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Plan de recursos humanos para hostelería

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Presentación Un Plan de Recursos Humanos es fundamental para el éxito de cualquier empresa y los negocios de hostelería son, sin duda, empresas. Uno de sus grandes valores está en el equipo humano. Las personas constituyen el factor determinante de un proyecto emprendedor. Por ello es imprescindible detenerse a elaborar un plan que nos indique cómo crear y organizar equipos de trabajo eficientes. Es fundamental formularse las siguientes preguntas: ¿Qué personal necesitamos? ¿Cómo lo vamos a seleccionar? Y ¿Cómo se van a incorporar a nuestro negocio? A través de la primera pregunta definiremos el organigrama de la empresa, los puestos de trabajo que hay que cubrir y los perfiles profesionales que vamos a necesitar. A continuación veremos cómo vamos a crear el equipo que necesitamos y cómo valoraremos su desempeño. Por último veremos los trámites necesarios para realizar las contrataciones.

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Índice 1. Planifica tu organigrama

2. El perfil del empleado que buscas

3. Las entrevistas laborales

4. Trámites para la contratación

CheckList

Anexo

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1 Planifica tu organigrama Un organigrama es una representación gráfica de cómo está organizada una empresa. Se trata, por lo tanto, de una herramienta que va a permitirnos reflexionar sobre las funciones y tareas que se llevan a cabo o que se llegarán a realizar si aún estamos en una fase inicial del proyecto. ¿Por qué necesitamos el organigrama? Porque hemos de identificar qué equipo humano vamos a necesitar y cuáles serán sus funciones. También permite saber cómo deben coordinarse entre sí y cuál es su relación jerárquica. El análisis del organigrama debe darnos información sobre cómo nos organizamos y permitirnos valorar si lo hacemos de forma eficiente, ayudándonos a detectar aquellos aspectos que habría que mejorar. Se trata por lo tanto de una herramienta dinámica (puede ir variando a lo largo del tiempo y en consonancia con las necesidades del negocio). Para ello, el organigrama debe cumplir dos requisitos: ◼ Debe ser claro y preciso. ◼ Debe ser actual.

◼ Por ejemplo › Nuestro negocio es un bar que abre de domingo a lunes que cuenta con: cocina, servicio de barra, de sala (para 12 mesas) y terraza (5 mesas). El horario de apertura es de 6:30 a 18:00 horas. Es un local que da desayunos, aperitivos y comidas pero no cenas. Está situado en un barrio céntrico en un área de oficinas.

■ 1.1 ¿Cómo podemos organizarnos de forma eficiente? La mejor manera de construir un buen edificio es comenzar por unos buenos cimientos. Una organización eficiente se construye teniendo claro desde el principio qué tareas hay que realizar. Después las agruparemos de manera adecuada, constituyendo lo que se denominan ‘puestos de trabajo’. Construiremos el organigrama determinando: • Cuántas personas necesitaremos. • Qué tareas tendrán que realizar. • Cómo se relacionarán entre ellas. Superiores jerárquicos (encargado), responsables (jefe de cocina y jefe de sala), subordinados (ayudantes de cocina y camareros y personal de limpieza).

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Un ‘puesto de trabajo’ se define concretando todas las tareas que tendrá que realizar la persona que lo ocupe. Se trata de definir sus responsabilidades y qué aspectos dependen de ella. ■ 1.2 Los puestos básicos de trabajo en hostelería 1) El encargado o gerente es una figura fundamental para el buen funcionamiento de un negocio hostelero. Supervisa al resto de personal, se encarga del control financiero (gastos previstos y extraordinarios, pagos a empleados y proveedores, liquidación de impuestos, supervisión de la caja, etcétera), gestiona las compras, inventario y la documentación que genera el local (facturas, permisos, inspecciones, etcétera). Se encarga de aplicar las acciones de marketing y publicidad, de la organización de los eventos que se llevan a cabo en el local y también de las reservas. Es también el encargado de identificar los aspectos que podrían motivar o desmotivar al personal para tratar de reconducir situaciones que podrían ser perjudiciales para el negocio a medio o largo plazo. 2) El cocinero o jefe de cocina se encarga de gestionar el correcto y buen funcionamiento de la misma. Se encarga de los horarios del personal de cocina, de supervisar el trabajo y las necesidades sus subordinados (auxiliares). Gestiona el inventario de cocina, diseña los menús en coordinación con la gerencia, prepara los pedidos para los proveedores, supervisa el orden de la cocina y su almacén, el cumplimiento de los requisitos sanitarios, cocina o supervisa el cocinado de los platos y el emplatado. Y, por supuesto, supervisa la limpieza y desinfección de la cocina. Es su máximo responsable. También forma al personal a su cargo para que pueda asumir la elaboración de los diferentes platos; como mínimo, los más sencillos. 3) El jefe de sala o maître es el máximo responsable de funcionamiento de la sala y de los camareros. Es el intermediario entre la sala, la cocina y la gerencia. Tiene una visión completa de cómo se desarrolla el servicio y puede satisfacer los gustos y necesidades del cliente. De su buena gestión depende que los clientes queden satisfechos y reciban una buena impresión del establecimiento. El jefe de sala supervisa la puesta a punto de la sala y el bar. Recibe al cliente, lo acomoda, toma la comanda, asesora al cliente y lo despide. Ejerce de relaciones públicas y atiende, en primera instancia, las quejas, reclamaciones y sugerencias de los clientes. Se encarga de los cuadrantes del servicio (de cuáles son los puestos que cada miembro de su equipo va a cubrir en la sala), coordina horarios, turnos y vacaciones y realiza sugerencias sobre la carta o el menú al jefe de cocina. Colabora activamente con el jefe de cocina para conseguir el resultado exitoso de la siguiente fórmula. Servicio + Cocina = Calidad de Servicio = Cliente Satisfecho = Fidelización de Clientes

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4) Un camarero se encargará de atender la barra, la sala y/o la terraza. Si está en la barra se encargará de preparar las comandas que le trasmita la sala. Ha de informar sobre los stocks disponibles al encargado para que se pueda realizar los pedidos necesarios. Entre las funciones del camarero de sala están: tomar las comandas si no está el jefe de sala, entregarlas en cocina, recoger los servicios, servirlos en la mesa del cliente, estar pendiente de sus peticiones, entregar la cuenta que marca la caja, registrar el pago (en efectivo o en el TPV), recoger la mesa, volver a montarla para el siguiente servicio. Las tareas del camarero incluyen la limpieza regular de la barra y la sala (barrer, limpiar mesas y recoger) para que el cliente tenga una buena impresión. Además, debe informar de las incidencias que se produzcan en sala (platos que no son del gusto de los clientes, roturas, cuentas que no están correctas o si es necesario reponer algún elemento como falta de saleros, sillas defectuosas…). Es uno de los profesionales que conoce lo que ocurre en la sala o en la terraza. Su intervención es importante para la fluidez del servicio y del negocio. Si sus informes no llegan correctamente a los responsables se puede producir una merma en la buena gestión y en el buen servicio. Es importante que conozca cuáles son las funciones que le corresponderían si, en un momento puntual, debe sustituir a un compañero. 5) El ayudante o auxiliar de cocina ayuda al cocinero en las elaboraciones sencillas, se encarga de preparar los ingredientes, de la limpieza de los mismos, de la limpieza de la cocina, de la limpieza del menaje del servicio y de la cocina o de tirar la basura. Son muchas las tareas que cada día se desempeñan en la cocina. Es imprescindible que conozca y tenga bien interiorizados los procesos de gestión sanitaria que se aplican en la cocina y el almacén asociado a la cocina.

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■ 1.3 El organigrama La empresa adoptará la estructura organizativa que le parezca más adecuada para alcanzar sus objetivos. Dicha estructura deberá ser flexible, adaptable de forma rápida a los cambios en el entorno y eso implicará un organigrama lo más plano posible. Esto significa que entre la parte superior del mismo, (la que toma decisiones) y la parte que ejecuta e implementa dichas decisiones debe haber el mínimo posible de escalones. De esta forma las órdenes y la información viajan más rápido, hay menos distorsiones y la empresa se vuelve más ágil.

Ejemplo de organigrama básico

ENCARGADO

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COCINERO

JEFE DE SALA

AUXILIAR/ES DE COCINA

CAMAREROS

SERVICIO DE LIMPIEZA

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Ejemplo de organigrama un poco más complejo

DIRECTOR

CHEF

COCINEROS

ADMINISTRACIÓN

JEFE DE SALA

LIMPIEZA

CAMAREROS

AUXILIAR/ES DE COCINA

■ 1.4 El coste de los recursos humanos La empresa debe rentabilizar el coste que le supone tener personas contratadas. El coste de un trabajador contratado se calcula añadiendo a su sueldo en bruto, la cotización a la Seguridad Social por parte de la empresa. Un dato que puede ser útil para determinar la rentabilidad de los trabajadores es calcular el coste por hora de cada empleado. Se trata de un cálculo sencillo que puede aportarnos, cuando lo comparamos con la facturación, por ejemplo, o con el beneficio obtenido, una información valiosa a la hora de tomar decisiones. Coste/hora de empleado = sueldo bruto mensual + cuota mensual Seg. Social empresa Horas mensuales del trabajador

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■ 1.5 La dimensión óptima de la empresa, en relación a los recursos humanos Es fundamental pretender acercarse todo lo posible a una óptima dimensión en cuanto al número de trabajadores contratados. En el apartado anterior hemos visto que debe tenerse en cuenta el coste que suponen los trabajadores a la empresa y que este debe relacionarse en última instancia con el beneficio obtenido. Tener una plantilla sobredimensionada sale caro. Pero tener un número de trabajadores inferior al necesario puede acarrear problemas de eficacia, de calidad del servicio. Si la carga de trabajo es muy elevada, puede acabar “quemando” a los trabajadores y generar desmotivación. Es muy importante intentar ajustar la plantilla, con una carga para cada puesto de trabajo que sea razonable. Pasarnos o no llegar, tendrá repercusiones importantes en la rentabilidad de nuestro negocio. Es difícil establecer el número exacto de trabajadores que sería el óptimo para cada empresa. Por eso lo mejor es estar permanentemente alerta y sensibles a la carga de trabajo que realizan los trabajadores y su relación con el estándar de calidad de servicio que la empresa quiere ofrecer. También hay que tener en cuenta que la estacionalidad puede influir en las necesidades de plantilla y deben cubrirse dichas necesidades de forma eficaz, con una buena previsión y con rapidez.

■ 1.6 El círculo de las políticas de recursos humanos Las empresas que tienen clara la importancia de las personas que trabajan en ellas, son conscientes de la necesidad de llevar a cabo políticas de recursos humanos en relación a aspectos como la formación, la motivación, el reconocimiento del trabajo, la retención del talento, la conciliación y la igualdad. La consecuencia de estas políticas es disponer de trabajadores motivados y comprometidos con la empresa. De este compromiso, se deriva un aumento de la productividad, una mejor atención al cliente, y a menudo, una disminución de los costes. Esto, a su vez, genera un incremento en los resultados de la empresa, mayor cuota de mercado, mejora el clima laboral y mejora también la imagen de la empresa. Ser consciente del resultado de estas políticas lleva a las empresas a reafirmarse en ellas y a potenciar más todavía su relación con los empleados. El círculo se convierte así en una espiral de mejora muy deseable.

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2 El perfil del empleado que buscas Una vez que conocemos los puestos de trabajo que tendrá nuestro negocio hemos de definir los perfiles adecuados para dichos puestos. Esta tarea es imprescindible para incorporar a las personas adecuadas a la empresa y facilita la fase de selección. ■ 2.1 Los puestos de trabajo Para realizar una correcta descripción de las necesidades de la empresa en relación a los recursos humanos, debemos especificar para cada puesto de trabajo aspectos como: • Denominación del puesto de trabajo (cocinero, ayudante de cocina, camarero...) • Conocimientos o formación requerida (formación en hostelería, turismo, categorías obtenidas a partir de la experiencia…) • Localización dentro de los diferentes departamentos de la empresa. (Cocina, sala, oficinas…) • Responsable directo encargado de su supervisión. (El auxiliar de cocina es supervisado por el cocinero…) • Ubicación concreta del lugar donde el trabajador prestará sus servicios. (Gerencia, Cocina…) • Descripción detallada de las tareas asignadas. • Herramientas o equipos de los que debe disponer. • Aspectos relacionados con la prevención de riesgos laborales y la salud laboral. • Remuneración. • Calendario de actividad y horarios. • Categoría profesional en relación al convenio colectivo. • Formas de evaluar el rendimiento. • Otros, según las particularidades de cada empresa. Todos estos puntos pueden recogerse en forma de ficha para cada uno de los diferentes puestos de trabajo en los que esté organizada la empresa.

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Restaurante • Descripción

COCINERO

• Formación requerida

Técnico Medio en Cocina y Gastronomía Gestión de alimentos

• Experiencia mínima requerida

Un año en puesto similar

• Objetivos del puesto

Preparar, cocinar y presentar diferentes tipos de platos

• Área

Cocina

• Dependencia jerárquica

Jefe de cocina

• Responsabilidad ejercida

Personal auxiliar de cocina y personal de limpieza

• Tareas

- Preparar y cocinar los alimentos - Comprobar el buen estado de los alimentos y las existencias disponibles para garantizar la preparación diaria - Comprobar el cumplimiento de las normas de higiene - Supervisar que el personal a su cargo cumpla sus funciones - Preparar platos para eventos especiales - Verificar albaranes de entrega de productos de los proveedores en relación al peso, cantidad y calidad especificados - Colaborar en equipo para mantener la cocina en orden y limpia

• Condiciones ambientales

Ambientes con elevada temperatura y humedad

• Sistema retributivo

Establecido para su categoría según convenio

• Catalogación según convenio

Área funcional segunda: Cocina y economato. Grupo profesional segundo: Cocinero

• Dedicación

De martes a sábado, de 12 a 16 y de 21 a 24 h. Domingo, de 12 a 17 h. Lunes, descanso

• Riesgos

Alta probabilidad de exposición a riesgos físicos y químicos: Humos, vapor, Altas temperaturas. Sonidos incómodos Cambios bruscos de temperatura Contacto físico con grasas y aceites Manipulación de herramientas punzantes y cortantes

• Formación y evolución profesional

Realización de cursos de actualización en cocina y repostería Aprendizaje de platos especializados

• Criterios de valoración de rendimiento

Prepara alimentos según la minuta del día Mantiene su área de trabajo límpia y ordenada, respetando reglas higiénicas Cumple con la preparación de los alimentos en el horario establecido

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■ 2.2 Los perfiles profesionales La correcta determinación de los puestos de trabajo facilita la elaboración de los perfiles profesionales. Estos son una descripción de las características del candidato idóneo para dicho puesto de trabajo. Igual que con los puestos de trabajo, los perfiles profesionales pueden concretarse en forma de ficha, que contendrá información como por ejemplo: • Formación requerida para el puesto de trabajo. • Conocimientos específicos. • Experiencia necesaria. • Aptitudes del candidato. • Aspectos relativos a la personalidad del candidato. • Cualquier otro aspecto que la empresa considere necesario tener en cuenta. Hay empresas que basan sus perfiles profesionales en competencias. Una competencia es un conjunto de características que posee una persona y que le capacitan para desempeñar de forma óptima un puesto de trabajo concreto, en relación a una empresa concreta. Podemos dividir las competencias en generales y específicas. • Las generales son competencias necesarias de forma amplia, y son útiles en prácticamente todo tipo de sectores y empresas. Ejemplos de estas competencias son la iniciativa, las habilidades interpersonales, la vocación de servicio, el don de gentes, el trabajo en equipo, la habilidad para liderar, confianza, perseverancia, adaptabilidad, compromiso, etc. • Las específicas dependen de la empresa. No serán las mismas competencias las que precisará un camarero de una discoteca que pueda necesitar, por ejemplo, un camarero con conocimientos de coctelería; a las competencias que se necesitarán para atender la sala de un bar de menús o las que se requerirán en un restaurante con estrellas Michelin.

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■ 2.3 A cada puesto su perfil En la definición de los perfiles, las competencias generales y específicas, se detallan los requisitos que debe cumplir la persona que realizará esas funciones en nuestra empresa. Conocerlas le facultarán para desempeñarlas de la mejor forma posible. Esto es importante, puesto que si no tenemos claramente definido qué buscamos, nos será mucho más difícil reconocer al candidato ideal cuando lo tengamos delante. Las características del puesto de trabajo y el perfil del candidato ideal son como dos piezas de un rompecabezas: debemos buscar aquella que encaja perfectamente con la pieza que ya tenemos. 1) El encargado o gerente tiene que tener dotes de liderazgo, capacidad de organización y coordinación y capacidad de trasmitir las instrucciones de forma clara, directa y precisa. También debe ser creativo y ha de mantener una comunicación constante con el personal. 2) El cocinero o jefe de cocina debe contar con una gran resistencia física y mental. Es muy importante que tenga agilidad mental con los números y, ante todo, facilidad y maestría para cocinar además de contar con una higiene personal impecable. La pasión por el trabajo y la creatividad son también cualidades que contribuyen a la buena marcha de un negocio. 3) El puesto de jefe de sala o maître requerirá buena presencia y resistencia física para poder permanecer varias horas de pie. Es importante que tenga una mente abierta al cambio a la vez que ha de identificar qué se debe conservar en el servicio. También ha de contar con conocimientos de gestión de personal, gestión de inventario, control de stocks y de contabilidad. En su caso la vocación de servicio es una cualidad imprescindible. 4) El camarero necesita de una buena presencia, resistencia para permanecer varias horas de pie, trato agradable y don de gentes sin llegar a ser invasivo para los clientes. Tiene que contar con vocación de servicio, capacidad de trabajo en equipo, ser enérgico y saber mantener la calma en situaciones de tensión. 5) El ayudante de cocina tiene que tener buena forma y resistencia física ya que ha de permanecer en pie varias horas y cargar objetos pesados. Ha de ser activo, bien organizado, saber trabajar en equipo y con rapidez y eficiencia. También es imprescindible que sea capaz de trabajar bajo presión y sea meticuloso con su higiene personal.

◼ Nota › Todas estas competencias pueden adquirirse a través de la experiencia y también gracias a la formación profesional (escuelas de hostelería).

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■ 2.4 El reclutamiento Una vez que tenemos claro lo que necesitamos y lo que buscamos, pasaremos a una nueva fase: el reclutamiento. El reclutamiento consiste en conseguir un número suficiente de candidatos para poder realizar el proceso de selección con un mínimo de garantías que nos permitan encontrar el candidato idóneo. Podemos hacerlo de diferentes maneras: • Insertando anuncios en webs especializadas en ofertas de empleo, prensa o en redes sociales.

Ejemplo de anuncio

Anuncio Establecimiento hostelero de la zona centro con horario de apertura de domingo a lunes precisa camarero de sala (12 mesas y 5 terraza). Bajo la supervisión y coordinación del encargado, se encargará de la atención y servicio a los clientes y las tareas asociadas al puesto. Jornada laboral completa con los descansos que establece la ley. Se valorará conocimiento de idiomas (inglés y/o alemán). Se requiere experiencia previa o formación en hostelería, conocimiento de las tareas asociadas a la función laboral. Requisitos deseados: don de gentes, capacidad de trabajo en equipo y capacidad resolutiva bajo presión. Se ofrece remuneración acorde con las tareas asociadas al puesto y un clima laboral agradable y respetuoso en el que se valora el compromiso y el buen desempeño profesional.

• Mediante carteles en nuestro establecimiento. • Haciendo correr la voz sobre nuestra necesidad de personal. El boca/ oreja es un medio especialmente eficaz. • También podemos encargar esta tarea y la fase de selección a una empresa especializada. Esta última opción puede suponer un mayor coste, pero habrá que valorar si disponemos de los medios, los conocimientos, las habilidades y, aún más importante, el tiempo para realizar todo el trabajo asociado al reclutamiento y la selección de manera adecuada. El tiempo y los recursos dedicados a realizar un reclutamiento y una selección adecuados deben verse como una inversión que nos permitirá un funcionamiento óptimo y nos evitará problemas e ineficiencias más adelante. Si nos decidimos a realizar nosotros mismos el reclutamiento y la selección de candidatos, debemos tener en cuenta que habrá que decidir cuál será el número de candidatos a reclutar (que vamos a llegar a entrevistar). Esto puede hacerse de forma aproximada, pero siempre es conveniente que se trate de un número suficiente como para poder elegir bien. Una buena cifra puede ser una media de 5 o 6 candidatos por cada puesto, por ejemplo.

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■ 2.5 ¿Qué esperamos de ellos? Hemos de reflexionar con detenimiento sobre los perfiles buscados en nuestros trabajadores. En el apartado ‘A cada puesto su perfil’ hemos trazado una breve descripción de las competencias de cada puesto en un organigrama básico en un establecimiento de hostelería. Pero, por supuesto, si buscamos algo más hemos de reflexionar sobre ello y apuntar una a una las competencias con las que nos gustaría contar en nuestro equipo. Se trata de escribir la idea y a continuación describir el objetivo que debería cumplir. Esto nos permitirá realizar una oferta laboral acorde y que sea clara para los candidatos a entrevistar. También nos permitirá trasmitir los objetivos deseados a los candidatos. Los empleados marcan la diferencia

◼ Nota › Es fundamental ser capaces de comunicar a los candidatos la importancia del compromiso por parte del trabajador con los objetivos de la empresa.

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Los trabajadores comprometidos, implicados en el éxito de la empresa, que comprenden y alinean sus objetivos individuales con los de la empresa son muy valorados desde un punto de vista empresarial. Se produce una importante simbiosis (relación) en la que todos, empresa y trabajadores, salen ganando. Para conseguir ese compromiso que la empresa espera y desea de sus trabajadores, autores como el estadounidense Daniel Pink, establecen tres requisitos: 1. Buenas condiciones laborales, siempre dentro del contexto de la empresa. 2. Autonomía y libertad, en la medida que sea posible, en la realización de sus funciones. 3. Propósito. Conseguir que el trabajador comparta las ideas de visión y misión, así como los valores de la empresa. Las personas se motivan y se comprometen más allá de las condiciones materiales del puesto de trabajo. El trabajador ha dejado de ser visto simplemente como alguien que solo cumple órdenes para pasar a ser alguien que aporta ideas y soluciones, que conoce a los clientes y que puede facilitarnos información valiosa para mejorar nuestra imagen y nuestros resultados. Esto se conoce como el ‘cliente interno’.

◼ Por ejemplo › Un cocinero puede aportarnos información valiosa sobre el estado de las instalaciones, sobre equipamientos alternativos, sobre la idoneidad de las herramientas de las que dispone, la calidad de las materias primas que nos llegan, preferencia por determinados proveedores, tendencias culinarias para modificar la carta…

Para recoger este tipo de información es muy útil establecer reuniones periódicas con el equipo para comentar situaciones y debatir sugerencias de una forma estructurada. Estos encuentros favorecen el buen clima laboral y fomentan un espíritu de equipo. La formación como incentivo También hay que trabajar en un plan de formación y actualización de conocimientos para el equipo. Es uno de los medios para contribuir al desarrollo personal y también para fomentar la motivación del personal. Ampliar conocimientos y poder ponerlos en práctica son los pasos a seguir. ¿Qué podemos ofrecer a nuestro personal? La posibilidad de conocer y practicar nuevas técnicas de trabajo, formación para desarrollar sus habilidades profesionales, la mejora en el uso de idiomas extranjeros… La formación continua es imprescindible si queremos aprovechar al máximo nuestro capital humano.

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3 Prepara las entrevistas laborales Cuando queremos incorporar nuevos trabajadores a nuestra empresa y, gracias a la fase de reclutamiento, ya disponemos de unos candidatos interesados, se pone en marcha el siguiente paso: el proceso de selección. Y no hemos de tomarlo como una sucesión de entrevistas en las que nos entreguen un currículum y conozcamos un poco al candidato. La selección es una fase del proceso de suma importancia para conseguir incorporar a la persona más adecuada a nuestro equipo. Para ello debemos establecer los criterios que utilizaremos para determinar al candidato óptimo y la forma en que lo haremos. Para ello es necesario que hayamos definido muy bien el perfil asociado al puesto de trabajo. ■ 3.1 Primera selección Normalmente se realiza una primera selección a partir de los currículums que nos hayan llegado. Debemos valorar el tiempo de que disponemos y las pruebas que realizaremos para decidir cuántas solicitudes tendremos en cuenta. Se trata de que el proceso de selección no se alargue en exceso. Podemos establecer, para aportar una idea que entrevistar a unos 5 o 6 candidatos que cumplan los requisitos que, hemos publicado sobre el puesto, puede ser una cifra razonable. A continuación hemos de establecer un calendario preciso para la duración del proceso de selección que incluya la realización de las pruebas que tendrán que superar. Nos será de gran ayuda para no dispersarnos. Esto es fundamental si la persona o personas que realizan la selección deben, además, realizar otras tareas diarias en la empresa. La selección es una actividad extra respecto de las que realiza habitualmente por lo que es crucial escoger solo a los candidatos que puedan resultar más idóneos desde la presentación de la solicitud (bien por su currículum vitae, por sus referencias, inquietudes, por sus conocimientos o habilidades...).

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■ 3.2 Las pruebas Las pruebas a realizar estarán en función de los conocimientos, habilidades y competencias que queramos descubrir en los candidatos. Cuanto mayor sea la responsabilidad y la importancia del puesto de trabajo a cubrir, tendremos que realizar más pruebas y estas tenderán a ser más específicas. Para puestos de trabajo más sencillos se harán menos pruebas y de contenido más general. Podemos agrupar las pruebas a realizar en dos tipos: • Las relacionadas con las funciones específicas a realizar en el puesto de trabajo una vez incorporado a la empresa. Se trataría de pruebas como: - Preguntas concretas para determinar los conocimientos del candidato. - Realizar algunas actividades de las que tendrá que llevar a cabo habitualmente para comprobar cómo se desenvuelve.

◼ Por ejemplo › Si es un cocinero, una de las pruebas puede ser la elaboración de un plato y la detección de algún error intencionado que se pueda detectar a primera vista en una visita rápida a la cocina. Tras salir de ella le preguntaremos si ha visto algo que le ha llamado la atención.

• Otras pruebas están destinadas a descubrir aspectos de la personalidad del candidato que tengan que ver con el buen desempeño de su actividad y su integración en el equipo. En hostelería aspectos como la empatía, la simpatía, la capacidad comunicativa, la sociabilidad, la educación y la amabilidad son de enorme importancia. Estas habilidades se pueden detectar en la entrevista personal.

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■ 3.2.2 La entrevista Es una herramienta fundamental en un proceso de selección. Debemos tener siempre presente la finalidad de la entrevista: detectar quién es el candidato que mejor se ajusta a nuestras necesidades y al equipo. La entrevista pretende indagar: 1. En la personalidad del candidato. 2. Si posee las competencias y requisitos necesarios para cubrir el puesto de trabajo. 3. Su nivel de motivación. 4. Su capacidad de integración en nuestra empresa. 5. Sus expectativas de futuro. Hay aspectos a tener en cuenta en relación a la entrevista que son muy importantes: • Hay que prepararla adecuadamente. • Entrevistar sin prejuicios. Las cosas no siempre son lo que parecen a primera vista. • Generar un clima agradable y propicio para la entrevista. • Las preguntas deben dirigirse a conocer lo que necesitamos saber. Tendremos especial cuidado en evitar preguntas ofensivas o que no vengan al caso. • No se trata de imponer nuestra visión del mundo. No se trata de entablar una discusión con el entrevistado. Es muy importante pensar convenientemente las preguntas que realizaremos, para que realmente sean útiles para descubrir lo que estamos buscando y también para asegurarnos de que preguntamos lo mismo a todos los candidatos.

◼ Por ejemplo › En una entrevista para un puesto de cocinero podríamos preguntar:

1. Para conocer su estilo: ¿Cuáles son sus referentes en el mundo de la cocina? 2. Para conocer su motivación: ¿Por qué quiere trabajar con nosotros?

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Guion para la entrevista Si la entrevista laboral no la realiza necesariamente una persona con conocimientos de psicología o con una formación específica en recursos humanos, vamos a facilitar un guion sencillo sobre cómo debería desarrollarse: 1. Recepción y acogida del candidato. Debe acogerse con amabilidad al candidato, para que se sienta relajado y pueda manifestarse con naturalidad. Esto nos dará más información sobre él que si se siente tenso o muy observado. Podemos romper el hielo con alguna pregunta trivial (“¿Ha venido en coche o en transporte público? Por aquí aparcar es complicado.”) Para informarle a continuación sobre cómo se desarrollará la entrevista (“He recibido su currículum y me gustaría hacerle algunas preguntas. Si encaja en el perfil que buscamos, realizaremos una prueba para valorar su desempeño.”) También puede ser un buen momento para darle la información necesaria sobre el puesto de trabajo al que opta el candidato.

2. Revisión del currículum. Hacer un repaso del currículum junto con el candidato puede servir para comprobar la veracidad del mismo o para aclarar aspectos que no estén bien definidos o sobre los que se necesite más información. 3. Comprobación de competencias. Esto puede hacerse durante la entrevista o bien durante las pruebas específicas (si hemos decidido hacerlas). 4. Fase de cierre. Pueden hacerse preguntas destinadas a completar aspectos que no hayan quedado del todo claros en fases anteriores. También suele dársele la palabra al candidato para que nos haga alguna pregunta o aclaración. La despedida debe ser cordial, igual que la recepción, indicando con claridad cómo se le comunicará al candidato el resultado de la entrevista y el plazo de tiempo en que se le responderá. Lo habitual es hacerlo por teléfono o por correo electrónico. Este último medio deja constancia de la comunicación. Una consideración importante es la de responder siempre a todos los candidatos, tanto si son aceptados como si son descartados. En este último caso se le debe notificar, de forma amable y diplomática, que no ha sido seleccionado. Es una buena oportunidad para dar una imagen de empresa responsable y considerada. No responder es un error comunicativo que podemos evitar fácilmente.

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Es conveniente que recojamos la información de la entrevista en una ficha mientras la realizamos. Es muy útil cuando entrevistamos a varios candidatos de forma consecutiva y para no olvidar detalles e información que más adelante nos puede ser útil. Un modelo sencillo de ficha podría ser el siguiente:

FICHA DE ENTREVISTA Nombre y apellidos del candidato: XXXXX XXXX Puesto de trabajo: Cocinero Fecha de la entrevista 12/09/2016 1

CRITERIOS A VALORAR

2

3

4

5

FORMACIÓN · Formación básica adecuada · Formación complementaria · Idiomas extranjeros (inglés) EXPERIENCIA · En puestos similares · En otros puestos VALORACIÓN DE COMPETENCIAS · Disfrutar de la cocina y soportar sus condiciones ambientales · Energía, vitalidad · Mantener la calma bajo presión · Estar bien organizado y tomar decisiones con rapidez · Visión de la profesión a largo plazo · Habilidades para el trabajo en equipo · Buenas habilidades comunicativas · Creatividad e imaginación MOTIVACIÓN · Nivel de motivación percibido

EVALUACIÓN GENERAL PARA EL PUESTO baja

media

buena

muy buena

excelente

OBSERVACIONES GENERALES Actualmente tiene trabajo pero busca nuevos retos profesionales. Podría incorporarse en un mes.

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Una vez que hemos seleccionado al candidato adecuado le comunicaremos formalmente nuestra decisión. Volveremos a repasar las condiciones y, si está de acuerdo, procederemos a realizar los trámites relativos a su incorporación. ■ 3.3 Seguimiento Es muy importante tener en cuenta que una vez que el nuevo trabajador se ha incorporado a la empresa hay que realizar regularmente (como mínimo una vez al año) un seguimiento para valorar su desempeño. Normalmente se encargará de ello el superior directo del empleado (encargado, cocinero…). Un ejemplo de la ficha que se podría utilizar para evaluar el desempeño de un camarero podría ser:

Nombre y apellidos del candidato: XXXXX XXXX Puesto de trabajo: Camarera Fecha de la entrevista 12/09/2016 Evaluador XXXXX XXXX

FACTOR A CONSIDERAR

1. Siempre

2. Frecuente

3. A veces

4. Nunca

· Actividad y resistencia física · Habilidades comunicativas · Trato amable · Gusto por su trabajo · Conocimiento del menú · Hace recomendaciones si se le pide · Tacto y paciencia con el cliente · Rapidez y eficacia en horas punta · Soporta la presión · Habilidades numéricas para el cobro · Personalidad extrovertida · Buena imagen

VALORACIÓN GENERAL: XXXXX XXXX ha demostrado su compromiso e interés y es una buena candidata de sustitución puntual para el puesto de jefe de sala.

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4 Trámites para la contratación Una vez seleccionados los candidatos más adecuados, procederemos a realizar los trámites relacionados con la contratación, para que puedan incorporarse a nuestra empresa. Estructuraremos el proceso de contratación en 5 etapas: 1. Elección del tipo de contrato más conveniente. 2. Cumplimentación del contrato. 3. Entrega de la copia básica del contrato a los representantes de los trabajadores y comunicación al Servicio Público de Empleo. 4. Afiliación o alta del trabajador a la Seguridad Social. 5. Registro y archivo de los documentos generados en el proceso.

■ 4.1 Elección del tipo de contrato más conveniente Existen diferentes modalidades contractuales. La empresa deberá elegir aquella que mejor se adapte a sus necesidades sin olvidar que algunas modalidades ofrecen incentivos y bonificaciones a la contratación. Aunque los tipos de contrato pueden ser muy variados, pueden agruparse en cuatro categorías básicas: 1. Contratos indefinidos. No se concreta la fecha de finalización de la relación laboral. Por eso se considera indefinida. 2. Contratos de duración determinada. La duración de la relación laboral es concreta y tiene una fecha de finalización, que comporta la extinción de la relación laboral. 3. Contratos para la formación y el aprendizaje. Son contratos que posibilitan dedicar una parte de la jornada de trabajo a formar al trabajador. 4. Contratos en prácticas. Posibilita adquirir experiencia tras haber obtenido un título universitario o de formación profesional. En la página web del Servicio Público de Empleo en el apartado de empresas puede encontrarse un servicio denominado ‘tu contrato en 5 pasos’. Se trata de una aplicación on-line que a través de una serie de preguntas sobre la empresa y sus necesidades ayuda a seleccionar el tipo de contrato más adecuado, de manera muy sencilla. Puede accederse directamente con el siguiente enlace: www.sepe.es/contratos/

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■ 4.2 Cumplimentación del contrato En la página web anterior, en el apartado ‘contratos de trabajo’, pueden descargarse los modelos oficiales de contratos vigentes. Es muy importante acudir a fuentes oficiales para evitar utilizar modelos que ya no estén vigentes o que hayan sufrido alguna modificación. La cumplimentación de dichos modelos no es difícil, pero en caso de duda es preferible consultar con el servicio de empleo. En cualquier caso, las condiciones reflejadas en el contrato de trabajo deber tener como referencia las establecidas en el convenio colectivo del sector.

El convenio colectivo contiene información sobre salarios, horas extra, vacaciones, permisos, categorías profesionales, políticas de formación y de igualdad, etcétera. Pueden encontrarse los textos de los convenios colectivos en páginas oficiales. A continuación presentamos como acceder al convenio colectivo estatal de Hostelería.

O bien en páginas web privadas que ofrecen servicios de consultoría. Se trata de empresas que ofrecen servicios de tramitación administrativa, de asesoramiento y que aportan soluciones específicas adaptadas a las necesidades de sus clientes. Por último, es muy importante no olvidar que el contrato no se considera realizado totalmente hasta que han firmado el trabajador y el representante de la empresa.

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■ 4.3 Entrega de la copia básica del contrato a los representantes de los trabajadores y comunicación de la contratación al Servicio Público de Empleo La empresa deberá, en el plazo de 10 días naturales, comunicar a los representantes de los trabajadores una copia básica del contrato. La copia básica es un resumen del contrato de trabajo en la que se han excluido los datos que afecten a la intimidad y confidencialidad del trabajador. Pueden encontrarse un modelo de copia básica en la web www.sepe.es. Una vez firmada por los representantes de los trabajadores deberá remitirse al servicio público de empleo. En caso de no existir representación legal de los trabajadores, también deberá formalizarse la copia básica y enviarse al servicio público de empleo. Este envío puede hacerse telemáticamente, (www.sepe.es) en el apartado ‘Comunicar la contratación. Contrat@’. También puede comunicarse en persona directamente en las oficinas del Sepe. ■ 4.4 Afiliación o alta del trabajador a la Seguridad Social Es muy importante tener en cuenta que el alta del trabajador a la Seguridad Social debe ser previa al inicio de la prestación laboral. Cuando sea la primera vez que el trabajador es contratado en su vida laboral, el proceso se denomina ‘afiliación’. El impreso a rellenar es el denominado TA.1 y puede encontrarse en la web , en el apartado ‘trabajadores’, opción ‘modelos y formularios’. Si ya ha estado contratado con anterioridad, se denominará ‘alta’. El impreso a rellenar se encuentra igual que el anterior, con la denominación TA.2/S La presentación de estos documentos puede hacerse presencialmente en las oficinas de la Seguridad Social o bien telemáticamente utilizando la sede electrónica.

En la web dentro del apartado ‘Sede Electrónica’ podemos realizar determinados trámites de forma telemática… y, por supuesto, también es posible presentarlos en papel personalmente.

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◼ Modelo TA.1 Es el que utilizamos para afiliar al trabajador (la primera vez que cotiza)

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◼ Modelo TA.2/S Es el que utilizamos en caso de alta, baja o modificación de datos.

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■ 4.5 Registro y archivo de los documentos generados en el proceso Es conveniente la creación de un expediente de personal (físico o digital) para guardar en él toda la documentación generada en el proceso de selección y contratación. En dicho expediente podemos ubicar: • Currículum del trabajador. • Informes de la fase de selección. • Fotocopias de los títulos requeridos para la contratación. • Copia del contrato de trabajo. • Otros documentos relacionados con la contratación (certificados de titulaciones, revisiones médicas, certificados de hacienda sobre la situación familiar del trabajador...). • Documentos relativos a la Seguridad Social (TA.1 y TA.2/S). • Cualquier otra documentación que pueda ser útil y esté relacionada con el trabajador: dirección, cuenta bancaria para domiciliar la nómina, teléfono, correo electrónico, etcétera. Es importante recordar que la nueva legislación exige al empresario un registro de las jornadas de los trabajadores con contrato a tiempo parcial y ahora también de los que están a jornada completa. El incumplimiento de este control deriva en sanciones impuestas por la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. El empresario deberá: • Realizar el cómputo total por mes de horas ordinarias y extraordinarias y entregar copia del resumen al trabajador junto a su nómina. • Conservar los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años. La empresa deberá cumplir con todos los requisitos establecidos por la Agencia Española de Protección de datos. La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) obliga a las empresas a tratar los datos relativos a sus trabajadores con criterios de confidencialidad, seguridad y diligencia. Esto quiere decir que no pueden utilizarse dichos datos fuera del contexto de la relación laboral (pueden utilizarse para confeccionar las nóminas pero no para enviar publicidad) sin el consentimiento expreso del interesado. Además deben custodiarse adecuadamente para evitar que caigan en manos de terceros. Cuando se utilicen cuestionarios o impresos para la recogida de datos, estos deberán indicar la existencia del fichero de datos, de la posibilidad de acceder a ellos por parte del trabajador, de rectificarlos, o cancelarlos, así como la identidad y dirección del responsable del tratamiento de datos. Para más información, consultar www.agpd.es.

◼ Un modelo para realizar ese cómputo de horas:

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CHECKLIST Plan de recursos humanos para hostelería UNIDAD 1 1

Un organigrama debe ser…

2

a. … claro, preciso y actual.

¿Por qué es importante ajustar el número de miembros del equipo? a. Para no sobredimensionar los costes ni “quemar” a los trabajadores si el equipo es insuficiente. b. Para tener una visión de qué se va a necesitar.

b. … un cálculo.

UNIDAD 2 3

¿Qué es un perfil profesional?

4

a. Una descripción de las características del candidato que buscamos. b. Las competencias generales del candidato.

¿Qué es el reclutamiento? a. Los candidatos que vamos a entrevistar. b. El anuncio de empleo.

UNIDAD 3 5

El proceso de selección debe tener un calendario para evitar que se alargue indefinidamente.

6

La entrevista de trabajo permite…

a. Verdadero.

a. Conocer la personalidad del candidato.

b. Falso.

b. Establecer una sintonía con el candidato.

UNIDAD 4 7

El contrato de trabajo se comunica telemáticamente o se entrega cumplimentado en el Servicio de Empleo.

8

Los datos del trabajador son confidenciales.

a. Verdadero.

a. Verdadero.

b. Falso.

b. Falso.

UNIDAD 1: P1. a P2. a UNIDAD 2: P3. a P4. b UNIDAD 3: P5. a P6. a UNIDAD 4: P7. a P8. a una iniciativa

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ANEXO Bibliografía recomendada: ◼ Ruiz Otero, Eugenio y otros; Recursos Humanos y responsabilidad social corporativa. Editorial Mc Graw Hill. Madrid, 2012. ◼ Calle Durán, M. de la; Ortiz de Urbina Criado, M. Fundamentos de recursos humanos. Editorial Pearson Prentice Hall. Madrid, 2004. ◼ Tejedo Sanz, J.; Iglesias Prada, M.A.; Gestión de recursos humanos. Editorial MacMillan Profesional. Madrid, 2013. ◼ Bernié, M.M.; d’Aboville, A.; Los tests de selección de personal. Editorial Deusto. Barcelona, 2003.

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