TABLA DE CONTENIDOS ESTILOS ___________________________________________________________________________ 2 CREAR UN NUEVO ESTILO _____________________________________________ 2 MODIFICAR UN ESTILO ________________________________________________ 3 APLICAR ESTILOS _____________________________________________________ 3 GUARDAR ESTILOS EN LA PLANTILLA NORMAL _________________________ 3 CREAR ESTILOS RÁPIDOS ______________________________________________ 3 TABLA DE CONTENIDOS ____________________________________________________________ 3 ACTUALIZAR UNA TABLA DE CONTENIDOS _____________________________ 4 ELIMINAR UNA TABLA DE CONTENIDO _________________________________ 4 HIPERVÍNCULOS ___________________________________________________________________ 5 GENERAR UN VÍNCULO CON OTRO ARCHIVO O PÁGINA WEB _____________ 5 GENERAR UN VÍNCULO A UNA UBICACIÓN DENTRO DEL MISMO ARCHIVO 5 INSERTAR UN MARCADOR _____________________________________________ 5 MODIFICAR EL FORMATO DEL HIPERVÍNCULO O HIPERVÍNCULO VISITADO 6 AGREGAR INFORMACIÓN EN PANTALLA AL LLEVAR EL MOUSE SOBRE EL HIPERVÍNCULO _______________________________________________________ 6 CREAR UN ÍNDICE _________________________________________________________________ 6 PASO 1: MARCAR LAS ENTRADAS DE ÍNDICE ____________________________ 6 PASO 2: CREAR EL ÍNDICE ______________________________________________ 7 ACTUALIZAR EL ÍNDICE _______________________________________________ 7 COMBINAR CORRESPONDENCIA ____________________________________________________ 8 CONFIGURAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL ______________________________ 9 CONECTAR EL DOCUMENTO A UN ARCHIVO DE DATOS __________________ 9 ELEGIR UN ARCHIVO DE DATOS O LISTA DE DESTINATARIOS _____________ 9 AGREGAR CAMPOS DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, AL DOCUMENTO ________________________________________________________ 10 APLICAR FORMATO A LOS DATOS COMBINADOS _______________________ 10 FILTROS - ACOTAR LA LISTA DE DESTINATARIOS _______________________ 11 VISTA PREVIA DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y FINALIZARLA ________________________________________________________ 11 FINALIZAR LA COMBINACIÓN _________________________________________ 12 PARA TENER EN CUENTA EN LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA _ 12 FORMULARIOS ___________________________________________________________________ 13 CREAR UN FORMULARIO ______________________________________________ 13 AGREGAR CONTROLES DE CONTENIDO AL FORMULARIO _______________ 13 INSERTAR UN CONTROL DE TEXTO EN EL QUE LOS USUARIOS PUEDAN ESCRIBIR TEXTO. _____________________________________________________ 13 INSERTAR UNA CASILLA DE VERIFICACIÓN ____________________________ 13 INSERTAR UNA LISTA DESPLEGABLE QUE RESTRINJA LAS OPCIONES DISPONIBLES A LAS QUE ESPECIFIQUE. ________________________________ 13 PROTEGER TODOS LOS CONTROLES DE UN FORMULARIO _______________ 14
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ESTILOS Un estilo es una conjunto de formatos, como fuente, tamaño de fuente, sangrías, bordes, que se le asigna un nombre y almacena como un conjunto. Al seleccionar un estilo, el conjunto de formatos de ese estilo se aplican, al mismo tiempo, sobre el texto seleccionado. Desde la Ficha Inicio – Grupo Estilos seleccionar alguno de los Estilos.
. CREAR UN NUEVO ESTILO Desde la Ficha Inicio – Grupo Estilos presionar el iniciador de cuadro de Diálogo, para que se haga visible el Panel de Tareas. En el Panel de tareas al clickear en el botón Nuevo estilo… siguiente cuadro de diálogo.
aparece el
En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el estilo.
En el cuadro Tipo de estilo, cliquear en Párrafo, Carácter, Tabla o Lista para especificar qué tipo de estilo se va a crear.
El cuadro Estilo basado en permite seleccionar un estilo ya creado para que tome como base todos sus formatos
En el cuadro Estilo del párrafo siguiente seleccionar el estilo con el que quiero continuar al presionar ENTER.
En Formato seleccionar los formatos de fuente y párrafo necesarios. Para aplicar formatos que no están disponibles en forma de botones, cliquear el botón Formato para ver más opciones.
Una vez seleccionadas todas las opciones pulsar Aceptar.
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MODIFICAR UN ESTILO 1.
En el Panel de Tareas de Estilos, seleccionar el Estilo a modificar y, desde la punta de flecha, a la derecha del nombre del estilo, elegir la opción Modificar estilo…
2. Hacer las modificaciones necesarias y cliquear el botón Aceptar.
APLICAR ESTILOS
1. Seleccionar las palabras, el párrafo, la lista o la tabla al que se quiera aplicar un estilo. 2. Cliquear en el nombre del estilo.
GUARDAR ESTILOS EN LA PLANTILLA NORMAL 1. Habilitar el Panel de Tareas de Estilos desde la flecha a la derecha del nombre del grupo. 2. Seleccionar el botón ADMINISTRAR ESTILOS 3. En el cuadro de diálogo seleccionar el botón IMPORTAR O EXPORTAR 4. En el cuadro de la izquierda seleccionar el estilo necesario y pulsar el botón COPIAR y luego CERRAR.
CREAR ESTILOS RÁPIDOS 1. Aplicar en uno de los párrafos los Formatos de Fuente y Párrafos que queremos incluir en el Estilo. 2. Seleccionar el párrafo que contiene el formato. 3. Cliquear con el botón derecho del mouse sobre el párrafo y seleccionar la opción: ESTILOS -> GUARDAR SELECCIÓN COMO UN NUEVO ESTILO RÁPIDO.
4. Aparece un cuadro de diálogo donde puedo escribir el nombre del estilo. En el mismo cuadro se encuentra el botón MODIFICAR que me permite seleccionar más opciones para el nuevo estilo.
TABLA DE CONTENIDOS Una tabla de contenido es una lista de los títulos y subtítulos presentes en un documento. Se utiliza una tabla de contenido para obtener un resumen de los temas tratados en un documento con la página donde se encuentra ubicado. Se puede crear una tabla de contenido utilizando estilos aplicados a los títulos del documento.
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CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO A PARTIR DE ESTILOS 1. Aplicar estilos a los títulos y subtítulos que se quieren incluir en la tabla de contenido. 2. Ubicar el cursor en la posición donde se quiere insertar la tabla de contenido. 3. En la Ficha Referencias, cliquear en Tabla de Contenido y luego Insertar tabla de contenido. 4. Aparece un Cuadro de diálogo donde se pueden seleccionar las opciones para la tabla: si se muestran u ocultan los números de página, ubicación de los mismos, carácter de relleno cuando el nro de página se encuentra a la derecha, si se incluyen Hipervínculos, etc. 5. Para seleccionar los diseños disponibles cliquear en Formato y seleccionar el modelo. 6. Desde el botón Opciones se pueden establecer los niveles de los Estilos aplicados que van a formar parte de la tabla de contenido. A la derecha de cada Estilo, aplicado a los títulos y que van a formar parte de la tabla de contenido, escribir un número del 1 al 9 para indicar el nivel que representa ese estilo de título. Nota: Eliminar el nro escrito en Nivel de TDC de cualquier otro estilo que no se haya aplicado en el documento o no es necesario incluir a la tabla de contenido. Cliquear en Aceptar. ACTUALIZAR UNA TABLA DE CONTENIDOS Si se realizaron modificaciones en el documento es necesario actualizar la tabla de contenidos.
Seleccionar la tabla de contenido y presionar la tecla F9.
En el cuadro de diálogo seleccionar la opción necesaria y pulsar Aceptar.
ELIMINAR UNA TABLA DE CONTENIDO
En la ficha Referencias del grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.
Haga clic en Quitar tabla de contenido.
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HIPERVÍNCULOS Un hipervínculo es un texto con color o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo diferente, a una página Web, o a una ubicación dentro del mismo archivo. GENERAR UN VÍNCULO CON OTRO ARCHIVO O PÁGINA WEB 1. Seleccionar el texto o la imagen que se quiere mostrar como hipervínculo 2. Desde la Ficha Insertar, grupo Vínculos, seleccionar Hipervínculos 3. En el cuadro de diálogo, clickear la opción Vincular a: Archivo o página Web existente y luego seleccionar el nombre del archivo a vincular. Si se quiere vincular a una página web, escribir la ruta donde dice Dirección. (Por ejemplo: www.google.com) 4. Cliquear en Aceptar
GENERAR UN VÍNCULO A UNA UBICACIÓN DENTRO DEL MISMO ARCHIVO 1. Antes de generar el hipervínculo, se debe insertar un marcador en la ubicación a la que se quiere ir. (Ver para insertar un marcador) 2. Seleccionar el texto o el objeto que se quiere mostrar como hipervínculo. 3. Desde la Ficha Insertar, grupo Vínculos, seleccionar Hipervínculos 4. En el cuadro de diálogo, clickear la opción Vincular a: Lugar de este archivo y seleccionar el nombre del marcador. 5. Cliquear en Aceptar
INSERTAR UN MARCADOR Un marcador identifica una ubicación en el documento con un nombre. 1. Seleccionar el elemento al que se quiere asignar como marcador o cliquear en el lugar donde se quiere insertar un marcador. 2. En la Ficha Insertar, grupo Vínculos, seleccionar Marcador. 3. En Nombre del marcador, escribir un nombre. Los nombres de los marcadores deben comenzar con una letra, pueden incluir números pero no espacios. Se puede utilizar el guión bajo para separar palabras, por ejemplo, "Primer _ título". 4. Cliquear en Agregar.
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MODIFICAR EL FORMATO DEL HIPERVÍNCULO O HIPERVÍNCULO VISITADO Para cambiar los formatos del hipervínculo o del hipervínculo visitado, se debe modificar los estilos. 1. Desde la Pestaña Inicio - abrir el cuadro de diálogo de Estilos. 2. En el panel de tareas (que aparece a la derecha), seleccionar Opciones 3. En el cuadro de diálogo donde dice: Seleccionar estilos que desea mostrar, elegir la opción: Todos los estilos y pulsar Aceptar. 4. En el Panel de tareas, busca los estilos Hipervínculo o Hipervínculo visitado. 5. Cliquear en la punta de flecha al lado del nombre y seleccionar Modificar estilo. 6. Hacer los cambios necesarios y seleccionar Aceptar AGREGAR INFORMACIÓN EN PANTALLA AL LLEVAR EL MOUSE SOBRE EL HIPERVÍNCULO
1.
En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, seleccionar el botón Info. en pantalla.
2. En el cuadro de texto escribir la información que debe aparecer al posicionar el cursor sobre el hipervínculo
CREAR UN ÍNDICE Un Índice lista en orden alfabético de los temas y subtemas presentados en el texto. Inmediatamente después del nombre, se presentan los números de página donde se encuentran. Para crear un índice en Word, se marcan en primer lugar las entradas de índice y a continuación, se genera el índice. PASO 1: MARCAR LAS ENTRADAS DE ÍNDICE 1. Seguir uno de estos procedimientos para marcar las entradas de índice: a. Para utilizar texto existente como entrada de índice, seleccionar el texto. b. Para escribir su propio texto como entrada de índice, hacer clic donde se quiere insertar la entrada de índice. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Índice, hacer clic en Marcar entrada.
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Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice, activar la casilla de verificación Negrita o Cursiva en Formato de los números de página.
Para dar formato al texto del índice, seleccionar el texto en el cuadro Entrada o Subentrada, cliquear con el botón derecho y seleccionar Fuente. A continuación, seleccionar las opciones de formato que desea utilizar.
Una vez seleccionada todas las opciones hacer clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, hacer clic en Marcar todas.
3. Para marcar entradas de índice adicionales, seleccionar el texto, hacer clic en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice y, a continuación, repetir los pasos 1 y 2. PASO 2: CREAR EL ÍNDICE Después de marcar las entradas, se puede insertar el índice en el documento. 1. Hacer clic en el lugar donde se quiere insertar el índice. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Índice, hacer clic en Crear índice. 3. En el cuadro de diálogo de Índice
En Formatos seleccionar un diseño de índice.
Elegir la alineación del número de página, la cantidad de columnas, el idioma, la sangría, etc.
Hacer clic en Aceptar
ACTUALIZAR EL ÍNDICE 1.
Hacer clic sobre el índice y presionar F9. O bien, hacer clic en Actualizar índice
2.
en el grupo Índice de la ficha Referencias.
Si encuentra un error en el índice, buscar la entrada de índice que se quiere cambiar, efectuar el cambio y actualizar el índice.
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COMBINAR CORRESPONDENCIA Permite crear un conjunto de documentos para enviar a muchas personas; el contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otro dato. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para todos.
Conectar el documento a un archivo de datos. Un archivo de datos (o lista de destinatarios) es un archivo que contiene la información personal de cada destinatario (por ej. Su nombre o dirección). Se debe conectar el documento a la lista de destinatarios para indicarle a Word donde debe buscar los datos.
Insertar campos de combinación de correspondencia, al documento. Permite determinar cuál dato se va a extraer de la lista de destinatarios y dónde se lo va a insertar en el documento principal. Cuando se realiza la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
Filtrar la lista de destinatarios. Word genera una copia del documento principal por cada registro de su lista de destinatarios. Si se quiere generar copias sólo para determinados registros del archivo de datos, se puede elegir qué elementos (registros) incluir.
Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Se puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
Para Combinar Correspondencia se utilizan los comandos de la ficha Correspondencia o bien a través de un asistente que me permite seleccionar paso por paso lo necesario para realizar la combinación desde el panel de tareas Combinar correspondencia. Para utilizar el panel de tareas, en la ficha Correspondencia, grupo Iniciar Combinar correspondencia cliquear en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, seleccionar Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
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CONFIGURAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL 1. Ingresar a Word. 2. Dejar el documento en blanco abierto. Si se cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente. 3. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, seleccionar Iniciar Combinar correspondencia.
4. De la Lista, seleccionar el tipo de documento que se quiere crear. Por ejemplo, se pueden crear: CARTAS MODELO: El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información.
Seleccionar Cartas
SOBRES: El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos.
Seleccionar Sobres y especificar el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.
ETIQUETAS: Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos.
Seleccionar Etiquetas y especificar el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.
CONECTAR EL DOCUMENTO A UN ARCHIVO DE DATOS Para combinar información en el documento principal, se debe conectar el documento a un archivo de datos, también llamado lista de destinatarios. Si el archivo de datos no existe, se puede crear durante el proceso de combinación de correspondencia.
ELEGIR UN ARCHIVO DE DATOS O LISTA DE DESTINATARIOS En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, cliquear en Seleccionar destinatarios.
Seguir uno de estos procedimientos según corresponda:
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Si el archivo de datos no existe
Seleccionar Escribir una nueva lista
En el cuadro de diálogo seleccionar Personalizar columnas para Agregar o quitar campos.
Seleccionar Nueva agregar registros
entrada
para
La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
Si el archivo de datos existe El archivo de datos puede ser una tabla de Word, una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access. 1. Seleccionar Usar lista existente y buscar el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de datos. IMPORTANTE: Si tiene un documento de Microsoft Word, debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener títulos y las demás filas, los registros que se quieren combinar.
AGREGAR CAMPOS DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, AL DOCUMENTO Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del documento y agregar campos de combinación que indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del documento. (Como el nombre, la dirección) NOTA Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal. 1. Para agregar los campos, cliquear en el lugar del documento donde se quiere insertar el dato. 2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos. en Insertar campo combinado seleccionar el nombre del campo.
APLICAR FORMATO A LOS DATOS COMBINADOS Para aplicar formato a los datos del documento, seleccionar el campo de combinación de correspondencia y aplicar el formato necesario, de la misma manera que al texto común. Teniendo cuidado de seleccionar las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.
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FILTROS - ACOTAR LA LISTA DE DESTINATARIOS Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no se quieren ver o incluir en la combinación, ya que al aplicar filtros muestra solo los registros que cumplen con los criterios. En el caso que se quiere enviar la carta solo a los destinatarios que cumplan una o varias condiciones (por ejemplo: a todos los que viven en Salta y sean del sexo femenino), se debe aplicar filtros. 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, seleccionar Editar lista de destinatarios. 2. En el cuadro de diálogo seleccionar Filtrar. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro. Por ejemplo, para generar copias del documento principal únicamente para las direcciones que contengan Salta como provincia, Seleccionar Provincia en la lista Campo, seleccionar Igual a de la lista Comparación, y escribir Salta en la lista Comparado con. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y especifique más criterios. Si seleccionamos la opción Y se deben cumplir todos los criterios. Si seleccionamos la opción O se debe cumplir solo uno de ellos.
VISTA PREVIA DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y FINALIZARLA Para obtener la vista previa de la Combinación 1. En la ficha Correspondencia, grupo Vista previa de resultados, seleccionar Vista previa de resultados. Se puede ver cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro (flecha a la derecha) y Registro anterior (flecha a la izquierda).
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FINALIZAR LA COMBINACIÓN Puede imprimir directamente los documentos combinados o generar copias individuales en un documento. PARA IMPRIMIR DIRECTAMENTE: 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, seleccionar en Finalizar y combinar y, a continuación, seleccionar en Imprimir documentos.
En el cuadro de diálogo de impresión, seleccione si se quiere imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. PARA GENERAR COPIAS INDIVIDUALES EN UN DOCUMENTO 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, seleccionar en Finalizar y combinar y, a continuación, seleccionar en Editar documentos individuales. En el cuadro de diálogo, elegir si se quiere editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en ese momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las copias que se quieren editar en un solo archivo, con un salto de página entre cada copia del documento. Los documentos combinados que se guardan son independientes del documento principal. Es conveniente guardar también el documento principal. PARA TENER EN CUENTA EN LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA Cuando se abre un documento combinado, aparece un cuadro de diálogo que pregunta si se quiere volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal. Al seleccionar Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada, y se pueden ver los siguientes registros. Al seleccionar No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.
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FORMULARIOS CREAR UN FORMULARIO
Paso 1: Configurar Word para crear formularios 1.
Desde el botón de Microsoft Office
seleccionar Opciones de Word.
2.
En el cuadro de diálogo, seleccionar Más frecuentes.
3.
Activar la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y Aceptar.
AGREGAR CONTROLES DE CONTENIDO AL FORMULARIO
1.
En la ficha Programador, en el grupo Controles, seleccionar Modo Diseño y cliquear en donde se quiere insertar un control.
INSERTAR UN CONTROL DE TEXTO EN EL QUE LOS USUARIOS PUEDAN ESCRIBIR TEXTO.
En la ficha Programador en el grupo Controles, cliquear en el control Formularios Heredados y luego en ab Seleccione el control y en la ficha Programador, en el grupo Controles, cliquear en Propiedades. Desde el cuadro de diálogo seleccionar el tipo de control (de texto, normal, de número, de fecha..), el largo máximo (cantidad máxima de caracteres o nros a ingresar) y el formato.
INSERTAR UNA CASILLA DE VERIFICACIÓN En la ficha Programador en el grupo Controles, cliquear en el control Formularios Heredados y luego en
.
INSERTAR UNA LISTA DESPLEGABLE DISPONIBLES A LAS QUE ESPECIFIQUE.
QUE
RESTRINJA
LAS
OPCIONES
En la ficha Programador en el grupo Controles, cliquear en el control Formularios Heredados y luego en
.
Seleccione el control y en la ficha Programador, en el grupo Controles, cliquear en Propiedades. Desde el cuadro de diálogo agregar, quitar u ordenar los elementos de la lista.
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PROTEGER TODOS LOS CONTROLES DE UN FORMULARIO 1. En la ficha Programador, en el grupo Controles, quitar el Modo Diseño 2. En el grupo Proteger de la ficha Programador, cliquear en Proteger documento y después en Restringir formato y edición. 3. En el panel de tareas Proteger documento, en 2. Restricciones de edición, activar la casilla Admitir sólo este tipo de edición en el documento. 4. En la lista de restricciones de edición, seleccionar Rellenando formularios. 5. En Comenzar a aplicar, cliquear en Sí, aplicar la protección. 6. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escribir una nueva contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confirmarla. IMPORTANTE Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus restricciones de edición.
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