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Guía para la asistencia técnica para el cumplimiento de metas
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Guía para la asistencia técnica para el cumplimiento de metas
Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) Dirección General de Presupuesto Público Jirón Junín 319, Cercado de Lima, Lima, Perú www.mef.gob.pe Cooperación Alemana implementada por la GIZ Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado Avenida Los Incas 172, Piso 7, El Olivar, San Isidro, Lima, Perú www.gobernabilidad.org.pe Responsables: De la contribución MEF: Rodolfo Acuña, Director General de la Dirección General de Presupuesto Público (DGPP – MEF) De la contribución GIZ: Hartmut Paulsen, Director del Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado Elaboración de contenidos: Juan Carlos Pasco Herrera, Consultor del Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado Coordinación, supervisión y edición de contenidos: Dirección de Calidad del Gasto Público (DGPP – MEF) Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado Diseño, diagramación e impresión: Neva Studio SAC Calle Tomás Ramsey 762, Lima 17, Perú Tiraje: 1000 ejemplares, 1era edición Lima-Perú, julio de 2014 Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2014-10171 Cooperación Alemana al Desarrollo – Agencia de la GIZ en el Perú Prol. Arenales 801, Miraflores Se autoriza la reproducción total o parcial de esta publicación, bajo la condición de que se cite la fuente
Contenido
PRESENTACIÓN
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Parte 1
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Parte 2
Marco orientador sobre el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal 1.1. ¿Qué es el Plan de Incentivos?
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1.2 ¿Qué beneficios genera el uso del instrumento Plan de Incentivos?
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1.3 ¿Qué actores intervienen en el Plan de Incentivos?
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1.4 ¿Cuál es el ciclo del Plan de Incentivos?
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Asistencia Técnica en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal
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2.1 ¿Qué se entiende por asistencia técnica?
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2.2 ¿Quiénes son los actores y sus responsabilidades durante el proceso de asistencia técnica?
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2.3 ¿Cuál es el proceso de Asistencia Técnica?
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2.4 ¿Cómo planificar la asistencia técnica?
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2.5. ¿Cómo implementar las acciones de asistencia técnica?
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2.6 ¿Cómo se retroalimenta el proceso de la asistencia técnica?
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Anexos Anexo N° 1. Número de gobiernos locales por clasificación para el año 2014
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Anexo N° 2. Modelo de programa de capacitación
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Anexo N° 3. Modelo de programa detallado de capacitación
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Anexo N° 4. Lista de chequeo de requerimientos logísticos para la capacitación
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Anexo N° 5. Modelo de registro de asistencia
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Presentación El Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal (PI) es un instrumento del Presupuesto por Resultados (PpR), orientado a promover las condiciones que contribuyan con el crecimiento y desarrollo sostenible de la economía local, incentivando a los gobiernos locales a la mejora continua y sostenible de su gestión. En este sentido, el PI busca contribuir al logro de seis objetivos: (i) incrementar los niveles de recaudación de los tributos municipales, fortaleciendo la estabilidad y eficiencia en la percepción de los mismos; (ii) mejorar la ejecución de proyectos de inversión pública, considerando los lineamientos de política de mejora en la calidad del gasto; (iii) reducir la desnutrición crónica infantil en el país; (iv) simplificar trámites generando condiciones favorables para el clima de negocios; (v) mejorar la provisión de servicios públicos; (vi) prevenir riesgos de desastres. Para el logro de estos objetivos, el PI ha considerado desde su creación la necesidad de contar con un componente de asistencia técnica que acompañe su implementación en el nivel local. Es así que la Ley N° 29332 “Ley que crea el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión Municipal” y modificatorias, en su numeral 1.5 establece el compromiso, por parte de las entidades públicas responsables de meta, de implementar un “Programa de Asistencia Técnica para el fortalecimiento de las capacidades de los gobiernos locales”. Si bien este Programa no es el único factor determinante para el logro de los objetivos arriba mencionados, es de suma relevancia ya que apunta a brindar los conocimientos específicos que requieren los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales para cumplir las metas del PI y en general para desarrollar sus funciones de manera articulada con las Entidades Rectoras. En este contexto, ante la necesidad de que los gobiernos locales alcancen las metas del Plan de Incentivos; y habiendo identificado los requerimientos de asistencia técnica de las mismas y reflexionado sobre la experiencia de asistencia técnica ya desarrollada hasta la fecha por las entidades públicas responsables de meta, se han elaborado algunas recomendaciones para el desarrollo de una adecuada asistencia técnica, por parte de las entidades públicas responsables de meta, las cuales forman parte del presente documento denominado “Guía para la asistencia técnica para el cumplimiento de metas”. La principal expectativa con el “Programa de Asistencia Técnica a los Gobiernos Locales” es generar fortalezas, mejoras y sinergias en la capacidad de gestión a partir de un trabajo coordinado y articulado entre los gobiernos locales y las entidades públicas responsables de meta.
Dirección General de Presupuesto Público Ministerio de Economía y Finanzas
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Parte 1: Marco orientador sobre el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal (PI)
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PARTE
Marco orientador sobre el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal 9
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1.1 ¿Qué es el Plan de Incentivos? El Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal (PI) es un instrumento del Presupuesto por Resultados (PpR) que viene siendo impulsado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Fue creado mediante Ley Nº 29332 y modificado mediante Decreto de Urgencia Nº 119-2009. La Ley de Presupuesto del Sector Público de cada año establece el monto asignado para el PI. El PI, se define como una transferencia condicionada de recursos que está orientada a promover las condiciones necesarias que contribuyan con el crecimiento y desarrollo sostenible de la economía local. Se espera lograr ello incentivando a los gobiernos locales a la mejora continua y sostenible de su gestión local, mediante la transferencia de recursos adicionales a sus presupuestos institucionales de apertura (PIA) si se acredita el cumplimiento de ciertas metas establecidas. Dichas metas son formuladas por las entidades públicas del nivel nacional interesadas en impulsar ciertos resultados que requieren de una articulación de esfuerzos entre el nivel nacional y local para su consecución. De esta forma, el PI busca contribuir al logro de seis objetivos que son:
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Incrementar los niveles de recaudación de los tributos municipales, fortaleciendo la estabilidad y eficiencia en la percepción de los mismos. Mejorar la ejecución de proyectos de inversión, considerando los lineamientos de política de mejora en la calidad del gasto.
Reducir la desnutrición crónica infantil.
Simplificar trámites generando condiciones favorables para el clima de negocios.
Mejorar la provisión de servicios públicos.
Prevenir riesgos de desastres.
El PI está diseñado para que participen todos los gobiernos locales sin necesidad de postular o de presentar algún formulario o requisito previo. Los gobiernos locales se incorporan automáticamente al acreditar el cumplimiento de la meta o las metas en los plazos establecidos.
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Las metas que se plantean en el PI varían en función de las carencias, necesidades y potencialidades de cada tipo de gobierno local, reconociendo así sus diferencias. El PI considera la siguiente clasificación:
Clasificación de Gobiernos Locales para el año 2014
N° de Gobiernos Locales
Ciudades Principales Tipo A
40
Ciudades Principales Tipo B
209
Ciudades No Principales con 500 o más viviendas urbanas
556
Ciudades No Principales con menos de 500 viviendas urbanas
1037
Total
1842
NOTA: Esta cifra puede variar año a año.
De esta manera, las entidades públicas del nivel nacional proponentes de meta presentan potenciales metas para el PI, definen al tipo de gobierno local al que se dirige la meta, así como los procedimientos para su cumplimiento (al 31 de julio y al 31 de diciembre de cada año). Luego de ello, la Dirección General de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas (DGPP-MEF) verifica que las metas potenciales cumplan con los “Contenidos mínimos de las propuestas de metas a ser presentadas en el PI”, y con ello, establece las metas que son incorporadas en el PI anualmente y se aprueban a través de un Decreto Supremo.
1.2 ¿Qué beneficios genera el uso del instrumento Plan de Incentivos? El PI constituye un instrumento útil para “acelerar resultados” a nivel local a través del fortalecimiento de la articulación entre la entidad pública del nivel nacional responsable de meta y los gobiernos locales sobre los que se aplica la meta. Es allí donde el PI se convierte en un espacio para concentrar esfuerzos en temas prioritarios para el país y alinear las políticas públicas locales con las políticas y objetivos nacionales. Todo ello aporta a la modernización de los gobiernos locales, la cual redundará en mejoras en la provisión de servicios al ciudadano, que es el objetivo que persigue el Presupuesto por Resultados.
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1.3 ¿Qué actores intervienen en el Plan de Incentivos?
Congreso de la República
Entidades nacionales responsables de meta
Actores que intervienen en el PI
DGPP-MEF
Gobiernos Locales
1.4 ¿Cuál es el ciclo del Plan de Incentivos? La operatividad del PI consta de 3 grandes momentos: Diseño, Implementación y Retroalimentación. A continuación, se dará mayor detalle de los mismos.
Diseño anual de propuesta del PI
Retroalimentación a las acciones realizadas en el marco del PI
Implementación de las accciones referidas al cumplimiento de meta
1.4.1 Diseño anual de la propuesta del Plan de Incentivos Esta primera etapa es fundamental para asegurar que las propuestas de metas que formarán parte del PI de cada año se encuentren bien planteadas, así como para asegurar que las entidades públicas proponentes de meta puedan asumir las acciones de asistencia técnica y evaluación del cumplimiento de meta que corresponden.
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Las principales acciones que se desarrollan en este momento son:
Diseño y establecimiento de metas
Elaboración de instructivo
Aprobación (D.S.) y definición de montos máximos por GL
a. Diseño y establecimiento de metas Esta actividad se inicia con la realización del Taller de difusión de las pautas para la presentación de propuestas de metas para el PI del siguiente año por parte de la DGPP-MEF dirigido a las entidades públicas proponentes de meta. MES
En el mes de junio de cada año.
De esta manera, se realizan las siguientes acciones: Coordinación y asesoría. La DGPP-MEF y la entidad pública proponente de meta sostendrán reuniones a través de las cuales la DGPP-MEF les brinda asesoría en el diseño y presentación de las propuestas de meta, así como plantea mejoras a los documentos presentados por la entidad pública proponente de meta.
MES
Entre los meses de julio y octubre de cada año.
Elaboración de Propuesta de Meta. La entidad pública proponente de meta se avoca a diseñar y presentar una propuesta formal de meta ante la DGPP-MEF, tomando como referencia el documento “Pautas para la presentación de propuestas de metas” que todos los años publica la DGPP-MEF. La propuesta de meta deberá presentarse mediante un oficio suscrito por la Alta Dirección de la entidad pública proponente de meta (Viceministros, funcionarios o funcionarias con cargos similares) y dirigido al Viceministro de Hacienda del MEF.
MES
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Hasta inicios del mes de septiembre de cada año.
Revisión y establecimiento de las propuestas de meta. La DGPP-MEF revisa, analiza y evalúa cada una de las propuestas de meta recibidas por parte de las entidades públicas proponentes de meta. Se considerarán las propuestas de meta que cumplan con todo lo requerido en el anexo “Contenidos mínimos de las propuestas de metas a ser presentada en el PI” establecidos por la DGPP-MEF. Luego de ello, la DGPP-MEF procede a establecer las metas que serán incorporadas en la propuesta anual del PI, la ponderación de las mismas, así como el borrador de Decreto Supremo.
MES
Entre los meses de septiembre y noviembre de cada año.
b. Elaboración del Instructivo Una vez realizada la selección de las metas que serán incorporadas en la propuesta anual de PI, la DGPP-MEF solicitará a la entidad pública proponente de meta que inicie la elaboración del instructivo que da pautas para el cumplimiento de la meta. Las principales acciones que se llevan a cabo son: Envío de pautas para la elaboración de instructivos. La DGPP-MEF proporciona las pautas para la elaboración de instructivos a las entidades públicas responsables de meta. Coordinación y asesoría. La DGPP-MEF asesora y orienta a las entidades públicas proponentes de meta en la elaboración del contenido del instructivo, el cual detalla los pasos que deben cumplir los gobiernos locales para lograr el cumplimiento de la meta. Revisión de instructivos. La DGPP-MEF revisa las propuestas iniciales de instructivos y brinda retroalimentación sobre las mismas. En caso de ser necesario, se podrá solicitar a la entidad pública proponente de meta realizar ajustes a sus propuestas. Recepción de propuestas finales de instructivos. Las entidades públicas proponentes de meta enviarán la propuesta final del instructivo a la DGPP-MEF para su posterior aprobación.
c. Elaboración de Decreto Supremo y definición de montos máximos Para culminar la etapa de diseño, la DGPP-MEF elabora el Decreto Supremo denominado “Aprueban los procedimientos para el cumplimiento de metas y la asignación de los recursos del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal” para cada año.
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Luego de la publicación del Decreto Supremo, la DGPP- MEF aprueba los Instructivos mediante Resolución Directoral, y posteriormente los montos máximos que puede recibir cada gobierno local de los recursos del PI, mediante Resolución Ministerial. MES
Entre los meses de diciembre y marzo del año siguiente.
1.4.2 Implementación de las actividades referidas al cumplimiento de las metas Este momento se inicia una vez publicado el Decreto Supremo que aprueba la propuesta del Plan de Incentivos para el año fiscal. Las principales acciones que se llevan a cabo son:
a. Asistencia técnica La entidad pública responsable de meta debe planificar, implementar y retroalimentar la asistencia técnica que brindará a los gobiernos locales para dar cumplimiento a las metas establecidas en el PI. El tema de asistencia técnica será presentado con mayor detalle en la Parte 2 de la presente guía.
b. Evaluación y emisión de resultados del cumplimiento de metas El proceso de evaluación y emisión de resultados tiene por objeto determinar si los gobiernos locales cumplieron de forma completa, idónea y oportuna las metas aplicables a su clasificación. MES
Al día siguiente de vencida la fecha límite para el cumplimiento de metas (31 de julio o 31 de diciembre) hasta la fecha que se determine en el Decreto Supremo.
Este proceso conlleva la realización de las siguientes acciones: Evaluación del cumplimiento de la meta por parte de cada gobierno local. La entidad pública responsable de meta debe evaluar el cumplimiento de cada meta, de acuerdo a los indicadores y criterios previamente establecidos en el Instructivo. De esta manera, la entidad pública responsable de meta elabora el “Informe de resultados obtenidos a partir del cumplimiento de las metas PI” y lo remite a la DGPP-MEF. Emisión de Resolución Directoral. La DGPP- MEF revisa, consolida y publica mediante una Resolución Directoral los resultados alcanzados por cada gobierno local, de acuerdo a los informes sobre cumplimiento de metas emitidos por las entidades públicas responsables de meta.
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Formulación de reclamos u observaciones por parte de los gobiernos locales. Publicada la Resolución Directoral, los gobiernos locales cuentan con un plazo que es comunicado oportunamente por la DGPP-MEF para hacer llegar, de ser el caso, sus reclamos y observaciones a los resultados de cumplimiento de meta, debidamente sustentados. Los reclamos u observaciones de los gobiernos locales son presentados a la DGPP-MEF para luego ser trasladados a la entidad pública responsable de meta para su revisión.
Solo se podrá acreditar que se cumplió la meta en los plazos y forma establecida en el instructivo, y que existió algún error u omisión en la evaluación. No cabe regularizar, subsanar o completar información. Revisión de documentos sustentatorios sobre reclamos y observaciones. Las entidades públicas responsables de meta tienen un plazo que es comunicado por la DGPP-MEF, para analizar la documentación remitida por los gobiernos locales y, de ser el caso, enviar información a la DGPP-MEF sustentando un cambio en el resultado obtenido por un gobierno local en cuanto a su meta. Este cambio debe ser formalizado a través de un oficio dirigido a la DGPP-MEF. Emisión de Resolución Directoral complementaria. Una vez recibidos los resultados de la revisión de reclamos y observaciones por parte de las entidades públicas responsables de meta, la DGPP-MEF procede a elaborar y luego aprobar una Resolución Directoral complementaria donde se muestren los cambios en los niveles de cumplimiento de la meta.
c. Transferencias de recursos a los gobiernos locales A partir de los resultados obtenidos en la evaluación y aprobados por Resolución Directoral de la DGPP-MEF, se emite un Decreto Supremo que autoriza la transferencia de recursos a favor de los gobiernos locales que han cumplido las metas.
Los recursos del PI no asignados por incumplimiento de metas son distribuidos de manera adicional entre aquellos gobiernos locales que cumplieron el 100% de sus metas evaluadas en ese año. A ello se le denomina “Bono Adicional”.
Cada año se realizan dos transferencias por concepto del PI, una transferencia a partir del mes de abril por el cumplimiento de las metas establecidas para el 31 de diciembre del año anterior, y otra transferencia a partir del mes de octubre por el cumplimiento de las metas establecidas para el 31 de julio del año en curso. El el bono adicional se transfiere conjuntamente con esta segunda transferencia.
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1.4.3 Retroalimentación de las acciones realizadas en el marco del Plan de Incentivos En este último momento, se busca que las entidades públicas responsables de meta, la DGPPMEF y los gobiernos locales, en tanto actores del PI, puedan analizar los resultados obtenidos y plantear sugerencias de mejora, precisiones y soluciones a problemas que surgieron en el cumplimiento de las metas, con el fin de mejorar el funcionamiento del instrumento PI. De esta manera, se espera que la entidad pública responsable de meta elabore y envíe a la DGPP-MEF un informe que presente un balance que permita establecer los aspectos positivos, las lecciones aprendidas y sugerencias de mejora que puedan ser introducidas en el siguiente ciclo del PI. MES
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Después de la publicación de los resultados del cumplimiento de meta de cada semestre.
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PARTE
Asistencia Técnica en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal 19
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2.1 ¿Qué se entiende por asistencia técnica? Las intervenciones articuladas y el trabajo intergubernamental se soportan en procesos de desarrollo, adaptación y utilización del conocimiento institucional y fortalecimiento de las capacidades técnicas de los funcionarios y funcionarias. En ese sentido, la asistencia técnica en el marco del PI se plantea como una importante herramienta de gestión orientada a aportar al fortalecimiento de capacidades técnicas y el desarrollo de habilidades de los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales, que impulsen una mayor articulación de las acciones del nivel nacional y local para la obtención de los resultados que espera la ciudadanía. Por ello, y en el marco del PI, es de suma relevancia contar con procesos de asistencia técnica sólidos que no sólo aseguren el cumplimiento de metas y objetivos del PI sino que puedan aportar a la construcción del conocimiento que genere cambios de comportamiento en la organización, con el fin de responder a los retos y la demanda que la ciudadanía espera de las organizaciones públicas.
En esa misma línea, en el marco del PI, se entiende por Asistencia Técnica (AT):
A la asesoría técnica (conocimiento técnico y experiencia práctica) y soporte que brindará la entidad pública responsable de meta a los gobiernos locales para promover el cumplimiento de las metas establecidas en el PI.
De esta manera, los contenidos de la asistencia técnica serán flexibles a fin de responder a las necesidades, prioridades y peculiaridades de cada meta del PI y cada tipo de gobierno local al que la meta está dirigida.
2.2 ¿Quiénes son los actores y sus responsabilidades durante el proceso de asistencia técnica? Una efectiva asistencia técnica requiere necesariamente de un trabajo colaborativo y articulado entre los actores que intervienen en el PI. Para que ello suceda, es importante tener claramente identificados a los actores y definidas sus responsabilidades durante el proceso de AT, tal y como se detalla a continuación.
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Gobiernos Locales
DGPP-MEF
Entidad pública responsable de meta
2.2.1 Entidad pública responsable de meta Sus principales responsabilidades son: Definir, organizar e implementar el equipo técnico a cargo de la AT, el cual se hará responsable de brindar la asistencia técnica a los gobiernos locales. Es importante que el equipo técnico a cargo de la AT cuente con el conocimiento técnico y la información suficiente sobre los temas vinculados a la meta a cumplir por parte de los gobiernos locales. Asimismo, es recomendable que este equipo se conforme una vez aprobadas las metas del PI, de tal forma que puedan irse preparando para el proceso de AT a ser implementado antes de la fecha límite para el cumplimiento de meta. Este equipo coordinará permanentemente con la DGPP-MEF.
La entidad pública responsable de meta definirá si conforma un equipo técnico a cargo de la AT de todas sus metas o por cada meta.
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Definir, organizar e implementar un plan de AT para cada meta incluida en el PI, el cual deberá reflejar la estrategia que adoptará la entidad pública responsable de meta para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, establecer el cronograma para el desarrollo de los mismos y definir quiénes serán los responsables de cada una de las acciones al interior de la entidad pública responsable de meta. Mantener informado al equipo de DGPP-MEF durante todo el proceso de AT (i.e. planificación de los compromisos de AT, desarrollo de las acciones de AT a través de las modalidades de materiales educativos, asesoría y capacitación), con el fin de poder acompañarlos, en la medida de lo posible, en algunos espacios de este proceso. Diseñar metodológicamente e implementar las tres modalidades de AT (materiales educativos, asesoría y capacitación). Identificar y asegurar los recursos financieros para brindar la AT a los gobiernos locales a los cuales está dirigida su meta.
2.2.2 DGPP - MEF Sus principales responsabilidades son: Establecer las pautas que orienten a las entidades públicas responsables de meta para asegurar el desarrollo adecuado de un proceso de AT para el cumplimiento de la meta dirigido a los gobiernos locales. Asesorar, en la medida de lo posible, a las entidades públicas responsables de meta durante todo el proceso de AT. Coordinar la programación de las acciones de AT para el cumplimiento de las metas del PI con las entidades públicas responsables de meta, con la finalidad de que estas sean oportunas para apoyar el cumplimiento de las metas, y asegurar que no se crucen entre sí. Dar opinión sobre la estrategia que adoptará la entidad pública responsable de meta para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, la cual es establecida en su plan de AT. Participar, en la medida de lo posible, en las acciones de AT que realicen las entidades públicas responsables de meta. Hacer seguimiento al correcto desarrollo del proceso de asistencia técnica brindado por la entidad pública responsable de meta a los gobiernos locales, de acuerdo a los parámetros establecidos en el respectivo Instructivo y plan de AT.
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Canalizar las consultas pertinentes que reciban de los gobiernos locales hacia las entidades públicas responsables de meta. Difundir entre las entidades públicas responsables de meta, buenas prácticas en procesos de AT implementados por otras entidades que podrían ser replicados.
2.2.3 Gobiernos locales Sus principales responsabilidades son: Designar a un funcionario que desempeñe el rol del Coordinador PI, quien será el interlocutor: Rol del Coordinador PI
Hacia fuera del gobierno local: con las entidades públicas responsables de meta, y la DGPP-MEF durante todo el ciclo de PI, el cual incluye el proceso de AT.
Hacia adentro del gobierno local: con la alta dirección y las áreas técnicas responsables de metas.
Poner a disposición de la alta dirección y los funcionarios y funcionarias del gobierno local la información sobre el PI que les permita comprender su ciclo, así como la importancia de poder designar a un equipo que se responsabilice del cumplimiento de las metas. Definir, organizar e implementar el equipo de trabajo del PI en cada gobierno local, el cual es liderado por el Coordinador PI y está conformado por los funcionarios y funcionarias vinculados con el cumplimiento de las metas. Este equipo debe contar con toda la información que se provee durante el ciclo del PI, ya que será su responsabilidad analizar a detalle el Instructivo así como la información que le sea entregada por las entidades públicas responsables de meta para el cumplimiento de la misma. El equipo técnico del gobierno local para el PI deberá participar de las acciones de asistencia técnica que organicen las entidades públicas responsables de meta y la DGPPMEF. Principalmente debe asegurarse de contar con los materiales educativos que se provee para el cumplimiento de la meta, y participar en la capacitación que brinda la entidad pública responsable de meta. Retroalimentar a la entidad pública responsable de meta, así como a la DGPP-MEF en cuanto a los aprendizajes y otros aspectos que surjan durante el proceso de AT.
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2.3 ¿Cuál es el proceso de Asistencia Técnica? El proceso de asistencia técnica está conformado por los siguientes momentos:
Planificación de los compromisos de AT asumidos
Desarrollo de las acciones de AT
Retroalimentación sobre la AT
Planificación de los compromisos de AT asumidos. La entidad pública responsable de meta elabora un Plan de AT en el cual se detalla la programación de los compromisos de asistencia técnica a ser desarrollados para el cumplimiento de la meta, de acuerdo a lo presentado a la DGPP-MEF en el proceso de diseño de la propuesta anual del PI (en el anexo “Contenidos mínimos de las propuestas de metas a ser presentadas al PI”). Desarrollo de las acciones de AT. La entidad pública responsable de meta lleva a cabo un conjunto de acciones de asistencia técnica dirigida a los gobiernos locales para propiciar el cumplimiento de las metas del PI.
La entidad pública responsable de meta contará con el apoyo de la DGPP-MEF durante todo el proceso de asistencia técnica a través de:
Acompañamiento y coordinación permanente para facilitar la ejecución de la AT para el cumplimiento de meta.
Monitoreo a la adecuada ejecución de la AT. Orientación ante cualquier duda que les surja.
Retroalimentación de AT. La DGPP-MEF y la entidad pública responsable de meta podrán establecer un mecanismo para recibir retroalimentación de los gobiernos locales, con el fin de identificar lecciones aprendidas y proponer mejoras que puedan incorporarse en el siguiente proceso de AT. Como parte de los aprendizajes generados en los últimos años de implementación del PI, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos que aseguren un buen proceso de asistencia técnica:
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Conocer el estado situacional de la gestión institucional (diagnóstico general) de cada tipo de gobierno local sobre el que recae la meta, identificando las áreas y temáticas que podrían convertirse en cuellos de botella para el cumplimiento de la meta. Diseñar el plan de AT con su respectivo cronograma para cada meta, que permita asegurar el fortalecimiento de las capacidades de gestión de los gobiernos locales, apoyándose para ello en propuestas didácticas (asesorías, capacitaciones, documentos orientadores, etc) y, cuando sea el caso, propuestas tecnológicas sencillas y prácticas, que puedan ser incorporadas en el trabajo cotidiano de esos gobiernos. Prever la capacidad técnica y operativa de la entidad pública responsable de meta para brindar la asistencia técnica de acuerdo al tipo de gobierno local al que está dirigida la meta. Por ejemplo, si la meta refiere a gobiernos locales de ciudades principales tipo A se dirigirá a 40 gobiernos locales, frente a que si se dirige a gobiernos locales no consideradas ciudades principales con 500 o más viviendas urbanas, se trabajará con 556 gobiernos locales, lo cual implica un despliegue mayor de recursos humanos y financieros (ver Anexo N° 1. Número de gobiernos locales según clasificación para el año 2014). Considerar que cuando se introduce una nueva meta en el PI, la entidad pública responsable de meta deberá prever que los gobiernos locales puedan necesitar mayor asistencia técnica, por lo que será necesario prever un proceso de AT más intenso.
2.4 ¿Cómo planificar la asistencia técnica? Al momento de presentar una propuesta de meta, la entidad pública proponente de meta precisa cuáles serán los compromisos de asistencia técnica que asumiría a fin de acompañar a los gobiernos locales en las acciones para el cumplimiento de las metas (Ver documento “Pautas para la presentación de propuestas de metas” de la DGPP-MEF). En ese sentido, una vez aprobada la meta, se recomienda que la entidad pública responsable de meta elabore su Plan de AT, el cual detallará la forma en que se brindará la asistencia técnica a los gobiernos locales para el cumplimiento de la meta.
Es importante que la entidad pública responsable de meta asegure el financiamiento para implementar todas las acciones de asistencia técnica dirigida a los gobiernos locales para el cumplimiento de meta.
El plan de AT debe considerar los siguientes aspectos:
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a. Conformación del equipo técnico a cargo de la AT La implementación del proceso de AT requiere de un trabajo coordinado de un equipo de técnicos de la entidad pública responsable de meta. En la medida de lo posible, se sugiere que la entidad pública responsable de meta asigne a uno o más funcionarios o funcionarias (dependiendo del tipo de gobierno local al que se dirige la meta), la responsabilidad de definir, organizar e implementar el plan de AT para el cumplimiento de meta mediante un memorándum interno. Ello no implica necesariamente que el o los funcionarios o funcionarias sólo ejerzan exclusivamente estas responsabilidades, pero sí pretende asegurar que un equipo técnico de la entidad pública responsable de meta asuma la AT a cabalidad. A su vez este equipo técnico, dependiendo de la estrategia de AT por la que haya optado la entidad pública responsable de meta, podría apoyarse en otros funcionarios, funcionarias y/o consultores externos para la implementación de las acciones de AT (en particular en los casos de asesorías y capacitaciones que probablemente requieran de un despliegue mayor de personal para atender a todos los gobiernos locales correspondientes).
La definición del número de funcionarios y funcionarias que conformen el equipo técnico responsable de la AT dependerá del tipo de gobierno local al que se dirige la meta.
El equipo técnico a cargo de la AT realizará los siguientes encargos:
ÂÂCoordinación del equipo. Un funcionario o funcionaria debe ejercer como coordinador del equipo técnico a cargo de la AT. De esta manera, el coordinador gestionará al equipo técnico para cumplir adecuadamente con el proceso de AT establecido para cada meta del PI y será responsable de brindar e informar sobre los avances en el cumplimiento del plan de AT en la entidad pública responsable de meta.
ÂÂAcciones vinculadas a los materiales educativos. Se debe diseñar y desarrollar los materiales educativos que son necesarios para asegurar el cumplimiento de la meta por parte de los gobiernos locales.
ÂÂAcciones vinculadas a la asesoría. Se debe diseñar e implementar la asesoría presencial y a distancia sobre el cumplimiento de meta a los gobiernos locales.
ÂÂAcciones vinculadas a la capacitación. Se debe diseñar e implementar la capacitación para el cumplimiento de meta a los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales.
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b. Identificación de las necesidades de los gobiernos locales La entidad pública responsable de meta debe recopilar información que le permita conocer la brecha de conocimiento existente y vinculado a la temática que se aborda a través de la meta del PI. De esta manera, se podrá identificar cuáles son los temas que deben abordarse en las acciones de asistencia técnica, y cuál es el énfasis que deberán tener los materiales educativos, la asesoría y la capacitación a ser desarrollados.
c. Definición y programación de las modalidades de AT Con la identificación de la brecha de conocimiento que debe ser abordada en cada tipo de gobierno local al cual se dirige la meta, el equipo técnico a cargo de la AT se encargará de establecer la estrategia que adoptarán para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, y con ello definir las modalidades de AT que serán utilizadas (referidas a la asesoría, materiales educativos y capacitación), así como elaborar un cronograma de implementación de la AT para cada meta, el cual será coordinado con la DGPP-MEF.
2.5. ¿Cómo implementar las acciones de asistencia técnica? En el marco del PI, la implementación de las acciones de asistencia técnica que la entidad pública responsable de meta debe brindar a los gobiernos locales para el cumplimiento de meta se puede dar a través de tres modalidades de AT:
Materiales educativos
Asesoría
Capacitación
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La asistencia técnica es entendida como un proceso planificado y articulado que combina las tres modalidades de AT para asegurar que los gobiernos locales cuenten con los conocimientos y herramientas que requieren para el cumplimiento de las metas del PI.
Aprobación de metas (Decreto supremo)
Fecha límite para el cumplimiento de meta Línea de tiempo
Materiales educativos
Asesoría
Capacitación
2.5.1 Materiales educativos Se define material educativo como aquel instrumento comunicacional en el proceso enseñanzaaprendizaje con el objetivo de ampliar contenidos, facilitar la puesta en prácticas y fomentar el intercambio de experiencias. En la medida que amerite, el equipo técnico a cargo de la AT dispondrá el desarrollo de materiales educativos referidos al cumplimiento de meta, tales como:
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Documento informativo. Es un documento diseñado para orientar, motivar y facilitar al lector el entendimiento y aplicación de ciertos conocimientos de cara –en este caso– al cumplimiento de las metas del PI. Principalmente ofrece orientaciones técnicas sobre “cómo” cumplir la meta del PI de forma más detallada a lo indicado en el Instructivo.
Manual. Es un documento técnico que contiene un conjunto de instrucciones sustanciales que permite orientar el desarrollo y la implementación de actividades, funciones y procesos vinculados a un tema –en este caso- abordado a través de las metas del PI.
Videos tutoriales. Videos orientadores sobre pasos a seguir y/o pautas de cómo realizar ciertos procedimientos. Muchas veces se usan también para medios de instrucción en cuanto al uso de aplicativos informáticos que tengan que usar los gobiernos locales para el cumplimiento de la meta.
Aplicativos informáticos. Son herramientas multimedia que favorecen el ingreso y gestión de la información- en este caso- relacionada al cumplimiento de una meta.
Otros que se consideren pertinentes.
Es importante prever que los gobiernos locales a los cuales se dirige la meta cuenten con acceso a internet que les permita hacer uso de los aplicativos informáticos que se han desarrollado para el cumplimiento de meta.
Para aquellas zonas donde no se cuente con internet se recomienda permitir que se trabaje con archivos que se puedan descargar, para ser trabajados sin conexión y luego volver a cargarlos al aplicativo, por ejemplo haciendo uso de una cabina pública de internet en su localidad o en la localidad más cercana.
Para el desarrollo de los materiales, se llevarán a cabo las siguientes acciones:
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a. Diseño metodológico del material educativo. El equipo técnico a cargo de la AT, a partir del plan de AT, propone y diseña los materiales educativos que le permita a los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales un mejor entendimiento de cómo llevar a cabo las actividades previstas para el cumplimiento de la meta. b. Desarrollo de material educativo. Esta acción consiste en el desarrollo de contenidos y la adecuación pedagógica del material en función al objetivo que persigue y al público al que se orienta. c. Envío de propuesta de material educativo a la DGPP-MEF. En el caso de los materiales educativos previsto como parte integrante del instructivo para el cumplimiento de la meta, la DGPP-MEF deberá revisarlo y aportar comentarios sobre los mismos. Ello con el objeto de asegurar que estos cumplan con los criterios acordados en el Instructivo, de tal forma que apoyen adecuadamente el cumplimiento de la meta.
Las entidades públicas responsables de meta, de estimarlo necesario, podrían desarrollar materiales complementarios a los que se mencionen en el instructivo, para asegurar un mayor cumplimiento de la meta planteada. Todo el apoyo que los gobiernos locales puedan recibir de las entidades públicas responsables de meta será valioso.
d. Validación del material educativo. Dependiendo de la complejidad del material, es recomendable que la entidad pública responsable de meta pueda prever un espacio de validación del material con una muestra de gobiernos locales, que asegure su adecuado entendimiento y el logro de los objetivos para el cual fue desarrollado. e. Diseño e impresión del material educativo. Luego de incorporar los aportes a los materiales educativos de la DGPP-MEF (y de ser el caso, de una muestra de gobiernos locales), el equipo técnico a cargo de la AT cuenta con el diseño final del material y procede a gestionar su reproducción. Para ello es importante considerar el número de gobiernos locales y funcionarios que participarán en los diversos espacios de asistencia técnica previstos. f. Difusión del material educativo. La distribución y difusión del material educativo desarrollado para el cumplimiento de las metas del PI se realiza principalmente en la capacitación dirigida a los gobiernos locales que deben lograr la meta. Asimismo, el material educativo podrá ser enviado mediante mensajería a cada gobierno local, así como publicar la versión digital de estos (de preferencia en PDF) en la página web institucional.
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Es importante que en el programa de la capacitación se destine un espacio de tiempo para presentar el material educativo, describir su contenido y explicar el modo de uso.
Caso La meta denominada “Realizar acciones de monitoreo al mantenimiento preventivo en los locales escolares de la jurisdicción” (Meta 2014) tiene como objetivo que los gobiernos locales supervisen que los recursos transferidos a las instituciones educativas sean utilizados adecuadamente. Considerando que la meta está enfocada en las municipalidades clasificadas como ciudades no principales con 500 o más viviendas urbanas, y ciudades no principales con menos de 500 viviendas urbanas, el Ministerio de Educación (MINEDU) desarrolló un aplicativo informático en línea que permite a los gobiernos locales consultar sobre las instituciones educativas de su jurisdicción, la persona responsable de recibir los fondos (en la mayoría de veces, se trata de los Directores de la Institución Educativa), el monto transferido para este encargo, así como si este monto ha sido retirado del Banco de la Nación por el responsable. Ello permite al gobierno local llevar adelante un adecuado plan de monitoreo y lograr el cumplimiento de la meta. Adicionalmente, al finalizar la ronda de capacitaciones previstas en el marco de la meta PI, el MINEDU sistematizó las preguntas más recurrentes en las diferentes sesiones de capacitación realizadas y desarrolló el documento “Preguntas Frecuentes”, el cual está publicado en la página web del MINEDU y el MEF para su consulta por parte de otros gobiernos locales.
2.5.2 Asesoría La asesoría se concibe como un proceso en el que el equipo técnico a cargo de la AT da asistencia experta, apoyo mediante la sugerencia y opinión especializada, intercambia conocimientos y orienta técnicamente a los gobiernos locales que la solicitan en los temas vinculados al cumplimiento de la meta del PI.
32
MES
La asesoría para el cumplimiento de meta es permanente durante el periodo en el que la entidad pública responsable de meta forma parte del PI.
La asesoría se caracteriza por: Responde a las consultas específicas formuladas por los gobiernos locales durante la implementación de las acciones que les permitirán dar cumplimiento a la meta. Se basa en la experiencia técnica, así como en los lineamientos de política y enfoques propios de la entidad pública responsable de meta. Esta modalidad de asistencia técnica, en tanto se basa en un proceso de ida y vuelta e individualizado con cada gobierno local, permitirá no solamente identificar y validar iniciativas y conocimientos que son necesarios para cumplir la meta sino que además consolidará espacios de relación laboral y de confianza entre los equipos de la entidad pública responsable de meta y los gobiernos locales.
Las soluciones a los problemas que se presenten en el cumplimiento de la meta del PI se construyen a partir de la interacción entre el equipo técnico a cargo de la AT y los gobiernos locales a los que se les brinda la AT. El equipo técnico a cargo de la AT compartirá y aportará estrategias, instrumentos y metodologías que podrán ayudar a identificar los caminos para favorecer el cumplimiento de la meta. No obstante, será el gobierno local quien decida luego de la asesoría qué medidas implementará de acuerdo a la pertinencia que le vea a las mismas.
La asesoría se puede implementar a través de distintos canales de comunicación. La selección de los mismos dependerá de las características de los gobiernos locales a los que se dirige la meta, así como la capacidad técnica y logística con la que cuenta la entidad pública responsable de la meta. El equipo a cargo de la AT puede proveer los siguientes tipos de asesoría:
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Asesoría presencial: En el marco del PI, es aquella asesoría que se brinda directamente en las oficinas de la entidad pública responsable de meta.
Asesoría a distancia: En el marco del PI, es aquella asesoría que se brinda de manera remota y a través de un medio de comunicación tal como el correo electrónico, teléfono, redes sociales, comunicaciones escritas.
A continuación, se describen las acciones a realizar en cada una de ellas:
a. Asesoría presencial El equipo técnico a cargo de la AT debe atender a los funcionarios de los gobiernos locales que visiten sus oficinas para obtener asesoría vinculada al cumplimiento de meta. Para asegurar que la asesoría presencial sea exitosa se sugiere: Proponer el diseño metodológico de la asesoría presencial, lo cual implica delinear el procedimiento que el equipo técnico a cargo de la AT deberá seguir para atender las demandas de asesoría referidas al cumplimiento de la meta por parte de los gobiernos locales. Una vez coordinada la visita de los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales, se debe definir una agenda de temas a tratar para que el equipo técnico a cargo de la AT pueda contar con los especialistas técnicos y la información idónea para brindar una adecuada asesoría.
El gobierno local debe solicitar con la debida anticipación una asesoría presencial del equipo técnico a cargo de la AT sobre el cumplimiento de meta. Tanto los funcionarios del gobierno local como el equipo técnico a cargo de la AT deben de disponer de tiempo razonable para abordar todos los puntos de la agenda y que no sean distraídos por otras actividades.
Asegurar que se cuenta con el espacio físico y las herramientas de comunicación idóneas para realizar la reunión.
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Documentar, en lo posible, la visita para poder identificar preguntas / dudas recurrentes y aprendizajes que puedan ser luego compartidos con otros gobiernos locales.
b. Asesoría a distancia El equipo técnico a cargo de la AT debe atender todas las comunicaciones que los funcionarios de los gobiernos locales hacen llegar con respecto a las acciones para el cumplimiento de las metas del PI.
Correos electrónicos
Redes sociales
Llamadas telefónicas
Oficios
De igual forma que en la asesoría presencial, en lo posible, se debe identificar preguntas/dudas recurrentes que puedan ser luego sistematizadas y difundidas para un mejor entendimiento por parte de otros gobiernos locales. En ese sentido, se recomienda sistematizar y consolidar una lista de Preguntas Frecuentes dirigida a gobiernos locales vinculada a cada meta. Los principales temas en los que los gobiernos locales solicitan asesoría suelen estar relacionados con:
¿Cómo deben cumplir la meta? ¿Cómo pueden solucionar algunas dificultades que se les está presentado para cumplir la meta?
¿Cuáles son los plazos para el cumplimiento de la meta? ¿Cómo debe ser presentada la información: correo, mesa de partes, vía web?
¿Dónde pueden obtener mayor detalle sobre la meta o la política pública en la que se enmarca?
ÂÂOtros aspectos referidos a la temática a la que está referida la meta.
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Como parte de los aprendizajes generados en los últimos años de implementación del PI, se recomienda: Designar una o más personas a cargo de responder las consultas que se reciban a través de los correos electrónicos y vía telefónica. Asegurarse que los funcionarios designados para brindar la asesoría presencial y a distancia tengan la solvencia para orientar en la temática relacionada a la meta, así como sobre el procedimiento para el cumplimiento de la misma establecido en el instructivo. Crear un correo que sea exclusivo para recibir consultas y enviar información referente a la meta del PI (i.e. meta##@institucion.gob.pe). Organizar y sistematizar la información (dudas, consultas, respuestas) más importante y recurrente durante el proceso de asesoría presencial y a distancia de manera que se vaya construyendo una lista de Preguntas Frecuentes que pueda ser luego difundida entre todos los gobiernos locales a los que se dirige la meta.
Caso La meta denominada “Registro de Información en el Sistema INFObras” (Meta 2013 y 2014) tiene como objetivo que los gobiernos locales registren la información de obras por contrata y administración directa en el sistema INFObras. Para brindar la asesoría para el cumplimiento de meta, la Contraloría General de la República ha puesto a disposición de los gobiernos locales un correo electrónico y una línea telefónica a los cuales ha asignado responsables que logran dar respuesta inmediata (no más de 24 horas) a los gobiernos locales. Para las municipalidades de ciudades principales Tipo A y B han designado dos (2) funcionarios y, para las Municipalidades de ciudades no principales con 500 o más viviendas urbanas se ha designado un funcionario más.
2.5.3 Capacitación La capacitación es definida como un proceso continuo de enseñanza y aprendizaje que busca generar o mejorar las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) de las personas para realizar adecuadamente sus funciones, contribuyendo con ello a incrementar el desempeño de las mismas en las actividades en la organización. En el marco del PI, las capacitaciones que llevará a cabo el equipo técnico a cargo de la AT pueden ser capacitaciones informativas o formativas, de acuerdo al tipo de gobierno local al que está dirigida la meta y al grado de complejidad de la meta.
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Capacitación informativa: proceso de enseñanza-aprendizaje que expone la información básica de un tema para difundir y reforzar el conocimiento que se tiene sobre este.
Capacitación formativa: proceso de enseñanza-aprendizaje que profundiza el conocimiento en un tema y genera mejoras en la actitud y habilidades de sus participantes.
Suelen ser sesiones de corta duración.
Suelen ser sesiones de larga duración.
Asimismo, las capacitaciones podrán abarcar desde sesiones cortas y puntuales como talleres de capacitación hasta sesiones más largas como cursos de especialización o diplomados.
Necesariamente debe realizarse por lo menos una capacitación por cada meta del PI, cuyo principal objetivo es informar sobre las acciones que el gobierno local deberá realizar para acreditar el cumplimiento de la meta.
El equipo técnico a cargo de la AT debe coordinar con la DGPP-MEF la programación y el contenido de las capacitaciones, toda vez que éste último concentra la programación de todas las capacitaciones que se realizan en el marco del PI. De esta manera, la DGPP-MEF podrá identificar rápidamente si la capacitación planificada se “cruza” con capacitaciones de otras entidades públicas responsables de meta para el mismo tipo de gobiernos locales en lo referido a las fechas y ante lo cual se comunica a las entidades y se apoya en el proceso de coordinación para reprogramar las fechas de las capacitaciones. Asimismo, la DGPP-MEF promoverá la coordinación entre las entidades públicas responsables de meta para planificar actividades conjuntas cuando se trata del mismo tipo de gobiernos locales.
MES
La capacitación debe haberse brindado a los gobiernos locales antes de la fecha límite para el cumplimiento de meta, de acuerdo a lo requerido en el Instructivo.
La capacitación involucra el siguiente conjunto de acciones:
37
Preparación
Realización de la capacitación
Lecciones aprendidas
a. Preparación de la capacitación El equipo técnico a cargo de la AT debe iniciar la preparación de la capacitación para el cumplimiento de meta que ofrecerá a los gobiernos locales, lo cual implica:
La capacitación para el cumplimiento de meta necesariamente será presencial, aun cuando pueda ser complementada con sesiones de capacitación virtual.
Definir el programa y la metodología de la capacitación. La definición del programa (Ver Anexo N° 2. Modelo de programa de capacitación) y la metodología de la capacitación debe considerar los siguientes aspectos: i) a qué tipo de gobiernos locales se va a capacitar, ii) el grado de complejidad de la meta. La capacitación puede utilizar una o varias de las siguientes metodologías recomendadas:
ÂÂSesión expositiva. Basada principalmente en una pauta predeterminada de capacitación establecida por el expositor, donde utilizando una presentación multimedia, se va planteando el conjunto de conceptos normativos y técnicos, así como soluciones prácticas vinculadas al cumplimiento de la meta. Generalmente se organizan sesiones de por lo menos 4 horas.
ÂÂPresentación de casos prácticos. Este tipo de capacitación implica una preselección de ejemplos (casos) que permitan relevar los aspectos positivos y negativos de iniciativas antes implementadas, con el fin de revisar y discutir, de manera grupal, el cómo asegurar el cumplimiento de la meta.
ÂÂSesión Práctica. Provee de la posibilidad de un ejercicio guiado del uso de un aplicativo informático o formatos pre-establecidos para el cumplimiento de la meta.
38
Complementariamente se pueden usar videos para motivar, llamar a la reflexión o explicar –de manera visual- los temas que se consideran importantes de posicionar sobre el cumplimiento de meta.
Para organizar el contenido de la capacitación, se sugiere que el equipo técnico a cargo de la AT desarrolle un programa detallado de la capacitación para poder tener claramente establecido los temas, tiempos y responsables por cada una de las secuencias de la capacitación (Ver Anexo N°3. Modelo de programa detallado de capacitación). Definir el perfil y/o funcionario o funcionaria del gobierno local a ser invitados. El equipo técnico a cargo de la AT debe definir el perfil que, en la medida de lo posible, debe cumplir el funcionario o funcionaria del gobierno local que participe en la capacitación. Es importante invitar necesariamente al especialista técnico del gobierno local que implementará las acciones que asegurarán el cumplimiento de la meta. Definir el expositor y el material educativo que utilizará. Se debe asegurar la designación de los especialistas del equipo técnico de la AT que dictarán la capacitación para que exista el tiempo suficiente para desarrollar, revisar y ajustar la propuesta final de exposición y herramientas que requerirá el expositor para asegurar el resultado esperado con la capacitación.
El equipo técnico a cargo de la AT debe revisar los formatos de presentación y materiales de capacitación con anticipación de manera que se asegure que cumplen con los objetivos del taller y evitar enviar mensajes contradictorios o entreguen información innecesaria que termine confundiendo a los participantes. Proponer fechas para la capacitación. Este aspecto es muy importante debido a que influye en todo el proceso logístico de la capacitación. Se debe coordinar con la DGPPMEF la programación de las fechas. Definir las sedes descentralizadas y estimar la cantidad de participantes. Se debe identificar las ciudades donde se realizarán las capacitaciones de manera descentralizada, definir qué gobiernos locales serán invitados así como el número de funcionarios. Ello para tomar acciones en cuanto a la infraestructura que se requerirá (dimensiones y capacidad del local), la cantidad de material a entregar, así como aspectos logísticos (se detallan a continuación) entre otros que aseguren la correcta implementación de la capacitación.
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Para definir las dimensiones y capacidad del local para realizar la capacitación se debe tener en cuenta la distribución de la sala: Tipo escuela (con sillas y mesas) o Tipo auditorio (sólo sillas).
Definir y gestionar los requerimientos logísticos (sala, equipos, traslados, entre otros). La capacitación requiere haberse previsto varios aspectos logísticos, por lo que se propone una lista de chequeo que puede ser utilizada por el equipo técnico a cargo de la AT para hacer seguimiento a estos requerimientos (Ver Anexo N° 4. Lista de chequeo de requerimientos logísticos). Entre los principales aspectos logísticos a tomar en cuenta se encuentran:
Transporte (pasaje) y viáticos para los especialistas del equipo técnico a cargo de la AT que van a dictar el taller.
Impresión y envío de los materiales para el taller a las sedes establecidas con la debida anticipación.
Alquiler de un local para capacitación –en muchos casos la primera opción es el préstamo del ambiente por parte de alguna entidad en el ámbito local.
Coffee break.
Alquiler de equipos de apoyo que se requieran para el taller.
Computadora para las exposiciones y trabajos que se realicen.
Salida de audio para proyectar videos.
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Proyector.
Ecran grande.
Micrófonos inalámbricos.
Equipo de sonido.
Mesa de registro de participantes.
Mesa de expositores.
Otros (Acceso a internet, Pizarra + plumones, Puntero laser + presentador).
MES
El equipo técnico a cargo de la AT debe llegar al lugar donde se realizará la capacitación con un día de anticipación a la fecha prevista para la misma., y así asegurarse que se dispone con todos los requerimientos logísticos.
Coordinar el envío oportuno de los materiales educativos. Los materiales educativos desarrollados oportunamente por el equipo técnico a cargo de la AT deben ser distribuidos en los talleres de capacitación para favorecer el cumplimiento de las metas del PI por parte de los gobiernos locales.
MES
Los materiales educativos deben estar disponibles en la sede de la capacitación con dos de anticipación a la fecha prevista para la misma.
Asegurar la asistencia de los funcionarios y funcionarias invitados. Una vez enviados los oficios con la convocatoria a la capacitación, se debe realizar el seguimiento a la confirmación de la participación de los funcionarios y funcionarias invitados. Asimismo, se sugiere hacer recordatorios vía la página web de la entidad pública responsable de meta, así como envío de correos o realización de llamadas a los coordinadores PI.
41
MES
Los oficios y correos de invitación a la capacitación deben llegar a los gobiernos locales con dos semanas de anticipación a la fecha de la misma.
b. Realización de la capacitación La realización de la capacitación implica la participación activa del equipo técnico a cargo de la AT, de la DGPP-MEF y de los gobiernos locales.
Se ha identificado que algunas entidades públicas responsables de meta que tienen oficinas descentralizadas realizan sus acciones de asesoría, así como la capacitación a través de los funcionarios de estas oficinas. En ese sentido, se sugiere que el equipo técnico a cargo de la AT se asegure de fortalecer capacidades en sus equipos descentralizados y hacer seguimiento para que la asistencia técnica se brinde de manera idónea para el cumplimiento de la meta.
Como parte de los aprendizajes generados en los últimos años de implementación del PI, se recomienda: Antes del inicio de la capacitación: El equipo técnico a cargo de la AT debe estar al menos con una hora de anticipación al inicio de la capacitación para verificar todos los temas logísticos y que todo se encuentre dispuesto correctamente. Al inicio de la capacitación: Se debe asegurar el contar al menos con una persona para el registro de asistencia y la entrega de materiales de la capacitación. Se debe contar con un registro de asistencia (Ver Anexo N° 5. Modelo de registro de asistencia) que facilite luego la identificación de funcionarios de los gobiernos locales que participaron en la capacitación para poder hacerle seguimiento. Los participantes deben firmar una sola lista para facilitar la sistematización posterior. Se deben considerar espacios para que los gobiernos locales puedan hacer consultas y el equipo técnico a cargo de la AT pueda absolverlas. Para ello, se sugiere definir la manera en que se realizará el proceso de consultas:
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ÂÂLas consultas se podrán realizar durante la exposición, en donde los funcionarios de los gobiernos locales podrán levantar la mano y hacer su consulta; o
ÂÂLas consultas solo se podrán realizar al final de la exposición, en donde los funcionarios de los gobiernos locales podrán levantar la mano y hacer su consulta; o
ÂÂAl final de la exposición, con preguntas escritas.
El optar por una de estas tres alternativas dependerá mucho del estilo del expositor, así como la experiencia que se tenga para responder las consultas.
Durante la capacitación: Se debe contar con una persona de apoyo para recibir las consultas o alcanzar el micrófono a los participantes que desean formular consultas. Se debe asegurar que el equipo técnico a cargo de la AT cuente con una persona que pueda ir tomando nota de las preguntas y respuestas que se realicen para su posterior sistematización. Se puede recoger las apreciaciones sobre la capacitación de los funcionarios de los gobiernos locales a través de un formato de evaluación propuesto por el equipo técnico a cargo de la AT. Después de la capacitación: Culminado cada taller, el equipo técnico a cargo de la AT debe enviar el registro de asistencia escaneado y en un plazo no mayor a una semana de haber culminado sus talleres de capacitación, deberá enviar la sistematización de las preguntas y respuestas de la capacitación a la DGPP-MEF.
c. Lecciones aprendidas de la capacitación Es importante que el equipo técnico a cargo de la AT tenga un espacio de reflexión sobre que mejoras consideran importantes incorporar para siguientes capacitaciones. Estas mejoras pueden tratarse de temas que deben ser incorporados, temas que requieren más detalle, casos que pudieran ser compartidos, así como mejoras en los aspectos logísticos. Asimismo, es importante que la DGPP-MEF también pueda compartir sus recomendaciones sobre la capacitación al equipo técnico a cargo de la AT. Como parte de los aprendizajes generados en los últimos años de implementación del PI, se puede indicar que: Se tiene evidencia que los gobiernos locales consideran que los talleres de capacitación presenciales son los espacios de intercambio de conocimiento y experiencias más valiosos y enriquecedores para obtener un claro entendimiento del “como” cumplir la meta, así como poder absolver las consultas y dudas que le surjan de manera inmediata. Se sugiere la siguiente secuencia en la capacitación:
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ÂÂUna presentación corta sobre el PI por parte de la DGPP-MEF. ÂÂUna presentación corta sobre el contenido del instructivo para el cumplimiento de la meta por parte del equipo técnico a cargo de la AT.
ÂÂCapacitación brindada por parte del equipo técnico a cargo de la AT.
Caso La meta denominada “Padrón Nominal homologado y actualizado de niños y niñas menores de 6 años” (Meta 2013 y 2014) tiene como objetivo que los gobiernos locales, en coordinación con los establecimientos de salud de su jurisdicción, mantengan actualizada la información de los menores que se atienden en dichos establecimientos, definiendo el lugar de residencia de cada menor, haciendo uso de un aplicativo en línea. La metodología de la capacitación contempló sesiones expositivas (teóricas) y prácticas. Para estas últimas, el Ministerio de Salud contrató ambientes con equipos de cómputo y acceso a internet para que todos los funcionarios de los gobiernos locales que participaban pudieran, mediante grupos de trabajo con horarios definidos, tener un ejercicio práctico sobre el uso del aplicativo en línea del Padrón Nominal.
2.6 ¿Cómo se retroalimenta el proceso de la asistencia técnica? La DGPP-MEF y la entidad pública responsable de meta podrán disponer de un mecanismo que les permita recibir retroalimentación de los gobiernos locales sobre la asistencia técnica brindada para el cumplimiento de la meta del PI, con el objetivo de poder identificar lecciones aprendidas y proponer mejoras que puedan ser incorporadas en los siguientes procesos de asistencia técnica.
Este mecanismo puede llevarse a cabo a través de: i) un taller de trabajo con funcionarios de la DGPP-MEF, de la entidad pública responsable de meta, así como de un grupo de gobiernos locales; ii) realizar una encuesta que permita recoger las apreciaciones, sugerencias y propuestas de mejoras sobre el proceso de AT de los gobiernos locales; iii) otro que sea pertinente.
44
Asimismo, la DGPP-MEF podrá compartir con las entidades responsables de meta las buenas prácticas que han desarrollado otras entidades públicas responsables de meta con el fin de seguir construyendo un mejor proceso de asistencia técnica para el cumplimiento de las metas del PI.
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ANEXOS
47
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Anexo N° 1. Número de gobiernos locales por clasificación para el año 2014 Ciudades principales Ciudades no principales Nº
Región Tipo A
Tipo B
Con 500 o más VU
Con menos de 500 VU
TOTAL
1
AMAZONAS
0
3
18
63
84
2
ANCASH
0
8
34
124
166
3
APURIMAC
0
5
15
60
80
4
AREQUIPA
1
18
32
58
109
5
AYACUCHO
0
5
40
70
115
6
CAJAMARCA
0
3
25
99
127
7
CALLAO
1
5
0
0
6
8
CUSCO
0
8
46
54
108
9
HUANCAVELICA
0
2
20
73
95
10
HUANUCO
0
5
22
50
77
11
ICA
0
23
8
12
43
12
JUNIN
0
19
44
60
123
13
LA LIBERTAD
1
17
22
43
83
14
LAMBAYEQUE
1
11
22
4
38
15
LIMA
35
24
35
77
171
16
LORETO
0
6
16
29
51
17
MADRE DE DIOS
0
1
5
5
11
18
MOQUEGUA
0
4
8
8
20
19
PASCO
0
3
17
9
29
20
PIURA
0
17
27
21
65
21
PUNO
0
5
49
55
109
22
SAN MARTIN
0
7
32
38
77
23
TACNA
1
5
4
17
27
24
TUMBES
0
2
9
2
13
25
UCAYALI
0
3
6
6
15
40
209
556
1037
1842
TOTAL
NOTA: Se debe tener en cuenta que el cuadro de clasificación podrá variar año a año. La lista de gobiernos locales se encontrará en el Anexo 1 del Decreto Supremo “Aprueban los procedimientos para el cumplimiento de metas y la asignación de los recursos del plan de incentivos a la mejora de la gestión y modernización municipal del año”.
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Anexo N° 2. Modelo de programa de capacitación
(Logos)
Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal Entidad pública responsable de meta: ________________________________________ Meta: ____________________________________________________________________ Lugar: ___________________________________________________________________
PROGRAMA Hora
Actividad
09:00 a.m. – 09:30 a.m.
Registro de Participantes
09:30 a.m. – 09:40 a.m.
Palabras de Bienvenida a cargo del equipo técnico
09:40 a.m. – 10:00 a.m.
Presentación sobre el PI
10:00 a.m. – 11:30 a.m.
Capacitación. Parte I
11:30 a.m. – 11:50 a.m. Coffee break 11:50 m. – 13:50 p.m.
Capacitación. Parte II
13:50 p.m. – 14:00 p.m.
Intervenciones finales y cierre del taller
NOTA: El programa de la capacitación se ajustará a la duración que se establezca para la capacitación.
50
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Palabras de Bienvenida
Presentación del PI
Capacitación. Parte I
09:30 a.m. – 09:40 a.m.
09:40 a.m. –10:00 a.m.
10:00 a.m. – 11:30 a.m.
Capacitación. Parte II
Intervenciones finales y cierre del taller
11:50 m. – 13:50 p.m.
13:50 p.m. – 14:00 p.m.
Coffee break
Registro de Participantes
09:00 a.m. – 09:30 a.m.
11:30 a.m. – 11:50 a.m.
Actividad del Programa
Hora
Tema (…):
Tema 2:
Tema 1:
Tema (…):
Tema 2:
Tema 1:
Descripción detallada de la actividad Responsable
Materiales de apoyo
Documento interno que el equipo técnico a cargo de la AT puede utilizar para precisar el contenido de la capacitación. En este documento se detalla paso a paso los temas que serán abordados a través de la capacitación, así como materiales de apoyo que se requerirán tales como pizarras, impresiones, videos, plumones, entre otros.
PROGRAMA DETALLADO DE CAPACITACION
Anexo N° 3. Modelo de programa detallado de capacitación
Anexo N° 4. Lista de chequeo de requerimientos logísticos para la capacitación Tema Logística
Detalle Convocatoria: Oficio circular enviado por courier Oficio enviado al correo electrónico del coordinador PI Publicación en web Alquiler de sala Mesa de registro Mesa de expositores Coffee break Laptop Proyector multimedia Ecran grande Micrófonos inalámbricos Equipo de sonido Presentador (c/remoto y puntero) Acceso a internet Pizarra acrílica con plumones
Equipo Técnico
Expositor/moderador designado Apoyo para registro de participantes Facilitador USB/CD con materiales de apoyo (ppt, videos, etc.)
Materiales
Folders/carpetas Blocks de notas Lapiceros Instructivos Guías Manuales Ppt impreso Envio de materiales a la sede de la capacitación Formatos para formular preguntas
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Ejecutado Marcar
DNI
CORREO TELEFONO TELEFONO CARGO ELECTRÓNICO CELULAR FIJO (*) FIRMA
(*) Se debe recomendar que sea el correo electrónico institucional. En caso que el gobierno local no tenga correo electrónico institucional, consignar su correo personal.
Nº
NOMBRE Y MUNICIPALIDAD APELLIDOS
Anexo N° 5. Modelo de registro de asistencia
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