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Permanecer en los más alto de la información en el diario más importante de Colombia EN EL DIARIO MÁS GRANDE de Colombia, El Tiempo, el equipo

responsable de la presencia online de la empresa está muy ocupado en todo momento. Tienen mucho que hacer, y muchas personas dependen de ellos. Necesitaban una forma de mantener la agilidad y reaccionar con rapidez ante cualquier reto que apareciera en su camino. “Nuestro sitio web es el más visitado de Colombia,” confirmó Christian Camilo Garavito Gaviria, que lidera el equipo de interfaz visual. “Por la mañana, la gente de aquí abre dos sitios web:

LUISA FERNANDA PINTO ARCE

Jefa del equipo UX

Facebook y El Tiempo. Tenemos que cambiar con mucha velocidad porque las noticias se suceden con rapidez, y necesitamos estar preparados para cualquier cosa en todo momento”. Luisa Fernanda Pinto Arce, que lidera el equipo UX, está de acuerdo: “Si no tenemos la noticia con rapidez, supone un problema. Para nosotros, es lo más importante”. El equipo de diseño trabajaba intensamente para permanecer coordinado y avanzar con rapidez, pero es un ritmo difícil de mantener durante años. También reducía El Tiempo necesario para realizar con rapidez los cambios necesarios en el diseño, estrategia y tecnología.

CHRISTIAN CAMILO G A R AV I T O G AV I R I A

Jefe del equipo de diseño Web

¿Su objetivo? No solo necesitaban una solución para El Tiempo, sino también para las 10 publicaciones bajo el paraguas de El Tiempo.

El reto: Coordinar con mayor rapidez y eficiencia Los equipos se basaban en hojas de cálculo y el correo electrónico para coordinarse y permanecer organizados. Perseveraban, pero había un coste. 1

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“Usábamos una hoja de cálculo para el seguimiento de nuestro progreso, y nuestra jefa de proyectos era la única que podía editarla”, afirmó Luisa. “Si necesitaba cambiar las fechas, tenía que esperar a que la jefa de proyectos la cambiara en la hoja de cálculo. Era muy difícil”. “Era una pérdida de tiempo para la jefa de proyectos”, añadió Christian. “Tenía otras cosas que hacer”. Pero, los efectos más graves los padecía el equipo. “No teníamos la eficiencia suficiente, y éramos bastante lentos”, dijo Christian. “Entretanto, las prioridades diarias y nuestras tareas estaban cambiando”. Como líder del grupo, Luisa también se encontraba con frecuencia trabajando horas extra para consolidar y asignar las tareas que se acumulaban según transcurría el día.

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“[Antes de Redbooth]

tenía que esperar al final del día para volver a mi despacho y asignar todas las tareas a mi equipo. Por esta razón, salía siempre muy tarde de la oficina .

”

“Mi trabajo es ir a muchas reuniones, continuamente”, comentaba. “De este modo, lo que hacía era escribir todas las tareas en mi bloc de dibujo durante las reuniones. Entonces, tenía que esperar al final del día para volver a mi despacho y asignar todas las tareas a mi equipo. Por esta razón, salía siempre muy tarde la oficina”. Quedó muy claro para el estresado departamento de diseño que necesitaban encontrar una forma de trabajo mejor y más eficiente. “Estamos fallando en el proceso” dijo Luisa. “Pero, trabajamos en un mundo digital, y existen soluciones para todo”. Y, de este modo, comenzó la búsqueda una mejor manera de trabajar.

Encontrar e implementar una solución mejor Redbooth destacó desde el principio como una opción atractiva para el equipo. Como diseñadores, necesitaban una solución que simplificara sus vidas, pero también querían una experiencia de usuario de alta calidad. El equipo quería tener una estrategia para sus inversiones y encontrar una solución de un valor excepcional. Tras estudiar una amplia variedad de soluciones, una votación entre los líderes de 3 equipos diferentes (incluidos los equipos liderados por Luisa y Christian) permitió tomar la decisión final: elegir Redbooth. 2

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“Lo que más me gusta de Redbooth es que es muy intuitivo”, comentó Christian. “No necesitas un curso avanzado para comprenderlo. También me gusta que se asemeja a una red social, con el chat y los canales de actividad. Esto lo hace más atractivo para nosotros”. Trajeron 30 miembros a Redbooth y comenzaron la colaboración en la plataforma, observando detenidamente lo que ocurría.

Desplegar Redbooth y organizarse Luisa observó el impacto sobre su propio trabajo diario tras cambiar su adorado bloc de dibujo por la aplicación de Redbooth en su iPad.

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“Redbooth es más

rápido, en tiempo real y se pueden hacer cambios de forma inmediata. La comunicación es más rápida y mejor .

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“Podía delegar tareas inmediatamente durante las reuniones”, afirmó. “Por ejemplo, necesitaba algo que tenía que hacerse hoy, y ahora es mucho más fácil para mí para asignar las tareas ahora. Para mí, ha supuesto un cambio enorme. Ahora, con Redbooth tengo un control total de las tareas de mi equipo”. “Cada una de las 10 publicaciones con las que trabajamos — El Tiempo, Portofolio, las revistas que tenemos — tiene su propio espacio de trabajo en Redbooth”, explicó Christian. “Cada lista de tareas de un espacio de trabajo es un miniproyecto. Por ejemplo, cuando realizamos proyectos especiales como puede ser un diseño para una conferencia esponsorizada por Portofolio, hay otra lista de tareas”. La transparencia a nivel de equipo y la visibilidad también han mejorado, por lo que resulta más fácil seguir el progreso de proyectos importantes. “Redbooth es más rápido, en tiempo real, y puedes hacer cambios de forma inmediata”, afirmó Christian. “Puedo saber lo que hace mi equipo, y ellos también permanecen informados, por lo que la comunicación es mejor y más rápida”. “Ahora podemos estar al tanto de todas las tareas relacionadas que están realizando los distintos equipos en diferentes áreas”, comentó Luisa. El chat empresarial integrado hace más fácil consultar las tareas específicas y los espacios de trabajo. “Por ejemplo, mi jefe quería ver una tarea específica. Solo tengo que utilizar el chat y hacer clic una

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vez en el hashtag y el enlace se añade automáticamente a la tarea. Está muy bien”, dijo Luisa. También la organización de grandes proyectos es ahora más fácil. “Cuando nos embarcamos en un proyecto grande, como modificar el diseño de la página de inicio de El Tiempo, utilizamos tareas y subtareas para mantener todo bajo control. Cada tarea se asigna a un diseñador diferente”, comentó. “Lo hacemos con frecuencia para los proyectos grandes”.

Resultados visibles: Menos caos, Menos pérdida de tiempo, más eficiencia “Antes, resultaba muy estresante leer los 500 correos electrónicos de

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Desde la implementación de Redbooth, El Tiempo ha más que duplicado el número de usuarios de Redbooth hasta casi 70, incluyendo equipos de TI, producción y SEO.

mi carpeta de entrada”, remarcó Luisa. “Redbooth ha reducido ese número sustancialmente”. También puede procesar rápidamente los correos electrónicos que siguen llegando. “Ahora sé que la mayoría de correos electrónicos que recibo están relacionados con la organización, o son externos”, comentó. “Sé que todo lo relacionado con mi trabajo — si está en relación con el diseño — está en Redbooth”. “Como líder de equipo, solía perder mucho tiempo en la asignación de tareas y en cambiarlas, lo que obligaba a modificar los plazos”. Todo esto llevaba mucho tiempo” dijo Christian. “Y ahora ahorro tiempo y soy más productivo”. “Cuando recomiendo Redbooth a la gente, les digo que pueden ahorrar mucho tiempo. Puedes mantenerte informado de todas las tareas, y del estado de cada una de ellas”, comentó Luisa. Ella calcula que, como líder de equipo, Redbooth le ha ahorrado dos horas al día, es decir, más de 40 horas al mes. Con jornadas de trabajo de 8 horas, eso significa un ahorro total del 25% de su tiempo. Las ventajas del ahorro de tiempo se han extendido a todo el equipo y a la colaboración entre departamentos, reduciéndose las pérdidas de tiempo y esfuerzo resultantes de la falta de comunicación. “Con Redbooth, somos más eficientes. Nos comunicamos mejor”, afirmó Christian. “Uno de nuestros mayores problemas era que comenzábamos diseñando algo y, después de invertir tiempo y

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esfuerzo, TI decía que no podíamos hacer eso. Es decir, habíamos malgastado nuestro tiempo”. “Ahora podemos centrarnos en los objetivos compartidos y dejar atrás las diferencias que teníamos en el pasado. Estamos en las mismas conversaciones y en las mismas tareas. Hemos minimizado la frecuencia con que tenemos que volver y comenzar de nuevo”. “Con Redbooth”, dijo, “todos pueden estar ahí desde el minuto cero y decir, ‘Tengo ideas, hagamos esto’, por lo que ahorramos tiempo. Aumenta la transparencia y ayuda a evitar los esfuerzos repetidos”. Desde la implementación de Redbooth, El Tiempo ha más que duplicado el número de usuarios de Redbooth hasta casi 70, incluyendo equipos de TI, producción y SEO. Trabajando juntos en Redbooth, pueden mantener su nivel de competitividad y dar a los lectores de El Tiempo online un sitio web que poder disfrutar cada mañana.

Acerca de Redbooth, Inc. Redbooth es la plataforma galardonada que permite a equipos y empresas colaborar, comunicarse en tiempo real e incrementar la productividad. Redbooth es utilizado por más de 6000 empresas de todo el mundo para transformar su trabajo. Entre ellas se incluyen Al Jazeera, App Annie, Deutsche Telekom, eBay, Universidad de Harvard, Nvidia, Cruz Roja, ReMax, Spotify, Thomson Reuters, Warner Brothers y Western Digital. Fundada en Barcelona en 2008, es una empresa privada con sede en Redwood City, California, EE. UU. www.redbooth.com | 1-800-733-1190 o 1-650-241-1425

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