fusofución [e Setetaría §eneraf t(o 0 I Z -2 0 1 8-fivllÍ{Atuf Lima,

16

FEB. ?018

V¡stosi el Memorando N" 319-2017-MINAM/SG/OGDAC, Memorando N" 0852018-MINAM/SG/OGDAC y Memorando N' '1'17-2018-MINAM/SG/OGDAC, de la Oficina de Gestión Documental y Atención a la Ciudadanía; el ¡remorando N' 114-2018NIINAM/SG/OGPP y N,lemorando N" 174-2018-MlNAMi SG/OGPP, de la Oficina Generalde Planeamiento y Presupuesto; el lnforme N' 115-2018-M¡NAM/SG/OGAJ, de la Of¡cina General de Asesoría Jurídica; y, CONSIDERANDO:

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'V'Ñal"

Que, mediante Ley N'25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos, se crea el referido Sistema con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las ent¡dades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicac¡ón de princip¡os, normas, técnicas y métodos de arch¡vo, garant¡zando con ello la defensa, conservac¡ón, organización y servicio del "Patrimonio Documental de la Nación";

Que, con Resoluc¡ón Jefatural N' 073-85-AGN-J, se aprueban las Normas Generales del Sistema Nac¡onal de Archivos para el Sector Público Nac¡onal, entre las que se encuentra la S.N.A. 05 Conservación de Documentos, la cual tiene como objetivos asegurar la integridad física del documento y garantizar la conservación del Patrimonio Documental de la Nación; Que, el literal j) del artículo 6 del Reglamento de lnfracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos, aprobado con Resoluc¡ón Jefatural N" 4422014-AGN/J, referido a las ¡nfracciones leves por ¡ncumplimiento o transgresión de la rmatividad del Sistema Nacional de Archivos, establece como falta leve el no formular rmas específicas sobre la disposición de amb¡entes, sistemas de protección, equipos y ales de archivos, de conformidad con las Direct¡vas emitidas por elArchivo General la Nac¡óni Que, de conform¡dad con lo previsto en el l¡teral f) del artículo 46 del Reglamento de Organización y Funciones del ¡rinisterio delAmbiente, aprobado por Decreto Supremo

conducentes para la adecuada conservac¡ón y servicio del acervo documentar¡o en todas las dependencias del ¡rinisterio del Ambiente; Que, en el marco de las normas antes ¡ndicadas, mediante del lnlorme N" 0422017-MINAM/SG/OGDAC/ACR, la Oficina de Gestión Documental y Atención a Ia CiudadanÍa sustenta la aprobac¡ón del "lnstructivo para la recuperación del acervo documental del Sistema lnstitucional de Archivos del l\,íinisterio del Ambiente en caso de sin¡estros", el cual tiene por objeto establecer las medidas preventivas y condiciones de seguridad para la conservación del patrimon¡o documentalen caso de siniestros y orientar el acc¡onar del personal que tiene bajo su custodia el acervo documental en los Archivos Central, Periféricos y de Gest¡ón, según corresponda, en el Ministerio delAmbientel Que, med¡anle los lnformes N" 046-2018-MINAM/SG/OGPP/oPM y N'066-2018MlNAl\r/SG/OGPP/OP[r, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto señala que el lnstructivo propuesto está alineado y es coherente con las funciones de la Of¡cina de Gestión Documental y Atenc¡ón a la Ciudadan¡a, por lo que, en el marco de sus competencias, considera viable su aprobación;

Que, a través del lnforme N'115-2018-|\4|NAM/SG/OGAJ, la Oficina General de Asesoria Juridica considera viable la aprobación del referido lnstructivo; Con el visado de la Oficina de Gestión Documental y Atención a la C¡udadanía, de la olicina General de Planeamienlo y Presupuesto; y, de la Oficina General de Asesoria Juríd¡ca;

De conformidad con el Decreto Legislat¡vo No 1013, que aprueba la Ley de creac¡ón, Organización y Funciones del Minister¡o de¡ Amb¡ente; el Reglamento de Organización y Func¡ones del Ministerio delAmbiente, aprobado por Decreto Supremo No 002-2017-MlNAMi y, la Direct¡va N' 010-2017-MINAM/SG denom¡nada "Sistema lnstitucional de Archivos del l\¡inisterio del Ambiente", aprobada con Resolución de Secretaría General N' 041-20'17-MINAM: SE RESUELVE:

Artículo l.- Aprobar el "lnstructivo para la recuperación del acervo documental del Sistema lnst¡tucional de Archivos del Minister¡o del Ambiente en caso de siniestros", el mismo que como Anexo forma parte integrante de la presente Resolución de Secretaría Géneral.

Artículo 2.- Disponer la publicación de la presente Resolución de Secretaría General y su Anexo en el Portal lnstitucional del Ministerio del Ambiente (www.minam.gob.pe).

Reg¡strese y comuníquese.

K¡tty Trinidad Guerrero Secretaria General

INSTRUCTIVO PARA I.A RECUPERACIóN DEL ACERVO DOCUM€NÍAI. DEL SISfEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DELAMBIENTE EN CASO DE SINIESTROS

OBJETO

Establecer las med¡das prevent¡vas y coñdic¡ones de seguridad para la conservación del patrimon¡o documental en caso de s¡niestros, y o entar el acc¡onar del persoñal que tiene bajo su custodia elacervo documental, en los Arch¡vos Cehtral, Perlféricosy deGestión, se8ún correspoñda, en el Ministerio detAmbiente, en adelante MINAM. 2-

fINAI.IOAD Salvaguardar el ¿cervo documental de los archivos que integran el Sistema lnstitucional de Arch¡vos delM|NAM en caso de siniestros.

3.

ALCANCE

El presente lnstructivo es de aplicac¡ón y cumpl¡m¡ento obl¡gatorio de todos los órganos y unidades orgánicas, del N4lNAM. BASE LEGAL

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

Ley N' 25323, Ley que crea el Sistema Nacionalde archivos y su Reglamento aprobado Decreto Supremo N' 008-92.JUS.

Ley N' 28296, Ley General del Patr¡monio Cultural de la Nación y 5u Reglamento aprobado porDecretoSupremo N'011-2006-ED. Ley N'29783, tey de Se8uridad y Salud en elTrabajo y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N" 005-2012-TR. Decreto Ley N'19414, que declara de util;dad públ;ca la defensa, aonseNación e iñcremento del patrimoniodocumental. Decreto Le8¡slativo N' 1013, que aprueba la tey de creación, organi2ación y funciones del lvl¡nisterio delAmbieñte, mod¡f¡cado, por Decreto legislátivo N" 1039. Decreto Supremo N' 002-2017-M|NAM, que áprueba el Re8¡¿mento Or8anizac¡ón y Func¡oñesdel Min¡sterio delAmb¡ente. Decreto Supremo N' OO6-2017-JI S, que aprueba elTexto Úñico Ordenado (TUO) de la Ley Ne 27444, Ley del Procedimiento Admin¡strativo General. Resolución Jefatur¿¡ N' 073-85-AGN-J, que aprueba las Norñas Genera¡es delSistema Nacionalde Archúos para elSector Público Nacional. Resolucíón iefatural N' 173-86"AGN!, aprueba, entre otras, la Directiva N' 007/86-

AGN-DGAI "Normas para la conservación adm¡nistrativosdel SectorPúblico Nacional".

de

documentos

en los

archivos

4.10

Resolución .lefatural N'040-96-AGN,, que aprueba el Manual de lnformación Básica sobre "Prevención y Recuperación de Sin¡estrol'.

4.11

el "Plan de Prevéncióñ y por recuperac¡ón de 5¡niestros lnundác¡ón de Arch¡vos"Resolución Jefatural N' 354-2o02-AGN-J, que apruebá el "Manualsobre Uso y Manejo de Oocumentos". Resoluc¡ón lefatural N' 292-2008-AGN/.1, que aprueba la Directiva N' 002-2008AGN/DNAH-DC sobre Prevenc¡ón de Sin¡estros por lncend¡o de Archivos. Resolución Jefatural N' 442-2014-AGNl, que aprueba el Reglámento de lnfracc¡ones y Aplicac¡ón de Sanciones delS¡stema Nacionalde Archivos.

4.12 4.13 4.14

Resolución Jefatural

N'

159-97-AGN/, que aprueba

4.15

5.

Resolución de Secretarla General N' 041-2017"MlNAM, que apruebá la Directiva N' 010-2017-MINAN/SG'sistema lnstitucionalde Archivos del Min¡sterio delAmbiente"

INSTRUCCION[S GCN€RAI,ES

s.1.

oE

tos LocALEs oELARCHlvo cENfRAL

Y PERIFÉRICOS

Le OGDAC, al menos una vez al año, coordina y solicita a la Ofic¡na de Abastecimiento

(oA) realizar una rev¡sión general de los locales de Archivo, incorporando en

su

planificación la revisión periódica en dichas instalaciones; con la finalidad de identificar r¡esgos y disponer las med¡das prevent¡vas y/o correctivas correspond¡entes.

5.2.

DE LOS EQUIPOS OE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN Los órgaños y unidades orgánicaa del lvllNAlvl que cuenten con archivos deben contar

con equipos p¿ra la prevención de r¡esgos en sus ¡nstalaciones, los cuales deben ser proporcionados por la OA, de acuerdo a lo señalado en el Reglamento lnterno de Seguridad y Salud en el Trabajo del N4inisterio delAmbiente.

elñaneio de losextintores y tener conocimiento de la ubicación de los tableros de controlde energía eléctrica Pare talefecto, la OGDAC debe sol¡c¡tár a lá Oficina General de Recursos Humanos que las refer¡d¿s capacitaciones sean consideradas en el Progrema de Capac¡tacióñ de l"os responsables de los arch ivos debe n estar capacitados en

Segur¡dad ysalud en

ellrabajo, coñforme a lo establecidoen

las normas internassobre

los archivos central y periféricos deben contar uña caja de emergencia con los sumiñistros básicos para la protecc¡ón y recuperación de documentos en caso de sin¡estro {Ver anexo N'02), la cual es proporcioñada por la oGDAc.

5.3.

DE LA DOCUMENTACIÓN Los responsables de los archivos soñ respoñsebles de que lo5 documentos a su cargo se

archiven en el mob¡liario correspond¡ente, evitando apilar documentación en el piso

Los responsables de los archivos de Sestión y/o per¡féricos elaborarán una lista de las ser¡es documentale5 cons¡deradas eSenciales (ya sea porsus características particulares informativas o mayor demanda en elservicio, etc.). a f¡n de priori2ar su evacuación en caso de susciterse un siniestro.

6.

TNSTRUCCTONESESPECTfTCAS

6.1.

ACCIONES DE PREVENCIÓN

acciones preventivas son medidas para disminuir los r¡esgos derivados de posibles casos fortuitos, a fin de salva8uadar el patrimonio doaumental que albergan los Las

archivosi debieñdo tenerse en cuenta lo siguiente, s¡n perjuicio del cumplimiento de los estándares de seguridad establecidos en el Reglamento lnterno de seguridád y Salud en elTrabajo:

5.1.1.

tos responsables de los archivos estabiecerán lá prioridad de los documentos y equipos para su salvarneñto. Asimismo. dispondráñ la publicación del

listado de las serlés documentales esenciales én un lugar visible del repo§itor¡o, a fin de prior¡zersu evacuac¡ón en caso de suscitarse un siniestrc de gran magnitud.

6.\.2.

Los responsables de los archivos, sin perju¡cio de las acciones qüe corresponden ser real¡zadas porelComité de Seguridad ySalud en elTrabajo del MINAM, deben ver¡ficar:

-

Que no exista documentación en el piso por ries8o de humedecerse én caso de iñundación. Que las vías de evacuación de los arch¡vos se encuentren libres para el tránsito, sin la acumulac¡ón de cajas, archivadores, paquetes, entre otros, que obstaculicen los pasadizos, puertas y rutas de escape. Que el personal no almacene productos inflamables tales como ceras, gasol¡na, u otros que faciliten la propagac¡ón delfue8o.

-

Que se cumplan las medidas de restricc¡ón de acceso de personal no autorizado a los ambientes en los que se custodia el acervo documeñtal, Que se desco¡ecten los ¡nterruptores eléctricos y se c¡erreñ las llaves de paso de ague alf¡náli¡ar lajorñada diaria detrábájo. Asimismo, solicitarán a la OA que se anule todo punto de agua en los repositor¡os de archivo.

6.1.3.

Está proh¡bido almacenar dentro de los repos¡torios de archivo cualqu¡er

elemento ajeno al objeto de los mismos, bajo responsabil¡dad de los respoñsables de los archivos de gest¡ón y/o periféricos.

6.2.

ACCIONES DURANTE ELSINIESTRO

6_2.1.

Ante la ocurrencia de un evento no deseado como un ¡ncend¡o, inundac¡ón o terremoto, es prior¡dad fundamental salvar vidas; solo s¡ la emergenc¡a está bajo control y no existe riesgo contr¿ la ¡ntegr¡dad de las personas, se debe optar porsalvar elaceruo documentaly los bienes palrirnoniales ex¡stenies.

6.2.2.

los responsables de los archivos deben activar los sistemas de alarma y comunic¿r a los equ¡pos de respuesta inmediata (Bomberos, Pol¡cia, Serena¿go y otros), según corresponda,

6.2.3.

tos respoñsables de los archivos de gestión y/o per¡férjcos deben conocer las acc¡ones descritas en el presente instructivo, a fin de ¡mplementarlas, de ser necesar¡o, para elsalvamento y/o evacuación de la docuñentación afectada,

trasladándola a otros ambientes más seguros y/o secos, donde se dará iñic¡o a su recuperac¡ón.

62_4.

El personal de los archivos debe hácer uso de la Caja de Emer8encia (Anexo

N' 02) y

disponer las acciones de salvamento preferentemenle, en cajas o cubet¿s de plástico.

6.3.

de los

documentos,

RECUPERACIóN DEL ACERVO DOCUMENTAL

5.3.1

EN CASO DE SISMO Los responsables de los ¿rchivos real¡zarán las s¡8u¡ente5 acciones:

Se8ún la intensidad del s¡smo y los daños causados, iniciar el levantamientode la documentación, eliminac¡ón del polvo, ¡dentificac¡ón de posibles desprendim¡entos, asl como la limpieza de los documeñtos,5u

distr¡bución y reordenamiento. Estas operaciones se iniciarán con la documeñtac¡ón cons¡derada esencial, de acuerdo a la priorización establecida en la hsta de series documentales. Evaluar los daños posteriores a la neutrali¿ación de la causa del sinjestro (No 5e debe desechar ningún documento a pesar de uñ deterioro greve). Eñ cada una de las caiás empleadas en la recuperación de documentos,

anotar con plumón indeleble la descripción de 3u contenido para ser depositades en un lugar seguro, Sujetaraon pabilo y cartones protectores los documentos que estuvieron

coloaados en carpetas, empastados, anillados, etc.,

y que han s¡do

deshojados a causa del movim¡ento telúrico. Lue8o, se anotará sus datos

descriptivos. 6.3.2

EN CASO DE INCENDIOS Los responsables de los archivos real¡zarán la5 s¡8u¡entes acciones:

a) Preperación de los doaumentos que serán tratados

Elaborar un ¡nforme preliminar de los daños ocasionádos al acervo documentá1,

Adecuar los espacios existentes para el traslado seguro de la documentación no afectada por el incendio, a fin de asegurar su conservación.

Separar los documentos de acuerdo a la afectacióñ delfueSo y/o a8ua empleada para apaBar el¡ncendio. Seleccionar los documentos cr.rya recuperación y/o resteúración sea más

factible. Establecer un orden de prioridad eñ lot documentos elegidos en función a 5u5 características informat¡vas,

Realizar coordinaciones con la d¡reccióñ de la OGDAC, a f¡n de que se gestione con el Archivo Genera¡ de la Nac¡ón (AGN) la evaluación de la

doaumentación esencial con máyor daño y 5e realice su restauración.

bl Trat.m¡ento de la documentac¡ón arectada porelfueSo Trasladar la documentación quemada a un espacio ampl¡o y ventilado. L¡mp¡ar con btochas los restos de t¡zne o cen¡¿a.

Aspirar las cen¡zas más adheridas a los documentos, Proteger los documentos con carpetas y cajas nuevas antes de vo¡verlos a

instalaren el repositor¡o. c)

fratam¡ento de la documentaaión afedada por elluegoy agua Trasladar la documeñtación mojada a un e5pacio amplio y ventilado para colocárla extend¡da para su secado. Extraer el exceso de aSua med¡ante el uso de papel absorbente entre las hojas mojadas. Esta operación se repite durante el proceso de secado.

d)

-

Preparaa¡ón del repos¡torlo donde se colocarán los do.umentos después

deltratamiento Sol¡c¡tar a lá OA que disponga la limpieza del reposltor¡o, incluyendo las uñ¡dades de ¡nstalac¡ón, antes de colocar la documenlac¡ón.

-

Sol¡cjtar a lá OA que disponga la rehabilitación y acondiclonamiento del local: sanearellocalen caso de humedad local¡zada (filt.¿c¡ones), reparar

y

las instalaciones dañádas méjorar las condic¡ones amb¡entales (temperatura y humedad), asegurar una buena vent¡lac¡ón delloa¿l para evitar elexceso de humedad. 6.3.3

EN CASO OE INUNOACIONES

los responsables de los arch¡vos, realizarán

a)

las siguientes acc¡ones:

Preparaa¡ón de los doaumentos que serán tratados

-

" -

Ubicar la documeñtación en áreás seguras (espacios ampl¡os y ventilado§ y que no tengan contacto con los espacios y/o ambientes afectados por la ¡nundación). Se deberá tener espec¡al cujdado con su rnanipulación, en atención a su excesiva fragilidad.

El¡minar las cajas, carpetas y los contenedores mojados.

Mantener la circulación del a¡re e través de uso de vent¡ladores, los cuales no estaráñ d¡rigidos a los documentos que se estéñ secando. sepárar los documentos sumer8idos y/o manchados de baro para

limpiarlos mediante acciones de enjuaSue. Colocar las hojas sueltas sobre las mesás, pisos y otras superficies planas/ protegidas con toallas de papel, o con eluso de hilos de pesca o cordeles para colgar las hojas parcialmeñte afectados.

b)

Oocrmentación moiada por lnundac¡ón aoñ agua l¡ñpia Extraer el exceso de agua, mediante el uso de papel absorbente

-

entre las hojas mojadas. Esta operacióñ se rep¡te durante el proceso

c)

de secado.

Ventila.la documentación uña vez que esté preparada con el papel absorbente. De ser posible se recom¡enda el uso de ventlladores. Secar los documentos con vent¡ladores manuales.

Proteger los documentos con carpetas volverlos a instalaren el repos¡tor¡o.

y cajas nuevas antes

de

Documentac¡ón moiada por ¡núndac¡óñ con barro

-

Evaluar las tintas del documento pará determ¡nar si se puede procederal lavado.

Eliminar los restos incrustados

de barro o

suc¡edad

en

los

documentos coñ un baño de agua l¡mp¡a, ayudado por p¡nceles. Extra€r el exceso de agua, mediante el uso de papel absorbente entre las hojas mojadas, Esta op€ración se repite durante el proceso de secado,

-

Veniilar la doct¡mentación. Secar los documentos con secadores manuales,

-

Proteger los documentos con carpetas y aaias nuevas antes de instalarlos en el repositor¡o.

dl

Prcpa.aa¡ón del

rep6ltorlo al cual debéñ ¡etorlar lod documemo6

despuáa del tratamiento respe.t¡vo

-

sol¡c¡tara la oAque disponga la l¡mp¡e.¡ delrepos¡torlo, incluidas las unidades de iñstalaa¡ón (estanteíaso a rña rios compactos), ántes de colocar la documentac¡ón.

-

Solic¡tar

a la OA la rehabilitác¡ón y acond¡alonañiento del

locali

sañear el local en caso de humedad localizada {fihñc¡ones), reparar las lnstalaciones dañádas y meiorar las condiaiones ambientales

(tempe.atura y humedadl, asegurar una buena vent¡lac¡ón del local para ev¡tar elexceso de humedad, 7,

DtsPosrcóN Ftf{Ar. Lo rlo prevhto porelpreseñte ¡nstruat¡vo será def¡n¡do por la Of¡cina de Gestióo Doaumental y Atenclón a la Ciudada¡ía, de acuerdo a las funcione§ prev¡slas en el ReglaÍlento de Ortañi¿ación y Fuñc¡ones del Minister¡o délAmbientey normassobre la materia.

t.

ANEXOS

Anexo

N'01-

Anexo N' 02

Glosarlo de Térm¡nos Caja de Emergeñc¡a

ANEXO

N'01

GIOSARIO DETERMINOS

t.

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos recibidos y/o generados por los órganos y/o unidades orBánicas que se custodian de acuerdo al fondo documental, secciones, ser¡es

documentales. 2.

3.

CAJA DE EM€RGE¡{CIA: Depos¡to físico cerrado que contiene los ¡mp¡ementos básicos para desarrollar las acclones de salvamento de los documentos en casos de siniestros de archivo. DOCUMENTO: Toda inforrnáción registrada en aualquier soporte, seá textual, cartográfico,

audiov¡sual, automati¿ado, táctil M¡nisterio.

4.

y otros de semejante

naturaleza que se generen en el

DOCUMENTO ESENCIAL: Se trata de una recopilac¡ón de aquel¡as series o tipos documentales que, portener caracterlsticas especiales o un contenido informativo particularmente sens¡ble o

que resulte importante para el desarrollo de las func¡ones dentro de la organ¡zación, es n€cesario brindarl€ mayor consjderación de cara a tomar medidas especiales de protecc¡ón sobre ellos, ya sea en cuanto a medidas de conservación en caso de desastres o en cuanto a la seguridad delacceso a su contenido informativo, ENCARGADO DE ARCHIVO: Serv¡dor des¡gnado por cada Órg¡no

y/o Un¡dad Orgánica qu¡en

será réspo nsa ble de adm inistrar losdocumentosen austod¡a en un arch¡vo; así, como de reali2ar ¡as coord¡naciones con elArch¡vo Central de la ¡nstltución en materia de su cornpetencia.

6.

REPOSITORIO: Lugar o espac¡o donde se guardan y custod¡an los documentos de archivo para su poster¡or consulta o atenc¡ón por serv¡clo archivístico,

7.

SERIE DOCUMENÍALT Conjunto de documentos que poseen características comunes,

elmismo

tipo documental o el mismo asunto y que por cons¡gu¡ente, son archivados, usados y puedeñ sertransferidos, conservados o eliminados como unidad. Son emanados de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuenc¡a delejerc¡cio de sus func¡ones específicas. 8.

SlNlEfROr Suceso que produce un daño o una pérdida mater¡aleñ los archivos.

ANEXO

N'02

CA'A DE EMERGENCIA Sumin¡stros bás¡cos para la protecc¡ón y recuperac¡ón de sin¡e§tros de arch¡vo: 1.

caia contenedor¿ de plást¡co para eltraslado da documentos.

2.

5oo hoias de papel absorb€nte

3.

humedécldas. 01 cuaderno para anotaclones.

o

"papel per¡ódico" para ¡ntercahr entre las hojas

5.

06clntas adhes¡vas pañ armar cajas. 03 conos de pabilo grueso.

6.

06|áp¡cesy04 plumones d€ t¡nta ¡ndeleble.

7.

02 cuch¡¡las para cortar papely cartón

4.

12 pares degüantes, 12 ñ¿scarillas y 04 le¡tes protectores,

10

03 bandejas y/o rec¡p¡entes de plástico para lavar los documentos. 0l hilo de pescar (para tender hojas húmedas).

11

50 p¡n¿as para

L2

03 esponias. 03 brochas par¿ l¡mp¡ar los documentos.

13

te¡derropa (pera las hoias húmedas)

15

01 ext€nsión de cable elédrico. 05 metros de plásticos.

16

0l

L4

aspiradora para

poko.

,