Organización del proyecto

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Tema 6.- EL DIRECTOR DE PROYECTO 1.- La figura del Director de Proyecto La función del Director de Proyectos tiene su razón de ser tanto por la complejidad de las organizaciones actuales, estructuradas en unidades funcionales al modo tradicional, como por la propia complejidad y tamaño de muchos de los proyectos que frecuentemente se acometen. Esta función suele encomendarse a una persona, a un individuo, que según las características de la organización a que pertenezca, puede recibir denominaciones distintas como son Líder del proyecto, Presidente del comité del proyecto, Coordinador del proyecto, Administrador del proyecto y más habitualmente Director de Proyecto. El Director de Proyecto puede definirse como "la persona que ha de integrar los esfuerzos internos, y de fuera de la organización, para dirigirlos hacia la ejecución, con éxito, del proyecto". Su responsabilidad fundamental es muy clara, con independencia del sector a que pertenezca el proyecto y a la propia naturaleza de la empresa que lo desarrolle: crear un producto final, completando con éxito el proyecto. El Director de Proyecto debe operar a través de las distintas unidades funcionales, dedicando se atención a los objetivos del proyecto, objetivos globales, y no a los particulares (calidad, producción, ventas, etc.) que seguiran siendo responsabilidad de los respectivos directores funcionales, lo que le permite a él, como Director de Proyecto, concentrarse más en dichos objetivos globales. El flujo vertical de autoridad y responsabilidad, característico de la organización en unidades funcionales, no concede su real importancia a la interrelación e integración de actividades necesarias para el conjunto. Las unidades funcionales están más preocupadas, lógicamente, por su función, responsabilidad directa o inmediata, que por los nuevos proyectos que puedan tener asignados. La estructura de la dirección de proyecto se superpone a la organización funcional, ejerciendo una especie de jerarquía horizontal a fin de conseguir sus objetivos. El Director de Proyecto establece un entramado, una malla de relaciones, para todos los elementos involucrados en el proyecto, que supera y desborda los conceptos tradicionales de línea y staff.

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El Director de Proyecto se convierte en un centro coordinador para todo lo referente a su proyecto y mientras éste continúe. Sin embargo, una de las características fundamentales de esta superestructura es su naturaleza finita, frente a la tendencia a la perpetuidad de las organizaciones funcionales. El reconocimiento de la necesidad de una Dirección de Proyectos y de la figura del Director de Proyecto, viene seguido inmediatamente de la transformación de organizaciones funcionales en matriciales, y en algunos campos específicos, en organizaciones exclusivamente orientadas hacia el proyecto (electrónica, industria de armamento, etc). Aunque el Director de Proyecto, por antonomasia, sea el de la organización que genera, que crea el proyecto, habitualmente su futuro usuario; las organizaciones exteriores que, evidentemente, participan en el proyecto, contarán, en muchos casos, con sus propios Directores de Proyecto, responsables del área especifica de su contrato y dentro del marco superior del proyecto global. El Director de Proyecto, con independencia de su situación en el organigrama y desde el momento en que es designado, se convierte en el eje, en el centro del proyecto, y pasa al primer plano de todas las relaciones, tanto interiores como exteriores, de la organización en relación con su proyecto.

2.- Funciones y actividades La consecución del objetivo básico del Director de Proyectos, "crear un producto final", o como se ha dicho en la definición de proyecto industrial "una realidad industrial en funcionamiento", definición equivalente, aunque más dinámica, exige asignarles unas funciones y actividades adecuadas a tal fin. El Director de Proyecto, en cuanto director, tendrá las funciones propias de toda dirección y en cuanto a que la organización que dirige, en el proyecto, ejercerá sus funciones a través de las actividades necesarias para ejecutar con éxito el proyecto asignado.

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Funciones de dirección, primordiales en las tareas del Director de Proyecto, serán: PLANIFICACION ORGANIZACION COORDINACION CONTROL MOTIVACION y todas ellas dentro de un entorno eminentemente técnico. La Planificación afecta a los objetivos y estrategias del proyecto como a los recursos necesarios para su desarrollo, y aparecera enmarcada en el área de DECIDIR. Organización, Coordinación y Control son funciones propias del desarrollo del proyecto, y de la puesta en ejecución de las decisiones tomadas en virtud de la Planificación anterior. Pertenecen al área del HACER. Finalmente, la Motivación es más que una función, es casi un estado de ánimo encaminado a crear equipo, conciencia de grupo, entre todas las personas que intervienen en el proyecto. La realización de estas funciones exige el desarrollo de las distintas actividades, unas internas, en el seno de la propia organización, y otras en el exterior. Actividades internas - Definición, clara y precisa, del alcance de los trabajos a realizar. - División del trabajo y clara asignación a las distintas unidades de la organización y a las organizaciones exteriores (atención a los compromisos contractuales). - Fijación clara de objetivos a cada grupo de trabajo, que deben conocer lo más exactamente posible que se espera de ellos. - Programación general de trabajos y recursos, como base de una programación detallada (equilibrio tiempo-costes-recursos) y apoyo del sistema de control. - Establecimiento del sistema de información y comunicación que permita controlar plazos, costes y calidades. - Decisión y aplicación de acciones correctoras, en tiempo útil, y dentro de la autoridad concedida. Actividades externas

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- Representar a su organización en las relaciones con otras organizaciones involucradas en el proyecto (contratista, suministradores, empresas de proceso, ingenierías, etc.). - Representar a su organización ante los organismos públicos en todo lo referente a su proyecto (autorizaciones, permisos, licencias, etc.).

3.- Responsabilidades y Autoridad La principal obligación y, en consecuencia, responsabilidad del Director de Proyecto es, como ya se ha dicho, finalizarlo con éxito. Esta responsabilidad puede parecer un tanto vaga y sobre todo difícil de evaluar. A fin de matizarla se ha de recordar e insistir en los objetivos del proyecto. Para la Alta Dirección de cualquier organización, finalizar con éxito el proyecto significa alcanzar los objetivos de PRESUPUESTO, PLAZO DE EJECUCION y CALIDAD, debidamente armonizados. Desde el punto de vista práctico pueden existir otras responsabilidades del Director de Proyecto, de índole legal y nacidas del ordenamiento jurídico vigente, por el hecho de ser Ingeniero autor del proyecto o Director facultativo de las obras, con posibles repercusiones civiles, fiscales e incluso penales en determinados casos. Aceptar estas responsabilidades lleva aparejado disfrutar de la autoridad necesaria para hacer frente a ellas. Esta autoridad suele recibirla el Director de Proyecto por delegación y si no supera unos mínimos, compatibles con sus funciones y en consonancia con las responsabilidades anteriores, no puede hablarse de auténtica dirección de proyectos. La autoridad mínima que debe disponer un Director de Proyecto alcanzará los siguientes aspectos: 1. Dirigir, planificar y controlar el proyecto, dentro del presupuesto y los plazos de entrega fijados previamente por la Alta Dirección de la empresa a que pertenece. 2. Definir las características básicas del proyecto y controlar la asignación de tareas a las personas responsables, ya sea bajo su control directo o el de las unidades u organizaciones que intervengan. 3. Exigir la calidad de los trabajos asignados, dentro de los presupuestos y plazos aceptados por los responsables directos de su ejecución.

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4. Dirigir, en los trabajos correspondientes al proyecto y con independencia de su situación en el organigrama, a las personas responsables de cada tarea adscrita al mismo. 5. Tomar las decisiones técnicas y económicas necesarias para el buen desarrollo de los trabajos. La autoridad del Director de Proyecto es de dos tipos, formal o legal, e informal o real. La formal o legal, deriva de la propia estructura de la organización: -- posición en la organización -- rango ejecutivo -- jerarquía -- poderes delegados -- control económico Mientras que la informal o real es puramente personal y procede de: -- conocimientos técnicos -- capacidad negociadora -- organigrama informal -- experiencia -- prestigio personal -- relaciones humanas La autoridad efectiva es una combinación de las dos anteriores, siendo frecuentemente más importante su habilidad para desarrollar la autoridad real, que la autoridad legal que posea. La necesidad fundamental de autoridad en el Director de Proyecto es para poder controlar. Mientras mantenga el control, es que goza de la autoridad efectiva necesaria, con independencia de los medios que utilice para ello. El grado de autoridad concedido al Director de Proyecto puede ser distinto de un proyecto a otro, de una a otra organización e incluso de una a otra circunstancia dentro de la misma empresa.

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4. Tipos de Directores de Proyecto En función de la autoridad conferida, puede establecerse distintos tipos de personas muy vinculadas al proyecto, pero con funciones distintas, y que genérica pero indebidamente suelen denominarse todas ellas Director de Proyecto. Sin embargo, de los cinco tipos de Director de Proyecto que se van a establecer, solamente dos de ellos tienen la autoridad que anteriormente se requería como mínima para ser un auténtico Director de Proyecto. El resto no pueden considerarse Directores de Proyecto, aunque sean personas relacionadas con el proyecto y a través de las cuales actúan los verdaderos Directores de Proyecto, con independencia del título que ostenten y de su posición en el organigrama. Los principales tipos son: Tipo 1 - No tiene poderes para dirigir, aunque puede ejercer cierta influencia por estar cerca de la Alta Dirección. - Conoce los avances del proyecto y los distintos problemas de forma totalmente pasiva, ya que no está autorizado para manejarlos ni interpretarlos. - Depende, como auxiliar, de la Alta Dirección. Es un CENTRALIZADOR DE INFORMACION. Representa la UNIDAD DE INFORMACION del sistema, aunque su función real es la de SECRETARIO del Director Técnico o del Director General, autentico Director del Proyecto. Tipo 2 - No tiene poderes concedidos para dirigir a las personas más que la persuasión y la posibilidad de informar a sus superiores. - Trata con todas las personas que intervienen en el proyecto para activarlo y asegurar que se cumplen los plazos. - Sirve como centro de comunicación y conoce todo lo relativo al proyecto, siendo capaz de suministrar información a sus superiores, si la solicitan.

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- Transforma e interpreta información técnica y de plazos en términos económicos, que permite la toma de decisión por sus superiores. Es un ACTIVADOR DEL PROYECTO. Representa la UNIDAD DE COMUNICACION del sistema y su función real es la de AYUDANTE del verdadero Director del Proyecto. Tipo 3 - Tiene autoridad independiente para actuar y es responsable, aunque no dirige el trabajo de otros. - Ejerce su jefatura a través de decisiones sobre procedimientos e interacciones personales más que con una autoridad legal. - Controla el presupuesto pero no lo establece. - Efectúa cambios en la programación. Es un COORDINADOR DEL PROYECTO. Representa la UNIDAD DE CONTROL del sistema. Un ejemplo de Coordinador de Proyecto es el profesional que en el ejercicio libre desarrolla un proyecto, en el sentido clásico, para su cliente. Habitualmente es responsable técnico, pero no económico ya que suele moverse dentro de unos márgenes muy estrechos, que son los fijados por el propio cliente. Tipo 4 - Realiza todas las funciones de dirección, desde la planificación al control del trabajo de otros, pero estos a quienes dirige no dependen en su totalidad de él, sino de otras unidades funcionales de la organización. - Establece presupuestos para su personal, imparte instrucciones y asigna trabajos. - Selecciona su personal pero no lo contrata ni despide. Es un JEFE DE PROYECTO. Representa la UNIDAD DE DIRECCION del sistema. Es el caso típico de una organización en matriz. También puede darse cuando un Director Funcional es responsable de un proyecto completo.

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Tipo 5 - Tiene toda la autoridad y responsabilidad. - Todo el personal del proyecto depende de él a través de la estructura de su organización. - Dirige todo el proyecto. Es un DIRECTOR DE PROYECTO. Representa la UNIDAD DE MANDO del sistema. Caso de un equipo de proyecto independiente dentro de la organización, que frecuentemente se conoce como "unidad operativa" La autoridad de cada Director de Proyecto va aumentando del Tipo 1 a 5. Ahora bien, ¿cuál es el tipo de Director de Proyecto más apropiado a cada caso? La elección depende, fundamentalmente, de dos factores: - tamaño y complejidad del proyecto - tamaño y estructura de la empresa u organización que lo desarrolla Así puede formarse el cuadro 1. Al aumentar el tamaño del proyecto, para una misma categoría de empresa; o el de la empresa, para un mismo tipo de proyecto, aumenta la necesidad de un auténtico Director de Proyecto. El Director de Proyecto será de Tipo 4 ó 5, no solo en función de los tamaños, sino también de la estructura de las organizaciones (en matriz o en equipos de proyecto). En empresas pequeñas y medianas, proyectos medianos y grandes son de gran prioridad y las funciones del Director de Proyecto son realizadas por los Directores Técnicos o incluso por los Directores Generales. La delegación de funciones en los Directores de Proyecto comienza por las técnicas, sigue por las de coordinación y control y, finalmente, las de organización, planificación y dirección.

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Los proyectos grandes requieren un equipo mucho más completo para su Dirección y, aunque al frente siempre aparece el Director de Proyecto, éste suele auxiliarse de distintos Ingenieros de proyecto en los que delega parte de sus funciones técnicas, asignándoles distintas áreas de actividad del proyecto y manteniendo el Director de Proyecto la coordinación y dirección global. También es frecuente que en el momento de las obras el Director de Proyecto se auxilie de un Director de Obra, responsable ante él de toda la fase de construcción y montaje. Finalmente, podemos ver gráficamente Fig 6 como se reparten las tareas técnicas y de gestión a medida que el volumen o la complejidad del proyecto van en aumento.

5.- Características y selección del Director de Proyecto Las características que debe reunir un buen Director de Proyecto, tanto en el plano profesional como en el humano, son: 1. Liderazgo (Motivación) La experiencia derivada de la investigación de los principales factores que contribuyen al éxito de un proyecto, demuestra que la capacidad de motivar, el liderazgo, es el factor más importante del éxito. 2. Capacidad técnica Debe ser más un integrador, un generalista, que no un especialista en alguna disciplina concreta. 3. Capacidad para planificar No solo debe ser capaz de planificar, sino que debe interesarse especialmente por esta problemática. 4. Capacidad para controlar Debe ser capaz de controlar personas, actuaciones y fondos. 5. Capacidad de juicio Debe ser capaz de compaginar las soluciones técnicas con los plazos, los costes y los factores humanos.

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6. Capacidad de adaptación Debe de ser muy flexible, capaz de adaptarse a muchas y cambiantes circunstancias. 7. Identificación de problemas Debe prever la existencia de problemas y tratarlos en la justa medida de su importancia. La selección de un Director de Proyecto es habitualmente difícil, ya que las características anteriores no son fáciles de encontrar reunidas en personas que, además, estén disponibles. Las principales fuentes para su reclutamiento son: - Directores de otros proyectos - Directores de operaciones y de unidades funcionales - Especialistas de unidades funcionales, que a ser posible hayan pasado por varias especialidades La mejor es, indudablemente, la primera y también la más cómoda. Entre los directores de operaciones y de unidades funcionales pueden seleccionarse buenos candidatos, sobre todo si se consigue que olviden la rutina propia de toda operación continuada. Los especialistas pueden llegar a ser buenos Directores de Proyecto, si se consigue que acepten y ejerzan todas las funciones de planificación y control, necesarias en la dirección de Proyectos. El acceso a la Dirección de Proyectos conlleva una serie de dificultades típicas, que hay que superar: 1. Dejar que otros hagan las cosas, aunque el Director de Proyecto se sienta más capacitado para hacerlas. 2. No favorecer a los que hacen las cosas en la misma forma que él las haría. 3. Hacer compatible las relaciones personales con antiguos compañeros y la nueva situación. 4. Controlar demasiado. 5. Dirigir a personas mayores y con más experiencia especifica en campos concretos.

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Todas estas dificultades, señalan una función adicional e importante de cualquier Director de Proyecto: formar otros Directores de Proyecto.

FUNCIONES DEL DIRECTOR DE PROYECTO - PLANIFICACION - ORGANIZACION - COORDINACION - CONTROL - MOTIVACION

DEL PROYECTO

ENTORNO TECNICO

PARA CONSEGUIR

PRESUPUESTO PLAZO DE EJECUCION

OBJETIVOS

CALIDAD

Figura 1

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BIBLIOGRAFIA - BOOZ, ALLEN & HAMILTON, INC. Project Manager´s Handbook - DE COS, MANU7EL Y MORALES, CARLOS Gerencia y Coordinación de un proyecto Seminario E.T.S.I.I. Madrid. 1.971 - SILVERMAN, M. Project Management. New York 1.976

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