SOLICITUD DE COTIZACIÓN Y TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA SERVICIO DE ALQUILER DE SALÓN EMPRESARIAL Y SERVICIO DE CATERING PARA LLEVAR A CABO LA MACRORUEDA PARA LA RECONCILIACIÓN EN SANTA MARTA LOS DIAS 27 Y 28 DE NOVIEMBRE DE 2019.
I. CRONOGRAMA Solicitud de cotizaciones: 5 de junio al 9 de junio Recibo de propuestas por correo electrónico o presencial: hasta el 13 de septiembre 2019 Evaluación de Propuestas, Aclaraciones, Selección de cotización y contratación: Hasta el 20 de setiembre de 2019 II.
INTRODUCCIÓN
La Corporación Reconciliación Colombia es una organización sin ánimo de lucro y de carácter multisectorial de la sociedad civil que busca contribuir a la reconciliación nacional desde un enfoque regional a través del diálogo y la acción colectiva, con el fin de tener un impacto transformador en el país. Para la Corporación, la reconciliación se construye a diario y en cada lugar de Colombia, reconociendo y confiando en el otro, aún cuando existan diferencias. El énfasis de la Corporación está en estos tres pilares: Más diálogo: La Corporación Reconciliación Colombia valora el diálogo como vía para lograr reconciliarnos. A través de la conversación, la sensibilización y el desarrollo de pedagogías tanto con la ciudadanía en general, como con diferentes grupos sociales específicos (niños, niñas y jóvenes; comunidades educativas; y medios de comunicación, entre las principales), la Corporación promueve cambios de comportamientos y actitudes, de cara a la reconciliación en el país. Más región: La Corporación Reconciliación Colombia trabaja en el desarrollo de proyectos sostenibles, escalables y replicables para la reconciliación con enfoque regional en zonas con alto riesgo de violencia y/o afectadas por el conflicto armado. Más acción: La Corporación Reconciliación Colombia trabaja promoviendo la acción colectiva a través de la articulación y trabajo en red de los diferentes actores de la sociedad. Este trabajo colaborativo busca incentivar, fortalecer, replicar y/o aportar al desarrollo de iniciativas que promuevan la reconciliación en las regiones. Ver: http://reconciliacioncolombia.com/
La Macrorrueda es una herramienta que conecta una gran diversidad de actores en torno al fortalecimiento de capacidades para la Reconciliación y la generación de oportunidades económicas en los territorios; entre diferentes iniciativas regionales de paz, el sector privado, las instituciones públicas, la cooperación internacional y
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personalidades con trayectoria en el campo de la reconciliación se unen para movilizar y gestionar conocimientos y recursos orientados al apoyo de proyectos de reconciliadores que aportan a la reconstrucción del tejido social del país y de sus territorios. Razón de ser: inspirar acciones colectivas y colaborativas en torno a la reconciliación, el diálogo y el desarrollo territorial. Alcance: lograr procesos de transformación territorial.
¿Cuándo y dónde se desarrollará? Este capítulo de la Macrorrueda se escribirá en la Costa Caribe Colombiana, específicamente en Santa Marta, el 27 y 28 de noviembre de 2019.
¿Cuáles son los objetivos de la Macrorrueda? III.
IV. V. VI. VII. VIII. IX. X.
XI.
Movilizar y gestionar recursos técnicos y financieros para el apoyo de proyectos con impacto en la reconciliación de la región. Generar procesos de transformación territorial Implementar un espacio de materialización de la reconciliación como encuentro, diálogo y acción entre distintos actores. Movilizar empresarios, mentores, asesoras, personalidades y proyectos en región sensibilizados y decididos por el desarrollo del territorio. Contribuir al desarrollo sustentable del territorio donde se desarrolla el proceso de la macrorrueda. Promover que los procesos de generación de valor económico contribuyan a la construcción de nuevas formas de relacionamiento. Aportar a la reconstrucción de los vínculos y al reconocimiento de las diversas identidades del país Promover oportunidades productivas a través de conectar los proyectos al mercado utilizando referentes de experiencias exitosas para establecer alianzas (comerciales y/o de conocimiento “Mentorias”). Sumar esfuerzos, tender puentes, sumar recursos de diferentes aliados y sectores para posicionar el departamento en la agenda nacional.
*** En nuestro canal de Youtube, puede revisar las diferentes versiones para que se de una idea de las necesidades de espacio. III. OBJETO
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El Contratista se obliga a prestar el servicio de Servicio de Alquiler de salón empresarial con capacidad para 300 personas y servicio de catering para llevar a cabo la Macrorueda para la Reconciliación en la ciudad de Santa Marta los días 27 y 28 de noviembre de 2019. IV.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO A COTIZAR, LAS CUALES DEBEN VERSE REFLEJADAS EN LA PROPUESTA O COTIZACION QUE ENVIEN, DE ACUERDO A LOS ITEMS SOLICITADOS.
Día 1: 27 de noviembre de 2019 Evento principal 8 am - 6 pm. Capacidad para 300 personas A. Acomodación tipo auditorio con tarima principal y posibilidad de instalación de dos pantallas para proyección a cada costado de la tarima. (capacidad 300 pax) B. Estación de café, agua y aromática permanente C. Refrigerio AM para 200 personas D. Almuerzo para 300 personas tipo buffet E. Refrigerio PM para 250 personas F. Mínimo 3 fotos del salón, en montajes similares. G. Disponibilidad de sillas (Indicar si van incluidas En el costo del salón) H. Disponibilidad de Tarima (Indicar si van incluidas En el costo del salón) I. Disponibilidad de 2 videobeams (Indicar si van incluidas En el costo del salón o son cortesías) Día 2: 28 de noviembre de 2019 Rueda de negocios 8 am - 2pm. A. Acomodación para rueda de negocios: 50 mesas con 4 sillas por mesa y un espacio para el puesto de mando. (capacidad para 150 pax) B. Estación de café, agua y aromática permanente C. Refrigerio AM para 200 personas D. Almuerzo para 200 personas E. Disponibilidad de sillas (Indicar si van incluidas En el costo del salón) F. Disponibilidad de Tarima (Indicar si van incluidas En el costo del salón) G. Disponibilidad de 2 videobeams (Indicar si van incluidas En el costo del salón o son cortesías) ** Por favor discriminar el valor sin IVA en la tarifa. ** Indicar si el hotel ofrece ayudas audiovisuales y su costo ** Indicar cuáles serían las Cortesías del hotel por la necesidad contratada ** Verificar criterios de selección en el capítulo
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V.
PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN Y/O PROPUESTA
Esta convocatoria no obliga ni genera vinculación de ninguna índole por parte de la Corporación Reconciliación Colombia. Los gastos de preparación y presentación de la cotización serán asumidos por cuenta y riesgo de los proponentes. a.
DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR EN CASO DE RESULTAR SEELCCIONADO: • • • • • •
b.
Entidades existentes y formalizadas en virtud de las leyes del Gobierno de Colombia, con una constitución no menor a 2 años. Copia del Registro Único Tributario (RUT) actualizado. Una copia del Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio (con expedición no superior a 30 días). Copia del Documento de Identidad del Representante Legal. Mínimo 3 fotos de montajes con capacidad para 300 personas. Certificación bancaria. ENTIDADES NO ELEGIBLES:
•
•
c.
Entidades – personas naturales que apoyen o tengan vínculos con actividades o grupos ilegales, con actividades terroristas, narcotráfico, lavado de activos u otra actividad legal. Si en el momento de realizar la debida diligencia de verificación, su organización, y/o miembros principales están registrados como excluidos en las bases de control como (OAFAC, SAM, PERSONERIA, PROCURADURIA, CONTRALORÍA Y PONAL), su propuesta será rechazada. PLAZO Y ENVÍO DE PROPUESTAS
Las propuestas completas deberán ser remitidas por correo electrónico a más tardar el día VIERNES 13 DE SEPTIEMBRE DE 2019, a las siguientes direcciones: Catalina Pimienta Gómez – Directora de Soporte y Oportunidades
[email protected] [email protected] o en físico a la dirección Avenida Calle 82 n0. 12-18 oficina 507 Bogotá. d.
FORMA DE ELABORACIÓN Y/O PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA • •
La cotización debe prever la necesidad de disponer del personal suficiente para atender actividades simultáneas (fuerza mayor). La cotización debe discriminar el subtotal de costos, el impuesto al valor agregado (IVA) debe venir separado y el costo total.
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•
e.
La cotización debe indicar la forma de pago sugerida por el proponente, y porcentaje de abono para separar las fechas. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Esta convocatoria se evaluará bajo los siguientes criterios: Las propuestas recibidas serán evaluadas por la Corporación Reconciliación Colombia con base en los siguientes criterios: Criterio Propuesta completa acorde con los requerimientos (título IV y V) Valor de la propuesta (precio justo y razonable acorde con el mercado) 1-3 cortesías adicionales 4 cortesías en adelante Total
Puntos 40 30 10 20 100
NOTA** Discriminar de manera individual cuales serían las cortesías, para efectos de contabilizar los puntos VI.
TÉRMINOS Y CONDICIONES ESPECIALES ❖
Aplicaciones recibidas fuera del plazo de entrega
Las cotizaciones recibidas con posterioridad a la fecha de cierre de la convocatoria no serán consideradas. Los proponentes son los responsables de asegurar que sus propuestas sean recibidas de acuerdo con las instrucciones indicadas en este documento. ❖
Modificación de la convocatoria
La Corporación Reconciliación Colombia podrá realizar modificaciones o cerrar anticipadamente la convocatoria. En el caso en que esto ocurra, estas decisiones se difundirán por correo electrónico. ❖
Derecho de Aceptación
La Corporación Reconciliación Colombia, se reserva el derecho de adjudicar alguna, ninguna o parcialmente las propuestas recibidas y evaluadas, así como a negociarlas. No existe compromiso, expreso o implícito, para reconocer económicamente a los interesados por los costos incurridos en la preparación y presentación de sus propuestas. ❖
Contratación
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Una vez convenidos con el/los proponente(s) los términos de adjudicación parcial o total de los servicios/productos cotizados, la Corporación Reconciliación Colombia suscribirá con el/los mismo(s) el contrato correspondiente.
La Corporación Reconciliación Colombia agradece su participación en esta convocatoria.
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