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Las áreas funcionales Un área funcional son las actividades más importantes en la empresa, por medio de las cuales se alcanzan las metas y objetivos.
- Generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas funcionales básicas de trabajo. •Área de Dirección General de la empresa •Área de Administración •Área de Mercadeo y Ventas •Área de Producción •Área Contable y Financiera.
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ÁREA DE DIRECCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA:
Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario. Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma. Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.
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Área de Administración: Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial. Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo. De ella depende la correcta confección de herramientas de gestión como son los informes gerenciales, los presupuestos -base de la planificación-, además de los frecuentes informes elaborados para su presentación ante terceros. Éstas, entre otras muchas actividades, requieren del personal que las ejecuta una adecuada capacitación para realizarlos con creatividad y conciencia de la relevancia del trabajo
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Área de Finanzas Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo estar pendiente por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables. Sus Funciones son: 1. 2. 3. 4.
Financiamiento Control de ejecución Crédito y Cobranza Impuestos
La integran: Supervisores Contadores
Auxiliares
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Área de Mercadotecnia Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción.
La integran: 1 supervisores 2 publicistas 2 Analistas de mercado 1 Auxiliar
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Área de Producción . Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad. La integran:
Supervisores diseñadores programadores auxiliares
Área de Recursos Humanos Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades. Material recopilado por Prof. M Cristina Dino
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La integran: Supervisores Psicólogos Auxiliares
EL ENFOQUE SISTEMATICO Teoría general de sistemas Sistema es un conjunto de elementos que están relacionados entre sí mediante una estructura dada y que prosiguen unos objetivos determinados. Teoría debida a Bertalanffy: para estudiar un todo hay que descomponerlo en partes. Se resaltan dos características identificadoras de los sistemas: - la interrelación entre las partes. - la búsqueda de un fín común. Si la empresa se define como un conjunto de elementos (materiales, financieros y humanos) relacionados entre sí y que persiguen un fín común, entonces se puede definir a la empresa como un sistema.
Tipos de sistemas: - Abiertos (orgánicos): con vida, se intercambia información, energía o material con su medio ambiente. Ejemplos: organismos biológicos y las organizaciones humanas. - Cerrados (inertes): sin vida, carece de interacciones con su medio. Ejemplo: un reloj despertador, el motor de un coche. Material recopilado por Prof. M Cristina Dino
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Características de los sistemas abiertos: 1) Importan energía. 2) Transforman energía. 3) Da lugar a un output o salida.
4) Están condicionados por el entorno. El entorno que rodea a la empresa condiciona sus acciones (precio de factores, ...) 5) Tienden a una entropía negativa; no tienden hacia el desorden ni hacia la destrucción. 6) Poseen inputs informativos y feedback o retroalimentación. 7) Están abocados hacia un estado uniforme, contrario a la entropía. Busca el equilibrio como única forma de subsistir. 8) Conforme crece el sistema se tiende a una mayor diferenciación de sus funciones. 9) Se rigen por el principio de "equifinalidad", se puede llegar a un mismo objetivo por diferentes caminos. Definición de empresa (por Jhonson, Kast y Rosenzweig): La empresa puede definirse como un sistema creado por el hombre que mantiene una constante dinámica de interacción con el medio ambiente, clientes, competidores, organizaciones laborales, ... además es un sistema integrado por diversas partes -sistema social y técnico- relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con otras al objeto de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus integrantes.
Dos partes de la empresa: - Sistema social: formado por la gente (personas), será profundamente variable y por tanto difícilmente controlable. El elemento variable va a ser multifuncional, un mismo colectivo nos sirve para multitud de funciones. No tiene un crecimiento natural (biológico). - Sistema técnico: compuesto por máquinas, edificios, ... Para que la empresa funcione debe haber una interrelación directa entre ambas partes. Procesos: sistemas de trabajo (forma de actuar, metodología, ...). Los elementos del entorno son todo aquello que rodea a la empresa (mercado financiero, proveedores, clientes, accionistas, ...). La empresa recibe información del exterior, que es capaz de procesar y actuar de cierta manera. También la empresa influye en el entorno. Material recopilado por Prof. M Cristina Dino
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El subsistema entorno Entorno se define como los elementos que no forman parte del sistema empresa pero que tienen gran trascendencia en el funcionamiento de la empresa. Características del entorno general (factores generales que actúan sobre el conjunto de empresas): 1) Factores culturales: formados por la historia, la ideología de la gente, creencias, conjunto de valores, ... 2) Factores tecnológicos: nivel de avance tecnológico de que dispone el entorno. 3) Factores educativos: nivel de educación que existe dentro del entorno.
4) Factores políticos: grado de concentración del poder político (sistema de partidos políticos). 5) Factores legales: tributación, grado de control. Conjunto de leyes que salen del entorno a la empresa. 6) Recursos naturales: disponibilidad o no dentro del entorno en el que se mueve la empresa. 7) Factores demográficos: edad, sexo de la gente. 8) Factores económicos: tipo de sistema económico que impera en el entorno (economía de mercado, socialismo).
Características del entorno específico (sobre una empresa en concreto): 1) Los clientes: al comprar más o menos productos. 2) Los competidores: si lanzan mejores productos o más económicos que los nuestros. 3) Proveedores de materias primas y recursos humanos: dependiendo de la cantidad y el precio se actuará de una forma u otra. 4) Factores socioeconómicos: elementos externos que inciden sobre la empresa (sindicatos, regulaciones del gobierno, ...). 5) Factores tecnológicos: posibilidad de utilizar una serie de factores o tecnologías. El entorno según Scott Se debe estudiar en dos dimensiones: 1.- Como fuente de información, posibilidad que puede tener un elemento del entorno de obtener información del entorno. A medida que obtenga más información se reducirá la incertidumbre. 2.- Stock de recursos: mayor o menor disponibilidad de los recursos. Dimensiones o factores que afectan a la incertidumbre como fuente de información: Material recopilado por Prof. M Cristina Dino
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1) Grado de homogeneidad-heterogeneidad: si las empresas con que nos relacionamos tienen las mismas características que la nuestra, el grado de incertidumbre se reducirá. En cambio, si tienen diferentes características aumentará el grado de incertidumbre. 2) Grado de estabilidad-cambio: frecuencia de cambio del entorno. Si cambia mucho el entorno se creará mayor incertidumbre respecto a nuestras acciones. 3) Grado de interconexión-aislamiento: si estamos en un entorno en el que las actuaciones de las empresas dependen de las actuaciones de los demás, la incertidumbre será mayor. 4) Grado de organización-no organización: nivel de coordinación que existe entre los elementos del entorno, si están más organizados la incertidumbre será menor. ¯ Factores que afectan a la dependencia: 1) Grado de abundancia-escasez: facilidad que tenemos de adquirir los recursos o factores. Si los recursos son escasos se depende de ellos, me van a condicionar. 2) Grado de concentración-dispersión: concentración o dispersión de ese factor. Cuando más concentrados estén los proveedores mayor dependencia tendremos de ellos. 3) Grado de organización-no organización: acuerdos entre los factores, si tienen su mercado organizado tendremos mayor dependencia. Clases de entorno según Bell: 1º) Sistema ambiental dominante: un entorno estable que no influye sobre la empresa. 2º) Sistema ambiental agresivo: un entorno hostil. 3º) Sistema ambiental amistoso: un entorno coperativo. 4º) Sistema ambiental eludible: un entorno predictible. 5º) Sistema ambiental actor: un entorno que actúa frente a la presa. 6º) Sistema ambiental complejo: un entorno muy cambiante. Subsistemas de la empresa Esto lo detectó Johnson, Kast y Rosenzweig, que propusieron estudiar la empresa por las funciones que desarrolla. Tipos de subsistemas según Johnson, Kast y Rosenzweig: 1º) Sensor: se encarga de detectar las variaciones que se producen dentro de la empresa. 2º) Información: recoge información del entorno. Material recopilado por Prof. M Cristina Dino
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3º) Toma de decisiones: en base a la información recibida planifica actuaciones. 4º) Ejecutivo: ejecuta los planes. 5º) Control: asegura la ejecución de los planes. 6º) Memoria: se encarga de almacenar información. Estudio de la empresa basándose en estos subsistemas, en lugar de basarse en áreas funcionales. Clasificación de susbsistemas según Kast y Rosenzweig: Para ellos la empresa es un sistema sociotécnico abierto, ya que está formada por un sistema social y otro técnico. - Subsistema técnico: compuesto por materiales, sistemas productivos, sistemas de trabajo, herramientas... - Subsistema psicosocial: hace referencia al factor humano, grado de especialización de la empresa, ambiente, actitud, aptitud,... - Subsistema de metas y valores: engloban el establecimiento de objetivos, planificación de objetivos, ... - Subsistema estructural: estructura organizativa que exista dentro de la empresa. - Subsistema administrativo u organizativo: puede englobar al de metas y valores y al estructural.
Clases de subsistemas según Melese Estudia la empresa como sistema de gestión. Para él un sistema de gestión está compuesto por un conjunto de reglas, procedimientos y medios aplicados a un sistema físico para alcanzar unos objetivos. Reglas: acciones concretas a desarrollar por un determinado elemento (hombre, máquina). Procedimiento: métodos de trabajo. Medios: soportes que permiten controlar que se cumplan los procedimientos y las reglas. Subsistemas en los que Melese divide el sistema de gestión: - Subsistema físico: constituido por máquinas, hombres, herramientas, ... - Subsistema explotación: productivo, se encarga de transformar los inputs en outputs. Está limitado por el subsistema físico. - Subsistema gestión: establece objetivos a corto plazo, es dependiente del subsistema explotación. Material recopilado por Prof. M Cristina Dino
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- Subsistema evolución: establece los objetivos a largo plazo, dependientes de los objetivos a corto plazo. - Subsistema mutación: decide si la empresa se va ha transformar o no, si va ha cambiar su estructura (uniones, fusiones, ...). Depende del subsistema evolución.
Cultura empresarial Es el conjunto de normas, creencias y actitudes que influyen en la organización y que son compartidos por todos los miembros de la empresa. Factores a estudiar para determinar el tipo de cultura imperante en una organización:
- Factores visibles: aspecto físico de las instalaciones, logotipo, importancia que le da a la tecnología, configuración del interior de la empresa. Los lenguajes orales y escritos. - Factores comprobables: hábitos y costumbres imperantes dentro de una organización si están o no muy arraigados. Al incorporarse una persona a la empresa si aporta ideas o costumbres estaremos ante una cultura abierta, si no puede aportar nada estaremos ante una cultura cerrada. - Factores invisibles: una serie de presunciones que sirven para explicar el porqué del funcionamiento de la organización. A través de la pregunta a la empresa de que piensa del entorno; si piensa que al cliente se le puede engañar, estaremos ante una cultura u otra. Los artefactos son las manifestaciones visibles de la cultura de una organización, incluyéndose las conductas de los miembros que son observables, las estructuras, procedimientos, sistemas, aspectos materiales y físicos , así como las normas y reglas. Los artefactos se convierten en los símbolos tangibles que matizan la cultura, como lo afirma Westbrook (1993), los artefactos como símbolos, " indican su carácter más elocuentemente que las palabras."
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Las creencias son los supuestos que están en la superficie del iceberg de la cultura organizacional y comprenden todos los conocimientos, ideas, supersticiones y leyendas. Los principales elementos no visibles de una cultura organizacional son los valores. Los valores de una organización, constituyen un tipo especial de creencias compartidas por sus miembros, quienes determinan el deber ser, es decir, lo que es bueno y deseable (valores positivos) y lo que es malo y no deseable (valores negativos). Por ser de mucha importancia para la cultura organizacional, estos se estudian con más detalle más adelante en este trabajo. Las premisas son los supuestos no verbalizados y que pueden ser revelados por especulación intuitiva, mediante trabajo analítico y por un observador externo. Las manifestaciones de la cultura de una organización que no son visibles, incluyen los valores y las premisas, las cuales permanencen a niveles profundos de la inconsciencia de una organización. Wetzel y Buch (1994) señalan como fuentes de la burocracia y la administración, aquéllos eventos que porque funcionan, se practican, y finalmente se institucionalizan en las organizaciones, formando parte de la cultura corporativa, la cual queda en el plano inconsciente, según se demuestra en el siguiente cuadro, que explica los niveles de consciencia: El nivel inconsciente es el que contiene los elementos que integran la cultura organizacional , los que pueden ser intervenidos para llevarse al plano consciente. Cuando las intervenciones son exitosas, todo el potencial existente en la cultura corporativa, servirá de fundamento para incrementar el desempeño organizacional.
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