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INTRODUCCIÓN “Fácil fue formular el Plan Estratégico de la Ganadería Colombiana. Lo difícil es hacerlo una realidad” (José Félix Lafaurie R.). El Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral es un instrumento de evaluación del desempeño y surge precisamente de la necesidad de hacer que el PEGA 2019 sea una realidad. Traduciendo grandes estrategias en actividades concretas y medibles, formuladas para alcanzar la visión que nos hemos trazado para la ganadería en el 2019, la implementación del BSC en FEDEGÁN garantiza que nuestra organización se enfoque hacia el cumplimiento de la estrategia. El punto inicial para diseñar el BSC es la definición de la visión y de los articuladores estratégicos. Una vez entendidas la visión y los articuladores estratégicos, es posible determinar los ejes temáticos, desagregarlos en iniciativas estratégicas y aterrizarlos en indicadores y/o planes de acción según aplique. “Los templos estratégicos” de la Ganadería y de FEDEGÁN, símiles de la construcción del PEGA 2019 resumen la visión y la misión, los objetivos sectoriales, los pilares estratégicos y los fundamentos sectoriales e institucionales respectivamente: “Templo Estratégico de la ganadería”

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Configuración del BSC El Mapa de Estrategias

Apelando al marco conceptual formulado por Robert S. Kaplan y David P. Norton, elaboramos un mapa para facilitar el seguimiento de la implementación de las estrategias requeridas para el cumplimiento del PEGA 2019, ordenándolas en dos dimensiones: horizontalmente fueron agrupadas en cuatro perspectivas, siguiendo de abajo hacia arriba, la lógica de creación de valor. Así las cosas, utilizando activos intangibles como el conocimiento y el aprendizaje, redefiniendo los procesos internos y optimizando el manejo de los recursos financieros para crear mayor valor para nuestros clientes, buscamos satisfacerlos cada vez mejor. Verticalmente, agrupamos las estrategias de acuerdo con su impacto en cuatro grandes frentes: el institucional gremial, el de las fincas ganaderas, el de las cadenas láctea y cárnica y el de los mercados de los productos primarios de origen bovino. De esta manera, definimos las interrelaciones entre cada una de estas estrategias, requeridas para el cumplimiento de dos (2) objetivos sectoriales (parte superior de la matriz, en amarillo) y uno (1) institucional (parte superior de la matriz, en verde). Los colores de fondo de cada una de las estrategias sirven para establecer una relación de primer orden con los elementos del templo estratégico de la ganadería.

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Los niveles del BSC El BSC está estructurado por niveles que van articulando, a manera de ramas de un árbol, articuladores estratégicos (nivel 1), ejes temáticos (nivel 2) e iniciativas estratégicas (nivel 3). Ejemplo:

Características Generales BSC El BSC está compuesto por: -

3 articuladores estratégicos

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-

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7 ejes temáticos 29 iniciativas estratégicas

Cómo se Actualiza el BSC  La Oficina de Planeación, responsable de la secretaría del BSC, se encarga de facilitar el proceso de actualización del BSC.  La plataforma para calificación del BSC es el sistema PISYS Tales resultados deberán ser reportados en forma oportuna o máximo la fecha establecida para el corte del BSC.  Las URDG deberán seguir las instrucciones dadas por el Coordinador Central de las URDG (Rodolfo Montoya) para el reporte.  El no reporte se interpreta como no avance y el sistema PISYS automáticamente califica 0.  Diligenciar siempre “Comentarios”.  OJO!! En la gestión de actividades frente a terceros.

Semáforos del BSC

De acuerdo con el resultado de la calificación, el sistema automáticamente asigna el color del semáforo correspondiente así:

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Rojo: < 80% de avance en resultados Amarillo: 80,1% < avance en resultados < 99,9 Verde: = > 100% de avance en resultados

Periodicidad de los Reportes Sin perjuicio de evaluaciones más frecuentes, el BSC tendrá cortes trimestrales que serán revisados en el comité directivo con el Dr. Lafaurie. Sin embargo, la oficina de planeación estará en disposición permanente para realizar seguimientos más frecuentes en temas que así lo requieran. La oficina de Planeación, mediante reuniones y comunicaciones permanentes velará por el funcionamiento del BSC y estará siempre disponible para la atención de eventualidades. Así mismo, la programación periódica de reuniones Inter-dependencias o Inter-subgerencias es indispensable. Las fechas de reporte de los indicadores son: Mes

Marzo Junio Septiembre Diciembre

Propuestas de Cambios o inclusión de nuevas iniciativas estratégicas/indicadores/planes de acción Cuando las áreas deciden hacer cambios o incluir nuevas líneas de acción dene enviarlas por correo electrónico, en el cual se debe especificar claramente el cambio que se realizó con la sustentación del cambio. Estos cambios deben pasar a la Oficina de Planeación para su evaluación y aprobación.

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Si los cambios o nuevas líneas de acción son para incluir en el siguiente corte del BSC, deben ser remitidos a la Oficina de Planeación 30 días calendario antes del corte, de lo contrario no serán tenidos en cuenta para el corte.

Quién Responde por el Cumplimiento de una Iniciativa Estratégica? Detrás de cada una de las iniciativas estratégicas que componen el BSC hay un responsable que lidera y coordina su implementación con la ayuda de corresponsables (dentro de FEDEGÁN y/o eventualmente en instituciones externas). Responde por el resultado del indicador y da las explicaciones correspondientes. Entre responsables y corresponsables es de mucha utilidad suscribir "acuerdos entre partes", para delimitar la acción de cada uno, definir los productos y/o actividades a desarrollar y concertar los compromisos en términos de productos y fechas. Es también necesario definir espacios de "conciliación" cuando se presenten dificultades en el cumplimiento del trabajo (buscando la mediación de los jefes directos. Por ejemplo, si el conflicto es entre coordinadores, que acudan a los subgerentes, si es entre subgerentes que acudan a los gerentes y así sucesivamente). Abreviaturas de las Oficinas de FEDEGAN AI: Auditoria Interna. GAF: Gerencia Administrativa y Financiera. OI: Oficina de Informática. OIE: Oficina de Investigaciones Económicas. OJ: Oficina Jurídica. OP: Oficina de Planeación. SCP: Subgerencia de Cadenas Productivas. SCT: Subgerencia de Ciencia y Tecnología. SG: Secretaría General. SSA: Subgerencia de Sanidad Animal. URDG: Unidad Regional de Desarrollo Ganadero. Anexos

Capacitación PISYS usuario final (PDF). Tips Calificación PISYS (Word). Instructivo para ingreso de datos en planes de acción PISYS (Word).