Guía de la Persona Capacitadora

Planes de negocio

Guía de la Persona Capacitadora

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Febrero, 2015

Créditos Dirección general Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) Responsable de la Unidad de Coordinación del Proyecto Yadira Mena Araya Autora Susy Lobo Ugalde Revisión técnica Yorlenny Fontana Coto Diseño y diagramación Alexandra Cortés. Producciones La Lechuza S.A. Fotografías pequeñas de la portada Felipe Morera Material desarrollado con el apoyo de:

Contenido ntentstents Introducción a los módulos.......................................................................................................................... ii 1.  Presentación.......................................................................................................................................... 1 2.  Estructura de la capacitación............................................................................................................. 2 3.  Metodología del taller......................................................................................................................... 2 4.  Recomendaciones para el taller........................................................................................................ 3 5.  Programa de la sesión de capacitación............................................................................................ 4 6.  Desarrollo del taller............................................................................................................................ 6 6.1.  Estructura del taller.................................................................................................................................... 6 6.2. Actividades................................................................................................................................................... 7 7.  Técnicas de presentación de las personas participantes............................................................ 11 7.1.  Dos cualidades........................................................................................................................................... 11 7.2.  Lo que traje al taller................................................................................................................................. 11 7.3.  Mentiras y verdad..................................................................................................................................... 11 8.  Evaluaciones del taller....................................................................................................................... 12 8.1.  Evaluación de aspectos generales del taller........................................................................................ 12 8.2.  Evaluación de avance de conocimiento............................................................................................... 14

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Introducción a los módulos El Proyecto “Fortalecimiento del Programa de Turismo en Áreas Silvestres Protegidas”, ejecutado por el Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) y financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), se ejecuta con el fin de consolidar el turismo en las Áreas Silvestres Protegidas (ASP) estatales de Costa Rica, como un mecanismo para fortalecer la gestión sostenible, contribuyendo directamente al desarrollo socioeconómico local y a la conservación de los recursos naturales. En el marco del Proyecto se desarrolló la consultoría “Capacitación de actores locales: guías locales y grupos interesados en ofrecer servicios no esenciales en las Áreas Silvestres Protegidas del Sistema Nacional de Áreas de Conservación”, con el objetivo de contribuir con el desarrollo de las capacidades de los grupos locales: guías locales y grupos organizados mediante un proceso de capacitación y actualización de conocimientos y buenas prácticas, tendiente a mejorar la calidad del servicio que pueden ofrecer dichos grupos en las Áreas Silvestres Protegidas. La determinación de las necesidades de capacitación de estos actores locales, se efectuó mediante un proceso de consulta, en el que se aplicaron diversos instrumentos de diagnóstico para finalmente priorizar los temas de capacitación para cada grupo en las diferentes Áreas Silvestres Protegidas seleccionadas. Los eventos de capacitación tienen un formato de taller que conjuga elementos prácticos y teóricos, dentro de una dinámica de aprender – haciendo. Cada taller tiene una duración de 7 horas y está estructurado en sesiones temáticas, integrando diferentes dinámicas y técnicas de aprendizaje, tales como charlas introductorias, trabajos en grupo y ejercicios prácticos. Como recurso pedagógico de este proceso se elaboraron dos módulos de capacitación, cada uno dirigido a los actores locales de interés del proyecto: guías turísticos y organizaciones comunales. Cada uno de los temas que conforman un módulo fue desarrollado en un cuaderno para la persona participante y una guía para la persona que facilita. El cuaderno para la persona participante incluye la información ligada a los contenidos de cada taller, así como ejercicios que serán realizados en cada sesión de trabajo. La guía para la persona facilitadora contiene los lineamientos e información que requiere para desarrollar el taller de capacitación, abarcando los objetivos, los temas, los contenidos y el tiempo programado. Además, este instrumento asegura la coherencia en el abordaje metodológico y temático del taller, así como la calidad y profundidad de los temas seleccionados.

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Mediante estos procesos de capacitación, SINAC gestiona y facilita acciones que contribuyen con el desarrollo socioeconómico local. En el caso particular de la capacitación a los guías de turismo, se espera una mayor calidad de servicio dirigido al turista. Con los procesos enfocados a los actores locales, se pretende fortalecer los encadenamientos productivos, una mayor asociatividad y el desarrollo del emprendedurismo.

Fotografía: SINAC ©

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1.  Presentación El tema abordado en este módulo es planes de negocios y está dirigido a organizaciones comunales y personas que brindan el servicio de guiado de turismo que tienen algún tipo de relación con las Áreas Silvestres Protegidas. Los objetivos de la capacitación son: Capacitar a las personas participantes representantes de organizaciones comunales y guías de turismo en la elaboración de planes de negocios. Desarrollar las habilidades y destrezas de las personas participantes. Fomentar la creatividad de las personas participantes para la elaboración en su organización de un plan de negocios. La capacitación sobre planes de negocios, es fundamental para que las organizaciones puedan elaborar su propuesta de elaboración de productos o prestación de servicios, y de esa forma se garantice un instrumento que será de mucha ayuda para potenciar la actividad turística de la zona de influencia de la organización. Se detalla en el Cuaderno de trabajo que se entrega a cada persona participante, la definición de los principales conceptos, así como una propuesta de formato, para ir construyendo el plan de negocios, es decir que las presentaciones magistrales se acompañan de la realización de ejercicios para ser trabajados en las sesiones correspondientes. La guía considera la estructura de la capacitación, la metodología y las recomendaciones del taller, el programa de la sesión de capacitación, la técnica de presentación de las personas participantes y la forma de evaluación del taller, tomando en cuenta que se presenta un examen corto para ser aplicado en el inicio y al finalizar la sesión de trabajo.

Fotografías: Felipe Morera ©

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2.  Estructura de la capacitación Está compuesta por una guía de la persona facilitadora, donde se describen detalladamente las actividades, los procedimientos, los materiales y las técnicas a utilizar durante el proceso de las sesiones de capacitación. Un cuaderno de trabajo para la persona participante, el cual tiene una serie de información, conceptos y prácticas, los cuales serán una herramienta fundamental para el desempeño del trabajo. Un examen corto, éste se aplicará al inicio y al final de cada taller, con el propósito de medir el avance de conocimiento de cada participante.

3.  Metodología del taller Las propuestas de las actividades y contenido del taller responden a las características de las y los guías locales y grupos comunales, de forma tal que cuando finalice el taller las personas participantes tengan claridad de los conceptos y demás aspectos desarrollados. La persona facilitadora desarrollará los contenidos con un vocabulario compresible para la población participante. El taller contempla los siguientes aspectos: La metodología es participativa. Los contenidos del taller se adecuan a la realidad de las personas participantes. Las temáticas se desarrollarán de manera que provoque la reflexión de cada una de las personas participantes. Los contenidos temáticos se desarrollarán en 8 horas. El módulo se implementa mediante una metodología participativa que ofrece una serie de ventajas dado que valora los conocimientos de los actores sociales y se enriquece con sus aportes, garantizando que todas las personas participantes tengan la oportunidad de retroalimentar y empoderarse del proceso, facilitando de esta manera su participación. La capacitación es una inversión para la organización, dado que los resultados que se obtienen contribuyen al logro de los objetivos empresariales.

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4.  Recomendaciones para el taller Previo al taller Confirmación de las personas participantes. Coordinación de los servicios de alimentación. Coordinar para que la selección de la sala y la colocación de sillas sea la adecuada. Tener claridad en los objetivos de la capacitación. Preparación del material didáctico que se requiere. Conocimiento del perfil de las personas participantes. Revisión del equipo electrónico y audiovisual que se requiere. Preparación de las hojas de evaluación del taller. Preparación de las listas de asistencia. Preparación de materiales de apoyo (papelógrafos, marcadores, proyector, computadora, extensión, presentación en Power Point, tarjetas, entre otras). Durante el taller ¿El tono y modulación de la voz que se ha utilizado es la adecuada? ¿Reforzó y practicó lo aprendido con las personas participantes? ¿Evalúo el taller con las personas participantes? ¿Paso la lista de asistencia? ¿Se tomaron fotografías?

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5.  Programa de la sesión de capacitación A continuación se presenta el programa de la sesión de trabajo, encontrará información sobre la hora de inicio y de finalización de cada actividad. En las actividades, se incluye una pequeña reseña del contenido a desarrollar en el taller. Por favor, seguir el siguiente formato Hora

Actividad

8:00 – 8:10 a.m.

Palabras de bienvenida

8:10 – 8:30 a.m.

Presentación de las personas participantes

8:30 – 8:45 a.m.

Aplicación del examen corto ¿Cómo con la elaboración de planes de negocios se puede mejorar la gestión de mi organización?

8:45 – 10:00 a.m.

Desarrollo del Capítulo I: Planes de negocios Presentación magistral del tema 1. Descripción de la organización Presentación magistral del tema 2. Descripción del producto o servicio Presentación magistral del tema 3. Análisis FODA Preguntas y respuestas Práctica 1. Trabajo individual o grupal

10:00 – 10:15 a.m.

Refrigerio

10:15 – 12:00 a.m.

Continuación del Desarrollo Capítulo I: Planes de negocios Presentación magistral del tema 4. Necesidades detectadas en el diagnóstico. Presentación magistral del tema 5. El Mercado Presentación magistral del tema 6. La competencia Preguntas y respuestas Práctica 2. Trabajo grupal o individual

12:00 – 1:00 p.m.

Almuerzo

1:00 – 3:00 p.m.

Continuación del Desarrollo Capítulo I: Planes de negocios Presentación magistral tema 7. Los canales de comercialización Presentación magistral tema 8. Competencia la laborales del personal Presentación magistral tema 9. Los proveedores Preguntas y respuestas Práctica 3. Grupal o individual

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Continúa

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Continúa

Hora 3:00 – 3:15 p.m.

3:45 – 4:30 p.m.

Actividad Refrigerio Continuación del Desarrollo Capítulo I: Planes de negocios Presentación magistral tema 10. Proyección de Costos Presentación magistral tema 11. Proyección de ingresos Presentación magistral tema 12. Flujo de fondos Preguntas y respuestas Práctica 4. Grupal o individual ¿Cómo con la elaboración de planes de negocios se puede mejorar la gestión de mi organización?

4:30 – 4:45 p.m. 4:45 – 5:00 p.m.

Evaluación de la sesión de capacitación Cierre de la actividad

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6.  Desarrollo del taller 6.1.  Estructura del taller En la siguiente tabla se describe la parte introductoria, y los diferentes capítulos que se desarrollan en el módulo. Además, del tiempo y la duración de cada actividad, se detallan los materiales que requerirá para la ejecución de las actividades.

Parte introductoria

Capítulo I: Planes de negocios

Tiempo

Duración

Actividad

08:00

30 min

Presentación de participantes.

08:30

15 min

Aplicación del examen corto.

08:45

1 hora y 15 min

10:45

1 hora y 15 min

01:00

2 horas

03:45

1 hora y 45 min

Materiales Técnica de presentación. Hojas de examen.

¿Cómo con la elaboración de planes de negocios se puede mejorar la gestión de mi organización?

Computadora, proyector, extensión, presentación en Exposición magistral de Power Point y hoja de ejercicios 1. los temas 1, 2 y 3 Elaboración del práctica 1. Grupal o Individual. Exposición magistral de los Computadora, tema 4, 5 y 6. proyector, extensión, presentación en Elaboración del práctica 2. Power Point y hoja de Grupal o Individual. ejercicios 2. Exposición magistral de Computadora, los temas 7, 8, y 9 proyector, extensión, Elaboración del práctica 3. presentación en Grupal o Individual. Power Point y hoja de ejercicios 3. Exposición magistral de los temas 10, 11 y 12 Elaboración del práctica 4. Computadora, Grupal o Individual. proyector, extensión, presentación en ¿Cómo con la elaboración de Power Point y hoja de planes de negocios se puede ejercicios 4. mejorar la gestión de mi organización?

Continúa

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Continúa Tiempo Evaluación y cierre

04:30

Duración

30 min

Actividad

Materiales

Aplicación hoja de evaluación y Hoja de evaluación. de nuevo el examen corto Hoja de examen Palabras de agradecimiento y corto. cierre del taller.

6.2.  Actividades Procedimiento: La persona facilitadora da la bienvenida al grupo y presenta el programa del taller, puede indicar algunas de las reglas de trabajo del taller (hora de finalización, como se va pedir la palabra, entre otras), solicitando además a las personas participantes que también indiquen algunas reglas. Para la presentación de las personas participantes debe seleccionar una técnica de presentación. Actividad 1: Presentación del taller y de las personas participantes Objetivo: Presentar el taller, incluyendo las palabras de bienvenida, el programa del taller y las reglas de trabajo o de la sesión. Así como conocerse entre las personas participantes. Duración: 30 minutos. Resultado: Al finalizar los participantes se conocerán entre si y habrá mayor nivel de confianza en el grupo, así como se tendrá información sobre cómo se irá desarrollando el taller. Recomendaciones: en caso de que el grupo sea un poco rígido, la persona facilitadora deberá provocar un ambiente más relajado, mediante preguntas o utilizando alguna técnica de animación.Por ejemplo, Se pide al grupo tomarse de las manos y dar un paso atrás, para formar un círculo amplio, se explica que la técnica consiste en pasar la energía entre las personas por medio de una “aplauso dirigido”. Se empieza a pasar el aplauso, el cual se debe hacer con ritmo y en dirección de las agujas del reloj. Se solicita que este aplauso sea dirigido muy claramente a la persona de la izquierda, para esto es importante voltear levemente el torso y generar contacto visual con esa persona. Seguidamente la persona facilitadora (después de dos vueltas enteras), cambia el curso del aplauso en contra de las manecillas del reloj. Después de dos vueltas, se solicita que alguna persona participante tome la iniciativa y cambie la dirección del aplauso. De ahora en adelante se puede cambiar la dirección siempre y cuando se dirija el aplauso a un compañero(a) de la izquierda o derecha. Después de un tiempo (dos minutos aproximadamente), se solicita que los aplausos se hagan de manera cruzada en el círculo (es decir a personas que no se encuentren necesariamente al lado izquierdo o derecho). El aplauso cruzado se aplica por un tiempo más, la persona facilitadora decide cuando ya se detiene y se finaliza la dinámica.

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Se brinda una pequeña reflexión: Importancia del elemento circular, presente en todas las culturas y que además es símbolo de congregación y unión. En este sentido se reflexiona sobre la importancia del trabajo en grupo. Importancia de la comunicación no verbal: el 70% de la comunicación humana no es verbal. Es importante verse a los ojos “que son las ventanas del alma”. El paso de energía es importante para construir en conjunto y este debe ser direccionado. De aquí deriva también la importancia de la “intención” al pasar la palmada y voltear el torso para comunicar esta energía a las y los compañeros. Actividad 2: Aplicación del examen corto Objetivo: Tener una línea de base de los conocimientos sobre el tema que tienen las personas participantes. Duración: 15 minutos. Procedimiento: La persona entrega la hoja de examen y posteriormente la recoge. Resultado: Al finalizar el taller se puede medir si hubo cambios en los conocimientos de las personas participantes. Recomendación: Verificar que las personas contestaron todas las preguntas. Actividad 3: Presentación magistral sobre el Capítulo I: Planes de negocios Objetivo: Brindar una herramienta fácil de utilizar para la elaboración de los planes de negocios. Duración: 1 hora y 15 minutos. Procedimiento: Antes de la presentación magistral la persona facilitadora plantea la siguiente pregunta: ¿Cómo con la elaboración de planes de negocios se puede mejorar la gestión de mi organización? El propósito es ir generando reflexión entre las personas participantes y un hilo conductor entre los diferentes temas desarrollados. La persona facilitadora hace una presentación magistral en Power Point sobre los primeros 3 temas para la elaboración del plan de negocios: descripción de la organización (tema 1), descripción de los productos o los servicios (tema 2) y el análisis FODA (tema 3). Luego se realiza el ejercicio 1. Resultado: Al finalizar la persona participante estará en capacidad de identificar los conceptos básicos para la elaboración del plan de negocios. Recomendación: Al finalizar el tema hacer una pequeña recapitulación de los temas abordados y alguna reflexión a manera de motivación sobre el tema central. Se les solicita a las personas participantes si quieren hacer algún aporte. La recapitulación es muy importante porque da la sensación de integración de la información.

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Actividad 4: Continuación de la presentación magistral sobre el Capítulo I: Planes de negocios Objetivo: Brindar una herramienta fácil de utilizar para la elaboración de los planes de negocios. Duración: 1 hora y 15 minutos. Procedimiento: La persona facilitadora hace una presentación magistral en Power Point sobre los siguientes 3 temas para la elaboración del plan de negocios: necesidades detectadas en el diagnóstico (tema 4), el mercado (tema 5) y la competencia (tema 6). Posteriormente se realiza el ejercicio 2. Resultado: Al finalizar la persona participante estará en capacidad de identificar los conceptos básicos para la elaboración del plan de negocios. Recomendación: Al finalizar el tema hacer una pequeña recapitulación de los temas abordados y alguna reflexión a manera de motivación sobre el tema central. Se les solicita a las personas participantes si quieren hacer algún aporte. Actividad 5: Continuación de la presentación magistral sobre el Capítulo I: Planes de negocios Objetivo: Brindar una herramienta fácil de utilizar para la elaboración de los planes de negocios. Duración: 2 horas. Procedimiento: La persona facilitadora hace una presentación magistral en Power Point sobre los siguientes 3 temas para la elaboración del plan de negocios: canales de comercialización (tema 7), competencias laborales del personal (tema 8) y los proveedores (tema 9). Posteriormente se realiza el ejercicio 3. Resultado: Al finalizar la persona participante estará en capacidad de identificar los conceptos básicos para la elaboración del plan de negocios. Recomendación: Al finalizar el tema hacer una pequeña recapitulación de los temas abordados y alguna reflexión a manera de motivación sobre el tema central. Se les solicita a las personas participantes si quieren hacer algún aporte.

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Actividad 6: Continuación de la presentación magistral sobre el Capítulo I. Planes de negocios Objetivo: Brindar una herramienta fácil de utilizar para la elaboración de los planes de negocios. Duración: 1 hora y 15 minutos. Procedimiento: La persona facilitadora hace una presentación magistral en Power Point sobre los siguientes 3 temas para la elaboración del plan de negocios: proyección de costos (tema 10), proyección de ingresos (tema 11) y flujo de fondos (tema 12). Posteriormente se realiza el ejercicio 4. Cuando se finaliza con los temas desarrollados del taller se vuelve a plantea la siguiente pregunta: ¿Cómo con la elaboración de planes de negocios se puede mejorar la gestión de mi organización? Resultado: Al finalizar la persona participante estará en capacidad de identificar los conceptos básicos para la elaboración del plan de negocios. Recomendación: Al finalizar el tema hacer una pequeña recapitulación de los temas abordados y alguna reflexión a manera de motivación sobre el tema central. Se les solicita a las personas participantes si quieren hacer algún aporte. Actividad 7: Evaluación y cierre Objetivo: Conocer los conocimientos adquiridos de las personas participantes en el taller, así como su opinión de la sesión de trabajo y hacer el cierre del evento. Duración: 30 minutos. Procedimiento: La persona facilitadora entrega la hoja de examen corto, que se aplicó la inicio de la sesión. Posteriormente, entrega la hoja de evaluación y finalmente, da las palabras de agradecimiento y cierre del evento. Resultado: Al finalizar se tendrá información sobre el impacto de la sesión de trabajo, así como la opinión de las personas participantes del evento. Recomendación: Al finalizar es fundamental agradecer a las personas por su participación, destacando que el tiempo invertido en la capacitación, les traerá beneficios en el futuro de la empresa u organización.

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7.  Técnicas de presentación de las personas participantes A continuación se presentan tres ejemplos de técnicas que se recomiendan para la presentación de los participantes.

7.1.  Dos cualidades Se forma un círculo y se le pide a las personas participantes que digan su nombre, la organización a la que pertenece y dos cualidades personales que los caracteriza.

7.2.  Lo que traje al taller Se forma un círculo, se le pide a las personas que digan su nombre, la organización a la que pertenecen y los valores, reglas, o cosas importantes para la reunión. Por ejemplo: tolerancia, participación, respecto, etc.

7.3.  Mentiras y verdad Se le solicita a cada participante que mencione su nombre y que diga una verdad y dos mentiras de su persona y la persona participante que está al lado tiene que adivinar cuales son las mentiras.

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8.  Evaluaciones del taller En el taller se estarán evaluando aspectos generales del taller y avances de conocimiento.

8.1.  Evaluación de aspectos generales del taller A continuación se presentan dos propuestas para la evaluación del taller, el primero es un instrumento más sencillo y el segundo requiere un poco más de explicación, no obstante, la persona que facilite puede utilizarlos según su conveniencia. El presente formato tiene como fin evaluar la calidad de la capacitación que ha recibido. Para ello se le solicita contestar de manera sincera y objetiva las siguientes preguntas: Actividad:___________________ Fecha:__________________ Duración:____________________ Nombre de la persona que facilita:________________

Lo que más me gustó fue:

Lo que menos me gustó fue:

Algunas sugerencias para mejorar son:

El siguiente formato tiene como fin evaluar la calidad de la capacitación que usted ha recibido. Por ello, le solicitamos contestar de manera sincera y objetiva. Por favor, indique su percepción respecto al factor por evaluar, utilizando los siguientes calificativos: Excelente ( ++) Buena (+) Regular (+-) Deficiente (--) Muy mala (--”--)

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Actividad:___________________ Fecha:__________________ Duración:____________________ Nombre de la persona que facilita:________________

Mi apreciación es:

Excelente ++

Buena +

Regular +-

Deficiente --

Muy mala --”--

Metodología Lugar Trabajo en equipo Contenidos Técnicas utilizadas Material didáctico entregado Facilitador/a Dominio del tema Entusiasmo transmitido Claridad en las explicaciones Evaluación global

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8.2.  Evaluación de avance de conocimiento El instrumento de avance de conocimiento, se estará pasando al inicio y al final de cada sesión de capacitación. A continuación se presenta el examen corto. Examen corto A continuación se presentan 5 preguntas sobre el tema de planes de negocios. Por favor responda de forma individual. 1.

¿Qué es para usted un plan de negocios?

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2.

¿Qué es para usted el mercado?

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 3.

¿Qué entiende usted por clientes?

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 4.

¿Qué entiende usted por competencia?

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 5.

¿Qué entiende usted por canales de comercialización?

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

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Secretaría Ejecutiva del SINAC Oficina Central, San José Teléfono: 2522-6500 Fax: 2248-2451 Correo electrónico: [email protected] Dirección: Avenida 15 Calle 1º (Barrio Tournón al costado Sur de la ULACIT)