Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

ESCUELA MATEMÁTICA La Escuela Matemática, Cuántica o de Investigación de Operaciones, aparece en la misma época que la cibernética y las escuelas de sistemas sociales. Esta escuela consiste en unir el conocimiento de varias disciplinas al estudio y la solución efectiva de un problema. La característica más obvia de la escuela cuantitativa del pensamiento administrativo es la utilización de equipos de varias disciplinas como la medicina, ingeniería, física, economía psicología, etc. Resultando soluciones mejores, más integras. Esta investigación de operaciones, o ciencia administrativa es por lo tanto un método científico utilizando todas las herramientas científicas pertinentes que prevé una base cuantitativa para decisiones administrativas. Surgiendo así, equipos de investigación integrados para la profundización de las diferentes opciones de acción. Dicho enfoque se puede explicar cómo:  Formular el problema  Construir un modelo matemático para representar el sistema bajo estudio. Éste expresa la  efectividad el sistema bajo estudio como función de un conjunto de variables.  Derivar una solución del modelo, encontrando valores de las variables para una maximización  de la efectividad.  Probar el modelo y la solución resultante. Evaluando y comparando lo previsto con lo logrado.  Establecer controles sobre la solución. Posibles variaciones de las partes que constan la  solución.  Ejecutar la solución.

Antecedentes: El descubrimiento y utilización de modelos matemáticos se desarrolló en varias disciplinas y temas.

El primer ejemplo en la historia antigua ocurrió en 212 a de J.C. cuando la Siracus empleó a Arquímedes para desarrollar un medio de romper el sitio naval de la ciudad que estaba siendo atacada por los romanos, aquí se incorporan los científicos a tomas de decisiones estratégicas en asuntos militares, naciendo, por ende, en el Siglo XX la investigación de operaciones o ciencia administrativa En 1654, Pascal sentó las bases de la teoría de la probabilidad. En 1801 Gauss publicó la teoría del número en la que perfeccionó las hipótesis de Pascal y las de distribución de frecuencias de repetición de hechos , por ello existe un instrumento matemático que lleva su nombre: “Campana de Gauss” Taylor contribuyó en gran parte sobre la investigación de operaciones, ya que él desarrolló las técnicas científicas en el área de planificación de la producción, creando elementos de organización cuyo objetivo no era la realización de operaciones sino su análisis. Resaltando que no era la perfección que él creía alcanzar, sino en el grado al cual su trabajo llevó a mejores decisiones que las que eran posibles y a su vez necesarias, como también los equipos mixtos e interdisciplinarios, los cuales son vitales para la eficiente investigación de operaciones. Apareciendo Taylor como pionero de dicho enfoque. Frank B. Gilberth, insistió en la aplicación de la estadística para el mejoramiento de los procesos productivos en la administración de negocios.

MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

1

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

En el área de Control de inventarios se tienen varios contribuyentes, como lo es Ford Wm Harris, quien publica el primer modelo publicado del lote económico para un sistema simplificado (1915). También se puede nombrar a H. S. Owen, Benjamín Cooper, R. H. Wilson, W. A. Mueller. Donde las Técnicas matemáticas de control de inventarios de cuentan entre las más antiguas entre todas las que conforman la investigación de operaciones. En 1922, Radford publicó su libro Control de Calidad en la Manufactura. Sin embargo al popularizarse las ideas de Taylor con respecto a la estandarización, el control de calidad se perdió, debido a que esta recaía en manos de los obreros o artesanos. Walter A. Shewhart, físico norteamericano, publicó su libro Control Económico de la Calidad, el cual causó una revolución en los años veinte, según su autor, reconociendo la variabilidad de la calidad de los productos de un proceso; también reconoció que aunque no se puede eliminar totalmente dicha variabilidad; si se puede controlar un proceso productivo dentro de un nivel de aceptabilidad de varianza. Para tal efecto desarrollo el Gráfico de Control, considerado hoy día por los japoneses como una herramienta para el control de la calidad.

1. Metodología basada en el Ciclo PHRA Un problema es una desviación entre lo que se espere este sucediendo y lo que realmente sucede, con la importancia suficiente para que alguien piense que se debería corregir la desviación. La mayoría de los procedimientos para la solución de problemas consisten en una serie de pasos estructurados bajo el concepto de ciclo de mejoramiento de Shewhart (también conocido como ciclo de Deming) que consta de cuatro pasos: planear, hacer, verificar y actuar. Planear En el caso de un proyecto de mejoramiento, la fase de planeación, tiene entre otros, el objetivo de asegurar que el proyecto que se seleccionara para el análisis es realmente el más importante en cuanto a su contribución al mejoramiento de los indicadores clave del negocio. Es conveniente que la alta administración defina desde un punto de vista estratégico cuales son los indicadores que tienen prioridad de mejoramiento. Hacer En esta fase el equipo asignado para el proyecto se debe enfocar al análisis de las causas que provocaron la aparición del problema y la búsqueda de alternativas de solución, para después poder proporcionar la que considere mas apropiada para resolver el problema. Revisar Las mismas técnicas que fueron utilizadas durante la fase de planeación para evaluar y detectar áreas de oportunidad para el mejoramiento pueden ser utilizadas durante esta fase.

MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

2

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

Actuar Esta fase consiste en incorporar al siguiente ciclo de planeación los ajustes necesarios que se hayan evidenciado en la fase de verificación. La mejora continua consiste precisamente en resolver un problema tras otro sin interrupción.

Edwards Deming se asocio con Shewhart, quien lo recomendó para trabajar en la Western Electric; y reconoce que aunque la administración ya lo ha olvidado fue Shewhart quien le enseño el hoy tan famoso Ciclo de Control de Deming. EL CIRCULO DEMING El Ciclo PDCA básico se conoce comúnmente como el Círculo Deming. Consiste en una serie de cuatro elementos que se llevan a cabo consecutivamente:

P:

PLAN (PLANEAR): establecer los planes.

D:

DO (HACER): llevar a cabo los planes.

C:

CHECK (VERIFICAR): verificar si los resultados concuerdan con lo planeado.

A:

ACT (ACTUAR): actuar para corregir los problemas encontrados, preveer posibles problemas, mantener y mejorar

Sir Ronald A. Fisher; especialista en genética, sentó las bases de la teoría del muestreo estadístico; permitiendo desarrollar nuevas aplicaciones de esta disciplina en el campo industrial. Modelos y técnicas matemáticas Dentro de las principales técnicas matemáticas encontramos: Investigación de Operación: Se define como la aplicación de la Lógica matemática y el Método Científico con la finalidad de solucionar problemas administrativos que se representan por medio de modelos matemáticos que se resuelven por medio de ecuaciones algebraicas. La Investigación de Operaciones se basa en las siguientes teorías matemáticas: 1.-Teoría de juegos: En esta teoría se analizan los conflictos. En él intervienen dos o más personas; a cada una se le da un número limitado de estrategias las cuáles reflejarán el resultado de cada uno de los cursos de acción. Los resultados son calculados preferentemente por medio de una matriz. 2.-Teoría de Colas: Su objetivo es optimizar distribuciones en condiciones de aglomeraciones. Se encarga de eliminar los tiempos de espera o demoras innecesarias y los puntos de interés son el MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

3

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

tiempo de espera y el número de clientes (las unifilas de los bancos son una solución por éste medio). 3.-Teoría de decisiones: Este se resuelve en base a los siguientes pasos: Definición del problema. Desarrollo de alternativas. Construcción del modelo. Probar el modelo. Implementar el modelo. 4.- Programa de actividades: Esta se desarrolla por medio de los sistemas CPM, Pert , por medio de diagramas de flechas y red de actividades; tiene como objetivo encontrar el camino crítico por medio de una secuencia de actividades y operaciones que permitan el mejor aprovechamiento de los recursos en un tiempo óptimo. 5.- Programación lineal: Este procedimiento tiene como objetivo, minimizar los costos y maximizar la eficiencia mediante ciertos límites y obligaciones. Un requisito indispensable es que exista una localización de planta y hay que tomar en cuenta ciertas variables de materia prima, lugar de venta, etc. 6.- Probabilidad y estadística matemáticas: Es un sistema que se utiliza cuando los datos son difíciles de obtener. El sistema estadístico muestra las características que debe que debe tener una alternativa para que pueda ser elegida. Este sistema se utiliza mucho en control de calidad, créditos, seguros, etc. Este sistema permite conocer la probabilidad de éxito que tiene una alternativa. 7.- Programación dinámica: Este tipo de programación se utiliza cuando antes de llegar al objetivo final tenemos que pasar por ciertas fases intermedias, pero relacionadas y que si una de ellas no se logra adecuadamente se afecta el objetivo final. Ejemplo: vendedores que tienen programadas una serie de visitas a sus clientes.

Aplicaciones actuales en las organizaciones Es una escuela que permite que con éstas técnicas se lleve a cabo un adecuado proceso de toma de decisiones en la empresa, pero uno de los problemas que se presentan es que no es aplicable a todas las organizaciones y que sólo se puede utilizar cuando los problemas son cuantificables. Características del Enfoque: 1. Hincapié en el método científico. 2. Enfoque sistemático para la solución de problemas. 3. Construcción de modelos matemáticos. 4. Cuantificación y utilización de procedimientos matemáticos y estadísticos. 5. Uso de las computadoras. 6. Interés por los aspectos técnico-económicos más que por los psicosociales.

Para mejor comprensión de la escuela Matemática o cuantitativa; la dividiremos en dos partes: Investigación de Operaciones, y Toma de decisiones. MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

4

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES Es la aplicación de la lógica matemática y el método científico a la resolución de problemas administrativos que pueden ser expresados mediante modelos matemáticos, a fin de solucionar a través de ecuaciones algebraicas, los problemas planteados. Ackoff, Arnoff y Churchman; han definido a la investigación de operaciones como “una aplicación del método científico a los problemas que surgen en las operaciones de un sistema que puede ser representado por medio de un modelo matemático y la solución de esos problemas mediante la resolución de ecuaciones que representen al sistema. Herramientas Matemáticas y de Investigación de Operaciones 1. Programación Lineal Permiten optimizar los recursos en operaciones de opciones múltiples. Una de sus aplicaciones es el método de camino crítico (MCC); esta técnica es de mayor aplicación sobre todo en proyector nuevos, puesto que permite encontrar el tiempo mínimo para realizarlo (ruta crítica) . 2. Teoría de Colas Es una herramienta valiosa para llegar a decisiones que requieren un balance óptimo entre el costo del servicio y el costo por pérdidas de espera, porque, al analizar “las colas” de espera, se pueden detectar costos muy grandes debido a deserciones, entre otras cosas. Sirven también para analizar cuellos de botella en la producción, e inclusive para programar el mantenimiento en una planta. Ejemplo: Las “unicolas” de los bancos , los parques de diversiones, la sala de espera del Doctor, etc. 3. Teoría de la Probabilidad: Sirve para tomar una decisión entre varias alternativas de la solución, para comprender ésta teoría es necesario entender el concepto de toma de decisiones el cual se define a continuación: es el proceso de selección de una alternativa dentro de un conjunto de más de dos de éstas. Para una correcta toma de decisiones se requiere conocer el riesgo de cada alternativa y la probabilidad de éxito. Esto no es fácil debido a que el administrador no cuenta con toda la información del medio ambiente por lo que muchas decisiones se toman con un alto grado de riesgo; sin embargo podemos afirmar que las buenas decisiones no son producto del azar, sino de la buena y oportuna información y del conocimiento de la probabilidad, a fin de saber cuando asumir un riesgo. 4. Econometría Administrativa: Disciplina que se encarga de medir la economía o el estado de un macrosistema. Los administradores han recurrido a las matemáticas para estudiar el comportamiento de un mercado, en cuanto a precios, ingresos, preferencias de consumo y canales de distribución adecuados; es decir, la mercadotecnia o investigación de mercados es una parte de lo que conocemos como econometría.

MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

5

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones es un proceso que lleva a cabo todo administrador y es considerado como una tarea central de la administración. El proceso de decisiones se considera como una serie de etapas que forman una decisión A la toma de decisiones se le define como la selección basada en cierto criterio de la conducta alternativa entre dos o más caminos, cursos de acción o alternativas. Tipos de decisiones. En la empresa existen dos: 1) Las programadas, en las que los datos son adecuados y repetitivos, hay certeza y las condiciones en muchas ocasiones son estáticas. 2) Las no programadas, en las que los datos son inadecuados, hay incertidumbre y las condiciones son dinámicas y se utilizan técnicas de planteamiento y control Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Las condiciones en las que se toman las decisiones pueden clasificarse en términos generales como: certidumbre, riesgo e incertidumbre

Certidumbre La certidumbre es la condición en que los individuos son plenamente informados sobre un problema, las soluciones alternativas son obvias, y son claros los posibles resultados de cada decisión. En condiciones de certidumbre, la gente puede al menos prever (si no es que controlar) los hechos y sus resultados. Esta condición significa el debido conocimiento y clara definición tanto del problema como de las soluciones alternativas. Una vez que un individuo identifica soluciones alternativas y sus resultados esperados, la toma de la decisión es relativamente fácil. El responsable de tomar la decisión sencillamente elige la solución con el mejor resultado potencial. Ejemplo, de un agente de compras de una imprenta se espera que ordene papel de calidad estándar al proveedor que ofrezca el menor precio y mejor servicio. Por supuesto que generalmente el proceso de toma de decisiones no es tan simple. Un problema puede tener muchas posibles soluciones, y calcular los resultados esperados de todas ellas puede ser extremadamente lento y costoso. La toma de decisiones en condiciones de incertidumbre es la excepción para la mayoría de los administradores y otros profesionales. Sin embargo, los administradores de primera línea toman decisiones diariamente en condiciones de certidumbre, o casi. Ejemplo, un apretado programa de producción puede obligar a un administrador de primera línea a pedir a 10 empleados que trabajen cuatro horas de tiempo extra. El administrador puede determinar el costo de las horas extras con toda certidumbre. También puede prever con alto grado de certidumbre el número de las unidades adicionales pueden calcularse con casi absoluta certeza antes de programar las horas extras. MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

6

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

Riesgo El riesgo es la condición en la que los individuos pueden definir un problema, especificar la probabilidad de ciertos hechos, identificar soluciones alternativas y enunciar la probabilidad de que cada solución dé los resultados deseados. El riesgo suele significar que el problema y las soluciones alternativas ocupan algún punto intermedio entre los extremos representados por la plena información y definición y el carácter inusual y ambiguo. La probabilidad es el porcentaje de veces en las que ocurriría un resultado específico si un individuo tomara muchas veces una misma decisión. El ejemplo de probabilidad más común es el lanzamiento de una moneda: dado un número suficiente de lanzamientos, el 50 por ciento de las veces aparecerá la cara y el 50 por ciento de las veces restantes aparecerá la cruz. El monto y calidad de la información disponible para un individuo sobre la condición pertinente de la toma de decisiones puede variar ampliamente, lo mismo que las estimaciones de riesgo del individuo. El tipo, monto y confiabilidad de la información influyen en el nivel de riesgo y en el hecho de si el responsable de tomar la decisión puede hacer uso de la probabilidad objetiva o subjetiva en la estimación del resultado. Probabilidad objetiva La posibilidad de que ocurra un resultado específico con base en hechos consumados y números concretos se conoce como probabilidad objetiva. En ocasiones, un individuo puede determinar el resultado probable de una decisión examinando expedientes anteriores. Por ejemplo, aunque las compañías de seguros de vida no pueden determinar el año en que morirá cada tenedor de pólizas, pueden calcular las probabilidades objetivas se basan en la expectativa de que los índices de mortalidad prevalecientes en el pasado se repitan en el futuro. Probabilidad subjetiva A la apreciación basada en juicios y opiniones personales de que ocurra un resultado específico se conoce como probabilidad subjetiva. Tales juicios varían de un individuo a otro, dependiendo de su intuición, experiencia previa en situaciones similares, conocimientos y rasgos personales (como preferencia por la asunción o por la elusión de riesgos). Incertidumbre La incertidumbre es la condición en que un individuo no dispone de la información necesaria para asignar probabilidades a los resultados de las soluciones alternativas. De hecho, quizá el individuo esté imposibilitado incluso para definir el problema, y mucho más para identificar soluciones alternativas y posibles resultados. La incertidumbre suele indicar que el problema y las soluciones alternativas son tanto ambiguos como extremadamente inusuales. Enfrentar la incertidumbre es una de las facetas más importantes de las labores de los administradores y otros profesionales, como ingenieros investigadores y de desarrollo, investigadores de mercado y planificadores estratégicos. Las organizaciones se enfrentan a la incertidumbre cuando se introducen en nuevos mercados o lanzan productos significativamente diferentes para los que se requiere el uso de tecnologías novedosas. La incertidumbre está incluso cuando las organizaciones emprenden un alto grado de investigación y planeación antes de comprometer recursos a ciertos proyectos. “La imposibilidad de una predicción total se ilustra claramente con el principio de que si dispusiéramos hoy del periódico de mañana, gran parte de los hechos ahí reportados no ocurrirían”. Sin embargo, en ocasiones los individuos deben tomar decisiones en condiciones de incertidumbre. Quizá basen estas decisiones en una combinación de MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

7

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

investigaciones, experiencias y pensamientos con la esperanza de que conduzcan a los resultados deseados.

Lo que resulta interesante es revisar la metodológica y sistemáticamente tal como proponen los estudiosos de esta corriente. Se dice que existe un problema cuando en una organización un plan sale de los límites o del control. En tal caso se hace necesario plantearse la situación; originando así el proceso de toma de decisiones; a continuación se analizan cada una de sus etapas: 1. Diagnóstico del problema: Es la determinación del área problema; es decir, detectar la desviación entre lo que se había planeado y lo realizado; es el punto de partida y de él dependen los pasos siguientes. 2. Investigación u obtención de información: Es la recopilación de toda la información necesaria para la adecuada toma de decisión; sin dicha información, el área de riesgo aumenta, porque la probabilidad de equivocarnos es mayor debido al desconocimiento de los elementos esenciales. 3. Desarrollo de alternativas: La solución de problemas puede lograrse por varios caminos; o alternativas de solución; algunos autores consideran que este paso del proceso es la etapa de formulación de hipótesis; porque una alternativa de solución no es científica si se basa en la incertidumbre. 4. Experimentación: El administrador deberá acercarse al ideal científico y poner a prueba sus decisiones cada vez que pueda, sobre todo cuando éstas involucran un cambio profundo en la operación. En muchos casos se recomienda experimentar con solo algunos grupos de la organización par no comprometer a la totalidad. 5. Análisis de restricciones: Muchas veces las restricciones son tantas que paralizan a quienes tienen que tomar las decisiones; el administrador tiene que tener pues una mente despierta y creativa; siempre tendrá que esforzarse por encontrar soluciones congruentes con la realidad. 6. Evaluación de alternativas: Consiste en evaluar y ver cual de las alternativas en la mejor; consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco específico de la organización. 7. Toma de decisiones: Una vez que se han evaluado las alternativas el administrador se encuentra en el punto en que puede decidir. 8. Formulación del plan: Según el problema que se presente, se debe elaborar el plan correspondiente. Puede ser una simple orden, una política, un procedimiento o un programa complejo, incluso una estrategia global. 9. Ejecución y Control: Este paso es el de la acción, en donde se debe garantizar que el plan se lleve a cabo a tiempo, aplicando los controles adecuados para asegurar que este dentro de los límites deseados.

Análisis crítico Tomar una decisión no significa solamente elegir un determinado proyecto y dejar que éste se realice sólo, se debe vigilar y evaluar para que pueda realizarse a plenitud. MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

8

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

Las decisiones nacen cuando el ser humano tiene la oportunidad de decidir y de cuestionarse ante lo que debe hacer en cada momento de su vida. Para muchas de las decisiones que se toman se dedica poco tiempo olvidando aspectos como la planeación y el proceso, al tomar una decisión se tiene en cuenta solamente lo que se siente en ese momento y se pasan por alto aspectos que de ser analizados llevarán la decisión a un resultado positivo. Cuando se trata de tomar una decisión, ninguna posición gerencial resulta fácil. Se requiere de muchas habilidades, sobre todo estar técnicamente enterado, saber cómo hacer frente a la incertidumbre y tener confianza en la propia capacidad de manejar toda clase de problemas. La experiencia es una ayuda valiosa, especialmente cuando se trata de decisiones instantáneas. Las personas experimentadas recuerdan problemas y situaciones similares y se vale de este recuerdo para solucionar el problema actual. Muchas personas admiten que la gran mayoría de las decisiones que se toman son rutinarias. La toma de decisiones implica seguir un camino entre dos extremos, dejar para mañana lo que se puede hacer hoy o actuar impulsivamente, incluso una decisión deficiente puede ser mejor que ninguna. La falta de confianza en uno mismo constituye uno de los mayores obstáculos que deben vencer todas las personas. La confianza en si mismo puede desarrollarse con la práctica y la experiencia, desarrollar confianza en si mismo requiere tiempo y esfuerzo, una vez haya sido establecido. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES1 FASES EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES El modelo de H. Simon reconoce tres fases principales: 1) Investigación (inteligencia): Exploración del ambiente sobre las condiciones que requieren las decisiones. Los datos de entrada se obtienen, se procesan y se examinan, en busca de indicios que pueden identificar problemas u oportunidades. 2) Diseño: Invención, desarrollo y análisis de los posibles cursos de acción. Involucra los procesos para entender el problema, para generar las soluciones y para probar las soluciones según su factibilidad. 3) Elección: De un alternativa o curso de acción entre aquellas que están disponibles. Se hace una selección y se implementa. En cualquier fase podría haber un regreso a la fase anterior. El modelo de Simon no va más allá de la fase de selección. Algunos modelos de toma de decisiones incluyen la implementación y retroinformación a partir de los resultados de la decisión. Fases de diseño y de investigación (inteligencia) Hay tres aspectos importantes en estas fases: 1) Descubrimiento de problemas: Es el descubrimiento de una diferencia entre alguna situación que existe y un cierto estado deseado. 1

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesotomadecisiones/

MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

9

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

Pounds identifica cuatro modelos que producen expectativas frente a las cuales se mide la realidad:  Históricos: las expectativas se trazan como extrapolación de las experiencias anteriores.  De planeación: en la cual el plan es la expectativa.  De otras personas de la organización: superiores, subordinados, de otros departamentos, etc.  Extraorganizacionales: las expectativas se derivan de la competencia, los clientes y las organizaciones profesionales. La formulación de Pounds postula la necesidad de tener algún modelo del proceso o de la situación con el fin de localizar problemas. Si el modelo se cambia a un modelo más completo o más sofisticado, la localización del problema también cambia. 2) Formulación de problemas: El propósito de la formulación del problema es clarificarlo, de tal manera que el diseño y las actividades de selección obren sobre el problema "correcto". En otros casos se necesita alguna reducción de la complejidad. Hay cuatro estrategias para reducir la complejidad y para formular un problema en forma manejable: a) b) c) d)

Determinación de los límites. Examen de los cambios que pueden haber precipitado el problema. Descomposición del problema en problemas más pequeños. Concentración en los elementos controlables.

3) Desarrollo de alternativas: Que se van a considerar en la fase de selección. El acto de generar alternativas es creativo. El proceso creativo requiere que se tenga un conocimiento adecuado del área del problema y de sus límites y de la motivación para resolver el problema. CONCEPTOS DE TOMA DE DECISIONES Las dimensiones de las clases de decisión que son útiles para los sistemas de información son las que siguen: 1) CONOCIMIENTO DE LOS RESULTADOS: Un resultado define lo que ocurrirá si se elige una alternativa o un curso de acción en particular. El conocimiento de los resultados se hace importante mientras hayan múltiples alternativas. Hay 3 tipos de conocimiento con respecto a los resultados: a) Certeza: Conocimiento completo y exacto de lo que produce cada alternativa. Sólo hay una consecuencia para cada alternativa. Si se conocen las consecuencias y si los valores del resultado son evidentes, la tarea del decisor es calcular la alternativa óptima o el resultado. b) Riesgo: Se puede identificar la posibilidad de múltiples resultados para cada alternativa y la probabilidad de ocurrencia asociada a cada uno. La toma de decisiones bajo riesgo, cuando se conocen solamente las probabilidades de varios productos, es similar a la de certeza; en lugar de la optimización de los resultados, la regla general es optimizar el resultado esperado. c) Incertidumbre: Se pueden identificar múltiples consecuencias para cada alternativa pero no conocer la probabilidad asociada a cada una de ellas. Las decisiones bajo incertidumbre se deben manejar de manera diferente, en razón de que sin las probabilidades el criterio de optimización no MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

10

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

se puede aplicar. La mayoría de las sugerencias se diseñan para suministrar las probabilidades desconocidas, de tal manera que el problema se pueda tratar como un problema de toma de decisión bajo riesgo. 2) DECISIONES PROGRAMADAS FRENTE A LAS NO PROGRAMADAS: a) Programadas: Se explican mediante un conjunto de reglas o procedimientos de decisión. Implican la toma de decisiones bajo certeza. Pueden ser delegadas o se pueden automatizar. b) No programadas: No tienen reglas o procedimientos de decisión preestablecidos. No se pueden automatizar. Los peligros de la aplicación de los métodos para la toma de decisiones no programadas son los resultados rígidos y la posible aplicación de reglas inapropiadas. 3) CRITERIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES SEGÚN EL MODELO DE TOMA DE DECISIONES a) Modelo normativo o descriptivo: Este modelo le dice al decisor como tomar una clase de decisión. El criterio para la selección entre alternativas en este modelo es la maximización u optimización ya sea de la utilidad o del valor esperado. Se asume una racionalidad completa del decisor quien siempre escogerá la decisión o la alternativa óptima. b) Modelo descriptivo: Este modelo describe la manera como se toman actualmente las decisiones. Dentro de este modelo el criterio para la toma de decisiones es la satisfacción. El supuesto del concepto de satisfacción es una racionalidad limitada. Los decisores tienen limitada habilidad cognoscitiva para percibir las alternativas y/o las consecuencias. MODELOS DE COMPORTAMIENTO DEL DECISOR a) Económico clásico: Es un modelo normativo. Describe la forma como una persona debería tomar la decisión. Sus supuestos son:  Toma de decisiones bajo certeza.  La decisión busca maximizar el beneficio o utilidad.  El decisor es sensible de manera infinita a las diferencias de utilidad entre los resultados o consecuencias. b) Administrativo: Es un modelo descriptivo. Visualiza la decisión la cual se da en un medio ambiente complejo y parcialmente desconocido. La mayoría de estrategias de resolución de problemas por satisfacción están basadas en reglas empíricas Este modelo asume que el decisor:  No conoce todas las alternativas ni todos los resultados o consecuencias.  Hace una exploración limitada para descubrir unas pocas alternativas satisfactorias.  Toma una decisión que satisfaga su nivel de aspiración.

MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

11

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

Expectativas humanas y toma de decisiones El papel de las expectativas en la toma de decisiones se puede explicar mediante las teorías de: 1) Disonancia cognoscitiva: Explica el comportamiento después de que se hace una elección. Un decisor estará propenso a tener disonancia cognoscitiva, sentimientos de insatisfacción mental que siguen a la decisión en razón del reconocimiento de los elementos negativos y positivos de las alternativas. El decisor reduce la disonancia cognoscitiva incrementando la diferencia percibida en el atractivo de las alternativas. 2) Acuerdo o compromiso: Refuerza el efecto comprometedor de la toma de decisión. Si una persona conoce que la decisión no es revocable, el tiempo de la decisión se incrementa y el proceso se hace con mayor atención. 3) Penalización anticipatoria: Es una respuesta psicológica a las alternativas. La penalización anticipatoria inhibe al decisor para tomar decisiones sin contemplar las consecuencias.

MODELO DE COMPORTAMIENTO DE LA TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACIÓN Los principales conceptos usados para explicar la toma de decisiones en la organización son: 1) Quasi-resolución de conflictos: La quasi-resolución es una solución aparente. Los métodos para la resolución de conflictos son:  Racionalidad local: a las subunidades se les permite fijar sus propias metas.  Reglas de decisión a nivel aceptable: Dentro de ciertos límites, a las unidades se les permite tomas sus propias decisiones usando acuerdos sobre reglas y procedimientos de decisión.  Atención secuencial hacia las metas: La organización responde primero a una meta, luego a otra, y así sucesivamente de forma tal que cada meta con conflicto tenga una oportunidad de influir en el comportamiento organizacional. Dar atención secuencial a los conflictos de metas significa también que ciertos conflictos nunca serán resueltos en razón de que las metas en conflicto nunca se manejan al mismo tiempo. 2) Elusión de la incertidumbre: Los métodos para eludir la incertidumbre son:  Ciclo de reducción y retroalimentación a corto plazo: Un pequeño ciclo de retroinfomación permite con frecuencia nuevas decisiones y de este modo reducir la necesidad de estar involucrado en la incertidumbre del futuro.  Ambiente de negociación: La organización busca controlar su medio ambiente mediante prácticas convencionales del sector industrial (algunas veces como comportamiento restrictivo y como comportamiento colusivo) para provisión a largo plazo, o contratos de venta, etc. 3) Búsqueda de problemas: La búsqueda de soluciones es estimulada por problemas. La investigación por soluciones está basada en reglas simples:  La búsqueda de manera local ya sea para aproximarse al síntoma presente o para acercarse a la solución presente. MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

12

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

 Si la investigación local falla, se expande la búsqueda primero a las áreas vulnerables organizacionalmente antes de trasladarse a otras áreas. Las áreas vulnerables son áreas con recursos de holgura (por ejemplo personal que sobra) o con objetivos que son difíciles de cuantificar (por ejemplo una investigación). 4) Aprendizaje organizacional: La organización ofrece un comportamiento adaptativo con el transcurso del tiempo. 5) Toma incrementalista de decisiones: El método incremental es aquel en el cual la toma de decisiones en la organización se reduce a pequeños cambios en las políticas y en los procedimientos existentes. El énfasis se hace en la corrección o en la mejora. Etzioni ha sugerido que las organizaciones usen una estrategia combinada (exploración mixta) para la toma de decisiones en la cual las decisiones menores usan un método incremental, pero las decisiones principales de política requieren de una consideración completa de las alternativas. TOMA DE DECISIONES BAJO PRESIÓN PSICOLÓGICA Hay muchas decisiones en las organizaciones y en la vida personal que están cargadas de emociones en razón de los grandes deseos del decisor de lograr ciertos objetivos o evitar peligros o consecuencias no placenteras. Hay fuertes tendencias opositoras en los individuos con respecto a los cursos de acción. El resultado es un conflicto decisional, una fuerte significativa de presión psicológica. La tensión a partir del conflicto decisional puede conducir a procesos de decisión desbalanceados o deteriorados. Conflicto decisional y presión psicológica El conflicto decisional se plantea cuando se tiene que tomar una decisión importante. Aumenta si el decisor es advertido sobre el riesgo de serias pérdidas de cada alternativa de los cursos de acción. La toma de decisión ocasiona algún conflicto decisional. Patrones de confrontación Hay cuatro preguntas que determinan el patrón de confrontación típico:  ¿Son serios los riesgos si no hay un cambio?  ¿Son serios los riesgos si el cambio tiene lugar?  ¿Es real la esperanza de una mejor solución?  ¿Hay suficiente tiempo para investigar y reflexionar? Elusión defensiva Como estrategia de confrontación dominante es característica del decisor que evita exponerse a la información que lo altere, al pensamiento bien intencionado, a la distorsión de la información recibida y a la falta de atención selectiva. Si el decisor considera que el riesgo de posponer una decisión es bajo, escogerá la dilación; de lo contrario, intentará que alguien tome la decisión (dejándole la responsabilidad a otro). MÉTODOS PARA DECIDIR ENTRE ALTERNATIVAS Los métodos parten generalmente de que todas las alternativas son conocidas o se pueden conocer. Los métodos a disposición son los siguientes: 1) TÉCNICAS DE OPTIMIZACIÓN BAJO CERTEZA: Asumen que todas las alternativas y todos sus resultados son conocidos. El problema es calcular cuál alternativa es la óptima para una función objetivo dada: MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

13

Instituto de Educación Superior

       

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

Sistema de ecuaciones. Programación lineal. Programación entera. Programación dinámica. Modelo de teoría de colas. Modelos de inventarios. Análisis de presupuestos de capital. Análisis de puntos de equilibrio.

2) TÉCNICAS DE LA TEORÍA DE DECISIÓN ESTADÍSTICA: Son técnicas que evalúan matemáticamente los resultados potenciales de acciones alternativas en una situación de decisión dada. Todas las alternativas y resultados se asumen como conocidos, y el decisor tiene como objetivo la maximización de utilidades. Cómo métodos de presentar los datos en la teoría de decisión existen la matriz de pagos y el árbol de decisión. El trabajar con matrices de pago y árboles de decisión requiere el uso de las estimaciones de probabilidad. Las probabilidades objetivas basadas en situación de analogías generalmente no están disponibles, de tal suerte que las probabilidades utilizadas son subjetivas. La ventaja de la técnica es que requiere el uso explícito de las probabilidades subjetivas en lugar de utilizarlas sin hacerlas explícitas. Matriz de pagos: Consta de filas para las alternativas o estrategias disponibles y de columnas para las condiciones (estados del mundo) que afectan los resultados de las estrategias. Cada intersección contiene el pago (las consecuencias). En el uso de esta matriz pueden darse 2 situaciones: Si hay certeza en cuanto a qué condiciones prevalecerán, el decisor necesita solamente seleccionar la estrategia que provee el pago más alto. Si existe incertidumbre en relación con las probabilidades de las diferentes condiciones que se pueden presentar, el decisor puede recurrir a algunas reglas para decidir como por ejemplo:  Minimizar la penalización: La regla es seleccionar la acción o estrategia que minimiza la suma de las penalizaciones para la estrategia. Las penalizaciones son las diferencias entre el mejor pago de un estado del mundo y las otras consecuencias.  Regla maximin: Seleccionar la estrategia que tendrá el pago de utilidad más alto (max) si el pero estado del mundo (min) se presenta. Es una visión pesimista.  Regla maximax: Seleccionar la estrategia o alternativa que general el pago más alto de utilidad (max) si el estado del mundo más favorable (max) ocurre. Es una visión optimista. Árboles de decisión: Cuando se deben tomar decisiones en secuencia es útil el método del árbol de decisión para la representación del análisis. Los pasos al utilizar el árbol de decisión en el análisis de alternativas son los siguientes:  Construir el árbol comenzando con los puntos de decisión agregándole ramas para los estados del mundo (eventos) que puedan suceder. Incluir la probabilidad de ocurrencia de cada estado del mundo.  Para cada rama única (punto final) o resultado, asignar un valor.  Trabajar hacia atrás para analizar las consecuencias de cada alternativa de cada "nodo" del árbol.

MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

14

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

3) CURVA DE UTILIDAD E INDIFERENCIA: Los ejemplos de decisiones en la teoría de decisión estadística han usado valores monetarios. También es deseable ponderar las condiciones no monetarias. Por ejemplo, una persona puede estar interesada tanto en el tiempo de descanso como en el dinero y negociará el uno por el otro. Este dilema se puede representar mediante las curvas de indiferencia de cada nivel de utilidad total. 4) CLASIFICACIÓN, PONDERACIÓN O ELIMINACIÓN POR ASPECTOS:  Ponderación: En las decisiones que involucran un número de factores o aspectos, a cada factor se le asigna una importancia relativa o ponderación por parte del decisor. El grado al cual las alternativas satisfacen el factor de decisión se pondera según la importancia (o rango). La suma de los factores ponderados se utiliza para comparar las alternativas.  Eliminación: Los requerimientos deseados se identifican y se clasifican en importancia o valor. Comenzando con los requerimientos más importantes, se eliminan todas las alternativas que no contienen dicho aspecto. Este proceso continúa a través de todos los aspectos. 5) TEORÍA DE LOS JUEGOS: Es otro medio de analizar una decisión en una situación de competencia, de tal suerte que cuando una unidad de decisión (jugador) gana, la otra pierde. 6) INFERENCIA ESTADÍSTICA CLÁSICA: Las técnicas de la inferencia estadística clásica pueden ser útiles en la preparación de información para la toma de decisiones:  Muestreo: Se toman muestras de una porción pequeña de la población con el fin de estimar parámetros tales como media, variación, etc.  Distribución de probabilidades: Existe un número de distribuciones (normal, Poisson, etc.). Si los datos se aproximan a una de estas distribuciones, su modelo teórico se puede utilizar para propósitos de la toma de decisiones.  Análisis de correlación y regresión: La relación entre variables dependientes de una o más variables independientes se determina por el análisis de correlación. El coeficiente de correlación es una medida de resumen para explicar el grado al cual los cambios en las variables dependientes son explicados por los cambios en las variables independientes.  Prueba de hipótesis: Las hipótesis son probadas para juzgar si son verdaderas o falsas, 7) HOJAS DE BALANCE DECISIONAL PARA LA TOMA DE DECISIONES BAJO TENSIÓN: Para cada alternativa se obtienen las anticipaciones positivas y negativas para cuatro categorías de ganancias y pérdidas y se colocan en una rejilla. Habiendo llenado la rejilla, el decisor puede evaluar la fortaleza de las pérdidas y ganancias y el rango de las alternativas. Las categorías mencionadas antes son las siguientes:  Ganancias o pérdidas tangibles para sí mismo.  Ganancias y pérdidas para otros.  Autoconsentimiento o autodisentimiento,  Consentimiento o disentimiento social.

MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

15

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

DOCUMENTACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS REGLAS DE DECISIÓN Un procedimiento puede ser una secuencia de acciones completamente determinada o puede incorporar toma de decisiones basadas en condiciones alternativas. Los métodos de documentación de la lógica decisional son: 1) Matricial: Se puede utilizar una matriz para presentar parejas de condiciones y el resultado de una acción (decisión). 2) Tabla de decisión: Documenta las reglas que seleccionan una o más acciones basadas en una o más condiciones de un conjunto posible de condiciones. Es precisa y compacta. 3) Diagrama de flujo: Equivale a una tabla de decisión, donde cada paso se separa a través de un diagrama que representa una regla de decisión. Es menos compacto que ésta pero más fácil de seguir. 4) Árbol de decisión: Este es un diagrama de flujo sin los símbolos de decisión o cajas de procesamiento. Se orienta para mostrar los pasos de la decisión que se puede tomar en lugar de los criterios para la selección de un paso dado. Es conveniente señalar las probabilidades de las consecuencias. 5) Pseudocodificación: Muestra la lógica de la decisión en el formato SI-ENTONCES de un programa del computador. Es una descripción precisa, pero puede ser muy concisa y formal par los que no estén familiarizado con la programación de computadoras. La selección de uno de los métodos anteriores depende del contexto y de los usuarios.

Pautas para garantizar una toma de decisiones. 1.- Concentrarse en el objetivo de una decisión a tomar. Se debe saber lo que se desea lograr. Proponerse cualquier decisión hasta estar seguro de que se sabe todo lo que está involucrado. 2.- Reconsiderar constantemente el objetivo y estar dispuesto a cambiar el enfoque si cree que se debe hacer. Se debe ser flexible hasta el punto en que se pueda adaptar fácilmente a una nueva información. 3.- Aceptar el consejo y las recomendaciones de otros, pero atenerse a su propio criterio y experiencia cuando llega el momento de la decisión. 4.- Conceder mucha importancia a su corazonada o intuición. 5.- Se debe ser intrépido y agresivo cuando se toma una decisión. La humildad no transmite seguridad. Los cambios mayores son mas fáciles de hacer que los menores. Pero se debe asegurar de que el ataque ha sido planeado y está bien pensado. 6.- Cerciorarse de que la decisión se ajusta a las circunstancias particulares y de que no la está tomando porque tal decisión tuvo éxito anteriormente. 7.- Considere las preferencias de otras personas, incluyendo las del jefe y las del jefe de éste. Resulta absolutamente insensato tomar una decisión que se oponga al criterio de aquellos, a menos que tenga un argumento muy convincente para respaldarla. 8.- Hay que tomarse el tiempo necesario, en especial cuando las decisiones son importantes. Cuando mayor sea el impacto que las decisiones tengan, tanto más tiempo deberá dedicarles. MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

16

Instituto de Educación Superior

ALFREDO COVIELLO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

JULIO/

2010

9.- Se debe proceder con cautela al seleccionar la primera opción de alternativas. Las personas experimentadas en la toma de decisiones dicen que casi siempre se puede encontrar una mejor alternativa. Considerar tantas alternativas como le sea posible. 10.- Estar dispuesto a cambiar de rumbo tan pronto actúe. Las decisiones casi siempre originan nuevos problemas, y las reacciones a una decisión pueden alterar considerablemente una situación.

MATERIAL BIBLIOGRAFICO PREPARADO POR CPN M CRISTINA DINO DE NAVARRO

17