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Sistema Nacional de Contabilidad
Notas de contabilidad
¿Cómo y cuándo registrarlas? Ficha Técnica Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza* Título : Notas de contabilidad ¿Cómo y cuándo registrarlas? - Parte I Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 46 - Agosto 2012
Sumario 1. 2. 3.
Introducción Concepto de notas de contabilidad Tipos de notas de contabilidad
1. Introducción La adecuada elaboración de los estados financieros radica en el correcto y oportuno registro de las operaciones contables, pero no es suficiente registrar los ingresos y gastos en un 100% aplicando el principio de la partida doble, sino, además, los contables deben registrar aquellas operaciones que no necesariamente constituyen ingresos o gastos, que en la práctica contable son conocidas como notas de contabilidad. ¿Qué notas contables debemos registrar y cuál es el procedimiento? En el presente artículo, analizaremos la importancia de las mismas y en qué tipo de operaciones es permitido realizar el registro contable mediante notas de contabilidad.
2. Concepto de notas de contabilidad En la legislación peruana, no tenemos marco legal alguno que defina y mencione el uso de las notas de contabilidad, sin embargo, podemos definir que estas vienen hacer documentos internos y exclusivos del área contable, que constituye un soporte de la contabilidad ya que tiene * Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado.
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I Parte
por finalidad el registro de las operaciones contables. Por otro lado, es recomendable que las notas de contabilidad tengan una numeración consecutiva que permita tener un control sobre las mismas, igualmente debe contener la fecha de elaboración y el nombre de la persona o personas que intervinieron en su elaboración; asímismo, esta debe contener claramente las cuentas utilizadas con sus respectivos montos en las columnas del debe y del haber. Por lo general, solo es necesario el registro de las notas de contabilidad cuando correspondan, las cuales deben estar debidamente fundamentadas, por ello estas deberían ser firmadas y archivadas, no es recomendable registrar notas de contabilidad si la operación no tiene ningún sustento. Y para evitar el uso innecesario de notas de contabilidad, deberían implementarse medidas de control, como por ejemplo la autorización de un funcionario del área administrativa, que autorice el registro de las operaciones mediante notas de contabilidad. Debe quedar claro que la nota de contabilidad no reemplaza a los comprobantes de pago, llámese facturas, recibo por honorarios, entre otros, por tal motivo, generalmente usamos notas de contabilidad para registrar algunas operaciones internas, y es necesario recordar que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo. Es importante destacar que el SIAF-SP, identifica el uso y registro de las operaciones mediante notas contables, facilitando de esta manera a los contadores el correcto y adecuado uso de las notas, además el sistema permite la impresión de los mismos. Cabe señalar que el software estable las cuentas contables para cada tipo de notas de contabilidad, para tal efecto, las operaciones mediante el uso de las mismas se registran en la siguiente ruta
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del módulo contable del SIAF: Registro/ Notas de Contabilidad. Antes de pasar a los casos prácticos, me gustaría hacer incidencia al hecho de que las operaciones mediante notas de contabilidad deberían ser autorizadas por los funcionarios que correspondan para darle consistencia a las operaciones contables. Se debe recordar que cada nota de contabilidad que se realiza en la oficina de contabilidad alimenta información para los estados financieros. Una vez más preciso la importancia de la autorización. En Colombia, los documentos contables no se autorizan mediante firmas digitales, sino siempre con firmas autógrafas, además, el hecho de que las notas contables impresas tengan la firma de quien las elaboró y de quien las autorizó sirve para garantizar que no existan funcionarios totalmente autónomos; es decir, funcionarios que solo elaboran las notas contables, pero sin que nadie se los revise o autorice, algo que siempre debería existir en las entidades públicas con un buen nivel de control interno.
3. Tipos de notas de contabilidad Para poder explicar los tipos de notas de contabilidad, usaremos la base de datos del SIAF-SP (Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público), los cuales se han clasificado en 16 grupos, identificados con los códigos siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h. i.
010000 Asiento de apertura 020000 Movimiento de bienes 030000 Cargas diferidas 040000 Ingresos varios 050000 Gastos varios 060000 Deuda 070000 Costo de ventas 080000 Transferencias 090000 Provisiones
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j. 100000 Otras operaciones complementarias k. 120000 Regularización patrimonial l. 130000 Asientos de cierre m. 140000 Cuentas de orden n. 150000 Asientos de liquidación, extinción y/o fusión o. 170000 Asientos de liquidación, extinción y/o fusión cierre p. 180000 Saneamiento contable En los siguientes casos prácticos, haremos incidencia solamente en el registro contable a través de notas de contabilidad y no en el registro completo de las operaciones de ingresos y egresos.
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a) 010000 Asiento de apertura En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, cuyos códigos son los siguientes:
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- 001 Asiento de apertura de cuentas patrimoniales - 002 Asiento de apertura de cuentas de orden - 003 Liquidación, extinción y/o fusión, asientos de reapertura de cuentas de balance - 004 Liquidación, extinción y/o fusión, asientos de reapertura de cuentas de orden
Caso Práctico Nº 1 La UE 777, al inicio del ejercicio, tiene saldos en cuentas de orden. En tal sentido, la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad usando los siguientes códigos: 010000-002. ———————————— X ————————————
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9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 910101 Contratos y proyectos aprobados 100,000.00 910108 Órdenes de compras aprobadas 30,000.00 910109 Órdenes de servicios aprobados 70,000.00 9102 CONTRATOS Y COMPROM. POR EL CONTRAR. 910201 Contratos y proyectos por ejecutar 100,000.00 910208 Órdenes de compras por ejecutar 30,000.00 910209 Órdenes de servicios por ejecutar 70,000.00 Por el asiento de apertura de cuentas de orden.
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001 Costo de bienes fabricados por la entidad 003 Donaciones y transferencias de bienes corrientes y de capital otorgados 004 Faltantes de existencias y mermas por pérdida de peso. 005 Bienes reingresados al almacén 006 Costo neto por retiro bienes de capital 007 Traslado de construcciones en curso a edificios y/o estructuras 008 Donaciones recibidas en bienes de capital e inversiones intangibles 009 Bienes corrientes y de capital sobrantes de inventario y alta de bienes 010 Aportes a empresas en bienes de capital e intangibles. 011 Donaciones recibidas en bienes corrientes 012 Entradas al almacén de bienes en tránsito 013 Traslado de estudios definitivos y otros a construcciones en curso 014 Castigo de existencias provisionadas 015 Entrega de suministros para consumo, producción e inv. Intangibles 016 Retribuciones al personal administrativo en bienes 019 Transferencias de bienes de capital recibidos y entregados entre entidades públicas 020 Entradas al almacén de unidades por recibir 024 Traslado de productos terminados a existencias y otros. 026 Baja de bienes corrientes y de capital 029 Entrega de medicamentos por gratuidad de cobertura del SIS 030 Transferencia de bienes corrientes 031 Entrega de bienes de asistencia social 032 Traspaso de bienes entre unidades ejecutoras del mismo pliego 033 Edificios, estructuras y terrenos afectados en uso 034 Baja contable de edificio y terreno por enajenación de inmuebles 035 Traslado a bienes para las ventas por edificio y terrenos 037 Desafectación en uso de edificios, estructuras y terrenos
Caso Práctico Nº 2
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
La Unidad Ejecutora 11100 recibe de su Pliego “99999” en calidad de transferencia un vehículo, valorizado en S/.22,000.00 nuevos soles. Para este caso, la oficina de contabilidad elabora la nota contable, usando los siguientes códigos: 020000-019. ———————————— X ————————————
b) 020000 Movimiento de bienes En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, seleccionando los siguientes códigos:
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1503 VEHÍCULOS, MAQUINARIAS Y OTROS 150301 Vehículos 15030101 Para transporte terrestre 4403 DONACIONES DE CAPITAL RECIBIDAS 440302 En bienes 44030203 De otras unidades de gobierno 4403020301 Gobierno Nacional Por las transferencias recibidas de bienes de capital.
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Área Sistema Nacional de Contabilidad A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
Caso Práctico Nº 3
Caso Práctico Nº 5
La Municipalidad “301034”, según Pecosa Nº 100, realiza la salida de bienes de los almacenes por la suma de S/.3,000.00. Para este caso, la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad, usando los siguientes códigos: 020000-015. ———————————— X ————————————
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5301 CONSUMO DE BIENES 530103 Combustible, lubricantes 53010301 Combustible 1,000.00 530105 Materiales y útiles 53010501 De oficina 53010502 Papelería en general 2,000.00 1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 130103 Combustible, lubricantes 13010301 Combustible 1,000.00 130105 Materiales y útiles 13010501 De oficina 13010502 Papelería en general 2,000.00 Por la salida de bienes de los almacenes.
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
La Municipalidad “ABC”, según Pecosa Nº 030, realiza la salida de bienes de alimentos del Programa del Vaso de Leche por la suma de S/.2,700.00. Para este caso, la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad, usando los siguientes códigos: 020000-031. 5202 PRESTACIONES Y ASISTENCIA SOCIAL 520203 Entrega de bienes y servicios 52020301 Apoyo alimentario 5202030101 Alimentos programas sociales 1303 BIENES DE ASISTENCIA SOCIAL 130301 Entrega de bienes y servicios 13030101 Apoyo alimentario 1303010101 Alimentos programas sociales Por la salida de alimentos del PVL.
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1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 130,000.00 150102 Edificios no residenciales 15010202 Instalaciones educativas 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 130,000.00 150107 Construcciones edificios no residenciales 15010702 Instalaciones educativas 1501070201 Por contrata Por el traslado definitivo de construcciones en curso al centro educativo.
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP.
c) 030000 Cargas diferidas En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, seleccionando los siguientes códigos:
Caso Práctico Nº 4
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La Municipalidad “Yo Gobierno Bien” realizó la construcción de un centro educativo, bajo la modalidad por contrata, valorizado en S/.130,000, asimismo se realizó la liquidación técnica financiera por dicho monto. En tal sentido, como la obra ya fue culminada, la oficina de contabilidad elabora la nota contable para activar dicha obra, para ello usa los siguientes códigos: 020000-007.
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001 Rendición documentada de encargos recibidos 002 Alícuotas de gastos pagados por adelantado 003 Rendición documentada de cargas diferidas
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Caso Práctico Nº 6
2,700.00
2,700.00
La Unidad Ejecutora “0001” recibió recursos por la suma de S/.50,000.00 del Pliego “111” bajo la modalidad de encargos, para la ejecución de obras, después de un período determinado la Unidad Ejecutora, cumplió con realizar los gastos en los fines previstos y ahora tiene que hacer la rendición al Pliego por el monto asignado. En tal sentido, la oficina de contabilidad elabora la nota contable para dicha rendición, para ello usa los siguientes códigos: 030000-001.
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2104 INTERMEDIACIÓN DE RECURSOS MONETARIOS 50,000.00 210404 Encargos recibidos 1205 SERVICIOS Y OTROS CONTRATOS POR ANTIC. 50,000.00 120506 Encargos generales 12050602 Ejecución de encargos recibidos Por la rendición de encargos recibidos
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: e) 050000 Gastos varios En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: d) 040000 Ingresos varios En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, con los códigos que se detallan a continuación: -
001 Ingresos diferidos aplicables al ejercicio vigente 002 Diferencia de cambio en moneda extranjera - favorable 003 Regularización de provisiones de cobranza dudosa y reclamaciones de ejercicios anteriores 004 Registro del extorno de ingresos por gratuidad de medicamentos
Caso Práctico Nº 7 La Unidad Ejecutora “0003” durante el mes de enero efectuó la cobranza de alquiler de inmueble correspondiente a los meses de enero, febrero y marzo a razón de S/.7,000.00. Cabe precisar que el monto cobrado por los meses de febrero y marzo constituyen ingresos diferidos que al momento del cobro fueron contabilizados en la cuenta contable 2501 - Ingresos diferidos. Entonces, al culminar los meses de febrero y marzo la oficina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los códigos 040000-001, a fin de saldar la cuenta mencionada. ———————————— X ———————————— 2501 INGRESOS DIFERIDOS 250101 Venta de bienes y servicios 4303 VENTA DE SERVICIOS 430305 Ingresos por alquileres 43030501 Inmuebles y terrenos 4303050101 Edificios e instalaciones Por la realización de los ingresos diferidos.
f) 060000 Deuda En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: - 001 Gastos ejercicios anteriores, amortización deuda interna y externa - 002 Suscripción de acciones en organizaciones internacionales-DNEP - 003 Gastos ejercicios anteriores, suscripc. acciones en org. internac. - DNEP
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7,000.00
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001 Costo neto por retiro de inversiones intangibles 002 Costo neto de valores y participaciones 004 Certificados tributarios y reclamos de terceros aprobados del período 006 Diferencia de cambio en moneda extranjera - desfavorable
Caso Práctico Nº 8 La Unidad Ejecutora “333” tiene aperturada una cuenta corriente en dólares americanos, al cierre del ejercicio tuvo una pérdida de S/.15.00 por tipo de cambio. La oficina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los códigos 050000-006. ———————————— X ————————————
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5506 OTROS GASTOS DIVERSOS 550699 Otros gastos diversos 1101 CAJA Y BANCOS 110103 Depósitos en instituciones financieras 11010301 Cuenta corriente 1101030102 Recursos directamente recaudados Por la realización de los ingresos diferidos.
15.00
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A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
7,000.00
- 008 Gastos ej. ant.-ints,com.y otros - deuda pública .interna y ext. h.aval - 009 Amortización deuda publica externa mediano/largo plazo-rec.emp. - 012 Gastos ej. ant.ints. comisiones y otros g.-deuda pública externa - 017 Intereses, comisiones y otros gastos de la deuda pública interna - 018 Intereses, comisiones y otros gastos deuda pública externa-honra de aval
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- 020 Intereses, comisiones y otros gastos deuda pública externa - 023 Gastos ej. ant.-amortización deuda pública externa-bonos - 024 Gastos ejerc. ant.-amortización deuda pública interna-corto plazo - 025 Gastos ej. ant.-amortización deuda pública interna-créditos y bonos - 026 Gastos ej. ant.-amortización de deuda pública externa
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Área Sistema Nacional de Contabilidad - 027 Amortización deuda pública interna - honra de aval - 028 Gastos ej.ant.-ints,com.y otros gastos d.p.externa-tra. rec. emp. - 030 Amortización deuda púb. internamediano/largo plazo - 031 Amortización deuda publica externa-honra de aval - 035 Deuda interna y externa asumida - 036 Aportes de capital por operaciones de endeudamiento público - 037 Carga financiera por devengar deuda interna y externa y ajustes - 038 Amortización d.ext.mediano/largo plazo-traspaso de recursos gobierno - 039 Intereses, comisiones y otros cargos d.externa-traspasos de recursos gobierno - 041 Regularización al adeudado por condonación/conversión de deudas - 042 Suscripción de contratos de deuda pública interna, externa, aportes y otros - 043 Emisión de bonos del Estado - 044 Amortización/carga financiera deuda directa de entidades-recursos propios-entidades - 045 Desembolsos deuda externa gobierno regional-efectivo-años anteriores - 046 Desembolsos deuda externa gobierno regional-efectivo-período - 047 Desembolsos deuda externa empresas públicas años anteriores - 048 Desembolsos deuda externa empresas públicas período - 049 Desembolsos deuda externa instituciones públicas años anteriores - 050 Desembolsos deuda externa instituciones públicas período - 051 Desembolsos deuda externa gobierno locales años anteriores - 052 Desembolsos deuda externa gobiernos locales-período - 053 Desembolsos deuda externa empresas privadas-años anteriores - 054 Desembolsos deuda externa empresas privadas-período - 055 Desembolsos deuda interna gobierno regional-años anteriores - 056 Desembolsos deuda interna gobierno regional-período vigente
- 057 Desembolsos deuda interna empresas públicas-años anteriores - 058 Desembolsos deuda interna empresas públicas-período vigente - 059 Desembolsos deuda interna instituciones públicas-años anteriores - 060 Desembolsos deuda interna instituciones públicas-período vigente - 061 Desembolsos deuda interna gobiernos locales-años anteriores - 062 Desembolsos deuda interna gobiernos locales-período vigente - 063 Desembolsos deuda interna empresas privadas-años anteriores - 064 Desembolsos deuda interna empresas privadas-período vigente - 065 Desembolsos deuda interna corto plazo empresas públicas-años anteriores - 066 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa pública-período - 067 Desembolsos deuda interna corto plazo instituciones públicas-años anteriores - 068 Desembolsos deuda interna corto plazo instituciones públicas-período - 069 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa privada-años anteriores - 070 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa privada-período - 071 Reg. al adeudado-reprogramación anulación de saldos - 072 Reg.al adeudado-reprogramación incremento de saldos - 073 Otras regularizaciones al saldo adeudado externa - 074 Regularizaciones al adeudado interna-créditos y bonos - 075 Regularizaciones al adeudado transferencias - 076 Regularizaciones al adeudado organismos internacionales - 077 Asunción de deudas corto plazo externa - 081 Amortización deuda pública externa-honra de aval-débito DNEP - 085 Reg.al adeudado-reprogramación anulación de saldos-honra de aval - 086 Reg.al adeudado-reprogramación anulación de saldos-directa entidades
- 087 Otras regularizaciones de adeudado/carga financiera-directa entidades - 088 Regularizaciones al adeudado interna créditos-directa entidades - 089 Regularizaciones al adeudadotransferencias-cuentas de orden - 091 Regularizaciones al adeudadoexterna-directa entidades - 092 Ajuste por revaluación de directa entidades - 093 Transferencias entregadas de inversiones en valores (DNEP) - 094 Recuperación de deuda avalada y asumida - 095 Intereses generados por cuentas por cobrar. - 096 Diferencia de cambio - DNEP. - 097 Traspaso de recursos / cargas en cuenta de préstamos otras entidades - 098 Regularización saldo adeudado deuda no avalada - 099 Control deuda no avalada - 101 Aprobación de capital autorizadosuscripción / contribuciones y aportes-DNEP - 102 Bonos emitidos por empresas e instituciones públicas y garantías - 103 Cancelación/regularizaciones de bonos emitidos por empresas e instituciones públicas y garantías - 105 Pérdida por colocación de bonos soberanos (bajo la par) - 106 Ajustes por emisión de bonos del Estado - 107 Control de operaciones de endeudamiento público - 108 Rebajas y/o ajustes de suscripción de contratos por operaciones de endeudamiento - 109 Diferencias de cambio de cuentas de orden - DNEP - 110 Rebaja y/o incremento de carga financiera por ejecución de contratos - 111 Ganancia por colocación de bonos soberanos sobre la par - 112 Por obligación de pago a la contraparte-cobertura de riesgo - DNEP - 113 Transferencia de recursos a la contraparte-cobertura de riesgos - DNEP. - 114 Depósito realizado por la contraparte-cobertura de riesgo - DNEP.
———————————— X ————————————
Caso Práctico Nº 9 El Pliego “00333” emite bonos por la suma de S/.100,000.00, por tal motivo dicha emisión es controlada a través de cuentas de orden. La oficina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los códigos 060000-043.
9103 VALORES Y GARANTÍAS 910302 Especies y documentos valorados emitidos 9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 910402 Especies y documentos valorados emitidos Por el control de la emisión de bonos.
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A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
de S/.2,000.00. En tal sentido, la Municipalidad “A” registra la nota de contabilidad, utilizando, los códigos 080000-013. ———————————— X ———————————— 5401 DONACIONES CORRIENTES OTORGADAS EN BIENES
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2,000.00
540102 En bienes 54010203 A otras unidades de gobierno 5401020303 A los gobiernos locales 1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO
g) 070000 Costo de ventas En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: -
001 Costo de ventas-mercaderías, bienes producidos y otros. 002 Devolución de bienes y servicios vendidos 003 Costos diferidos aplicados al ejercicio 004 Costo de ventas por inmuebles y terrenos
2,000.00
130105 Materiales y útiles 13010501 De oficina 1301050101Repuestos y accesorios Por las transferencias de bienes corrientes otorgadas.
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
Caso Práctico Nº 10 El hospital El Carmen compra y vende medicamentos, en tal sentido aplica el costo de ventas de los fármacos vendidos por la suma de S/.5,500.00, por lo que la oficina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los códigos 070000-001. ———————————— X ———————————— 5701 COSTO DE VENTAS ACTIVOS NO FINANCIEROS 570106 Costo de venta de bienes 57010601 Costo de bienes para la reventa 1308 PRODUCTOS TERMINADOS 130801 Productos farmacéuticos Por la aplicación del costo de ventas.
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5,500.00
5,500.00
Asimismo, la Municipalidad “B” registra la nota de contabilidad por los bienes corrientes recibidos, usando el código 080000 013. ———————————— X ————————————
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1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 2,000.00
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
130105 Materiales y útiles 13010501 De oficina 1301050101Repuestos y accesorios 4401 DONACIONES CORRIENTES RECIBIDAS EN BIENES
2,000.00
440102 En bienes 44010203 A otras unidades de gobierno 4401020303 los gobiernos locales Por las transferencias de bienes corrientes recibidos.
h) 080000 Transferencias En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: -
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:
001 Transferencia depreciación, agotamiento y amortización entre entidades 013 Transferencia de bienes corrientes entre entidades.
Caso Práctico Nº 11 La Municipalidad “A” transfiere repuestos que son considerados bienes corrientes a la Municipalidad “B” por un valor
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