Volumen 2 N´ umero 1 A˜ no 1

´ Numerica Apuntes Notas – Consejos de Programaci´ on – Cr´ıticas Notes – Programming Tips – Reviews

Febrero 2016

´ Numerica Apuntes

Volumen 2 * N´ umero 1 * A˜ no 1 Publicaci´on multidisciplinaria mensual de notas descriptivas y/o t´ecnicas, consejos de programaci´on y rese˜ nas cr´ıticas. Editada y distribuida a trav´es de medios electr´onicos. Las ideas y opiniones de esta publicaci´on son responsabilidad de sus autores.

Editor – director: Pa´ ul Medina Editor adjunto: Lilia Quituisaca-Samaniego

Dise˜ no editorial y web: Num´erica II+D Quito – Ecuador Febrero 2016

Num´ erica Apuntes de Num´ erica II+D est´a bajo la licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercialCompartirIgual 4.0 Internacional License (CC: BY–NC–SA). Legal: N´ umero de reserva de derechos al uso exclusivo del t´ıtulo y e-ISSN (en tr´amite).

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Gestión documental

Organización, seguimiento y actualización L ILIA Q UITUISACA -S AMANIEGO† †

Gerencia de Innovación y Desarrollo, Numérica II+D, Quito, Ecuador, EC 170140 [email protected]; [email protected]

Resumen La gestión documental se define como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de una institución, lo que permite la recuperación, el tiempo de permanencia, la eliminación o conservación definitiva de los mismos. Si bien es cierto, el proceso anteriormente se consideraba de dominio administrativo, actualmente, se puede hacer uso de herramientas informáticas de mayor complejidad y sofisticación que servirán de apoyo en la actividad administrativa.

Palabras clave: gestión documental, flujo de documentos, repositorio documental. Código UNESCO: 570106 Introduccción

La gestión documental se ha convertido en una necesidad organizacional para solucionar un problema generalizado en las instituciones, pues la falta de una gestión documental adecuada ha llegado a causar la pérdida y dificultad en la búsqueda de información, retrasos y/o falta de continuidad en los procesos, duplicaciones, gastos de fotocopias entre otros [1].

información [2].

La mayoría de instituciones/empresas necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. Por otro lado, la importancia de los documentos o el volumen de información son motivos que generan la búsqueda de soluciones que ofrezcan ventajas en archivo y almacenamiento de la

Todos los documentos generados por los funcionarios de una institución, deben:

Protege intereses colectivos y derechos de autor.

Estandarizar estructuralmente la documentación.

Accesibilidad eficiente a la información.

Garantizar el control sistemático de las modificaciones, revisiones, aprobaciones; y del

Reutilización de la información.

Luego de la identificación de los tipos de documentos y los elementos que los conforman, la generación de una política de gestión documental permite mantener un repositorio documental, con ciertas características de clasificación, conservación, acceso de los documentos y manejo de información actualizada [3].

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retiro y circulación de documentos. Controlar y compilar registros del sistema de gestión de calidad. Algunas ventajas ofrece el manejo de una adecuada gestión documental, entre ellas: Facilita el funcionamiento (operatividad y continuidad).

Transparenta los procesos.

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Procedimiento

Para registrar la documentación, existen diferentes formas, aquí se expone un flujograma generalizado que puede ser adoptado: Codificación del organigrama funcional: Codificación para cada dependencia quedaría formada por sus siglas originales (adaptada a la organiza-

subcarpetas de acuerdo al tema.

ción). Directorio de navegación: Creación de carpetas prioritarias para el monitoreo de cada una de las dependencias. etivos. Oganización jerárquica: Profundidad en la creación de

Codificación del nombre del archivo (electrónico): Considerando la forma de registrar la documentación detallada en esta propuesta, los nombres de los archivos deben tener un formato definido.

Conclusiones y recomendaciones

– La definición de estándares básicos deben ser aplicables en los procesos que involucren información digital, tanto en la generación de nuevos productos, como en la actualización y/o modificación.

– El uso de una estructura organizada, permitirá tener una mejor visibilidad y acceso a los documentos, lo que implicaría reportar un real avance del cronograma establecido por producto.

– El uso de una estructura generalizada permite la conformación de un repositorio documental que puede ser consumido o explotado de manera dinámica.

Referencias [1] S. A RTILES -V ISBAL, La gestión documental, de información y el conocimiento en la empresa: El caso de Cuba, ACIMED, 19 (2009). [2] R. P LAZ -L ANDAETA, Gestión del conocimiento: una visión integradora del aprendizaje organizacional, Tribuna de debate, 18 (2003). [3] M. R UIZ -G ONZÁLEZ, La Gestión Documental y su Impacto en el Sector Empresarial Cubano, GECONTEC, 1 (2014).

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Zona de código

Lenguaje de programación R – Generalidades L ILIA Q UITUISACA -S AMANIEGO† †

Gerencia de Innovación y Desarrollo, Numérica II+D, Quito, Ecuador, EC 170140 [email protected]; [email protected]

R - obtención e instalación El software se obtiene de http://cran.es.r-project.org/bin y está disponible para los sistemas operativos: Windows: http://cran.es.r-project.org/bin/windows/base GNU/Linux: • Obtener el R-x.y.z.tar.gz y compilar desde las fuentes. También bajar los paquetes adicionales y instalarlos. • Obtener binarios (ej.: *.deb para Debian, *.rpm para RedHat, SuSE, Mandrake). Mac OS X: http://cran.es.r-project.org/bin/macosx/

R - obtención de paquetes y ayuda

Paquetes: Los paquetes de R constan de un sistema base (ej.: ctest) y de paquetes adicionales (usingR, foreingn, survival, nlme, etc.) que extienden su funcionalidad: http://cran.es.r-project.org/src/contrib/ PACKAGES.html Ayuda sobre R • FAQ: http://cran.es.r-project.org/faqs.html • Rtips: http://pj.freefaculty.org/R/Rtips.html • R Help Center: http://www.stat.ucl.ac.be/ISdidactique/Rhelp/ • R Help: http://cran.es.r-project.org/search.html

R - Tipos de datos En R hay 5 tipos de datos básicos: Numéricos: 3, −4, 0,45 Para saber si un dato es numérico: is.numeric(dato) Lógicos: True, False Para saber si un dato es lógico: is.logical(dato) Caracteres: ‘a’, ‘c’, ‘g’, ‘t’ Para saber si un dato es caracter: is.character(dato)

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´ Numerica Apuntes Cadenas: “atgctagatcgc” Complejos: 2i, −5i

R - expresiones y operaciones básicas

El número e >exp(1) [1] 2.718282 El número e3 >exp(3) [1] 20.08554 √ La raíz cuadrada de 2 ( 2) >sqrt(2) [1] 1.414214 Valor absoluto de un número >abs(-2.76) [1] 2.76 Operaciones básicas (+, ∗, /) >2+5 [1] 7 >2*5 [1] 10 >5/2 [1] 2.5 División entera (se devuelve la parte entera) >5%/%2 [1] 2 Módulo (resto de dividir un número por otro) >5%/%2 [1] 1 Potenciación >5^2 [1] 25 Potenciación a exponente real >5^2.3 [1] 40.51641

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R - procedencia de operadores

1. Potencia 2. Producto, división, división entera y módulo 3. Suma y diferencia 4. Mayor, mayor o igual, menor, menor o igual, igual y distinto que. 5. AND, OR 6. NOT 7. Asignación

R - objetos, funciones y variables

R es orientado a objetos: es un lenguaje que emplea funciones que operan sobre objetos para generar otros objetos. El tipo de dato en que se basa R es el objeto vector. El objeto vector solo contiene objetos de un mismo tipo. Los argumentos de una función siempre deben incluirse entre paréntesis, y si se desea ejecutar una función sin argumentos, los paréntesis siguen siendo obligatorios, por eso siempre que nos refiramos a una función la nombraremos con los paréntesis. q() c(1,2,3,4,5) seq(1,10) seq(1,10, 3) Una variable tiene un nombre que la identifica en el código fuente y un contenido (dato) que puede variar. La asignación de variables es una instrucción que permite definir el nombre de una variable y asociarle un contenido. Ejemplo: a