GUÍA PARA LA GESTIÓN Y DESARROLLO DE LOS PROYECTOS I+D+i FUNDAMENTAL NO ORIENTADA

SEPTIEMBRE 2013

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ÍNDICE

GESTIÓN DEL GASTO……………….………………………………………………………... pág.3 TRAMITACIÓN DE FACTURAS…………………………………………………………………pág.7 MODIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE CONCESIÓN DE AYUDAS………………………….pág.9 INFOMACIÓN Y PUBLICIDAD ………………………………………………………………...pág.11 ANEXO: RELACIÓN DE DOCUMENTOS VINCULADOS……………………………………….pág.13

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GESTIÓN DEL GASTO Las partidas de gasto que se incluyan en el presupuesto tienen un carácter vinculante en la ejecución, seguimiento y justificación del proyecto, apartados destinados a tal fin, del informe de seguimiento científico-técnico (ver tabla), por lo que es muy importante elaborarlo con detenimiento. Con carácter general la ayuda concedida se ha de ejecutar en función del presupuesto solicitado, cuantía y concepto de gasto reflejado, y de las limitaciones fijadas por el organismo financiador en la convocatoria y en la resolución de concesión. Un gasto será elegible siempre y cuando así lo recoja la convocatoria y/o resolución de la subvención, estuviera previsto en el presupuesto de la solicitud, se realice dentro del periodo de ejecución del proyecto y se pueda justificar claramente su vinculación con el mismo. COMÚN A LOS COSTES DE EJECUCIÓN Si el gasto no estuviera previsto inicialmente o se ha realizado cerca de la finalización del proyecto, el I.P deberá justificar las razones de dicho gasto, en los apartados destinados a tal fin, del informe de seguimiento científico-técnico (ver tabla) y, en aquellos casos en que la elegibilidad del gasto pudiese resultar cuestionable, obtener la autorización previa del organismo financiador (formulario).

PARTIDAS PRESUPUESTARIAS 1. COSTES DIRECTOS *APTDOS. INFORME ANUAL/FINAL CONTRATACIÓN PERSONAL

GASTOS EJECUCIÓN

COSTES DE EJECUCIÓN

E1/F1

MATERIAL INVENTARIABLE

(E2-E7) /(F2-F7)

MATERIAL FUNGIBLE

(E3-E7) /(F3-F7)

VIAJES Y DIETAS

(E4-E7)/(F4-F7)

OTROS GASTOS

(E5-E7) /(F5-F7)

COMPLEMENTOS SALARIALES * Apartados del Informe Anual/Final en los que debe reflejarse los gastos previsto/no previstos así como la justificación de estos últimos

2. COSTES INDIRECTOS. Son los costes ocasionados por el desarrollo del proyecto. Se fijan en cada convocatoria. Suele ser un porcentaje fijo sobre los gastos directos aprobados (15%, 19%, 21%, etc.).

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CONTRATACIÓN DE PERSONAL

REQUISITOS

La partida de gastos tiene que estar concedida en la Resolución de concesión. El inicio del contrato no podrá ser anterior a la fecha de inicio del proyecto. Del mismo modo, la finalización habrá de ser igual o anterior a la fecha final del proyecto. El personal contratado: 1. NO ha de formar parte del equipo investigador del proyecto. 2. Dedicado exclusivamente al proyecto (tiempo completo/tiempo parcial). 3. Con nivel de titulación acorde a la solicitud realizada.

ELEGIBLE

Contratación de personal no vinculado a la entidad beneficiaria y de aquellos que, estando incluidos en la solicitud inicial, pierdan la vinculación con la entidad durante el período de ejecución del proyecto.

NO ELEGIBLE

Los costes del personal fijo vinculado estatutaria o contractualmente de forma permanente a al organismo beneficiario. Pagos de colaboraciones a miembros del equipo investigador. Becas. Las solicitudes de contratación deben remitirse a la Oficina de Gestión de la Investigación (OGI) para comprobar su viabilidad.

PROCEDIMIENTO

Una vez obtenido el visto bueno de la Oficina de Gestión de la Investigación (OGI), el I.P presentará la documentación en la Oficina de Transferencia de la Investigación (OTRI) quien: o

o

Realizará la contratación de personal investigador conforme al Reglamento de Contratación de Personal Investigador con cargo a proyectos, contratos art. 83 LOU y grupos de investigación. Dará cumplimiento a las normas de información y publicidad para proyectos cofinanciado con Fondos FEDER.

MATERIAL INVENTARIABLE (Equipamiento científico, informático y fondos bibliográficos) Deberá estar dado de alta en inventario (físico y contable). La hoja de inventario REQUISITOS deberá reflejar que el 100 % del gasto imputado está dedicado a investigación. (Inv_MINECO/Inv_MINECO_FEDER) IMPORTANTE: Se recomienda su adquisición Pequeño equipamiento científico. en el período inicial del proyecto. De Fondos bibliográficos (libros). ELEGIBLE Equipos informáticos (portátiles, adquirirse en el último año deberá solicitar autorización expresa (formulario). impresoras, scanner, software, etc.). NO ELEGIBLE

PROCEDIMIENTO

Material inventariable no relacionado con el proyecto. Reparaciones y mantenimientos de equipos. Suministros adquiridos incumpliendo la normativa de contratación pública. La documentación referente a expedientes que, por importe (alcance/supere 18.000€ IVA excluido), está sujeta a Contratación Pública, tiene que pasar previamente por la Oficina de Gestión de la Investigación (OGI). El proceso de contratación pública deberá quedar recogido en el Área de Contratación y Suministros, en los casos de cofinanciación FEDER concretamente en el espacio Web Expedientes cofinanciados por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER). El material inventariable deberá llevar una pegatina identificativa para dar publicidad de la financiación europea y/o nacional recibida. Se adjuntará fotografía, del material inventariable con la pegatina, a la hoja de inventario.

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ELEGIBLE

NO ELEGIBLE

PROCEDIMIENTO

REQUISITOS

ELEGIBLE

NO ELEGIBLE

PROCEDIMIENTO

MATERIAL FUNGIBLE Consumibles de laboratorio. Consumibles informático (CD, pen drive, toner, etc.). Correo-mensajería relacionados con la investigación. Fotocopias, relacionadas con la investigación (archivos oficiales e históricos). Novedad Convocatoria 2012: Consumibles informático. Material de oficina (papel, bolígrafos, carpetas, etc.) La documentación referente a expedientes que, por importe (alcance/supere a 18.000 € IVA excluido), está sujeta a Contratación Pública, tiene que pasar previamente por la Oficina de Gestión de la Investigación (OGI). El proceso de contratación pública deberá quedar recogido en el Área de Contratación y Suministros, en los casos de cofinanciación FEDER concretamente en el espacio Web Expedientes cofinanciados por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER). VIAJES Y DIETAS Las personas que generen el gasto deberán corresponder a personal con dedicación al proyecto cuya participación en el mismo se justifique en los informes de seguimiento (colaboradores, personal contratado, etc.). Las facturas así como las liquidaciones de dietas han de identificar claramente quién realiza el gasto. El gasto estará limitado por los importes establecidos para el grupo 2 en el Real Decreto 462/2002 de 24 de mayo (Anexos II y III) para proyectos de la Convocatoria 2011 en adelante y por la Norma de Gestión del Gasto de la UHU en anteriores convocatorias. IMPORTANTE: Sólo se abonarán los gastos de manutención y alojamiento imprescindibles para realizar la actividad en cuestión, y con carácter general, se podrá ampliar a la manutención y alojamiento de un día antes del evento y manutención de un día después, sí corresponde. Gastos que correspondan a seminarios, conferencias de carácter científico. Estancias cortas (Novedad Convocatoria 2012: duración máxima 3 meses), del personal adscrito al proyecto en otros laboratorios para realizar tareas relacionadas con el mismo. Novedad Convocatoria 2012: Gastos derivados de reuniones para la preparación de consorcios para propuestas a programas europeos e internacionales directamente relacionadas con el proyecto. Inscripciones a congresos, seminarios, etc. Viajes y Dietas de personas que no sean miembros del equipo. Viajes no relacionados con el proyecto. IMPORTANTE: Viajes para la asistencia a congresos y conferencias relacionados con los objetivos del proyecto y que no queden reflejados en el apartado relativo a la difusión de resultados del informe de seguimiento científico-técnico. Apartados C2 y D2 del Informe Anual y Final respectivamente. Se aportarán a la Oficina de Gestión de la Investigación (OGI) los justificantes económicos originales (billetes de transportes, peajes, facturas de alojamiento, facturas de inscripción, etc.) junto con el impreso de justificación de gastos de viaje debidamente cumplimentado, si procede. En aquellos casos en los que proceda, deberá acompañarse por el documento que acredite el motivo del desplazamiento (comisión de servicios, certificado de asistencia, inscripción, etc.). Enviar a la cuenta de correo: [email protected] la documentación presentada* (ponencia, carteles, etc.) (Ver apartado “Información y publicidad”)

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ELEGIBLE

NO ELEGIBLE

REQUISITOS

OTROS GASTOS Gastos de formación de corta duración y aplicación inmediata al proyecto. Colaboraciones externas. Publicaciones y gastos de edición. Utilización de servicios generales de apoyo a la investigación o grandes instalaciones científicas. Gastos asociados a seminarios externos. Subcontratación. Gastos de auditoria si existe cambio de entidad beneficiaria, con un límite de 1200 €. Novedad Convocatoria 2012: Alquiler de equipamiento relacionado directamente con el proyecto. Visitas y estancias de investigadores invitados por cortos períodos de tiempo relacionadas directamente con el proyecto. Gastos de patentes generadas durante el período de ejecución Novedad Convocatoria 2012: Gastos de ampliación o renovación de patentes generadas durante el período de ejecución del proyecto. Gastos personalísimos de cuotas de Sociedades Científicas. Gastos financieros y bancarios (comisiones, etc.). Gastos de representación y protocolo (comidas, regalos, donativos, gastos de docencia, celebraciones de tesis, etc.). COMPLEMENTOS SALARIALES Debe destinarse al pago de honorarios del personal del equipo investigador que participa en el proyecto que tenga relación laboral o estatutaria con el centro beneficiario de la ayuda. Se pueden solicitar complementos salariales hasta un máximo de 2100 euros por año y por EDP (equivalente a dedicación plena) contabilizando exclusivamente el equipo de investigación correspondiente a la entidad solicitante. (Por ejemplo, un equipo cuyo EDP sea de 4 y cuyo proyecto dure 3 años puede llegar a solicitar la cantidad de 2100 x 4 x 3 = 25 200 euros) La cantidad asignada en resolución de concesión podrá repartirse de acuerdo con las condiciones que figuran en la orden de bases y de la convocatoria y según las normas del organismo beneficiario. En cualquier caso, esta cantidad no podrá ser incrementada por trasvase de fondos de ningún otro concepto. Podrá admitirse trasvase de estos complementos salariales a otros gastos de personal, previa autorización del órgano competente para la resolución del procedimiento.

De acuerdo con el apartado vigésimo de la orden de bases (Orden PRE/621/2008, de 7 de marzo), la ayuda recibida en el concepto de costes directos, excluidos los complementos salariales, podrá utilizarse en la medida que se considere necesaria para cualquiera de los costes elegibles según los conceptos incluidos en la solicitud inicial (personal, equipamiento, viajes y dietas, y otros gastos). Así mismo, debe recordar que en los informes anuales de seguimiento del proyecto y en el informe final del mismo, deberá justificar los cambios realizados en relación con el presupuesto concedido en el proyecto, dentro de los apartados incluidos para este fin en los formatos de los informes. Ver apartado: MODIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE CONCESIÓN DE AYUDAS.

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TRAMITACIÓN DE FACTURAS Para tramitar una factura, además de cumplir lo establecido en la Norma de Gestión del Gasto de la UHU esta deberá: 1.

Reflejar: •

Unidad de Gasto y Referencia proyecto.

•

Nº de expediente (si ha conllevado un proceso de contratación pública).

• Descripción del gasto (novedad): deberá corresponder con el gasto previsto en la solicitud inicial y será lo que se incluya como descripción en la contabilización del gasto así como en los informes científico-técnicos. Es importante cumplimentar correctamente este campo para evitar futuras DESCERTIFICACIONES. No pueden tramitarse facturas con conceptos genéricos como "libros" o "material informático.

2. Si dicho gasto no estuviera previsto inicialmente deberá rellenar el siguiente documento. Gasto_Trasvase Importe no significativo Todo lo anterior será de aplicación para el conjunto de Costes de Ejecución (Material Inventariable, Material Fungible, Viajes Y Dietas y Otros gastos).

Tendrá la consideración de gasto NO ELEGIBLE toda adquisición que vulnere lo establecido en el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Por cada proyecto de investigación, toda facturación con un determinado proveedor cuyo importe alcance/supere los 18.000 € IVA excluido, implicará la aplicación de un procedimiento de contratación pública. No podrá fraccionarse el gasto con objeto de disminuir su cuantía y así eludir dicha obligación.

Se aportan, a modo de ejemplo, dos casos de fraccionamiento del gasto detectados en la última auditoria realizada el pasado 29 de enero. Nota: La documentación referente a expedientes que, por importe, esté sujeta a Contratación Pública tiene que pasar previamente por la Oficina de Gestión de la Investigación (OGI).

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FRACCIONAMIENTO DEL GASTO

Cualquier gasto por valor superior o igual a 18.000 (IVA excluido) necesitará el preceptivo procedimiento de contratación pública.

Se considerará que existe un FRACCIONAMIENTO DEL GASTO si: CASO A) GASTO ACUMULATIVO

CASO B) GASTO PREVISTO

Se alcanza el importe de 18.000 (IVA excluido) con un MISMO PROVEEDOR, en SUMINISTROS independientemente de si se trata de MATERIAL FUNGIBLE O INVENTARIABLE.

En solicitud inicial existe una previsión de gasto, por al menos 18.000 (IVA excluido), en un SUMINISTRO concreto, independientemente de si se trata de MATERIAL FUNGIBLE O INVENTARIABLE, y se realiza con DISTINTOS PROVEEDORES.

Ejemplos detectados por le Ministerio de Economía y Competitividad, en laEjemplo, Auditoria de 29por deelenero de 2013. detectado Ministerio de Economía y Competitividad Auditoria Ejemplo, detectado por el Ministerio de Economía y Competitividad Auditoria 2013 2013 Nota: En ambos casos la compra es anterior al 02/12/2011, el límite estaba en 12.000€ IVA incluido. NOTA: La compra es anterior a 02/12/2011, el tope estaba en 12.000€ (IVA incluido)

NOTA: La compra es posterior a 02/12/2011, el tope estaba en 18.000€ (IVA excluido)

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MODIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE CONCESIÓN DE AYUDAS.

De acuerdo con el apartado vigésimo de la orden de bases (Orden PRE/621/2008, de 7 de marzo) las actuaciones subvencionadas deberán ejecutarse en el tiempo y forma aprobados que se recojan en las resoluciones de concesión. No obstante, cuando surjan circunstancias concretas, debidamente justificadas, que alteren las condiciones técnicas o económicas tenidas en cuenta para la concesión de la ayuda, el beneficiario podrá solicitar la modificación de la resolución de concesión. Cualquier cambio en el proyecto requerirá simultáneamente: a) Que el cambio no afecte a los objetivos perseguidos con la ayuda, a sus aspectos fundamentales, ni dañe derechos de tercero. b) Que el cambio sea solicitado antes de que finalice el plazo de ejecución del proyecto (preferiblemente 2 meses antes) y sea aceptado de forma expresa, notificándose al interesado. Cualquier modificación de la resolución de concesión de la ayuda, salvo los trasvases entre subconceptos del concepto «costes directos de ejecución»* (equipo de investigación, prórrogas u otras) requiere de autorización previa de la entidad financiadora y se solicita: A partir de la convocatoria 2011, la solicitud de modificaciones se realiza a través de la Carpeta Virtual de Expedientes- Facilit@). En la Oficina de Gestión de Investigación (OGI) está disponible un formulario para solicitar modificaciones que el IP deberá cumplimentar, firmar, cargar en su expediente virtual del proyecto (un sólo pdf por cada modificación) e informar a la OGI (Telf. 959 21 94 01), que se encargará de revisar y pasar a la firma y registro electrónico por parte del Vicerrector de Investigación. En convocatorias anteriores a 2011, las modificaciones se tramitarán a través de la Oficina de Gestión de Investigación (OGI), con el mismo formulario de modificaciones señalado anteriormente, que el IP deberá cumplimentar y entregar firmado en la OGI, que se encargará de pasar a la firma del Vicerrector de Investigación y enviar a través de Registro oficial. En el mencionado formulario aparecen vinculadas aquellas plantillas de instancias establecidas por el Ministerio de Economía y Competitividad para solicitar cambios relativos a: Alta en el equipo investigador, Baja del equipo investigador, Cambio de Investigador Principal, Traslado del proyecto y Modificación del periodo de ejecución del proyecto . * IMPORTANTE el importe aprobado para gastos directos de ejecución podrá aplicarse, sin restricción alguna a cualquiera de los gastos elegibles, ya pertenezcan éstos a los subconceptos de gasto de personal o de ejecución, independientemente de que dicho gasto figure o no en la solicitud inicial Si bien esto queda regulado en la Resolución de 27 de diciembre de 2012, de la Secretaría de Estado de Investigación, Desarrollo e Innovación, BOE nº12, de 14/01/2013 y en las Instrucciones de ejecución y justificación, se recomienda solicitar autorización al Ministerio siempre que se trate de un IMPORTE SIGNIFICATIVO.

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El IP deberá informar a la Oficina de Gestión de la Investigación (OGI) de: 1.

Las modificaciones previstas entre partidas presupuestarias respecto al presupuesto inicialmente solicitado.

2. Cualquier notificación que reciba del Ministerio sobre las modificaciones tramitadas o sobre cualquier información recibida sobre el proyecto, en especial las relativas a Modificaciones en el Equipo Investigador. Asimismo, las modificaciones efectuadas deberán reflejarse en los correspondientes informes de seguimiento y final, justificando su necesidad para la consecución de los objetivos de la actuación subvencionada y de este modo facilitar su seguimiento.

CUADRO RESUMEN

CASOS

MODIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE CONCESIÓN 1. GASTO NO PREVISTO EN MEMORIA DE SOLICITUD 2. TRASVASES PARTIDAS COSTES DIRECTOS EJECUCIÓN Importes significativos (> 3.000 € )

1. GASTO NO PREVISTO EN MEMORIA DE SOLICITUD 2. TRASVASES PARTIDAS COSTES DIRECTOS EJECUCIÓN Importes NO significativos(≤3.000 €)

OBLIGACIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL

Solicitar previamente al Ministerio (formulario) Reflejar en los correspondientes informes de seguimiento y final (en los apartados existentes para tal fin). Comunicar a la OGI cualquier notificación que reciba sobre las modificaciones tramitadas. Especificar este tipo de gastos en los correspondientes informes de seguimiento y final (en los apartados existentes para tal fin) porque están sujetos a aprobación por la unidad competente. Aportar a la OGI el documento “Gasto/Trasvase Importes NO Significativos” según caso.

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INFOMACIÓN Y PUBLICIDAD Uno de los aspecto claves es saber quién financia la ayuda. Para ello deberemos ver la resolución propia de cada proyecto (credenciales), donde aparecerá en el “DESGLOSE DE LA CUANTÍA CONCEDIDA POR FUENTE DE FINANCIACIÓN (€)” la financiación de la ayuda. Supuestos de financiación: 1.

Presupuestos Generales del Estado (PGE) y Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) 2. Presupuestos Generales del Estado (PGE).

Actualmente el organismo responsable de la gestión de los proyectos que con anterioridad fueron concedidos por el Ministerio de Ciencia e Innovación es el Ministerio de Economía y Competitividad motivo por el cual lo textos así como la publicidad gráfica (logos) deberán ir referidos a este último si bien ha de incluirse la frase: “concedido por el Ministerio de Ciencia e Innovación” para estos casos.

1. Presupuestos Generales del Estado (PGE) y Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) Aspectos a tener en cuenta en publicidad: A. Publicaciones: En los resultados a los que pueda dar lugar un proyecto cofinanciado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) se deberá hacer mención expresa de esta circunstancia, incluyendo para ello el siguiente texto: Proyecto cofinanciado por el Ministerio de Economía y Competitividad y el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), siendo la tasa de cofinanciación europea de un X% en el marco del P.O de Economía Basada en el Conocimiento 2007-2013. Referencia Proyecto: _____________ concedido por el Ministerio de Ciencia e Innovación (si procede). Asimismo, en los documentos en los que sea posible realizar una publicidad gráfica a la participación comunitaria tales como: guías, trípticos, folletos, anuncios, comunicaciones a congresos, memorias, notas informativas, certificados etc, aparte del texto anterior se deberá incluir el logotipo de la Unión Europea y del Ministerio de Economía y Competitividad.

B. Material Inventariable: Equipamiento científico, informático y fondos bibliográficos. El equipamiento científico/informático deberá estar identificado con el adhesivo que aparece anexo a la hoja de inventario, dando cumplimiento con ello a la obligación de publicitar la participación en su financiación, de la Unión Europea a través del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) así como del organismo responsable del fondo en la actualidad, el Ministerio de Economía y Competitividad

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Se aportará fotografía del mismo junto con la hoja de inventario a la Oficina de Gestión de la Investigación (OGI). En lo referente al material bibliográfico deberá colocarse la siguiente pegatina y enviar fotografía a la OGI. (Pegatina Material Bibliográfico) La compra de equipamiento que de lugar a la iniciación de un proceso de contratación pública, deberá quedar recogida y publicada en el espacio “Expedientes Fondos Europeo de Desarrollo Regional (FEDER)” del Área de Contratación y Suministros de la Universidad de Huelva. 2. Presupuestos Generales del Estado (PGE).

A. Publicaciones Será de aplicación en los mismos supuestos del caso anterior. El texto y logo serán los siguientes: Texto:

Proyecto financiado por el Ministerio de Economía y Competitividad. Referencia Proyecto: ________ concedido por el Ministerio de Ciencia e Innovación (si procede).

Logo: Ministerio de Economía y Competitividad.

B. Material Inventariable Se procederá de igual forma que para el supuesto 1. (Hoja Inventario/Pegatina Material Bibliográfico)

IMPORTANTE: En ambos supuestos de financiación, en el caso de las publicaciones será necesario aportar a la Oficina de Gestión de Investigación (OGI) copia de estos documentos. o o o

Cuenta de correo: [email protected] Asunto: Publicidad_Referencia Proyecto (la que corresponda) Archivo: Publicidad_Referencia Proyecto (la que corresponda)

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ANEXO: RELACIÓN DE DOCUMENTOS VINCULADOS

o

SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (formulario)

o

ALTA EN EL EQUIPO INVESTIGADOR

o

BAJA DEL EQUIPO INVESTIGADOR

o

CAMBIO DE INVESTIGADOR PRINCIPAL

o

TRASLADO DEL PROYECTO

o

MODIFICACIÓN DEL PERIODO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

o

GASTO_TRASVASE IMPORTE NO SIGNIFICATIVO

o

HOJA INVENTARIO MINECO_FEDER

o

HOJA INVETARIO MINECO

o

ADHESIVO MATERIAL BIBLIOGRÁFICO MINECO_FEDER

o

ADHESIVO MATERIAL BIBLIOGRÁFICO MINECO

o TRANSFERENCIAS EN FORMALIZACIONES INTERNAS

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Oficina de Gestión de Investigación Campus del Carmen, Edif. Marie Curie Avd./ Fuerzas Armadas s/n - 21071 Huelva 959 219379

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