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N° 144 -2015-VIVIENDA Lima, 2 8 MAYO 2015 Vistos, el Informe N° 033-2015-VIVIENDA/SG-OGDA de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo de la Secretaría General; el Memorándum N° 16002015-VIVIENDA-OGPP de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto - OGPP; y el Informe N° 095-2015-VIVIENDAJOGPP-OPM de la Oficina de Planeamiento y Modernización de la OGPP; y, CONSIDERANDO: Que, mediante Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN-J, se aprueba la Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública", la misma que establece las pautas y los procedimientos para la formulación, aprobación, ejecución y evaluación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública; Que, el numeral 5.1 de la referida Directiva establece que el Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos es un instrumento de gestión archivística que orienta las actividades archivísticas a desarrollar en un período determinado, en relación con los objetivos y las metas previstas de la entidad y los del Sistéma Nacional de Archivos; Que, asimismo, la citada Directiva dispone en el numeral 5.2 que, para la formulación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos, se tendrá en consideración los lineamientos 'de política institucional, debiendo formar parte del Plan Operativo Institucional en cada entidad, manteniendo coherencia con los fines y objetivos del Sistema Nacional de Archivos; y el referido Plan debe ser formulado anualmente por el responsable del órgano de Administración de Archivos, en coordinación con la unidad orgánica de Planificación de la entidad; y señala en el numeral 5.3 que, dicho documento es aprobado por Resolución de la más alta autoridad de la entidad; Que, los literales b) y g) del artículo 22 del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, aprobado por Decreto Supremo N° 010-2014-VIVIENDA, modificado por Decreto Supremo N° 0062015-VIVIENDA, establecen entre las funciones dé la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo de la Secretaría General: "b) Proponer y actualizar las normas correspondientes a la administración documentada y archivo"; y, "g) Conducir la administración y proponer normas, directivas y otros referente al archivo central, (...) del Ministerio, de conformidad con las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos";

Que, en el ejercicio de sus funciones, la Directora de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, a través del Informe N° 033-2015-VIVIENDA/SGOGDA, remite a la Secretaría General, el proyecto de "Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento - Año 2015", señalando entre otros puntos que, "2.6 (...) el "Plan Anua/de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento - Año 2015", (...) ha sido formulado y elaborado en concordancia con lo señalado en el Anexo 1 que forma parte de la Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI (Capítulo VIII. ANEXOS); 2.7 (...) ha sido elaborado en el mamo del "Objetivo Estratégico 5: Fortalecer las capacidades institucionales del MVCS y la articulación entre las direcciones nacionales, las entidades del sector y los gobiernos subnacionales"; establecido en el Plan Estratégico Institucional 2008-2015 del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, aprobado mediante R.M. N° 920-2008-VIVIENDA; 2.8 (...) las actividades propuestas para la consecución del objetivo general y objetivos específicos señalados en el referido Plan Anual de Trabajo, están contempladas en el Plan Operativo Institucional - 2015 del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, en concordancia con los fines y objetivos del Sistema Nacional de Archivos"; Que, con Memorándum N° 1600-2015-VIVIENDA-OGPP, el Director General de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto hace suyo el Informe N° 095-2015-VIVIENDA/OGPP-OPM de la Oficina de Planeamiento y Modernización de la OGPP, a través del cual se considera pertinente la aprobación del "Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento - Año 2015", propuesto por la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo; Que, en consecuencia, es necesario aprobar el "Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento - Año 2015", a fin de contar con un instrumento de gestión que oriente el desarrollo de las actividades archivísticas en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento; De conformidad con lo dispuesto por la Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; Ley N° 30156, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, su Reglamento de Organización y Funciones, aprobado por Decreto Supremo N° 010-2014-VIVIENDA, modificado por el Decreto Supremo N° 006-2015-VIVIENDA; y la Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública", aprobada or Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN-J; SE RESUELVE: Artículo 1.- Aprobar el "Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento Año 2015", que en Anexo forma parte integrante de la presente Resolución.

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Artículo 2.- Encargar a la Oficina General de Estadística e Informática, la publicación de la presente Resolución y su Anexo en el Portal Institucional del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (www.vivienda.gob.pe), así como disponer su difusión a todo el personal del Ministerio mediante correo electrónico. Artículo 3.- Disponer que la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo remita el "Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento - Año 2015", al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo señalado en la Directiva N° 003-2008AGN/DNDAAI "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública", aprobada mediante Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN-J. Regístrese y comuníquese

ilion von nesse La Serna Miniltro de Vivienda, Construcción y Saneamiento

Ministerio de Vivienda,

PERU Construcción y I

Saneamiento

Secretaria General

PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCIÓN V SANEAMIENTO AÑO 2015

INTRODUCCIÓN

El 11 de julio de 2002 el gobierno Promulgó la Ley N° 27779, mediante la cual crea el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento - MVCS, con el objetivo de formular, aprobar, ejecutar y supervisar las políticas de alcance nacional aplicables en materia de Vivienda, Urbanismo, Construcción y Saneamiento y para tal efecto dicta normas de alcance nacional y supervisa su cumplimiento. Su competencia se extiende a las personas naturales y jurídicas que realizan actividades vinculadas a los subsectores, Vivienda, Urbanismo, Construcción y Saneamiento.

La Ley N° 30156; Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, publicada en el Diario Oficial El Peruano el 19 de enero de 2014, define la naturaleza jurídica y regula el ámbito de competencia, la rectoría; las funciones y la estructura orgánica básica del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento - MVCS, y sus relaciones con otras entidades.

El MVCS tiene como misión mejorar las condiciones de vida de la población facilitando su acceso a una vivienda adecuada y a los servicios básicos, propiciando el ordenamiento, crecimiento, conservación, mantenimiento y protección de los centros de población y sus áreas de influencia, fomentando la participación de las organizaciones de la sociedad civil y de la iniciativa e inversión privadas.

Mediante Decreto Supremo N°010-2014-VIVIENDA se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, el mismo que es modificado por Decreto Supremo N° 006-2015VIVIENDA.

En ese contexto, la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, en el ejercicio de sus funciones, es la encargada de proponer y actualizar las normas correspondientes a la administración documentaria y archivo, así como conducir la administración y proponer normas, directivas y otros referente al Archivo Central, los archivos periféricos y archivos de gestión de todos los órganos, programas y proyectos del Ministerio, de conformidad con las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos.

Cabe precisar que el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, es una entidad pública convencida de la importancia de formar una cultura archivística, resaltando el rol importante que cumple el Archivo como fuente de información para la toma de decisiones, enmarcados en los lineamientos de la entidad, buscando satisfacer oportunamente la demanda de información de la entidad y del público usuario, brindando un servicio rápido, oportuno y eficaz en el marco de la normatividad vigente. El MVCS cuenta con un local donde funciona su Archivo Central ubicado en la Av. Elmer Faucett N° 3970, en la Provincia Constitucional del Callao, el mismo que es compartido con el Gobierno Regional de Callao, la Policía Nacional del Perú y el Programa Nacional de Saneamiento Urbano (Unidad Ejecutora del MVCS). Este local es de un solo nivel (primer piso), está distribuido en tres áreas (reservada, privada y pública), fue acondicionado para custodiar y conservar la documentación de las diferentes oficinas y programas del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, su infraestructura está en regular estado de conservación.

Por lo tanto, y en concordancia con la Directiva N° 03-2008-AGN/DNAAI, "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las entidades de la Administración Pública", aprobado por Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN/J, se ha elaborado el presente Plan Anual de Trabajo del órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento para el Año 2015.

2

PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCIÓN Y SANEAMIENTO Año 2015

ÍNDICE Pág. E

Alcance

4

II.

Objetivo General

4

III. Objetivos Específicos

4

IV. Política Institucional

5

V.

Realidad Archivística institucional

5

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Organización Normatividad Personal Local y Equipos Fondo Documental Procesos Técnicos Archivísticos

5 6 6 7 8 9

5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.6.4 5.6.5 5.6.6

9 9 10 10 11 11

Administración de Archivos Organización Documental Descripción Documental Selección Documental Conservación Documental Servicio Archivístico

VI. Programación de Actividades

13

VII. Presupuesto

14

3

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I.

ALCANCE. El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos para el Año 2015, es de obligatorio cumplimiento de todos los órganos, Unidades Orgánicas y Programas del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

II. OBJETIVO GENERAL. Establecer e implementar medidas y actividades archivísticas que permitan fortalecer y consolidar la gestión documental y de archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento-MVCS, en el marco de las disposiciones impartidas por el Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos y de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, garantizando la transparencia y acceso a la información pública. III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 3.1 Constituir el Sistema Institucional de Archivo del MVCS, con la finalidad de determinar y regular los diferentes niveles de archivo existentes en el Ministerio, en el marco de la normatividad vigente. 3:2 Optimizar la gestión documental institucional, mediante la uniformidad y estandarización de los procesos técnicos archivísticos en los diferentes niveles de archivo, garantizando la adecuada custodia, conservación y protección documental del MVCS. 3.3 Fortalecer las capacidades de los responsables de los diferentes niveles de archivo, para ta correcta gestión de archivos, contribuyendo al establecimiento de una cultura archivistica en el MVCS. 3.4 Implementar normativas internas en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación, que permitan orientar el adecuado tratamiento a los documentos que custodia el Archivo Central del MVCS. 3.5 Supervisar y evaluar la administración adecuada de la documentación de los Archivos de Gestión y Archivos Periféricos del MVCS. 3.6 Seleccionar, evaluar y proponer documentos al Comité Evaluador de Documentos para su eliminación, lo que permitirá descongestionar el Archivo Central. 3.7 Brindar un eficiente y oportuno Servicio Archivístico, mediante la modalidad de préstamo o consulta de documentos a los Órganos, Unidades Orgánicas y Programas del MVCS, así como a los usuarios externos, en el marco de lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

4

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3.8 Impulsar el uso de tecnologías de la información y la comunicación para una adecuada sistematización, con la finalidad de optimizar los procesos técnicos archivisticos. IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL. El presente Plan Anual de Trabajo se enmarca dentro del "Objetivo Estratégico 5: Fortalecer las capacidades instituciónales del MVCS y la articulación entre las direcciones nacionales, las entidades del ; sector y los gobiernos subnacionales"; establecido en el Plan Estratégico Institucional 2008-2015 del MVCS, aprobado mediante R.M. N°920-2008-VIVIENDA. Asimismo, las actividades propuestas para la consecución del objetivo general y objetivos específicos, están contemplados en el Plan Operativo Institucional, en concordancia con los fines y objetivos del Sistema Nacional de Archivos. V. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL. 5.1 Organización. De conformidad a lo establecido en el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, aprobado mediante D.S. N° 010-2014-VIVIENDA, modificado por D.S. N° 006-2015VIVIENDA, la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo (ex Unidad de Trámite Documentario) es la Unidad Orgánica de la Secretaria General encargada de organizar, conducir, ejecutar y evaluar el proceso de administración documentaria, archivo, servicios documentales e informativos, en el marco de la normatividad vigente, así como conducir la administración y proponer normas, directivas y otros referente al Archivo Central, los Archivos Periféricos y Archivos de Gestión de todos los órganos, Unidades Orgánicas y Programas del Ministerio, de conformidad con las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos. En tal sentido, la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo hará las veces de órgano de Administración de ArchiVos-OAA, teniendo en cuenta que dicho Órgano es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas a nivel institucional, según lo establecido en la Normas Generales del Sistema de Administración de Archivos para el Sector Público nacional, aprobadas mediante Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J. 5.2 Normatividad. 5.2.1 Resolución de Secretaría General N° 42-2012-VIVIENDA/SG que aprueba la Directiva que regula el Sistema de Administración Documentaria del MVCS. 5.2.2 Resolución Ministerial N° 140-2015-VIVIENDA, que constituye el Comité Evaluador de Documentos del MVCS.

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5.2.3 Asimismo, se viene reformúlando el Programa de Control de Documentos, a cargo del equipo técnico del Archivo Central del Ministerio. 5.2.4 De otro lado, se encuentra en proceso de aprobación los siguientes documentos normativos en materia archivistica: Directiva General que establece el procedimiento de transferencia de documentos provenientes de los Archivos Periféricos y Archivos de Gestión al Archivo Central del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento-MVCS. Directiva General que establece el procedimiento para la foliación de documentos. El Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros por Inundación en Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento. El Manual de Procedimientos de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo. 5.3 Personal. El equipo de trabajo del Archivo Central, cuenta actualmente con doce (12) colaboradores, de los cuales, una (01) Coordinadora General, un (01) Coordinador Técnico, una (01) Especialista Administrativo, dos (02) Especialistas en Archivo, tres (03) Técnicos en Archivo, un (01) técnico en informática, un (01) Auxiliar en Archivo y dos (02) Apoyo administrativo. N°

Grado/cargo Funcional

Nivel de Capacitación

Cantidad

Régimen Laboral

1

Coordinadora General del Archivo Central

-Bachiller en Ciencias de la Comunicación.

1

D. Leg. 1057

2

Coordinador Técnico

- Bachiller en Historia. - Diplomado en Archivo y/o Gestión Documental

1

D. Leg. 1057

Especialista Administrativo

- Estudios superiores en Historia. - Cursos en Administración Documentada y Archivo

1

D. Leg. 1057

4

Especialista en Archivo

-Egresados de la Carrera Profesional de Archivos

3

5

Técnico en Archivo

-Estudios Técnicos y Cursos en Archivo

3

6

Auxiliar en Archivo

- Cursos en Archivo

2

7

Operador en Digitalización

- Estudios de Ingeniería Industrial

2

D. Leg. 1057

8

Apoyo Administrativo

2

D. Leg. 276

3

D. Leg. 1057/ Orden de Servicio D. Leg. 1057 D. Leg. 1057

- Curso de Analista de Sistemas - No tiene

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5.4 Local y Equipos El Archivo Central del MVCS se encuentran ubicadas en la Av. Elmer Faucett N° 3970, distrito del Callao de la Provincia Constitucional del Callao. La construcción del local es de material noble, reforzado con estructuras de acero, el techo del local es de planchas onduladas de fibrocemento, ubicado a una altura aproximada de diez (10) metros. Consta de 3 ambientes, los cuales para una mejor organización se ha dividido en: Sector 1, Sector 2, y Sector 3, cubriendo un área total de 2,000 mr. - El Sector .1, cuenta con diez (10) estantes fijos de metal, de siete (07) cuerpos y de doble fas, dos (02) estantes fijos de metal de seis (06) cuerpos y de doble fas, dos (02) estantes de metal de cuatro (04) cuerpos y de doble fas. El Sector 2, cuenta con veinte (20) estantes fijos de metal, de nueve (09) cuerpos y de doble fas, dos (02) estantes fijos de metal, de ocho (08) cuerpos y de doble fas y dos (02) estantes fijos de metal, de tres (03) cuerpos y de doble fas. - El Sector 3, cuenta con nueve (09) estantes fijos de metal, de diez (10) cuerpos y de doble fas, cinco (05) estantes fijos de metal, de once (11) cuerpos y de doble fas y cuatro (04) estantes fijos de metal, de dos (02) cuerpos y de doble fas. Dentro de los ambientes del Archivo Central se encuentran distribuidos los siguientes mobiliarios y equipos: - Nueve (09) mesas de trabajo Dieciocho (18) sillas giratorias * Tres (03) sillas estáticas. Ocho (08) módulos de escritorio - Nueve (09) escritorios - Dos (02) módulos de computadora Treinta y dos (32) planotecas Cinco escaleras metálicas Dos (02) coches y una (01) carreta para traslado de documentos - Dos (02) guillotinas Uno (01) anilladora Dos (02) armarios de madera Nueve (09) ventiladores - Tres (03) archivadores de melanime Nueve (09) computadoras - Uno (01) fotocopiadora multifuncional Tres (03) Escáner Dos (02) impresoras Siete (07) Extractores de Aire Seis (06) Deshumedecedores

7

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- Veinte (20) Extintores con las siguientes características: • • • • • •

Dos (02) Extintores de 100 Kg. de Polvo Químico Seco. Cuatro (04) Extintores de 12 Kg. de Polvo Químico Seco. Cinco (05) Extintores de 6 Kg. de Polvo Químico Seco. Un (01) Extintor de 2 Kg. de Polvo Químico Seco. Cuatro (04) Extintores de 15 Lbs. de CO2 - Gas Carbónico. Cuatro (04) Extintores de 2.5 Galones de Agua.

Cabe resaltar que el Archivo Central cuenta con un área de comedor que se encuentra localizado dentro del local perteneciente al Archivo Central del Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento. - Una (01) refrigeradora - Dos (02) microondas - Cinco (05) mesas - Veinte (20) sillas - Un (01) mueble de madera 5.5 Fondo Documental El Archivo Central cuenta entre sus principales series documentales, las que se detallan en el siguiente cuadro: PRINCIPALES SERIES DOCUMENTALES RESOLUTIVOS CONVENIOS COMPROBANTES DE PAGO EXPEDIENTES DE PROCESOS DE SELECCIÓN RECIBOS.DE INGRESO ÓRDENES DE COMPRA ÓRDENES DE SERVICIO LIBROS CONTABLES LEGAJOS PERSONALES EXPEDIENTES JUDICIALES (FALSOS EXPEDIENTES) PLANOS EXPEDIENTES DE CALIFICACIÓN DE VIVIENDA EXPEDIENTES CONTRATO COMPRA VENTA INMUEBLES URB. MANZANILLA- LA VICTORIA

FECHAS EXTREMAS 1969 - 2011 2011-2013 1986 - 2013 2002-2006 2002 - 2010 2002 - 2011 1997 - 2006 1998 - 2013 1986- 2003 1987 - 2011 1962 - 1984 1970 - 1982

METROS LINEALES 95

1973 -1977

3

98 535 207 42 34 37 32 61 56 63 14

5.6 Procesos Técnicos Archivísticos Las actividades que se encuentran dentro de los procesos técnicos archivísticos están establecidos por las normas generales del Sistema Nacional de Archivos aprobados por Resolución Jefatural N°073-85-AGN, Resolución Jefatural N° 173- 86-AGN-J, emitidas por el Archivo General de la Nación en su calidad de ente rector del Sistema Institucional de Archivos. Los procesos técnicos archivísticos se ejecutarán acorde a los Objetivos Institucionales establecidos en el Plan Operativo Institucional del MVCS.

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5.6.1 Administración de Archivos. El Órgano de Administración de Archivos, coordina con los órganos, Unidades Orgánicas y Programas del MVCS, con el objetivo de asesorarlos y brindarles asistencia técnica para la implementación de sus archivos y contribuir con la gestión documental. En el presente Plan de Trabajo, esta actividad será medida de la siguiente manera: Supervisiones •y asistencia técnica a los responsables de los diferentes niveles de archivos del MVCS. Elaboración del Plan Anual de Trabajo de Archivo. -

Elaboración del Plan de Control de Documentos.

-

Elaboración del Plan Anual de Prevención y Recuperación de documentos por Siniestros del MVCS Elaboración o reformulación de documentos normativos en gestión archivistica.

5.6.2 Organización Documental. La Organización Documental es un proceso técnico archivlstico en el que se aplican acciones orientadas a la clasificación, ordenación y signatura de los documentos. Estas acciones se realizarán respetando los principios de procedencia y de orden original. Se emplean criterios uniformes para la organización de documentos con la finalidad de poder localizar de una forma organizada los documentos para proporcionar una recuperación inmediata de la información. Para este proceso técnico archivístico se han programado las siguientes actividades: Elaborar el Cuadro de Clasificación de Documentos, que servirá como guía de organización documental. Clasificar, ordenar y signar los documentos en los diferentes niveles de archivo del MVCS. -

Brindar asistencia técnica en materia archivística a los responsables de los Archivos de Gestión y Archivos Periféricos del MVCS.

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5.6.3 Descripción Documental. La Descripción Documental es un proceso técnico donde se identifica, analiza y determina los caracteres internos y externos de los documentos con la finalidad de elaborar los diversos instrumentos descriptivos. Estos elementos descriptivos permiten conocer, localizar y controlar los Fondos Documentales. Los instrumentos descriptivos utilizados en el Archivo Central se encuentran en formato Excel para una mejor ubicación. Para este proceso técnico archivístico se han programado las siguientes actividades: Identificación, análisis y determinación de los caracteres externos e internos de-los documentos organizados con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos (Inventarios). Elaboración y actualización de los inventarios de los documentos organizados, teniendo en cuenta las características de los documentos y los requerimientos de los servicios de información, los que permitirán conocer, localizar, y controlar los Fondos Documentales que custodia el Archivo Central. 5.6.4 Selección Documental. La Selección Documental es un proceso técnico archivístico que permite identificar, analizar y evaluar las series documentales de acuerdo a sus periodos de retención formulados en el Programa de Control de Documentos (PCD). A la fecha se viene trabajando el Programa de Control de Documentos para tener en cuenta los valores de las series documentales con que cuenta cada serie documental establecida por los diferentes órganos, Unidades Orgánicas y Programas del MVCS. Para este proceso técnico archivístico se han programado las siguientes actividades: Reformulación del Programa de Control de Documentos, con la finalidad de garantizar la conservación de documentos de valor permanente. Identificación, análisis y evaluación de las series documentales organizadas para predeterminar sus períodos de retención en el Archivo Central y proponer su eliminación de los documentos que hayan cumplido su vigencia administrativa, técnica o legal. Elaboración y seguimiento del Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central. Transferencia de Documentos de los Archivos de Gestión y/o Archivos Periféricos al Archivo Central del MVCS, que incluye la recepción y revisión de la documentación transferida.

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- Transferencia de Documentos del Archivo Central del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento al Archivo General de la Nación. 5.6.5 Conservación de Documentos. La Conservación de Documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos mediante la implementación de medidas de preservación y restauración. Adicionalmente se cuenta con equipos informáticos para la digitalización de documentos a fin de generar un mejor servicio por el uso de copias electrónicas y se evite la manipulación de los documentos de archivo. Para este proceso técnico archivlstico se han programado las siguientes actividades: Implementación de medidas de preservación para mantener la integridad física del soporte y del texto del documento, asegurando la protección física de los conjuntos de documentos contra los agentes de deterioración (instalación en cajas archiveras y luego en estanterías de metal). Elaboración de una propuesta de Plan de Trabajo para la Digitalización de Documentos del Archivo Central. Indexado y reproducción digital de documentos seleccionados para su digiyalización. Elaboración del Plan de Prevención y Recuperación de Documentos por Siniestros en Archivos del MVCS. 5.6.6 Servicio Archivístico. El Servicio Archivistico es un proceso técnico que consiste en poner a disposición de los usuarios los documentos del MVCS, con fines de información y de sustento documental ante instituciones de control, supervisión, instancias judiciales o arbitrales, en el marco de la transparencia; en tal sentido, las normas que rigen estos procedimientos establecen plazos de respuesta, situación que nos exige satisfacer oportunamente la demanda del servicio archivistico de los usuarios internos y externos del MVCS. En los casos de préstamo se hará mediante el debido llenado del formato de Solicitud de Préstamo y Consulta de Documentos (SPD).

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PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCIÓN Y SANEAMIENTO - Alto 2015 •

Para este proceso técnico archivIstico se ha programado la siguiente actividad: Atención a las solicitudes de información del Fondo Documental del Archivo Central del MVCS, que se refleja en la búsqueda, consulta y préstamo de documentos.

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PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCIÓN Y SANEAMIENTO - Año 2015 -

VIII. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES (FORMATO A)

PRIORI DAD

ACTIVIDADES

UNIDAD DE EN MEDIDAE

-- -- ---

META FE B

MA R

AB R

MA JU JU AG SE YNLOT

OC NO TOTAL DIC TV ANUAL

15

15

DURA CIÓN

RESPONSABLE

12 meses

Oficina de Gestión Documentada y Archivo

OBS

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Clasificación y ordenamiento y signación de los documentos.

Metro Lineal

15

15

1.5

15

Documen to

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

48

12 meses

Oficina de Gestión Documentada y Archivo

Metro lineal

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

60

12 meses

Oficina de Gestión Documentaria y Archivo

Implementación de medidas de preservación para mantener la integridad fisica del soporte y del texto del documento asegurando la protección física de los conjuntos de documentos contra los agentes de deterioración.

Metro lineal

30

30

35

30

30

35

30

30

35

30

30

35

380

12 meses

Oficina de Gestión Documentaría y Archivo

2

Transferencia de documentos de los Archivos de Gestión y/o Archivos periféricos al Archivo Central del MVCS.

Metro lineal

30

30

35

30

30

35

30

30

35

30

30

35

380

12 meses

Oficina de Gestión Documentaria y Archivo

3

Transferencia de documentos del Archivo Central del MVCS al Archivo General de la Nación.

Informe

1

13 meses

Oficina de Gestión Documentaria y Archivo

15

15

15

15

15

15

180

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Identificación, análisis y determinación de los caracteres externos e internos de los documentos organizados. SELECCIÓN DOCUMENTAL 1

Identificación, análisis y evaluación de las series documentales organizadas para predeterminar sus periodos de retención en el Archivo Central. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

1

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VI. PRESUPUESTO. El Archivo Central del MVCS, en cumplimiento de sus funciones, es parte componente del presupuesto de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, por ello su infraestructura, personal, y equipamiento, depende directamente del presupuesto de dicha Oficina.

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