PROCESO:
SALUD ANIMAL
SUBPROCESO:
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE SALUD ANIMAL
ACTIVIDAD :
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE SALUD ANIMAL
CÓDIGO:
SA – P03
VERSIÓN:
1.2
Tabla de Contenido 1.
OBJETIVO................................................................................................................ 3
2.
ALCANCE ................................................................................................................ 3
3.
GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 3
4.
GENERALIDADES ................................................................................................... 4
4.1.
Aspectos Normativos Específicos ......................................................................... 4
4.2.
Asuntos relacionados con el proceso de vacunación ........................................... 5
4.3.
Aspectos inherentes al manejo de la información ................................................. 7
4.4.
Registro de Novedades ........................................................................................ 7
4.5.
Coparticipación con el ICA .................................................................................... 8
4.6.
Verificación de la red de frío ................................................................................. 8 Elaboró:
Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
Actualizó:
Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
Aprobó:
Ismael Zúñiga Arce – Subgerente Salud Animal
4.7.
Evaluación de Programas ..................................................................................... 9
4.8.
Reporte de reacciones postvacunales .................................................................. 9
5.
ACTIVIDADES ......................................................................................................... 9
6.
CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 10
7.
ANEXOS ................................................................................................................ 10
Elaboró:
Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
Actualizó:
Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
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Ismael Zúñiga Arce – Subgerente Salud Animal
Proceso o Subproceso: SALUD ANIMAL Nombre del documento: PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE SALUD ANIMAL
Código:
SA – P03
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1.2
Fecha Aprobación:
27/04/2012
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1. OBJETIVO Establecer una guía que permita conocer las actividades realizadas para ejecutar y evaluar los programas de erradicación de enfermedades que afecten la especie bovina y en sí, programas que garanticen la salud animal. Determinar los procedimientos para evaluar el impacto de un programa de salud animal. Dar a conocer la metodología usada para determinar acciones de mejora que conlleven a lograr los objetivos trazados en los programas de salud animal.
2. ALCANCE Siendo los programas de Erradicación de la Fiebre Aftosa y Brucelosis Bovina liderados por la entidad, la cual, en orden jerárquico inicia en el Gerente Técnico y llega hasta el Profesional de Proyecto Local; se requiere plasmar los roles que juegan cada uno de ellos en la ejecución directa de actividades o en la supervisión y verificación de las mismas para el logro de los objetivos. De igual manera, previa designación las actividades que serán responsabilidad de entes públicos y privados, se determina el alcance de cada uno de ellos dentro de la ejecución de un programa de salud animal. En ese orden de ideas, las actividades oficiales, seguirán siendo resorte del ente correspondiente (Instituto Colombiano Agropecuario - ICA - Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural), la asignación de recursos, programación, diseño de metodologías de control y verificación de la ejecución serán responsabilidad de La Federación Colombiana de Ganaderos – FEDEGAN.
3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS
Cavas: Neveras donde se conservan los biológicos
Ciclo: Lapso de tiempo en el que comienza y finaliza la ejecución de la vacunación de fiebre aftosa y Brucelosis.
Concentraciones de Animales: Todo lugar, establecimiento o espacio abierto en el cual se exhiban para comercialización u otros fines ejemplares de la especie bovina.
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Claudia Úrsula Romero Schadegg – Profesional Gestión de Información
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Elementos de dotación: insumos que permiten la conservación manejo y aplicación de vacunas (cavas, jeringas, pistolas, etc)
Epidemiológico: Referente al seguimiento y estudio del comportamiento enfermedades
Interciclo: Lapso de tiempo fuera del ciclo.
Programador: Persona que ejerce funciones de programación de rutas de vacunación y que en algunos casos asume funciones de supervisión
Reacciones Anafilácticas: Reacciones indeseables presentadas por el animal posteriores a la aplicación de la vacuna.
Red de frío: Conjunto de elementos (cavas, congeladores, plantas eléctricas) y procedimientos que garantizan la conservación de biológicos a través del manejo adecuado de la temperatura.
Ruta de Vacunación: Documento de reconocimiento que se levanta a través del trabajo de campo y que permite programar la vacunación y los recursos para la misma
Vacunador: Persona que aplica vacuna
FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos
ICA: Instituto Colombiano Agropecuario
SIT: Sistema Información Técnica
RUV: Registro Único de Vacunación
de
4. GENERALIDADES 4.1. Aspectos Normativos Específicos La ejecución de los ciclos de vacunación depende de resolución del ciclo que expide el ICA unos días antes del inicio del mismo e incluye los siguientes aspectos:
Fecha de realización del ciclo de vacunación.
Ejecutores autorizados a nivel regional (Sedes).
Subsedes para almacenamiento de vacuna.
Supervisión estratégica de la vacunación. Elaboró:
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Obligatoriedad en la identificación de terneras vacunadas contra brucelosis.
Manejo de RUV y biológicos, etc.
Son funciones del ejecutor, de los PGPSA Coordinadores de URDG y en sí del personal involucrado en las campañas, velar y hacer cumplir las determinaciones adoptadas por ley, ejecutar los ciclos de vacunación, actuar como sensores del sistema de vigilancia epidemiológica y notificar, cuando sea del caso, las irregularidades que puedan llegar a presentarse. 4.2. Asuntos relacionados con el proceso de vacunación El proceso de vacunación a nivel de proyecto local incluye actividades como: Representación Gremial: El gremio ejecutor y el recurso humano de los proyectos locales actúan como representantes de FEDEGAN a nivel regional, con actividades no solo de índole sanitario, sino en aquellas relacionadas con el sector público o privado para la implementación y ejecución de programas, presencia en aquellas actividades gremiales, regionales y educativas, lo cual le permite entre otros, promocionar los programas sanitarios de FEDEGAN. Elaboración de rutas de vacunación. Este procedimiento permite programar los predios a atender en las diferentes regiones, proyectar las metas de vacunación y estimar entre otros las necesidades de vacunas, RUV, dotaciones, etc. Procesos como este demandan gran cantidad de tiempo, deben realizarse con la suficiente antelación al ciclo y se ven involucrados en él, en la mayoría de proyectos, los programadores y el PGPSA. El sistema predominante mediante el cual los vacunadores visitan los predios pecuarios es denominado barrido y consiste en seguir los caminos rurales en estricto orden y evitar así la omisión de predios. Capacitación del personal: los gremios ejecutores, Profesionales de Proyectos y coordinaciones son responsables de llevar a cabo la capacitación del recurso humano necesario para ejecutar el programa. Para ello se valen de todo aquel material de interés particular y se tratan temas como: o Situación sanitaria del país en lo referente a fiebre aftosa, brucelosis bovina y aquellas enfermedades que puedan ser de interés. o Resultados de los programas sanitarios de FEDEGAN en su última vigencia. o Funciones de los programadores y vacunadores. o Forma de visitar al ganadero (trato respetuoso, amabilidad) Elaboró:
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o Conservación idónea de vacunas o Manejo adecuado de las vacunas o Realización adecuada del proceso de vacunación o Precauciones del vacunador en el uso de vacunas. SLH, como parte de sus funciones ha editado un video ilustrativo, que permite evitar accidentes con vacunas, particularmente las usadas contra brucela. o Uso e interpretación de las rutas de vacunación o Uso y cuidado de los elementos de dotación o Manejo apropiado de la documentación anexa (encuestas, volantes) o Diligenciamiento apropiado del RUV Una vez finalizada la capacitación se hace evaluación de la misma y se procede a seleccionar el personal con mejores resultados. Del anterior proceso se levanta el Formato de Registro de Capacitación de Programadores y Vacunadores, el cual incluye fechas, lugares, nombres de los asistentes, temas tratados, resultados de la evaluación, acciones correctivas; formato que es compartido entre SLH y FEDEGAN (anexo)
Verificación del recibo de la dotación, distribución y uso: en este punto, la dotación de los elementos necesarios ya se encuentra en los proyectos locales y se procede a verificar su correcta distribución, disponibilidad y cuidado durante el ciclo.
Verificación de la distribución del biológico a los vacunadores: asegurando así los refrigerantes suficientes para mantener la cadena de frío y la dotación necesaria para la ejecución de la vacunación.
Supervisión de la vacunación: Una vez iniciado el ciclo el profesional del proyecto local o la persona designada por este, con o sin la compañía del ICA realiza supervisión estratégica a la vacunación, para constatar que el proceso se esté realizando de manera adecuada.
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En este proceso se revisan los siguientes aspectos: o Uso adecuado de los elementos para la aplicación de vacunas o Conservación y aplicación de vacunas o Diligenciamiento del RUV o Disposición de Registros o Opinión del ganadero frete al proceso
4.3. Aspectos inherentes al manejo de la información Una vez realizada la vacunación, el vacunador se acerca a la oficina del proyecto, ó envía por el medio de transporte disponible las copias de los RUV debidamente diligenciados y la información anexa a éstos que se requiera. Ya recibidos, se separan las copias destinadas al ICA y son remitidas al funcionario responsable, así como las notificaciones de predios no vacunados o desocupados. Posteriormente con las copias de los RUV del proyecto, el Profesional o la persona designada por éste, se encarga de la organización y crítica de la información para su posterior digitación en el SIT, por parte de la secretaria o digitadora en caso de que exista. De la alimentación de información al SIT provienen la mayoría de los datos que permiten realizar los avances semanales o resultados finales solicitados, el análisis del cumplimiento de metas y la necesidad o no de acciones de mejora. Los informes tanto avances semanales como resultados finales pueden ser manejados tanto en medio magnético como impreso, dependiendo de la necesidad de cada PGPSA o Coordinador de URDG; en cualquier caso siempre debe ser generados por del SIT. 4.4. Registro de Novedades Durante los ciclos de vacunación o los periodos interciclo surgen novedades de reporte obligatorio, las cuales son enviadas directamente a los interesados en el tema y las cuales son fundamentales para llevar a cabo programas en salud animal y específicamente el de fiebre aftosa y brucelosis bovina. Algunas de estas novedades son:
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Reporte de recibo de vacuna (remisión)
Reporte de reacciones anafilácticas
Reportes de supervisión de vacunación
Reportes de accidentes por manejo de vacuna
Reportes de situaciones de índole epidemiológico
Reportes de cartera
Controles de temperatura
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4.5. Coparticipación con el ICA Los procesos de vacunación se realizan de manera conjunta con el ICA, para ello se ejecutan actividades de campo, reuniones periódicas para la evaluación de resultados, acciones de mejora, todas aquellas relacionadas con los programas erradicación de aftosa y brucela y el análisis de la información proveniente de los ciclos de vacunación para su posterior oficialización. De igual forma, de manera conjunta y a nivel regional se realiza el ajuste semestral de inventarios pecuarios; proceso que incluye la actualización de datos de acuerdo a las vacunaciones del ciclo inmediatamente anterior y la estimación de poblaciones desconocidas o sin vacunar. El resultado del ejercicio es el censo que se utilizará durante el siguiente periodo y frente al cual se medirán los logros y resultados. 4.6. Verificación de la red de frío Una de las actividades más importantes de los Profesionales de los Proyectos es la verificación del sostenimiento de la red de frío, la cual es fundamental para garantizar la calidad de la vacuna en almacenamiento; para ello se registra en el Formato de Registro (anexo) la temperatura a la cual se almacena la vacuna en las diferentes cavas ubicadas en sedes o subsedes. De igual manera se registran todas aquellas labores preventivas o correctivas realizadas en los equipos de la red de frío (neveras congeladores, plantas eléctricas). Anexo. Estas actividades junto con las directrices impartidas en la capacitación y las supervisiones estratégicas a las vacunaciones, garantizan el mantenimiento de la red de frío desde el proyecto local hasta el animal.
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4.7. Evaluación de Programas A nivel regional una vez finalizados los ciclos, los PGPSA con el apoyo de su Coordinador de URDG y con la participación del sector oficial y en algunos casos de invitados especiales realiza la reunión regional de evaluación, la cual les permite medir el cumplimiento de las metas propuestas, el avance de las campañas y las medidas correctivas del caso; éstas proveen de información al Coordinador de URDG para que éste a su vez construya el material y soportes necesarios para las reuniones nacionales. Los resultados de éstas son socializados al interior de la campaña y en algunos casos se publican en medios regionales o se informan a las gobernaciones, alcaldías, establecimientos agropecuarios u otros actores que participan de diferentes maneras. 4.8. Reporte de reacciones postvacunales La atención de las reacciones postvacunales es responsabilidad del laboratorio proveedor de la vacuna, sin embargo el profesional del proyecto local esta en la obligatoriedad de reportar el caso y hacer el seguimiento respectivo. Cuando se presenten reacciones post vacunales el profesional procederá de la siguiente manera:
Registrar la Notificación del caso presentado en el formato correspondiente (Anexo)
Informar al laboratorio productor del lote de la vacuna utilizada.
Informar a la oficina de Sanidad Animal de ICA de su jurisdicción
Cuando sea pertinente, visitar en conjunto con el laboratorio y el ICA el predio afectado y acompañar las actividades correspondientes para dar respuesta al ganadero. (exámenes, necropcia, entre otros).
5. ACTIVIDADES Para el desarrollo normal de las actividades de los ciclos e incluso algunas de los interciclos, se especifican unas directrices para el desarrollo de las mismas; éstas son constantemente supervisadas por la unidad central, quién evaluará con frecuencia su avance.
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De igual manera el nivel central está disponible en cualquier momento de la ejecución para dar apoyo, solucionar dudas o inconvenientes, dar soporte conceptual y en sí velar por el bienestar de los profesionales adscritos, su personal de apoyo y los programas ejecutados. Las actividades que se desarrollan en este subproceso se dividen en dos grupos: Ejecución de programas: allí se describen aquellas actividades ejecutadas en su mayor parte por el nivel central y las relacionadas con supervisión ejercidas por los PGPSA.
Evaluación de programas: en este flujo se describe el método de evaluación de los programas de salud tanto a nivel regional como nacional y de allí se derivan acciones correctivas que son incorporadas en nuevos ciclos.
Diagrama de Flujo
6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio
Fecha Modificación
Nueva Versión
Se modificó la imagen corporativa a lo largo de todo el documento, incluyendo los formatos. Se actualizó el Diagrama de Flujo en la nueva versión en Excel establecida por el Sistema de Gestión de Calidad.
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7. ANEXOS
Registro Único de Vacunación – RUV.
Notificación de predios no vacunados
Formato para Registro de Capacitación.
Formato de Registro de Temperatura
Instructivo para la Lectura de Termómetros.
Formato Mantenimiento
Formato de Registro de Reacciones
Formato de Informe Final
Instructivo aplicación TRD Elaboró:
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