Sesión de Información para Proveedores - Florida

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Agenda - Sesión de la Mañana 8:30 AM – 10:30 AM HHAeXchange Sesión de Información a Proveedores • Presentación y Demonstración del Sistema • Funcionalidad Común entre todos los Planes (MCO)

10:30 AM – 12:00 PM Entrenamiento Detallando Cada Plan (MCO) • Cada MCO presentara y cubrirá los detalles de sus programas especificando los flujos de trabajo y uso del sistema HHAeXchange (30 minutos por MCO)

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Agenda - Afternoon Session 1:00 PM – 3:00 PM HHAeXchange Sesión de Información a Proveedores • Presentación y Demonstración del Sistema • Funcionalidad Común entre todos los Planes (MCO)

3:00 PM – 4:30 PM Entrenamiento Detallando Cada Plan (MCO) • Cada MCO presentara y cubrirá los detalles de sus programas especificando los flujos de trabajo y uso del sistema HHAeXchange (30 minutos por MCO)

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HHAeXchange: De un Vistazo Un Sistema basado en la Web asistiendo en la interacción efectiva entre Proveedores y los MCOs

Entrada de Visita • • •

EVV Manual Open Model EDI

Comunicaciónes con los MCOs

Gestión de Miembros

Facturación e Informes

3

Servicios a Prestar • Servicios proveidos en el hogar: • • • • •

Servicios de Acompanante Servicios de Asistencia Personal Cuidado de Relevo Servicio Privado de Enfermería HHA (Agencias de salud en el hogar / Asistencia sanitaria a domicilio)

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Información Para Llevarse de la Sesión de Hoy • • • • • •

Autorizaciones: Cómo revisar autorizaciones enviadas del MCO en HHAX Comunicaciones: Cómo comunicarse con los MCOs usando la funcionalidad de Notas en HHAX Visitas: Cómo añadir o revisar visitas en HHAX Facturas/Facturación: Cómo revisar facturas y facturar en HHAX Credenciales: Cómo solicitar sus nombres de usuario y contraseñas en HHAX Ayuda: Cómo acceder a los materiales de ayuda y soporte en HHAX

5

Preguntas? • Esperamos sus preguntas • Sus preguntas diferirán según… • • •

El Tamaño de su Organización Método de Entrada de Visita Servicios Desempeñados

• Preguntas de Hoy • Preguntas después de la Sesión de Hoy • Preguntas después que comience a usar el Sistema de HHAeXchange 6

En las Próximas Semanas • Centro de Soporte para Proveedores (Provider Information Center) en la FL: https://hhaexchange.com/FL-SMMC • Solicitar Credenciales para Sus Usuarios • Ingresar Cuidadores o Preparar Archivos de prueba EDI

7

HHAX FL-SMMC - Centro de Soporte para Proveedores

https://hhaexchange.com/fl-smmc/

8

Solicitud de Acceso al Usuario en HHAeXchange • Nuevo Usuario: Correo electrónico a [email protected]: • • •

Envié: Nombre del Usuario (Primer Nombre y Apellido), el Rol del Usuario, y la dirección de correo electrónico (única a ese usuario) El Solicitante Recibe: Correo electrónico confirmando el/los nombre(s) de Usuario(s) en el Sistema HHAX El Nuevo Usuario Recibe: Correo electrónico con una contraseña temporaria • •

•

Roles Estándar: Admin, Coordinador, y Facturación (Billing) Los Proveedores EDI solamente tienen el rol de Admin-EDI

Nuevo Rol: Envié un correo electrónico a [email protected] • •

Solamente HHAeXchange puede crear roles nuevos Las Agencias Proveedoras puede asignar / eliminar permisos de roles 9

Solicitud de Acceso al Usuario en HHAeXchange • Desactivar Usuario: Correo electrónico a [email protected] • •

Envié: Nombre del Usuario (Primer Nombre y Apellido), el Rol del usuario y la dirección de correo electrónico del usuario El Solicitante Recibe : Correo electrónico confirmando la desactivación

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Provider Information Center – Entrenamiento de Usuario •

Seminarios Web (Webinars) para Usuarios del Sistema • •

•

•

Comenzando el la semana del 12 de noviembre Registración para el entrenamiento sera enviada por correo electrónico a todos los usuarios del Sistema no tardar el 1ro de noviembre (día después de que terminen las sesiones de información al Proveedor) En adición, la registración también estará disponible en la Página de Presentación del Centro de Información para Proveedores

Lunch & Learn – Webinars de Almuerzo y Aprendizaje • • •

Comenzando a principios de diciembre Temas como Provider Quick Start Guide, Communications and Notes, EVV Call Dashboard etc… son solo algunos de los muchos que serán presentados Consulte el Centro de Información para Proveedores (Página de Entrenamiento de Usuarios) para ver las fechas de los próximos webinars 11

HHAX Agenda de Sesión de Información al Proveedor PARTE 1 • Introducción al Sistema HHAeXchange • Gestión de Miembro • Comunicaciones (Notas)

12

HHAX Agenda de Sesión de Información al Proveedor

EVV Manual EDI

PARTE 2 – Basado en el Método de Entrada / Gestión de Visitas del Proveedor

• HHAeXchange EVV (Sistema gratuito EVV proporcionado por los MCOs)

• Manual - Entrada de Visita (Función Visit Quick Entry – directamente en el Sistema HHAeXchange)

• EDI (Electronic Data Interchange) Intercambio Electrónico de Datos - Sistema de Gestión de Agencias / Agencias de Terceros 13

HHAX Agenda de Sesión de Información al Proveedor

EVV Manual EDI

PARTE 2 – Basado en el Método de Entrada / Gestión de Visitas del Proveedor

•

HHAeXchange EVV 1 Módulo de Cuidador

•

3 Confirmación de Visita (EVV)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

4 Pre-Facturación

5 Facturación

Manual - Entrada de Visita 1 Módulo de Cuidador

•

2 Módulo de Horario

3 Visit Quick Entry (Manual)

EDI 3 Visitas via Sistema de Gestión de Agencias (EDI)

14

HHAX Agenda de Sesión de Información al Proveedor PARTE 3 • Facturación (Pre-Billing/Billing) • Reportes/Informes • Administración • Avances del Sistema

15

HHAeXchange Introducción al Sistema

HHAeXchange – Introducción al Sistema • HHAeXchange Nomenclatura del Sistema • • • •

Miembro = Paciente = Recipiente = Consumidor = Participante Cuidador = Asistente = Ayudante Proveedor = Agencia = Vendedor MCO = Pagador = “Plan”

• Proceso de inicio de sesión (www.hhaexchange.com  ACCESO DE CLIENTE) • Módulo de Inicio (Home) • •

Pagina de Inicio Acceso al centro de soporte

17

Soporte del Sistema • Super Usuarios • Sistema HHAeXchange: Centro de Soporte (Support Center) •

Catalogo de Documentación • • •

•

Guías de Proceso Guías de Ayuda Materiales de Referencia

Centro de Recursos (Resource Center) https://hhaexchange.com/fl-smmc/ Registracion para entrenamiento en vivo Acceso a grabaciones de entrenamiento en demanda Reviso de preguntas frequentes (FAQs) 18

Gestión de Miembro (Colocación)

Gestión de Miembro – Alertas de Colocación • Nueva Solicitud de Colocación (Correo Electrónico)

• Nueva Solicitud de Colocación (Home  Pending Placements)

20

Gestión de Miembro – Reviso de Colocación • Reviso de Colocación • •

Haga clic en el enlace Admission ID para ver la Ventana de Colocación (Placement Window) Revise la información del Miembro • General: Demografía (Ocultada) • Solicitudes Especiales: Género, Idioma, Notas

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Gestión de Miembro – Aceptación de Colocación • Aceptar la Colocación •

Seleccione el Equipo de Miembro (Member Team) y el Coordinador (Coordinator) Seleccione el botón apropiado en el Placement Window (abajo)

• • • •

• •

Para Aceptar la colocación Para solicitar mas tiempo Para Negar la colocación (Debe seleccionar el código de razón (Reason Code) para la denegación)

La colocación se borra de Colocaciones Pendientes (Pending Placements) en la página de inicio Modulo de Miembro  Perfil (Status = Active [Activo]) 22

Gestión de Miembro – Cola de Colocación (Placement Queue)

Action  Pending Placement Queue 4 Secciones en el Placement Queue

• • •

Pendientes • • •

• • •

24 Horas por Defecto (Fin de plazo) Se acerca el plazo/límite (en rojo) Eliminada del Queue después del plazo

Asignado con Cuidador Temporario Asignado Aceptado sin Masterweek (Calendario permanente)

23

Gestión de Miembro – Perfil del Miembro • Modulo del Miembro – Índice de Páginas •

General • • •

•

Información del Miembro Historial de Estatus (Status History) Notas del Miembro

Perfil (Demografía) •

Autorización

• Estatuses Primarias (Pendiente, Activo)

24

Gestión de Miembro – Reviso de Información • Modulo del Miembro – Página de Perfil (de Información Demográfica del MCO)

25

Gestión de Miembro – Autorizaciones • Proceso (El tiempo varía según el MCO) • • •

Autorización de Miembro emparejada con el proveedor en HHAX HHAX devuelve el archivo de colocación confirmado la aceptación del Proveedor Revise la Autorización como necesario (Member  Authorization Page)

26

Comunicaciones & Notas

Comunicaciones – Visión General (Tipos) •

Notas del Miembro (Member Notes) (Comunicación entre el Proveedor y el MCO relacionado al Miembro)

•

Notas Automatizadas (Automated Notes) (Notas generadas por el sistema, como Autorización y Cambio de Estatus)

•

Comunicaciones del MCO (MCO Communications) (Communicaciones entre el Proveedor y el MCO sin relación a un Miembro) 28

Notas del Miembro - Reviso •

Página de Inicio (Home)  Notas (Notes) (Status = Open); Estatus Abierto

•

Miembro (Member)  Página General (General Page)  Notas (Notes) Todos los Estatus – Abierto (Open) & Cerrado (Closed)

29

Notas del Miembro – Crear y Responder •

Crear (Nueva) - Detalles en las próximas pantallas • Solamente desde la página del Miembro (Member  General Page) •

•

Member  General Page  Notes Section 

Respuesta • •

•

Desde la Página de Inicio: Home  Notes  Reply Desde la Página del Miembro: Member  General Page  Notes Section  Reply

Cerrar (Close) •

•

Desde la Página de Inicio: Home  Notes  □ + (casilla a la izquierda de la Nota) (A la vez que este cerrada, la Nota se elimina de la Página de Inicio) Desde la Página del Miembro: Member  General Page  Notes Section  Close 30

Notas del Miembro – Crear Notas Member  General Page  Notes Section  New • Complete la Ventana de Notas • • •

Seleccione la Razon (Reason) Entre la Nota (Note) Sube archivo, si es necesario (Upload File)

•

Haga click en el botón •

Estatus de la Nota = Abierto (Open)

• Los Valores de Razones (Reason) •

Varía según el MCO

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Notas del Miembro – Imprimir •

•

•

Imprimir Notas Individuales (Individual Notes) (para enviar a usuarios que no son del sistema) Haga click en el botón Print para obtener una copia dura de la Nota Individual (en formato PDF) Imprimir Informe de Notas (Report  Other Reports  Member General Notes)

32

Comunicaciones del MCO – Revisar/Crear • Buscar/Revisar •

Navege desde Action  MCO Communication

= Nota Entrante = Nota de Salida = Archivo Adjunto

• Crear ( •

)

Razon (Reason) (varía por MCO)

33

Comunicaciones del MCO – Imprimir Realize una búsqueda (Search)  Haga click al botón derecho del raton (Right-click) para imprimir (Print)  Imprimir la(s) Página(s)

34

Política de Comunicación y Plazos • Varía según los MCO • Cubierto durante las Sesiones de la Tarde (por MCOs) • • •

Políticas de comunicación para uso Expectativas para el seguimiento de las Notas (Monitoring Notes) Plazos para responder • •

Notas Urgentes Notas sin urgencia

35

Gestión del Cuidador (EVV & Visit Quick Entry)

EVV Manual

Cuidador – EVV and Manual (Solamente) •

HHAeXchange EVV 1 Módulo de Cuidador

•

2 Módulo de Programación

4 Pre-Facturación

3 Visit Quick Entry (Manual)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

Manual Visit Entry 1 Módulo de Cuidador

•

3 Confirmación de Visita (EVV)

5 Facturación

EDI

e

3 Visitas via Sistema de Gestión de Agencias (EDI)

37

Cuidador – Entrada de Datos (< 100)

EVV Manual

• Nuevo Cuidador • Campos Requeridos •

• •

Demografía – Tipo de Empleo (Employment Type) Dirección Emergencia

• Salvar •

Crea el Perfil del Cuidador

38

Cuidador – Vista del Perfil •

Demografía

•

Empleo (Employment Info)

•

Dirección (Address)

•

Emergencia (Emergency)

EVV Manual

39

Gestión de Horarios (EVV)

Gestión de Horarios – EVV (Solamente) •

HHAeXchange EVV 1 Módulo de Cuidador

•

2 Módulo de Programación

3 Confirmación de Visita (EVV)

4 Pre-Facturación

3 Visit Quick Entry (Manual)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

Manual Visit Entry 1 Módulo de Cuidador

•

EVV

5 Facturación

EDI 3. Visitas via Sistema de Gestión de Agencias (EDI)

41

Programación de Visitas – Requerimientos

EVV

• Estatus de Miembro = Activo (Active)

• Autorización = Fechas Válidas/Información de Servicio

• Plan de Cuidado (POC) es opcional (específico al MCO)

42

Programación de Visitas – Funcionalidad

EVV

• Creando una Visita (Non-Skilled/Skilled)

• Componentes de Programación 1. 2. 3. 4. 5.

Horario Programado Cuidador Opcional: Plan de Cuidado (POC) Código de Servicio Guardar horario

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Programación de Visitas en el Calendario

EVV

• Calendario del Miembro (Member  Calendar Page)

Códigos de Color: Verde Rosa Blanco 44

Gestión de Visitas – Visitas Eliminadas

EVV

• Horario Creado por Error • Proceso • Elimina del Calendario • Indique la Razón por la cual la Visita se elimina

45

Programación de Visitas – Master Week

EVV

• “Horario Permanente” • “Transferimiento” (Roll Over) 1. 2. 3. 4. 5.

Horario (por día) Cuidador Código de Servicio Dias Seleccionados Guardar Horario Permanente 46

Entrada de Visita (EVV, Visit Quick Entry, EDI)

Opciones para Entrar Visitas - EVV, Manual, & EDI •

HHAeXchange EVV 1 Módulo de Cuidador

•

2 Módulo de Programación

3 Confirmación de Visita (EVV)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

3 Visit Quick Entry (Manual)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

Manual Visit Entry 1 Módulo de Cuidador

•

EVV Manual EDI

EDI 3 Visitas via Sistema de Gestión de Agencias (EDI)

48

Gestión de Visitas (EVV) 49

Gestión de Visitas- EVV

EVV

Instrucciones de Muestra

• Configuración de EVV • Realizando un EVV a través del teléfono • •

Hora de Entrada (Clock In) Hora de Salida (Clock Out)

• EVV Exitoso

50

Gestión de Visitas – Visitas Perdidas

EVV

• La Visita no se realiza (no relacionado con la programación de horario) • Proceso • Edite la Información de Visita y seleccione la casilla de Visita Perdida (Missed Visit) • Indique la Razon (Reason), la Acción Tomada (Action Taken), y entre una Nota (New Note)

51

Gestión de Visitas – Confirmación de Visita Manual 1. 2. 3. 4. 5.

EVV

Pestaña de Información de Visita (Visit Info Tab) Hora de Comienzo (Visit Start Time) Hora de Finalización (Visit End Time) Razon (Reason) Acción Tomada (Action Taken)

52

Gestión de Visitas – Confirmación de Visita Manual

EVV

6. Hojas de Horas (Timesheets) • •

Requerido Aprovado

7. Deberes de POC (Plan de Cuidado)

53

Gestión de Visitas – Reviso de Visitas EVV

EVV

• Busqueda de Visita (Visit Search) (Visit  Visit Search) • Calendario del Miembro (Member  Calendar Page)

54

Gestión de Visitas – Panel de Llamadas (Call Dashboard)

EVV

• Busqueda de Llamadas con Problemas (Excepciones)

• Entendiendo los “Cubos” de Mantenimiento de Llamadas • Mantenimiento de Llamadas • Llamadas Perdidas (Missed Calls - In/Out/Call) • Registro de Visitas (Visit Log) y Llamadas Rechazadas (Rejected Calls)

55

Gestión de Visitas – Panel de Llamadas (Call Dashboard)

EVV

• Abordando Problemas de Llamadas (Excepciones)

• Solucionando Problemas de Llamadas •

Enlace de Llamadas (Linking Calls)

• Rechazo de Llamadas (Rejecting Calls)

56

Gestión de Visitas (Visit Quick Entry) 57

Visit Quick Entry (Visit -> Visit Quick Entry)

Manual

58

Gestión de Visitas (EDI) 59

Interfaces de Terceros

EDI

Un archivo para enviar lo siguente: • • • •

Demografía del Cuidador Horarios Visitas Confirmadas Visitas Facturadas

EVV Registro de Tiempo / Ubicación por GPS no se requiere por el momento

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EDI Portal de Validación de Formato de Archivo y la Creación del SFTP

EDI

Portal de Validación de Formato de Archivo • •

Asegura la estructura correcta y el formato de datos básico para importar archivos Antes de crear un SFTP de autoservicio en el sistema se requiere la validación de formato exitoso

Creación de un SFTP de Autoservicio •

•

Elimina la necesidad de que los Proveedores de EDI se comuniquen con HHAX para administrar/gestionar el SFTP Todos los Proveedores de EDI pueden crear, configurar y administrar su cuenta SFTP para transferencias de archivos a HHAeXchange

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Pre-Facturación (EVV & Visit Quick Entry)

Opciones de Entrada de Visita – Elección de Flujo de Trabajo

•

HHAeXchange EVV 1 Módulo de Cuidador

•

2 Módulo de Programación

3 Confirmación de Visita (EVV)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

3 Visit Quick Entry (Manual)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

Manual Visit Entry 1 Módulo de Cuidador

•

EVV Manual

EDI 3 Visitas via Sistema de Gestión de Agencias (EDI)

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Pre-Facturación

EVV Manual

• Proceso • •

Pre-Facturación (Billing  Prebilling Review) Excepciones (Problemas)

• Validaciones de Pre-Facturación • •

Revise las Excepciones (enfocando en Visitas Perdidas y las Autorizaciones) Aborde en el sistema HHAX (EVV, Manual Visit Quick Entry) o Sistemas Terceros (EDI)

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Facturación (EVV & Visit Quick Entry)

Opciones de Entrada de Visita – Elección de Flujo de Trabajo

•

HHAeXchange EVV 1 Módulo de Cuidador

•

2 Módulo de Programación

3 Confirmación de Visita (EVV)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

3 Visit Quick Entry (Manual)

4 Pre-Facturación

5 Facturación

Manual Visit Entry 1 Módulo de Cuidador

•

EVV Manual

EDI

e

3 Visitas via Sistema de Gestión de Agencias (EDI)

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Facturación – Vista General del Proceso

EVV Manual

• Procesos de Facturación • • •

Crear un Lote de Facturas (Invoice Batch) Realizar Revisión de Facturación (Billing Review) Abordar en el Sistema HHAX (EVV, Manual Visit Quick Entry) o Sistemas Terceros (EDI)

• Revisión de Archivos Facturados • •

Archivos de Reclamación (Claim Files - 837) Remitencias (Remittances - 835)

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Facturación – Crear Lote de Facturas

EVV Manual

• Billing  New Invoice Batch • •

Busque Visitas Facturables (Filtrar por Fechas y Pagador) Seleccione Visitas para Facturar (incluir en el lote de facturas)

• •

Salve las Visitas Seleccionadas Haga Click en el botón Visita/Miembro)

(Genera “Batch” de facturas; 1 por

68

Facturación – Realizar Revisión de Facturación (Billing Review)

EVV Manual

• Billing  Billing Review • •

Busque Visitas Facturadas Revise los Detalles para “Razones de Retención” (Hold Reasons)

• Aborde las Excepciones (Hold Reasons) • •

En el sistema HHAX (EVV, Manual Visit Quick Entry) En sistemas terceros (EDI) 69

Facturación – Revisión de Archivos de Facturados

EVV Manual

• Procesos Nocturnos (Generación de 837) • Revisando Archivos Facturados (Admin  File Processing) • •

Archivos de Reclamación (Claim Files - 837) Remitencias (Remittances - 835)

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Informes 71

Informes – Reportes Clave en HHAeXchange •

Lista de Miembros (List of Members) •

•

Informe con Detalles de Lote (Batch Detail Report) •

•

Listado de Visitas con Excepciones (antes del proceso de Pre-Facturación)

Notas Generales de Miembro (Member General Notes) •

•

Generación de ingresos (por lote de facturas individuales)

Visitas No Verificadas Detalle de Envejecimiento (Unverified Visits Aging Detail) •

•

Información del Censo (Datos del Módulo de Miembro)

Listado de Notas capturadas en el sistema HHAX (relacionadas con Servicios al Miembro)

Lista de Cuidadores (List of Caregivers)

72

Informes – Descripción General del Diseño del Informe • Generar y Navegar un Reporte

• Reportes de Sistema

73

Informes – Lista de Miembros Path: Report  Members  List of Members

74

Informe con Detalles de Lote (Batch Detail Report) Path: Report  Billing  Invoicing  Batch Detail Report

75

Visitas No Verificadas Detalle de Envejecimiento (Unverified Visits Aging Detail)

Path: Report  Compliance  Unverified Visits Aging Detail

76

Notas Generales de Miembro (Member General Notes) Path: Report  Other Reports  Member General Notes

77

Informes – Lista de Cuidadores (List of Caregivers) Path: Report  Caregiver  List of Applicant/Caregivers

78

Administración 79

Administración y Soporte de Sistema • Perfil del Proveedor •

Alertas de Correo Electrónico

• Gestión de Usuarios • • •

Roles Permisos Restricciones

• Configuración de Coordinador(es) – Al Menos 1 (Defecto) • Gestión de la Tabla de Referencia del Proveedor • Gestión de Tarifas

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Administración – Perfil del Proveedor • Admin  Provider Profile • • •

Sección General Sección de Dirección Sección de Correo Electrónico Automatico

81

Administración – Gestión de Usuario • Admin  User Management  User Search  Edit User

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Administración – Configuración de Coordinador(es) • Admin  Coordinator Setup (Nota: Debe ser al menos 1 creado para Colocaciones!)

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Administración – Tablas de Referencia • Admin  Reference Table Management

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Administración – Gestión de Tarifas • Admin  Rate Management • •

Editar (Futuro) Acutualización de Tarifa (Retroactiva)

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Administración – Gestión de Tarifas • Admin  Rate Management Editar Tarifas

Actualizar Tarifas

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Avances del Sistema 87

Avances del Sistema •

Comunicaciones MCO • Estamos actualizando la Comunicación de MCO (que sea similar a un hilo de correo electrónico). La Comunicación de MCO permitirá a los Proveedores realizar un mejor seguimiento de las respuestas para las comunicaciones de miembros y no miembros.

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Avances del Sistema •

Configuración de Agencias con Oficinas Multiples • •

Permitir que los Proveedores creen, asignen y/o editen un Miembro en el Pending Placement Queue y el perfil de los Miembros a una oficina específica. Las visitas de los Miembros se facturan de acuerdo con la oficina asignada.

89

Avances del Sistema

•

Módulo de Reenvío (Resubmission) • Los Proveedores podrán generar ajustes a reclamos y enviar a través del portal.

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Preguntas? 91

HHAeXchange Recursos para Proveedores

• Centro de Información para Proveedores • www.hhaexchange.com/FL-SMMC

• Soporte • [email protected]

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