Políticas de consulta digital del Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo Banco de México Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo

JUNIO 2011

Políticas de consulta digital del Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo Banco de México Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo

El Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo se localiza en el Museo Frida Kahlo también conocido como la Casa Azul, inmueble en el que habitaron Diego Rivera y Frida Kahlo y que, junto con su contenido, fue donado al pueblo de México por Rivera bajo la custodia del Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo del Banco de México. El Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo está integrado por los documentos personales, correspondencia, fotografías, publicaciones, dibujos y bocetos de ambos artistas que permanecieron guardados e inaccesibles al público durante más de 50 años. En el 2005 el Comité Técnico del Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo decide abrir el archivo e iniciar la clasificación bajo la coordinación de ADABI (Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México) y el apoyo de la Universidad Nacional Autónoma de México. En junio de 2007 concluye el proyecto de organización e inventario del Archivo, se considera ponerlo a disposición de investigadores, tesistas, estudiantes, editores y especialistas para su consulta digital. El servicio de consulta será abierto con la autorización del Comité Técnico en el Museo Diego Rivera-Anahuacalli. Los usuarios solo podrán revisar el tema en específico para el cual piden autorización, esto será única y exclusivamente de manera digital. El usuario deberá firmar una carta en la que se compromete a utilizar la información para el fin que fue autorizado. En la página de internet de los museos se podrá consultar la tabla general de las series y subseries que conforman el Archivo a fin de agilizar la consulta. Este cuadro de clasificación ya ha sido publicado en revistas y periódicos. Los horarios de consulta serán de martes a viernes de 10:00 a 15:00 hrs., salvo días festivos. El archivo podrá consultarse bajo previa solicitud y sólo para temas específicos. Las solicitudes serán autorizadas por la Dirección.

Justificación El Fideicomiso propone establecer sus políticas de consulta y cuotas de recuperación bajo los siguientes criterios: -

Las cuotas de recuperación por consulta, reproducción e impresión de documentos e imágenes que conforman el Archivo, se establecen tomando en cuenta los costos de operación, conservación y restauración del archivo, así como para el fomento de la investigación.

-

El Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo es una institución sin fines de lucro que mantiene, conserva y abre al público los Museos Diego Rivera-Anahuacalli y Frida Kahlo, principalmente con lo que reciben de los servicios que ofrecen al público. Por ello, se fijan

las siguientes cuotas de

recuperación del archivo: Concepto

Cuota de recuperación

Consulta digital

$300.00 por hora

Estudiantes y tesistas

$160.00 por hora

Impresión de documentos en papel bond blanco y negro

$300.00 por hoja

Estudiantes y tesistas

$ 30.00 por hoja

Copia de imagen digital de fotografías o documentos en baja resolución y con sello de agua

$500.00 por hoja

Estudiantes y tesistas Documentos y fotografías grabados digitalmente en alta resolución fotográfica

$50.00 por hoja $2,000.00 cada uno

Para derechos de reproducción o publicación de algún documento o fotografía de Diego Rivera y Frida Kahlo se remitirá con el Banco de México Fideicomiso Museos Diego Rivera-Anahuacalli y Frida Kahlo1.

Forma de pago -

Los usuarios deberán cubrir las cuotas, depositando en la Cuenta de Banamex No. 6203288, sucursal 105, a nombre de Banco de México Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo.

-

Si el usuario o institución requiere un recibo deducible de impuestos o factura deberá solicitarlo por escrito especificando sus datos.

1

Teléfonos: 5237- 2112 / 5237-2144. Correo electrónico: [email protected] y [email protected]

REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO FIDEICOMISO MUSEOS DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO

El Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo se encuentra preservado en el Museo Frida Kahlo también conocido como la Casa Azul, lugar donde vivieron ambos personajes y que se abrió al público como museo el 12 de julio de 1958. Para ello, Diego Rivera donó el inmueble y su contenido a la nación bajo la custodia del Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo del Banco de México. El Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo está integrado con los documentos personales, correspondencia, fotografías, publicaciones, dibujos y bocetos de ambos artistas que permaneció encerrado en la Casa Azul durante más de 50 años. En el 2005 el Comité Técnico del Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo decide abrir el archivo e iniciar la clasificación bajo la coordinación de ADABI (Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México). El proyecto de organización e inventario del Archivo concluye en junio de 2007 y el Archivo se pone a disposición de investigadores, especialistas, editores, entre otros.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. El presente Reglamento es de observación general para el personal de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo, así como de los usuarios que soliciten consultar el Archivo. Artículo 2. El Archivo forma parte del Museo Frida Kahlo, su operación se encuentra bajo la responsabilidad de la Dirección General y la Dirección Adjunta de los Museos Diego Rivera-Anahuacalli y Frida Kahlo. Artículo 3. Para efectos de este Reglamento se entiende por: I.

Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo: conjunto de documentos clasificados, ordenados, inventariados y digitalizados pertenecientes a los citados pintores, que se encuentran en la bóveda del Museo Frida Kahlo.

II.

Documentos y/o documentación: cartas, oficios, telegramas, mensajes y anotaciones, invitaciones, carteles, fotografías, informes, ensayos, esbozos de pinturas, postales, tarjetas de presentación, agendas, cuadernos, libretas, facturas, recibos, listas de materiales, estados de cuenta, chequeras, dibujos, notas manuscritas, diarios, recortes de periódicos, revistas, boletines, libros y cualquier otro tipo de información inventariado en el sistema Registro de Fondos Documentales.

III.

Cuadro de clasificación: control intelectual de la información documental desde el punto de vista archivístico que facilita el manejo y uso de los documentos. Operación que consistió en el agrupamiento de los documentos en secciones, series, subseries y expedientes en un orden cronológico de acuerdo al tipo de documentación generada, como las actividades personales y profesionales de los mencionados pintores entre otros, dentro de sus respectivos expedientes.

IV.

Inventario: instrumento de control de consulta que registra y describe cada uno de los expedientes que integran el Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo capturado en el sistema Registro de Fondos Documentales.

V.

Usuarios: estudiantes de licenciatura, maestría o doctorado cuya investigación esté avalada por una institución de enseñanza superior, investigadores de instituciones nacionales o extranjeras y editores que justifique la necesidad de acceder a los documentos del Archivo.

CAPÍTULO II DEL FUNCIONAMIENTO

Artículo 4. El presente Reglamento regulará el funcionamiento del Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo de conformidad con los siguientes objetivos: I.

Conservar en perfecto estado la documentación que integra el Archivo.

II.

Conservar la clasificación y ordenación (en serie, subseries, expedientes y legajos) de las secciones, de acuerdo con el Cuadro de clasificación.

III.

Difundir y facilitar el uso del Archivo

Artículo 5. El Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo, está constituido por las siguientes Secciones y Series de acuerdo con el Cuadro de clasificación: FONDO ARCHIVO DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO SECCIÓN FRIDA KAHLO SERIES: Bancos, Contabilidad, Correspondencia, Dibujos y Bocetos, Documentos personales, Escritos, Exposiciones, Familia Kahlo Calderón, Obra pictórica y Servicios Médicos. SECCIÓN DIEGO RIVERA SERIES: Bancos, Colección de piezas prehispánicas, Conferencias, Contabilidad, Correspondencia, Documentos personales, Entrevistas, Escritos, Exposiciones, Familia, Gráficos, Obra pictórica y Servicios médicos. SECCIÓN FRIDA Y DIEGO SERIES: Contabilidad, Correspondencia, Documentos personales, Escritos, Exposiciones, Gráficos, Inmuebles y Otras personas. SECCIÓN COLECCIÓN FOTOGRÁFICA SERIES: Diego Rivera, Frida Kahlo, Frida y Diego, Otros artistas. SECCIÓN RECORTES DE PERIÓDICO SERIES: Caricaturas y pinturas, Diego Rivera, Eventos sociales, políticos y culturales; Frida Kahlo, Frida y Diego, Otros Idiomas, Personajes. SECCIÓN GRÁFICOS. SERIES: Carteles, Mapas y Planos. SECCIÓN OBRA PICTÓRICA SERIES: Diego Rivera, Frida Kahlo y Otros artistas. SECCIÓN PUBLICACIONES PERIÓDICAS

SERIES: Boletines, Diario Oficial, Revistas, Periódicos, Publicaciones. SECCIÓN LIBRETAS Y CUADERNOS SERIES: Diego Rivera, Frida Kahlo, Frida y Diego y Otros. CAPÍTULO III DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ARCHIVO DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO

Artículo 6. El Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo, se encuentra bajo la tutela del Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo del Banco de México, contará para su funcionamiento con el siguiente personal básico:

Un coordinador, representado por la Dirección Adjunta de los Museos Diego Rivera-Anahuacalli y Frida Kahlo, quien se encargará de organizar y supervisar las actividades del Archivo, promoviendo el adecuado cumplimiento de las tareas asignadas al personal del mismo.

I.

II. Un responsable de Archivo, el cual se encargará de planear, organizar y llevar a cabo las actividades que le sean encomendadas por el coordinador, y de proporcionar un servicio eficiente de consulta a los usuarios, así como de la correcta preservación, difusión y custodia de los documentos que integran el Archivo. Artículo 7. Son atribuciones del coordinador en relación con el Archivo, de conformidad con el Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo. I.

Establecer y vigilar las actividades desarrolladas por el personal del Archivo y en especial por el responsable del mismo.

II.

Promover la capacitación, actualización y especialización en materia de Archivos del personal que labora en él.

III.

Brindar a los usuarios un servicio eficiente de consulta e información sin descuidar las medidas para la protección física de los documentos.

IV.

Difundir por diversos medios el contenido documental del Archivo.

Artículo 8. Corresponde al responsable y demás personal del Archivo Diego Rivera y Frida Kahlo, lo siguiente: I.

Manejo con cuidado de los documentos, valores, equipo y bienes que estén a su cargo, poniendo especial énfasis en: a) Que los documentos se encuentren en contacto con material libre de ácido como guardas de mylar, papel, dentro de cajas de polipropileno, sobre estantería de metal; alejados de la luz solar y del calor. b) Evitar toda acción que propicie la presencia de roedores e insectos nocivos y realizar acciones de limpieza profunda cuando menos dos veces al año. c) Que la temperatura y humedad de la bóveda sean las adecuadas para la mejor conservación de los documentos.

I.

Vigilar que en el área de consulta y resguardo del acervo no se fume, coma, ni introduzcan alimentos de ninguna clase.

II.

Reintegrar los documentos a su lugar designado al término de su uso.

III.

Conservar el orden de clasificación del Archivo.

IV.

Proporcionar a los investigadores en general un servicio eficiente de consulta e información.

V.

Dar seguimiento a las solicitudes hechas al Fideicomiso para el permiso de publicación de documentos del Archivo.

VI.

Asistir a los cursos de capacitación, actualización y especialización en la materia que el Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo le autorice.

VII.

Adoptar las medidas de protección civil y prevención de incendios de acuerdo con la recomendación de especialistas.

VIII.

Cumplir con otras tareas que le sean encomendadas por el Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo, la Dirección General o la Dirección Adjunta de los Museos.

IX.

Las demás que le confieran las disposiciones jurídicas aplicables, el Fideicomiso de los Museos Diego Rivera y Frida Kahlo, la Dirección General y la Dirección Adjunta de los Museos.

CAPÍTULO IV DE LOS SERVICIOS QUE PROPORCIONA EL ARCHIVO DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO

Artículo 9. El Archivo prestará el servicio de consulta de la documentación a los usuarios que lo soliciten y acrediten la investigación que están realizando. Ésta se llevará a cabo en los equipos de cómputo que se encuentran en la Biblioteca-sala de consulta del Museo Diego Rivera-Anahuacalli en donde podrán: a. Consultar en pantalla el inventario y los expedientes. b. Solicitar la impresión de documentos consultados o copia en disco compacto. c. Solicitar la impresión o copia en disco compacto del contenido de las secciones, series y subseries de su interés. No está autorizado el uso de dispositivos de almacenamiento masivo (memorias USB, disco duro extraíble, cámaras fotográficas, Bluetooth, etcétera). Artículo 10. El servicio de reproducción documental contempla las siguientes modalidades: Copias: - De impresora en papel bond. - De impresora en papel fotográfico. - En disco compacto. Sesiones para reproducción: Con cámara digital o convencional. Grabación con cámara de video.

Grabación con cámara de cine. Para cualquier modalidad de reproducción documental el usuario deberá hacer la solicitud correspondiente y pagar los costos y derechos respectivos.

CAPÍTULO V DE LA AUTORIZACIÓN PARA LA PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

Artículo 11. Los documentos del Archivo no podrán utilizarse en ningún tipo de publicación sin previa autorización del Fideicomiso y pago de derechos correspondientes ante el Banco de México. La solicitud de autorización para la publicación de documentos del Archivo estará dirigida a los licenciados Carlos Phillips Olmedo e Hilda Trujillo Soto, Director General y Directora Adjunta. Para el caso de documentos de Diego Rivera y Frida Kahlo deberá dirigirse la solicitud al Delegado Fiduciario Especial del Banco de México José Luis Pérez Arredondo y al Delegado Fiduciario General del Banco de México Fabián Ortega Aranda y deberá consignar: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Nombre de la editorial, institución, investigador solicitante, domicilio, tipo de publicación, título de la publicación y/o artículo tiraje, país en que se publicará, fecha probable de publicación, costo de cada ejemplar resumen del contenido, y resolución digital requerida.

Así como el compromiso expreso de usar la documentación únicamente para el fin que fue solicitada, previo pago de derechos, e incluir en la publicación los créditos correspondientes del Archivo Frida Kahlo y Diego Rivera. Artículo 12. Una vez autorizados y pagados los derechos de publicación el Archivo entregaran los documentos en formato digital en la resolución convenida. Artículo 13. En el caso de que la institución o investigador solicitante de documentos para su publicación, requiera llevar a cabo una sesión fotográfica o de grabación en video o cine, deberá justificar la necesidad técnica y solicitarla con al menos 30 días de anticipación. Asimismo deberá comprometerse a proporcionar al Archivo una copia del material reproducido. Artículo 14. Una vez editada la publicación objeto de la autorización de uso de documentos, la institución o el investigador solicitante tiene la obligación de entregar, dentro de los tres meses siguientes a su edición, un ejemplar al Archivo.

CAPÍTULO VI LINEAMIENTOS PARA LA CONSULTA DEL ARCHIVO DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO

Artículo 15. Los investigadores que soliciten consultar el Archivo deberán sujetarse a las siguientes condiciones establecidas. Artículo 16. El servicio de consulta se proporcionará en la biblioteca del Museo Diego Rivera-Anahuacalli, en Calle Museo, número 150, Colonia San Pablo Tepetlapa, Delegación Coyoacán, C.P. 04620 en la Ciudad de México de 10:00 a 15:00 horas de martes a viernes. Artículo 17. Los investigadores que quieran consultar personalmente el Archivo deberán hacer cita con el responsable del mismo, y además deberán tramitar su acreditación en la sala de consulta cubriendo los siguientes requisitos: I.

Carta de presentación de la institución para la cual trabaja o estudia, que consigne la investigación que está realizando, o en su caso, exposición de motivos.

II.

Copia de identificación oficial con fotografía: credencial de elector, licencia de manejo o pasaporte.

III.

Firmar en el registro de investigadores del Archivo.

IV.

Llenado de la boleta de consulta.

V.

Presentar una carta en la que se especifique el tema a investigar y el compromiso de que la información será utilizada con el fin solicitado.

Artículo 18. La consulta se realizará invariablemente en los equipos de cómputo que para tal efecto existen, toda vez que los documentos del Archivo han sido digitalizados por lo que en ningún caso se proporcionarán los originales. Artículo 19. Los investigadores deberán cuidar la integridad física y lógica de los equipos de cómputo, tomando en cuenta que no están autorizados para: I.

II.

III.

Modificar la configuración ya establecida en el equipo, alterar el sistema operativo, modificar el diseño del escritorio, o instalar cualquier programa externo. Copiar en disco compacto, disquete, memoria USB o en algún otro soporte magnético la información contenida en el Registro de Fondos Documentales/Inventario. Visualizar en el equipo del Archivo información contenida en disco compacto, disquete, memoria USB o en algún otro soporte magnético.

Artículo 20. Los usuarios deberán notificar al responsable del Archivo, sobre cualquier anomalía que presenten los equipos de cómputo en uso. Artículo 21. El inventario descriptivo del Archivo puede ser consultado en la página de Internet www.museofridakahlo.org.mx y los investigadores que lo deseen, una vez que tengan identificados los documentos a consultar, pueden solicitarlos al responsable del Archivo por correo electrónico, mediante el llenado del formato “solicitud de documentos” que consigna: a) b) c) d) e)

Tema de interés Sección, Serie, Subserie, Expediente,

f) g) h) i) j)

Legajo Nombre y ocupación del solicitante, Institución en la que colabora, Correo electrónico de la institución, Investigación que está realizando.

Artículo 22. Los usuarios deberán dejar en el área de paquetería todos los objetos que lleven consigo. Si requieren ingresar a la sala de consulta algún objeto (computadora personal, cuaderno, plumas, etcétera) deberá solicitar autorización al responsable del Archivo y registrar el material. Artículo 23. Está prohibido fumar, comer e introducir cualquier tipo de alimentos o sustancias peligrosas en la sala de consulta. Artículo 24. Durante el tiempo de consulta se evitará hacer ruido o platicar en voz alta en forma prolongada, a fin de no distraer de sus actividades a los demás usuarios. Artículo 25. Está prohibido utilizar teléfono celular en la sala de consulta. Artículo 26. El incumplimiento de estas disposiciones implica la suspensión del servicio y de la acreditación como investigador, así como las sanciones aplicables que resulten ante la autoridad competente. México, Distrito Federal a fecha de la inauguración.

ARCHIVO DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO FIDEICOMISO MUSEOS DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO Antecedentes En 2007 el Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo concluye la clasificación y digitalización del acervo del Archivo de Diego Rivera y Frida Kahlo con el apoyo de ADABI (Asociación para el Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México). Una vez concluida esta labor será posible que el público pueda consultar el archivo. Cada documento lleva un sello de agua para evitar el plagio o la publicación no autorizada. Políticas de consulta, acceso a la información Y publicación de documentos Absolutamente todos los documentos de nuestro acervo han sido digitalizados de tal manera que el público pueda consultarlos sin necesidad de tener acceso a los documentos originales. El archivo podrá ser consultado por especialistas, investigadores, estudiantes, profesores, tesistas y editores sin importar su nacionalidad. El listado de documentos podrá ser consultado en Internet a través del sitio de Internet del Museo Frida Kahlo: www.museofridakahlo.org.mx, donde también será publicado el reglamento de consulta. Una vez seleccionados los documentos a consultar en formato digital, deberá enviarse una solicitud por escrito vía mail o correo postal dirigida a la Dirección de los Museos solicitado en forma clara y específica los documentos a consultar. En el escrito debe precisarse el nombre y ocupación de quien solicita el documento, país de origen, institución para la que colabora y motivo por el que solicita la información. La consulta de documentos tendrá un costo por documento consultado y la publicación de documentos tiene un costo adicional. Vease política para la publicación de documentos.

La consulta deberá realizarse en la biblioteca del Museo Diego Rivera-Anahuacalli de 10:00 a 15:00 hrs. de lunes a viernes. El Museo se ubica en Calle Museo, num. 150 en la Colonia San Pablo Tepetlapa, Del. Coyoacán., Tels. 56174310 y 56173797. Tratándose de personas que vivan fuera de la ciudad de México, y no puedan presentarse físicamente en el Museo Diego Rivera-Anahuacalli, deberán notificarlo por escrito por los medios señalados y solicitar de igual manera los documentos que serán enviados por correo electrónico, previo pago por los derechos de consulta. Los pagos deberán realizarse a la cuenta del Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo, Banamex 105-6203288. En otros países deberán depositarse a la transferencia internacional ….. de la misma cuenta. No podrán publicarse los documentos solicitados sin previa autorización y pago de derechos correspondientes. PERMISOS DE PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DE DIEGO RIVERA Y FRIDA KAHLO Para permisos de publicación de los documentos, deberán dirigirse al Banco de México Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo con los Delegados Fiduciarios: Lic. José Luis Pérez Arredondo Delegado Fiduciario Especial del Banco de México Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo Tel. 52372174 Correo electrónico: [email protected] Lic. Fabián Ortega Aranda Delegado Fiduciario General del Banco de México Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo Tel. 52372174 Correo electrónico: [email protected] Los permisos de publicación del Archivo deberán dirigirse a los licenciados Carlos Phillips Olmedo e Hilda Trujillo Soto, Director General y Directora Adjunta. La solicitud al Fideicomiso deberá indicar tipo de publicación, tiraje, número de páginas, país o países en los que se publicara, público al que se dirige, costo de cada ejemplar, etcétera. El Fideicomiso establecerá el monto a pagar por los derechos de publicaciones. Una vez autorizado y pagados los derechos de publicación serán entregados los documentos en formato digital, en la resolución requerida. Deberá elaborarse una carta compromiso en la que se indique el tema a consultar y que deberá utilizarse única y exclusivamente para el fin para el que fueron solicitados. Una vez publicado, deberá enviarse una copia de la publicación al Fideicomiso Museos Diego Rivera y Frida Kahlo.