Módulo 1: Configuración inicial del MS Project 2007
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Índice Tema 1: Introducción al MS Project 2007 ........................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 1.4
Introducción .................................................................................................................. 3 Características del MS Project 2007 ............................................................................. 4 Ventajas del MS Project 2007. ...................................................................................... 4 Otros paquetes de planificación .................................................................................... 5
Tema 2: Configuración inicial ............................................................................................. 6 2.1 2.2 2.3 2.4
Pantalla inicial de trabajo .............................................................................................. 6 Configuración de la moneda del proyecto ..................................................................... 7 Definición de la fecha de inicio del proyecto ................................................................. 9 Configuración del calendario laboral del proyecto ....................................................... 10 2.4.1 Creación de calendarios base ......................................................................... 10 2.4.2 Opciones de calendario ................................................................................... 13 2.4.3 Asignación del calendario ................................................................................ 14
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Planeamiento de Proyectos con MS Project 2007
Tema 1: Introducción al MS Project 2007
1.1 Introducción La complejidad de los proyectos es muy variable. En su realización podemos encontrar diversos factores como la participación de una o varias personas, la demanda de tiempo que puede oscilar entre menos de cuarenta o más de un millón de horas y la repercusión en una sola organización o en varias organizaciones complejas. En los casos de pequeños proyectos es recomendable el uso de alguna herramienta informática que asista a las personas implicadas en la planificación y control del proyecto. Si se tratase de grandes proyectos esta recomendación se transforma en una obligación, de manera que la herramienta pasa a ser un elemento imprescindible. La utilización de herramientas de planificación y control tiene cabida a lo largo de todo el ciclo del proyecto, desde su concepción hasta su ejecución. Las actuales herramientas, que no siempre van dirigidas hacia un mismo grupo de usuarios, presentan su propio estilo que las diferencia; sin embargo, mantienen una serie de características comunes que les otorga la categoría de herramientas de planificación. Estas disponen de interface gráfica de usuario y permiten la gestión de múltiples proyectos en entornos multiusuario. De igual forma, permiten la integración de los datos en mayor o menor medida con otras aplicaciones. En este contexto, resalta el software MS Project, cuyo sencillo manejo y versatilidad de integrarse con los paquetes Microsoft lo han convertido en el paquete de planificación por excelencia.
Figura 1: Entorno del MS Project en los Proyectos
El presente manual describe los principales pasos para gestionar proyectos con el uso de esta herramienta, poniendo énfasis en las etapas de planificación.
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1.2 Características del MS Project 2007 MS Project es la herramienta de planificación y control de proyectos más difundida entre todo tipo de público. Mantiene desde sus primeras versiones un modo de trabajo sencillo e intuitivo para el usuario. Esta herramienta permite la planificación de proyectos, incluso a personas no familiarizadas con la gestión de proyectos. Independientemente de la facilidad de manejo, el punto fuerte de este programa es su integración con la familia de aplicaciones Microsoft Office. Ello permite, de manera sencilla, insertar un diagrama Gantt dentro de un documento que se esté realizando en el programa Word, de la misma forma que se insertaría otro tipo de objeto, labor que no es tan sencilla ni evidente con otros programas de características similares. También se debe resaltar la utilización de íconos estándar de Microsoft. En cuanto a su precio, este se encuentra en niveles muy competitivos. Las vistas que integra el programa son clásicas en este tipo de aplicaciones (calendario, diagrama Gantt, diagrama Pert, hoja de recursos, etc.). El modo más cómodo es el diagrama Gantt, desde el cual se suele introducir toda la información relativa a las tareas. Al igual que en las otras aplicaciones, el diagrama Gantt se actualiza automáticamente para reflejar cualquier cambio en la información.
1.3 Ventajas del MS Project 2007 • • • • • • • • • • • • •
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Guía de Proyectos mejorada que permite gestionar tareas y recursos y monitorear proyectos fácilmente Ayuda interactiva mejorada con el usuario Anulación de nivel múltiple en escenarios hipotéticos durante cualquier etapa del proyecto Análisis y seguimiento de proyectos Mejora la comunicación mediante informes personalizados según sean los requerimientos Modo de trabajo sencillo e intuitivo Plantillas y Vistas mejoradas Informes visuales Integración con las aplicaciones de Microsoft Office Resalta información relevante Utilización de íconos estándar de Microsoft Precio competitivo Nuevo enfoque de gestión de proyectos
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1.4 Otros paquetes de planificación El mercado ofrece diversas alternativas de paquetes de planificación y control de proyectos. Algunas de ellas son: • • • • • • • • • • •
CA Super-Project Micro Planner Manager Primavera Project Planner P3 Primavera Project Management P6 Suretrack Project Planner Módulo de Gestión de Proyectos S10 TurboProject Time Line Project Scheduler Milestones AutoPlan
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Tema 2: Configuración inicial
2.1 Pantalla inicial de trabajo Por defecto, MS Project 2007 presenta como pantalla de inicio la vista “Diagrama de Gantt”, la cual está compuesta por la “Tabla de Entrada” (zona izquierda) y el área gráfica de Gantt (zona derecha).
Figura 2: Pantalla inicial de trabajo. Vista “Diagrama de Gantt” 1. Barra de Menú 2. Barra de Herramientas 3. Diagrama de Barras 4. Barra de Vistas 5. Tabla de Entrada
En la tabla de entrada, la hoja de tareas presenta, por omisión, los siguientes campos: •
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Identificador Es el código numérico que asigna MS Project automáticamente a las actividades durante su creación. Este código se ubica en la primera columna de la hoja de tareas (color plomo) y no es editable.
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•
Indicador de estado Es la columna de la hoja donde se ofrece distinta información acerca del estado de una tarea o recurso. No es posible editarla. Ejemplos: indicador de completado, indicador de notas e indicador de delimitación.
•
Nombre de la tarea Es la columna donde se ingresa el nombre de las tareas, hitos y tareas resumen del proyecto.
•
Duración Es la columna donde se ingresa el tiempo necesario para culminar la actividad seleccionada. Al crear una actividad, MS Project, por defecto, asigna una duración de un día.
•
Comienzo Es la columna donde se visualiza la fecha de inicio de la actividad.
•
Fin Es la columna donde se visualiza la fecha de fin de la actividad. Cabe indicar, que esta columna es un campo calculado (se calcula automáticamente), el cual se obtiene al adicionar la duración de la actividad a su fecha de inicio.
•
Predecesora Es la columna donde se indican los códigos de las actividades realizadas anteriormente, el tipo de dependencia (CC, FF, CF, FC) y la postergación.
•
Nombre de los recursos Es la columna donde se visualiza los nombres de los recursos asignados a la actividad. Adicionalmente, nos muestra entre corchetes la cantidad de recursos establecidos.
Como cualquier otra aplicación de Microsoft en entorno Windows, MS Project muestra en la ventana: el título, una barra menú, barras de herramientas, barra de entrada, barra de indicador y las barras de desplazamiento vertical y horizontal. En la parte lateral izquierda se presenta la barra de vistas. En caso de no poder visualizar esta barra, hacer clic en el menú “Ver” y luego en “Barra de vistas”. Otra opción es hacer clic derecho en la franja lateral izquierda de color azul y luego seleccionar “Barra de vistas”. Esta barra es de suma importancia porque permite movilizarnos con facilidad a través de las distintas pantallas del software.
2.2 Configuración de la moneda del proyecto Por lo general, al abrir el software MS Project aparece el mensaje “Problema con el valor de moneda”, esto se debe a que, por defecto, el software tiene por símbolo de moneda “S/.”, lo cual entra en conflicto con el programa por el uso de la barra diagonal (/).
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Figura 3: Mensaje de problema con el símbolo de moneda
Se recomienda cambiar el símbolo de la moneda (no debe contener “/”) al iniciar la creación de un proyecto en MS Project. A continuación se describen los pasos para editar el tipo de moneda del proyecto. • • • •
En el menú “Herramientas”, haga clic en “Opciones” y luego en la ficha “Vista”. En el cuadro “Símbolo”, digite el símbolo de la moneda del proyecto. En el cuadro “Posición”, seleccione la ubicación del símbolo de la moneda. En el cuadro “Decimales”, indique el número de decimales a mostrar.
Figura 4: Configuración del símbolo de moneda
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2.3 Definición de la fecha de inicio del proyecto •
En el menú “Proyecto”, haga clic en “Información del proyecto”.
• •
En el cuadro “Fecha de comienzo”, ingrese la fecha actual Verifique que en el cuadro “Programar a partir de” esté seleccionado “Fecha de comienzo del proyecto”.
Figura 5: Definición de la fecha de inicio del proyecto
Cabe indicar que MS Project también permite programar a partir de la fecha de fin del proyecto. De ser este el caso, se ingresará la fecha de fin en el cuadro respectivo y se verificará que en el cuadro “Programar a partir de”, esté seleccionada la opción “Fecha de fin del proyecto”.
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2.4 Configuración del calendario laboral del proyecto MS Project posee distintos tipos de calendarios y distintas formas de asignarlos. Por un lado, existen los calendarios base y, por otro, los distintos niveles de asignación (nivel proyecto, nivel actividad o nivel recurso).
2.4.1
Creación de calendarios base MS Project crea a cada proyecto tres calendarios plantilla a los cuales denomina Calendarios Base. Estos calendarios sirven de modelo para editar sus características y adaptarlas a las propiedades de nuestro proyecto. Los tres Calendarios Base son: • • •
Estándar: Es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con dos horas libre de 1:00 p.m. a 3:00 p.m. Turno Noche: El horario es de 11:00 p.m. hasta 8:00 a.m. con una hora de descanso de 03:00 a 04:00 a.m. Turno 24 horas: Está establecido todos los días en periodos de 24 horas a la semana.
Cada uno de estos calendarios viene con una configuración especial de días laborables y horario. Por defecto, los nuevos proyectos creados vienen asignados con el “Calendario Estándar”. Para acceder a la pantalla de calendarios base se debe ir al menú “Herramientas” y luego seleccionar “Cambiar calendario laboral”. A continuación, se describe el procedimiento para editar las características de un calendario base: •
En el menú “Herramientas”, haga clic en “Cambiar calendario laboral”.
Antes de realizar un cambio en calendario se debe conocer los días de descanso que van a ser determinante en la programación así como las horas de trabajo que se aplicarán en el proyecto.
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•
En el cuadro de diálogo “Para calendario” se elige la opción Estándar.
Figura 6: Definición de calendarios base
•
Luego seleccionar la pestaña Semanas laborales y posteriormente el botón “Detalles”. A continuación marcar los días en análisis, luego seleccionar el botón “Establecer días en estos períodos laborales específicos” y finalmente colocar el horario en las celdas “Desde” y “Hasta”.
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•
Los feriados se ingresan en la pestaña Excepciones. Se debe ingresar el nombre del feriado (ejemplo: Navidad) y luego la fecha de comienzo y fin del feriado (ejemplo: comienzo 25/12/10 y fin 25/12/10).
Nota: Es importante mencionar que se puede establecer uno o más días en el cuadro que aparece en la pestaña “Excepciones”.
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•
2.4.2
Luego se selecciona el botón de Detalles… donde se detalla la información del día que se ha establecido como excepción y se da clic en “Aceptar”.
Opciones de calendario Una vez configurado el calendario base que va a gobernar el proyecto, debemos realizar las configuraciones generales de dicho calendario en las opciones de calendario. Para acceder a la pantalla de Opciones de Calendario se debe ir al menú “Herramientas”, luego seleccionar “Cambiar calendario laboral” y, finalmente, hacer clic en “Opciones”. Esta ventana permite editar datos como la jornada y semana laboral, los días por mes, el inicio de semana y año, además de la hora predeterminada de entrada y salida. Básicamente, esta pantalla ayuda en el cálculo de duraciones de las actividades del proyecto. Cabe indicar que estas opciones del calendario tienen menor jerarquía que los calendarios base.
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Figura 7: Opciones de calendario
2.4.3
Asignación del calendario Los calendarios base creados se pueden asignar al proyecto entero a través del menú “Proyecto” y seleccionando “Información del Proyecto”. En la casilla “Calendario”, escoger el calendario base que gobernará a todo el proyecto. Por defecto Ms Project asigna el calendario estándar a todo el proyecto.
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Figura 8: Asignación del calendario a nivel de proyecto
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Figura 9: Asignación del calendario a todo el proyecto
Cabe recalcar que la asignación del calendario del proyecto también puede realizarse a un nivel de actividad y recurso.
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Ejercicios de repaso Modulo 1 1.
Menciona las características que más recuerdes del MS Project 2007. _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________
2.
Escribe el nombre de las partes del entorno del Diagrama de Gantt según corresponda.
3.
Crea un calendario base Estándar y modifícalo haciendo que un sábado del mes sea laborable.
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