; la segunda, el título y un cuadro de texto con el índice de la presentación; la tercera, por ejemplo, el título, un cuadro de texto y un dibujo. La diapositiva maestra permite definir todos los detalles del aspecto de la presentación: tipo, tamaño, color, efectos de letra... del título, fondo de la diapositiva, etc. Si se ha diseñado a la presentación de esta manera, para cambiarle el estilo completamente sólo se tendrá que variar la diapositiva maestra. Es una cosa similar a utilizar los estilos al trabajar con el tratamiento de textos. Las diapositivas, además del título y el resto de elementos que forman parte de su estructura y definen su aspecto, contienen cuadros de texto, textos FontWork, gráficos (de mapa de bits o vectoriales), hiperenlaces, vídeos y sonido, tablas y diagramas de hoja de cálculo. Además, si se quiere que la presentación no sea tan sólo una mera secuencia de diapositivas estáticas, se
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puede añadir animaciones y transiciones entre diapositivas para obtener una presentación mucho más dinámica. Con las animaciones es posible hacer, por ejemplo, que en la diapositiva del índice los diferentes puntos vayan apareciendo uno tras otro automáticamente, o se puede insertar un vídeo en una diapositiva que se ponga en marcha al hacer clic en un botón. Es decir, se puede definir la secuencia de aparición y/o desaparición de los diferentes elementos de una diapositiva en función del tiempo o de ciertos eventos. Las transiciones permiten definir los cambios entre diapositivas con efectos como descubrimiento, desvanecimiento, damero, barras horizontales o verticales aleatorias. Usando las diferentes visualizaciones (Normal, Esquema, Notas, Documentos, Clasificador de diapositivas) se puede borrar, insertar y ordenar las diapositivas, añadir notas para la presentación. Si se tiene que diseñar gráficos específicos para ilustrar una presentación, OpenOffice.org tiene una herramienta específica para hacerlo, OpenOffice.org Draw, un potente y sofisticado programa de diseño de gráficos vectoriales. Para escribir fórmulas matemáticas, compuestos químicos, ecuaciones y otros, se dispone de Open Office.org Math.
Uso del asistente de presentación Cuando se ejecuta al OOo Impress, se abrirá por defecto siempre, un asistente el cual solicitará si se desea realizar una presentación vacía, mediante una plantilla o bien, abrir alguna presentación existente:
También se puede llamar al asistente de presentación desde el menú de OOo Impress, seleccionando Archivo → Asistentes → Presentación pero previo a éste paso, primeramente deberá descargar el archivo de imagenes impress-img.zip y guardarlo en su carpeta personal y a continuación, extraer los ficheros de imagen. Una vez que el asistente esté cargado, se deberá seguir los siguientes pasos para desarrollar una pequeña demostración de éste utilitario: 1- Seleccionar Presentación vacía y hacer clic en Siguiente.
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2- Ahora, se deberá escoger un Estilo para la diapositiva. Elegir Fondo de presentación y seleccionar Mar gracial, pulsar Siguiente.
3- En éste paso, se deberá definir la transición de la diapositiva. Hacer desplegar en menú contextual y seleccionar Persianas venecianas horizontales (se podrá observar en el cuadro de al lado la Previsualización donde mostrará la apariencia final que tendrá el efecto que se seleccione). En Velocidad elegir Media y en el Tipo de presentación marcar Predeterminado y pulsar Crear.
4- En la opción Diseño en el Panel de tareas, a la derecha de la pantalla, seleccionar el formato de diapositiva del título y tipear el nombre del título que tendrá la primer diapositiva. Haciendo clic con el botón izquierdo del mouse en la zona del título, se logrará editarlo y se deberá escribir “OpenOffice.org 3”.
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5- Se deberá guardar la presentación siguiendo los siguientes pasos: desde el menú hacer Archivo → Guardar como y escribir OOo.odp. También es posible siguiendo al atajo de las teclas rápidas Ctrl + Mayusculas + S. 6- Una vez terminada la primer diapositiva, insertar una nueva desde el menú Insertar → Diapositiva o bien haciendo clic sobre Cuadro de diapositiva con el botón derecho del mouse y seleccionando Nueva diapositiva. Lo anterior insertará una diapositiva vacía y se seleccionará la opción del estilo Título, texto y la apariencia cambiará. Como título ingresar “OpenOffice.org” y la parte donde dice Pulse para añadir texto, ingresar “ Es una suite ofimática de Software Libre basada en la suite StarOffice de la empresa Oracle con versiones para todos los sistemas operativos importantes. A continuación, una breve descripción de los programas que lo integran”. 7- De modo similar, insertar y completar para las restantes diapositivas de Calc, Draw, Impress, Math, Write y Base. Al momento de tener que ir insertando una nueva diapositiva para hacer una breve descripción de cada uno, se deberá seleccionar el estilo Título, Clipart, Texto. Con el cursor dentro del cuadro de texto, seleccionar para eliminar los picos y a continuación escribimos el texto. Después hacemos doble clic sobre el cuadro correspondiente al dibujo y seleccionamos un fichero gráfico para introducir el dibujo que queramos. Así, primeramente al elegir la imagen de Calc, se deberá complementar con “Hoja de cálculo”; para Writer “ Procesador de textos”; para Math “Editor de fórmulas”; Draw “Editor de dibujos y gráficos”; para Impress “Editor de presentaciones” y para Base “Administrador de bases de datos”. Una muestra para el primero de ellos sería: 8- Si se quiere poner animación personalizada o efectos de transición a las diapositivas, se deberá seleccionar dichas opciones en el Panel de tareas y completar las especificaciones que aparecen según la necesidad del usuario.
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9- Por último, guardar los cambios y pulsar F9 para iniciar la presentación. Si la presentación no se inicia con la primera diapositiva, abrir Herramientas → Opciones → openoffice.org Impress → General → En iniciar la presentación, desmarcar la opción siempre con la página actual.
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Base: la base de datos Introducción Hay una diferencia entre una fuente de datos o “data source” (que puede estar constituida por una hoja de cálculo o por una “lista de direcciones de correo" como la que se puede tener, cuando se utiliza un programa preferido para escribir mensajes electrónicos) y una base de datos o database desde donde se puede extraer y manipular datos de una manera más compleja.
Cabe aclarar que OpenOffice.org utiliza a ambos términos data source o database para referirse a lo mismo que podría ser tanto un archivo de tipo MySQL o dBase, una hoja de cálculo o bien, un archivo de texto conteniendo datos. Base, crea base de datos relacionales. Por ejemplo, consideremos una base de datos para una biblioteca. Se tendrá un campo con los nombres de los autores y otro con los nombres de los libros. Existirá obviamente una relación entre los autores con los libros que hayan escrito. La biblioteca podría contener también mas de un libro para el mismo autor. Esto es conocido como una relación del tipo uno-muchos. Considere un archivo de los empleados para la misma librería. Uno de sus campos contendrá el nombre de los mismos, mientras que otros contendrán el número del seguro social, así como otros datos relevantes a los trabajadores. La relación entre los nombres y el seguro social es de uno-uno: un número de seguro social por cada nombre. Una base de datos relacional está compuesta por objetos (tablas, consultas, formularios informes y macros), tablas conformadas por registros (filas) y campos (columnas). Las tablas son colecciones de datos con la misma estructura. Al entrar en OOo Base se encontrará con la ventana “Asistente para base de datos” que aparece en la siguiente figura donde se da a elegir entre crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente o conectar con una base de datos existente. Primeramente, se elegirá crear la base de datos que se usará en el resto del curso; por tanto, en este caso, se deberá elegir la primera opción, pero una vez que esté creada y se vuelva a entrar a OOo Base se tendrá que marcar la segunda opción y elegir la base de datos. La
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tercera opción (conexión con una base de datos existente) se refiere a la utilización de un archivo externo.
Si se ha elegido la opción de creación aparecerá una ventana como la siguiente donde, por un lado, se debe elegir entre registrar o no la base de datos y, por otro, entre abrir o no la base de datos para editarla y crear tablas usando el asistente.
Registrar la base de datos sirve para indicar a OpenOffice dónde localizar los datos y cómo se organizan. Es decir, se debe registrar la base de datos si se quiere que los datos que se guardan sean localizables desde otras aplicaciones de OOo; por ejemplo, si en OOo Writer se quiere mostrar una tabla con datos guardados en la base de datos se debe registrar antes. La opción Abrir la base de datos para editar es obligatoria tenerla marcada porque, si no, después de crear la base de datos se cerraría OOo Base. Por último, la opción Crear tablas usando el Asistente para tablas hay que marcarla si se quiere que un asistente de OOo Base ayude a crear la primer tabla al terminar la creación de la base de datos. Esta opción se la dejará desmarcada porque luego se verá qué es una tabla y cómo crearlas y, además, crear tablas usando el Asistente limita bastante las posibilidades de creación de las mismas. Para finalizar se debe elegir la carpeta donde se guardará la base de datos y el nombre de la misma. La base de datos que se creará se llamará Curso y se la guardará en la subcarpeta Mis Bases de Datos, que estará dentro de su carpeta personal. La casilla Ampliación automática
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de nombre de archivo, que aparece en la parte baja de la ventana, sirve para indicar que se añadirá o no al nombre de la base de datos la extensión que tienen los tipos de archivo de base de datos en formato OpenOffice (extensión .odb, Open Document Base, Base de datos en formato Open Document).
Entorno de OpenOffice Base Una vez que se tiene creada la base de datos o que se haya abierto una ya existente, aparecerá el entorno de trabajo de OOo Base que se divide en 3 zonas: 1. En la zona de la izquierda se puede elegir el tipo de objeto de la base de datos con el que se quiere trabajar. En una base de datos OOo hay cuatro tipos principales de objetos: tablas, consultas, formularios e informes. A medida que se avance, se irá viendo para qué sirve cada uno de los objetos mencionados, cómo crearlos y mantenerlos . 2. En la zona central están las tareas que se pueden realizar con el tipo de objeto seleccionado. Por ejemplo, en el caso de la figura siguiente, el tipo de objeto seleccionado son los formularios, y las tareas a realizar son las relacionadas con este tipo de objetos:
3. En la zona inferior, aparecen los objetos creados del tipo seleccionado. En éste caso, todavía aparece en blanco porque no se tiene creado ningún formulario.
Menú de OpenOffice Base Ménu Archivo: es similar a menús de este tipo de cualquier otra aplicación ofimática con opciones conocidas como ser el de crear Nuevo archivo, Abrir uno ya existente, Cerrar el archivo en uso, Guardar, Guardar como, etc. :
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Menú Editar : donde se encuentran opciones comunes a este tipo de menús como son Cortar, Copiar, Pegar, Pegado especial, Borrar, entre otras muchas según muestra la siguiente figura:
Menú Ver: en éste menú destacan la opción de elegir qué tipo de Objeto de la base de datos se quiere ver (Tablas, Consultas, Formularios o Informes), permite personalizar la Barra de herramientas, realizar una Vista Previa, acciones como Ordenar, entre otras:
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Menú Insertar: en este menú aparecen las tareas de creación de los distintos objetos en la forma más detallada. Así, se tendrá la vista diseño de Formularios, Informes, Consultas, etc. :
Menú Herramientas: en éste menú destaca la opción Relaciones que sirve para crear relaciones entre tablas que es indispensable a la hora de extraer información útil de las bases de datos, se tiene la opción de insertar Filtros, ejecutar comandos SQL, grabar y ejecutar Macros, etc. :
Menú Ventana: éste menú permite moverse entre los distintos documentos que se tengan abiertos en OOo:
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Menú Ayuda : en éste menú aparecen las distintas opciones de ayuda de OOo. De entre todas las opciones disponibles se destacan dos: por un lado la opción de Ayuda de OpenOffice.org que contiene una ayuda bastante extensa de todas las herramientas de OOo clasificada por contenidos y con la posibilidad de buscar ayuda recorriendo el índice de contenidos o en función de una palabra clave. Y, por otro lado, la opción de ¿Qué es esto? que permite que se muestre una pequeña información sobre el objeto que se tenga posicionado el cursor.
Creación de Tablas Este tema está dividido en tres partes: 1- Como se almacena la información en las tablas de una base de datos. 2- La creación de una tabla. 3- Edición de los datos de una tabla.
¿Qué es una tabla? Una base de datos es una colección de datos relacionados entre sí. Cada colección de datos relacionados se almacena en una tabla, donde dichas tablas guardan información sobre un grupo de elementos con las mismas características o atributos. Por ejemplo: en una base de datos se puede tener una tabla con información acerca de todos los libros donde se puede almacenar el título, nombre del autor, año de publicación, etc.; es decir, diferentes propiedades o atributos comunes a todos los libros Otro caso, podría ser que se cuenta con una tabla con toda la información de los contactos que alguien tiene. Los datos almacenados podrían ser nombre, apellidos, número del telefono particular, teléfono celular, dirección de correo electrónico,etc.
Nunca en una misma tabla se guardará información de elementos con propiedades distintas. Es decir, no se puede mezclar información en una única tabla de los libros y el de los contactos porque la información (los atributos de cada una de los elementos sobre los que se guarda la información) no es la misma. A continuación, se muestra una tabla elaborada con los datos de los libros:
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Cada uno de los atributos o propiedades de los elementos sobre los que se quiere guardar información son las columnas (campos) de la tabla, mientras que cada fila de la tabla representa un elemento real del que se guarda información. En la figura anterior, se tiene una tabla con libros donde se observa que las columnas representan propiedades de los elementos sobre los que se va a guardar información, en este caso libros, y cómo las filas son los registros que representan a cada uno de los libros concretos sobre los que se almacena información.
Creación de tablas Primeramente, Base solicitará mediante su Asistente para base de datos si se desea crear o abrir una base de datos ya existente. Se deberá marcar la opción Siguiente y luego Finalizar al pie de los cuadros de diálogo. En el cuadro de Guardar como, se deberá introducir el nombre a la base de datos, para éste caso, tipear Curso. Una vez que se está en la pantalla principal de Base, seleccionar el objeto Tabla de los íconos en la ventana izquierda y dentro de la que dice Tareas, pulsar sobre Crear tabla en vista diseño. A continuación aparecerá, una pantalla para definir las columnas (campos) que tendrá la tabla:
Por cada columna de la futura tabla, se deberá indicar el nombre, el tipo de datos y una breve descripción sobre lo que almacenará dicha columna. Se deberá definir la primer columna: situarse en la primer fila de la rejilla y en la columna Nombre del campo escribir Id_pelicula:
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Para pasar a elegir el Tipo de campo, se puede hacer de tres maneras: pulsando la tecla Enter, pulsando la tecla Tabulación o haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre dicha columna. Al situarse sobre dicha columna se verá que, por defecto, indica Texto[VARCHAR] como tipo de dato. Si se quiere cambiar de tipo de campo, se debe hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. En éste caso, para éste campo se eligirá uno de los de tipo numérico llamado Número[Numeric]. A continuación, en la columna Descripción, se aconseja que se introduzca un comentario acerca del campo que se acaba de insertar, para ayudar a recordar el tipo de dato que contendrá. Podría ingresar la leyenda “Identificador único para cada película introducida. Clave primaria”.
En la parte inferior de la figura anterior, se muestran algunas propiedades para el campo que se está creando Este primer campo introducido es el que identificará cada una de las películas que se introduzcan en la base de datos; es decir, va a servir para distinguir una película de otra unívocamente. Es imprescindible tener en la mayoría de las tablas de una base de datos un campo cuyo valor sirva unívocamente para diferenciar una fila de cualquier otra. Por ejemplo, si tenemos una tabla con los datos de contactos de amigos, se podría estar seguro de que, usando su número del Documento Nacional de Identidad, ninguno de ellos tendría el mismo valor en dicho campo. En cambio, el campo nombre para los amigos, aunque improbable, podría repetirse.
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En el caso de la tabla de las películas, a priori, no hay ningún campo acerca de una película que se pueda utilizar para diferenciar una de otra ya que, por ejemplo, se puede tener dos películas con el mismo título o dos películas con el mismo director o dos películas que se produjeron el mismo año. Para este tipo de tablas se suele definir un campo de tipo numérico (como se acaba de hacer con el Id_pelicula) que debe cumplir dos condiciones: la primera, es que ese campo siempre tiene que tomar un valor para cada fila de la tabla, y, la segunda, que dicho valor no puede repetirse en ninguna fila. Cuando un campo cumple estas dos propiedades (sin nulos y sin repetidos) se le llama Llave Primaria, Clave Primaria o simplemente Clave y toda tabla debe tener una. Para indicar que se quiere que el campo Id_pelicula sea la Llave Primaria se deberá hacer:
1- Situarse en la parte izquierda del campo:
2- Pulsar el botón derecho del ratón y aparecerá el menú contextual:
3- Seleccionar la opción Llave primaria:
4- El resultado tras definir el campo Id_pelicula como llave primaria sería:
Una vez insertado el primer campo continuar según el siguiente listado: •
Titulo, de tipo Texto
•
Director, de tipo Texto
•
Año, de tipo Fecha
•
Formato, de tipo Texto
•
Vista, de tipo Sí/No
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Quedando la tabla como aparece:
Una vez creados todos los campos con sus propiedades, se debe guardar la tabla. Para ello se deberá pulsar sobre el ícono en forma de disquete ubicado en la esquina superior izquierda:
A continuación aparecerá una ventana que pedirá que se introduzca el nombre de la tabla. En dicha ventana introducir el nombre Peliculas y pulsar el botón Aceptar. Si se ha seguido todos los pasos correctamente, la tabla Peliculas debe aparecer dentro del apartado Tablas en la parte inferior de la ventana principal de OOo Base.
Edición de datos Una vez que se tiene creada la tabla Peliculas se tendrá que aprender a editar filas de datos para modificar los datos de cada una de las películas. Se puede editar datos a través de lo que se conoce como hoja de datos, mediante una consulta SQL o a través de un formulario.
Inserción de datos Para insertar datos a través de la hoja de datos se debe situar en la pantalla principal de OOo Base en el apartado de Tablas y hacer doble click con el botón izquierdo del ratón sobre la tabla Peliculas o hacer un click con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Abrir; aparecerá entonces la pantalla de hoja de datos:
En primer lugar, se puede ver que aparecen las seis columnas definidas anteriormente y ninguna fila insertada (como es natural, pues se acaba de crear la tabla).
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Se puede ver también que la columna Vista aparece con un cuadrado. Este cuadrado indica que es un campo del tipo Sí/No y significa que no hay ninguna opción elegida por el momento. También se puede ver que al principio de la fila aparece una pequeña estrella amarilla, dicha estrella señala el lugar donde está la nueva fila a insertar, en éste caso, la primera película. Si se introduce una fila con todos los campos rellenos, se puede tener algo parecido a lo que aparece mas adelante. En dicha figura se puede ver un detalle sorprendente: el valor para el campo Año aparece con el día y el mes, no sólo con el año. Esto es debido a que se ha definido esta columna como de tipo Fecha y el formato por defecto para este tipo de campo es día/mes/año lo que obliga a incluir por tanto el día y el mes. Como se sabe el día exacto en el que se estrenó cada una de las películas, se va a indicar siempre el 1 de enero del año de producción de la película.
Si se continúa insertando filas, hay que hacer un recordatorio: anteriormente, se había definido que la columna Id_pelicula iba a ser la Llave Primaria; es decir, que los valores de este campo, no podían repetirse para ninguna fila. En la figura siguiente se plasma un intento de insertar una fila repitiendo valor para esta columna y se muestra cómo OOo Base devuelve un error:
Navegación, ordenación y filtrado de datos Se verá alguna de las diferentes opciones que ofrece la hoja de inserción de datos y que aparecen resaltadas en la figura siguiente. En la parte inferior de la ventana se puede ver la Barra de navegación entre registros. En esta barra se muestra la fila en la que se esta sobre el total de filas existentes, así como los botones, por este orden, para ir a la primera fila, a la anterior, a la siguiente, a la última o crear una nueva.
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: Botones para ordenación de los registros.
: Botones filtros de datos.
: Barra de navegación entre registros.
Dentro de las opciones de ordenación se tiene tres posibilidades: especificar los criterios de clasificación para visualizar los datos, ordenar de forma ascendente u ordenar de forma descendente en función de la columna elegida. Sobre estas dos últimas opciones se debe decir que simplemente hay que señalar sobre el nombre de la columna deseada y elegir si se quiere que ordene las filas de forma ascendente o de forma descendente. La primera opción, elegir los criterios de clasificación, es la más completa ya que ofrece la posibilidad de establecer hasta tres columnas diferentes para ordenar por prioridad las filas de manera que, si en la primera columna elegida se tenga los valores repetidos, se aplica el criterio de ordenación establecido para la segunda columna y, en caso de que en esta segunda columna ocurra alguna nueva repetición, se aplica el criterio de la tercera columna. Para entender mejor esta última opción se realizará un ejemplo: se desea ordenar las filas en primer lugar en función de la columna Formato de forma ascendente; en el caso de que se tenga valores repetidos para esta columna, se quiere que se aplique el orden alfabético de los nombres de los directores en el campo Director, y en caso de que el nombre del director aparezca repetido, que ordene de la película más reciente a la más antigua usando el campo Año. Es decir, los criterios de ordenación serían los que aparecen:
El resultado obtenido se muestra mas adelante y en él se puede ver cómo en primer lugar las filas aparecen ordenadas en orden alfabético en función del campo Formato; luego, como hay muchas filas con el mismo valor para esa columna, aplica el segundo criterio, el del nombre del director y, como se tiene todavía alguna repetición (el director Ridley Scott), los ordena descendente mente en función del año.
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Por último, las opciones de filtrado de datos permiten elegir de forma simple qué datos se quieren mostrar. Las cuatro opciones, por el orden en que aparecen los botones, son: •
Autofiltro: filtra las filas según el contenido del campo seleccionado (en la figura que sigue se muestra el resultado tras haber seleccionado Ridley Scott en campo Dirección).
•
Usar o no el filtro, es decir, conmuta entre las vistas con y sin filtro.
•
Filtro estándar: que permite establecer las opciones del filtro de forma parecida a como se establecían los criterios de ordenación.
•
Elimina filtro/orden: desactiva el filtro u criterio de ordenación previamente indicado de manera que se muestran todas las filas. La tercera opción, la que corresponde al llamado Filtro estándar, permite establecer varios criterio de filtrado, que se verá con un ejemplo: se desea mostrar aquellas películas que se tienen en DVD y que fueron realizadas en la década de los 80; es decir, entre el 1 de enero de 1980 y el 31 de diciembre de 1989. Las opciones para establecer este filtro junto con el resultado obtenido se muestran en la siguiente figura:
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Modificación y eliminación de datos Los datos de una base de datos normalmente no son estáticos, sino que pueden sufrir variaciones a lo largo del tiempo o incluso desaparecer por distintos motivos. Modificar y eliminar datos de las tablas es un proceso muy habitual y simple de realizar y que no debería entrañar ningún problema.
Para modificar el valor para algún campo de alguna fila en particular, situarse con el cursor en el valor a cambiar y reescribirlo. En el caso de los campos Sí/No, basta con marcar o desmarcar la casilla. Por ejemplo, la película En Busca del Arca Perdida al editarla en DVD resulta que han cambiado el título y ahora se titula Indiana Jones en Busca del Arca Perdida y no se ha dado cuenta al incluirla en la base de datos. Entonces, se deberá situar en el campo, modificar el título y guardar los cambios. Para borrar una fila entera, basta con situarse con el cursor al inicio de la fila y seleccionar eliminar fila. Por ejemplo, en el caso de que la película Rocky que tenía en VHS se ha estropeado y ya no se puede ver, entonces se deberá situar al inicio de esa fila, seleccionar y eliminar:
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Ejercicios propuestos: 1. Crear la tabla Películas según lo visto. 2. Insertar todos los datos tal como el ejemplo. 3. Mostrar sólo las películas vistas anteriores a 1990. 4. Crear una tabla llamada Interpretes con los siguientes campos: a. Id_interprete, de tipo entero. Llave Primaria. b. Apellidos, de tipo texto. c. Nombre, de tipo texto. d. Nacionalidad, de tipo texto. 5. Insertar las siguientes filas en la tabla anterior tal como se muestra en la siguiente figura:
6. Ordenar la tabla Interpretes por el campo Apellidos de manera ascendente y por el campo Nacionalidad de manera descendente.
Consultas simples El desarrollo de éste punto será primeramente conocer qué es una consulta y para qué se utiliza; luego se verá, cómo realizar una consulta básica utilizando el asistente. Por último, se vera cómo realizar una consulta sobre varias tablas combinando el asistente con el modo Diseño.
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Que son las consultas Las consultas son objetos que se utilizan para visualizar parte de la información contenida en las bases de datos desde una perspectiva más detallada y más adaptada a las necesidades concretas a una situación puntual, en contraposición al contenido total de las tablas de la base de datos. Se pueden realizar sobre una o varias tablas relacionadas y el resultado que devuelven se muestran también en forma de tabla. Las consultas son muy útiles a la hora de construir formularios y, sobre todo, informes. En OOo Base las consultas se pueden crear en Modo Diseño, utilizando el asistente o utilizando SQL. SQL es el lenguaje estándar de creación y manipulación de bases de datos pero su aprendizaje queda fuera de los objetivos de este curso, por lo que se aprenderá a realizar consultas primeramente de forma básica y luego, en modo diseño.
Creación de consultas sobre una tabla con el asistente A continuación, se creará una consulta que devuelva de la tabla Interpretes, que contenía intérpretes de distintas nacionalidades, el nombre, los apellidos y la nacionalidad de los que no son españoles. Para ello, teniendo seleccionada la sección Consultas, situarse sobre el apartado de tareas y elegir Usar el asistente para crear consulta. Aparecerá entonces la primera ventana del asistente donde se debe elegir qué campos mostrar, y seleccionar entonces los campos Nombre, Apellidos y Nacionalidad de la tabla Interpretes: Diseño de la tabla Interpretes :
Contenido de la tabla Interpretes:
Selección de campos a mostrar en la consulta:
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A continuación, se puede elegir si se quiere mostrar ordenados en función de los valores de uno o varios campos. Seleccionar que se ordenen alfabéticamente por los apellidos del intérprete:
En el siguiente paso se puede elegir si se quiere indicar uno o varios criterios de búsqueda; es decir, si se quiere que las filas que se muestren cumplan alguna condición en particular. Como en el caso visto el objetivo es mostrar sólo los intérpretes no españoles, se debe indicar que para el campo Nacionalidad no se desea aquellos que contengan el valor “Español” :
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A continuación, se puede elegir con qué nombre (alias), se mostrarán las cabeceras de las columnas de los campos que se han elegido al mostrar el resultado de la consulta. En este caso, como los nombres de los campos son bastante claros simplemente se debe quitar el nombre de la tabla que figura delante del nombre:
Para finalizar, en la última ventana (ver abajo) se muestra un resumen con todas las opciones elegidas y es donde se debe indicar el nombre con el cuál se guardará la consulta, en el caso que se tiene, Consulta_Interpretes. Además se puede elegir si al finalizar se quiere que se muestre el resultado o se abra la consulta en modo Diseño para afinar y detallar mejor la consulta. Se debera elegir aquel que muestre el resultado.
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Al ejecutarse la consulta, se podrá ver qué intérpretes se tienen almacenados que no sean españoles:
Una vez que se cierra la consulta, quedará almacenada en la sección consultas y así se podrá hacer uso de la misma en cualquier momento.
Creación de consultas sobre varias tablas combinando el asistente con el modo Diseño En la siguiente consulta, se mostrarán las películas junto con el nombre del género al que pertenecen. Gracias a esta consulta se empezará a comprobar el gran potencial que tiene guardar la información distribuida en varias tablas estableciendo relaciones entre ellas. Antes de seguir con el presente tema, se deberá realizar las siguientes actividades: 1- Agregar a la tabla Películas, el campo Género. Para ello, deberá: •
Seleccionar la tabla Películas.
•
Hacer clic con el botón derecho del mouse y del menú contextual seleccionar la opción Editar.
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•
Editar la última fila de la tabla que se muestra haciendo doble clic en ella, introducir: Género, de tipo Numérico.
•
Grabar los cambios y cerrar la ventana.
•
Para comprobar la modificación que se ha introducido, se deberá seleccionar con doble clic la tabla Películas y en la última columna, aparecerá el nuevo campo que por ahora, estará vacío.
2- Se procederá a cargar los datos adicionales según la figura siguiente:
3- Se deberá crear una mueva tabla a la cual se llamará Géneros e insertar los siguientes campos: •
Id_género, de tipo Número (definir como campo clave).
•
Nombre, de tipo Texto.
4- Editar la tabla anterior con doble clic y realizar la siguiente carga de datos:
Ahora, se proseguirá con la consulta: En primer lugar se deberá utilizar el asistente para conseguir un primer “borrador” de la consulta que se quiere realizar para, finalmente, acabar de concretarla en modo Diseño. Por tanto, se debe ir primeramente a la sección Tareas del tipo de objeto Consulta y elegir Usar el asistente para crear consulta. Ahora, en la ventana inicial del asistente, elegir los campos Titulo, Director, Año, Formato y Género de la tabla Peliculas:
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En la siguiente ventana se debe indicar que se desea que el resultado se ordene, en primer lugar, en función del campo Director, y, en caso de coincidir el director entre distintas películas, en función del campo Titulo.
En esta consulta no se ingresará ninguna condición para filtrar los datos, por lo que se deberá ir directamente a la ventana Alias, y se hará que el campo Titulo que no tenía tilde cuando se lo creó, ahora sí tenga. Además, al campo Año se le va a presentar como Fecha de estreno.
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Antes de finalizar con el asistente, en la ventana Información general del mismo, se deberá incluir el nombre de la consulta, que en este caso va a ser Consulta_Peliculas_Generos, y se deberá indicar que no se desea que muestre el resultado de la consulta, sino que se desea seguir trabajando con ella en modo Diseño. Para esto último se debe activar la casilla Modificar consulta en dicha ventana :
Así, aparecerá una ventana similar a la que sigue, que es la ventana que permite crear consultas en modo Diseño. En primer lugar, se podrá ver que la ventana aparece dividida en dos partes bien diferenciadas: una que contiene las tablas que se está utilizando en la consulta y otra con los campos que ya se había seleccionado en el asistente junto con una serie de opciones que se puede indicar para cada uno de ellos. Aparecerán los campos Titulo, Director, Año, Formato y Género junto con los alias que se indicó en el asistente y la opción de que se ordene la consulta en función del campo Director.
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El campo Titulo se ve dos veces. Esto se debe al orden en que se quiere que se muestren los campos: primero el campo Titulo, y luego el Director, y en el asistente se ha indicado que primero se quiere la ordenación en función del nombre del director, y, en caso de repetirse dicho nombre, ordenar por el título de la película. La única forma de indicar esto es poniendo de nuevo el campo Titulo detrás de los otros cuatro, indicando que se ordene de manera ascendente pero desmarcando la casilla Visible para que no aparezca dos veces este campo en el resultado de la consulta. Se ha visto entonces que en el modo Diseño aparecen los campos de Peliculas que se desean visualizar en la consulta, se deberá seleccionar el ícono Añadir tablas o bien desde el menú Insertar → Agregar tabla o consulta o simplemente, presionando F7 y elegir la tabla Generos, luego presionar Agregar y Cerrar. Se observará que existen ahora dos tablas pero aparentemente sin relación entre ellas. A continuación, ir al menú y seleccionar Insertar → Nueva Relación, lo que permitirá abrir el siguiente cuadro y completar según el mismo:
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Luego de unos segundos, estas dos tablas estarán relacionadas. Dicha relación está esquematizada en la siguiente figura donde muestra una línea que relaciona el campo Género (de tipo numérico) con el campo Id_género (de tipo numérico) :
¿Qué hubiera pasado si no se hubiera indicado una relación entre ambas tablas? Pues lo mismo que si hubiera intentado elegir los campos de ambas tablas directamente en el asistente, que la respuesta a la consulta hubiera sido que cada fila de la primera tabla aparecería unida a cada una de las filas de la otra tabla sin ningún criterio, es decir, en nuestro caso tendríamos 50 filas (resultado del producto cartesiano de 10 filas de Peliculas por 5 que tenemos en Generos) de las cuales 40 no significan nada. Para comprobar ésto último, vuelva a la pantalla anterior donde se dejó establecida la relación posiciónese con el puntero del mouse sobre la línea de unión entre las tablas y presione la tecla Supr. Ahora, grabe los cambios y cierre. Luego, edite con doble clic a la Consulta_Películas_Géneros y el resultado que será similar a la figura siguiente:
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Pero al haber establecido la relación, sólo se mostrará aquellas películas donde el valor para el campo por el que están relacionadas (Género e Id_género respectivamente) sea el mismo, es decir, que sólo muestra juntas las filas de ambas tablas que realmente están relacionadas.
La consulta anterior es equivalente a realizar una consulta a la tabla Películas en la cual no hubiera hecho falta insertar otra tabla ni tampoco establecer una relación. Lo que se hará a continuación, es optimizar esa consulta mejorando la presentación de los datos valiéndose de la relación. En la figura anterior, el campo Género está compuesto por números que nada dice en concreto a qué género pertenece cada película, por ello, se “tomará” la descripción de cada Género de la tabla Género. Se deberá editar la consulta anteriormente creada e insertar el campo Nombre de la tabla Género en la última columna según la figura siguiente:
Una vez elegido el campo, no olvidar comprobar que la opción Visible está marcada para que se muestre este campo en el resultado de la consulta. En la opción Alias del campo Nombre de la tabla Generos se podrá mostrar la palabra Género para que cualquier usuario entienda mejor lo que mostrará esta columna :
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Dentro del modo Diseño se puede comprobar si la consulta devuelve lo que se quiere sin necesidad de cerrar esta ventana y ejecutar la consulta desde el menú principal. Para ello, basta con seleccionar el ícono de ejecución de la consulta que se encuentra situado segundo desde la derecha en la fila de íconos superiores. Así, aparecerá entonces en la parte superior de la ventana el resultado de la consulta:
Se logra ver que el campo Género se visualiza con el código y con su descripción, por ello, se deberá desmarcar la tilde de Visible al campo Género de la tabla Películas, luego ejecutar la consulta nuevamente. Si está conforme con el resultado, guardar la consulta y podrá ver en la ventana principal que las dos consultas de esta unidad aparecen ya almacenadas. El resultado final obtenido será similar a la figura siguiente:
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Formularios básicos Se estudiará lo que es un formulario y para qué se lo utiliza así también el entorno de creación de los mismos y la forma de crear un formulario básico.
Formularios Los formularios son un tipo de objeto que van a permitir la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios. En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos; incluso puede tomar campos de diferentes tablas o consultas. Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.
Entorno de creación de un formulario Existen dos maneras: •
Creación de formularios en vista Diseño: seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente personalizado.
•
Usar el asistente para crear formulario: crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.
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Se elegirá crear formulario en la vista Diseño porque permite configurarlo con más detalles. Para ello, se debera ir a la sección Tareas dentro de formularios y pulsar sobre Crear formulario en vista Diseño. Aparece entonces la ventana de diseño de formularios:
Antes de empezar a diseñar el formulario, se necesita conocer los distintos tipos de controles con que se dispone y para qué sirven. Controles de formularios: toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados:
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•
Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.
•
Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e imagenes, independientemente de que estos existan en la tabla creada de antemano.
•
Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una expresión es una combinación de operadores (=,+,-,* y /), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario.
Los distintos campos de control se encuentran repartidos en las dos barras de herramientas que aparecen resaltadas en la imagen; por un lado, la barra Diseño de Formularios y, por otro, la barra Controles de formulario. Si esta última barra no aparece por cualquier motivo, se puede acceder a ella a través del menú Ver. Los campos de control más importantes son los siguientes: •
Modo Diseño: activa y desactiva el modo Diseño. Nos permite alternar entre el modo de Usuario (introducción de datos a través de los campos) y el modo Diseño (edición de los campos de control).
•
Navegador de formulario: muestra todos los formularios y subformularios del documento actual con sus respectivos campos de control.
•
Abrir en modo diseño: si está activo, el formulario siempre se abre en modo Diseño.
•
Casilla de verificación: para valores Sí/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.
•
Campo de texto: sirve para mostrar o introducir datos.
•
Campo formateado: es un cuadro de texto en el que se define el formato de las entradas y salidas, así como los valores limitadores que las afectan.
•
Botón de comando: inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones.
•
Campo de opción: permiten al usuario elegir entre diversas opciones.
•
Cuadro de lista: permite seleccionar un elemento de una lista.
•
Cuadro combinado: permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente.
•
Campo de visualización de texto: sirven para mostrar texto predefinido. También se le conoce como campo etiqueta.
•
Asistente: especifica si se debe o no activar el asistente al insertar un campo de control nuevo. Estos asistentes ayudan a introducir las propiedades de los cuadros de listas, los campos de control de tablas y otros campos de control.
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•
Cuadro de grupo: sirve para crear marcos donde agrupar campos de control.
•
Control de tablas: se utiliza para crear un campo de control con una tabla de la base de datos.
•
Fuente de datos: enumera las tablas y consultas de la base de datos desde las que estamos creando el fomulario y permite ver su contenido en la barra de herramientas. Es muy útil para conocer cuáles van a ser las tablas en las que se insertarán los datos a través del formulario que vamos a crear.
Creación de un formulario básico El fomulario que se creará en vista Diseño es uno para la tabla Interpretes que permitirá introducir los intérpretes de una película. En la ventana de edición de formularios indicar cómo se va a llamar el formulario y con qué tabla va a estar conectado. Para ello, pulsar sobre el ícono Navegador de formulario y hacer clic con el botón derecho sobre el campo Formulario, elegir la opción Nuevo y, dentro de ésta, Formulario.
Informes Los informes son documentos que se utilizan para presentar los datos de una forma más amigable. Es decir, su objetivo es recuperar información de la base de datos, igual que las consultas, pero con un formato que facilita su presentación e impresión en papel. Es más, los informes y las consultas suelen complementarse ya que los informes suelen construirse a partir de consultas almacenadas y no a partir de las tablas. Los informes en OOo Base 3.0 sólo se pueden crear utilizando el asistente y si se desea incluir información adicional a la que se presenta, es posible editar a dichos informes.
Creación de un Informe simple Primeramente, se deberá realizar las siguientes tareas para poder elaborar el informe. 1- Agregar el siguiente registro a la tabla Interpretes : •
Id_Interprete: 11
•
Apellidos: Stallone.
•
Nombre: Sylvester.
•
Nacionalidad: Estadounidense.
2-Agregar a la tabla Películas, el campo Intérprete de tipo Numérico. Guardar los cambios, Editar dicha tabla y completar ese último campo según la siguiente figura:
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3-Se deberá crear una consulta entre las tablas Películas, Géneros e Intérpretes. Cargar el asistente para consultas y seleccionar los siguientes campos de cada tabla: •
Películas: Título, Director e Interprete.
•
Géneros: Nombre.
•
Intérpretes: Apellido, Nombre y Nacionalidad.
Ordenar por Título de manera ascendente. Cambiar el Alias para el campo Género.Nombre y reemplazar por Nombre de Género. Una vez creada, guardarla como ConsultaTotal e ir al modo diseño. Desde allí, se deberá establecer las relaciones entre las tablas, por lo que aplicando lo que ya se ha visto anteriormente, representar la siguiente relación y no olvidar de guardar los cambios:
4-Para crear un informe, se deberá seleccionar la sección Informes, situarse sobre el apartado de Tareas y elegir Usar el asistente para crear crear informe. Se creará un informe que muestre un listado de las películas y los actores protagonistas. Cuando aparezca una ventana con la tabla y el listado de campos que contiene la misma, se deberá seleccionar los campos que se desean mostrar en el informe. Elegir ConsultaTotal y desde el listado de los campos disponibles, seleccionar a todos los campos de la consulta ConsultaTotal Titulo, Director, NombreGenero, Apellidos, Nombre y Nacionalidad.
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A continuación, se presentará la posibilidad de cambiar el nombre bajo el que se mostrarán los campos, es decir el tipo de etiquetaje que en éste caso, no hará falta. Presionar Siguiente. En la siguiente ventana, se presenta la posibilidad de agrupar los resultados en función de uno o varios campos aunque en ésta primera parte, se dejarán sin agrupar. Presionar Siguiente. Luego, cuando aparezca la Opción de ordenación, presionar Siguiente. Es posible, elegir diferentes opciones de diseño: por un lado, de presentación de los datos y, por otra, de los encabezados y pies de página; también se puede elegir si los datos se presentarán orientados vertical u horizontalmente para su impresión. Estas opciones que afectan al formato de la presentación de los datos son las únicas que se aconseja variar, si fuera necesario, a posteriori. Para este primer informe se deberá elegir la opción Predeterminado en ambos casos:
En la última ventana del asistente, se podrá elegir el título que tendrá el informe y una opción muy importante: si se quiere que el informe sea estático o dinámico. En el primer caso, los datos que mostrará siempre el informe serán los que tuviera la consulta realizada en el momento de la creación; es decir, una vez creado el informe, los datos que muestra siempre serán los mismos, mientras que en el segundo caso, cada vez que se llame al informe, los datos que se van a mostrar son aquellos que tuviera la base de datos en el momento de la llamada. Además en esta última ventana se puede indicar también si se quiere mostrar el contenido del informe o si se quiere modificarlo:
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Si se desea modificar el diseño, es posible mediante la opción Modificar diseño de informe en el menú anterior por lo que se cargará la siguiente ventana:
Se observa que OOo Base en la parte que corresponde al contenido de los campos incluye texto en latín. Este texto aparece sólo en modo Diseño y no aparece reflejado posteriormente en el informe. Sirve para facilitar una visión de cómo se va a mostrar el contenido de los campos en el informe final. Para finalizar, antes de ver el contenido del informe, se deberá incluir el título en negrita en el encabezamiento de la página y quitar el autor del mismo. Además, se deberá ensanchar el tamaño del campo Titulo para que el título no se muestre en varias líneas. Una vez guardado y cerrado el informe se podrá hacer uso de él en cualquier momento, bien para mostrarlo por pantalla o bien para imprimirlo. Un ejemplo de ejecución del informe con el contenido actual de las tablas actuales sería el siguiente que muestra un informe de películas y actores:
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Creación de informe agrupando por más de un campo En ésta sección, se realizará un informe donde se agruparán los resultados en función de varios campos. Se necesita un informe que permita visualizar el nombre y apellido de cada intérprete seguido de las películas que ha protagonizado. Además, para este informe se va a variar el diseño de la presentación de los datos. A continuación, se debe cargar el asistente y seleccionar los campos que mostrará el informe, que en este caso son Nombre, Apellidos, Titulo, Director, Año y NombreGenero de ConsultaTotal continuar hasta llegar a la ventana Agrupación. Ahora, en esta ventana se debe indicar que agrupe por los campos Nombre y Apellidos si se quiere que muestre agrupados los resultados en función de cada intérprete. La diferencia entre agrupar por un campo o más de uno radica en que, cuando se elige por más de un campo, los resultados se agrupan en función de las diferentes combinaciones de esos campos. Es decir, si se tuviera varios intérpretes con el mismo apellido (por ejemplo, “Kirk Douglas” y “Michael Douglas”) y, simplemente se agrupara por ese campo, aparecerían juntas todas las películas de aquellos intérpretes que se apellidan igual (se mostrarían las películas de ambos “Douglas” como de un único intérprete); pero, al incluir también en la agrupación el campo Nombre, se estará indicando que sólo se van a agrupar juntas las películas cuyo valor para ambos campos sea el mismo (aunque el valor “Douglas” en el campo Apellidos sea igual para ambos intérpretes, su valor para el campo Nombre es distinto por lo que diferencia entre las películas de padre e hijo).
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A continuación, ir directamente a la ventana Selección del diseño donde se deberá cambiar el diseño de los datos y el de la página. En cuanto a los datos, elegir la primera opción Azul y rojo -alineado a la izquierda y, en los encabezados y pies de página, elegir Mapamundi para que muestre de fondo en cada página del informe la imagen de un mapamundi:
Una vez que en la última ventana del asistente se indique que el informe será dinámico y que el título será Informe de intérpretes y películas aparecerá el diseño del informe tal y como se muestra en la figura siguiente:
Antes de finalizar, se modificará la cabecera del informe para que simplemente aparezca el título del mismo, también se deberá modificar el tamaño de los campos para evitar en lo posible que algún campo ocupe más de una línea :
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Una vez realizados los cambios mencionados y haberlos guardado, se podrá ejecutar el informe, una parte del mismo se muestra en la siguiente figura:
Ejercicios propuestos 1.Crear el informe “Informe de películas e intérpretes” . 2.Crear el informe “Informe de géneros y películas” . 3.Crear el informe “Informe de intérpretes y películas” .
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Algunas definiciones útiles: •
Base de datos: es una colección de información relevante.
•
Objeto: es un elemento de la base de datos como por ejemplo tablas, consultas, formularios y macros.
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Tabla: es una colección de datos con la misma estructura. Cada fila de la tabla constituye un registro.
•
Registro: está compuesto por un conjunto de campos.
•
Campo: tendrá un tipo que indica la clase de datos que puede almacenar.
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Vista de diseño: provee las herramientas para crear y/o editar un objeto del la Base de Datos.
•
Vista de una hoja de datos: permite actualizar, editar y borrar información de una tabla.
•
Nombre de Campos: este es el nombre que se usa para identificar el contenido del campo. Por ejemplo 'Apellido'.
•
Tipos de datos: es el tipo del valor que se introducirá en el campo. Texto – Es el tipo por defecto y es para procesar elementos alfanuméricos hasta un máximo de 255 caracteres. Memo – Un tipo de texto que puede contener hasta 64,000 caracteres. Números – Puede contener cualquier tipo de numero Fecha/Tiempo – Puede contener fechas, horas o una combinación de ambas Auto numero – Valor numérico que se actualiza automáticamente incrementalmente al generar un nuevo campo. Si/No – Es un valor booleano el cual funciona como positivo o negativo. TinyInteger, TinyText, Text Char etc.. son medidas de lo anterior Binario - es un valor de datos el cual puede ser un archivo.
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Propiedad de Campos: una forma para dar mas atributos al tipo de campo
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Tamaño del Campo: es usado para poner el numero de caracteres necesarios en forma de texto o numero del campo. El tamaño del campo es comúnmente de 50 caracteres, aunque puedes cambiar esto ya sea para conservar espacio en el disco o previene errores limitando el numero de caracteres que entraran en un registro. Hay también diferentes tipos de campos aquí mostramos algunos. Byte – enteros positivos entre 1 y 255. Enteros – enteros positivos o negativos entre 32,768 y 32,768 Enteros Largos – enteros mas largos entre 2 billones negativos y positivos. Sencillo – Un numero flotante sencillo y de precisión. Doble – Numero flotante doble y de precisión Decimal - Permite precisión y control de propiedad
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Formato: formato de los campos para la salida de los datos de la tabla.
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Clave primaria: cada registro en una tabla debe tener una clave o llave primaria que lo diferencie de otros registros en una tabla.
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Índice: la creación de índices permite que Base pueda buscar y ordenar los registros rápidamente. Para crear índices, selecciona un campo que es comúnmente buscado y cambia la propiedad del índice.
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Regla de validación de registros: las reglas de validación especifican los requisitos para los datos en las hojas de datos. Se puede desplegar un mensaje al usuario cuando ingresa un dato que viola la configuración de la regla. Ejemplo de validación de campos incluye 0 para no permitir valores ceros en el registro.
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Insertar máscaras: una máscara controla el valor de un campo y lo muestra en un formato especial. Por ejemplo, un numero telefónico puede tener una máscara de ingreso y aceptar diez dígitos que son automáticamente formateado como “(555) 123-4567”. El campo vacío se verá como (___) ___-_____.
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Sitios de Internet de OpenOffice.org •
Sitio Oficial de OpenOffice.org en Español
•
Documentación de OpenOffice.org
•
Tutorial de OpenOffice.org
•
Wikilibros, la colección de libros de texto de contenido libre.
•
MoLinux
•
CENATIC Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) basadas en fuentes abiertas. http://cenatic.es/
http://www.openoffice.es/
http://es.openoffice.org/servlets/ProjectDocumentList;jsessionid=6615A28C0ADE1E672B5A96AD9F8A8 15D
http://mnm.uib.es/gallir/CursPL2005/material/tutorial-OOo/index.html#indice
http://es.wikibooks.org/wiki/OpenOffice.org
http://www.molinux.info/~antonio/molinux/manual/html/ch16.html#id3294357
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