Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Servicio de Inscripción Virtual en el Registro Único Tributario - RUT Para Personas Naturales del Régimen Simplificado no Comerciantes V 1.1

Bogotá D.C. Abril de 2013

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Contenido 1.

Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2. Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 3.

Ingreso a los Servicios Informáticos Electrónicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

3.1 Preparación preliminar del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3.2 Inscripción en Línea en el Registro Único Tributario para personas naturales del régimen simplificado No Comerciantes . . . . . . . . . . . . . 6 3.3 Diligenciamiento de casillas del Formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

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1. Introducción La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, dentro de su proceso de redireccionamiento hacia el servicio, pone a disposición de sus clientes, los medios de presentación de la información a las organizaciones y personas que están obligados a RUT, permitiendo optimizar tiempos y recursos para una ágil obtención de la información. Por lo anterior y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 70 del Decreto Ley 19 del 2012 (Ley Anti trámites), entrega el servicio que permite la inscripción virtual para las personas naturales pertenecientes al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, siempre y cuando la actividad económica no sea mercantil, ya que en estos casos deberán realizar el respectivo trámite ante la Cámara de Comercio. Régimen simplificado del impuesto sobre las ventas (art. 499 E.T) “Artículo 499. Quiénes pertenecen a este régimen. Al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes condiciones: 1. 2. 3. 4.

5. 6.

7.

Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad inferior a cuatro mil (4.000) UVT. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad. Inexequible. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles. Que no sean usuarios aduaneros. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($ 60.000.000) (valores años base 2003 y 2004) (3.300 UVT). Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de ochenta millones de pesos ($ 80.000.000) (valores años base 2003 y 2004) (4.500 UVT).

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PARAGRAFO. 1º—Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a sesenta millones de pesos ($ 60.000.000) (valor año base 2004) (3.300 UVT), el responsable del régimen simplificado deberá inscribirse previamente en el régimen común.”

2. Objetivo El manual de usuario del servicio de inscripción virtual en el Registro Único Tributario – RUT para personas naturales del régimen simplificado no comerciantes, ha sido diseñado para que los ciudadanos que realicen actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas y que no requieran el registro mercantil, estén en capacidad de realizar la inscripción en línea, a través de los Servicios Informáticos Electrónicos.

3. Ingreso a los Servicios Informáticos Electrónicos Ingrese a nuestra página principal de internet www.dian.gov.co

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3.1. Preparación preliminar del sistema. Para este procedimiento, usted debe ingresar por el Link Otros Servicios como se indica el siguiente recuadro.

Ingrese por la opción Verificar su Sistema para Firma (ver imagen).

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Esta acción le mostrará si el equipo en donde usted está realizando el proceso, cuenta con todos los requerimientos tecnológicos, para efectuar el o los trámites ante la Entidad. (Ver imagen)

Terminada la verificación y si el sistema cumple con los requisitos mínimos, es necesario cerrar todas las ventanas del navegador y volver a ingresar al sistema. www.dian.gov.co . Si la verificación arroja la falta de los tres o alguno de los requerimientos, es necesario configurar el equipo para que cumpla con las especificaciones y así, poder continuar. 3.2. Inscripción en Línea en el Registro Único Tributario para personas naturales del régimen simplificado No Comerciantes. Documentos Requeridos: 1. 2.

Fotocopia del documento de identificación Recibo de servicio público (agua luz, gas natural)

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Ingrese a la página principal de la DIAN, www.dian.gov. co., en la parte izquierda de la pantalla dé clic sobre la opción “Inscripción RUT”

Seleccione el tipo de Inscripción en el Registro Único Tributario, de acuerdo con el tipo de cliente y la naturaleza de la actividad, por ejemplo, si usted es persona natural no comerciante y cumple con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado del IVA seleccione el botón “Régimen Simplificado No Obligados Cámara Comercio.

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NOTA: Por razones de seguridad y de verificación de datos, el servicio solamente está habilitado para las personas naturales identificadas con cédula de ciudadanía, cuya información haya sido reportada por la Registraduría Nacional del Estado Civil. A continuación, indique el tipo de documento de identificación y el número del documento y la información relacionada con el número de formulario, el cual debe ser informado en los casos en que previamente se haya avanzado en el diligenciamiento del formulario y se haya conservado el número del documento generado en el borrador, si no existe documento en borrador deje este campo en blanco.

Una vez suministrados los datos se pulsa clic en el botón “Continuar”. A continuación, el sistema genera una ventana emergente con un mensaje informativo en el cual se solicita tener disponible la información para el momento de la finalización del trámite.

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El sistema verifica la información de los datos de identificación y de ser consistentes con la información reportada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el sistema genera 3 preguntas de validación con respuestas de selección múltiple con el fin de garantizar la seguridad y autenticidad del usuario que está solicitando el trámite.

Seleccione la opción adecuada, pulsando clic en el recuadro que aparece al lado izquierdo de cada una de respuestas y dele el botón “Continuar”. Al contestar las 3 preguntas puede pulsar el botón “Validar Respuestas”

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Si responde de forma errada alguna de las preguntas, se bloqueará el acceso al servicio y el usuario deberá hacer el proceso en forma presencial.

Si responde la totalidad de las preguntas de forma consistente con la información que reposa en las bases de datos, se generará el Formulario del Registro Único Tributario 001, habilitando la hoja 1 “Hoja principal” y una ventana emergente con el siguiente mensaje:

“La información que se incluya en el Registro Único Tributario es responsabilidad del usuario y en consecuencia debe corresponder a la realidad; por tanto, cualquier falsedad ó conducta que pueda constituir presunto delito, será denunciada ante la autoridad competente conforme lo señala el artículo 15 del Decreto 2788 de 2004. En consecuencia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en todos los casos identificará la dirección IP desde la cual se está generando la inscripción.”

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El sistema muestra el formulario para su diligenciamiento teniendo en cuenta lo siguiente: Se puede navegar por secciones pulsando el botón ubicado en la margen superior izquierda, sin haber diligenciado las casillas obligatorias de acuerdo al tipo de cliente.

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La barra flotante ubicada en la parte inferior izquierda permite seleccionar la acción que se requiera ejecutar así:

Borrador: Guarda temporalmente la información registrada en el formulario. Al momento de guardar, se muestra automáticamente el número de formulario asignado. Esta acción es necesaria para continuar con el proceso de inscripción.

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Enviar: Remite la información de solicitud de inscripción a la DIAN. En este momento el sistema solicita adjuntar los documentos requeridos, como soporte del trámite en formato PDF. El cliente debe esperar 5 días calendario para recibir en el correo electrónico informado en el formulario el PDF del certificado de inscripción en el RUT.

PDF: Genera el formulario de inscripción en formato PDF, con la leyenda “EN TRÁMITE DOCUMENTO SIN COSTO”, para imprimirlo.

Salir: Cierra la sesión, por lo tanto la información registrada debe ser guardada antes, para evitar perderla.

3.3 Diligenciamiento de casillas del formulario. Al ubicar el cursor sobre cada casilla se presenta la opción “Ayuda”. Haciendo clic sobre ésta se pueden visualizar las condiciones y requerimientos para su diligenciamiento, además de seleccionar o digitar su contenido. La ayuda permite realizar búsqueda de contenidos por código o por nombre dependiendo del campo que se diligencie. El procedimiento para diligenciar el contenido de cada casilla es el mismo. En algunos casos la información debe ser digitada por el usuario, como es el caso del correo electrónico y el número telefónico.

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Ejemplo: Para seleccionar el Departamento de ubicación del domicilio se despliega la ventana ayuda, se pulsa el vínculo “Elija un valor para Departamento”

En el formulario se encuentra previamente diligenciados los datos asociados a los nombres y apellidos del cliente con base en la información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberá suministrar los datos correspondientes a la fecha y lugar de expedición de la cédula.

Fecha de expedición Para ingresar dé doble clic en la casilla correspondiente para que se presente la ventana de edición de fechas. Seleccione el año, mes y día en que fue expedido el documento de identificación.

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Lugar de expedición Pulse clic en el botón “Ayuda” en las casillas País, Departamento y Ciudad/Municipio

La búsqueda de lugares se puede realizar por el código o por pare del nombre. En la ventana de ayuda, en el campo “Buscar” se escribe el parámetro y se oprime el botón “Buscar”. Para las casillas 29 “Departamento” y 30 “Ciudad/Municipio”, se realiza el mismo procedimiento. Si el documento de identificación fue expedido en un país diferente a Colombia, esta última casilla no se diligencia. Razón Social No se diligencia Nombre Comercial y Sigla No se diligencia

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Ubicación Registre la información correspondiente a las casillas 38 “País”, 39 “Departamento” y 40 “Ciudad/municipio”, para cada una se despliega la pestaña ayuda y se pulsa la opción respectiva. Si la inscripción es para persona natural residente en el exterior, las dos últimas casillas estarán deshabilitadas al seleccionar un país diferente a Colombia. Para registrar la dirección, se pulsa doble clic en la casilla 41 “Dirección”, se muestra una ventana emergente con información relacionada con el soporte de la información que se va a suministrar en dicha casillas, adicionalmente se muestra la ventana “Generador de Direcciones”. Si en la casilla 38 “País”, se selecciona una opción diferente a Colombia, se permite ingresar la dirección sin activar dicho generador.

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El “Generador de Direcciones” es la herramienta que la DIAN ha diseñado para hacer más sencilla la inclusión de direcciones y reducir la probabilidad de error.

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Incluya la dirección en el orden debido. Por ejemplo: para informar la dirección kilómetro 3 vereda la miranda, se debe oprimir primero el botón “Kilómetro”, luego el dígito “3” y en seguida el botón “Vereda”. Mientras se van oprimiendo las diferentes nomenclaturas, en la parte superior (Dirección) se presenta la dirección como es incluida por el usuario, y en la parte inferior como es codificada por la DIAN.

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Finalizada la inclusión de la dirección se pulsa el botón “Dirección completa”, y el sistema la registra en la casilla “Dirección”. Los datos de ubicación restantes son de obligatorio diligenciamiento; el número telefónico y el correo electrónico, RECUERDE: Al correo electrónico informado, se enviará el certificado del Registro Único Tributario formalizado, por lo que debe asegurarse de contar con espacio libre para la recepción del mensaje.

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Responsabilidades Para la casilla 53 “Responsabilidades” se despliega la pestaña de “Ayuda” en cada uno de los ítems. Elija un valor para Responsabilidades. Recuerde que este servicio es para personas naturales del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, por lo cual aparecerá diligenciada automáticamente en el recuadro No. 1 de la casilla 53 el código 12 “Ventas Régimen Simplificado” como se muestra en la siguiente pantalla:

Puede seleccionar de la lista, una responsabilidad adicional de acuerdo con la naturaleza de la actividad y la situación económica del cliente.

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A continuación guarde la información, pulsando la opción de “Borrador” de la barra, el sistema asigna en forma automática un número de formulario.

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Enviar la Solicitud de Inscripción A continuación, pulse el botón “Enviar”. El sistema pide confirmar el envío; si se pulsa la opción “SI” la información registrada queda enviada y no podrá ser modificada. En caso contrario podrá realizar cualquier otro cambio hasta que la solicitud sea enviada.

Al pulsar clic en el botón “Si” el sistema permite adjuntar los documentos soportes de la solicitud.

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Para el efecto debe presionar el botón “Examinar” ubicado frente a cada uno de los ítems para ubicar los archivos que se van a adjuntar, una vez seleccionados los dos archivos debe presionar el botón “Adicionar”

A continuación, aparece una ventana emergente, presione clic en el botón “Cerrar”. El sistema muestra los archivos radicados.

Allí podrá observar la lista de los archivos anexos y pulsar clic en el botón “Cerrar”:

Al finalizar el trámite, el sistema le indica mediante mensaje que el documento ha sido enviado para su formalización.

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Cierre el mensaje, si quiere ver el formulario en formato PDF seleccione el botón “PDF” de la barra flotante. El sistema solicita crear y confirmar una contraseña para posteriormente ver el documento.

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Guarde el formulario en el equipo o de lo contrario visualícelo directamente.

El formato de solicitud de inscripción se genera con la leyenda en marca de agua: “EN TRAMITE DOCUMENTO SIN COSTO”. Para salir de la solicitud de inscripción se pulsa el botón “Salir”. A partir de este momento la información es recibida por la DIAN y se inician los procedimientos de verificación de carácter interno por pate de la Entidad.

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Usted recibirá respuesta en 5 días hábiles a partir del envío de la solicitud, mediante el envío del PDF del formulario de la inscripción en el Registro Único Tributario debidamente formalizado y con la leyenda “CERTIFICADO DOCUMENTO SIN COSTO”, el cual se entiende válido para todos los efectos legales. El formulario se remite a través del buzón ([email protected]), el cual se encuentra habilitado solamente para el envío de mensaje y no está disponible para la recepción correos:

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Al abrir el archivo adjunto encontrara el PDF del certificado de la inscripción en el Registro Único Tributario, debidamente formalizado.

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