PROCESO:
SALUD ANIMAL
SUBPROCESO:
PLANIFICACIÓN DE PROGRAMAS DE SALUD ANIMAL
ACTIVIDAD :
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE PROGRAMAS DE SALUD ANIMAL
CÓDIGO:
SA – P02
VERSIÓN:
1.2
Tabla de Contenido 1.
OBJETIVO................................................................................................................ 2
2.
ALCANCE ................................................................................................................ 2
3.
GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 2
4.
GENERALIDADES ................................................................................................... 4
4.1.
Generalidades sobre las enfermedades objeto de los programas ........................ 4
4.2.
Generalidades sobre otras vacunas aplicadas ..................................................... 4
4.3.
Generalidades de Ley ........................................................................................... 5
5.
ACTIVIDADES ....................................................................................................... 12
6.
CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 13
7.
ANEXOS ................................................................................................................ 13
Elaboró:
Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
Actualizó:
Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
Aprobó:
Ismael Zúñiga Arce – Subgerente Salud Animal
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1. OBJETIVO Establecer una guía que permita conocer la metodología para la programación de proyectos en salud animal. Dar a conocer la metodología usada para las actividades de gestión de recursos humanos y financieros, adquisición de insumos (dotaciones y biológicos) y registro de información. Relacionar los parámetros que se tienen en cuenta en la programación de ciclos de vacunación contra fiebre aftosa y brucelosis bovina.
2. ALCANCE La Federación Colombiana de Ganaderos – FEDEGAN, el Fondo Nacional del Ganado - FNG - y el Fondo de Estabilización para el Fomento de la Exportación de Carne, Leche y sus Derivados –FEP- a través del proceso de Salud Animal, ejecuta en la actualidad, dos proyectos en el ámbito sanitario: Programa Nacional de Erradicación de la Fiebre Aftosa: proyecto que lidera FEDEGAN desde 1997, fecha en la cual el gremio en acuerdo con el ICA, asume las funciones de manejo y administración del recurso para la aplicación de vacuna contra la enfermedad. Programa Nacional de Control y Erradicación de la Brucelosis Bovina: desde el año 2002, FEDEGAN en acuerdo con el ICA y aprovechando la infraestructura del programa de aftosa, las excelentes coberturas de vacunación y los avances del programa, incluye dentro de sus objetivos la eliminación de la brucelosis bovina.
3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS Biológico: Hace referencia al insumo (vacuna) utilizado para la prevención de enfermedades, para el caso, vacunas contra la fiebre aftosa y brucelosis bovina. Cavas: Neveras donde se conservan los biológicos. Ciclo: Lapso de tiempo en el que comienza y finaliza la ejecución de la vacunación de fiebre aftosa y Brucelosis.
Elaboró:
Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
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Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
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Coordinador de URDG: Profesional en ciencias agropecuarias, Administrador de Empresas o afines, con experiencia en asesoría a ganaderos, capacidad de liderazgo y manejo de personal, al cual se le asigna un grupo de proyectos locales con características productivas similares. Elementos de dotación: insumos que permiten la conservación manejo y aplicación de vacunas (cavas, jeringas, pistolas, etc). Interciclo: Lapso de tiempo fuera del ciclo. Profesional del Proyecto Local: Profesional en Veterinaria, Zootecnista o Medico Veterinario Zootecnista, con experiencia práctica en asesoría a ganaderos a nivel de campo, con capacidad de liderazgo, conocedor y conocido en la región, con buenas relaciones interpersonales, disponibilidad de tiempo completo y que posea de vehículo. Programador: Persona que ejerce funciones de programación de rutas de vacunación y que en algunos casos asume funciones de supervisión Vacunador: Persona que aplica vacuna Zoonosis: Enfermedad o infección que afecta a los animales y que es transmisible al hombre en situaciones naturales.
ARP: Administradora de Riesgos Profesionales. EPS: Entidad Promotora de Salud. FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos. FEP: Fondo de Estabilización para el fomento de la exportación de carne, leche y sus derivados. FNG: Fondo Nacional del Ganado. ICA: Instituto Colombiano Agropecuario. OTA: Organización de Trabajo Asociativo. SIT: Sistema de Información Técnica. OIE: Organización internacional de Salud Animal. RUV: Registro Único de Vacunación URDG: Unidad Regional del Desarrollo Ganadero.
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4. GENERALIDADES 4.1. Generalidades sobre las enfermedades objeto de los programas Fiebre Aftosa La fiebre aftosa es una enfermedad aguda, altamente contagiosa, que se difunde esencialmente por animales enfermos, pero también por medios mecánicos, afecta especies productivas como bovinos, porcinos, cabras, ovejas y búfalos. Los animales susceptibles en forma natural son todos los de pezuña hendida domésticos y salvajes. Se caracteriza por la formación de vesículas y erosiones en la membrana de la mucosa oral, o sobre la piel de los pezones y de las patas. Es de baja mortalidad, pero de alta difusión, siendo una de las enfermedades animales más contagiosas, que causa importantes pérdidas económicas y limita notablemente el comercio internacional. Deben vacunarse contra la fiebre aftosa ejemplares de la especie bovina y bubalina de todas las edades. Brucelosis Bovina Enfermedad infectocontagiosa que afecta principalmente a los bovinos causando aborto e infertilidad, pero también se puede transmitir al hombre, por lo cual es considerada una zoonosis. Se caracteriza por causar grandes pérdidas económicas al disminuir los índices productivos y reproductivos en las explotaciones. La enfermedad se previene mediante la vacunación de hembras entre 3 y 8 meses de edad con vacuna Cepa 19 y por una única vez en la vida del animal o también puede utilizarse vacuna RB51 en hembras de cualquier edad.
4.2. Generalidades sobre otras vacunas aplicadas Sí bien el alcance de los programas sanitarios esta enfocado a la prevención de la fiebre aftosa y de la brucelosis bovina mediante vacunación cíclica y masiva contra las dos enfermedades, FEDEGAN también realiza la vacunación contra la rabia bovina aplicando vacuna bivalente (aftosa rabia) en las regiones endémicas para esta enfermedad señaladas por el ICA.
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Existen otras enfermedades que se previenen con vacunas, que no están sujetas a programas oficiales de control y que son aplicadas por los propios ganaderos o por agremiaciones de ganaderos que están fuera del alcance de FEDEGAN. 4.3. Generalidades de Ley La ley 395 del 2 de agosto de 1997 y su decreto reglamentario 3044 del 23 de diciembre de 1997, declara de interés social nacional y como prioridad sanitaria la erradicación de la fiebre aftosa y adopta a través del Ministerio de Agricultura y el ICA, las medidas sanitarias pertinentes; dicha labor se realiza de acuerdo a lineamientos de la Comisión Nacional de Erradicación de la fiebre aftosa para las entidades públicas y privadas de orden nacional, departamental y municipal, para que tengan entre sus funciones la protección sanitaria, investigación y transferencia de tecnología, la producción de biológicos, educación y capacitación sanitaria. El objeto de la ley y de las directrices impartidas, se encuentran enmarcadas dentro del PLAN HEMISFÉRICO DE ERRADICACIÓN DE FIEBRE AFTOSA - PHEFA y dentro de las políticas sanitarias de organismos internaciones como lo son la OIE. La brucelosis Bovina al igual que la anterior es una enfermedad de notificación obligatoria que, en la actualidad está regulada por la Resolución 840 de febrero de 2011. Para la ejecución de los dos ciclos de vacunación anuales se requiere su oficialización mediante la resolución expedida por el ICA para cada uno de ellos. Ésta contiene las directrices fundamentales para su ejecución, las cuales se pueden resumir en:
Fecha de realización del ciclo de vacunación
Agremiaciones de Ganaderos autorizadas
Subsedes para almacenamiento de vacuna
Aplicación de sanciones
Supervisión estratégica de la vacunación
Obligatoriedad en la identificación de terneras vacunadas contra brucelosis
Manejo de RUV, biológicos, y dotaciones para la aplicación las vacunas.
Son funciones del ejecutor, de los PGPSA, Coordinaciones de URDG y en sí del personal involucrado en las campañas, cumplir las determinaciones adoptadas por ley, Elaboró:
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ejecutar los ciclos de vacunación, actuar como sensores del sistema de vigilancia epidemiológica y notificar las irregularidades que puedan llegar a presentarse. Infraestructura de los programas de Erradicación de la Fiebre Aftosa y Control y Erradicación de la Brucelosis Bovina. Las campañas están soportadas en la mayoría de los procesos en el área de sanidad animal que para el caso del nivel central, está encabezada por el Gerente Técnico y en orden jerárquico el Subgerente de Salud y Bienestar Animal, el Coordinador del Área de Seguimiento Epidemiológico, los Coordinadores de Área y los profesionales de apoyo. El nivel regional está representado por 79 proyectos locales dotados cada uno con equipos de cómputo, elementos de oficina y red de frío y a cargo de un PGPSA con su respectiva secretaria. Cada proyecto local (sede) tiene un área de responsabilidad la cual está determinada por el número de bovinos, los sistemas de producción, tamaño de las explotaciones y la delimitación geográfica. Son éstos últimos los responsables del personal para vacunación (vacunadores – programadores) asignados durante los ciclos o durante la programación de los mismos. Algunos proyectos locales tienen subsedes, las cuales se definen como lugares estratégicos de almacenamiento de vacuna, pero sin funciones administrativas. En el nivel regional la responsabilidad es de los Coordinadores de URDG y para ello cuentan con oficinas dotadas de manera similar a la de los proyectos locales y tienen a su cargo un número de proyectos locales escogidos con los mismos criterios de las zonas de influencia de los proyectos. Con relación a la aplicación directa de la vacuna, ésta es responsabilidad de los comités y organizaciones de ganaderos designados por la entidad, autorizados por el ICA a través de la resolución que oficializa cada ciclo y quienes suscriben un contrato de administración de recursos con FEDEGAN. Aspectos técnicos relacionados con los programas sanitarios Ciclos e Interciclos Los programas se llevan a cabo en periodos de tiempo llamados ciclos e interciclos.
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Un ciclo es el lapso de tiempo en el que está autorizada la aplicación de vacuna, y se ejecuta dos veces al año entre los meses de mayo-junio y noviembre-diciembre. Estos periodos están incluidos en la resolución de cada ciclo expedida por el ICA. Un ciclo tiene una duración de 45 días calendario, periodo que puede aumentar o disminuir debido a variables externas e inevitables como alteraciones del orden público, factores climáticos, elementos propios de la cultura ganadera o calamidades de última hora. Como consecuencia de tales variables, los proyectos locales junto con el ICA regional se ven obligados a concertar verbalmente fechas para vacunar esas poblaciones que se vieron afectadas, como estrategia para cumplir la labor de proteger la población bovina de la enfermedad. Dicha situación es conocida por la alta dirección tanto de FEDEGAN como del ICA y no podría llevarse a cabo sin el aval de ambos. Los periodos interciclo son aquellos que están entre ciclo y ciclo y en ellos está prohibida la aplicación de la vacuna, salvo por expresa autorización del ICA. Si bien no están descritos en la resolución como tal, por defecto son establecidos. Las vacunaciones que se realizan durante los interciclos son denominadas vacunaciones estratégicas y como ya se dijo, se ejecutan con expresa autorización del ICA. Programación de los Ciclos A todo nivel, local, regional y nacional deben realizarse un importante número de actividades de programación que garantizan parte del éxito. Los interciclos son los periodos en los cuales se realiza la programación y durante los ciclos se ejecuta la aplicación de vacuna, durante todo el año además, se ejercen funciones de vigilancia epidemiológica, control y registro de resultados. Si bien la programación es parte del éxito, no deben excluirse factores climáticos, de orden público, sociales, factores propios de la cultura ganadera como determinantes a la hora de lograr las metas propuestas. Algunos elementos importantes de la programación son: Análisis de la información: con el objeto de programar efectivamente los ciclos, los recursos asignados a los ellos y las metas propuestas, se analiza la Elaboró:
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información histórica de otros ciclos de vacunación así como las adversidades que pudieron haberse presentado en ellos. Rutas de vacunación: con estas se asignan los predios a visitar a cada vacunador durante el ciclo, en los proyectos en las que se programan. El sistema de información Técnica – SIT permite la creación de dichas rutas, las que se resumen en una planilla que contiene información de cada uno de los predios asignados. Es obligatorio en todos los casos generar las rutas de vacunación por el SIT. Recurso Humano Para la ejecución de programas de salud animal se requiere de un considerable recurso humano: Profesionales (de Proyecto Local y Coordinadores de URDG)
Secretarias
Vacunadores
Programadores
Digitadoras (en algunos casos)
Este esquema obliga a capacitar permanentemente al personal no profesional en asuntos de cultura sanitaria, labores de manejo y conservación de biológicos, uso de elementos de dotación, manejo de información y aplicación de la vacuna. La capacitación es responsabilidad del PGPSA y su Coordinador de URDG y en ellas se cuenta con la participación del ICA y de invitados tales como laboratorios, entidades educativas y/o gremios. El número y la duración de las jornadas son variables y está determinada por la experiencia y el número de personas, la repetitividad en el proceso, el conocimiento de la zona, nivel educativo y por los conocimientos adquiridos en procesos similares. De la convocatoria y posterior capacitación surge una evaluación que es la base para la selección del personal a contratar. Cada proyecto local es autónomo en el diseño de su capacitación, evaluación e implementación de correctivos para subsanar deficiencias en aquellas personas que no obtuvieron los resultados esperados.
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La contratación de los vacunadores, programadores y algunas secretarias se realiza actualmente, a través de un tercero que es el directo responsable por asuntos de pago de salarios, prestaciones y requisitos de ley y afiliación a EPS y ARP. Biológicos Comercialización: Con el fin permitir una mejor programación de la distribución y supervisión de la vacuna y regular el costo de los ciclos de vacunación, FEDEGAN coordina las actividades de compra de vacuna contra fiebre aftosa y brucelosis bovina en el país, proceso que realiza previa consolidación de los requerimientos de los proyectos locales a través de pedidos y los cuales son la base para la construcción del pedido nacional, que se hace a los laboratorios respectivos. Pedidos de biológico Los proyectos Locales realizan los pedidos de biológico de acuerdo al análisis histórico de los ciclos anteriores, a sus necesidades y a las metas programadas, pedido que es consolidado, revisado y avalado por el coordinador regional, quién a su vez lo envía al nivel central en donde se genera el pedido nacional de biológico. Este proceso se realiza también en el SIT. Los requerimientos en cuanto a número y presentación de dosis son atendidos de acuerdo a la disponibilidad de biológico suministrado por los laboratorios, razón por la cual los pedidos se ajustan de acuerdo a ello. El profesional deberá verificar la recepción del pedido de biológico así como el uso y conservación del mimo en el proyecto local. En los casos dónde el ICA lo exija, levantará un acta de recibo de vacuna.
Recaudo de cartera: en la mayoría de los casos, una vez realizada la vacunación, el valor del biológico es cancelado por el ganadero al vacunador y éste a su vez entrega los valores a la oficina del proyecto local junto con los RUV, sobrantes de vacuna y elementos de dotación una vez finalizada su jornada. En otros casos, los ejecutores diseñan líneas de crédito para el ganadero o para el cooperado en caso de que el gremio ejecutor sea una cooperativa. En ambos casos, con los recursos provenientes de la vacunación, los ejecutores cancelan las facturas que por concepto de compra de vacunas expide FEDEGAN.
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Red de frío: La conservación y correcta utilización de las vacunas son fundamentales para garantizar su capacidad para prevenir enfermedades, por ello, éstas deben mantenerse a temperaturas de refrigeración lo que obliga a mantener una infraestructura de red de frío y velar por su cabal funcionamiento, ésta incluye: o Cavas, congeladores y planta eléctrica para el almacenamiento adecuado de vacunas. o Cavas de icopor o plástico para el transporte de pequeñas cantidades (usadas por los vacunadores) o Refrigerantes o hielo para mantener la temperatura durante el transporte o Termómetros que permiten hacer seguimiento a la temperatura de las cavas. Pese a que manejan diferentes estándares nacionales e internacionales para la temperatura óptima de refrigeración, se han realizado consultas pertinentes a los proveedores de vacuna y a organismos internacionales, encontrándose valores que oscilan entre los 3º y 7º centígrados como promedio; sin embargo, lo relevante del tema es la capacidad de la vacuna de mantenerse íntegra fuera de los rangos sugeridos. Por debajo del rango sugerido, es decir, temperaturas de congelación, la vacuna podría presentar ruptura de la emulsión, lo que se traduce en pérdida de potencia. Por encima de lo recomendado, de acuerdo a lo formulado por laboratorios Limor de Colombia, la vacuna puede mantenerse hasta por 6 horas sin sufrir ningún deterioro. La consulta realizada a laboratorios Laverlam revela que una de las pruebas realizadas al biológico que indica el grado de termoestabilidad, se aplica por un periodo de 5 días a 37ºC, confirmándose así la capacidad de la vacuna de mantenerse integra durante el tiempo del test. Tanto las pruebas enunciadas por laboratorios Laverlam, así como la ausencia de casos clínicos de la enfermedad, evidencian que las temperaturas de conservación y la manipulación en los diferentes eslabones del programa, han permitido mantener la potencia de la vacuna.
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Durante la ejecución del ciclo y particularmente durante la recepción de biológico o la entrega del mismo a los vacunadores, la temperatura de la cava puede aumentar ligeramente, sin que esto signifique deterioro de la vacuna ni de su potencia.
Elementos para la aplicación de vacunas: son denominados elementos de dotación y están compuestos por pistolas, jeringas, agujas reutilizables, extensiones, gafas, guantes, RUV, y formatos. Éstos son adquiridos por el nivel central y distribuidos a lo largo del país.
Manejo adecuado de las vacunas: el adecuado manejo de las vacunas es fundamental para garantizar su poder de acción para prevenir enfermedades; en este sentido, y durante la capacitación y la ejecución misma de los ciclos se hace énfasis en los siguientes temas: o Conservación de la vacuna durante el transporte o Manejo de frascos fuera de las cavas o Utilización de pistolas y jeringas o Prácticas de desinfección de elementos de vacunación o Prevención de accidentes por inoculación de biológicos o Manejo de residuos
Manejo de Información El registro de la información proveniente de los ciclos de vacunación se hace en los formatos establecidos para ello y se alimentan en su mayoría de la información proveniente del Registro Único de Vacunación - RUV. Para el procesamiento de la información se ha desarrollado un aplicativo instalado en cada proyecto local llamado Sistema de Información Técnica – SIT, el cual permite:
Capturar información de vacunaciones e inventarios ganaderos.
Elaborar informes parciales o finales.
Intercambiar información con otras entidades y proyectos.
Generar evaluaciones de desempeño y cubrimiento.
Supervisión a la vacunación
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Las tareas de supervisión se desarrollan de manera conjunta con el ICA en la mayoría de los casos y buscan certificar y verificar que los procesos de atención correcta al ganadero, mantenimiento de la red de frío, manejo adecuado de biológicos, elementos de dotación y diligenciamiento de RUV se realicen de manera adecuada. Resultados y Evaluación Los resultados preliminares de los programas son medidos mediante coberturas de vacunación en predios y bovinos, que son socializados interna y externamente. Los resultados finales evalúan aspectos técnicos, administrativos y todos aquellos inherentes a las campañas. Para las evaluaciones se tienen implementadas reuniones regionales y nacional de evaluación, para cada ciclo, que permiten evaluar el alcance de los programas, el cumplimiento de metas y tomar medidas preventivas para futuros ciclos:
Reuniones regionales: participan en ella funcionarios del nivel local de sectores público y privado y se tratan en ella temas de su zona de influencia.
Reuniones Nacionales: son realizadas con la asistencia de Coordinadores de URDG y funcionarios del nivel central y de entes oficiales; se tratan allí temas de índole nacional. Su realización depende de la disponibilidad de recursos.
Los resultados de las reuniones de evaluación también son socializados a las partes interesadas.
5. ACTIVIDADES En el subproceso de planificación de programas de salud animal intervienen varias áreas de la compañía, inclusive algunas actividades se realizan de manera conjunta, como lo muestran los siguientes flujogramas: Diagrama de Flujo.
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6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio
Fecha Modificación
Nueva Versión
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1.2
Se modificó la imagen corporativa a lo largo de todo el documento, incluyendo los formatos. Se actualizó el Diagrama de Flujo en la nueva versión en Excel establecida por el Sistema de Gestión de Calidad.
7. ANEXOS Ley 395 de 1997. Decreto 3044 de 1997. Resolución 1332 de 2013.
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