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10 de marzo de 2018

Dra. María L. Castellví Presidenta Electa Colegio Cirujanos Dentistas de PR San Juan, PR Estimada Dra. Castellvi:

Formalizamos la petición suya para opinión en derecho parlamentario relacionada al Comité Ejecutivo, ejecutorias de oficiales y actos de la Junta del CCCDPR en las siguiente situación e interrogantes; Situación: “Miembros de la Junta Directiva del Colegio Cirujanos Dentistas de Puerto Rico, solicitaron una reunión extraordinaria, siguiendo los parámetros establecidos en nuestro reglamento. Lamentablemente, ya se cumplió el tiempo establecido en reglamento para que se llevara a cabo la reunión extraordinaria y la presidenta no ha convocado dicha reunión” Interrogantes: 1. ¿Quién convoca la reunión extraordinaria? 2. ¿Cuánto tiempo tiene la presidenta(o persona a cargo) para convocar una reunión extraordinaria una vez recibe la solicitud de los miembros de la Junta? 3. ¿De la Presidenta no querer convocar la reunión extraordinaria, qué mecanismos hay para que se cumpla con la voluntad de los miembros de la Junta? 4. ¿Quién convocaría la reunión extraordinaria?

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Según el reglamento del CCDPR versión 2017 se establece que; Capítulo VI LA JUNTA DIRECTIVA Y SU COMITÉ EJECUTIVO Artículo 4 (VI) REUNIONES La Junta Directiva celebrará no menos de una reunión ordinaria cada trimestre del año en la sede del Colegio, o en cualquier sitio de Puerto Rico que acordare la misma; así también, todas las reuniones extraordinarias, para las cuales fuere citada, bien por así juzgarlo prudente la Presidencia, o bien por haberlo solicitado, por escrito, cinco (5) de los miembros de la misma o quince (15) colegiados…….. El Comité Ejecutivo tendrá quórum con cuatro de sus miembros, y se reunirá con la frecuencia que fuere necesaria, para atender y disponer de los asuntos que de día a día, se le presentaren al Colegio y que demandaren solución efectiva y rápida. Cuando dichos asuntos fueren de índole e importancia tal, que a juicio del Presidente o de una mayoría del Comité Ejecutivo, trascendieren el marco de sus atribuciones, las decisiones pertinentes deberán ser tomadas por la Junta Directiva, …………; disponiéndose, que cuando los asuntos a tratarse fueren de naturaleza tal que a juicio del Comité Ejecutivo, requirieren atención inmediata y fuere poco práctica una reunión en pleno, se podrá consultar por carta, facsímil o cualquier otro medio electrónico verificable, a los Presidentes de las Secciones de Distrito, cuando los referidos asuntos requirieren opinión de dichos funcionarios. Artículo 7 (VI) Deberes Además de las obligaciones que la Ley Núm. 162 de 13 de mayo de 1941 impone al Colegio, corresponde a la Junta Directiva y a su Comité Ejecutivo cumplir con los siguientes deberes:

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….. Administrar los fondos del Colegio….. Nombrar, siempre que los correspondientes salarios hubieren sido consignados en presupuesto, los funcionarios pagados del Colegio, y podrá retirarlos cuando creyere necesario…. Las asignaciones de contratos por Servicios Profesionales tales como Asesoría Legal, Auditor Externo, Relacionista Público, Parlamentarista o Agencia de publicidad, deben ser ratificados por la Junta Directiva….. Dictar las reglas de orden interno que considerare conveniente….Dirigir y representar al Colegio….cumplir con el Reglamento, ……Resolver todas las controversias ……. Capítulo VII OFICIALES Artículo 1 (VII) FACULTADES Y DEBERES DEL PRESIDENTE El Presidente representará al Colegio en actos oficiales, legales y culturales; convocará y presidirá las Asambleas, reuniones de la Junta Directiva, reuniones del Comité Ejecutivo, y demás comisiones representativas del Colegio de que formare parte; conservará el orden; regulará la marcha de los debates; firmará todas las órdenes de pago para satisfacerlas el Tesorero; firmará en unión al Presidente Electo y al Tesorero todos los contratos, los cuales deberán haber sido aprobados por el Comité Ejecutivo; Artículo 2 (VII) FACULTADES Y DEBERES DE LOS VICEPRESIDENTES 

Los Vicepresidentes ayudarán al Presidente en su labor, y lo sucederán en orden jerárquico, y asumirán todos los deberes y derechos en ausencia, renuncia, incapacidad, muerte, o delegación de éste……

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El Primer Vicepresidente, también conocido como Presidente Electo, firmará en unión al Presidente y al Tesorero todos los contratos, los cuales deberán haber sido aprobados por el Comité Ejecutivo

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Artículo 3 (VII) FACULTADES Y DEBERES DEL SECRETARIO 

………….. dará cuenta de ellas y de las certificaciones que se solicitaren y cuya expedición procediere; …………… y desempeñará, también, todas aquellas otras funciones inherentes a su cargo……

La autoridad parlamentaria por reglamento del CCDPR es Reece Bothwell-MSM, en el caso presentado el libro no cubre varias interrogantes por lo tanto el autor recomienda en el prefacio el uso de otros libros, por lo tanto inferimos en la opinión otros tratadistas usados en Puerto Rico y Estado Unidos y reconocidos en los tribunales a saber: 

El libro de Bothwell-MSM en su ₤12.3 establece los deberes de un Presidente incluyendo los administrativos, además establece los deberes de vice-presidentes y determina cuando se sustituye al presidente en su causal de enfermedad o ausencia de cualquier causa, además dispone en ₤12.3.2…que un vice-presidente ya elegido que advendrá a la presidencia al expirar el término del presidente y le sustituye en sus ausencias. De esta forma se le garantiza a la organización que habrá continuidad en el dearrollo de programas y …. El Secretario se describe en el ₤12.3.3 los deberes del mismo….llamar al orden cuando no haya un presidente en propiedad, prepara la agenda….convoca las reuniones….etc. (Bothwell-MSM 2009 R. Bothwell-M. Santiago).

Inferimos según prefacio XViii-XiX las siguientes autoridades como adherida a Bothwell-MSM; 

En el caso de Presidente los deberes del presidente son generalmente ministeriales1 y que la autoridad del presidente emana de las leyes, reglamento o Junta de Directores2. Con relación a secretaría dispone en resumen que sus deberes son; minutar y redactar el acta…certificar las mismas…enviar a cada socio la convocatoria y notificación de cada

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People ex rel Hayes v Brush: 96 N.Y. S 500 Rizzle v American Russian Political Z Beneficial Club; 186 A 2d 440

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reunión….(Las Asociaciones y Normas Procesales para sus Asambleas Deliberativas, 1996 Dominga Rivera-Rivera). 

En la ₤47 dispone que los deberes del secretario entre otros son; notificar a oficiales y miembros de comités…, certificar acuerdos y actas, enviar notificación de toda reunión convocada….en ausencia del presidente hará la convocatoria y notificación a los oficiales de Junta y presidirá hasta que se nombre o se elija a un presidente pro-tempore para continuar los trabajos de la entidad. o En la ₤49 sobre Junta de Directores y Comité Ejecutivo establece la obligación de fiducia que cada director tiene que cumplir, con especial énfasis cuando se tiene empleados, se reconoce además que de un director no cumplir sus obligaciones podrá ser demandado y declarado vacante su puesto y entre las causales está acciones tomadas en claro conflicto de interés. Un comité ejecutivo administrará y tomara todas las acciones necesarias a favor de la entidad entre los periodos de reuniones de la Junta de Directores. RONR es una autoridad reconocida en Puerto Rico, Estados Unidos y mundialmente. o En la ₤62 establece las condiciones y proviso cuando un oficial de Junta falla en su deber ministerial, sus obligaciones, abusa de su poder y falta a la conducta apropiada. Se dispone en esta parte del proceder y las acciones para declarar vacante o remover de su puesto al oficial que haya o este violando las normas (Robert’s Rules of Order Newly Revised, 2011 S. Corbin Robert’s, H. Robert III et all)

Además encontramos en los casos de Derecho Parlamentario en Rosenthal que;

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Las actividades, poderes y asuntos de una entidad se ejercerán por su Junta de Directores1. Una entidad o corporación se administra por su Junta de Directores2. La Ley requiere y determina elementos de fiducia que todo director de una Junta tiene que cumplir3, los directores de una Junta de Directores llevan en si responsabilidades y deberes que tienen que cumplir4 (Parliamentary Law and Practice for Nonprofit Organizations, 2015 H. Rosenthal)

Por lo tanto, concluimos que. 1. ¿Cuánto tiempo tiene la presidenta(o persona a cargo) para convocar una reunión extraordinaria una vez recibe la solicitud de los miembros de la Junta? a. Entendemos que en este caso la Presidencia tiene que convocar y reunir al Comité Ejecutivo y su Junta de Directores en los días establecidos en reglamento y no podrá negarse a convocar según solicitado 2. De la Presidenta no querer convocar la reunión extraordinaria, ¿Qué mecanismos hay para que se cumpla con la voluntad de los miembros de la Junta? a. Entendemos que en tal caso la Secretaría tiene la obligación de activar el protocolo de emergencia y notificar y convocar a los Oficiales, para luego proceder a decidir y nombrar una Presidencia Pro-Tempore. b. Es importante repasar las referencias, en especial énfasis de la fiducia de los Oficiales y miembros de Junta de Directores, con especial énfasis a empleados, contratos y deberes administrativos que no son renunciables, el

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25 E.g. Cal. Corp. Code £5210; N.J. Stat. Ann. £15A:6-1 y N.Y> Not-for-Perofit Coerp. Law £701 30 Steeneck, 668 A.2d at 690 3 47 E.g., N.Y. Nor-for-Perofit Corp. Law £(a) 4 48 Riddick & Butchers, supra 15, at 29 2

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director que se niegue a acatar o responder responsablemente falta a su fiducia y su deber ministerial. La presente opinión cubre los fines y alcances según la información suministrada y los documentos rectores revisados, nos reservamos las observaciones formales o verbales que así sean necesarias en un futuro.

Atentamente,

CarlosE Carrion (firma electrónica) Carlos Carrión cDBA, PPC & MCP Parlamentarista Profesional Certificado

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