UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
NP-107-UPCH
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
V.01.01 / 22.08.2018 UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboración y fecha:
Revisión y fecha:
Aprobación y fecha:
Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad
Rectorado
Consejo Universitario
07 de octubre de 2011
01 de junio de 2016
15 de junio de 2016 RESOR-SEGEN-UPCH-2016-CU-0369
Unidad de Gestión de la Calidad
Dirección Universitaria de Planificación y Desarrollo
Consejo Universitario
01 de agosto de 2018
17 de agosto de 2018
22 de agosto de 2018 RESOR-SEGEN-UPCH-2018-CU-0553
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
I. II. III. IV.
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OBJETIVO ........................................................................................................................................................... 4 BASE LEGAL ....................................................................................................................................................... 4 ALCANCE............................................................................................................................................................ 4 RESPONSABILIDADES......................................................................................................................................... 4 4.1. Unidad de Gestión de la Calidad ................................................................................................................. 4 4.2. Rectorado, Vicerrectorado Académico, Vicerrectorado de Investigación, Dirección General de Administración, Direcciones Universitarias, Facultades, Unidades Integradas de Gestión de la Calidad y Gestión de Egresados, Institutos, Centros, y Departamentos de la UPCH ................................................. 4 4.3. Secretaría General (SEGEN) ....................................................................................................................... 4 4.4. Oficina Universitaria de Tecnologías de la Información (OUTI) ........................................................................ 5 V. DEFINICIONES .................................................................................................................................................... 5 5.1. Archivo documentario virtual....................................................................................................................... 5 5.2. Cambio de versión de origen ........................................................................................................................ 5 5.3. Documento.................................................................................................................................................... 5 5.4. Documento de origen externo....................................................................................................................... 6 5.5. Documento de origen interno ....................................................................................................................... 6 5.6. Modificación Integral ................................................................................................................................... 6 5.7. Versión ......................................................................................................................................................... 6 VI. CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................. 6 6.1. Elaboración, Revisión y Aprobación:.......................................................................................................... 6 6.2. Control de Documentos Obsoletos: .............................................................................................................. 7 6.3. Distribución Documentos:............................................................................................................................ 7 6.4. Estructura de la Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad: ......................................... 7 6.5. Estructura, Presentación y Elaboración del Documento ............................................................................. 7 6.6. Portada ......................................................................................................................................................... 8 8 6.7. Encabezado .................................................................................................................................................. 9 6.8. Tabla de Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA) ................................................................................ 9 Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 10 6.9. Página de Índice ......................................................................................................................................... 10 6.10. Codificación de Identificación de los Documentos ..................................................................................... 10 Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 10 6.10.1. Nivel 1: .................................................................................................................................................... 11 6.11. Codificación de Versión de los Documentos .............................................................................................. 12 Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 12 6.12. Control, Archivo y Acceso Al Documento Original.................................................................................... 13 6.13. Comunicación y Difusión: .......................................................................................................................... 13 6.14. Cambios a los Documentos: ....................................................................................................................... 14 6.15. Comunicación de los Documentos Modificados ......................................................................................... 14 6.16. Disposiciones Transitorias ......................................................................................................................... 14 ANEXOS ..................................................................................................................................................................... 15 Anexo 1 - Tabla Código Tipo Documento ............................................................................................................ 15 Anexo 2 – Tabla De Instancias Nivel 1 ...................................................................................................................... 16 Anexo 3 - Tabla de Instancias Nivel 2 ....................................................................................................................... 17 Anexo N° 4 – Tabla de Responsabilidad para Elaboración/Actualización, Revisión y Aprobación de los Documentos de Origen Interno....................................................................................................................... 20 Anexo 5 - Tabla Maestra de Documentos ................................................................................................................. 21 Anexo 6 – Flujograma del Trámite Documentario .................................................................................................... 22
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Índice de Ilustraciones
Ilustración 1: Pirámide Documentaria de la UPCH ........................................................................................... 7 Ilustración 2: Portada de Documento Normativo ............................................................................................... 8 Ilustración 3: Encabezado .................................................................................................................................. 9 Ilustración 4: Tabla De Elaboración, Revisión y Aprobación (Tera) ............................................................... 10 Ilustración 5: Codificación de Identificación de los Documentos .................................................................... 10 Ilustración 6: Versión de Documentos ............................................................................................................. 12
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I.
II.
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OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos para una gestión efectiva de documentos internos y externos que integran el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la UPCH, con el fin de brindar un mejor servicio y una mayor satisfacción a los principales grupos de interés de la Universidad Peruana Cayetano Heredia (UPCH). BASE LEGAL 2.1. Ley Universitaria (Ley No. 30220) en cuyo artículo 4° otorga a las universidades el derecho a aprobar su propio Estatuto y a organizar su sistema académico, económico y administrativo. (artículo 3° del Estatuto de la UPCH). 2.2. Estatuto de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, aprobada su última modificación en Asamblea Universitaria el 12 de abril de 2017 con RESOR-SEGENUPCH-2017-AU-0006 2.3. Reglamento General de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, aprobada su última modificación en Consejo Universitario el 24 de mayo de 2017 con RESOR-SEGENUPCH-2017-CU-0324.
III.
IV.
ALCANCE La presente norma es aplicable a los documentos generados en las diversas instancias de la estructura organizativa de la UPCH que integran el Sistema de Aseguramiento de la Calidad, SAC, incluyendo estatutos, reglamentos, manuales, actas de la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario, Consejos Integrados de Facultades y otros, según lo dispuesto por las autoridades correspondientes. Se aplica también a los documentos externos de interés para el funcionamiento o la gestión institucional. RESPONSABILIDADES 4.1. Unidad de Gestión de la Calidad Es responsable de velar por el cumplimiento de la presente norma, con la finalidad de optimizar el sistema de gestión documentaria de la UPCH, además se asegura de la correcta codificación de los documentos normativos de la Universidad. 4.2. Rectorado, Vicerrectorado Académico, Vicerrectorado de Investigación, Dirección General de Administración, Direcciones Universitarias, Facultades, Unidades Integradas de Gestión de la Calidad y Gestión de Egresados, Institutos, Centros, y Departamentos de la UPCH Son los responsables de elaborar, revisar y actualizar los documentos de sus respectivas dependencias, con el fin de mantener la vigencia de los mismos y asegurar la correcta aplicación de los requerimientos de la presente norma. 4.3. Secretaría General (SEGEN) Es responsable de controlar que los documentos relacionados con el SAC se encuentren vigentes y disponibles para las diferentes instancias de la estructura organizativa de la universidad, Además se encarga de administrar el archivo electrónico (virtual) y el archivo físico de la documentación institucional. Contando para esto con el soporte técnico de la Oficina Universitaria de Tecnologías de la Información y demás unidades pertinentes
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4.4. Oficina Universitaria de Tecnologías de la Información (OUTI) Brinda el soporte técnico necesario para que la Secretaría General pueda llevar a cabo las funciones que la presente norma le asigna. V.
DEFINICIONES 5.1. Archivo documentario virtual Corresponde al ambiente virtual donde se deposita el conjunto de documentos internos y externos de interés institucional. Contiene las versiones vigentes y las anteriores de los documentos. Es administrado por la Secretaría General, quien además es responsable de brindar acceso a los usuarios según corresponda. 5.2. Cambio de versión de origen Está determinado por la magnitud del ajuste a realizar. Cuando se considere que la modificación no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento como: imagen institucional, errores de ortografía, cambio en herramientas de seguimiento y/o medición, inclusión de requisitos legales, documentos asociados o requisitos de las normas, no se cambia la versión y surte todos los pasos para formalizar el documento 5.3. Documento Información y su medio de soporte que brinda elementos de la organización, fines y objetivos de la UPCH, planes, directivas, normas, registros, especificaciones, procedimientos o reportes y pueden ser: 5.3.1. Directiva: Lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para detallar acciones derivadas de una o varias normas de mayor jerarquía. 5.3.2. Documento de Gestión Institucional: Documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza una organización y orienta el esfuerzo institucional para el logro de su misión, visión y objetivos. 5.3.3. Estatuto: Reglamento supremo que regula el funcionamiento de la UPCH. 5.3.4. Formato: documento diseñado para consignar datos sobre una actividad, procedimiento o proceso. 5.3.5. Instructivo: documento breve que describe como se deben realizar las diferentes actividades en un puesto de trabajo específico o para una actividad específica. 5.3.6. Manual: documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemática, las atribuciones, funciones, procedimientos y actividades, en concordancia con los objetivos y políticas de la UPCH. 5.3.7. Manual de Calidad: documento que describe el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la UPCH. 5.3.8. Norma: documento que explica las regla o reglas que se deben seguir para el correcto cumplimiento de determinadas actividades académicas, administrativas o académico-administrativas. 5.3.9. Política: Conjunto de principios generales o directrices expresadas y aceptadas por la UPCH, de cumplimiento obligatorio para la toma de decisiones, a nivel
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institucional. 5.3.10. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 5.3.11. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas; por ejemplo, registros de grados y títulos, de notas, de distribución de documentos y otros. 5.3.12. Reglamento: Conjunto ordenado de reglas o preceptos de carácter general dictado por la Asamblea Universitaria y de cumplimiento obligatorio. 5.4. Documento de origen externo Medio que contiene información generada externamente a la UPCH, normas legales emanadas del Estado u otras entidades del sector, y que se utiliza como apoyo o referencia a las actividades internas con el fin de lograr una adecuada gestión de los procesos de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. 5.5. Documento de origen interno Aquel documento que ha sido elaborado en el desarrollo de actividades propias dentro de la organización y que integra el SAC de la UPCH. Se consideran documentos internos institucionales y documentos internos de cada dependencia. 5.6. Modificación Integral Cambio completo del documento. Los cambios que se originen de una versión a otra deben ser integrales o de fondo, más no de forma y es competencia del responsable del Sistema de Aseguramiento de la Calidad o quien haga sus veces, determinarlo. 5.7. Versión Codificación alfanumérica correspondiente a la cantidad de veces que se ha actualizado y modificado sustancialmente el documento. VI.
CONTROL DE DOCUMENTOS 6.1. Elaboración, Revisión y Aprobación: Para la elaboración de los documentos de origen interno - tales como políticas, reglamentos, manuales, normas, procedimientos, actas y otros - las unidades organizacionales deben asegurarse que sean preparados por el personal de las dependencias involucradas. En caso se trate de un documento que requiere aprobación por una instancia de nivel superior, este debe llevar la marca de agua con el texto “DOCUMENTO PROPUESTA” mientras sea discutido en su respectiva instancia. Al ser elevado para aprobación, se le debe colocar la marca de agua con el texto “DOCUMENTO PARA APROBACIÓN” y remitir para aprobación a la instancia que corresponda. Para el caso de documentos que requieren la aprobación del Consejo Universitario o la Asamblea Universitaria, deberán ser enviados a la Secretaría General. Aprobado el documento por la instancia superior, se procede a retirar el sello de agua y a consignar en la carátula la fecha de aprobación y el número de acuerdo o resolución correspondientes. Para una mejor comprensión revisar los procedimientos para la elaboración, actualización,
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y control de documentos en la sección de anexos (Anexo 6).
6.2. Control de Documentos Obsoletos: La Unidad de Gestión de la calidad elabora y mantiene un listado maestro de documentos internos y externos. El listado registra el nombre del documento, código, revisión, lugar de archivo, medio de soporte. Los documentos que cambian de versión y se convierten en obsoletos, serán retirados a fin de evitar el uso de versiones obsoletas. Para fines de control interno en las áreas encargadas, se guardará una versión digital con el control de los cambios realizados en el documento original con marca de texto de color azul.
6.3. Distribución Documentos: Los documentos del SAC son de acceso público y se encuentran disponibles en la página web de la Secretaría General, para evitar la manipulación los documentos se presentan en formato PDF, es responsabilidad de la Secretaría General mantenerlos actualizados y en la versión vigente. 6.4. Estructura de la Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad: La estructura documental del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Universidad Peruana Cayetano Heredia está definida por la siguiente pirámide documentaria. Ilustración 1: Pirámide Documentaria de la UPCH
Fuente y Elaboración: DUPDE
6.5. Estructura, Presentación y Elaboración del Documento En cuanto a su forma, todos los documentos tendrán las siguientes características:
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Los documentos deben presentarse utilizando tamaño de hoja A-4, con margen superior: 3 cm, margen inferior: 2 cm, margen lateral izquierdo: 2.5 cm, margen lateral derecho: 1.5 cm, y en caso que el documento lo requiera utilizar margen de encuadernación a criterio. El tipo de fuente utilizado será Times New Roman, tamaño 12 puntos con un interlineado sencillo, alineación justificada y color negro.
6.6. Portada Todo documento normativo de origen interno debe estar precedido por una carátula, con el siguiente contenido:
1.
En la parte centro superior el encabezado de página.
2.
En el centro el Escudo de la UPCH en marca de agua y color blanco y negro positivo, tamaño 8cm de alto y ancho proporcional al alto y el título correspondiente con tipo de fuente Times New Roman, tamaño 24 puntos con un interlineado 1.5 líneas, en negrita y en mayúsculas.
3.
En la parte inferior central a una distancia de 6cm del borde la hoja, ubicar la Tabla de Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA). Ilustración 2: Portada de Documento Normativo
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Fuente y Elaboración: DUPDE
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6.7. Encabezado El modelo de encabezado se aplica a los documentos generados en las diversas instancias de la estructura organizativa de la universidad, tales como manuales, normas, políticas, planes, procedimientos, instructivos, formatos entre otros. El encabezado de página estará formado por una tabla de tres (3) columnas de ancho fijo, el tipo de fuente utilizado para el contenido será Times New Roman, tamaño 8 puntos en mayúsculas. 1. A la izquierda (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna debe contener el logo de la UPCH a blanco y negro positivo, centrado horizontalmente y verticalmente en la celda. 2. Al centro (Ancho: 6.5cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá la Unidad de Gestión que genera el documento interno, la segunda el texto “SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD”, y la tercera el título del documento. 3. A la derecha (Ancho: 4.5cm x Alto a la proporción del contenido), La columna se dividirá en cuatro (4) filas, la primera contendrá el código de identificación del documento; la segunda, la versión del documento y seguida de una barra diagonal (/) la fecha de aprobación (dd-mm-aaaa); la tercera, la unidad responsable de la elaboración del documento y la cuarta, el número de página actual y número total de páginas que integran el documento con formato página X de Y páginas. Ilustración 3: Encabezado UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
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6.8. Tabla de Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA) Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas e instancias que elaboran, revisan y aprueban los documentos. La TERA debe aparecer únicamente en la portada y estará formado por una tabla de tres (3) columnas de ancho fijo, el tipo de fuente utilizado para el contenido será Times New Roman, tamaño 8 puntos y contiene además los siguientes aspectos: 1.
A la izquierda (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto: “Elaboración y Fecha”; la segunda, el nivel organizativo que elabora el documento y la tercera, la fecha de elaboración.
2.
Al centro (Ancho: 6cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna
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se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto: “Revisión y Fecha”; la segunda el órgano revisor y la tercera, la fecha de revisión del documento. 3.
A la derecha (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto “Aprobación y Fecha”; la segunda, el órgano que aprueba el documento y la tercera la fecha de aprobación (dd-mm-aaaa) y el código del documento o número de resolución de aprobación.
Ilustración 4: Tabla De Elaboración, Revisión y Aprobación (Tera) Elaboración y fecha:
Revisión y fecha:
Aprobación y fecha:
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07 de octubre de 2011
10 de octubre de 2011
15 de octubre de 2011 RESOR-SEGEN-UPCH-2015-CU-0421
Fuente y Elaboración: DUPDE
6.9. Página de Índice Para organizar el documento y permitir una navegación sencilla por ella, debe contener un índice, en la segunda página luego de la portada, enumerando los términos y los temas que se tratan en el documento, así como las páginas en las que aparecen. 6.10. Codificación de Identificación de los Documentos Según lo descrito para el encabezado de página se ha establecido la asignación de un código a los documentos para su identificación y control, esta codificación se hará mediante la combinación de caracteres alfanuméricos en mayúsculas, tomando como referencia el tipo y descripción del documento, nivel organizativo que elabora e instancia de aplicación. Ilustración 5: Codificación de Identificación de los Documentos
Fuente y Elaboración: DUPDE
Los documentos cuyo ámbito de aplicación y alcance sean institucional y a su vez requieran aprobación en el Consejo Universitario deberán codificarse siguiendo el patrón del Nivel 1, los documentos cuyo ámbito de aplicación pertenecen a una área específica de la institución se debe seguir el patrón del Nivel 2.
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6.10.1. Nivel 1: La codificación es alfanumérica y dividida en tres (3) grupos: X1-X2-X3 X1
X2
X3 Código del ámbito de aplicación (c) Código del nombre del documento (b) Código del tipo documento (a)
Descripción de los campos: a) Código del tipo documento: Campo alfabético de dos (2) caracteres que corresponde a la identificación del tipo de documento. Ver Anexo 1: Tabla Código Tipo Documento. Ejemplo: ES-X2-X3 b) Código del nombre del documento: Campo numérico de tres (3) dígitos que identifica el nombre del documento y/o proceso al cual hace referencia el documento. Ver Anexo 2: Tabla Código Nombre Documento. Ejemplo: X1-100-X3 c)
Código del ámbito de aplicación: Campo alfabético que identifica el ámbito donde se aplica dicho documento. Ver Anexo 3: Tabla de Instancia Nivel 1. Ejemplo: X1-X2-UPCH El enunciado del documento será el siguiente: Código del tipo de documento, seguido del código del nombre del documento y el código de la instancia de aplicación, separados por guiones (-).
6.10.2. Nivel 2: La codificación es alfanumérica y dividida en cuatro (4) grupos: X1-X2-X3-X4 X1
X2
X3
X4 Código la instancia que pertenece (d) Código del ámbito de aplicación (c) Código del nombre del documento (b) Código del tipo documento (a)
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Descripción de los campos: a) Código del tipo documento: Campo alfabético de dos (2) caracteres que identifica el tipo de documento. Ver Anexo 1: Tabla Código Tipo Documento. Ejemplo: MA-X2-X3-X4 b) Código del nombre del documento (proceso): Campo numérico de tres (3) dígitos que identifica el nombre del documento y/o proceso al cual hace referencia el documento. Ver Anexo 2: Tabla Código Nombre Documento. Ejemplo: X1-101-X3-X4 c) Código del ámbito de aplicación: Campo alfabético que identifica el ámbito donde se aplica dicho documento. Ver Anexo 4: Tabla de Instancia Nivel 2. Ejemplo: X1-X2-DAENA-X4 d) Código de la instancia que pertenece: Campo alfabético que identifica la instancia que pertenece el documento. Ver Anexo 3: Tabla de Instancia Nivel 1. Ejemplo: X1-X2-X3-FAEST La codificación de los documentos será asignada únicamente por el Administrador del “Listado Maestro de Documentos” del Sistema de Gestión de Calidad, teniendo en cuenta los códigos ya existentes en los anexos. 6.11. Codificación de Versión de los Documentos La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión, primera aprobación final y cambios, deberá identificarse por medio de una codificación alfanumérica de versión. La codificación de la versión del documento inicia con un identificador literal de versión “V”, con letra en mayúscula; y seguido de un punto (.) el identificador numérico de la versión de origen que comenzará en la versión 01 e irá incrementándose en uno a medida que sufra cambios integrales, mas no de forma; y separado de un punto (.) el identificador numérico de la modificación de la versión de origen y debe iniciar en 00 e incrementándose en uno a medida de esta variación. Ilustración 6: Versión de Documentos
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La versión de los documentos tendrá la siguiente codificación alfanumérica: V.01.00
V
01
00 Identificador numérico de la modificación de la misma versión Identificador numérico de la versión de origen.
Identificador literal de “versión” Ejemplo: V.00.00: versión. V.01.00: cambio de versión. V.00.01: modificación de la misma versión. Al concluirse la elaboración de todo documento y previo a su aprobación, este debe ser socializado con los involucrados en los casos que corresponda, con el fin de asegurar su contenido, consistencia y pertinencia y, de ser necesario, realizar los ajustes que se requiera. Antes de ser emitido, el documento debe ser revisado y luego aprobado por las instancias superiores que correspondan según la Tabla de Responsabilidad de Elaboración, Revisión y Aprobación. (Anexo N° 5). La instancia que lo solicita deberá enviar el archivo en formato editable por la Secretaría General. En base al Anexo N°4, la Secretaría General, en coordinación con la Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad, debe elaborar y administrar la Tabla Maestra de Documentos del SAC de la UPCH (Anexo N° 6). 6.12. Control, Archivo y Acceso Al Documento Original Una vez autorizado el documento, la Secretaría General es responsable del archivo de los documentos internos aprobados. Para ello, conserva el documento aprobado en formato electrónico en el archivo virtual de la UPCH y también una copia del documento en formato impreso en el archivo físico de la Secretaría General. La Secretaría General debe incluir el documento en la Matriz de Control de Documentos del SAC de la UPCH (Anexo N°4) en la columna de Documentos Internos, incluyendo el nombre, nivel al cual corresponde y fecha de edición o revisión de dicho documento. 6.13. Comunicación y Difusión: La Secretaría General se encarga de autorizar los permisos para el acceso de las instancias y usuarios que corresponda a los documentos listados en la Tabla Maestra de Documentos del SAC de la UPCH (Anexo N°6), para lo cual solicita y coordina con la OUTI la gestión de los accesos a los documentos originales mediante enlaces virtuales. La OUTI debe asegurar que se incluya la fecha de impresión en los documentos que
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sean impresos a partir de los enlaces virtuales; esto permite al usuario verificar si la versión impresa con la que cuenta es la vigente, al contrastarla contra la versión virtual. La comunicación de los documentos aprobados a las distintas instancias de la UPCH se puede realizar por vía digital (como enlace virtual) o física (impresa), de preferencia la primera. La distribución vía enlace virtual brinda acceso a un archivo que no permite modificaciones. La Secretaría General es también responsable de comunicar a las instancias organizativas que corresponda la inclusión de cualquier documento al SAC, mediante el envío del enlace electrónico correspondiente. 6.14. Cambios a los Documentos: Cuando la versión vigente de algún documento requiera ser modificada en su contenido o adecuada a nuevas disposiciones reglamentarias, la revisión y aprobación de la nueva versión es realizada por las instancias señaladas en la Tabla de Responsabilidad de Elaboración/Actualización, Revisión y Aprobación de los documentos de origen interno (Anexo N°5). La Secretaría General debe verificar que la nueva versión del documento cuente con el número correlativo de versión. Así mismo debe agregarse en la portada, debajo de la tabla TERA las filas y columnas a fin de registrar las modificaciones correspondientes en relación a la Elaboración y fecha, Revisión y fecha y Aprobación y fecha, según modelo siguiente: Ejemplo: Modificaciones Secretaría General
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10 de mayo de 2012
09 de junio de 2012
17 de julio de 2012
6.15. Comunicación de los Documentos Modificados La comunicación del documento modificado es realizada siguiendo los lineamientos de la sección 5.3, siendo la Secretaría General la encargada de asegurar la distribución vía enlace electrónico. La instancia organizativa correspondiente es responsable de definir si se requiere o no una reunión de difusión o si sólo se notifica sobre el cambio a las áreas involucradas por escrito (vía virtual, de preferencia), indicando también el motivo del cambio, si fuera pertinente. La instancia correspondiente conserva el documento original obsoleto. 6.16. Disposiciones Transitorias Primero. Todo documento que se genere a partir de la aprobación de la presente norma deberá ceñirse a las disposiciones de la misma. Segundo. Todo documento vigente y aprobado con anterioridad a la presente norma deberá ser adecuado a la presente norma en su formato por las instancias que correspondan en un plazo máximo de 6 meses.
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ANEXOS Anexo 1 - Tabla Código Tipo Documento
CÓDIGO TIPO DOCUMENTO
DESCRIPCIÓN TIPO DOCUMENTO
CR
CRONOGRAMA
DI
DIRECTIVA
ES
ESTATUTO
FO
FORMATO
IN
INSTRUCTIVO
MA
MANUAL
NO
NORMA
NP
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PL
PLAN
PO
POLÍTICA
PR
PROCEDIMIENTO
PA
PROGRAMA ACADÉMICO
PT
PROTOCOLO
RE
REGLAMENTO
TA
TARIFARIO
Fuente y Elaboración: DUPDE
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Anexo 2 – Tabla De Instancias Nivel 1 INSTANCIA NIVEL 1 UNIVERSIDAD PERUANA CAYETANO HEREDIA
CODIGO UPCH
RECTORADO
REC
SECRETARIA GENERAL
SEGEN
DEFENSORÍA UNIVERSITARIA
DEFU
OFICINA TÉCNICA DE AUDITORÍA. Y CONTROL INTERNO.
OTACI
OFICINA TÉCNICA DE ASESORÍA LEGAL
LEGAL
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
DUPDE
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES E INTERNACIONALIZACIÓN
DURIN
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE RESPONSABILIDAD Y VINCULACIÓN SOCIAL
DURVIS
OFICINA UNIVERSITARIA. DE IMAGEN Y COMUNICACIÓNES
OUIC
OFICINA UNIVERSITARIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
OUTI
VICERRECTORADO ACADÉMICO
VRAC
VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN
VRIN
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
DGA
FACULTADES DE MEDICINA – DE ESTOMATOLOGÍA Y DE ENFERMERÍA
FAMEE
FACULTAD DE MEDICINA
FAMED
FACULTAD DE ESTOMATOLOGIA
FAEST
FACULTAD DE ENFERMERÍA
FAENF
FACULTADES DE CIENCIAS Y FILOSOFÍA Y DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA
FACIE - FAVEZ
FACULTAD DE CIENCIAS Y FILOSOSOFÍA
FACIE
FACULTAD DE VETERIANARIA Y ZOOTECNIA
FAVEZ
FACULTADES DE EDUCACIÓN, DE SALUD PÚBLICA Y ADMINISTRACIÓN Y DE PSICOLOGÍA
FAEDU- FASPA- FAPSI
FACULTAD DE EDUCACIÓN
FAEDU
FACULTAD DE SALUD PÚBLICA
FASPA
FACULTAD DE PSICOLOGÍA
FAPSI
ESCUELA DE POSGRADO VICTOR ALZAMORA CASTRO
EPGVAC
UNIDAD DE FORMACIÓN BÁSICA INTEGRAL
UFBI
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE GESTIÓN DE LA DOCENCIA
DUGED
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PERSONAL DOCENTE
DUPD
OFICINA DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO ACADÉMICO
OAMRA
OFICINA UNIVERSITARIA DE BIBLIOTECA
OUBI
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
DUICT
CENTRO DE INNOVACIÓN Y EMPRENDIMIENTO
CINEM
OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
OUBU
FONDO EDITORIAL CAYETANO HEREDIA
FECH
Fuente y Elaboración: DUPDE
UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
NP-107-UPCH
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
V.01.01 / 22.08.2018 UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
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Anexo 3 - Tabla de Instancias Nivel 2 INSTANCIA DONDE PERTENECE
NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA
CODIGO
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD
DCONTA
DGA
DIVISIÓN DE FINANZAS
DFINAN
DGA
DIVISIÓN DE LOGISTICA
DLOGI
DGA
DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DRRHH
DGA
DIVISION DE SERVICIOS GENERALES
DSERGE
DGA
DIVISION DE TESORERIA
DTESO
DGA
OFICINA DE PROYECTOS
OPROY
DGA
OFICINA DE ASESORIA LEGAL
ASLE
DGA
OFICINA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
OSST
DGA
SECRETARÍA ACADÉMICA
SAC
FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
ADM
FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO
UIBDREHU
FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y RESPONSABILIDAD SOCIAL
UIRSRIN
FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS
UIGCGE
FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE UNIDAD DE SIMULACIÓN
UISIM
FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA
UIICyT
FAMEE
UNIDAD DE EDUCACIÓN MÉDICA
UEM
FAMED
UNIDAD SALUD COMUNITARIA
USCAP
FAMED
UNIDAD MEDICINA OCUPACIONAL
UMO
FAMED
UNIDAD EPIDEMIOLOGÍA CLÍNICA
UEC
FAMED
UNIDAD COORDINACIÓN DOCENTE HNAL
UCDHNAL
FAMED
UNIDAD COORDINACIÓN DOCENTE HNCH
UCDHNCH
FAMED
ESCUELA PROFESIONAL DE TECNOLOGÍA MÉDICA
EPTECMED
FAMED
ESCUELA PROFESIONAL DE MEDICINA
EPMED
FAMED
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN
UPES
FAMED
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS PRECLINICAS Y DE APOYO
DACPCYA
FAMED
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLÍNICAS MÉDICAS
DACM
FAMED
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLINICAS QUIRÚRGICAS
DACQ
FAMED
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TECNOLOGÍA MÉDICA
DATM
FAMED
UNIDAD SERVICIO CLÍNICA ODONTOLÓGICA
USCO
FAEST
ESCUELA PROFESIONAL DE ESTOMATOLOGÍA
EPEST
FAEST
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN
UPES
FAEST
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLÍNICA ESTOMATOLÓGICA
DACE
FAEST
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE MEDICINA Y CIRUGIA BUCOMAXILOFACIAL
DAMCIBUM
FAEST
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ODONTOLOGÍA SOCIAL
DAOS
FAEST
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ESTOMATOLOGÍA DEL NIÑO Y EL ADOLESCENTE
DAENA
FAEST
ESCUELA PROFESIONAL DE ENFERMERIA
EPENF
FAENF
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN
UPES
FAENF
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ENFERMERIA
DFAEN
FAENF
UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
NP-107-UPCH
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
V.01.01 / 22.08.2018 UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
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INSTANCIA DONDE PERTENECE
NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA
CÓDIGO
SECRETARÍA ACADÉMICA
SAC
FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
ADM
FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO
UIBDREHU
FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y RESPONSABILIDAD SOCIAL
UIRSRIN
FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS
UIGCGE
FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA
UIICyT
FACIEN - FAVEZ
LABORATORIOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
LID
UNIDAD TUTORÍA Y FORMACIÓN INTEGRAL
UTFI
ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS NATURALES
EPCINA
FACIEN
ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS APLICADAS
EPCIA
FACIEN
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA
EPING
FACIEN
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN
UPES
FACIEN
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS EXACTAS
DACEX
FACIEN
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y FISIOLÓGICAS
DACBF
FACIEN
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS CELULARES Y MOLECULARES
DACYMOL
FACIEN
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ESTADÍSTICA, DEMOGRAFIA Y CIENCIAS SOCIALES DEDHYCS
FACIEN FACIEN
FACIEN
UNIDAD CENTRO EXPERIMENTAL DE LURIN
UCEXLU
FAVEZ
UNIDAD DE TUTORÍA ACADÉMICA
UTA
FAVEZ
ESCUELA PROFESIONAL DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA
EPMVEZ
FAVEZ
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN
UPES
FAVEZ
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA
DAMVEZ
FAVEZ
UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
NP-107-UPCH
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
V.01.01 / 22.08.2018 UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Página 19 de 22 INSTANCIA DONDE PERTENECE
NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA
CODIGO
SECRETARÍA ACADÉMICA
SAC
FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
ADM
FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO
UIBDREHU
FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y RESPONSABILIDAD SOCIAL
UIRSRIN
FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS
UIGCGE
FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA
UIICyT
FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD APOYO A LA EDUCACION VIRTUAL
UEDV
FAEDU
ESCUELA PROFESIONAL DE EDUCACION
EPEDU
FAEDU
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN
UPES
FAEDU
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE EDUCACION
DAEDU
FAEDU
UNIDAD DE CONSULTORIAS
UCON
FASPA
EPASSSG
FASPA
UPES
FASPA
DEPARTAMENTO ACADEMICO DE ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS DE LA SALUD
DASAC
FASPA
UNIDAD SERVICIOS PSICOLOGICOS
USPS
FAPSI
ESCUELA PROFESIONAL DE PSICOLOGIA
EPPSIC
FAPSI
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN
UPES
FAPSI
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE PSICOLOGIA
DAPSI
FAPSI
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION EN SALUD, SALUD PUBLICA Y SALUD GLOBAL UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN
UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
NP-107-UPCH
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
V.01.01 / 22.08.2018 UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
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Anexo N° 4 – Tabla de Responsabilidad para Elaboración/Actualización, Revisión y Aprobación de los Documentos de Origen Interno TIPO DE DOCUMENTO
ELABORACION/ ACTUALIZACION
REVISION
ESTATUTO UPCH
Comisión
Rectorado
REGLAMENTO GENERAL UPCH
Comisión
Rectorado
REGLAMENTO DE LOS INSTITUTOS DE LA UPCH
Comisión
Rectorado
REGLAMENTO DE LOS CENTROS DE LA UPCH
Comisión
Rectorado
REGLAMENTOS DE LAS OFICINAS UNIVERSITARIAS DE LA UPCH
Comisión
Rectorado
REGLAMENTO DE ADMISIÓN
Comisión
Rectorado
REGLAMENTO DE MATRÍCULA
DUGED
Rectorado
REGLAMENTO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS
DUGED
Rectorado
REGLAMENTO DISCIPLINARIO
DUGED
Rectorado
REGLAMENTO DE CONVALIDACIÓN
DUGED
Rectorado
REGLAMENTO DE PENSIONES Y ASIGNACIÓN DE BECAS
DUGED
Rectorado
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES UNIVERSITARIAS
DUPDE
Rectorado
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
DUPDE
Rectorado
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS FACULTADES INTEGRADAS
Comisión
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ESCUELA DE POSTGRADO
Comisión Dirección ó Unidad Respectiva
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS
Comisión
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS FACULTADES
Comisión
FICHAS DE PROCESOS INSTITUCIONALES
Asamblea Universitaria Asamblea Universitaria Consejo Universitario Consejo Universitario Consejo Universitario Consejo Universitario Consejo Universitario Consejo Universitario Consejo Universitario Consejo Universitario Consejo Universitario
Rectorado/Vice Dirección Universitaria rrectorado DUPDE (según respectiva corresponda) / DUPDE
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DE LAS FACULTADES
APROBACION
Unidad organizativa.
Consejo Universitario
Consejo Universitario Consejo Integrado de las Decanato Facultades respectivas Consejo Dirección Universitario Consejo Integrado de las Decanato Facultades respectivas Consejo Integrado de las Jefe de Departamento Facultades respectivas Consejo Integrado de las Jefes de Unidad Facultades respectivas Instancia Jefatura respectiva
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS Secretaria General.
Rectorado
DE GRADOS Y TÍTULOS UPCH PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE REGISTRO DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO ACADÉMICO
Oficina de Admisión, Instancia Matrícula y Registro Superior Académico
Consejo Universitario Vicerrectorado Académico
UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
NP-107-UPCH
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
V.01.01 / 22.08.2018 UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
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Anexo 5 - Tabla Maestra de Documentos NOMBRE DEL DOCUMENTO
ESTATUTO UPCH
REGLAMENTO GENERAL UPCH
TIPO DE REGISTRO I: Interno E: Externo I
CODIGO DE IDENTIFICACIÓN ES-100-UPCH
I
VERSIÓN
V.01.00
FECHA DE LA ÚLTIMA VERSIÓN
FECHA DE VIGENCIA
ESTADO
30/09/2014
30/09/2014
VIGENTE
V.01.01 RE-101-UPCH
V.01.01
16/09/2015
14/10/2015
VIGENTE
REGEN-UPCH
V.01.00
06/05/2015
10/06/2015
NO VIGENTE
I
UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
NP-107-UPCH
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
V.01.01 / 22.08.2018 UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Anexo 6 – Flujograma del Trámite Documentario
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