MANUAL DE OPERACIÓN Módulo de Empleados

IBA SOLUCIONES EMPRESARIALES S.A. DE C.V. Av. Lomas de Sotelo 1102 Interior. 501, Col. Lomas de Sotelo, Delegación Miguel Hidalgo, México D.F., C.P. 11200 5255 – 4555 www.facturemosya.com.mx

Módulo de empleados Aspectos generales En este módulo usted podrá: I.

Agregar un nuevo empleado

II. III.

I.

Consultar/Modificar un empleado existente Importar empleados

Agregar un nuevo empleado Para dar de alta un nuevo empleado hay que seguir los siguientes pasos:

1. Dar clic en el menú nómina y después clic en el módulo catálogo de empleados.

1

2. Dar clic en agregar empleado

a. Clave.- Si tú no tienes ya definido claves para tus empleados, el sistema te dará un número consecutivo. En el caso de que ya tengas claves que identifiquen a tus empleados podrás capturarlas aquí. Este campo es alfanumérico y puede capturar hasta 10 caracteres. b. Razón social.- Capturar el nombre del empleado. c. Tipo de empleado.- Aquí encontraras 3 opciones: i. Empleado normal.- Esta opción aplica para la mayoría de los empleados ii. Empleado extranjero.- Al escoger esta opción el sistema te dará un RFC que definió el SAT para este tipo de clientes. XEXX010101000 iii. Empleado mostrador.- Esta opción aplica para aquellos empleados mostrador que no tienen RFC y que requieren factura. Para este tipo de clientes el SAT definió el siguiente RFC genérico XAXX010101000. d. RFC.- Capturar el RFC de tu empleado. Recuerda que debe tener homoclave. e. Calle.- capturar la dirección del empleado sin los números ya que existen campos específicos para esto. f. No. exterior.- Capturar el número exterior. g. No. Interior.- Capturar el número interior. h. Colonia.- Capturar la colonia. i. Deleg./Mpio.- Capturar la delegación o el municipio. j. Ciudad.- Capturar la ciudad. k. Estado.- Seleccionar el estado correspondiente. l. Código Postal.- Capturar el código postal. m. País.- Escoger dentro de las opciones el país correspondiente. n. Registro Patronal.- Capturar registro patronal, máximo 20 caracteres. o. No. Empleado.- Capturar número de empleado de 1 a 15 caracteres. p. CURP.- capturar la CURP del trabajador.

facturemosy@ | enero de 2014

3. Capturar los datos fiscales complementos del cliente empezando por:

2

q. Régimen.- Seleccionar la opción de régimen por el cual se tiene contratado al trabajador. r. NSS.- Capturar el número de seguridad social aplicable al trabajador. s. Fecha Inicio Laboral.- Capturar la fecha de inicio de la relación laboral entre el empleador y el empleado. t. Banco.- Seleccionar el banco correspondiente. u. CLABE.- Capturar la CLABE interbancaria v. Departamento.- Seleccionar el departamento o área a la que pertenece el trabajador. w. Puesto.- Seleccionar puesto asignado al empleado o actividad que realiza. x. Tipo Contrato.- Seleccionar el tipo de contrato que tiene el trabajador. y. Tipo Jornada.- Seleccionar el tipo de jornada que cubre el trabajador. z. Periodicidad Pago.- Seleccionar la forma en que se establece el pago del salario. aa. Riesgo Puesto.- Seleccionar la Clase en que deben inscribirse los patrones, de acuerdo a las actividades que desempeñan sus trabajadores. bb. Salario Diario.- Capturar el salario diario integrado.

4. Dar clic en agregar empleado. 5. Dar clic en Nuevo Contacto para agregar los datos de contacto de la(s) persona(s) del cliente a la(s) que se les enviará el comprobante fiscal digital. Este para no tener que capturar el correo electrónico del cliente cada vez que se elabora un comprobante.

3

6. Capturar los datos de los contactos empezando por: a. b. c. d.

Nombre.- Capturar el nombre completo del contacto con los apellidos. Teléfono.- Capturar el teléfono personal del contacto. Oficina.- Capturar el teléfono de oficina del contacto. Ext.- En caso de que el teléfono de oficina del contacto tenga una extensión capturarla. e. Móvil.- Capturar el teléfono celular del contacto. f. Email.- Capturar el correo electrónico del contacto. Si no se captura nada en este campo, se tendrá que capturar un correo electrónico al momento de generar cada factura para este cliente. g. Observaciones.- Capturar cualquier información relevante que falte de este contacto. h. Enviar Facturas.- Dar clic en este campo si quieres que cada vez que generes una factura para este cliente se utilice este correo electrónico como predeterminado.

8. La sección de Acceso Consulta solo aplica para la aplicación vía Internet. En esta sección podrás darle acceso a tu sistema a aquellos clientes a los cuales les emitas una gran cantidad de comprobantes mensuales con el fin de que ellos puedan checarlos sin necesidad de que se los estés enviando. Para ello les debes asignar un usuario y contraseña de la siguiente manera: a. Usuario.- Capturar un nombre de usuario para que con ese pueda acceder al sistema. b. Habilitar Acceso.- Activa esta celda para habilitar el acceso del usuario al sistema. c. Contraseña.- Capturar una contraseña para que el cliente pueda acceder al sistema. 9. Si requieres agregar uno o más contactos para el mismo cliente repite los pasos 5, 6 y 7.

facturemosy@ | enero de 2014

7. Dar clic en guardar contacto.

4

II.

Consultar/Modificar un empleado existente Para consultar o modificar los datos de algún empleado existente hay que seguir los siguientes pasos: 1. Dar clic en el menú nómina y después clic en el módulo catálogo de empleados.

2. Buscar el cliente que deseas consultar/modificar. Para esto dale clic en cualquiera de las siguientes opciones de búsqueda: a) Clave del empleado.- Utiliza esta opción para buscar por la clave del empleado. b) RFC.- Utiliza esta opción para buscar por el RFC del empleado. c) Razón social.- Utilizar esta opción para buscar por la razón social del empleado.

5

facturemosy@ | enero de 2014

3. Empieza a capturar la información del criterio de búsqueda que hayas seleccionado para que el sistema te empiece a filtrar la información del listado conforme vayas ingresando una letra. Una vez encontrado el empleado que deseas consultar/modificar podrás darle clic al folder para consultar/modificar o al basurero para eliminarlo. Te recomendamos no eliminar a ningún cliente a menos de que estés completamente seguro ya que si lo eliminas y lo vuelves a dar de alta con otro código puede afectar el módulo de reportes.

6

4. Una vez dando clic en el folder para consultar/modificar te aparecerán los datos existentes del empleado que seleccionaste en un color gris. Si deseas modificar algún dato dale clic al botón Modificar para que los campos se activen y se pongan de color negro y así puedas modificar lo que necesites.

5. Una vez que hayas realizado las modificaciones necesarias dale clic al botón Guardar para guardar los cambios que hayas realizado. Dale clic a Regresar para regresar al menú anterior.

7

Importar empleados Para consultar o modificar los datos de algún empleado existente hay que seguir los siguientes pasos: 1. Dar clic en el menú nómina y después clic en el módulo catálogo de empleados.

2. Dar clic en importar empleados.

facturemosy@ | enero de 2014

III.

8

3. Dar clic en examinar, y selecciona el archivo de Excel con extensión xls.

4. Da clic en el botón procesar después de haber seleccionado el archivo de Excel, y después de dar clic le aparecerá la lista de los empleados importados correctamente o el mensaje de error por el cual no se pudo guardar la información de un empleado.

Nota: Para poder tener el esquema del archivo Excel, que debe de llenar, lo puede descargar en la sección de importar empleados, dando clic en el botón descargar ejemplo; esto le descargar el Excel con la estructura de la información de los empleados junto con unos ejemplos de datos de ejemplo de empleados.

9