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CRITERIOS, LINEAMIENTOS Y PAUTAS A SEGUIR PARA LA ELABORACION DE INFORMES EN MS-WORD Hablar de un formato de texto en MS-WORD, es referirse a cuestiones relacionadas con la apariencia del mismo, con la forma en que lo presentamos. Si bien lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que este dice, lo que vemos tiene mucha importancia. Un texto con un excelente contenido pero mal formateado pierde calidad. El estilo de presentar un texto es personal, sin embargo existen ciertas pautas y procedimientos que se deben considerar para lograr claridad, precisión y calidad en la transmisión de la información. Los siguientes lineamientos pretenden orientar sobre aquellos aspectos que se deben considerar para la elaboración de un informe: 1. DISEÑO Y CONFIGURACION DE LA PAGINA MARGENES: Son los límites dentro de los cuales se debe desarrollar el texto y todo aquel contenido que lo acompañe: imágenes, tablas, cuadros, etc. En general el criterio a seguir es:  Superior: entre 2,50 y 3,50 cm.  Inferior: entre 2 y 2,50 cm.  Izquierdo: 2 a 3 cm.  Derecho: 1,50 a 2 cm.

PAPEL: Es recomendable escoger formatos A4 u oficio. La hoja debe ser lisa, blanca y libre de renglones.

POSICION Y DISEÑO DE ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA: Si bien fuera de los márgenes no se debe escribir, existe una excepción que son los encabezados y pie de página. Un informe que pretenda nivel, no debe prescindir de ellos. Estos se insertarán automáticamente a lo largo de todo el documento, por lo tanto se los debe tener en cuenta para fijar la amplitud de los márgenes. Todas las páginas de un informe, excepto la carátula, deben tener encabezado y pie de página. Es muy importante posicionarlos en el diseño de la página a 2cm. desde el borde de la hoja. En el pie de página es recomendable insertar los números de página. Todas las páginas deben estar numeradas salvo la página inicial o portada y siempre se usan números arábigos. En general el pie de página y el encabezado pueden hacer referencia al autor del trabajo, fecha, tema, logotipo, etc., toda aquella información que debe ser constante a lo largo de todo el documento.

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2. FORMATOS 2.1. TEXTO FUENTE La premisa general es que la letra se lea con claridad. Actualmente existe una enorme diversidad de estilos de letra, pero en un informe se debe optar por estilos claros, precisos y reconocidos. Se recomienda variar entre un estilo elegante como Times New Roman o uno técnico como Arial, todo depende de las características del texto. Algo muy importante: mantener el mismo tipo de letra a lo largo de todo el informe, también en el caso de la realización de tablas o gráficos cuyos textos deben seguir manteniendo el estilo de letra del documento, salvo excepciones relacionadas con diseños o logotipos que deban respetarse como tal. TAMAÑO Jerarquizar y discriminar el texto de un informe es muy importante. Permite en una primera aproximación al mismo tener una idea de su contenido. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm.) Las pautas y criterios generales a seguir establecen tamaños de fuente: 

Títulos: entre 12 y 14 puntos un inmediato superior al del resto del texto.



Texto general: entre 11 y 12 puntos



Explicaciones de imágenes, referencias y notas al pie de página establecer un tamaño 9 o 10 puntos.



Texto de tablas o gráficos: optar por un tamaño de 10 puntos.

ESTILO En un informe se deben jerarquizar títulos y subtítulos los cuales deben sobresalir en relación al resto del texto. Para esto es importante y fundamental considerar aspectos relacionados con el estilo del mismo. Para los títulos es recomendable el uso de la negrita para destacar. Tener en cuenta el siguiente aspecto: los títulos NO se subrayan. La cursiva debe considerarse para aquellas palabras que estén en otra lengua como así también para las citas textuales.

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2.2. PARRAFO SANGRIA La sangría establece la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo o derecho. En un informe se debe tener en cuenta la asignación de sangría de 1° línea y mantener el mismo ancho de la misma a lo largo de todo el documento.

ALINEACION Alinear correctamente un párrafo es uno de los procedimientos indispensables y fundamentales para determinar la apariencia de un informe y muchas veces no toma la consideración e importancia que se merece. Debemos considerar que: Alineación Izquierda: Es la alineación predeterminada, de no aplicarse ninguna alineación el texto estará hacia la izquierda. Alineación Centrada: Colocará el texto o lo seleccionado en el centro. El centro es en relación a los extremos, es decir podrá centrar el texto dentro de una tabla pero la tabla en si poseer una alineación distinta. Se lo suele utilizar en imágenes o títulos principales. Alineación Derecha: Posicionará hacia la derecha el texto u objeto seleccionado. Es el tipo de alineación menos utilizado. Se lo suele utilizar para firmas, fechas de notas o cartas y en números de página. Alineación justificada: Es la alineación que empareja el texto, se extiende de margen a margen y aprovecha al máximo el espacio. Es la recomendada para la elaboración de informes y se la suele utilizar en todos los párrafos. En muchos casos es recomendable la separación entre párrafos. Si se opta por esta debe oscilar entre 1 a 1,5 líneas, a fin de facilitar una rápida ubicación visual de los párrafos durante la lectura. Una recomendación muy importante es considerar para los títulos una alineación centrada o hacia la izquierda y mantener el mismo esquema seleccionado a lo largo de todo el trabajo.

INTERLINEADO El interlineado es el espacio vertical que separa las líneas del texto. En general y dependiendo de las características del mismo, se recomienda aplicar en un informe, interlineado sencillo (es la predeterminada) o de 1 línea. Para resúmenes, notas de pie de página, títulos de varias líneas y citas textuales sólo se debe utilizar interlineado sencillo.

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3. CONSIDERACIONES GENERALES SIGLAS Se deben utilizar cuando los nombres son largos y aparecen con frecuencia a lo largo del texto. Se describen la primera vez que se citan en el y luego solo la sigla correspondiente.

CITAS TEXTUALES Siempre se debe citar al autor cuando se usan sus ideas, temas, gráficos, etc. y la misma debe ser realizada y referenciada correctamente. La recomendación para reseñar es: citas con menos de 5 líneas, se deben escribir en cursiva y entre comillas. Si la cita supera a las 5 o 6 líneas se deja una sangría de 1cm. de lado y el texto se escribe a interlineado sencillo.

NOTAS Y REFERENCIAS DE PIE DE PAGINA Se incluyen para referenciar una información y generalmente son señalamientos del autor para clarificar o delimitar algún tipo de concepto. Se insertan en la parte inferior del texto. La referencia bibliográfica debe seguir el siguiente orden: Autor o autores (primero los apellidos y luego el nombre o nombres, separados por comas los primeros de los segundos), año de la edición, título de la obra en cursivas, volumen o tomo, número de la edición (después de la primera), lugar de la edición, editorial o institución, colección, volumen o tomo y número total de páginas del libro. Cuando los documentos consultados estén publicados en Internet solo deberá agregarse a la ficha, la dirección de la página de Internet correspondiente y la fecha de consulta.

IMÁGENES Y GRAFICOS Es importante considerar que el tamaño que tiene la imagen o gráfico en relación al texto determinará la función que cumple: para acompañar el contenido, complementar la información o ser determinante para su comprensión. Al insertar una imagen, no sólo se debe disponer su posición sino también su relación con el texto a partir de asignarle un estilo de ajuste: cuadrado (ver en la imagen), estrecho, arriba y abajo o ninguno. Tener en cuenta criterios para asignarlos considerando también cuestiones de diagramación: las imágenes o gráficos deben quedar contenidos dentro de los márgenes del informe. Si las imágenes o gráficos llevan texto que las acompañe, los mismos deberán ubicarse al pie de la imagen y con alineación izquierda. Recordar que se sigue usando el mismo estilo de texto de todo el documento pero en menor tamaño.

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