UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Código: D-1-C-E-02

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DIRECTIVA DE GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS

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DIRECTIVA DE GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS (Código: D1C0E02)

OBJETIVO Fijar las políticas y procedimientos aplicables a los gastos de viaje que realice el personal de la Universidad para realizar su trabajo en otras localidades a nivel nacional o en el exterior. Esta directiva explica los conceptos de gastos que suponen un viaje, los requisitos de sustento, los límites para gastos y la forma de rendir el gasto al retorno.

ALCANCES a)

La presente directiva es aplicable a las unidades de gestión y sus centros presupuestales como también a los proyectos, convenios y consultorías.

b)

Los responsables del cumplimiento de esta directiva serán las autoridades universitarias en general y los investigadores principales de los proyectos.

c)

Esta directiva no se refiere a los gastos de viaje que incurren los expositores internacionales cuando vienen al país para un evento académico.

BASE LEGAL a)

Inciso ®, artículo 37 de TUO de la Ley de Impuesto a la Renta, e inciso (n) del artículo 21 del reglamento, en lo aplicable.

b)

Tratándose de proyectos financiados por la cooperación internacional se aplicará primero las normas de la entidad financiadora y, a falta de estas, las contenidas en la presente directiva.

DEFINICIONES Gastos de Viaje: desembolsos realizados para trasladarse en comisión de servicio a otra localidad en el país o en el exterior. Incluye el pasaje y el impuesto aeropuerto.

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Viáticos: gastos que incurre el viajero durante su estadía en otra localidad. Incluye el alojamiento, la alimentación y la movilidad. Se otorga de acuerdo a una cantidad diaria previamente establecida. Se le conoce también como per-diem.

Alojamiento: gasto de hospedaje que se paga a un establecimiento hotelero. Forma parte del viático.

Alimentación: La asignación diaria que se otorga al viajero para su sustento y que se incluye en la tarifa para viáticos.

Movilidad: Gastos en taxi y ómnibus que el viajero incurre para trasladarse en la localidad de destino. Forma parte del viático.

Gastos Operativos: Otros gastos realizados por el viajero para cumplir la misión objeto del viaje. Puede incluir conceptos tales como tarjetas prepago de teléfono, courrier para el envío de muestras o documentos, alquiler de cabina de Internet, pagos a pacientes, atenciones a terceros, fotocopias, fax, movilidad para actividades de campo (planilla de movilidad), etc. No forman parte de los gastos de viaje.

NORMAS GENERALES a) Todo viaje debe ser siempre informado al superior inmediato antes de ser realizado. b) La necesidad del viaje debe quedar siempre acreditada en correspondencia escrita (correos, cartas, etc.) con la entidad o persona que atenderá al viajero en el lugar de destino. c) El dinero que se necesite para un viaje será habilitado por la Universidad a través de un fondo con cargo a rendir cuenta. Deberá solicitarse con una anticipación no menor de 24 horas. d) Toda solicitud de fondos para viaje deberá indicar el centro presupuestal o proyecto, convenio o consultoría que financiará el viaje. e) La Dirección General de Administración podrá denegar la solicitud de fondos en caso el solicitante tuviera pendiente de rendición otro adelanto anterior.

Comentario [21]: 1.Se debe incluir garantías de pagare determiner a los rindenetes con topes 2.Determinar niveles de autorización 3.Determina que se puede comprar

Comentario [22]: Los viajes deberán sustentarse,

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f)

Los pasajes aéreos y terrestres siempre serán comprados por intermedio de la División de Logística. El viajero podrá sugerir otras alternativas que por su costo, ruta o sustento tributario puedan ser factibles y convenientes. g) La tarifa de pasaje aéreo que se escoja deberá ser la que corresponda a clase económica. En los casos de proyectos el uso de clase ejecutiva requiere autorización del ente financiador. h) Dado que la Universidad es agente retenedor y esta obligada a efectuar detracciones, en el caso de viajes en el territorio nacional, está prohibido pagar facturas mayores a los S/.700.00. En caso de necesidad el pago deberá ser tramitado por la Tesorería de la Universidad. i) Las asignaciones para gastos de viaje no incluyen acompañantes. j) Si el viaje requiere gastos operativos estos serán solicitados por separado.

VIATICOS

Comentario [23]:

a) Viajes nacionales

Se debe considerer como requisitos, lo siguiente:

a.1) Tratándose de viajes en el territorio nacional la Universidad reconoce un viático cuyo desglose es el siguiente:

REQUISITOS: 1.Estar laboralmente activo con la UPCH 2.Los fondos por render incluyendo el actual no sufre dos (2) UIT 3.Autorización según niveles de aprobación

 Una asignación diaria para alimentación de S/50.00. Se sustenta con declaración jurada.  Una asignación diaria para movilidad local de S/30.00 más el costo de la movilidad hacia y desde el aeropuerto o terrapuerto. Se sustenta con declaración jurada.  El costo del alojamiento en hotel debidamente sustentado con factura.

CONCEPTOS: 1. Fondos a rendir CONTABILIDAD: 1.N/A PRESUPUESTO:

b) Viajes internacionales b.1) Tratándose de viajes al exterior los viáticos consistirán en asignaciones diarias conforme a los siguiente límites máximos referenciales:

4.No tener fondos pendientes 5.Autorizar según niveles de aprobación 6.Coordinar con la Directora General en caso requiera alguna aprobación superior 7.La rendición de viáticos aplica a gastos de movilidad. Hospedaje etc, en caso de realizar otros tipos de gastos deberán solicitor un fondo adicional

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EJECUTADO REGIÓN

OPS US$ 2007 US$

África

192 Egipto 186

América Central

76 Sto. Domingo

América del Sur

200

América del Norte

252

326 Sao Paulo 230-321 Miami- Washington

El Caribe

105

233 Cuba

Oceanía

302 Australia

Europa

173

Asia

142

389-345-429 MadridHolanda-Bruselas

b.2) En el caso de los proyectos se aplicará la tarifa establecida por el ente – cooperante. b.3) El sustento de los viáticos se hará como sigue:  Hospedaje, con la factura del hotel o contrato de alquiler  Alimentación, con una declaración jurada  Movilidad, con una declaración jurada

RENDICIÓN DE GASTOS a) La liquidación de gastos de viaje será presentada a la DGA tres días hábiles después del regreso. b) La rendición de gastos se presentará en forma cronológica. c) Si se encontrara en la rendición un gasto totalmente ajeno al viaje, se notificará al rindente y éste deberá reintegrarlo a la Universidad dentro de las 48 horas. Caso contrario se descontará de su haber.

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d) Excepcionalmente, en caso los fondos hubieran resultado insuficientes, se podrá admitir el reembolso del gasto, siempre que el superior inmediato del rindente lo autorice.

DE LA CONTRAVENCIÓN A LA PRESENTE DIRECTIVA a) Constituyen contravención a la presente directiva. a.1) La no rendición del adelanto para gastos, dentro de los plazos establecidos a.2) La inclusión en la rendición de gastos totalmente ajenos a la naturaleza del viaje. Esto deberá ser concordado con lo dispuesto en el acápite © del título Rendición de Gastos de la presente Directiva. a.3) En caso de viáticos nacionales, el pago de comprobantes mayores a S/.700.00 a.4) El pago de gastos con tarjetas de crédito. En caso de incurrir en estos supuestos la Universidad descontará de la remuneración del rindente los gastos que ocasione la contravención o la restitución de los fondos indebidamente dejados de rendir o utilizados para fines ajenos al viaje.

DISPOSICIÓN FINAL Se deroga el anexo 04 de la Directiva sobre solicitud de Fondos Fijos Renovables y Fondos con Cargo a Rendir Cuenta, de fecha CU 13/02/2002. Incorpórese la presente directiva al Manual de Directivas y Procedimientos en la parte que corresponda en la sección 2.2 Económico Financiero.