E.Bi.Ma.L N° 1 “Atlántico Sur” Materia: Informática Técnica Aplicada Profesor: Juan Carlos Estopiñan Curso: 2° B Año:2016

Plantillas en Microsoft Word Introducción Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar documentos idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una factura. La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dotm para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarán en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla. Word 2010 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cómo utilizarlas y posteriormente veremos cómo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. También veremos cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Podríamos crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con controles más complejos, pero éstos los veremos en el tema Compartir documentos.

Elementos que se guardan en una plantilla Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas. Pero también conservan otros elementos:

- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si añadimos o quitamos iconos estas modificaciones también se guardarán en la plantilla. - Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla. - Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso. Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2010. De ahí la potencia de las plantillas para trabajar de modo más eficiente con Word 2010.

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Utilización de las plantillas de Word Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.

Normalmente dejábamos marcada la opción Documento en blanco y pulsábamos Crear. Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

- Plantillas recientes permite elegir entre las últimas plantillas utilizadas en el ordenador.

- Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office.

- Mis plantillas es donde aparecerán las que hayamos creado nosotros.

- Y más abajo veremos una sección completa de Plantillas de Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aquí. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a 2

E.Bi.Ma.L N° 1 “Atlántico Sur” Materia: Informática Técnica Aplicada Profesor: Juan Carlos Estopiñan Curso: 2° B Año:2016 la página. Además, las encontraremos perfectamente clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc.

Las categorías y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones. Dependerán de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas. Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de búsqueda. Si utilizas la búsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podrían resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez más a disposición de los usuarios.

Si en cambio estás explorando las categorías para ver las plantillas deberás utilizar los botones de la zona superior, para ir atrás y adelante o volver a la primera página haciendo clic en Inicio. Archivo > Nuevo > Navegador El proceso para utilizar la plantilla siempre será el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botón Crear que aparecerá a la derecha junto a la previsualización. En el caso de las plantillas de Internet el botón se llamará Descargar. Observa que junto al botón Crear está marcada la opción Documento. Esto implica que crearemos un documento a partir de la plantilla, que es lo más normal. Pero si en algún momento queremos crear una plantilla a partir de otra, simplemente deberemos pulsar el pequeño botón circular que hay en la opción Plantilla.

Trabajar con el documento creado 3

E.Bi.Ma.L N° 1 “Atlántico Sur” Materia: Informática Técnica Aplicada Profesor: Juan Carlos Estopiñan Curso: 2° B Año:2016 Una vez hemos pulsado el botón Crear, veremos un documento nuevo normal pero con la estructura de la plantilla escogida. Observarás que la barra de título contiene un título predeterminado como Documento1, propio de los archivos no guardados.

Lo más habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debería, en principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currículum ejecutivo. En él distinguimos varios elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic sobre ellos, como es el caso de la Dirección de correo electrónico. Al hacer clic sobre el texto [Escriba su correo electrónico] ha pasado a mostrarse dentro de un borde azul etiquetado, en modo edición, para permitirnos cambiar el texto.

Una vez rellenada la información, guardaremos el documento normalmente, dándole nombre. La plantilla no se verá afectada.

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Modificar plantillas Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos.

Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la pestaña Archivo > Nuevo, escogemos Plantillas de ejemplo y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elejido currículum ejecutivo. Luego, en la parte inferior derecha, bajo la vista previa, deberemos seleccionar la opción Plantilla. Así indicamos que lo que queremos crear no es un documento a partir de ella, sino una plantilla. Por fin, hacemos clic en el botón Crear.

Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseño que queramos. Por ejemplo, podríamos introducir los datos que siempre se repetirán, como el nombre Usuario1 por el nombre real, correo electrónico, dirección y teléfono. Así ya no tendremos que introducirlo cada vez. También cambiaremos el tamaño y el tipo de letra, etc. 5

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Al final obtendremos nuestro propio diseño. Ahora sólo nos quedaría guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos a continuación.

Observar dos cosas importantes.

Automáticamente Word 2010 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios (la misma donde se encontramos Normal.dotm). Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la lista de Mis plantillas de Archivo > Nuevo.

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E.Bi.Ma.L N° 1 “Atlántico Sur” Materia: Informática Técnica Aplicada Profesor: Juan Carlos Estopiñan Curso: 2° B Año:2016 El Tipo de archivo seleccionado es Plantilla de Word (*.dotx). Esto es así porque al abrir la plantilla elegimos Plantilla, si hubiésemos escogido Documento se estaría guardando como un documento Word ordinario.

Sólo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.

Técnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en Mis plantillas a partir de una original de las Plantillas de ejemplo. Si quisiéramos modificar una plantilla como tal, lo único que tendríamos que hacer es guardarla con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.

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Crear plantillas a partir de documentos Word Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2010 podemos crear una plantilla simplemente cambiándole el tipo de documento.

Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2010 tendremos que:

1. Diseñar el documento Word 2010.

Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos incluir campos del estilo Haga clic aquí..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, también podemos partir de un nuevo documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.

2. Guardar como plantilla.

Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento. Como ya sabes, automáticamente Word 2010 te propondrá que la guardes en la carpeta Plantillas. Recuerda que debes guardarla ahí si quieres que luego aparezca en el apartado Mis plantillas.

Ejercicio 1: Utilizar plantillas preinstaladas

En este ejercicio veremos qué fácil resulta realizar un currículum partiendo de una plantilla ya existente.

1. Abre Word. 8

E.Bi.Ma.L N° 1 “Atlántico Sur” Materia: Informática Técnica Aplicada Profesor: Juan Carlos Estopiñan Curso: 2° B Año:2016 2. En la ficha Archivo, selecciona Nuevo. Aparecerá seleccionada la opción Documento en blanco. Haz clic en Plantillas de ejemplo. 3. Utiliza la barra de desplazamiento para ir viendo las plantillas disponibles. Están ordenadas alfabéticamente. 4. Selecciona Currículum origen haciendo clic sobre ella. 5. En la zona de la derecha, asegúrate de que la opción marcada es Documento y pulsa el botón Crear. El resultado será similar al siguiente:

6. Lo único que deberemos hacer es rellenar la información y guardar el documento normalmente. No es necesario que lo rellenes todo, si no quieres. Realiza cualquier modificación y guarda el documento con el nombre Documento a partir de plantilla. 7. Luego, ciérralo. 8. Repite la operación: Archivo > Nuevo > Plantillas de ejemplo. Selecciona la plantilla Currículum origen y crea un documento a partir de ella. El resultado será el mismo que la 9

E.Bi.Ma.L N° 1 “Atlántico Sur” Materia: Informática Técnica Aplicada Profesor: Juan Carlos Estopiñan Curso: 2° B Año:2016 primera vez y no se apreciarán las modificaciones realizadas, porque la plantilla no ha sido modificada, sólo se ha utilizado para crear un documento a partir de ella. 9. Guardar el documento con el nombre currículum Vitae. Ejercicio: Crear una plantilla En este ejercicio veremos cómo convertir un documento normal en una plantilla.

En este ejercicio deberemos usar una foto que suya para insertarla en el currículo para ello utilice la cámara web para tomarse una fotografía o utilice alguna que se encuentre disponible en su computadora. En caso de no contar con ninguna fotografía use la que se encuentra en la carpeta de trabajo. 1. Abre el archivo Currículum vitae con el que hemos trabajado en el punto anterior. 2. En la ficha Archivo, selecciona Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar. 3. Lo guardaremos en el mismo directorio que el resto de ejercicios. El nombre que le daremos a la plantilla será Currículum personalizado. 4. Deberemos desplegar el listado de tipos de archivo y seleccionar Plantilla de Word (*.dotx) y pulsar Guardar. 5. Haz clic en Archivo > Reciente. Observa que ahora posees ambos archivos: el documento de Word normal (.docx) y la plantilla (.dotx). 6. Puesto que la plantilla ahora servirá para crear currículums con datos de otras personas, vamos a eliminar los datos variables. Vuelve a la ficha Inicio. 7. Selecciona y borra tu nombre, ciudad y forma de contacto, dejando intactos, esto sí, los textos que los preceden. 8. Elimina de igual forma el texto que hay dentro de cada uno de los otros apartados, seleccionándolo y pulsando INTRO, para dejar un espacio entre cada uno de los títulos. 9. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen y selecciona la opción Cambiar imagen. 10. Se abrirá el cuadro de diálogo que permite escoger la imagen sustituta. Selecciona la imagen foto-tipo.gif y pulsa el botón Insertar.

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E.Bi.Ma.L N° 1 “Atlántico Sur” Materia: Informática Técnica Aplicada Profesor: Juan Carlos Estopiñan Curso: 2° B Año:2016 11. Verás que los efectos que se habían aplicado a la foto anterior se mantienen en esta. El resultado hasta el momento será similar al siguiente:

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En la segunda página, donde se encuentra la carta de presentación, elimina el nombre y la forma de contacto que se incluían en la firma. 13. Guarda los cambios y ciérrala. 14. Ya tienes lista una plantilla personalizada para crear tus currículums. Sin embargo, en Archivo > Nuevo > Mis plantillas no aparece. Si deseas que aparezca en este apartado, deberás guardarla en la carpeta de Plantillas personales. Como ya hemos visto en anteriores ejercicios del tema cómo averiguar cuál es esa carpeta y guardar documentos en ella, no vamos a repetirlo. Si no lo recuerdas te recomendamos que repases el primer paso a paso de la unidad. 15. En caso de que la guardes en la carpeta adecuada, cuando accedas a Mis plantillas del modo indicado podrás escoger si modificar la plantilla o crear un documento a partir de

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E.Bi.Ma.L N° 1 “Atlántico Sur” Materia: Informática Técnica Aplicada Profesor: Juan Carlos Estopiñan Curso: 2° B Año:2016 ella, desde la siguiente ventana:

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