MODELO DE PREVENCION DE DELITOS LEY N°20.393 RESPONSABILIDAD PENAL DE PERSONAS JURIDICAS

APROBADO POR

DIRECTORIO

FECHA

JULIO 2014

Modelo de Prevención de Delitos – Ley N°20.393

Área de Cumplimiento

Modelo de Prevencion de Delitos – Ley N°20.393

Área de Cumplimiento

Pág.

INDICE 1. OBJETIVO

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2. MARCO LEGAL

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3. MODELO DE PREVENCION DE DELITOS (MPD) LEY 20.393

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3.1 Designación de un Encargado de Prevención de Delitos

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3.2 Definición de medios y facultades del Encargado de Prevención de Delitos

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3.3 Establecimiento de un Sistema de Prevención de Delitos

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3.4 Supervisión y Certificación del Sistema de Prevención de Delitos

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4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

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5. POLÍTICAS DE ACTUACIÓN

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6. PROCEDIMIENTOS

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6.1 Elaboración de la Matriz de Riesgos

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6.2 Elaboración de actas o minutas de reuniones con funcionarios públicos

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6.3 Contratos de trabajo

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6.4 Mecanismos de denuncias

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6.5 Información al Directorio

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7. CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN

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Área de Cumplimiento 1.- OBJETIVO Definir un “Modelo de Prevención de Delitos” en el marco de la Ley N°20.393 que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho. 2.- MARCO LEGAL En el marco de los compromisos asumidos con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), previo a la incorporación de Chile a este organismo, el 25 de noviembre de 2009 se promulgó la Ley 20.393 sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas. La Ley 20.393 sanciona a las empresas privadas y públicas por la comisión de delitos de Cohecho a funcionario público nacional e internacional; Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. La Ley 20.393, en su artículo 1° establece la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas respecto de los delitos previstos en los siguientes artículos: • • •

27° de la Ley 19.913 (Lavado de Activos) 8° de la Ley 18.314 (Financiamiento del Terrorismo), y 250° y 251° bis del Código Penal (Cohecho).

Asimismo, establece el procedimiento para la investigación y establecimiento de dicha responsabilidad penal, la determinación de las sanciones procedentes y la ejecución de éstas. Las disposiciones de esta Ley son aplicables a las personas jurídicas de derecho privado, con o sin fines de lucro, y a las empresas del Estado. Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas. Las personas jurídicas serán responsables de los delitos, señalados en el artículo 1°, que fueren cometidos, directa e indirectamente en su interés o para su provecho, por sus dueños, controladores, responsables, ejecutivos, representantes, como también por personas que estén bajo la dirección o supervisión de alguno de los sujetos antes mencionados; siempre que la comisión del delito fuere consecuencia del incumplimiento de los deberes de dirección y supervisión. Por lo tanto, para que aplique esta Ley, se requiere que el delito sea cometido en beneficio de la persona jurídica. Se considerará que los deberes de dirección y supervisión se han cumplido cuando, con anterioridad a la comisión del delito, la persona jurídica hubiera adoptado e implementado un Modelo de Prevención de Delito, el cual debe contener, a lo menos los siguientes elementos: • • •

Un Encargado de Prevención de Delitos (EPD) Definición de medios y facultades del Encargado de Prevención de Delitos. Establecimiento de un Sistema de Prevención de Delitos.

Sanciones: • • • • •

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Disolución o cancelación de la personalidad jurídica. Prohibición temporal o perpetua de celebrar actos y contratos con los organismos del Estado. Pérdida parcial o total de beneficios fiscales o prohibición absoluta de recepción de los mismos por un tiempo determinado. Multa a beneficio fiscal hasta 20.000 UTM. Penas accesorias previstas en el artículo 13° de la Ley 20.393.

Área de Cumplimiento

3.- MODELO DE PREVENCION DE DELITOS LEY 20.393 (MPD) 3.1- Designación de un Encargado de Prevención de Delitos (EDP). De acuerdo a lo establecido en la Ley 20.393, el Directorio de la Compañía será el encargado de: a. b. c. d.

Designar al Encargado de Prevención de Delitos, quien tendrá una vigencia máxima de 3 años, renovable por períodos iguales y sucesivos. Aprobar el contenido y alcance de las disposiciones del MPD. Tomar conocimiento, al menos semestral, del informe que da cuenta sobre la implantación, aplicación, actualización y seguimiento del MPD, así como las incidencias que se detecten. Conocer cualquier acción judicial que llegue a presentarse en contra de la Compañía, en el marco de la citada Ley 20.393.

Por su parte, el Encargado de Prevención de Delitos tendrá las siguientes funciones. a. b. c. e. f. g.

Diseñar, desarrollar e implantar el Sistema de Prevención de Delitos, previa aprobación por parte del Directorio, así como las modificaciones posteriores que éste efectuare. Proponer al Directorio las actualizaciones, correcciones o mejoras al MPD, sujeto a los cambios en la Compañía, en el entorno legal o regulatorio, así como de las evaluaciones efectuadas al mismo. Informar semestralmente al Directorio, sobre la implantación, aplicación y seguimiento del MPD. d. Coordinar las actividades y tareas que las distintas áreas deben desarrollar, de conformidad con las funciones y responsabilidades asignadas, respecto de cada una de ellas. Informar al Directorio, respecto de vulneraciones o conductas de empleados, así como también, las incidencias o acciones judiciales relacionadas con los delitos contemplados en la Ley 20.393. Diseñar e implantar los planes de Capacitación y Comunicación, necesarios para una adecuada aplicación y funcionamiento del Sistema. Coordinar con la empresa certificadora las actividades propias de revisión del MPD tendientes a la obtener la Certificación que contempla la Ley 20.393.

3.2- Definición de medios y facultades del encargado de prevención. El Directorio deberá proveer al Encargado de Prevención de Delitos los medios y facultades suficientes para el desempeño de sus funciones, entre los que se considerarán a lo menos: a.

Los recursos y medios materiales necesarios para realizar adecuadamente sus labores, en consideración al tamaño y capacidad económica de la persona jurídica. Al respecto, el EPD cuenta con recursos financieros, humanos y tecnológicos adecuados para gestionar el MPD.

b.

La presente Ley establece que debe existir: “acceso directo al Directorio para informarle oportunamente de las medidas y planes implementados en el cumplimiento de su cometido y para rendir cuenta de su gestión y reportar a lo menos semestralmente”, en ese sentido, el EPD de la Compañía, por la naturaleza de sus funciones, cuenta con acceso al Comité de Auditoría, el cual se encuentra compuesto, entre otros, por dos miembros del Directorio, a quienes reporta formalmente el resultado de las actividades realizadas en el marco de la aplicación del MPD con periodicidad semestral.

3.3- Establecimiento de un Sistema de Prevención de Delitos. a) El Sistema de Prevención de Delitos contempla la identificación de las actividades y/o procesos de la Compañía, sean habituales o esporádicos, en cuyo contexto se genere o incremente el riesgo de comisión de los delitos sancionados por esta Ley.

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Área de Cumplimiento Al respecto, el área de Cumplimiento tendrá las siguientes funciones relacionadas con la elaboración de la “Matriz de Riesgos”: • • • • •

Identificar y registrar, en conjunto con las áreas responsables, las actividades y/o procesos que presenten riesgos asociados a los delitos contenidos en la Ley. Evaluar, apropiadamente la criticidad de los riesgos identificados (probabilidad, impacto y riesgo residual). Identificar y registrar adecuadamente los controles conducentes a mitigar los estos riesgos. Identificar los responsables de la ejecución de los controles. Efectuar una actualización y monitoreo periódico de la matriz de riesgos, así como, informar al EPD sus posibles desviaciones.

b) El establecimiento de protocolos, reglas y procedimientos específicos que permitan a las personas que intervengan en las actividades o procesos identificados como riesgosos, programar y ejecutar sus tareas o labores de una manera que prevenga la materialización de estos delitos. La Compañía deberá incorporar, mantener y actualizar permanentemente los lineamientos de esta Ley en los siguientes documentos de la Compañía: -

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Código de Ética. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Políticas (Adquisiciones, Comercial, Selección de Personal, Inversión, Donaciones, Rendición de Gastos, etc.,). Cláusulas específicas de la Ley 20.393 en los contratos de trabajo de los colaboradores. Cláusulas específicas de la Ley 20.393 en los contratos con proveedores y prestadores de servicios. Plan de capacitación, difusión y comunicación de esta Ley para los colaboradores, así como también información disponible en la página web de la Compañía para proveedores, clientes y terceras partes interesadas. En las políticas y procedimientos operativos de la Compañía.

c) La identificación de los procedimientos de administración y auditoría de los recursos financieros que permitan a la entidad prevenir su utilización en los delitos señalados. Auditoría Interna dentro de sus programas de revisión anual, deberá incluir la revisión de los recursos financieros tales como; Fondos Fijos, Fondos por Rendir, Inversiones, Adquisiciones, etc., así como también, verificar la efectividad y cumplimiento de los controles documentados. d) La existencia de sanciones administrativas internas, así como de procedimientos de denuncia o persecución de responsabilidades en contra de las personas que incumplan el Sistema de Prevención de Delitos. La Compañía asegurará la existencia de canales de comunicación que permitan a todos sus clientes, colaboradores, proveedores y terceras partes interesadas hacer denuncias sobre posibles violaciones a la Ley o las regulaciones, potenciales fraudes internos o externos, supuestas infracciones al Código de Ética o a las políticas y procedimientos, con total confidencialidad y garantizará una adecuada investigación del caso denunciado y tomará las medidas correctivas pertinentes. Este canal de denuncias deberá garantizar la confidencialidad, transparencia, facilidad de acceso, anonimato e inexistencia de represalias en el tratamiento y análisis de las denuncias recibidas. Las infracciones a las normas que constituyen el MPD serán consideradas como una falta grave a las obligaciones que impone el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, Código de Ética y el contrato de trabajo.

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Área de Cumplimiento Independiente de las medidas disciplinarias internas que la Compañía determine aplicar en caso de un incumplimiento del MPD, ésta realizará la persecución legal de quienes resulten responsables, aplicando las sanciones civiles y penales que determinen los Tribunales de Justicia conforme a la legislación vigente. 3.4 - Supervisión y Certificación del Sistema de Prevención de Delitos. a) El EPD, deberá establecer métodos para la aplicación efectiva del Modelo de Prevención de Delitos y su supervisión a fin de detectar y corregir sus fallas, así como actualizarlo de acuerdo al cambio de circunstancias de la respectiva entidad. b)

La Compañía realizará el proceso de Certificación del MPD, con el fin de corroborar, a través de una entidad externa, el adecuado diseño e implementación del modelo. El proceso de certificación permitirá a la Administración Superior de la Compañía objetivar la fortaleza de su MPD y su habilidad para prevenir los riesgos de ocurrencia de los delitos.

4.- ÁMBITO DE APLICACIÓN El MPD rige para todas personas que participan en Penta Generales SA, entendiendo como tales a: • • •

Los Colaboradores. Los Clientes, Proveedores, o cualquier otro prestador de servicios. Los Accionistas, Directores y Ejecutivos.

La Compañía compromete a sus Colaboradores y Ejecutivos a mantener un comportamiento correcto, estricto y diligente en el cumplimiento del Modelo de Prevención de Delitos. 5.- POLÍTICAS DE ACTUACIÓN a.

La actuación de los Directores, Ejecutivos y Colaboradores, debe efectuarse de conformidad con los principios, políticas, normas y procedimientos de la Compañía establecidos en: (i) Código de Ética y Estándares de Conducta. (ii) Reglamento de Higiene y Seguridad. (iii) Las Disposiciones del Modelo de Prevención de Delitos.

b. Queda “estrictamente prohibido” a cualquier Director, Ejecutivo o Colaborador, planificar, desarrollar o ejercer directa o indirectamente, individual o concertadamente, cualquier tipo de iniciativa o acto, que tenga por finalidad obtener cualquier tipo de beneficio o ventaja en favor de la Compañía Penta Generales SA, que sea acreditado como un acto delictivo establecido en la Ley N°20.393. c.

Las jefaturas deben velar por la permanente difusión a sus colaboradores respecto de las presentes disposiciones, y la exigencia de su cumplimiento íntegro y estricto.

d.

Cualquier Colaborador debe alertar prontamente a su jefatura, y al EDP, cualquier incumplimiento o vulneración de las presentes disposiciones a través de los canales establecidos para ello.

6.- PROCEDIMIENTOS 6.1 - Elaboración de la Matriz de Riesgos. El área de Cumplimiento en conjunto con las áreas Comerciales, Técnicas, Finanzas, TI, entre otras, identificarán las actividades de riesgo y controles mitigantes, las que serán documentadas en una Matriz de Riesgos respectiva.

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Área de Cumplimiento 6.2 – Elaboración de actas o minutas de reuniones con funcionarios públicos nacionales e internacionales. Las áreas Comerciales, Técnicas, Finanzas, TI, entre otras, deberán dejar registro escrito a través de actas y/o minutas, de las reuniones que sostengan con funcionarios públicos nacionales e internacionales, las cuales deberán ser remitidas a todos los partícipes. Dichas actas deberán contener como mínimo la siguiente información: -

Participantes Objetivo de la reunión Temas tratados Acuerdos o compromisos alcanzados. Temas pendientes si los hubiera. Inclusión de disclaimers relacionados a la Ley 20.393

Este procedimiento será de carácter obligatorio y se deberá utilizar por ejemplo, al participar en reuniones relacionadas con licitaciones efectuadas por Municipalidades, Empresas del Estado (Banco Estado, Chile Compras), así como en reuniones con organismos reguladores tales como SII, SVS, etc. Para mantener un adecuado control de estas actas, se deberán mantener carpetas (físicas o electrónicas) con detalle de las mismas, así como también cualquier otra comunicación relevante con dichos organismos, las cuales deberán quedar a disposición de los auditores internos o del área de Cumplimiento para revisar su efectividad. 6.3 – Contratos de trabajo. Los contratos de trabajo de todos los empleados de la Compañía deberán contener cláusulas que exijan el cumplimiento de las disposiciones legales, regulatorias e internas referidas a la Ley 20.393; asimismo, éstas se incorporarán en el Reglamento de Higiene y Seguridad. 6.4 – Mecanismos de denuncias. La Compañía deberá asegurar que los canales de denuncia se encuentren disponibles para todos sus Colaboradores, Clientes, Proveedores y terceras personas interesadas en hacer denuncias sobre posibles violaciones a esta Ley, y que deseen denunciar potenciales fraudes internos o externos, o supuestas infracciones al Código de Ética. Los medios habilitados para realizar denuncias son:  Canal de Denuncias, al cual se accede a través de la página web www.integridadpentagenerales.cl  El correo electrónico [email protected] 6.5 – Información al Directorio. Semestralmente, el Encargado de Prevención de Delitos informará al Directorio, sobre la implantación, aplicación y seguimiento, según corresponda, de los mecanismos y procedimientos establecidos en el marco del Modelo de Prevención de Delitos. 7.- CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN. El Plan de Capacitación y Comunicación en estas materias deberá comprender las siguientes acciones: a) Inducción a los Colaboradores que ingresen a la Compañía. b) Curso e-learning, preparado por el EDP y el área de Cumplimiento. c) Comunicado a todos los Directores, Ejecutivos y Colaboradores de la Compañía sobre la puesta en vigencia del Sistema, las modificaciones y/o actualización del mismo. La elaboración, coordinación, ejecución y control será de responsabilidad del EPD.

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