FORMATO INFORME DE AUDITORIA

CÓDIGO: EM-F-03 FECHA: 20/02/2013

VERSIÓN 01

1. INFORMACIÓN BASICA AUDITORIA CÓDIGO DE AUDITORÍA: FECHA DE INFORME: FECHA DE AUDITORÍA:

1419

Auditoria de Gestión

TIPO DE AUDITORÍA:

02 de Octubre de 2014

22 al 26 de septiembre 2014

PROCESO / DEPENDENCIA AUDITADA:

Grupo territorial ACR Huila Giovanni Gonzalez Gloria Gonzalez

AUDITORES:

2. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Verificar los controles que se realizan por parte del Grupo Territorial del Huila a los procesos, procedimientos, tareas y actividades misionales y administrativas. 3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Se verificaran los controles que se ejecutaron desde el 1 junio de 2013 a Junio 31 de 2014 4. CRITERIOS DE LA AUDITORÍA Los criterios serán la normatividad legal vigente, los procedimientos, manuales y directrices aplicables a los procesos misionales, estratégicos, administrativos y de seguimiento 5. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA Esta auditoría revisó la información disponible en el SIR – Sistema de Información para la reintegración del Grupo Territorial ACR Huila, para cada uno de los componentes y se encontró lo siguiente: Se encontraron asignados al Grupo Territorial 1105 participantes así. ESTADO Activo Culminado Desmovilizado sin registro de Ingreso En Investigación para pérdida de beneficios (6 meses) Fallecido Inactivo Pérdida de Beneficios Suspendido Terminó componentes Total general

Nº DE PPR 547 204 20 228 28 23 31 4 20 1105

Para Formación Académica se encontraron los siguientes registros para los participantes asignados al Grupo Territorial ACR HUILA, en estado activo, en IPBE e inactivos:

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PPR

ESTADO F.A Activo Aprobó En Proceso Retirado En Investigación para pérdida de beneficios (6 meses) En Proceso Inactivo En Proceso Total general

217 1 193 23 1 1 1 1 219

En Formación para el trabajo en el año 2014 se encontraron registros de 76 participantes Activos y su estado así ESTADO F.P.T Activo Aprobó En Proceso Retirado Total general

PPR 76 9 61 6 76

Para el Componente Psicosocial de PPRS Activos se encontraron 498 participantes en las siguientes etapas: ETAPA Activo AVANZADA BASICA INTERMEDIA INTERMEDIA I INTERMEDIA II (en blanco) Total general

PPR 498 26 66 6 15 185 200 498

En Servicio Social se encontraron registros de 155 participantes y su estado así: GRUPO TERRITORIAL ETAPA Culminada En Ejecución Finalizado Total general

ACR HUILA Nº DE PPRS 28 38 89 155

En Planes de Negocio se encontraron registros de 345

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ACR HUILA FORMA Asociativo Unipersonal Total general

PPRS 101 244 345

El día 22 de septiembre de 2014 se realizó reunión y entrevista con los siguientes servidores públicos: Luis Alfonso Rojas – Asesor Ruta de Reintegración Juan Manuel Trujillo Ramírez – Asesor de Corresponsabilidad Carlos Fernando Castrellon – Líder Grupo Territorial. Claudia Mildred Rojas Cantor – Gestora Operativa.  Indique a esta auditoria como planea las actividades a corto, mediano y largo plazo de su G.T (solicitar evidencias) R/ Las actividades se programan de acuerdo a lo misional o a lo operativo, lo misional se encuentra establecido en el Plan Operativo y de acuerdo a este se programan las fechas de culminaciones. Las metas han sido fruto del análisis de las características de los participantes, con ese análisis se produjo la estrategia de corresponsabilidad. Con los reintegradores en el mes de febrero se definieron las actividades que se iban a desarrollar mes a mes hasta noviembre. En corresponsabilidad se establecieron desde el mes de febrero una matriz de necesidades con los reintegradores de región y de la ciudad de Neiva donde se estableció una matriz de actores y se desarrolló un Plan de Corresponsabilidad. Observación CI: No se evidencia planeación a largo plazo toda vez que la metas están valoradas solo para la anualidad en curso y no se establecen tiempos para la culminación total de los objetivos institucionales ni de los participantes que se encuentran activos.  ¿Evalúa usted la gestión del G.T? R/ Mensualmente los profesionales entregan un informe y puntualmente se revisan las metas del plan operativo. Existe una evaluación informal, sin embargo a los funcionarios no los puede evaluar por cuanto el líder está vinculado mediante contrato de prestación de servicios y a ellos los evalúa Lucas desde Bogotá.  Usted ¿cómo ha dado a conocer el modelo de sistema integrado de gestión a todos los integrantes del G.T, es decir procesos y procedimientos? R/ En los Comités técnicos se revisan y analizan los procedimientos que están colgados en el SIGER. Observación CI: se evidenciaron actas de comité donde se abordan temas de capacitación del SIGER, sin embargo no tienen real conocimiento de cuantos procesos misionales, de apoyo y estratégicos cuenta la ACR

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 ¿Existen informes periódicos de gestión de actividades que se desarrollan dentro del G.T? R/ El coordinador del GT, entrega 2 tipos de informe uno el de gestión por ser contratista y el de desarrollo de la ruta de reintegración, además realiza los siguiente informes       

Informes Regionales Informe de seguimiento de operador integral Informe seguimiento estrategia de corresponsabilidad Seguimiento de ISUN Entrega EMP Informe seguridad y MR Clean Pago de servicios públicos.

 Explicar cómo o que indicadores utiliza para medir la gestión del G.T (solicitar evidencias) R/ los indicadores del plan operativo Observación control interno: No se contemplan indicadores de efectividad ni en el plan operativo ni en las demás actividades y tareas desarrolladas por el grupo Territorial del Huila.  ¿Las metas que no se encuentran en el plan operativo como se miden? R/ Con informes de gestión pero no se tienen indicadores Observación Control Interno: al no tener indicadores de las actividades realizadas por fuera del Plan Operativo del Grupo Territorial se plasma la falta de medición de las mismas.  Por favor indicar ¿cómo se elaboró el plan operativo y el plan de acción del G.T y otras herramientas utilizadas para este fin? (solicitar evidencias) R/ Se elaboró con base en la información del SIR respecto de la población del Huila y con los resultados de la ejecución de 2013.  ¿Cuáles son las metas y objetivos del G.T para la vigencia 2014? (evidenciar) R/ Se cargó el plan operativo en el SIGER en el mes de enero sin embargo en el tablero de control enviado en el mes de septiembre no concuerda la meta establecida en el beneficio para educación y formación para trabajo, es decir en FA la meta era 268 y en el tablero de control aparece 332. Observación de control interno: se allegó el Plan Operativo del grupo territorial del Huila donde se establecen 16 metas  ¿Qué insumos utiliza para la formulación de metas? R/ Solicita una base de datos de toda la información de los participantes, a través de la carpeta compartida del SIR el problema es que esa base se encuentra desactualizada 2 meses. Página 4 de 26

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 ¿Cómo son comunicadas las directrices desde el nivel central? (planeación) R/ A través de correos electrónicos y memorandos  Usted ¿cómo ha dado a conocer la misión, visión, objetivos, lineamientos y políticas de direccionamiento estratégicos a los integrantes del G.T? – evidenciar R/ En comité estratégico. Observación Control interno: se indagó sobre los procesos misionales, estratégicos y de apoyo de la ACR y hace falta conocimiento sobre los mismos.  ¿El SIR le proporciona información confiable y verídica del G.T? - ¿qué herramienta y/o estrategia utiliza para obtener información oportuna, veraz y eficaz sobre sus PPR’s? R/ Difícil. Hemos tenido casos en los cuales la información que se requiere no está o ha sido modificada, pero SIR si brinda información confiable.  ¿Cómo fue el funcionamiento de los biométricos y que gestión realizó usted para que se llegara a cumplir el 100% de su funcionamiento? R/ Se anexa cuadro con el estado de los biométricos así: Equipo

Placa

Dispositivo Móvil

10702536

Dispositivo Móvil Dispositivo Móvil Dispositivo Móvil

10702537

Dispositivo Móvil

10702534

Dispositivo Móvil

10702540

10702532 10700616

Responsable

No de OBSERVACIONES Cedula Karla Bibiana 36304495 Dispositivo averiado y se envió a sede central para darse Ramos Peña de baja. El caso fue subido a mesa de ayuda bajo el siguiente código: Ticket No: IM11381. Smith Lozada Romero Wilson Guayara Javier Velásquez Andrade Maritza Guerrero Cabrera Diego Fernando Rodríguez Ramírez

40781939 17645648 4914296 26471103 5833633

El dispositivo y sus accesorios se encuentra en buenas condiciones El dispositivo y sus accesorios se encuentra en buenas condiciones Dispositivo averiado y se envió a sede central para darse de baja. El caso fue subido a mesa de ayuda bajo el siguiente código: Ticket No: IM12239 El dispositivo y sus accesorios se encuentra en buenas condiciones El dispositivo y sus accesorios se encuentra en buenas condiciones

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Dispositivo Móvil

10702539

Miriam Liliana 52034734 Muñoz

Dispositivo Móvil Dispositivo Móvil

10702614

Dispositivo Móvil Dispositivo Móvil

10702538

Jhon Fredy 16189796 Guaca Cuervo Yury Ximena 36294298 López Saavedra Shirley Vargas 40611693

10702533

Yina Andrea 26424127 Mahecha Marroquín

Dispositivo Móvil

10702710

Liliana Franco

10702531

Ríos 28542186

VERSIÓN 01

Dispositivo averiado y se envió a sede central para darse de baja. El caso fue subido a mesa de ayuda bajo el siguiente código: Ticket No: IM11594 El dispositivo y sus accesorios se encuentra en buenas condiciones Dispositivo averiado y se envió a sede central para darse de baja. El caso fue subido a mesa de ayuda bajo el siguiente código: Ticket No: IM11596 El 15 de septiembre la profesional manifiesta por vía telefónica que el dispositivo biométrico presenta fallas, Para el día 25 de septiembre fecha en la cual la profesional debe asistir al GT para comité estratégico se procederá a revisar la terminal y determinar el posible daño que pueda tener. Verificado el viernes 26 de septiembre, el dispositivo funciona correctamente. Dispositivo averiado y se envió a sede central para darse de baja. El caso fue subido a mesa de ayuda bajo el siguiente código: Ticket No: IM11595.

 ¿Cómo mide la efectividad de su trabajo y la de su equipo? Evidencias R/ Con las culminaciones, y posicionamiento de la política de reintegración. Mejoramiento de la calidad de vida de las 55 personas que hasta ahora han recibido el plan de negocio. La ACR logro que 1 PPR fuera invitada permanente al Consejo Departamental de Política Social Y 1 al Consejo Departamental de Paz donde tienen voz y voto. La efectividad de su trabajo la ve reflejada en los casos exitosos, que presentan los profesionales, y en la incorporación de la política de reintegración. Observación CI: No existen indicadores de gestión que evidencien la efectividad en la labor del Coordinador del Grupo Territorial.  ¿Cómo mide o establece si los servidores públicos con que cuenta el grupo territorial son suficientes o no? R/ Está enmarcada con la carga laboral, existen unos procesos que determinan cuales son los funcionarios y servidores que se requieren por ejemplo: en archivo, en jurídica, en atención, frente a la ruta se realiza un análisis de cuantos profesionales se requieren en cada zona.  ¿Qué controles ha establecido para evitar desviaciones en el cumplimiento de los objetivos? Evidenciar R/ Seguimiento a los tres objetivos estratégicos y a la ejecución a los planes de trabajo, mínimo 2 actividades mensuales con las personas asignadas, análisis del número de compromisos en cada dimensión. Página 6 de 26

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En el segundo objetivo se revisa cuantas personas están certificadas en acciones de servicio social, cuantas acciones se han desarrollado y su cobertura en el año. Verificación del impacto de las acciones sociales. En el tercer objetivo se desarrolla seguimiento a la estrategia de corresponsabilidad, mediante el cronograma de actividades.  ¿Cómo se realiza el seguimiento a los cronogramas de los servidores públicos? – evidenciar R/ Se realizan algunas llamadas, pero es algo muy informal, en las expensas se verifican con el SIR. El asesor de ruta realiza acompañamiento a las actividades que realizan los reintegradores.  ¿Cómo se controla el ingreso de los funcionarios? R/ Planilla entradas y salidas  ¿Conoce los procedimientos que son utilizados para la parte administrativa y como son implementados? – evidenciar R/ Claro que sí. PROCESOS CON MAYOR FRECUENCIA EN EL GT HUILA PROCEDIMIENTO INGRESOS

EXPENSAS

CONTESTACIONES DE OFICIOS CASOS DE RIESGO

DESARROLLO Proceso realizado con el apoyo de la asistente de atención, gestora operativa, asesor jurídico y que termina con la validación de la información en el SIR por parte del coordinador. Generalmente se presentan dos mecanismos de ingresos, el de las personas que son entregadas por el ICBF, con quienes se lleva a cabo una reunión de entrega del desvinculado con su documentación actualizada y el de las personas que se presentan en la oficina del GT y que nunca ingresaron al proceso de reintegración. El profesional envía por correo al asesor de reintegración la legalización de la expensa y sus respectivos soportes (actas, planillas); el asesor envía al coordinador por correo el VoBo de la expensa; el coordinador revisa y da OK a la expensa para que la operativa consolide y envié al área de viáticos con la aprobación del coordinador. Una vez recibidos los oficios, ya sea a través de la correspondencia o del SIGOB, se procede a responder dentro de los tiempos establecidos y con base en las orientaciones recibidas en la circula 0013. Recepción de la información, de acuerdo a los formatos del caso de riesgo de las PPR, creación y cargue de información en el SIR y envió de documentos y formatos al mayor Fonseca del grupo de implementación; seguimiento mensual a través de solicitud de informes del área jurídica; cierre y notificación de los resultados del CERREM; cierre de caso en el SIR.

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PQRS

Con base en la res 0795 de la ACR y los informes de seguimientos de los PQRS enviados por la oficina de atención al ciudadano, se hace seguimiento quincenal. Una vez allegado el informe la asistente de Atención solicita la información a los profesionales reintegradores para dar respuesta oportuna a los casos, dicha información de respuesta es copiada al coordinador y la asistente da respuesta oportuna a los casos.

PDN

Una vez elaborada la carpeta de acuerdo al instructivo de diligenciamiento y presentación del plan de negocio, la cual es formulada por la PPR con orientación del profesional reintegrador y funcionarios del SENA; esta información es revisada por el asesor de reintegración y el asesor jurídico; finalmente es revisada y firmada por el coordinador para enviar al grupo de implementación. Proceso realizado con el apoyo de la asistente de atención y asesor jurídico. Inicia con la revisión por parte de la asistente de atención de si la persona es objeto de reactivación, si lo es a continuación el asesor jurídico hace una verificación de todos los procesos adelantados con esta PPR; finalmente verificados los requisitos de reactivación el coordinador revisa la información y se procede a notificar a la PPR de la reactivación, cargándose toda la información en el SIR.

REACTIVACIONES

 ¿El Grupo Territorial cuenta con los elementos necesarios y suficientes para el desarrollo de su gestión? R/ No , se requieren los siguiente elementos FALTANTES PARA EL GT CANTIDAD

7

12

DESCRIPCION

SOLICITUD Adquisición de un portátil y cambio de 6 debido a que el hardware de estos equipos no facilita la tarea de los PORTATILES profesionales reintegradores, puesto que el material de la carcasa es demasiado frágil, además es un equipo que en materia de hardware y software está desactualizado. Software Team viewer Actualmente se tiene 7 profesionales en municipios a los cuales pro, Acrobat Rader es bastante difícil ofrecer soporte. No basta con las indicaciones Pro y NERO. que se puedan dar a través de teléfono, y además la falta de este software hace necesario de que esté entregando mi clave de administrador para cuando se requiere hacer alguna modificación o instalación en el sistema, lo que genera riesgo a las políticas de seguridad de la ACR. A demás la versión gratuita de este software en la cual se inicia, no permite trabajar con sesiones multiusuario, ni hacer instalaciones cuando se requiere permisos de administrador. Por esta razón se solicitan 8 licencias, 7 para los profesionales de campo y 1 para el asistente de información.

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5

1

Diademas

Parlantes

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Se necesitan de las 5 diademas para la realización efectiva de las videoconferencias que periódicamente organiza la entidad para sus funcionarios. Actualmente para las videoconferencias realizadas a través del Lync ha sido necesario la utilización de audífonos por parte de los funcionarios, el cual no ha facilitado la participación en dichas reuniones. Se requiere de estos elementos para la realización de comités y actividades en las que sea necesario emitir mensajes del director de la Agencia.

 ¿Cómo realiza su control de inventarios y con qué periodicidad y que problemática ha tenido con este tema? R/ El control se realiza con la observación, se reporta lo deteriorado y con el apoyo del celador del edificio. Observación Control Interno: No se está realizando formalmente un procedimiento de inventario.  ¿Qué control y seguimiento realiza a la calidad y oportunidad de las respuestas a solicitudes allegadas al grupo territorial? R/ Con el reporte que envía Patricia Ochoa, con la lectura de los correos que redactan los profesionales junto con la asistente de atención. Observación CI: Se solicitaron 10 solicitudes de información y derechos de petición los cuales fueron allegados a esta auditoría, los cuales se evidenció que se contestaron dentro de los terminos  ¿Qué gestión ha realizado en el último trimestre para mejorar el bienestar de sus colaboradores? Evidenciar R/ No hay un programa de bienestar, se propende para que haya un mejoramiento en las habilidades de los colaboradores mediante los Comités Estratégicos y las Capacitaciones. .  ¿Qué control y seguimiento financiero realiza a la ruta de reintegración del grupo territorial? R/ Las planillas de asistencia, además de eso se realizan los comités de gestión interna, Se rigen por los reportes de desembolso. Por otra parte manifiesta el líder que se realiza control a los planes de negocio. Observación CI: no se realiza seguimiento ni control financiero donde se pueda determinar el gasto o pago de beneficios económicos por FA, o asistencias a psicosocial ni se verifica que la información que aporta el área Financiera de la entidad corresponda con lo reportado o suministrado por los reintegradores del Grupo Territorial del Huila.  ¿Qué políticas de austeridad maneja en el grupo territorial? Evidenciar R/ Cero papel, apagar todo, Se realiza seguimiento al consumo de papelería y al gasto en los servicios públicos, así mismo se realiza seguimiento a las expensas de los colaboradores.

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 ¿Cuantos planes de negocio se han desembolsado en el G.T cuantos abiertos, cuantos cerrados y cuantos en riesgo? R/ PLANES DE NEGOCIO 2013-2014 ACR HUILA Desembolsados En Riesgo Pendientes de desembolso Unidades Cerradas

73 8 21 3

 Usted como coordinador del G.T ¿visita planes de negocio y que resultados han generado dichas visitas? Evidenciar R/ Si, visitas de seguimiento y control de inversión. Ha asistido a 6 planes de negocio.  ¿Cuál es la metodología de la realización de los planes de trabajo? R/ Se realiza caracterización durante 3 meses, posteriormente se realiza la visita domiciliaria,  ¿Cuál es el estado de los planes de trabajo de los PPR y Cuantos de ellos han culminado dimensiones? Profesional Ejecución Elaboración Diego 37 7 Javier 50 9 Jhon 38 3 Karla 42 4 Liliana 31 4 Maritza 43 4 Miryan 29 3 Shirley 37 2 Smith 49 2 Viviana 34 4 Wilson 31 7 Yina 30 3 Yury 33 3 TOTAL 484 55

TOTAL 44 59 41 46 35 47 32 39 51 38 38 33 36 539

% PDT EJECUCION 84,1 84,7 92,7 91,3 88,6 91,5 90,6 94,9 96,1 89,5 81,6 90,9 91,7 89,8

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1 3

1 2 1 14 20

3

2 3

6

4 10

1 2 4

1 5 9

13 31

7 1 5 5 1 10 10 2 4 45

1 1

3 1 1 4

3

Total general

8. SEGURIDAD

1

7. CIUDADANA

1

6. EDUCATIVA

5. SALUD

2

4. HABITABILIDA D

DIEGO FERNANDO RODRIGUEZ RAMIREZ JAVIER VELASQUEZ ANDRADE JHON FREDY GUACA CUERVO KARLA BIBIANA RAMOS PEÑA LILIANA RIOS FRANCO MARITZA GUERRERO CABRERA SHIRLEY VARGAS ESCANDON SMITH LOSADA ROMERO VIVIANA MUÑOZ MARIN WILSON GUAYARA SUAREZ Total general

3. FAMILIAR

REINTEGRADOR/DIMENSION

2. PRODUCTIVA

PROFESIONAL

1. PERSONAL

PERSONAS EN PROCESO DE REINTEGRACION QUE TIENEN CULMINADA DIMENSIONES

12 2 12 5 1 13 6 28 4 39 122

Observación CI: No se entiende el por qué aún se encuentran planes de trabajo en construcción y mucho menos el porqué de un universo de más de 1.000 PPR, solamente se muestran 122 con terminación de dimensiones y eso considerando que todos los PPR son diferentes.  ¿Qué seguimiento realiza a la calidad y ejecución de los planes de trabajo? R/ Se revisan los acuerdos de los profesionales y la calidad de ellos. Realizo un ejercicio solicitándole a la OTI cuantos acuerdos se habían realizado y en que dimensiones, obteniendo como resultado mayor número de acuerdos en la dimensión productiva y familiar.  ¿Qué logros obtuvo en su gestión de corresponsabilidad en el periodo auditado? – evidenciar R/ Gestiones exitosas y lecciones aprendidas en materia de corresponsabilidad con el Proceso de Reintegración. (Aliados y alianzas). La corresponsabilidad ha servido como un instrumento de compromisos, estrategias y actividades que hacen frente a los desafíos, por medio de acciones en conjunto de diferentes actores. De esta manera y en la búsqueda de una consolidación de la Política de Reintegración en la Región, se han venido adelantando visitas a instituciones y también se han invitado a conocer las oficinas de la agencia en la ciudad de Neiva, en el marco de las visitas estratégicas a diferentes actores como estrategia de posicionamiento, y visibilización, generando diferentes alianzas, resaltando como exitosas las siguientes: A. Distrito Militar Zona de Reclutamiento NEIVA Y PITALITO

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Se logró la articulación con los dos comandantes de zonas, para identificar la población que no ha definido su situación militar, y poder dar trámite y de manera gratuita a la expedición de la respectiva libreta militar a la población de Neiva, La Plata, Garzón y Pitalito, beneficiando más de 80 PPR. B. Caja de Compensación Familiar del Huila COMFAMILIAR Además de socializar la PRSE, se determinan tres áreas con las cuales se puede articular con la ACR: 1. Acciones de servicio social 2. Empleabilidad a través del programa "Alcancías Comunitarias" 3. Banco de tiempo De las cuales este semestre hemos dado inicio a la alianza a través de una acción de servicio social, en el parque club los lagos. También apoyan las actividades con población y familia que se programan en temas donde nos apoyan con personal capacitado, como la actividad de habitabilidad, donde se socializa todo el componente de vivienda, sus requisitos y como acceder a subsidios. C. Universidad Surcolombiana En el proceso de articulación con la facultad de derecho, se abrió el espacio para participar del seminario internacional de paz, programado para el mes de septiembre, donde la ACR participará el día 11 de septiembre con la presentación en temas de reintegración y reconciliación, aprovechando el espacio se busca la generación de confianza, y consolidación de actores, además de la visibilización y posicionamiento de la Política de Reintegración. D. Alcaldía de Neiva La socialización de la Política de reintegración que se ha realizado de manera individual con las diferentes secretarías, ha permitido dar a conocer el proceso y poder participar de la oferta institucional en la de desarrollo económico, gobierno y de vivienda, proceso del cual resultó la postulación de 10 PPRS a uno de los programas de vivienda municipal, donde se logró la asignación de 3 cupos por resolución directa, y uno está preseleccionado para el sorteo de asignación. E. Consejo de PAZ (Asesor de PAZ) En el espacio ganado dentro del consejo de Paz, se destaca el interés del asesor departamental de paz en apoyar y acompañar el proceso y los diferentes los eventos de la ACR, además de continuar siendo invitados como institución en los comités del consejo de Paz, y para las personas en proceso de reintegración la participación permanente a través de un delegado, donde participa con voz y voto de las decisiones que allí se tomen. F. Banco Agrario de Colombia en Pitalito, Fondo Nacional del Ahorro, y ESE Carmen Emilia Ospina Quienes han apoyado las actividades programadas por la ACR dentro del desarrollo y avance de las dimensiones del plan de trabajo de la población en Proceso de Reintegración y sus familias. G. Gobernación del Huila Se articuló el apoyo enmarcado en el plan de desarrollo del Departamento a través de la Secretaria de Gobierno con la elaboración de dos proyectos con recursos económicos aportados por la Gobernación del Huila por valor de $17.600.000; uno en el municipio de Pitalito con dos acciones de servicio social y otro en la ciudad de Neiva con el apalancamiento a tres planes de negocio. H. PONAL

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Además del acompañamiento que realiza producto del plan padrino, se han vinculado a diferentes actividades programadas por la ACR, como la celebración del día de la madre.  ¿Cuántos PPR’s están para investigación para pérdida de beneficios y cuantos con faltas graves y gravísimas? R/ 232 PPRS Observación Control Interno: No se está realizando seguimiento a los plazos y efectividad del procedimiento de investigación pérdida de beneficios.  ¿Qué estrategias ha realizado para frenar o informar oportunamente al nivel central sobre aquellos casos de participantes que han perdido más de dos ciclos en educación y siguen recibiendo beneficios económicos? R/ Fidelización de la información, no se han identificado cuantas personas se encuentran recibiendo el pago de lo no debido.  ¿Qué seguimiento y control realiza para establecer el cumplimiento del 90% de las actividades descritas en el plan de trabajo de cada participante? R/ No se establece el 90% sino el 100% en el cumplimiento de cada plan de trabajo Observación de control interno: la norma establece que se debe establecer o cumplir mínimo con el 90% de las actividades pero esto no se refleja en los planes de trabajo.  ¿Qué control realiza para verificar que los casos de no pago de beneficio económico a los participantes por acciones ajenas a ellos se paguen en el mes siguiente? Evidenciar R/ Con los casos de gestión interna han sido muy rigurosos, los casos son muy pocos, y nunca se dejó de pagar al participante.  ¿Bajo qué parámetros legales se encuentra realizando el pago de beneficios económicos a las personas que no han o no habían suscrito planes de trabajo con la ACR? R/ En las capacitaciones y reuniones realizadas por los funcionarios de la Dirección Programática se ha indicado que mediante la asistencia a los talleres y la construcción de los planes de trabajo.  ¿Qué control o seguimiento ha realizado sobre el servicio social que prestan los PPR’s.? R/ Se lleva una relación de los PPR vinculados a cada Servicio Social, En el Grupo territorial Huila se han registrado 39 acciones de Servicio Social en las cuales se vinculan 419 PPR logrando hasta el momento la certificación de 382 PPR.  ¿Ha presentado propuestas para el mejoramiento del proceso de reintegración? Evidenciar R/ Si, realizaron una cartilla donde la idea es establecer los acuerdos del plan de trabajo en aquellos casos en los cuales los participantes se trasladan de Grupo territorial. ( se evidencio)

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 Aparte de los proyectos productivos ¿que se está haciendo en la dimensión de empleabilidad? R/ Se han realizado actividades con el Sena para que se conozcan las ofertas de empleo y vacantes que se tienen en la región para que se postulen. Hay tres personas vinculadas laboralmente en una constructora producto del acercamiento de la ACR con las entidades públicas y privadas. .  ¿Qué valor agregado genera la gestión realizada por el G.T en la dimensión salud? En la actualidad más del 90% se encuentran afiliados a una EPS, sin embargo algunos de ellos cuando han estado vinculados formalmente presentan la dificultad de que la empresa no los afilio y quedan en deuda. Promoción y prevención en salud con las familias de los reintegradores.  ¿A qué fecha tiene previsto la culminación de la totalidad de participantes de su G.T? Se encuentran 20 pendientes de graduar o culminar por mapaz, hay unos participantes que ingresaron ahora que máximo se graduaran en el 2020. El día 23 de septiembre de 2014 se realizó entrevista con los servidores públicos del Grupo territorial Huila : Shirley Vargas Wilson Guayara Suarez Diego Fernando Rodríguez Elizabeth Narváez Useche Juan Manuel Méndez Manrique Jhon Fredy Vaca cuervo Maritza Guerrero Cabrera Daniel Augusto Dussan Roa Diany Karina Cortez Marín Viviana muñoz Marín Diana María Quintero. Jorge Mario Barrero Guzmán. Carla Bibiana Ramos Peña. Como resultado de la entrevista se pueden destacar los siguientes puntos:  El clima organizacional ha mejorado, aunque hubo un ambiente tenso por la presentación de un documento anónimo. El líder expuso el problema en comité estratégico y manifestó que de esos problemas se debe sacar lo positivo, lo cual ayudó para que se mejorara el ambiente laboral.  La distribución de asignación de participantes se realiza por Zonas Geográficas con el propósito de ahorrar en expensas y como política de austeridad del gasto Público

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 El año pasado fue más evidente la diferencia entre planta y contrato, toda vez que los correos de invitaciones llegaban para los funcionarios y no para los contratistas. Desearían estar en una vinculación más garantista sobre todo con lo ocurrido en Pasto donde a todos los contratistas los desvincularon.  La permanencia es objetiva, nadie lo saca de la ACR uno mismo se saca.  En pasto la ACR tomo la decisión de desvincular a todo el personal, no todos eran malos y esa determinación consideran que es un mal ejemplo.  Lo ideal sería estar vinculado de planta, cuando termina el año no se sabe si estarán o no contratados.  La no atención de los participantes por falta de vinculación de los reintegradores en diciembre y enero afecta el proceso de reintegración.  El desarrollo y gestión del coordinador se ve desde dos ópticas 1) relación con el nivel central y 2) relación del coordinador con los funcionarios. Frente a lo primero existe una percepción de que la mala planeación del nivel central se traslade como responsabilidad a los coordinadores. Esto limita cualquier capacidad de coordinación. Además el hecho de que el coordinador no sea de planta afecta la ruta de reintegración , por ejemplo las reintegraciones, se hace todo el papeleo pero en Bogotá se demora 2 o tres meses ejemplos de ello son los casos de los participantes: En lo segundo el estilo de dirección es de autonomía, sin embargo falta el reconocimiento hacia los reintegradores. El coordinador del Grupo territorial tiene la disposición de escuchar y le importa mucho el ambiente laboral. Confía plenamente en el trabajo de los reintegradores y es por eso que no está encima de nosotros mirando a ver que hacemos diariamente. Alejandro Eder anteriormente enviaba correos felicitando a las Regiones pero desde hace más de un año no se sienten motivados ni que se les reconozca el trabajo.  Agradecen la mejora que se han presentado en las instalaciones físicas. ¿Cómo se realiza el seguimiento?  Los lunes a partir de la cuatro de la tarde realizan reunión de seguimiento, pero no hay un jefe que este molestándolos porque confía en el profesionalismo de ellos.  El líder ni el asesor de reintegración verifican la calidad de los planes de trabajo que se han cargado en el SIR.  Los controles a los cronogramas no son minuciosos ni rigurosos.  Nunca se informa sobre la modificación del cronograma. Se modifica permanentemente y a diario pero no se le avisa al asesor de reintegración. 

La capacitación de los reintegradores nuevos la realizan los reintegradores antiguos pero no porque lo delegue el jefe sino porque los reintegradores nuevos preguntan.

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VERSIÓN 01

 Los reintegradores manifiestan que en la actualidad tienen población que ha perdido más de dos ciclos académicos y se encuentran recibiendo beneficio económico. Todo se debe a que en las capacitaciones nunca existe un lineamiento claro.  Manifiestan que La ACR no estaba preparada para el cambio de resolución ni de Mapaz a la metodología de Dimensiones.  Es la hora que la metodología no está clara por ejemplo acaba de llegar un participante por traslado de otro Grupo territorial y se verificó que todos los acuerdos de su plan de trabajo están para noviembre  El lunes llego al Grupo Territorial el marco conceptual de la Dimensión de habitabilidad  El mal clima organizacional de comienzo de año se debió en gran parte a la falta de directrices claras frente a la Ruta.  El SIR no permite formular acuerdos más allá de noviembre de 2014.  En diciembre enero y febrero las participantes no tendrán plan de trabajo.  No es claro que beneficio económico van a recibir los participantes en los meses de diciembre, enero y febrero  Se preguntan por qué los marcos conceptuales no estaban listos antes de formular la Resolución.  La política o lineamiento del Nivel central es que el plan de trabajo se construye desde la región, paro no dan línea base para ello.  Lo ideal es que exista un concepto unificado para toda la ruta y las dimensiones. Pero no existe solo está el de seguridad.  Debe existir un marco de referencia en el cual se establezcan unos mínimos. La metodología si puede ser autonomía del reintegrador.  Están fallando todos los procesos misionales en especial implementación.  En la ACR primero sale la resolución y luego se improvisa en la marcha, lo primero debería ser una estructura seria de planeación y preparación a los grupos territoriales, para que se pueda dar cumplimiento inmediato a lo estipulado en la resolución.  En la ACR no se hizo PHVA sino AVHP.  El receso de actividades perjudica la Ruta toda vez que existe una directriz de no contestar el teléfono a los participantes.  Estamos siendo contradictorios con la política de atención mensual toda vez que no se atienden durante dos meses. Además se inactivan 20 PPR en promedio.

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Se realizó visita y entrevista a los siguientes planes de negocio en la ciudad de Neiva : PLAN DE NEGOCIO Minifruver el Mana Salón de Belleza Confecciones Bordados.

y

Confecciones bordados

y

Tecnifrio Rodríguez Seguridad Industrial y salud en el Huila Ebanistería Ebanistería Tienda Emerson

Taller de Ornamentación el Negro

OBSERVACION El plan de negocio se encuentra funcionando, se entrevistó a la señora del participante quien manifestó que actualmente viven del producido del negocio. El Plan de negocio se encuentra en funcionamiento, no fue posible entrevistar a la participante, sin embargo los vecinos manifestaron que el salón de belleza permanece abierto de domingo a domingo. No se encontraba en el plan de negocios el participantes sin embargo se evidencio que se encuentra en funcionamiento y se entrevistó a la señora quien también es participante del proceso de reintegración. El plan de negocio se encuentra funcionando, manifiesta que les va muy bien en la confección de ropa deportiva. Expuso su inconformidad con lo demorado del proceso de reintegración y con el trato que ha recibido por parte de los funcionarios del CTI y de la falta de reserva de la información personal que posee la ACR. El Plan de negocio consta de un taller donde realiza mantenimiento a los aires acondicionados, actualmente se encuentra en funcionamiento. El plan de negocio se encuentra en funcionamiento, además trabaja realizando capacitaciones de seguridad industrial en las diferentes empresas del sector. Plan asociativo que se encuentra en funcionamiento Plan asociativo que se encuentra en funcionamiento. El Plan de negocios se encuentra en funcionamiento, manifiesta su inconformidad frente al direccionamiento por parte del operador sobre a quién debería comprarle los insumos del plan de negocios así como frente al valor de los mismos. Se encuentra en funcionamiento.

Se realizó visita al municipio de Pitalito donde se entrevistaron a los siguientes reintegradores: Yuri Ximena López Miriam Liliana Muñoz Liliana Ríos Ferley Hernández ( promotor) Los aspectos más relevantes de la entrevista son :  Desconocimiento de los procedimientos y procesos de la entidad Página 17 de 26

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VERSIÓN 01

 Desconocimiento de la norma mediante la cual se realiza la investigación de pérdida de beneficios  Falta de seguimiento a los participantes que no se encuentran activos  Falta de uso de los mecanismos de participación y comunicación tales como correos y buzón de sugerencias  Realización de cronogramas superfluos a los cuales no se les realiza seguimiento ni se informa sobre las modificaciones.  Carencia de planeación institucional a largo y mediano plazo.  Carencia de un plan de capacitación sobre la ruta uniforme y planificada. Se realizaron las siguientes visitas a planes de negocio y a los domicilios de los participantes del municipio de Pitalito: Plan de Negocio Mini Mercado Mini Mercado Restaurante la Sazón Huilense

Observaciones Se encuentra en funcionamiento el plan de negocio, sin embargo manifiesta que no sabe cuándo es su culminación del proceso. Manifiesta que el plan de negocio lo tiene en la ciudad de Bogotá administrado por la mamá, sin embargo los reintegradores no manifestaron si se encuentra realmente en funcionamiento o no. Nueva El restaurante se encuentra en funcionamiento, es tecnólogo Chef del Sena Manifiesta que la ACR le ha ayudado a mejorar su vida y la de su familia, Manifiesta que la ACR le ha ayudado en el cambio positivo de su vida.

Jueves 25 de septiembre de 2014 Revisión de los siguientes planes de trabajo: REINTEGRADOR DIMENSION FOCALIZADA OBSERVACIONES. Diego Fernando Rodríguez Dimensión productiva Se encuentra cargado en el SIR, la actividad programada para el mes de septiembre no se ha realizado, se llamó al participante, no sabe cuándo tiene cita ni programación, de la actividad. El reintegrador manifiesta que la cita es el 30 Diego Fernando Rodríguez Dimensión Familiar Se encuentra cargado en el SIR, se verifico que el participante fue atendido por el reintegrador el día 24 de septiembre a fin de desarrollar actividades relacionadas con la dimensión familiar específicamente con “Violencia Intrafamiliar”. Javier Vasquez Andrade Dimensión Personal Se verificó que el plan de trabajo estuviera cargado en el SIR, y que las tres actividades programadas se Página 18 de 26

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Javier Velásquez Andrade Javier Velásquez Soto

Dimensión personal

Jhon Fredy Guaca

Dimensión Educativa.

Familiar

Jhon Fredy Guaca

Dimensión familiar

John Fredy Guaca

Dimensión familiar

Karla Bibiana Ramos

Dimensión Familiar

Karla Bibiana Ramos

Dimensión Familiar

educativa

VERSIÓN 01

realizaron, esto mediante llamada a la participante y con las planillas de asistencia debidamente diligenciadas. Sin embargo se verificó que las actividades se realizaron en un lapso de 1 hora sin que se haya realizado seguimiento a la calidad de estas por parte del Grupo Territorial. No tiene plan de trabajo Cargado. El plan de trabajo se encuentra cargado en el SIR, para el mes de septiembre tenía como acuerdo tres actividades las cuales se realizaron en a comienzos del mes con la información suministrada por la participante vía telefónica y Se encuentra debidamente cargado en el SIR, se identificó que en el mes de septiembre tiene actividades relacionadas con las dimensiones, familiar, educativa. Se realizó entrevista con el participante donde manifestó que el 12 de septiembre realizaron actividad con el reintegrador, sin embargo verificada la información del SIR y las planillas se pudo constatar que la actividad se realizó el 9 de septiembre, por otra parte se constató que el día 24 de septiembre tenía programada actividad y no asistió. ( esta persona que no recibe beneficio económico no tiene sanción por la no asistencia) Se verificó que se encuentra cargado el plan de trabajo en el SIR, para el mes de septiembre tenia, 3 actividades programadas en la dimensión familiar, las cuales se realizaron el 19 de septiembre. De conformidad con la entrevista realizada a la participante. y Se verificó que el plan de trabajo se encontrara cargado en el Sir, se entrevistó al participante donde confirmó que las actividades programadas se realizaron durante el mes de septiembre, sin embargo no asistió el 19 de septiembre a actividad programada para dimensión familiar, si no se reprograma en el transcurso de la semana no recibiría beneficio económico. Se verificó que el plan de trabajo se encuentra cargado en el Sir, tenía programada reunión para el 19 de septiembre y no se presentó, además las otras actividades programadas no se han realizado. De conformidad con la entrevista realizada con el participante manifiesta que en el trabajo no le han dado permiso para asistir. Se constató que el plan de trabajo se encuentra cargado debidamente en el Sir, para el mes de septiembre se

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programaron 3 actividades, se verificó que asistió a las actividades en compañía de su mujer Karla Bibiana Ramos Dimensión Familiar Se verificó que el plan de trabajo se encuentra cargado en el SIR, la participante se encuentra en estado de Embarazo, razón por la cual no pudo asistir a la actividad programada el 19 de septiembre. Dimensión Familiar Se verificó que se encuentra cargado el plan de trabajo Liliana Ríos Franco en el Sir y que las actividades programadas se hayan realizado. Maritza Guerrero Cabrera Dimensión productiva Se verificó que el Plan de trabajo se encontrara cargado en el Sir, allí se pudo constatar que se programaron 2 actividades de la dimensión productiva, una individual y otra con el grupo familiar. Maritza Guerrero Dimensión Familiar. Se verificó que el plan de trabajo se encontrara cargado Cabrera en el SIR, mediante la revisión de las planillas de asistencia se confirmó que haya cumplido con el acuerdo de la dimensión familiar Miriam Liliana Muñoz Dimensión Familiar Se verificó que el plan de trabajo se encontrara debidamente cargado en el Sir, se corroboro que las actividades descritas en el acuerdo se hayan cumplido y se solicitó información sobre la metodología aplicada. se realizó una actividad grupal donde se invitó al PIC (plan de intervenciones colectivas) Shirley Vargas Escandón Dimensión Familiar y Se verificó que el plan de trabajo estuviera debidamente Productiva colgado en el Sir. Tuvo actividad el 19 de septiembre, con actores externos como el bienestar familiar, la actividad de la dimensión de productividad no la ha realizado, además de acuerdo con la conversación telefónica manifiesta que no se la han programado. Shirley Vargas Escandón Dimensión Familiar, Se verificó que el plan de trabajo se encuentra en el Sir, personal además se constató que la actividad de la dimensión personal no se ha realizado. La actividad de la dimensión familiar se realizó el día viernes 19 de septiembre. Se realizó verificación aleatoria de los siguientes PQRS: NOMBRE DE PETICIONARIO Defensoría del Pueblo Regional Huila Fiscalía General de la Nación

FECHA DE RECEPCION

FECHA DE RESPUESTA

OBSERVACIONES

27-03-2014

27 -03-2014

Se dio respuesta a término, y respuesta efectiva.

10-03-2014

11-03-2014

Se dio respuesta a término y efectivamente.

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Fiscalía General de la Nación Ángela Del Roció

12-02-2014

13-02-2014

6-02-2014

18—02-2014

Pablo Cesar Figueredo Zaviv Vivas Narváez

6 -06-2014

Se cerró investigación 18 de julio de 2014 7-04-2014

2-04-2014

VERSIÓN 01

Se dio respuesta a término y efectivamente. Se dio respuesta en términos y efectivamente. Se dio respuesta en términos Se dio en términos la respuesta

Revisión plan seguimiento Plan Operativo.

PRODUCTO

OBSERVACIONES

Planes de trabajo de las PPR concertados

De conformidad con el seguimiento al plan operativo con corte septiembre de 2014 existen 485 planes de trabajo en ejecución y 34 en elaboración. Esto es diferente a lo reportado en la entrevista donde expresa que existen 55 PdT en elaboración.

La meta es que las personas que están activas reciban por lo menos dos Asesorías a las PPR para el desarrollo y atenciones al mes. Las actividades están encaminadas a las necesidades avance en las metas de las dimensiones del participante. Existen 440 personas que recibieron atención más de una de acuerdo al Plan de trabajo vez y 56 que no. Por otra parte este indicador no refleja el impacto ni la calidad de dichas atenciones. Vinculación de la PPR y el grupo familiar al Sistema General de Seguridad Social en Salud

Se ve una disminución considerable en la afiliación de los participantes al sistema general de seguridad social toda vez que en el mes de agosto se encontraban afiliados 701 y en septiembre 463.

Vinculación de la PPR al Sistema Educativo

Existe una meta de vincular a 260 al mes de septiembre sin embargo se evidenció que la meta va en 213 PPR

Vinculación de la PPR a programas de La meta a septiembre es de 132 PPR en formación para el trabajo sin Formación para el Trabajo embargo existen solo 95 PPR asistiendo a FPT Acceso a los beneficios de inserción económica

La meta es de 77 planes de negocio desembolsados, sin embargo a la fecha van 14 planes desembolsados totalmente y 4 parcialmente los demás 59 se encuentran en estudio.

No se entiende porque la meta está dada en porcentaje cuando la cifra Certificación de las PPR en acciones de debe ser el 80% de un número real, a la fecha se han certificado 382 PPR servicio social en acciones de servicio social.

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Vinculación de PPR y su grupo familiar a la oferta de actores externos para el No se reporta en el seguimiento allegado. desarrollo del Plan de Trabajo Fidelización de la información de acuerdo a los lineamientos establecidos Existen 768 PPR con la cedula cargada y 749 con el coda cargado por la subdirección de seguimiento. Asesorías a las PPR para que finalicen el Proceso de Reintegración bajo la No reportan información. modalidad de culminación responsable Vinculación de las PPR a las acciones de Se les ha realizado monitoreo post a 194 personas sin embargo no se monitoreo post establece cual sería el 100% Informes Regionales

No reportan información

Eventos de visibilización y posicionamiento

No reportan información

Elaboración de Proyectos.

No es posible establecer esta meta en una sola anualidad.

Materialización de los compromisos incluidos en los planes de desarrollo

No reportan información

Instrucción De Los Procesos Administrativos Sancionatorios Para Se están adelantando 205 a septiembre de 2014 no se establece cual es Definir La Situación Legal De La Persona el 100% Desmovilizada Frente Al Proceso De Reintegración. 6.2 OPORTUNIDADES DE MEJORA 1. Se observó que el 77% de los servidores públicos entrevistados es decir 14 de los 18 funcionarios desconocen los procesos misionales, estratégicos y de apoyo que se adelantan en la Agencia Colombiana para la Reintegración. Lo que evidencia que los mecanismos tales como las capacitaciones de inducción y la información interna carecen de efectividad. 2. Se evidenció la falta de comunicación y programación interna en la ACR, de tal forma que se programan actividades que se cruzan perjudicando la gestión del grupo territorial.

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3. Se observó que durante los meses de diciembre y enero el número de personas en proceso de reintegración pertenecientes al grupo territorial del Huila que se inactivan aumentó considerablemente toda vez que pasaron de ser 630 PPR activos en el mes de diciembre a 541 PPR activos en el mes de febrero. 4. Analizada la Resolución 754 de 2013 en sus artículos 3 “ RUTA DE REINTEGRACION La ruta de reintegración es el plan de trabajo definido conjuntamente entre la ACR y la persona en proceso de reintegración …” y el artículo 16 “ Acceso al apoyo Económico a la Reintegración De conformidad con el artículo 3 del Decreto 1391 de 2011 o la norma que lo modifique o adicione, para el acceso al apoyo económico a la reintegración, la persona en proceso de Reintegración deberá cumplir mensualmente mínimo con el 90%...” frente a la información suministrada por el Grupo territorial del Huila y las entrevistas realizadas se pudo determinar que no existe sustento legal para el pago que se efectúo sin contar con el plan de trabajo definido ni se puede establecer a que equivale el 90% de las actividades. 5. Se evidenció a través de las entrevistas realizadas con los servidores públicos del municipio de Pitalito el desconocimiento de la norma que regula la ruta de reintegración y la falta de criterio frente a la interpretación de la misma. De tal forma que no tienen claro el procedimiento, términos y consecuencias que se establecen o han establecido en las resoluciones 163 de 2011 y 754 de 2013. 6. No se evidenció gestión, ni política clara del porque los participantes no tienen actividades programadas en sus planes de trabajo en el mes de diciembre de 2014, además mediante las entrevistas realizadas se observa de manera general la inconformidad de realizar planes de trabajo anuales y no generales por la ruta toda vez que esto genera más desgaste administrativo y falta de continuidad en la metodología utilizada. 7. Verificado el Plan operativo del Grupo territorial de Huila se pudo establecer que las 16 metas, productos e indicadores están basados exclusivamente en el cumplimiento de factores de eficacia sin tener en cuenta que recursos se utilizan para su ejecución y mucho menos la efectividad e impacto que generan. 8. Mediante las entrevistas realizadas y los documentos analizados se pudo evidenciar que los procesos adelantados por el Grupo territorial del Huila carecen de planeación al mediano y largo plazo. 9. Analizado el Plan Operativo del grupo territorial del Huila se pudo establecer que existen metas que se encuentran atrasadas en su ejecución, como las de Vinculación de la PPR al Sistema Educativo (avance en el periodo 81.92%), Vinculación de la PPR a programas de Formación para el Trabajo (avance en el periodo de 71.96%), y Acceso a los beneficios de inserción económica (avance en el periodo 18.18%), de igual forma existen metas en las cuales no se reporta información, como lo son las metas de Vinculación de PPR y su grupo familiar a la oferta de actores externos para el desarrollo del Plan de Trabajo, Asesorías a las PPR para que finalicen el Proceso de Reintegración bajo la modalidad de culminación responsable, Informes Regionales, Eventos de visibilización y posicionamiento, Materialización de los compromisos incluidos en los planes de desarrollo. Así mismo se pudo determinar que no existe medición de la calidad de la gestión mediante los indicadores previstos y diseñados en el plan Operativo. 10. Mediante el análisis del plan de trabajo de un PPR que se trasladó del Grupo territorial de Caquetá al Grupo territorial de Huila, se pudo observar la falta de unificación de criterio y de metodología para realizar y establecer los acuerdos con los PPR

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11. Mediante la visita al parque Altos del magdalena. del Municipio de Pitalito, lugar donde se encuentran realizando trabajo social los PPR y las entrevistas con los reintegradores de la zona, se pudo establecer que falta gestión en la consecución de corresponsabilidad por parte de la entidades públicas del municipio toda vez que el trabajo realizado por los participantes se ve afectado por el estado de abandono y suciedad en que se encuentra el parque. 12. Mediante las visitas a 14 planes de negocios de los PPR del Grupo territorial del Huila se pudo evidenciar la excelente gestión que se viene realizando en el análisis de la factibilidad de los negocios toda vez que a la fecha se encuentran funcionando un 100% de los negocios visitados, sin embargo es necesario realizar seguimiento a las políticas utilizadas por el operador toda vez que hubo quejas por parte de los PPR consistentes en la obligación de comprar los insumos necesarios con un proveedor especifico. 13. Se pudo evidenciar que en el Grupo Territorial del Huila no se han generado ni determinado los indicadores necesarios que permitan medir la gestión y resultados de eficiencia, eficacia y efectividad de las actividades desarrolladas por sus funcionarios y colaboradores, lo cual impide realizar una medición integral de la Gestión y del cumplimiento de los Objetivos Estratégicos de la Entidad y a su vez poder establecer objetivamente que colaboradores y que actividades requieren de la implementación de nuevas estrategias para mejorar su desempeño. 14. Se evidenció mediante las entrevistas realizadas y la documentación analizada que no se cuenta con una estrategia por parte del líder o coordinador del Grupo territorial para realizar una distribución de la carga laboral de forma equitativa toda vez que existen reintegradores tales como Viviana Muñoz y Javier Vasquez que poseen una población con características diferentes en calidad y numero a los demás reintegradores. Así mismo no se ha realizado gestión alguna para determinar si el personal con el que se cuenta es el idóneo y el necesario para realizar las actividades que den cumplimiento a los objetivos estratégicos de la entidad. 15. No existe capacitación a los reintegradores. 16. Se pudo establecer que se requiere mayor participación y determinación en la formulación de las metas e indicadores del plan Operativo por parte del Líder del grupo territorial, toda vez que existen metas que se encuentran sobre dimensionadas y con carencia de una planeación que refleje la realidad así como indicadores que impacten los objetivos institucionales. 17. El grupo territorial del Huila carece de una estrategia de seguimiento y control frente a los gastos y pagos efectuados a los participantes por concepto de beneficios económicos de tal forma que se pueda verificar si los valores pagados mensual y anualmente por parte del nivel central si corresponden a la realidad de las actividades ejecutadas por los participantes en la región, así mismo se carece de una herramienta que permita establecer un control al pago por dichos beneficios. 18. Se pudo observar que existen correos electrónicos e informes reportando los problemas que se han presentado con los biométricos de algunos reintegradores sin embargo no se evidencio que se tenga claro cuál es el procedimiento ni tiempo de respuesta por parte de la OTI frente a estas solicitudes, ni la gestión que ha adelantado el coordinador para subsanar esta deficiencia.

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19. Se pudo establecer mediante las visitas a campo, las entrevistas realizadas y la documentación allegada que falta seguimiento a los cronogramas que presentan los reintegradores por parte del asesor de Reintegración y el Líder del Grupo territorial del Huila, toda vez que cuando se realizan modificaciones a cronogramas los reintegradores no informan con anterioridad las causales de las modificaciones y además no se verifica si las actividades descritas son cumplidas de acuerdo a lo estipulado en dicho documento. 20. Se evidenció falta de seguimiento de los reintegradores a aquellos participantes que se encuentran en investigación pérdida de beneficios. 21. Se pudo evidenciar que se carece de una estrategia que permita erradicar la inoperancia frente a los casos de gestión interna derivados de la no entrega oportuna de las planillas por parte de la institución educativa, toda vez que en el primer semestre del año se reportaron 115 casos de gestión interna. 22. Falta seguimiento y acompañamiento a la calidad y cumplimiento de los planes de trabajo que se firman entre los participantes y la ACR, si bien es cierto que de la muestra aleatoria que se realizó, todos los planes de trabajo se encuentran colgados en el SIR, no se evidenció la forma como se realiza seguimiento efectivo a la calidad de los mismos. 7. OBSERVACIONES 1. Se pudo observar que en el acta de comité directivo del 24 de febrero de 2014 el Coordinador del grupo territorial del Huila manifiesta su preocupación por la inactivación de los PPR en el periodo de diciembre a enero, sin embargo no se evidencia gestión correctiva que permita atenuar el riesgo de inactivación masiva y sobre carga administrativa al tener que realizar gestión de activación de PPR en las vigencias futuras 2. Se pudo observar y evidenciar el riesgo jurídico y la afectación en el servicio que origina la forma de vinculación del Coordinador del Grupo Territorial del Huila, toda vez que por estar vinculado mediante contrato de prestación de servicios no está autorizado para firmar ciertos actos administrativos requeridos en el Grupo Territorial del Huila como por ejemplo aquellos que de trámite en el proceso de investigación por pérdida de beneficios de los participantes. Siendo así en diciembre y parte de enero solo quedará una funcionaria en el GT 3. Se evidenció que no se planea con PHVA sino con AVHP. 4. Se evidenció que existe una verdadera política de austeridad dentro del manejo administrativo del Grupo Territorial sin embargo no se evidencia el cumplimiento y acatamiento de la misma CONCLUSIONES El Grupo territorial del Huila viene realizando las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad, sin embargo es necesario que se implementen procedimientos y estrategias que permitan establecer un mayor control y un verdadero seguimiento a la calidad de sus actividades. Se cumplió con los objetivos trazados dentro del plan de auditoría.

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10. ANEXOS         

Plan operativo Informe de estado de los biométricos Informe acciones de servicio social Seguimiento a PQRS Cuadro costos de planes de negocio Políticas de austeridad de gasto de expensas Logros corresponsabilidad Correos propuesta mejoramiento de procesos Actas de gestión interna

Nombre Auditor Giovanni Arturo Gonzalez zapata Líder:

Nombre Jefe Dependencia/ Carlos Castrillón Proceso Auditado:

Firma Auditor Líder:

Firma Auditado:

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