PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

1.

TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO ........................................................................................................................ 2

2.

GLOSARIO ....................................................................................................................... 2

3.

CONDICIONES GENERALES ................................................................................................ 3

4.

DESARROLLO ................................................................................................................... 3 4.1

SEGUIMIENTO A CONTRATISTAS .................................................................................. 3

4.1.a

Evaluación de Desempeño a Contratistas ................................................................. 3

4.1.a.1. Metodología de Evaluación de Desempeño ............................................................. 4 4.1.a.2 Aplicación de la Evaluación de Desempeño al Contratista .......................................... 4 4.1.a.3. Otras Consideraciones ........................................................................................ 5 4.2

Criterios a Evaluar ...................................................................................................... 5

4.2.a

Eficiencia Operativa .............................................................................................. 5

4.2.b

Cumplimiento de Plazos del Contrato ....................................................................... 6

4.2.c

Cumplimiento de aspectos HSE .............................................................................. 7

4.2.d

Cumplimiento de Aspectos Administrativos ............................................................... 9

4.2.e

Gestion de Entorno ............................................................................................. 10

4.3

Debida diligencia en invitaciones a participar en procesos de contratación ......................... 11

4.3.a

Acciones derivadas de las Evaluaciones de Desempeño de Contratistas ...................... 11

4.3.b

Otros aspectos a considerar en invitaciones a participar en procesos de selección ........ 11

4.4 Transición .................................................................................................................... 13 5.

CONTINGENCIAS ............................................................................................................ 13

1 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

1. OBJETIVO Establecer los criterios para evaluar el desempeño de los Contratistas de Ecopetrol S.A. (en adelante Ecopetrol), de manera que se aseguren relaciones comerciales con los mejores Proveedores de Bienes y Servicios, y se cumpla con los fines de la contratación. 2.

GLOSARIO

Anormalidad Laboral: Incidentes (mitin mayor a 30 minutos, cese de actividades y bloqueo) de trabajadores del Contratista y/o subcontratista, que se presentan en horas laborales. Evaluación de Desempeño del Contratista: Calificación documentada que hace Ecopetrol sobre el cumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista, aplicando los criterios que se hayan pactado en el contrato; estará en firme una vez se resuelvan las observaciones del Contratista si las presentare, y sea aprobada y comunicada a éste por el Administrador del contrato. Incidentes de Entorno Social: Eventos de Entorno Social (tales como protestas públicas de la comunidad que afectan la imagen de Ecopetrol; bloqueos de vías de acceso a instalaciones, de campos y de pozos; paros de la comunidad que afecten la operación; sanciones por demandas formales de la comunidad; oposición de las comunidades étnicas al desarrollo de proyectos); y Alarmas de Entorno Social (tales como amenazas verbales o escritas como mecanismos de presión; manifestaciones escritas o verbales de inconformismo o molestias; actas de acuerdo o compromisos incumplidos por parte del Contratista; impactos o afectaciones socio ambientales a comunidades vecinas). Incumplimiento Grave: Incumplimiento que le genera a Ecopetrol y/o a algún integrante del Grupo Ecopetrol, un perjuicio económico, una erogación injustificada, afectación a su imagen o reputación; o aquel incumplimiento que da lugar a Incidentes de Entorno Social y/o Ambientales; o aquel incumplimiento reiterado de algún Criterio de la Evaluación de Desempeño o incumplimiento calificado en este Procedimiento y/u otros documentos aplicables al Contrato, como grave. Índice de Frecuencia Total de Casos Registrables (TRIF) e Índice de Frecuencia de Accidentalidad con Pérdida de Tiempo (IF): Definiciones consignadas en la Guía Gestión de Contratistas Foco HSE GAB-G-012 o el documento que la sustituya o modifique. KPI´s: Key Performance Indicators. Indicadores clave de gestión. Planes de Mejoramiento: Conjunto de acciones que debe ejecutar el Contratista para eliminar y no reincidir en las causas de bajo desempeño, y que se deben consignar en el documento GAB-F-127 o el que haga sus veces. Promedio de las Evaluaciones por Tipo de Criterio: Corresponde a la media aritmética de las ultimas evaluaciones aprobadas, de aquellos contratos que se hayan ejecutado o estén vigentes durante los últimos tres (3) años, contados desde la fecha de consulta. Este cálculo se realizara reconociendo más peso a los contratos con mayores valores ejecutados y más recientes, de acuerdo con las siguientes formulas: 20% Valor Contrato: (R Indicador C1x Valor ejecutado) + (R Indicador C2x Valor ejecutado) + (R Indicador Cn x Valor ejecutado)

2 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

Total Valor 80% Tiempo: (R Indicador C1x 1)+ (R Indicador C2x 2)+ (R Indicador Cn x 3) Total Tiempo R: Resultado indicador por tipo de criterio C: Contrato

Nota: El multiplicador en tiempo será el año de aprobación de la evaluacion, contando el año más reciente como 3 (tres) y el año más antiguo como 1(uno).

SLC: Supply Life Cicle (Ciclo de Vida del Proveedor). Tipo de Contrato: Corresponde únicamente a (i) Obras y Servicios1y (ii) Compras2. 3.

CONDICIONES GENERALES

Para asegurar la aplicación de este Procedimiento se debe tener en cuenta la legislación colombiana y la normativa interna de Ecopetrol. Este procedimiento rige desde el 1 de Septiembre de 2016. 4.

DESARROLLO

4.1

SEGUIMIENTO A CONTRATISTAS

4.1.a Evaluación de Desempeño a Contratistas El Procedimiento de Desempeño de Contratistas aplica al Proceso de Abastecimiento de Ecopetrol como contratante (incluye cuando actúa como Operador), por lo que hace parte de las reglas de selección del Contratista y está a disposición de los Proveedores y Contratistas en la Página Web de Ecopetrol (www.Ecopetrol.com.co). Cuando Ecopetrol actúe como Mandatario, el Funcionario Autorizado puede aprobar la aplicación de este Procedimiento. Con la presentación de la propuesta se entiende que el Proponente acepta y declara que el Grupo Ecopetrol tiene acceso y puede conocer y usar la información resultante de la aplicación de este Procedimiento. Los Criterios para evaluar el desempeño del Contratista se calificarán de manera independiente sobre 100, y son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5.

Eficiencia operativa Plazos del contrato Aspectos administrativos Aspectos de HSE Gestion de entorno

Servicios incluye todas sus modalidades, esto es, consultorías, prestación de servicios, suministro de servicios, servicios profesionales, prestación de servicios de salud, entre otros. 2 Incluye suministro de Bienes. 1

3 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

4.1.a.1. Metodología de Evaluación de Desempeño La metodología y criterios de evaluación de desempeño a aplicar se establecerán en la planeación contractual (diligenciando el formato GAB-F-128 y seleccionando los formularios de modelos de evaluación pertinentes, considerando los que se encuentren disponibles en el portafolio SLC-SAP), teniendo en cuenta el tipo de contrato y el riesgo o impacto del bien o servicio objeto del mismo en las operaciones de Ecopetrol. Para establecer los criterios a aplicar, se tendrá en cuenta:    



Criterio de Eficiencia Operativa: Será evaluado en todos los casos a excepción de Compras, y con una frecuencia mínima de tres meses. 3 Si fuere conveniente una frecuencia diferente, ello se debe consignar en los formularios SLC. Criterio de Plazos: En la planeación contractual se determinará si este criterio será o no evaluado y, en caso afirmativo, tendrá frecuencia trimestral. En el caso de contratos tipo Compras será mandatorio incluir este criterio. Criterio de Aspectos Administrativos: En la planeación contractual se determinará si este criterio será o no evaluado y, en caso afirmativo, tendrá frecuencia trimestral. Criterio de HSE: En contratos de obras y servicios (incluye Prestadores de Servicios de Salud) ejecutados fuera de las instalaciones de Ecopetrol y de su control operacional, este criterio no será evaluado. En contratos de obras y servicios ejecutados dentro de instalaciones de Ecopetrol , aquellos que desarrollados fuera de instalaciones de Ecopetrol estén bajo su control operacional, y en contratos de compras en los que se hayan establecido obligaciones en HSE al proveedor, la evaluación de este criterio será obligatoria. Cuando aplique la evaluación de este Criterio, la misma se realizará con la siguiente periodicidad: Riesgo Bajo (Riesgo N o L) periodicidad anual o una evaluación de desempeño final; Riesgo Medio (Riesgo M) periodicidad semestral, y Riesgo Alto o Muy Ato (Riesgo H y VH) cada cuatro meses. El riesgo se establece conforme a la de Guía Gestión de Contratistas Foco HSE GAB-G-012 o el documento que la sustituya o modifique.. En contratos de riesgo M, H y VH que superen seis (6) meses de duración, la evaluación será complementada con por lo menos una auditoría anual a realizar preferiblemente en los primeros tres (3) meses de ejecución del contrato. Criterio Gestion de Entorno: En la planeación contractual se determinará si este criterio será o no evaluado y, en caso afirmativo, tendrá frecuencia trimestral.

Los Contratos de Prestación de Servicios de Salud deberán ser evaluados cada seis (6) meses. El (Las) Área(s) Funcional(es) en materia Laboral, HSE y Entorno, comunicará(n) al Administrador los incumplimientos de los Contratistas de los que tenga(n) conocimiento a través de sus auditorías, reportes, inspecciones o investigaciones, los cuales se deben reflejar en la respectiva evaluación. 4.1.a.2 Aplicación de la Evaluación de Desempeño al Contratista

3

En el caso del criterio de Eficiencia Operativa y HSE, los KPIs serán definidos por subcategorías.

4 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

La evaluación del desempeño del Contratista se debe hacer por el Administrador del contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se cumpla el periodo a evaluar; para la realización de la última evaluación, en contratos Tipo Obras y Servicios, el plazo de evaluación no deberá ser mayor a 5 días hábiles a la firma del acta de liquidación del contrato o a la fecha en que se cause la última factura en aquellos contratos que no requieran liquidación. Una vez realizada la evaluación, se deberá comunicar al Contratista, quien dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de esa comunicación podrá presentar por escrito sus observaciones, las cuales serán resueltas por el Administrador del contrato dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. La evaluación de desempeño o respuesta a las observaciones a la misma no perderán sus efectos cuando tengan lugar fuera de los términos indicados. Si el Contratista no presenta observaciones o no las fundamenta o presentadas y fundamentadas Ecopetrol no las aceptare, el Administrador aprobará la Evaluación y la cerrará en la herramienta. En casos justificados, por hechos sobrevinientes y sin considerar la frecuencia de evaluación definida, el Administrador del contrato podrá hacer una nueva evaluación que refleje la realidad del desempeño del Contratista en ese momento. 4.1.a.3. Otras Consideraciones La evaluación de desempeño del Contratista debe reflejar el comportamiento de éste durante toda la ejecución del Contrato. La evaluación de desempeño obtenida por el Contratista Conjunto, para todos los efectos aplicará a cada uno de sus integrantes. Cuando el contrato no se ejecute por causas atribuibles al Contratista, su evaluación de desempeño en todos los criterios será 0 puntos. Cuando el contrato no se inicie y ejecute por mutuo acuerdo de las Partes, no habrá lugar a la evaluación.

4.2

Criterios a Evaluar4

4.2.a Eficiencia Operativa Aplica según Tipo de Contrato:

COMPRAS ANTICIPACIÓN DE DEMANDA

4

Los formularios solo permiten números enteros, por tal razón, se aproximaran a los decimales mayores o iguales a 0,5 al siguiente número entero.

5 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

Si la totalidad de las Órdenes de Despacho del contrato se ejecutan sin incumplimiento, se asignará 100%. Si durante la ejecución del contrato se presenta incumplimiento en alguna(s) (de las) Orden(es) de Despacho, el puntaje a asignar se calculará de la siguiente manera: = (N°. de Ordenes de Despacho cumplidas / N°. Ordenes de Despacho) X 100. Ecopetrol podrá hacer evaluaciones de desempeño post entrega para el caso en que se advierta que el producto no cumple con los requerimientos y deba usarse la garantía de calidad. TIPO OBRAS Y SERVICIOS Dependiendo del tipo de bien o servicio a contratar, en la planeación se indicará qué KPIs aplican al contrato, los cuales se enmarcarán dentro de las siguientes condiciones: -

Resultado en términos de cumplimiento sobre un 100%. SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con un tiempo definido). Tiempo de medición sistemática definido en la planeación. Máximo 5 KPI´s por contrato.

Si no se tuvieren definidos KPI´s estándar, éstos se establecerán en la planeación del contrato, teniendo en cuenta las condiciones anteriores. Si no se definieren KPIs, se aplicará la siguiente fórmula: % = N°. de Entregables recibidos sin incumplimientos / N°. Entregables recibidos X 100 En la planeación se deberán establecer los entregables, pudiendo ser únicamente los más relevantes. CONTRATOS DE SALUD Si el contrato se ejecuta sin incumplimientos o el Contratista cumple 100% con todos los criterios establecidos para la evaluación de Eficiencia Operativa, obtendrá 100%. Si el contrato se ejecuta con incumplimientos o el Contratista no cumple 100% con todos los criterios para la evaluación de Eficiencia Operativa, se debe aplicar la siguiente fórmula: % de cumplimiento Eficiencia Operativa = (∑ de puntos obtenidos en todos los aspectos técnicos evaluados / ∑ de puntos posibles en todos los aspectos técnicos evaluados) x 100. 4.2.b Cumplimiento de Plazos del Contrato

6 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO Elaborado 21/07/2016

GAB-P-013

Versión: 2

Aplica según Tipo de Contrato: SUBCRITERIOS TIPO COMPRAS Si la totalidad de los ítems comprados se entregan sin incumplimientos, obtendrá 100%. El cumplimiento se calculará de la siguiente manera: = (N°. de Ítems entregados a tiempo / N°. Total de Ítems de la orden de compra) X 100. TIPO OBRAS Y SERVICIOS Porcentaje de Cumplimiento de Avance: Se tendrá en cuenta el Cronograma de Trabajo pactado y se considerarán las actividades, obligaciones y productos en él contemplados (pudiendo ser únicamente los de mayor relevancia), con fecha de entrega en el periodo que se evalúa; de encontrarse desviaciones, se asignará el siguiente puntaje: Desviación frente al Cronograma 0% Menor al 15% 15% al 49,9% Más del 50%

Puntaje Asignado 100% 80% 40% 0%

4.2.c Cumplimiento de aspectos HSE Los subcriterios a evaluar son:

Índice de Frecuencia Total de Casos Registrables (TRIF).

LÍMITE

Valor de referencia

Corresponderá como máximo al Índice de Frecuencia establecido en los Tableros Balanceados de Gestión para la vigencia, aprobados para cada Vicepresidencia, Gerencia o Departamento. En caso de impactar más de una Vicepresidencia, Gerencia o Departamento, el índice corresponderá al valor más

Si TRIF = 0, obtendrá el 100% de los puntos Si TRIF >0 y = X, obtendrá 0 puntos

7 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

bajo. Incidentes Ambientales por causa operacional (IA). (*)

0

Tasa de Accidentes Vehiculares (TAV); de acuerdo con la Hoja de Vida del Indicador (ECPUEG-H-001)(*).

Corresponderá como máximo a la Tasa establecida en los Tableros Balanceados de Gestión para la vigencia, aprobados para cada Vicepresidencia, Gerencia o Departamento. En caso de impactar más de una Vicepresidencia, Gerencia o Departamento, el índice corresponderá al valor más bajo. Evaluados con base en la gestión o el reporte de incumplimientos evidenciados y documentados en seguimientos, inspecciones, investigaciones de incidentes, auditorias, etc.; ejecutados por personal de Ecopetrol (Administrador, Interventor, HSE, responsables del área en la que se ejecuta el contrato).

KPI´s de Cumplimiento de las Obligaciones HSE del contrato; definidos por tipo de contrato o de acuerdo con el nivel de riesgo del contrato.

IA = 0 obtendrá 100% de los puntos IA > 0 obtendrá 0 puntos

Si TAV = 0, obtendrá el 100% de los puntos Si TAV> 0 y = X, obtendrá 0 puntos

(*) Cuando aplique al objeto y alcance del contrato. 

Si a la fecha de entrega de la solicitud de compra o contratación, no se encuentra disponible el formulario tipo, se utilizarán los formularios genéricos para el nivel de riesgo en HSE del contrato, ubicados en el portafolio SCL.



Cuando se realice la auditoria al Contratista, el resultado de dicho ejercicio reemplazará la evaluación de KPI´s del formulario de evaluación HSE del periodo.



En el evento que se suspendan trabajos a causa de incumplimientos contractuales en HSE, en la evaluación del periodo correspondiente el Contratista obtendrá 0 puntos en la (s) temática(s) objeto de la suspensión.

8 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2



Si durante la ejecución del contrato se presentan fatalidades o incapacidad permanente total de una o varias personas por causas atribuibles al Contratista, o cuando se evidencien eventos no reportados y/u omitidos por el Contratista, el valor a asignar al Contratista en la Evaluación del Desempeño en HSE, será cero (0), independientemente de los puntajes que hubiera obtenido en los diferentes aspectos al evaluar este Criterio.



Los incidentes que se presenten en la ejecución del contrato impactarán los resultados de la Evaluación de Desempeño del Contratista cuando el control de los riesgos esté bajo su responsabilidad.



Si durante el plazo de liquidación del contrato ocurriese un incidente al Contratista que impacte al personal a su cargo, terceros, el ambiente o la infraestructura de Ecopetrol, se deberá ajustar la última evaluación en HSE.

4.2.d Cumplimiento de Aspectos Administrativos Para el seguimiento de este criterio se harán revisiones jurídico laborales, las cuales podrán generar hallazgos que estén valorados como H (alto) y/o VH (muy alto) impacto (Consultar el Anexo 2 de este documento, Incumplimientos Laborales considerados VH y H). Estos hallazgos son los que se tendrán en cuenta para la evaluación de este criterio. Adicionalmente, si durante la ejecución del contrato se generaren Anormalidades Laborales atribuibles al Contratista, o Ecopetrol tuviere que realizar pagos a trabajadores o a entidades de seguridad social por su incumplimiento, o hacer efectiva la garantía de pago de salarios y prestaciones sociales, el puntaje asignado al Contratista en la Evaluación del Desempeño en este criterio será (0), independientemente de los puntajes que hubiera obtenido en los diferentes aspectos al evaluar este Criterio. SUBCRITERIO Cumplimiento de las obligaciones Legales y Contractuales de tipo Laboral

Peso

Acorde con el informe de acompañamiento Jurídico Laboral: Si hay 1 hallazgo calificado VH y/o 2 hallazgos calificados H, obtiene el 75%. Si hay 2 hallazgos calificados VH y/o 3 a 4 hallazgos calificados H, obtiene el 50%. 40% Más de 2 hallazgos calificados VH y/o 4 hallazgos calificados H, el puntaje será de 0%. Si cumple la recomendación señalada por el Auditor en el término definido al momento de efectuar el acompañamiento, para la próxima evaluación no se tendrá en cuenta el hallazgo, pues el mismo ya fue solucionado.

Cumplimiento de las obligaciones Legales y Contractuales de Seguridad Social Acorde con el informe de acompañamiento Jurídico Laboral: Si hay 1 hallazgo calificado VH y/o 2 hallazgos calificados H, obtiene el 75%.

9 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

Si hay 2 hallazgos calificados VH y/o 3 a 4 hallazgos calificados H, obtiene el 50%. Más de 2 hallazgos calificados VH y/o 4 hallazgos calificados H, su puntaje será de 0%.

40%

Si cumple la recomendación señalada por el Auditor en el término definido al momento de efectuar el acompañamiento, para la próxima evaluación no se tendrá en cuenta el hallazgo, pues el mismo ya fue solucionado.

Entrega de Documentos Si se entregan oportunamente y con calidad (consistencia, completitud, suficiencia, veracidad, etc.) los documentos administrativos contractualmente pactados, se asignará el puntaje máximo (Ej. Reporte de mano de obra, certificaciones de cumplimiento de obligaciones laborales, informe de proveedores del Contratista, compromiso de integridad, entre otros). De lo contrario se calificará así: Si se presenta 1 irregularidad se asignará el 75% Si se presentan 2 a 3 irregularidades, se asignará el 50% Si se presentan más de 3 irregularidades, se asignará el 0%.

20%

Entrega de Documentos para Tipo Compras: El cumplimiento se calculará de la siguiente manera: 20% Total de Documentos entregados con calidad y tiempo / Total de tipos de documentos solicitados

4.2.e Gestion de Entorno Si durante la vigencia del contrato se presentan Incidentes de Entorno imputables al Contratista (sean causados por proveedores o trabajadores), o Ecopetrol tuviere que realizar pagos a subcontratistas y/o proveedores del Contratista, o tuviere que incurrir en gastos para sanear problemáticas ambientales atribuibles al Contratista, el puntaje a asignar al Contratista es cero (0), independientemente de los puntajes que hubiere obtenido en los diferentes aspectos al evaluar este Criterio. SUBCRITERIO

Peso

Vinculación de Mano de Obra: Si el porcentaje de vinculación de Mano de Obra es igual al de la obligación establecida en los Documentos del Proceso de Selección o la Ley, obtendrá 100%, si tiene una desviación menor al 10%, se asignará el 50%. 40% Si la desviación es mayor al 10%, obtendrá 0%.

10 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

Cumplimiento a subcontratistas y/o proveedores; solución de problemáticas ambientales: Si el contrato se ejecuta sin eventos sociales con proveedores y/o subcontratistas atribuibles al Contratista, o no hubiere lugar a incurrir en gastos para sanear problemáticas ambientales atribuibles al Contratista, se asignará el máximo puntaje. 60% Si el contrato se ejecuta con eventos sociales con proveedores y/o subcontratistas atribuibles al Contratista o hubiere lugar a incurrir en gastos para sanear problemáticas ambientales atribuibles al Contratista, el puntaje será 0.

4.3

Debida diligencia en invitaciones a participar en procesos de contratación

4.3.a Acciones derivadas de las Evaluaciones de Desempeño de Contratistas Las Acciones derivadas de las Evaluaciones de Desempeño, de obligatorio cumplimiento, son: (i)

Factor para establecer los invitados a participar en procesos de contratación que conlleven la invitación a una sola Empresa o la identificación y definición de listas de invitados idóneos. Cuando el Proveedor tenga algún Criterio por debajo del promedio aceptable de cumplimiento (80 puntos), no será invitado.

(ii)

Factor de evaluación de propuestas en procesos de contratación abiertos o públicos. Cuando el Proponente tenga algún Criterio por debajo del promedio aceptable de cumplimiento (80 puntos), se le restaran doscientos (200) puntos. Para el caso de Proponentes Conjuntos si uno de sus integrantes tiene algún Criterio por debajo del promedio aceptable de cumplimiento (80 puntos), se le restaran doscientos (200) puntos al Proponente Conjunto. En caso que ni el Proponente ni los integrantes del Proponente Conjunto tengan promedio de las evaluaciones por tipo de criterio, no se le restará puntaje.

Las anteriores acciones derivadas no aplican: 1. A la Contratación Directa, excepto cuando se fundamentare en la cuantía del contrato (menos de 100 S.M.L.M.) y cuando se tratare de prestación de servicios profesionales de salud, fundamentada en la red de prestadores establecida por ECOPETROL. 2.

4.3.b

A los casos que por su condición particular determine el Consejo de Abastecimiento, el cual podrá decidir sobre la implementación de Planes de Mejoramiento. Otros aspectos a considerar en invitaciones a participar en procesos de selección

11 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

En ejercicio de la debida diligencia y para asegurar los fines de la contratación, Ecopetrol tendrá en cuenta para la identificación de invitados a participar en procesos de contratación, la información objetiva favorable y desfavorable de sus Proveedores. Se considera desfavorable, entre otra, la siguiente información: I.

Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio declare que el Proveedor ha incurrido en prácticas restrictivas de la libre competencia.

II.

Cesación de pagos cuando no ha sido calificada por la autoridad competente como causal suficiente para aceptación del comerciante en el proceso de la Ley 1116 de 2006.

III.

Cesación de pagos cuando esa causal no ha sido calificada por la autoridad competente como causal suficiente para aceptación de la entidad en proceso de la Ley 550 de 1999.

IV.

Tener embargos judiciales que puedan afectar de manera grave el cumplimiento del futuro Contrato o la ejecución del mismo. Lo anterior se presenta cuando el valor del embargo sea mayor que la utilidad prevista.

Considerando el rechazo a la corrupción y en aplicación del Código de Buen Gobierno, el Código de Ética de Ecopetrol, las Políticas de Ética, Transparencia y Cumplimiento, no se invitará a participar en procesos de contratación a quien se encuentre incurso en alguna(s) de las siguientes circunstancias constitutivas de información desfavorable: (i) cuando se transgreda uno o varios de sus postulados o principios (lo que será revisado en el Comité de Estrategias de Abastecimiento, al cual se convocará a Empresas del Grupo Ecopetrol), o (ii) cuando se trate de una persona sancionada o que se encuentre en listas vinculantes para Ecopetrol en materia de lavado de activos o financiamiento del terrorismo (Lista OFAC (llamada Lista Clinton) de narcotraficantes y terroristas especialmente designados por la Oficina de Control de Bienes Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos o Lista de Terroristas emitida por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas), o (iii) cuando algún accionista con participación superior al 5% del capital accionario incurra en lo señalado en los numerales anteriores. Lo mismo ocurrirá respecto de quien en trámites o actuaciones adelantados hubiere incurrido en grave violación de la Convención contra el Cohecho a Servidores Públicos Extranjeros de la OCDE, Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero – FCPA, Ley Anti Soborno del Reino Unido – UK Bribery Act; 40 Recomendaciones del GAFI, y demás disposiciones relacionadas. Las personas que estén incursas en la situación i) no se invitarán durante los 4 años siguientes, contados desde la fecha del escrito mediante el cual Ecopetrol le informa al Contratista el registro de su información desfavorable. Quien detecte la violación al Código de Ética, sea Funcionario Autorizado o Administrador de contrato, debe solicitar explicaciones a la persona natural o jurídica implicada, la cual en el término de 3 días hábiles debe suministrarlas y aportar las pruebas suficientes para demostrar que no hubo violación al Código de Ética.

12 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

Las consecuencias derivadas de que una persona natural o jurídica se hallare incursa en alguna de las situaciones previstas en este numeral, se podrán aplicar también a las sociedades distintas de las anónimas abiertas que llegaren a constituirse por dicha persona natural o jurídica o por los socios o representante legal de la persona jurídica. Cuando quien está incurso en cualquiera de las situaciones previstas en este numeral fuere integrante de un Proponente Conjunto, tal situación afecta al Proponente Conjunto. 4.4 Transición Hasta tanto inicie la operación de la plataforma tecnológica SAP BW, para efecto del cálculo del promedio de evaluación por tipo de Criterio, la formula a aplicar será la siguiente: Promedio de las Evaluaciones por Tipo de Criterio: Corresponde a la media aritmética de las Evaluación Finales y Sistemáticas aprobadas durante los últimos tres (3) años, contados desde la fecha de consulta: • Promedio de las Evaluaciones de Desempeño del Contratista Finales aprobadas por Tipo de Criterio: Corresponde a la media aritmética del porcentaje de cumplimiento del criterio de aquellos contratos ejecutados y liquidados. Si el contrato ha terminado y no cuenta con evaluación final aprobada, se tomara la última evaluación parcial aprobada. • Última Evaluación de Desempeño del Contratista Sistemática aprobada por tipo de criterio: Corresponde a la media aritmética del porcentaje de cumplimiento del criterio de aquellos contratos que se encuentren en ejecución. En ningún caso, en un momento determinado puede existir más de un Promedio de Evaluaciones de Desempeño por tipo de Criterio por Contratista; la consulta del mismo es a través de SAP. 5.

CONTINGENCIAS

De presentarse inconvenientes con el habilitador tecnológico SAP, la Gerencia de Abastecimiento es la responsable de entregar la información sobre las Evaluaciones de Desempeño de Contratistas. En el caso que la herramienta no esté habilitada para realizar la evaluación de desempeño, esta deberá ser realizada en el formato GAB-F-245. RELACIÓN DE VERSIONES

Versión

Fecha

8

27/03/2012

9

27/08/2012

10

11/09/2012

Documento Anterior Antiguo Código y Título Cambios ECP-VST-P-005 Estandarización de plantilla, ajuste de objetivo, Procedimiento de estandarización de términos. Desempeño de Contratistas ECP-DEA-P-006 Actualización de plantilla y asignación de nuevo Procedimiento de código. (antiguo código ECP-VST-P-005) Desempeño de Contratistas ECP-DEA-P-006 Inclusión Metodología de Evaluación compras Procedimiento de contratos ANDE.

13 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Desempeño de Contratistas

11

30/10/2012

Versión 1

Fecha 30/06/2014

2

21/07/2016

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

Inclusión revisión de la aplicación de la Evaluación de Desempeño por la Autoridad Funcional. Inclusión nuevo literal para el numeral 4.3.a. sobre incumplimiento en contratación de Mano de Obra Local. Aplicación del numeral 4.3.a. para el Grupo Empresarial. Cambio de Códigos de los Formatos relacionados en el Procedimiento

ECP-DEA-P-006 Procedimiento de Desempeño de Contratistas Documento Nuevo Cambios Se incluye acciones derivadas. Se incluye Formato Metodología de Evaluación de Desempeño de Contratistas (GAB-F-128).

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Elaboró: Carolina Olaya Agudo Teléfono: 2345000 Buzón: [email protected] Dependencia: Dirección Estratégica de Abastecimiento Revisó

Aprobó

LINA BEATRIZ DURAN ARIAS Jefe Unidad de Relacionamiento con el Mercado y Proveedores

JAIME A. PINEDA DURAN Director Estratégico de Abastecimiento

14 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO Elaborado 21/07/2016

GAB-P-013

Versión: 2

ANEXO 1 PLANES DE MEJORAMIENTO Los Contratistas serán excluidos de la aplicación de acciones derivadas en los siguientes casos: I.

Salud: en contratos de salud las acciones derivadas aplicarán para los profesionales de acuerdo con la Guía para Renovación de Contratos con profesionales del directorio de prestadores de servicios de salud (ECP-DHS-G-042) numeral 3.6.1. Los planes de mejoramiento se solicitarán al Comité de Selección y Desvinculación de prestación de servicios de salud. Tratándose de personas jurídicas aplicará el numeral II de este Anexo.

II.

Otros casos: los casos no contemplados en el numeral anterior de este Anexo, serán evaluados por Gerencia Abastecimiento, los cuales deberán ser dirigidos a proveedores estratégicos y/o sin sustitutos. En los casos en que el Funcionario Solicitante o el Administrador tengan la motivación y la justificación suficiente, deberán solicitar a la Gerencia de Abastecimiento a través de memorando motivador la posibilidad de llevar a cabo un plan de mejoramiento. Las solicitudes se deben enviar a [email protected].

Las características para desarrollar el Plan de Mejoramiento son:

Generalidades

Carta de Compromiso Formato de Plan de Mejoramiento Tiempo de Exclusión de Acciones Derivadas después de terminación del Plan de Mejoramiento

Para el caso en el que sea aprobado dicho plan, el contratista deberá enviar una carta de compromiso la cual lo exceptuara de acciones derivadas en el momento de recepción. El plazo de entrega de la carta no deberá ser mayor 15 días después de ser notificado por parte de Ecopetrol. GAB-F-127. Las empresas deberá iniciar su Plan de Mejoramiento si tienen contratos asignados o en ejecución con Ecopetrol. El plan de mejoramiento deberá ser enviado a más tardar 45 días después de haber enviado la carta de compromiso. El proveedor estará excluido de la aplicación de acciones derivadas una vez terminado el plan de mejoramiento y cumplido el 100% de los hitos, 365 días, tiempo en el cual debe mejorar su evaluación de desempeño, es decir, todos los criterios deberán estar como mínimo en 80 puntos. De no ser así, Ecopetrol evaluará aplicar las acciones derivadas o implementar un nuevo Plan de Mejoramiento con las condiciones anteriormente descritas.

La definición de los hitos de los Planes de Mejoramiento debe estar enfocada a resolver las causas encontradas para solucionar el problema evidenciado. En el formato GAB-F-127 se plasman los diferentes hitos y las fechas de entrega de las evidencias de cumplimiento, el primer hito representa la fecha de inicio del Plan y el último hito es la fecha de fin del Plan de Mejoramiento. Si del seguimiento al Plan de Mejoramiento se demuestra que no se han implementado los hitos previstos en el mismo, el responsable del seguimiento deberá suspender e invalidar dicho Plan e informar el caso a la Dirección Estratégica de Abastecimiento o quien haga sus veces.

15 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO GAB-P-013

Elaborado 21/07/2016

Versión: 2

ANEXO 2 Incumplimientos Laborales considerados VH (VERY HIGH-MUY ALTO) Y H (HIGH-ALTO) A continuación se relacionan los incumplimientos que una vez sean evidenciados, tanto en una auditoría laboral, a través del esquema de atención al trabajador, PQR’S, u otro insumo; el responsable deberá tenerlo en cuenta al momento de evaluar al contratista, en el criterio denominado “Cumplimiento de Aspectos administrativos. Incumplimientos Laborales: 1. No pago o pago incompleto de salario 2. Pago extemporáneo de salarios 3. No pago o pago incompleto de horas extras 4. No pago o pago incompleto de recargos nocturnos 5. No pago o pago incompleto de recargos por trabajo dominical y festivo 6. No pago o pago incompleto de beneficios convencionales o extralegales salariales 7. No pago o pago incompleto de interés a la cesantía 8. No pago o pago incompleto de auxilio de cesantía 9. No pago o pago incompleto prima de servicios 10. No pago o pago incompleto de prestaciones sociales en liquidación final del contrato de trabajo 11. No entrega o entrega incompleta de la dotación 12. Retención de liquidación final de acreencias laborales 13. Pago incompleto o no pago de prima convencional (sólo aplica para régimen convencional) 14. Pago incompleto o no pago de prima vacacional (sólo aplica para régimen convencional) 15. Pago incompleto o no pago de subsidio de habitación (sólo aplica para régimen convencional) 16. Pago incompleto o no pago de auxilio de transporte 17. No suministro de transporte en especie 18. Pago incompleto o no pago de subsidio de alimentación 19. No suministro de alimentación en especie 20. Pago incompleto o no pago de otros convencionales (sólo aplica para régimen convencional) 21. Intensidad horaria insuficiente de la actividades de Art. 21 Ley 50/90 (actividades recreativas, deportivas, culturales y de capacitación) Incumplimientos en Seguridad Social: 1. 2. 3. 4.

5.

No afiliación ARL No afiliación EPS No afiliación AFP No pago de aportes sistema general de seguridad social y/o parafiscales Deficiencias en la entrega de EPP

16 __________________________________________________________________________________________________ Plantilla 010

__________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.