Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P N.I.T 800.089.312-8
EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS EMPITALITO E.S.P
INFORME DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO Cuarto trimestre año 2015 vs Cuarto trimestre año 2014.
OSCAR FERNANDO BARRERA BARRERA Jefe de Control Interno
Pitalito Huila, Enero 2016
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PRESENTACION El presente informe corresponde al seguimiento realizado por el Jefe de Control Interno a los Gastos Generales ejecutados por EMPITALITO ESP, verificando el cumplimiento a lo establecido en el Artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el Decreto 0984 del 14 de Mayo de 2012, y a las disposiciones establecidas sobre austeridad y eficiencia del gasto público, toma como punto de referencia el comportamiento de los gastos ocasionados en el período de los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre del 2015 VS los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre del 2014, datos tomados de los Informes de Gastos de Funcionamiento, Servicios Públicos, Horas Extras, Impresos y Publicaciones, Publicidad y Propaganda, Viáticos y Gastos de Viajes, Ejecución Presupuestal y los Informes de Contratación generados por la Secretaria de Administrativa de la Entidad. Dando cumplimiento al Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012, la Oficina de Control Interno verificara en forma mensual el cumplimiento de las estas disposiciones, como de las demás restricción de gasto que continúan vigentes, y realizará los informes de seguimiento de la Austeridad del Gasto Público de forma trimestral, para de esta manera establecer parámetros que permitan a la Entidad paulatinamente ir reduciendo el gasto y con ello dar continuidad al cumplimiento de las medidas establecidas por el Gobierno Nacional en materia de austeridad en el gasto público. OBJETIVO Y ALCANCE El presente informe corresponde al seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno a los gastos generales ejecutados por la Empresa de Servicios Públicos de Pitalito EMPITALITO ESP, en cumplimiento al Artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el Decreto 0984 del 14 de Mayo de 2012, y a las disposiciones establecidas sobre austeridad y eficiencia del gasto público. Este seguimiento y análisis toma como punto de referencia el comportamiento del gasto en el periodo comprendido Octubre – Diciembre de 2015 VS Octubre – Diciembre de 2014, datos tomados de los informes de ejecución presupuestal y los informes de contratación generados por la Oficina administrativa, presupuesto y tesorería, de esta manera determinar las variaciones los incrementos o decrementos de los rubros que lo componen los gastos de funcionamiento de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios y determinar las políticas de reducción. 1. INFORME SOBRE LA ADOPCIÓN DE MEDIDAS DE AUSTERIDAD En desarrollo de las políticas de austeridad EMPITALITO ESP., adopto las medidas contempladas en los Decretos 1737 de 1998 y el Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012 referentes a la austeridad en el gasto público. Mediante estos actos administrativos se han establecido y ampliado las políticas de austeridad en
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el gasto público, las cuales son acordes con las directrices que sobre la materia han impartido las instancias de nivel nacional. 2. GASTOS EN SERVICIOS PUBLICOS. A continuación se detallan los gastos en servicios públicos discriminados por servicio y por mes durante la vigencia 4 periodo trimestral 2015: CONCEPTO
OCTUBRE
ENERGIA (ELCETROHUILA)
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
VALOR
$ 2.221.180,00
$ 2.393.660,00
$ 1.947.940,00
$ 6.562.780,00
SERVICIO DE INTERNET (COMCEL)
$ 0,00
$ 154.805,48
$ 0,00
$ 154.805,48
INTERNET PORTATIL (COMCEL)
$ 0,00
$ 155.079,24
$ 154.121,08
$ 309.200,32
SERVICIO TELEFONIA FIJA (MOVISTAR)
$ 178.939,00
$ 219.745,00
$ 170.623,00
$ 569.307,00
SERVICIO TELEFONIA MOVIL (MOVISTAR) SERVICIO TELEFONO MOVIL+INTERNET (MOVISTAR)
$ 0,00
$ 462.100,00
$ 0,00
$ 462.100,00
$ 560.727,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 560.727,00
$ 0,00
$ 175.527,00
$ 182.549,00
$ 358.076,00
$ 37.600,00
$ 59.900,00
$ 67.200,00
$ 164.700,00
$ 2.998.446,00
$ 3.620.816,72
$ 2.522.433,08
$ 9.141.695,80
SERVICIO INTERNET (MOVISTAR) FACTURA EMPITALITO TOTAL :
Tabla 1. Por servicio y mes
Comparativo de gastos en los servicios públicos del cuarto trimestre 2015 vs cuarto trimestre 2014 REDUCCION O INCREMENTO
SERVICIO PUBLICOS OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
AÑO 2014 $ 2.896.187,00 $ 2.654.090,00 $ 2.775.641,66 $ 8.325.918,66
AÑO 2015 $ 2.998.446,00 $ 3.620.816,72 $ 2.522.433,08 $ 9.141.695,80 Tabla 2. Por mes
DIFERENCIA -$ 102.259,00 -$ 966.726,72 $ 253.208,58 -$ 815.777,14
% -4% -36% 9% -10%
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El consumo de los servicios públicos durante el cuarto trimestre del 2015 y observando la tabla anterior podemos decir que se ha presentado un aumento considerable la cual está representada en $ 815.777.14 durante el trimestre esto equivalente al 10%. A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante el cuarto trimestre:
SERVICIOS PUBLICOS POR MES AÑO 2014
AÑO 2015
$ 4.000.000.00 $ 3.500.000.00 $ 3.000.000.00
DIFERENCIA
$ 3.620.816.72 $ 2.998.446.00 $ 2.896.187.00 $ 2.654.090.00
$ 2.775.641.66 $ 2.522.433.08
$ 2.500.000.00 $ 2.000.000.00 $ 1.500.000.00 $ 1.000.000.00 $ 253.208.58
$ 500.000.00 $-$ 102.259.00 OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
$ (500.000.00) $ (1.000.000.00)
-$ 966.726.72
Grafico 1. Comparativo mensual Actualmente, detallando la información por servicio podemos detectar que el aumento radica en el servicio de telefonía celular (comcel) los cuales tiene un comportamiento del 36% de aumento en comparación a la respectiva vigencia de comparación, como se muestra a continuación:
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REDUCCION O INCREMENTO 4° TRIMESTRE 2014
SERVICIOS PUBLICOS TELEFONO FIJO - INTERNET (MOVISTAR)
4° TRIMESTRE 2015
$
1.736.776,00 $
1.950.210,00
TELEFONO CELULAR INTERNET (COMCEL) $
1.234.022,66 $
464.005,80
ENERGIA (ELECTROHUILA) FACTURA EMPITALITO TOTAL
$ $ $
5.275.520,00 $ 6.562.780,00 79.600,00 $ 164.700,00 8.325.918,66 $ 9.141.695,80 Tabla 3. Por servicio
DIFERENCIA
%
$ (213.434,00)
-12,29%
$
770.016,86
$ (1.287.260,00) $ (85.100,00) $ (815.777,14)
62% -24% -107% -10%
SERVICIOS PUBLICOS $ 7.000.000.00 $ 6.000.000.00 $ 5.000.000.00 $ 4.000.000.00 $ 3.000.000.00 $ 2.000.000.00 $ 1.000.000.00 $$ (1.000.000.00) $ (2.000.000.00)
$ 770.016.86
$ (85.100.00) (213.434.00) TELEFONO$FIJO TELEFONO ENERGIA FACTURA $ (1.287.260.00) INTERNET CELULAR INTERNET (ELECTROHUILA) EMPITALITO (MOVISTAR) (COMCEL)
4° TRIMESTRE 2014
4° TRIMESTRE 2015
DIFERENCIA
Grafico 2. Comparativo x Servicio En cuanto al comportamiento del servicio como lo demuestra la Gráfica 2 y la tabla 3. Podemos especificar que se aumentó el consumo en el hiten de Energía (24%), facturas Empitalito (107%)y telefonía fija (movistar) (12.29%) con respecto al trimestre de la vigencia anterior este equivalente al 10% de aumento en la diferencia. La empresa en general ha sido consecuente, acatando las recomendaciones dadas por esta oficina de control en cuanto a las actividades que tenemos que realizar para ahorrar. Es importante seguir recomendando esto con el fin de seguir obteniendo disminuciones considerables en servicios públicos, se
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deben seguir tomando medidas de ahorro efectivo y auto control a la hora de la racionalización del consumo de los servicios. A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante la vigencia 2015 por trimestre:
1° Trimestre SERVICIO PUBLICOS 2015
TOTAL
2° Trimestre
3° Trimestre
4° Trimestre
2.792.366,23
$ 3.009.613,89
$.127.999,40
$ 2.998.446,00
$ 2.433.447,00 $ 3.161.552,37 $ 8.387.365,60
$ 2.852.390,80 $ 2.794.282,48 $ 8.656.287,17
$ 2.853.182,00 $ 3.091.941,40 $ 9.073.122,80
$ 3.620.816,72 $ 2.522.433,08 $ 9.141.695,80
$
Grafico 4. Comparativo x Servicio En cuanto al comportamiento del servicio como lo demuestra la Gráfica 2 y la tabla 3. Podemos especificar que se aumentó el gastos en los trimestres de la vigencia 2015, teniendo una deferencia considerable en el comparativo semestral los dos primeros trimestres con los dos últimos; el consumo en el hiten de Energía (24%), facturas Empitalito (107%)y telefonía fija (movistar) (12.29%) mostrando un comportamiento a la alza con respecto al trimestre de la vigencia anteriores equivalente al 10%.
$ 9.073.122.80
$ 9.200.000.00
$ 9.141.695.80
$ 9.000.000.00
1° Trimestre
$ 8.800.000.00
2° Trimestre
$ 8.600.000.00
$ 8.656.287.17
3° Trimestre 4° Trimestre
$ 8.400.000.00 $ 8.387.365.60 $ 8.200.000.00 $ 8.000.000.00 1
Grafico 3. Comparativo por trimestre
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3. INFORME SOBRE ASIGNACIÓN Y USO DE VEHÍCULOS OFICIALES, COMPRA DE COMBUSTIBLE Y MANTENIMIENTO DE LOS MISMOS Dentro de La Empresa existen 8 Vehículos discriminados así: 5 vehículos Recolectores para el servicio de Aseo, 1 Campero para actividades varias de la Empresa , 1 camión tipo turbo y 1 camioneta doble cabina para la Unidad Operativa; en cuanto a los gastos relacionados con el mantenimiento, suministro de repuestos y combustible se ha suscrito contratos para el suministro de combustible y lubricantes, al igual que de los mantenimientos preventivos y correctivos de los vehículos y todo se encuentra dentro de actividades coordinadas que optimicen su gasto y uso. Para el traslado en misiones oficiales de los demás servidores públicos se tiene asignado viáticos de conformidad con las escalas y remuneraciones legales vigentes.
Comparativo de gastos en combustibles y lubricantes
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL GENERAL
AÑO 2014 $ $ $ $
15.122.878,00 16.031.159,00 30.187.688,00 61.341.725,00
AÑO 2015 $ 14.018.113,00 $ 27.538.599,00 $ 30.100.000,00 $ 71.656.712,00 Tabla 5. Por mes
REDUCCION O INCREMENTO DIFERENCIA % $ 1.104.765,00 7% $ (11.507.440,00) -72% $ 87.688,00 0% $ (10.314.987,00) -17%
A continuación podemos observar de forma grafica, el comportamiento presentado durante el cuarto trimestre de la vigencia 2015:
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COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES $ 35.000.000.00 $ 30.000.000.00 $ 25.000.000.00 $ 20.000.000.00
AÑO 2014
$ 15.000.000.00
AÑO 2015
$ 10.000.000.00 $ 5.000.000.00
$ 1.104.765.00
$ 87.688.00
DIFERENCIA
$$ (5.000.000.00)
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
$ (10.000.000.00) $ (15.000.000.00)
$ (11.507.440.00)
Grafico 4. Comparativo Mensual En lo relacionado con el suministro de combustible y lubricantes para los vehículos de la empresa, se tiene previamente suscrito un contrato, al cual se le hacen pagos parciales de acuerdo al seguimiento y control que realiza el interventor. De acuerdo a lo anterior podemos observar el aumento de la vigencia trimestral en un 17% en comparación a la vigencia 2014 mostrando solo un incremento en el mes de Noviembre de $11.507.440.00 en porcentaje un 72%. Dando una diferencia considerable en el comparativo de los meses. De los totales comparado esto radica en un aumento de gastos efectuados por concepto de combustible durante el trimestre. Corresponden a que en el mes de Noviembre se efectuaron gastos por concepto debido a que se hicieron los cambios de aceite de los vehículos de trasporte de aseo, que se tiene previsto cada 3.000 km y 5.000 km; A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante la vigencia 2015 por trimestre:
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1° Trimestre COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 2015
TOTAL
$ 50.000,00
2° Trimestre
3° Trimestre
4° Trimestre
$ 15.060.388,00 $ 14.179.585,00
$ 14.018.113,00
$ 53.224.391,00 $ 9.505.580,00 $ 15.101.488,00 $ 12.825.665,00 $ 8.628.496,00 $ 13.753.724,00 $ 66.100.056,00 $ 33.194.464,00 $ 43.034.797,00
$ 27.538.599,00 $ 30.100.000,00 $ 71.656.712,00
Tabla 6. Por trimestre
$ 71.656.712.00
$ 80.000.000.00 $ 70.000.000.00 $ 60.000.000.00 $ 50.000.000.00
1° Trimestre
$ 66.100.056.00 $ 43.034.797.00
3° Trimestre
$ 40.000.000.00 $ 30.000.000.00
2° Trimestre
$ 33.194.464.00
4° Trimestre
$ 20.000.000.00 $ 10.000.000.00 $1
Grafico 5. Comparativo por trimestre En cuanto al comportamiento del servicio como lo demuestra la Gráfica 5 y la tabla 6. Podemos especificar que se aumentó los gastos en el cuarto trimestre de la vigencia 2015, teniendo una deferencia considerable en el comparativo anual. Teniendo el mes de Diciembre como uno de los trimestres con mayor consumo y el segundo trimestre como el más bajo.
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Comparativo de gastos en mantenimientos y reparaciones.
REDUCCION O INCREMENTO MANTENIMIENTO Y REPARACION OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL GENERAL
AÑO 2014 $ 1.368.000,00 $ 2.540.000,00 $ 23.675.000,00 $ 27.583.000,00
AÑO 2015 $ 1.694.700,00 $ 765.000,00 $ 37.937.700,00 $ 40.397.400,00 Tabla 7. Por mes
DIFERENCIA $ (326.700,00) $ 1.775.000,00 $ (14.262.700,00) $ (12.814.400,00)
% -24% 70% -60% -46%
A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante el trimestre:
MANTENIMIENTO Y REPARACION $ 40.000.000.00 $ 30.000.000.00 AÑO 2014
$ 20.000.000.00 $ 10.000.000.00 $-
AÑO 2015 $ 1.775.000.00
$ (326.700.00) NOVIEMBRE OCTUBRE
DIFERENCIA DICIEMBRE
$ (10.000.000.00) $ (20.000.000.00)
$ (14.262.700.00)
Grafico 6. Comparativo Mensual En los rubros de mantenimiento y reparación encontramos un aumento importante durante el trimestre el cual haciende en $12.814.400.00 de diferencia frente al comparativo del año 2014 representado en un aumento 46%. Durante el mes de Octubre, Noviembre y Diciembre se presentó un incremento del gasto generado a los mantenimientos, las reparaciones que se realizaron a los vehículos de la entidad. Esto se debe a
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reparaciones mantenimiento correctivo y preventivo para el normal funcionamiento de los automotores y el desgaste de maquinaria por el tiempo se cuenta con tres vehículos de recolección de residuos sólidos que están cumpliendo 19 años de uso. A continuación se realiza un resumen de lo mencionado anteriormente en relación a los gastos por los rubros de mantenimiento y reparaciones del cuarto trimestre:
1° Trimestre MANTENIMIENTO Y REPARACION 2015
TOTAL
$ 5.591.000,00 $
2° Trimestre 6.219.000,00
$ 5.225.000,00 $ 1.474.000,00 $ 9.653.000,00 $ 7.065.000,00 $ 21.097.000,00
3° Trimestre $
15.750.000,00
$ 13.305.412,00 $ 7.182.000,00 $ 36.237.412,00
4° Trimestre $
1.694.700,00
$ 765.000,00 $ 37.937.700,00 $ 40.397.400,00
Tabla 8. Comparativo por Trimestre
$ 40.397.400.00
$ 50.000.000.00
$ 36.237.412.00
$ 40.000.000.00
1° Trimestre 2° Trimestre
$ 30.000.000.00 $ 20.000.000.00
3° Trimestre $ 21.097.000.00
4° Trimestre
$ 10.000.000.00 $-
$ 7.065.000.00 1
Grafico 7. Comparativo trimestral En cuanto al comportamiento del servicio como lo demuestra la Gráfica 7 y la tabla 8. Podemos especificar que se aumentó los gastos en el cuarto trimestre de la vigencia 2015, teniendo una deferencia considerable en el comparativo anual. Teniendo el mes de Diciembre con un gasto alto en comparación a la vigencia y el primer trimestre como el más bajo con tan solo $7.065.000.00.
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A continuación se realiza un resumen de lo mencionado anteriormente en relación a los gastos por los rubros de combustible, lubricantes, mantenimiento y reparaciones del segundo trimestre:
CONCEPTO
AÑO 2014
AÑO 2015
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
$ 61.341.725,00
MANTENIMIENTO Y REPARACION TOTAL GENERAL
$ 27.583.000,00 $ 88.924.725,00
$ 71.656.712,00
REDUCCION O INCREMENTO DIFERENCIA % $ (10.314.987,00)
-17%
$ 40.397.400,00 $ (12.814.400,00) $ 112.054.112,00 $ (23.129.387,00) Tabla 9. Por Concepto
-46% -26%
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Y MANTENIMIENTOS Y REPARACIONES $ 80.000.000.00
$ 71.656.712.00 $ 61.341.725.00
$ 60.000.000.00 $ 40.397.400.00 $ 40.000.000.00
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
$ 27.583.000.00 MANTENIMIENTO Y REPARACION
$ 20.000.000.00 $$ (20.000.000.00)
$ (10.314.987.00)
DIFERENCIA $ (12.814.400.00)
Grafico 8. Comparativo x Concepto Para concluir podemos observar que tenemos un aumento de los porcentajes de los gastos de mantenimiento y reparaciones combustible, lubricantes, con respecto a la vigencia comparativa cuarto periodo trimestral de 2014.
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4. Comparativo de gastos de impresos, publicaciones, publicidad y propaganda durante el periodo de Octubre, Noviembre y Diciembre de 2014 – 2015.
Impresos y Publicaciones REDUCCION O INCREMENTO
IMPRESOS Y PUBLICACIONES OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL GENERAL
AÑO 2014 AÑO 2015 DIFERENCIA $ 6.188.000,00 $ 6.188.000,00 $ 215.000,00 $ 8.560.800,00 $ (8.345.800,00) $ - $ 8.560.800,00 $ 8.560.800,00) $ 6.403.000,00 $ 17.121.600,00 $ 10.718.600,00) Tabla 10. Por mes
% 100% -3882% 0% -167%
A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante el cuarto trimestre:
IMPRESOS Y PUBLICACIONES $ 10.000.000.00 $ 8.000.000.00 $ 6.188.000.00 $ 6.000.000.00 $ 4.000.000.00 $ 215.000.00 $$ 2.000.000.00 $AÑO 2014 $ (2.000.000.00) $ (4.000.000.00) $ (6.000.000.00) $ (8.000.000.00) $ (10.000.000.00)
$ 8.560.800.00 $ 8.560.800.00 $ 6.188.000.00 OCTUBRE NOVIEMBRE AÑO 2015
DIFERENCIA
DICIEMBRE
$ (8.345.800.00) $ (8.560.800.00)
Grafico 9. Comparativo Mensual En lo relacionado con el suministro de los impresos y publicaciones de la empresa, se tiene previamente suscrito un contrato, al cual se le hacen pagos parciales de acuerdo al seguimiento y control que realiza el interventor.
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De acuerdo a lo anterior podemos observar un aumento en comparación con el cuarto trimestre de la vigencia 2014, el cual asciende $ 10.718.600.00 equivalentes al 167 % de los totales comparados. Es bueno seguir recalcando y revisando el consumo que se le está haciendo a la papelería en las oficinas ya que esto podemos disminuir considerablemente los gastos utilizando papel reciclado, la doble cara para impresión y el buen uso de los correos electrónicos Institucionales. A continuación se realiza un resumen trimestral de lo mencionado anteriormente en relación a los gastos por los rubros de Impresos y publicaciones del cuarto trimestre: IMPRESOS Y PUBLICACIONES AÑO 2015
1° Trimestre $
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
$
2° Trimestre -
$
800.000,00
2.040.779,00
$
2.060.000,00
3° Trimestre $
9.000.000,00
$ 14.824.800,00
$ $
2.040.779,00
$
2.860.000,00
4° Trimestre
8.560.800,00 $20.026.550,00
$ 23.824.800,00
$ 28.587.350,00
Tabla 11. Comparativo por trimestre
$ 30.000.000.00 $ 25.000.000.00
1° Trimestre
$ 20.000.000.00
2° Trimestre 3° Trimestre
$ 15.000.000.00
4° Trimestre
$ 10.000.000.00 $ 5.000.000.00 $-
Grafico 10. Comparativo Mensual
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En cuanto al comportamiento del servicio como lo demuestra la Gráfica 10 y la tabla 11. Podemos especificar que se aumentó los gastos en los dos últimos trimestres de la vigencia 2015, teniendo una diferencia considerable en el comparativo anual.
Publicidad y Propaganda
Este ítems es por el cual se realizan todos los gastos de propaganda y campañas educativas en cumplimiento a los programas como Pitalito Limpia, +Agua+ Vida, Gestión de Residuos Sólidos. Entre otros que se desarrollan, Rendición de cuentas, Informes de normal desarrollo del sistema. REDUCCION O INCREMENTO PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y CAMPAÑAS EDUCATIVAS
AÑO 2014
OCTUBRE
$
NOVIEMBRE
$
DICIEMBRE TOTAL GENERAL
$
AÑO 2015 $ 6.188.000,00 6.960.000,00 $ 215.000,00 6.661.000,00 $ 14.350.000,00 $ 6.403.000,00 27.971.000,00 Tabla 12. Comparativo por mes
DIFERENCIA $ (772.000,00) $ (6.446.000,00) $ (14.350.000,00) $ (21.568.000,00)
A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante el cuarto trimestre:
% -12% -2998% -100% -337%
Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P N.I.T 800.089.312-8
PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y CAMPAÑAS EDUCATIVAS $ 14.350.000.00 $ 15.000.000.00 $ 10.000.000.00
$ 6.661.000.00 $ 6.960.000.00
$ 6.188.000.00
$ 5.000.000.00
OCTUBRE
$ 215.000.00
NOVIEMBRE
$AÑO 2014
AÑO 2015
$ (772.000.00) DIFERENCIA
$ (5.000.000.00)
DICIEMBRE $ (6.446.000.00)
$ (10.000.000.00) $ (15.000.000.00)
$ (14.350.000.00)
Grafico 11. Comparativo Mensual En este mismo orden encontramos los gastos de publicidad y propaganda el cual aumento de forma considerable por de $21.568.000.00 pesos, siendo este representado en aumento del 337% con respecto al cuarto trimestre del año 2014, esto se debe primordialmente a que durante el cuarto trimestre del 2015 se realizo contratación y ordenes de servicios contraídas para los programas de campañas educativas en cumplimiento al PGIRS Y PUEAA Con las empresas que a la fecha han tenido una ejecución estable; cabe resaltar que se está promocionando varios programas institucionales como son: el programa en el servicio de aseo sobre la separación en la fuente denominado “Gestión Participativa en Residuos Sólidos urbanos”, el programa de usos eficiente y ahorro del agua denominado “+ Agua + Vida” y el programa de aseo de calles denominado “Pitalito Limpia”. Con el compromiso que a medida que se van cumpliendo los objetivos entraremos en menos ejecución de recursos reestructurando nuevos objetivos misionales, A continuación se realiza un resumen de lo mencionado anteriormente: 1° Trimestre PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y CAMPAÑAS EDUCATIVAS 2015
TOTAL
$
-
2° Trimestre
3° Trimestre
4° Trimestre
$ 4.300.000,00
$ 15.410.000,00
$ 6.960.000,00
$ 3.700.000,00 $ 3.550.000,00 $ 22.660.000,00
$6.661.000,00 $ 14.350.000,00 $ 27.971.000,00
$ - $ 13.550.000,00 $ 4.150.000,00 $ 3.250.000,00 $ 4.150.000,00 $ 21.100.000,00
Tabla 13. Comparativo por trimestre
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$ 27.971.000.00 $ 30.000.000.00 $ 22.660.000.00
$ 25.000.000.00 $ 20.000.000.00
1° Trimestre 2° Trimestre
$ 21.100.000.00
3° Trimestre
$ 15.000.000.00
4° Trimestre
$ 10.000.000.00 $ 5.000.000.00 $-
$ 4.150.000.00 1
Grafico 12. Comparativo x Concepto En cuanto al comportamiento del servicio como lo demuestra la Gráfica 12 y la tabla 13. Podemos especificar que en el año se presenta una constante en los gastos de la vigencia solo en el primer trimestre se presenta una baja considerable por el inicio de la vigencia al no presentarse la respectiva contratación de los diferentes programas. A continuación se realiza un resumen de lo mencionado anteriormente impresos y publicaciones y publicidad propaganda y campañas educativas:
CONCEPTO
AÑO 2014
IMPRESOS Y PUBLICACIONES
$ 6.403.000,00
PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y CAMPAÑAS EDUCATIVAS TOTAL
AÑO 2015
$
REDUCCION O INCREMENTO DIFERENCIA %
28.587.350,00 $ (22.184.350,00)
-346%
$16.140.000,00 $ 27.971.000,00 $ (11.831.000,00) $ 22.543.000,00 $ 56.558.350,00 $ (34.015.350,00) Tabla 14. Comparativo Por Concepto
-73% -151%
A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante el cuarto trimestre:
Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P N.I.T 800.089.312-8
IMPRESOS Y PUBLICIDAD Y CAMPAÑAS EDUCATIVAS $ 28.587.350.00
$ 30.000.000.00 $ 16.140.000.00 $ 20.000.000.00 $ 6.403.000.00
$ 27.971.000.00 IMPRESOS Y PUBLICACIONES
$ 10.000.000.00 $$ (10.000.000.00) $ (20.000.000.00) $ (30.000.000.00)
DIFERENCIA
PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y CAMPAÑAS EDUCATIVAS
$ (11.831.000.00)
$ (22.184.350.00)
Grafico 13. Comparativo x Concepto Demuestras las anteriores graficas el comportamiento de impresos, publicaciones y suscripciones, campañas educativas reflejando un aumento considerable con respecto al comportamiento del mismo periodo en la vigencia de 2014. La oficina de Control Interno recomienda tener en cuenta las siguientes medidas de ahorro, racionalizando el consumo de utensilios de oficina, papelería entre otros, eso sí, mencionando que se están cumpliendo con los objetivo de la austeridad del gasto:
Evitar el uso de papel “nuevo” siempre que sea posible, por ejemplo revisando documentos en formato digital. Optimizar el número de copias necesarias, compartiendo información través de USB o correos electrónicos. Utilizar medios de comunicación electrónicos aprovechando las posibilidades del servicio de Intranet, correos electrónicos, teléfono, USB. Cuando se envíe un oficio, tener presente que aquellos que van con copia (ccp), se enviarán por correo electrónico. Mantener vigentes archivos electrónicos y deja de usar archivos en papel, recordar que legalmente el documento que vale es el original, las copias no tienen validez. Configurar la computadora para Imprimir en modo ahorrador de tinta. No imprimir en hojas nueva documentos que son: para conocimiento, notas informativas, presentaciones para revisión, etc., hacerlo en calidad de borrador o presentarlos en USB, para evitar el desperdicio de tinta y facilitar su reutilización. Utilizarlos correos electrónicos y documentos escaneados para agilizar el flujo de información.
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En las diferentes campañas educativas hacer el ahorro de papel. De igual forma utilizar los medios de comunicación solo cuando sea necesario si abusar del presupuesto general.
Es importante diseñar estrategias de ahorro efectivo de los gastos con todos los funcionarios de la empresa. 5. Comparativo de gastos de viáticos y gastos de viaje, durante el periodo de Octubre Diciembre de 2014 - 2015. REDUCCION O INCREMENTO VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL GENERAL
AÑO 2014 $ 1.834.604,00 $ 1.641.744,00 $ 1.028.624,00
AÑO 2015 $ $
1.894.095,00 2.786.254,00
$ 4.504.972,00 $ 4.680.349,00 Tabla 15. Comparativo
DIFERENCIA $ 1.834.604,00 $ (252.351,00) $ (1.757.630,00) $ (175.377,00) Por mes
% 100% -15% -171% -4%
A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante el cuarto trimestre:
VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE $ 2.786.254.00
$ 3.000.000.00 $ 2.500.000.00 $ 2.000.000.00 $ 1.500.000.00
$ 1.028.624.00
OCTUBRE
$ 1.000.000.00
NOVIEMBRE
$ 500.000.00
DICIEMBRE
$$ (500.000.00)
AÑO 2014
AÑO 2015
DIFERENCIA
$ (1.000.000.00) $ (1.500.000.00)
$ (2.000.000.00)
$ (1.757.630.00)
a
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Grafico 14. Comparativo Mensual Para el cuarto trimestre de 2015 comparado con el mismo trimestre del 2014 podemos verificar que en los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre se tienen gastos considerables en aumento teniendo una variación en dinero de $175.377.00 de pesos, siendo esto representado en un 4% de aumento de los gastos de viajes y viáticos. Se considera que en la presente vigencia se ha realizado un consumo alto de viáticos versus la vigencia de comparación, se recomienda aumentar las medidas de autocontrol y aplicación de austeridad para garantizar el objetivo misional y respectiva gestión de la empresa. A continuación se realiza un resumen trimestral de lo mencionado anteriormente en relación a los gastos por los rubros de viáticos en el cuarto trimestre:
1° Trimestre VIATICOS TRIMESTRE AÑO 2015
TOTAL
2° Trimestre
3° Trimestre
$ 919.401,00
$ 5.404.700,68
$ 1.184.279,00
$ 1.720.390,00 $ 1.162.469,00 $ 3.802.260,00
$ 819.843,00 $ 3.625.133,00 $ 9.849.676,68
$ 1.290.872,00 $ 4.057.667,00 $ 6.532.818,00
Tabla 16. Comparativo por trimestre
4° Trimestre
$ 1.894.095,00 $ 2.786.254,00 $ 4.680.349,00
Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P N.I.T 800.089.312-8
$ 10.000.000.00
$ 9.849.676.68
$ 8.000.000.00
1° Trimestre
$ 6.532.818.00
2° Trimestre $ 6.000.000.00
$ 4.680.349.00
3° Trimestre 4° Trimestre
$ 4.000.000.00 $ 3.802.260.00 $ 2.000.000.00 $1
Grafico 15. Comparativo por trimestre
En cuanto al comportamiento del servicio como lo demuestra la Gráfica 15 y la tabla 16. Podemos especificar que en el año se presenta una constante en los gastos de viáticos con un pico muy alto en segundo trimestre, Se considera que en la presente vigencia se ha realizado un consumo alto de viáticos versus la vigencia de comparación, se recomienda aumentar las medidas de autocontrol y aplicación de austeridad para garantizar el objetivo misional y respectiva gestión de la empresa.
6. COMPARATIVO COSTO PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO POR CONTRATACIÓN
PERSONAL ADMINISTRATIVO
CONTRATACION ADMINISTRATIVO OCTUBRE $
AÑO 2014 16.962.131,00
AÑO 2015 $ 29.452.690,00
REDUCCION O INCREMENTO DIFERENCIA $ (12.490.559,00)
% -74%
Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P N.I.T 800.089.312-8
NOVIEMBRE $ DICIEMBRE $ TOTAL GENERAL $
24.570.292,00 42.698.739,00 84.231.162,00
$ 37.468.495,00 $ (12.898.203,00) $ 52.548.484,00 $ (9.849.745,00) $ 119.469.669,00 $ (35.238.507,00) Tabla 17. Comparativo Por mes
-52% -23% -42%
La anterior tabla presenta una aumento en cuanto a la contratación del personal administrativo, este personal es indispensable debido a la necesidad de cubrir funciones propias y misionales de las áreas administrativas de la empresa, que con el personal de planta no se alcanzan a cubrir, así las cosas podemos observar que para el cuarto trimestre del año 2015 el costo del personal aumento $35.238.507.00 pesos equivalentes al 42%, pero se tiene en el comparativo general con el cuarto trimestre del la vigencia de comparación un aumento considerable. A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante el cuarto trimestre:
CONTRATACION ADMINISTRATIVA $ 60.000.000.00 $ 50.000.000.00 $ 40.000.000.00 OCTUBRE
$ 30.000.000.00
NOVIEMBRE
$ 20.000.000.00
DICIEMBRE
$ 10.000.000.00 $DIFERENCIA
$ (10.000.000.00) $ (20.000.000.00)
Grafico 16. Comparativo Mensual A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante la vigencia 2015 por trimestre:
1° Trimestre CONTRATACION ADMINISTRATIVA
$
-
$ 34.095.792,00 $ 11.255.500,00
2° Trimestre
3° Trimestre
4° Trimestre
$
18.798.776,00
$
24.783.061,00
$
29.452.690,00
$ $
42.102.462,00 20.041.926,00
$ $
16.335.245,00 12.987.924,00
$ $
37.468.495,00 52.548.484,00
Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P N.I.T 800.089.312-8
TOTAL
$ 45.351.292,00
$ 80.943.164,00
$
54.106.230,00
$ 119.469.669,00
Tabla 18. Comparativo Por trimestre
$ 119.469.669.00 $ 120.000.000.00 $ 100.000.000.00
1° Trimestre
$ 80.000.000.00
$ 80.943.164.00 $ 54.106.230.00
$ 60.000.000.00
2° Trimestre
3° Trimestre 4° Trimestre
$ 40.000.000.00
$ 45.351.292.00
$ 20.000.000.00 $1
Grafico 17. Comparativo Mensual En cuanto al comportamiento del servicio como lo demuestra la Gráfica 17 y la tabla 18. Podemos especificar que en el año se presenta un aumento considerable de acuerdo a los proyectos y programas que se ejecutan acordes a la gestión y el cumplimiento del objetivo misional de la entidad, Es claro que la entidad tiene que estudiar los modelos de eficiencia y eficacia para reorganizar la entidad de acuerdo a la necesidad de prestación del servicio público domiciliario, y cumpliendo con los requerimientos de dispuesto por nuestro ordenamiento jurídico.
PERSONAL OPERATIVO
En el área operativa se encuentran los procesos de toma de lecturas, barrido y recolección, supernumerarios de aseo, fontaneros, personal de apoyo de la unidad operativa, y el personal de cortes y reconexiones, en general vemos un aumento considerable el monto asciende a $176.915.600.00 representado un 42% de aumento dando a la empresa los programas y proyectos operativos que se ejecutan en ampliación y reparación del sistema y se debe mejor efectividad y compromiso del las áreas evaluadas a continuación se detalla:
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A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante el trimestre: REDUCCION O INCREMENTO CONTRATACION OPERATIVO OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL GENERAL
$ $ $ $
AÑO 2014 104.785.892,00 105.795.790,00 214.278.324,00 424.860.006,00
$ $ $ $
AÑO 2015 137.359.972,00 151.195.289,00 313.220.345,00 601.775.606,00
DIFERENCIA $ (32.574.080,00) $ (45.399.499,00) $ (98.942.021,00) $ (176.915.600,00)
% -31% -43% -46% -42%
Tabla 19. Comparativo Por mes
CONTRATACION OPERATIVO $ 350.000.000.00 $ 300.000.000.00 $ 250.000.000.00 $ 200.000.000.00
OCTUBRE
$ 150.000.000.00
NOVIEMBRE
$ 100.000.000.00
DICIEMBRE
$ 50.000.000.00 $$ (50.000.000.00)
AÑO 2014
AÑO 2015
DIFERENCIA
$ (100.000.000.00)
Grafico 18. Comparativo Mensual A continuación podemos observar el comportamiento presentado durante la vigencia 2015 por trimestres de la contratación operativa:
1° Trimestre CONTRATACION OPERATIVA
$
8.356.969,00 $
2° Trimestre 61.609.180,00
3° Trimestre
4° Trimestre
$ 127.710.706,00
$ 166.812.662,00
$ 172.156.800,00 $ 147.620.624,00 $ 111.330.858,00 $ 60.388.481,00 $ 122.848.839,00 $ 144.976.559,00
$ 188.663.784,00 $ 365.768.829,00
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TOTAL
$240.902.250,00 $ 332.078.643,00
$ 384.018.123,00
$ 721.245.275,00
Tabla 20. Comparativo Por trimestre
$ 721.245.275.00
$ 800.000.000.00 $ 700.000.000.00
1° Trimestre
$ 600.000.000.00
2° Trimestre
$ 500.000.000.00
$ 384.018.123.00
$ 400.000.000.00 $ 300.000.000.00 $ 200.000.000.00
$ 332.078.643.00
3° Trimestre
4° Trimestre
$ 240.902.250.00
$ 100.000.000.00 $-
1
Grafico 19. Comparativo Trimestral En general, se debe a que en la empresa, ha suscrito diferentes contratos de prestación de servicio para llevar a cabo diferentes actividades, hasta el momento se ha suscrito varios contratos para la unidad administrativa entre profesionales, técnicos, asistenciales y cabe destacar que se está manejando la contratación del personal operativo a través de una temporal, en la cual la empresa le está reconociendo todas las prestaciones sociales y laborales que debe tener un trabajador vinculado según la ley, en este sentido la empresa no cuenta con una estructura organizacional que permita disponer de una planta funcional ajustada a los requerimientos de la administración y por tal motivo es preciso realizar la gestión pertinente. CONCLUCIONES, RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. La oficina de Control Interno recomienda la aplicación de los principios que regulan la función pública, igualmente la autorregulación y el autocontrol a los Funcionarios de la Entidad que garantice la consecución de los objetivos misionales de la entidad, se determinen los lineamientos que encaminen al
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cumplimiento de dicha normatividad, para que la Entidad se enmarque en los Principios de Austeridad y razonabilidad que se requieren para cumplir con un desempeño eficiente y eficaz que reduzca los Gastos del ente. Con el ánimo de cumplir el objetivo misional y el ajuste a los programas de calidad de la empresa en los servicios que presta la Entidad, ha generado el aumento progresivo en algunos gastos, tales como contratación de servicios de personal administrativo, viáticos, por la ejecución de varios programas educativos en cumplimiento a PGIRS Y PUEAA , como se puede observar los incrementos guardan correspondencia con el crecimiento económico regional y nacional, con el porcentaje autorizado para el incremento de tarifas por prestación de servicios que cobra la Empresa, estos gastos no se pueden suspender ni disminuir su remuneración, pues es requerida e indispensable para el funcionamiento de la Entidad, ya que no se cuenta con suficiente personal de planta para realizar dichas labores. En el mismo orden, me permito incluir algunas recomendaciones o sugerencias al respecto.
Se ha estado dando cumplimiento a la normatividad en materia de economía y austeridad del gasto en algunos conceptos tales como servicios públicos, mantenimiento y reparaciones, combustibles y lubricantes e impresos y publicaciones, pero la administración deberá elaborar procesos para mejorar el procedimiento de los funcionarios en aras de cumplir el objetivo misional de la entidad.
Dar continuidad a los informes de Seguimiento de Austeridad en el Gasto Público,
Se implementen políticas de austeridad al gasto de viáticos - gastos de viaje
Adoptar mediante acto administrativo unas Políticas claras de austeridad en el gasto público a fin de contribuir con el proceso de racionalización y disminución de los gastos de funcionamiento para optimizar los recursos con destino a inversión social.
Establecer con los Funcionarios de la Empresa las Políticas de Reducción de gastos en cuanto al consumo de papelería (a través de utilización del papel reciclaje y de los correos electrónicos institucionales los cuales se encuentran en funcionamiento); ahorro de energía (apagando las luces en los tiempos en los que no se estén en las oficinas igualmente desconectando los equipos de cómputo); cerrando las llaves de los baños y reportando inmediatamente a la Oficina encargada del mantenimiento de los daños que se presentan en las instalaciones), utilizando racionalmente el servicio telefónico.
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N.I.T 800.089.312-8
Establecer parámetros que permitan a la Empresa paulatinamente ir reduciendo el gasto en aquellos rubros en los que se superen los % de afectación y con ello dar continuidad al cumplimiento de las medidas establecidas por la Administración y el Gobierno Nacional en materia de austeridad en el gasto público.
OSCAR FERNANDO BARRERA BARRERA Jefe de Control Interno
