Bogotá, D.C. 28 de febrero de 2018
Señores: AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO Carrera 7 No. 75 – 66 Piso 2 y 3 Bogotá D.C. Asunto:
Certificación de Verificación Procesos Judiciales - Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado del 2º semestre de 2017.
La Oficina de Control Interno de RADIO TELEVISION NACIONAL DE COLOMBIA - SISTEMA DE MEDIOS PÚBLICOS RTVC, en cumplimiento de sus funciones, en virtud al Plan Anual de Auditoría y de conformidad Artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015, el Artículo 14 del Decreto 2052 de 2.014 y la Circular Externa No. 005 de Junio 24 de 2016, dentro del marco de revisión de la información de los procesos judiciales registrados en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, respecto al período comprendido entre el 1º de julio al 31 de diciembre de 2017, con base en la información obrante y allegada por Oficina Asesora Jurídica, emite la presente certificación.
1. Ingreso y retiro de Abogados y/o Jefe de Control Interno a la Entidad
% de Cumplimiento
Creación nuevos usuarios en el sistema 100% Inactivación de usuarios 75 % Argumente de ser necesario el resultado: De acuerdo al plazo de ejecución de contratos de apoderados se observa la no inactivación de un usuario en el sistema Ekogui, de forma inmediata a la terminación del contrato y consecuente representación judicial de la entidad.
2. Capacitación. Usuarios capacitados por el administrador de entidad o la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado durante la vigencia de la certificación.
No. de Usuarios Capacitados 1
Argumente de ser necesario el resultado: De acuerdo a la información suministrada por la Oficina Asesora Jurídica de RTVC,
3. Demandas o solicitudes de conciliación para la Entidad durante la vigencia de la certificación.
% de Cumplimiento
Verificar que los procesos activos que tiene a cargo la entidad están radicados en el sistema.
100%
Verificar que las solicitudes de conciliación allegadas a la entidad en el período de estudio están radicadas en el sistema.
100%
Cra 45 N° 26-33, Bogotá D.C Colombia, Sur América. Teléfonos: (57) (1) 2200700 Fax (57) (1) 2200700 www.rtvc.gov.co
Verificar que los procesos que se terminaron tienen registrado en el sistema el sentido del fallo (Favorable/Desfavorable). Verificar que las solicitudes de conciliación analizadas por la entidad tienen registrado en el sistema si procedió la conciliación o no. Verificar que los procesos registrados en el sistema tengan incorporada la provisión contable. Verificar que los procesos registrados en el sistema tengan calificación del riesgo. Verificar los casos estudiados en sede del comité de conciliación tengan sus fichas registradas en el sistema.
100% 66% 100% 97.5% 100%
"Las funciones del administrador de entidad contenidas en el Decreto 1069 de 2015 se cumplen a cabalidad" "Las funciones de los Abogados de la entidad contenidas en el Decreto 1069 de 2015, se cumplen a cabalidad permitiendo con ello cumplir con los objetivos propuestos para el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado citados en el numeral 3.2. del presente instructivo"
81% - 100%
61% - 80%
41% - 60%
21% - 40%
ENUNCIADO
0% - 20 %
Argumente de ser necesario el resultado: Se encuentran registradas en la plataforma Ekogui, las fichas de conciliación que son de carácter obligatorio por requisito de procedibilidad.
X X
Observaciones y opciones de mejora para el Sistema: Verificar la oportuna actualización e inactivación de usuarios del sistema, como quiera en relación a la contrato 039-2017, con rol de abogado, pese haber terminado plazo de ejecución en 2017, su inactivación se realizó hasta el 2018-02-16. De acuerdo a la verificación del reporte de Procesos Judiciales del Sistema Ekogui, en relación al codificado con el número 25000234100020170130300, pese a corresponder a un proceso terminado el 08/11/2017, estuvo vigente dentro del periodo de verificación, y en el sistema no figura calificación del riesgo. Verificar la adecuada actualización del reporte y actuaciones en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, toda vez que en relación a los procesos de conciliación con identificación EKOGUI No. 744751 y 1113693, una vez verificados los documentos e información obrante se encuentra que pese haberse realizado audiencia de conciliación, no tienen registrado en el sistema si procedió la conciliación o no.
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En este sentido la Oficina de Control Interno de acuerdo al precitado marco legal y a los objetivos propuestos en el numeral 3.2. para el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado citados en el instructivo del sistema único de gestión e información litigiosa del estado– “eKOGUI”, reitera proceder de manera adecuada y oportuna con ocasión a la gestión y reporte de Procesos Judiciales al Sistema Ekogui en procura de continuar con el proceso de mejoramiento continuo de la Entidad.
LUIS FRANCISCO GARCIA MARTINEZ Asesor Oficina Control Interno Proyectó: Camilo Betancourt Pulido Profesional Oficina Control Interno
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