La firma del futuro

Firma electrónica para todos

Resumen ejecutivo En 2018, las firmas electrónicas se han convertido rápidamente en el nuevo estándar para las organizaciones en crecimiento y la mano de obra moderna. Las leyes que se han aprobado en muchos lugares las han hecho aceptables en casi todo el mundo y su naturaleza digital reduce tanto los riesgos como los errores, a la vez que mejora la eficiencia y la experiencia general de todos los que las utilizan. Sin embargo, incluso con beneficios tan obvios, los equipos de TI todavía luchan para lograr la «firma electrónica para todos» debido a las barreras comunes, tales como el presupuesto, los malentendidos legales y el hábito. Una herramienta escalable de firma electrónica unida a un enfoque bien pensado de flujos de trabajo digitales únicos puede ayudar a los equipos de TI a superar estos desafíos y acercar su organización un paso más hacia la transformación digital.

Introducción Con la Ley Uniforme de Operaciones Electrónicas (Uniform Electronic Transactions Act, UETA) en cuarenta y siete estados, la aprobación de la Ley de Firmas Electrónicas en las Comunicaciones Globales y Nacionales (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN) a nivel federal en el año 2000, y la Identificación y Servicios Fiduciarios Electrónicos (Electronic Identification and Trust Services, eIDAS) en la UE desde julio de 2016, la firma electrónica se ha convertido en un proceso más deseable para llevar a cabo los flujos de trabajo diarios. Tan deseable, de hecho, que el reciente estudio de mercado de MarketsandMarkets calcula que el tamaño del mercado experimentará una tasa de crecimiento anual compuesto del 32 % entre 2016 y 2021. ¿Qué está impulsando este crecimiento acelerado del mercado? Algunas de las razones más obvias son una mayor confianza legal, una mayor movilidad del personal y una eficiencia exponencialmente mejor. Menos obvias, pero igual de importantes, son las mejoras muy notables tanto en la experiencia del cliente como en la del empleado: ¿alguien sigue usando máquinas de fax? Sin embargo, por muy sólido que sea el caso de negocio para las firmas electrónicas, nuestra investigación muestra que menos del 15 % de los empleados tienen acceso a herramientas de firma electrónica. Esta discrepancia se debe a que la mayoría de las organizaciones empresariales siguen reservando las firmas electrónicas para procesos específicos, como la firma final de contratos, o para funciones específicas, como las jurídicas y financieras. ¿Por qué? Porque las herramientas tradicionales de firma electrónica son caras. En este libro, exploramos las ventajas para las organizacionales que supone ofrecer una herramienta de firma electrónica escalable para el 100 % del personal, es decir, lograr la «firma electrónica para todos». Abordamos las barreras más comunes que pueden encontrar los equipos de TI. Por último, ofrecemos algunas sugerencias sencillas sobre cómo puede conseguir flujos de trabajo de documentos 100 % digitales y olvidarse para siempre del proceso analógico.

Menos de

de los empleados tienen acceso a herramientas de firma electrónica

Las ventajas de la firma electrónica Aunque las ventajas de la forma electrónica para todos son muchas, quizás la razón más simple sea la reducción de costes. El sesenta y cinco por ciento de las firmas todavía son «de puño y letra», también conocidas como manuales (AIIM, Nov 2016), y un 51 % de los costes de impresión son solo para firmas. Piense en cuánto podría ahorrar su equipo en un abrir y cerrar de ojos a la empresa al reducir sus costes de impresión a la mitad.

El ahorro de costes no solo se produce rápidamente cuando se deja de imprimir, sino que también crece exponencialmente cuando se deja de pagar el papel, el franqueo y los costes de archivo. Además de las matemáticas básicas, estas son excelentes razones para considerar la posibilidad de utilizar firmas electrónicas 100 % digitales: Menores riesgos: Aparte de los casos poco frecuentes que tienen requisitos notariales formales o que prohíben específicamente un proceso digital, la aprobaciones de la UETA, ESIGN y eIDAS han hecho que una firma electrónica sea tan legalmente vinculante y admisible en los tribunales como una firma manual. Además, con herramientas de firma electrónica como Nitro, las pistas de auditoría y los registros mejoran el cumplimiento normativo y la responsabilidad del proceso.

de todas las firmas todavía tienen lugar con lápiz y papel.

Reducir al mínimo los errores: Podemos eliminar en cualquier momento un paso manual de casi cualquier proceso, por lo que reducimos la oportunidad de que se cometan errores humanos. Las firmas electrónicas no son una excepción; las secciones de firmas o iniciales omitidas accidentalmente pueden convertirse en un recuerdo del pasado. Mejorar las relaciones: La simplificación del proceso de firma y ejecución de documentos mediante la firma electrónica es ventajoso para todos: desde los clientes hasta los socios de la cadena de suministro, pasando por todos los empleados intermedios. Su organización se vuelve más segura y fácil de trabajar. Sus procesos se simplifican y agilizan. Sus empleados se vuelven más eficientes y se sienten más productivos. Ventajas. Ventajas. Ventajas. Reducir el tiempo de obtención de ingresos: La aceleración de contratos es un beneficio al que el equipo de ventas y la dirección prestarán mucha atención. Gracias a las herramientas de firma electrónica, sus equipos pueden empezar a reducir exponencialmente el tiempo de devolución de documentos.

Las barreras más comunes para los equipos de TI Para la mayoría de las organizaciones de TI, la cuestión no es «¿deberíamos adoptar la tecnología de firma electrónica?». Como ya se ha expuesto antes, los beneficios son bastante obvios. La pregunta más común para TI es «¿qué nos detiene?». En nuestra experiencia, existen tres barreras comunes que impiden que el equipo de TI realice un proceso totalmente digital: https://cloud.gonitro.com

Gastos generales: Así como el ahorro de costes es el beneficio más cuantificable para la democratización de la firma electrónica, el gasto es probablemente la barrera más común para lograr este objetivo general. Las herramientas tradicionales, como DocuSign, pueden costar hasta 480 USD por usuario y año. Este tipo de precios obliga al departamento de TI a reservar esas licencias para ciertas funciones, como las legales y financieras. Como resultado, la gran mayoría de la empresa vuelve a las firmas manuales o se recurre al lado oscuro al descargar herramientas no admitidas. Si bien en algunos casos puede ser necesaria una solución sólida para los equipos financieros y jurídicos, el departamento de TI debe tener en cuenta que la gran mayoría de los documentos pueden firmarse con una herramienta de firma electrónica ligera (y menos costosa).

Falta de información sobre la legalidad: A pesar de que las leyes estatales y federales para las firmas electrónicas fueron aprobadas hace 18 años, persiste cierto escepticismo sobre su legalidad. Sin respuesta, estas preguntas pueden convertirse en un obstáculo para la adopción generalizada de las herramientas de firma electrónica.

Firma requerida

La gran mayoría de las necesidades de firma se pueden satisfacer fácilmente con una herramienta de firma ligera y menos costosa.

El hecho es que la gran mayoría de los sectores aceptan la firma electrónica, y hay muy pocos casos de uso en los que las firmas electrónicas no sean aceptables o permisibles en los tribunales. Algunos ejemplos incluyen:

• • • • • •

Adopción, acuerdos de divorcio Testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios Terminación de beneficios de seguro de salud o de vida Órdenes o avisos judiciales, o documentos judiciales oficiales Contratos o documentos regidos por el Código de Comercio Uniforme («UCC») Avisos de incumplimiento, ejecución hipotecaria o desalojo con respecto a la residencia principal

Más allá de los casos de uso con requisitos explícitos como un proceso notarial formal o una firma manuscrita, las firmas electrónicas son vinculantes y admisibles en los tribunales. Tanto UETA como ESIGN establecen que los registros y firmas electrónicas tienen el mismo efecto legal que los documentos tradicionales en papel y las firmas manuscritas. Es más, ambas leyes establecen claramente que no se puede rechazar un documento o una firma a efectos legales o de exigibilidad solo porque sea digital.

Hábito: La barrera final que vemos es simplemente el hábito, y es que algunos hábitos son difíciles de erradicar. Inevitablemente, los equipos de TI se encontrarán con empleados de la «vieja escuela» que vuelven al comportamiento aprendido de imprimir solo para firmar. A medida que la demografía de la fuerza laboral cambie, este hábito desaparecerá por sí mismo gracias a una generación de trabajadores que se esfuerzan por hacer que su vida sea digital. Mientras tanto, la única manera de superar esta barrera es ofreciendo a los trabajadores herramientas que sean ridículamente fáciles de acceder y usar.

Cómo empezar La mejor manera de superar estas barreras comunes es un plan sólido para empezar. Al responder a algunas preguntas sobre cómo su organización puede utilizar las firmas electrónicas, descubrirá naturalmente respuestas que abordan cada una de las barreras comunes mencionadas anteriormente. A continuación se presentan tres pasos sencillos que su equipo de TI puede dar para hacer avanzar en la firma electrónica para todos:

Evaluar los casos de uso y recopilar los requisitos reales para flujos de trabajo únicos: Si las barreras para su organización son los gastos y las cuestiones legales, su primer paso es comprender qué casos de uso y flujos de trabajo son complejos, y cuáles pueden simplemente reemplazar una firma de puño y letra. Las soluciones escalables y fáciles de usar, como Nitro, funcionan muy bien con DocuSign, por lo que, en lugar de un enfoque de coste prohibitivo y de todo o nada, el departamento de TI puede mantener DocuSign para los usuarios con flujos de trabajo complejos, pero hacer que la herramienta ligera esté disponible para el otro 99 % del personal que solo necesita acelerar el proceso y trabajar digitalmente. Para medir la complejidad de un caso de uso, realice una encuesta a los usuarios finales con un simple conjunto de preguntas. Por ejemplo:

1. 2. 3. 4. 5.

¿Este flujo de trabajo requiere un único firmante o varios? ¿Este flujo de trabajo incluye firmas internas, firmas externas o ambas? ¿Este flujo de trabajo requiere un proceso formal de notaría o auditoría? ¿Es este flujo de trabajo sensible al tiempo y podría beneficiarse de una mayor velocidad? ¿Este flujo de trabajo implica datos de campo de formulario o simplemente necesita una firma para su aprobación?

Alinear los resultados potenciales de la adopción de la firma electrónica con los objetivos empresariales clave Nada ayuda a superar el retroceso más rápido que una buena declaración de «En qué me beneficia». Si se toma el tiempo necesario para alinear los resultados potenciales de la adopción de la firma electrónica con objetivos específicos, puede obtener la aceptación de las partes interesadas más importantes. A continuación, se incluyen algunos de los objetivos empresariales más comunes que los equipos de TI resaltan en su propuesta para digitalizarse:

Mejorar la experiencia de asistencia al cliente

El ochenta y ocho por ciento de los consumidores esperan completar su negocio digitalmente, lo que no es una sorpresa teniendo en cuenta que los teléfonos inteligentes son casi omnipresentes en todo el mundo. La eliminación del papel y la transición a las firmas electrónicas mejora la experiencia del cliente al acelerar las transacciones, evitar la necesidad de encontrar una impresora (o peor aún, un fax), permitir que los clientes sean más ágiles y evitar la posibilidad de pérdida de documentos.

Acelerar la firma de contratos de ventas

Si su organización empresarial tiene un equipo de ventas, le resultará difícil encontrar a alguien que no se centre en acortar el ciclo de ventas o eliminar las barreras a la firma de contratos. Los flujos de trabajo de firma electrónica presentan una forma innegable de reducir los días del ciclo de ventas y ofrecer una firma de contratos sencilla y sin excusas.

Mejorar la integración de los empleados

Incluso la mejor experiencia de integración puede verse empañada cuando el nuevo empleado tiene que detenerse e imprimir un formulario solo para inscribirse en los beneficios. Su equipo de RR. HH. trabaja mucho para ofrecer una experiencia de integración moderna y sin fisuras. Si consigue mostrarles la forma en la que la firma electrónica puede simplificar y mejorar la experiencia de integración, tendrá la oportunidad de obtener una aceptación instantánea.

Productividad general en todos los departamentos

Cuando empiece a usar la firma electrónica, nunca volverá atrás; desde el desarrollo de productos hasta las operaciones, la mayoría de los empleados ya aprecian la eficiencia de este avance. Ofrecer herramientas de firma electrónica para todos agilizará los procesos de toda la empresa, aumentará la visibilidad del estado de los documentos y ayudará a mantener los flujos de trabajo de su organización a la par con el mundo moderno.

Establezca claramente los requisitos antes de hablar con los proveedores Como sucede con la mayoría de la tecnología que ha estado disponible durante algún tiempo, existen múltiples opciones a considerar al seleccionar un socio. Recuerde que las herramientas no solo sirven para obtener una firma. Y lo que es más importante, las soluciones estratégicas de firma electrónica deberían ser compatibles con flujos de trabajo 100 % digitales e integrar la productividad de PDF, dado que es el formato de documento más común del mundo. Antes de que su equipo cree la lista de proveedores a tener en cuenta, tómese el tiempo para articular sus necesidades por grupos de usuarios. A continuación, estudie la forma en la que cada proveedor puede dar soporte a cada flujo de trabajo único.

Nitro’s solution is easy to use, and we’re also working to identify more ways to streamline our document workflows. We’ve already seen a positive impact from implementing Nitro Cloud to facilitate everyday signature requests that can now be completed much faster—and without involving paper.”

Adam Grainger, Director of IT and Projects at Baker Tilly

Algunos ejemplos de requisitos de firma electrónica por grupos de usuarios podrían incluir:

Ventas: Piense en los flujos de trabajo necesarios para el

procesamiento de pedidos, la configuración de cuentas, los planes de compensación, los acuerdos de revendedor y, por supuesto, los contratos.

Compras: Piense en los flujos de trabajo necesarios para las órdenes

de compra, declaraciones de trabajo, contratos marco, aprobaciones de presentación de propuestas y cumplimiento de proveedores.

Marketing: Piense en los flujos de trabajo necesarios para los

registros de eventos, aprobaciones de comunicación, presencia en los medios, cumplimiento de marcas, aprobaciones de activos y acuerdos con proveedores.

Recursos humanos: Piense en los flujos de trabajo necesarios para

la incorporación de nuevos empleados, la aceptación de contratos, las nóminas, los beneficios y las vacaciones, los documentos de contratistas y los materiales de finalización del empleo.

TI: Piense en los flujos de trabajo necesarios para el seguimiento

de activos, las solicitudes de cambio, el cumplimiento de pedidos, la gestión de acceso y las órdenes de cambio.

Y estos no son más que algunos ejemplos. Se sorprenderá de lo eficiente que resulta cualquier flujo de trabajo cuando elimina la necesidad de imprimir, firmar y escanear una página de firmas. Además, el conocimiento del estado del proceso mantendrá a los equipos más proactivos y productivos.

Conclusión Los flujos de trabajo digitales de extremo a extremo se están convirtiendo en la norma en las empresas, y los empleados y clientes perderán rápidamente la paciencia con los procesos analógicos. Como resultado, las organizaciones deben buscar formas de facilitar los flujos de trabajo de documentos 100 % digitales, a la vez que aprovechan las herramientas de PDF y firma electrónica que eliminan los procesos en papel lentos, engorrosos y desconectados. Ahora es el momento de estudiar soluciones integradas que impulsen la productividad documental integral para todos los usuarios de la empresa y, en consecuencia, mejoren la experiencia laboral de todos las que las usen.

Obtenga más información sobre la firma electrónica para todos con Nitro »