Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales
Capítulo
6
Objetivos Al finalizar este capítulo se pretende que el alumno: • Conozca las diferencias entre el registro contable de las empresas de servicios y el de las comercializadoras. • Comprenda las principales cuentas que se emplean en las empresas comerciales. • Conozca e identifique los sistemas de registro de inventarios en las empresas dedicadas a la comercialización de bienes y mercancías. • Aprenda a obtener el costo de la mercancía vendida. • Aprenda a reconocer la estructura y el manejo de las devoluciones y descuentos sobre ventas y compras. • Identifique los gastos adicionales que se consideran parte de la compra de productos. • Conozca la clasificación de ingresos y gastos que debe hacerse en el estado de resultados de las empresas comerciales. • Realice los asientos contables necesarios para registrar las transacciones de una empresa comercial, utilizando los dos sistemas de inventarios. • Comprenda las diferencias que implica el procedimiento de cierre en las empresas comerciales. • Integre los conocimientos y procedimientos relativos al registro de las transacciones de negocios y al cierre de las cuentas propias de empresas comerciales.
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CAPÍTULO 6
Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales
Introducción Hasta ahora se han explicado los pasos que integran el ciclo contable que realizan las empresas prestadoras de servicios. Este ciclo comienza con el registro de transacciones, después se realizan los ajustes, se elaboran los estados financieros y finaliza con el cierre contable. En este capítulo se analizarán las diferencias que caracterizan el ciclo contable de las empresas comercializadoras.
Principales diferencias entre una empresa de servicios y una comercializadora de mercancías En el mundo de los negocios hay dos tipos de organizaciones económicas lucrativas que sobresalen de las demás: las prestadoras de servicios y las comercializadoras de mercancías. Poseen características muy notables en su forma de operar, las cuales se ven reflejadas contablemente en su información financiera. Enseguida se dan a conocer las principales diferencias contables entre una empresa de servicios y una comercializadora de mercancías; éstas afectan el estado de resultados y el balance general.
Diferencias principales en el estado de resultados Cuentas 1. Ingresos
Empresa de servicios Se utiliza la cuenta de Ingresos por servicios cada vez que se brinda un servicio a algún cliente.
Empresa comercial Se utiliza la cuenta de Ventas para registrar las transacciones de venta de mercancías. Asimismo, estas operaciones están sujetas a que se presenten situaciones como devoluciones, descuentos o bonificaciones. Por ello, las cuentas relacionadas con las operaciones de ventas de una empresa comercial son: • Ventas. • Descuentos sobre ventas. • Devoluciones o bonificaciones sobre ventas. Al restar a las ventas las cuentas de descuentos, devoluciones y bonificaciones sobre ventas, se obtienen las ventas netas.
2. Costos y gastos • Costo de ventas
No existe la cuenta de Costo de ventas, ya que no se vende ningún producto tangible, además de que el servicio prestado no se identifica directamente con algún costo específico.
En las empresas comercializadoras existe la cuenta de Costo de ventas, ya que la operación de estos negocios requiere de cuantificar el costo de los productos vendidos.
3. Costos y gastos • Compras
Debido a que en este tipo de negocios no se compran mercancías porque su objetivo es brindar un servicio, no existe la cuenta de Compras.
En una empresa dedicada a la compraventa de mercancías se deben efectuar compras, por lo tanto se requiere del empleo de cuentas como: • Compras. • Fletes sobre compras. • Descuentos sobre compras. • Devoluciones y bonificaciones sobre compras. A la suma de los conceptos anteriores se le conoce como compras netas.
4. Costos y gastos • Gastos
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En el estado de resultados de una empresa de servicios, las diferentes cuentas de Gastos se presentan inmediatamente después de la cuenta de Ingresos por servicios para calcular el monto de la utilidad neta del periodo.
En el estado de resultados de una empresa comercializadora es necesario calcular la Utilidad bruta, que es la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. Una vez calculada, se restan los gastos, que se clasifican en tres apartados: • Gastos de venta. • Gastos de administración. • Gastos financieros. A los dos primeros conceptos se les conoce también como Gastos de operación.
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Sistemas de registro de inventario
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Debido a que se dedican a la compraventa de mercancías, las empresas comercializadoras presentan una cuenta muy importante en su estado de situación financiera o balance general: la cuenta de Inventarios, que no aparece en el estado financiero de empresas de servicios. En todo caso, en éstas aparece la cuenta de Inventario de materiales, en la que se registran los materiales disponibles para la prestación del servicio, pero que no son comercializados. Diferencias principales en el estado de resultados Cuentas 5. Inventario
Empresa de servicios Esta cuenta no existe en las empresas de servicios.
Empresa comercial Se emplea para registrar la mercancía disponible para ser vendida.
Registro de transacciones en empresas comercializadoras En las siguientes secciones de este capítulo se aplicará la metodología estudiada en los cuatro módulos que integran el ciclo contable, lo cual implica analizar el efecto que tienen las transacciones en las cuentas contables, registrarlas mediante asientos contables, clasificar los movimientos en el mayor general y elaborar las balanzas correspondientes. Sin embargo, para simplificar el estudio contable de las empresas comerciales sólo se analizarán las cuentas contables y el registro de transacciones propias de este tipo de negocios. La atención se enfocará principalmente en las siguientes cuentas: • Inventario de mercancías. • Compras y cuentas relacionadas. • Ventas y cuentas relacionadas.
Para saber más… Ya que conoces las diferencias principales entre una empresa de servicios y una comercializadora, visita la página de Internet www.mhhe.com/universidades/guajardo5e donde podrás consultar una serie de información financiera y noticias importantes relacionadas con empresas que participan en este sector económico. Podrás constatar la aplicación práctica de los conceptos que se acaban de analizar y las decisiones que se pueden tomar con base en dicha información.
Inventario de mercancías Siempre que una empresa se dedica a la compraventa de mercancías, por lo general sucede que al final del periodo contable queda una parte sin venderse. Estas mercancías no vendidas se conocen como inventario de mercancías. El inventario final de un periodo contable se convertirá en el inventario inicial del siguiente. La cuenta Inventario de mercancías está clasificada como un activo circulante y aparecerá en el balance general en este rubro. Sin embargo, en este punto es importante resaltar que existen dos sistemas de registro para la contabilización de las mercancías: el periódico y el perpetuo, que se analizarán a continuación.
Sistemas de registro de inventario Uno de los principales objetivos de un sistema contable es facilitar información financiera para que accionistas, acreedores y demás usuarios puedan analizar los resultados del negocio y evaluar el potencial futuro de la compañía. Esta información se presenta al final de cada periodo en los estados financieros, por lo cual todos los procedimientos de generación de información contable para la elaboración de los estados financieros deben ir encaminados a generarla de manera confiable y oportuna. Como se mencionó anteriormente, en lo que se refiere a la partida de inventarios, existen dos sistemas de registro, los cuales ayudarán a la empresa comercial a efectuar los registros de esta
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CAPÍTULO 6
Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales
partida y a calcular el costo de la mercancía vendida conforme al giro al que corresponda. Estos dos sistemas se denominan perpetuo y periódico.
Sistema perpetuo El sistema de registro perpetuo mantiene un saldo actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de Inventario de mercancías; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida. En cualquier momento se puede conocer la cantidad de mercancías en existencia y el costo total de las ventas del periodo, por ello se le nombra perpetuo. En este sistema no se utilizan las cuentas de Compras, Fletes sobre compras, Devoluciones y bonificaciones sobre compras o Descuentos sobre compras. Cualquier operación que represente cargos o abonos a estas cuentas se registrarán directamente en la cuenta Inventario de mercancías.
Sistema periódico El sistema de registro periódico no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías para revenderse se hace un cargo a la cuenta de Compras. Las cuentas Devoluciones y bonificaciones sobre compras, Descuentos sobre compras y Fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Como consecuencia de lo anterior, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. Cuando se aplica el sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, sino hasta el fin del periodo.
Costo de la mercancía vendida y utilidad bruta En el estado de resultados de una empresa comercial se incluye una sección para explicar la determinación del costo de la mercancía vendida. Este costo se rebaja de las ventas netas para obtener la utilidad bruta, a la cual se le restan los otros gastos del periodo para determinar la utilidad neta. Para calcular el costo de la mercancía vendida se utilizan la cuenta Compras y cuentas afines, así como los inventarios inicial y final. En el sistema perpetuo esto no es necesario debido a que el saldo del costo de ventas ya se tiene. La fórmula para determinar el costo de la mercancía vendida es: Inventario inicial Compras brutas Fletes sobre compras Descuento sobre compras Devoluciones y bonificaciones sobre compras Costo de las mercancías disponibles Inventario final Costo de ventas
Compras y cuentas afines Compras Una empresa comercial compra artículos con el propósito de revenderlos. El costo de la mercancía comprada se lleva a una cuenta llamada Compras si se trata del sistema periódico. Si se utiliza el sistema perpetuo, la cuenta de Compras es reemplazada por la cuenta Inventario. En el momento de vender, las compras se convertirán en un gasto aun cuando se les denominará y clasificará como la cuenta Costo de ventas. Esta cuenta aparecerá en el estado de resultados y se cierra al término del periodo contra la cuenta Pérdidas y ganancias. La cuenta Compras sólo se usa para registrar las compras de artículos destinados a ser vendidos dentro de las operaciones normales de la empresa. Cuando se compran artículos que se
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Compras y cuentas afines
utilizarán en la operación del negocio, el cargo debe hacerse a una cuenta de activo. Por ejemplo, cuando se compran materiales de oficina se hace un cargo a la cuenta Materiales de oficina. Cuando la compra es de mercancías, se carga la cuenta de Compras o Inventario, según sea el sistema de registro utilizado, y se acredita la cuenta de Bancos o Proveedores, en el caso de que se haya hecho a crédito. Ejemplo 1
El 10 de enero de 200X, la empresa Vidrioclaro, S.A. compra mercancía con un valor de $70 000 a Kristal, S.A. a crédito, con condiciones 2/10, n/30. El análisis de la transacción se presenta enseguida:
Análisis de información
Ò ACTIVO: Mediante el sistema periódico aumentará la cuenta de Compras, sin embargo, si Ò
el sistema de registro es el perpetuo, aumentará la cuenta de Inventarios por la compra de mercancía. PASIVO: Debido a que la compra se realizó a crédito, se debe aumentar la cuenta de Proveedores para registrar la obligación de pago que contrae Vidrioclaro, S.A.
Registro en el diario general Por lo tanto, el asiento correspondiente de dicha compra, según el método que Vidrioclaro, S.A. emplee, será: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 10, 200X
Enero 10, 200X
Compras Proveedores
70 000
Inventarios 70 000
Proveedores
70 000 70 000
Para registrar la compra de mercancía a crédito con condiciones 2/10, n/30.
Clasificación en el mayor general Luego de registrar en diario general, se deberán hacer los pases al mayor general, que por fines prácticos se omitirán en este capítulo.
Devoluciones sobre compras En ciertas ocasiones, las compañías tienen que devolver algunas mercancías compradas debido a que llegan dañadas por mal embarque, por estar defectuosas, por haber comprado más de las necesarias, etc. Una vez que el vendedor está de acuerdo en aceptar la devolución y acreditarla en cuenta, se hace un cargo a Proveedores y se abona a Devoluciones y bonificaciones sobre compras, si se tratara del sistema periódico; si fuese el sistema perpetuo, debería abonarse a la cuenta Inventarios. La cuenta Devoluciones y bonificaciones sobre compras está clasificada como una cuenta compensatoria de compras y aparece en el estado de resultados como una deducción del costo de la mercancía comprada. Por lo general, esta cuenta tiene un saldo acreedor y se cierra al finalizar el periodo contable contra la cuenta Pérdidas y ganancias. Ejemplo 2
El 15 de enero, Vidrioclaro, S.A. devolvió mercancía defectuosa adquirida el 10 de enero a Kristal, S.A. con un valor de $10 000.
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CAPÍTULO 6
Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales
Análisis de la información
Ú PASIVO: Disminuye la cuenta de Proveedores por la devolución de la mercancía que había sido adquirida a crédito.
Ú ACTIVO: En el sistema de registro periódico, disminuye la cuenta de Compras mediante un abono a la contracuenta llamada Devoluciones sobre compras. En el sistema de registro perpetuo, el registro es muy similar, con la diferencia de que se abona a la cuenta de Inventarios.
Registro en el diario general VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 15, 200X Proveedores
Enero 15, 200X 10 000
Devoluciones sobre compras
Proveedores 10 000
Inventarios
10 000 10 000
Para registrar la devolución de mercancía defectuosa.
Descuentos sobre compras Para alentar a los clientes a pagar pronto sus deudas, a menudo se les hace un descuento por pronto pago, es decir, si éste se efectúa dentro de un número determinado de días a partir de la fecha de la venta. La empresa que ofrece el descuento por pronto pago debe presentar las condiciones de pago de la factura. Algunos ejemplos comunes de condiciones de descuento por pronto pago son: 2/10, n/30. El comprador puede deducir 2% del importe del adeudo si paga dentro de los primeros 10 días siguientes a la fecha de la factura. Para aprovechar el descuento es necesario pagar el total de la factura. Si el cliente no paga dentro de los 10 días, el neto (n), o sea, el monto total, deberá pagarse dentro de los días 11 a 30 siguientes a la fecha de la factura. 2/10, 1/15, n/30. El comprador puede deducir 2% del importe del adeudo si paga dentro de los primeros 10 días siguientes a la fecha de la factura; 1% si paga dentro de los 11 a 15 días siguientes, o pagar el importe neto dentro de los 16 a 30 días a partir de la fecha de la factura. 2/10 FDM, n/60. Si el comprador paga dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha de la factura, logra un descuento de 2%. Si no ha pagado para el día 10 del mes siguiente al de la venta, debe pagar el importe neto a partir del día 11 hasta dentro de los 60 días siguientes a la fecha de la factura. El descuento por pronto pago se registra en una cuenta llamada Descuentos sobre compras. A continuación se muestra un ejemplo del registro de un descuento sobre compras. Ejemplo 3
El 20 de enero de 200X, Vidrioclaro, S.A. liquida su adeudo con Kristal, S.A. mediante cheque número 7910. Las condiciones de venta, según el ejemplo 1, fueron de 2/10, n/30 y el pago se realiza 10 días después de la fecha de venta, por tanto, se tiene derecho al descuento por pronto pago.
Análisis de la información
Ú PASIVO: Disminuye la cuenta de Proveedores porque se liquida el adeudo que se tenía con Kristal, S.A., indistintamente del sistema de registro de inventarios que se utilice.
Ú ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago realizado con la cuenta bancaria del negocio. Si Vidrioclaro, S.A. emplea el sistema periódico, el registro del descuento por la
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Gastos adicionales que forman parte del producto
compra se deberá realizar mediante un abono a la cuenta de Descuento sobre compras, sin embargo, si emplea el sistema de perpetuo, el registro se debe realizar mediante un abono a la cuenta de Inventarios.
Registro en el diario general El cálculo del descuento es como sigue: Saldo inicial de proveedores Menos: devolución de mercancía realizada el 15 de enero Saldo de la cuenta de proveedores
$70 000 $10 000 $60 000 $1 200
Menos: 2% por pronto pago (60 000 0.02) Importe a pagar
$58 800
El asiento se muestra a continuación: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 20, 200X
Enero 20, 200X
Proveedores
60 000
Proveedores
Bancos
58 800
Descuento sobre compras
60 000
Bancos
1 200
58 800
Inventarios
1 200
Para registrar el pago a proveedores, aprovechando el descuento por pronto pago.
Si Vidrioclaro, S.A. hubiera pagado su adeudo hasta el 31 de enero de 200X, no tendría derecho al descuento por pronto pago, y en ambos sistemas de registro, el asiento sería el mismo. A continuación se presenta el análisis de este supuesto:
Análisis de la información
Ú PASIVO: Disminuye la cuenta de Proveedores mediante un cargo. Ú ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago de la cuenta que se tenía pendiente. Registro en el diario general El asiento para registrar la cancelación de su deuda sería: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 31, 200X
Enero 31, 200X
Proveedores
60 000
Bancos
Proveedores 60 000
Bancos
60 000 60 000
Para registrar el pago a proveedores.
Gastos adicionales que forman parte del producto En el momento de realizar una compra de artículos para venderlos se incurre en gastos que deben contabilizarse para que posteriormente formen parte del costo del producto. Los gastos adicionales más comunes son:
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CAPÍTULO 6
Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales
a) Fletes. b) Seguros. c) Impuestos de importación.
a) Fletes Al adquirir el producto siempre existe un costo de embarque, el cual debe ser pagado por el comprador o por el vendedor según lo hayan acordado antes de la compra. Estos convenios de embarque aparecen en la factura como condiciones de embarque o condiciones de envío, en la forma siguiente: • Libre a bordo (LAB) punto de embarque: El comprador debe pagar todos los costos de envío. • Libre a bordo (LAB) punto de destino: El vendedor debe pagar todos los costos de envío. Los cargos por fletes que paga el comprador son un costo adicional de la mercancía comprada, que se carga a una cuenta llamada Fletes sobre compras si se utiliza el sistema periódico; si se emplea el sistema perpetuo, se carga a la cuenta de Inventarios. La cuenta Fletes sobre compras, por lo general, tiene un saldo deudor. Los pagos del embarque que realiza el vendedor se cargan a una cuenta llamada Fletes sobre ventas para el caso del sistema periódico y del perpetuo, la cual representa un gasto de venta del producto, y se clasifica como tal dentro del estado de resultados en la sección de gastos de operación. Enseguida se muestran los asientos de diario relacionados con los gastos de embarque, los cuales forman parte del costo del producto o mercancía comprada.
LAB punto de embarque Suponiendo que la compra de mercancía de Vidrioclaro, S.A. haya sido con condiciones LAB punto de embarque por un total de $20 000 por concepto de fletes:
Análisis de la información
Ò ACTIVO: Aumenta el valor de las compras mediante un cargo a la cuenta de Fletes sobre Ú
compras si se emplea el sistema periódico; si es con el sistema perpetuo se debe aumentar directamente la cuenta de Inventarios. ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago del flete.
Registro en el diario general VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Fletes sobre compras
Inventarios
20 000
Bancos
20 000
Bancos
20 000 20 000
Para registrar el pago de fletes sobre compras en los registros del comprador.
LAB punto de destino No se realizan registros en la contabilidad del comprador, puesto que los gastos del flete los paga el vendedor y, como tal, se especifican en sus registros contables.
b) Seguros En muchas ocasiones, las empresas quieren tener la seguridad de que los bienes lleguen a su destino en buenas condiciones. Debido al proceso que implica transportar los artículos de un
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Ventas y cuentas afines
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lugar a otro se corre el riesgo de que la mercancía sufra algún deterioro o cambio que produzca que los bienes no cubran las expectativas. Con el afán de cubrir los riesgos mencionados las empresas contratan seguros. El gasto de un seguro es una erogación adicional que debe formar parte del costo del producto y se registra en forma similar al concepto fletes, pero en su cuenta contable respectiva.
c) Impuestos de importación Normalmente, en cada país, cuando el producto proviene de otra nación, es necesario pagar los correspondientes impuestos de importación en la aduana. El pago de un impuesto de importación forma parte del costo del producto. El costo referente a los impuestos de importación está compuesto básicamente por dos conceptos: • El impuesto del país de donde proviene el producto. • El derecho a trámite aduanero. El registro contable de esta erogación es similar al concepto fletes, pero en su cuenta contable respectiva.
Para saber más… Entra a la página de Internet www.mhhe.com/universidades/guajardo5e y podrás analizar con mayor detalle algunos ejemplos de transacciones relacionados con operaciones de compra de mercancía que efectúan las empresas, y el tipo de decisiones que se pueden tomar con dicha información.
Ventas y cuentas afines Ventas Ésta es la cuenta que se utiliza para registrar la venta de mercancías, cuya contabilización se realiza en forma similar al registro de los ingresos por servicios. Cuando se venden mercancías se hace un cargo a la cuenta Bancos o a Clientes, si es que la venta es a crédito y se abona a Ventas. En el caso del sistema de inventario perpetuo, el asiento de la venta se registra de la misma manera, pero se hace un asiento adicional para registrar en ese momento el costo de la mercancía vendida. Dicho registro se hace mediante un cargo a la cuenta de Costo de ventas y un abono a Inventario. Ejemplo 4
El 10 de enero de 200X, Vidrioclaro, S.A. vendió a crédito a Constructores del Norte, S.A. cinco vitrales para ventana por $10 000 cada uno. Las condiciones de venta fueron 2/10, n/30. El costo de los vitrales es de $5 500 cada uno.
Análisis de la información
Ò ACTIVO: Aumenta la cuenta de Clientes por la venta de mercancía a crédito. Ò INGRESOS: Aumenta la cuenta de Ventas para registrar la transacción de venta de mercancías a crédito. Sólo en caso de que Vidrioclaro, S.A. utilizara el sistema de inventarios perpetuo se tendría que hacer el análisis y registro de un asiento contable adicional, referente al costo de ventas y al inventario. Ú ACTIVO: Disminuye el Inventario con la venta de mercancías. Ò GASTOS: Aumenta la cuenta de Costo de ventas mediante un cargo.
Registro en el diario general El asiento para registrar la venta será:
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CAPÍTULO 6
Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1
Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 10, 200X
Enero 10, 200X
Clientes
50 000
Ventas
Clientes 50 000
50 000
Ventas
50 000
Para registrar la venta de cinco vitrales a Constructores del Norte, S.A. con condiciones 2/10, n/30.
El costo de la mercancía vendida se registra de la siguiente manera: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 10, 200X
Enero 10, 200X
No se hace ningún registro
Costo de ventas
27 500
Inventarios
27 500
Para registrar el costo de la mercancía vendida (sólo para el sistema de inventarios perpetuo).
En este punto es importante mencionar que la cuenta Ventas sólo se utiliza para las mercancías y productos destinados a la venta. Cuando una empresa vende algún activo fijo u otro tipo de activo, se hace un cargo a las cuentas Bancos o Cuentas por cobrar y se abona a la cuenta del activo que se vende. Este tipo de transacciones se verá con detalle en capítulos posteriores.
Devoluciones sobre ventas Siempre que una empresa realiza ventas de mercancías, existen clientes que devuelven todo o parte de los artículos comprados. Las devoluciones se deben a varias razones: la mercancía puede haberse dañado en el embarque, los clientes pueden haber cambiado de idea y no quieren o no necesitan los productos o pueden haber comprado más de lo que hacía falta. Se utiliza una cuenta especial denominada Devoluciones y bonificaciones sobre ventas para registrar las devoluciones y conocer en cualquier momento la cantidad de productos devueltos. Si hay demasiadas devoluciones, tal vez sea necesario tomar medidas para eliminar o reducir el monto de las mismas, antes de que se vuelvan excesivas. Las devoluciones son costosas para una compañía por el gasto extraordinario que representa el registro, empaque, manipulación y embarque de la mercancía. Cuando se emplea el sistema periódico no se realiza el registro de la entrada al almacén por una devolución, pero en el sistema de registro perpetuo es necesario registrar la operación. Ejemplo 5
El 12 de enero de 200X, Constructores del Norte, S.A. devolvió uno de los vitrales adquiridos el 10 de enero.
Análisis de la información
Ú INGRESOS: Las ventas disminuyen por la devolución de la mercancía, para ello se emplea la cuenta Devoluciones y bonificaciones sobre ventas que se debe cargar.
Ú ACTIVO: La cuenta de Clientes, en la cual se registró la venta a crédito, se debe disminuir por la devolución hecha. Sólo en caso de que Vidrioclaro, S.A. utilizara el sistema de registro perpetuo, se tendría que hacer el análisis y registro de un asiento contable adicional, referente a la devolución de mercancías.
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Ventas y cuentas afines
Ò ACTIVO: Aumenta el Inventario por la devolución de mercancías. Ú GASTOS: Disminuye la cuenta de Costo de ventas mediante un abono. Registro en el diario general El asiento de diario se muestra a continuación: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 12, 200X
Enero 12, 200X
Devoluciones y bonificaciones sobre ventas
Devoluciones y bonificaciones sobre ventas
10 000
Clientes
10 000
10 000
Clientes
10 000
Para registrar la devolución de mercancía vendida el 10 de enero a Constructores del Norte, S.A.
El registro de la entrada de mercancía al inventario se muestra a continuación: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 10, 200X
Enero 10, 200X
No se hace ningún registro
Inventarios
5 500
Costo de ventas
5 500
Para registrar la entrada de la mercancía devuelta (sólo en el sistema de inventarios perpetuo).
Descuentos sobre ventas Los descuentos sobre ventas son los que se mencionaron anteriormente en la sección de descuentos sobre compras, sólo que ahora es desde el punto de vista de quien vende la mercancía. La cuenta Descuentos sobre ventas es compensatoria de ingresos y debe presentarse en el estado de resultados como una deducción de la cuenta de ventas. Ejemplo 6
El 21 de enero, Constructores del Norte, S.A. paga su adeudo con Vidrioclaro y aprovecha el descuento por pronto pago.
Análisis de la información
Ò ACTIVO: Aumenta la cuenta de Bancos por la entrada de efectivo a la cuenta de Vidrioclaro, S.A.
Ú INGRESOS: Las ventas disminuyen a través de la cuenta de Descuento sobre ventas debido a que el cliente aprovechó esta opción de pago.
Ú ACTIVO: Disminuye la cuenta de Clientes debido a que se efectuó el pago de esta transacción.
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CAPÍTULO 6
Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales
Registro en el diario general El cálculo del descuento se muestra a continuación: Saldo inicial de clientes Menos: devolución de mercancía realizada el 12 de enero Saldo de la cuenta de clientes
$50 000
Menos: 2% por pronto pago (40 000 0.02) Importe a cobrar
10 000 40 000 800 $39 200
El asiento de diario se muestra a continuación: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 20, 200X
Enero 20, 200X
Bancos Descuento sobre ventas
39 200
Bancos
800
Clientes
Descuento sobre ventas 40 000
Clientes
39 200 800 40 000
Para registrar el descuento por pronto pago sobre la venta realizada el 10 de enero.
Descuentos comerciales Al hecho de que una empresa ofrezca a sus clientes una reducción sobre los precios de lista de la mercancía se le conoce como descuento comercial. Los fabricantes o distribuidores ofrecen descuentos comerciales para incrementar las compras de los clientes. El monto del descuento comercial varía, por lo general, de acuerdo con la cantidad de mercancía comprada. Es normal que los pedidos grandes reciban un descuento mayor que los pequeños. El abono a ventas se hace por el precio de lista menos el descuento comercial, ya que los descuentos comerciales no se registran en los libros del comprador ni en los del vendedor. Es preciso aclarar que en el descuento comercial no hay diferencias entre los dos sistemas de inventario. Ejemplo 7
Vidrioclaro, S.A. que tiene un precio de lista de sus vitrales de ventana de $10 000 por unidad, ofrece un descuento de 10% para compras iguales o mayores a 10 vitrales y 5% adicional para compras mayores a 15 unidades. El 25 de enero de 200X, Ventanales, S.A. compró 18 vitrales a crédito con condiciones de compra de 2/10, n/30. El costo de los vitrales es de $5 500 por unidad.
Análisis de la información
Ò ACTIVO: La cuenta de Clientes aumenta por la venta realizada. Ò INGRESOS: Aumentan por la venta de mercancías, tanto, por lo que se debe registrar un abono a la cuenta de Ventas. Sólo en caso de que Vidrioclaro, S.A. utilizara el sistema de registro perpetuo, se tendría que hacer el análisis y registro de un asiento contable adicional, referente a los inventarios y al costo de venta de la mercancía vendida. Ò GASTOS: Aumenta la cuenta de Costo de ventas. Ú ACTIVO: Disminuyen los inventarios por la venta de mercancías, se deberá realizar un abono a la cuenta de Inventarios.
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Clasificación de cuentas de ingresos y gastos
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Registro en el diario general El precio de venta se calcula: Precio de venta (18 10 000)
180 000
Menos: primer descuento (180 000 0.1) Saldo del primer descuento
18 000 162 000
Menos: segundo descuento (162 000 0.05) Precio de venta
8 100 153 900
El asiento de diario para registrar la venta sería: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 25, 200X
Enero 25, 200X
Clientes
153 900
Ventas
Clientes 153 900
153 900
Ventas
153 900
Para registrar la venta de 18 vitrales a Ventanales, S.A. con condiciones 2/10, n/30.
El costo de la mercancía vendida se registra de la siguiente manera: VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 25, 200X
Enero 25, 200X
No se hace ningún registro
Costo de ventas
99 000
Inventarios
99 000
Para registrar el costo de la mercancía vendida (sólo para el sistema de inventarios perpetuo).
Para saber más… Una vez analizadas las diferentes transacciones que se relacionan con cuentas de ventas, visita la página de Internet www.mhhe.com/universidades/guajardo5e del curso para analizar algunos ejemplos adicionales de este tipo de transacciones, a fin de reafirmar tus conocimientos en este tema.
Clasificación de cuentas de ingresos y gastos Las principales clasificaciones de ingresos y gastos que aparecen en el estado de resultados son: 1. 2. 3. 4.
Ingresos ordinarios (incluyendo otros ingresos y gastos). Costo de ventas. Costos generales. Partidas no ordinarias.
Los ingresos ordinarios incluyen todos los ingresos obtenidos por la venta de un producto o la prestación de un servicio.
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CAPÍTULO 6
Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales
Los gastos generales se dividen en dos grupos o subclasificaciones llamadas: a) Gastos de venta. b) Gastos de administración. Todos los gastos que se relacionan en forma directa con la función de ventas, como los salarios del personal de ventas, las comisiones sobre ventas, la publicidad, los fletes sobre ventas, los alquileres, los gastos de servicios públicos, la depreciación, los seguros y otros gastos similares se clasifican en el estado de resultados como gastos de venta. Los gastos de salarios de oficinistas, salarios administrativos, alquileres, servicios públicos, depreciación, seguros y otros gastos relacionados con la oficina y la función administrativa se clasifican en el estado de resultados como gastos de administración. El Resultado integral de financiamiento representa el total de ingresos o gastos por intereses, las ganancias o pérdidas por fluctuación cambiaria y otros gastos similares que se hayan presentado en el periodo. Los ingresos o gastos incurridos que no se relacionan en forma directa con las principales actividades del negocio, se clasifican como partidas no ordinarias. A continuación se muestra el formato del estado de resultado: Estado de resultados Ventas o ingresos netos ()
Costos de ventas
()
Utilidad o pérdida bruta
()
Gastos generales: Gastos de venta Gastos de administración
(/)
Otros ingresos y gastos
(/)
Otros ingresos y gastos no operativos (incluyendo partidas especiales)
(/)
Resultado integral de financiamiento (RIF)
(/)
Partidas no ordinarias
()
Utilidad o pérdida antes de impuestos a la utilidad
()
Impuestos a la utilidad
()
Utilidad o pérdida antes de las operaciones discontinuadas
(/)
Operaciones discontinuadas
()
Utilidad o pérdida neta
Para saber más… Visita la página de Internet www.mhhe.com/universidades/guajardo5e en donde encontrarás ligas a sitios interesantes para que analices diferentes formatos de presentación del estado de resultados de compañías públicas y la forma en que utilizan la información contenida en dicho estado financiero. Asimismo, encontrarás una selección de noticias de actualidad que se refieren a este interesante tema.
Procedimiento de cierre contable Como se expuso en capítulos anteriores, el ciclo contable se realiza en cuatro procesos básicos: • • • •
Registro de transacciones. Ajustes. Estados financieros. Cierre.
Estos procesos se aplican de forma indistinta para empresas de servicios y comercializadoras, sin embargo, existen algunas diferencias en el proceso de cierre, las cuales se explican en los párrafos siguientes.
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Procedimiento de cierre contable
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Luego de que se han elaborado los estados financieros, se debe realizar el cierre contable de las cuentas de ingresos, gastos y dividendos, partiendo de la balanza de comprobación ajustada. Sin embargo, dado que para las empresas comercializadoras existen dos métodos de registro de inventarios: periódico y perpetuo, difiere un poco la forma de elaborar el cierre de las cuentas. Para comprender mejor se presenta la siguiente balanza de comprobación ajustada: VIDRIOCLARO, S.A. Balanza de comprobación ajustada al 31 de enero de 200X Cuenta
Inventario periódico
Inventario perpetuo
Debe
Debe
Haber
Bancos
$35 000
$35 000
Clientes
38 600
38 600
Materiales de oficina
12 650
12 650
Inventario
95 300
102 000
Seguro pagado por adelantado
18 250
18 250
Terreno
650 000
650 000
Edificio
250 000
250 000
Depr. acumulada del edificio Mobiliario y equipo
$23 270 76 400
Depr. acumulada mobiliario y equipo Equipo de transporte
Haber
$23 270 76 400
16 400 82 900
16 400 82 900
Depr. acumulada equipo transporte
21 200
21 200
Proveedores
28 750
28 750
Acreedores diversos
29 680
29 680
ISR por pagar
12 500
12 500
Intereses por pagar
12 000
12 000
Documentos por pagar a largo plazo
250 000
250 000
Capital social
634 340
634 340
Utilidades retenidas
167 830
167 830
Dividendos
100 000
Ventas Devoluciones s/ventas Descuentos s/ventas Compras Fletes s/compras
100 000 250 000
250 000
1 920
1 920
350
350
63 200 1 750
Descuentos s/compras
8 650
Devoluciones s/compras
2 350
Costo de ventas
47 250
Fletes s/ventas
1 280
1 280
Gasto por depr. edificio
2 450
2 450
Gasto por depr. mobiliario y equipo
1 320
1 320
Gasto por depr. equipo transporte
2 100
2 100
Gasto por sueldos
18 000
18 000
Gasto por seguro
1 000
1 000
Gasto por servicios públicos
3 600
3 600
Gasto por intereses Total
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900 $1 456 970
900 $1 456 970
$1 445 970
$1 445 970
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CAPÍTULO 6
Diferencias entre las empresas de servicios y comerciales
1. Cierre de las cuentas con saldo acreedor El primer paso para registrar el cierre contable es dejar en ceros aquellas cuentas de resultados que tengan saldo acreedor. VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 31, 200X
Enero 31, 200X
Ventas
250 000
Descuento s/compras
8 650
Devoluciones s/compras
2 350
Pérdidas y ganancias
Ventas
250 000
Pérdidas y ganancias
250 000
261 000
Para cerrar las cuentas de resultados con saldo acreedor.
2. Cierre de las cuentas con saldo deudor Posteriormente, hay que dejar con saldo en ceros todas las cuentas de resultados que tengan saldo deudor. VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 31, 200X
Enero 31, 200X
Pérdidas y ganancias
97 870
Dev. s/ventas
Pérdidas y ganancias 1 920
Descto. s/ventas Compras
80 170
Dev. s/ventas
1 920
350
Descto. s/ventas
350
63 200
Costo de ventas
47 250
Fletes s/compras
1 750
Fletes s/ventas
1 280
Fletes s/ventas
1 280
Gasto depreciación edificio
2 450
Gasto depreciación de edificio
2 450
Gasto depreciación mobiliario y equipo
1 320
Gasto depreciación mobiliario y equipo
1 320
Gasto depreciación equipo transporte
2 100
Gasto depreciación equipo transporte
2 100
Gasto por sueldos
18 000
Gasto por sueldos
18 000
Gasto por seguros
1 000
Gasto por seguros
1 000
Gasto por servicios públicos
3 600
Gasto por servicios públicos
3 600
Gasto por intereses
Gasto por intereses
900
900
Para cerrar las cuentas de resultados con saldo deudor.
3. Baja del inventario inicial VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 31, 200X
Enero 31, 200X
Pérdidas y ganancias Inventario
95 300 95 300
Este asiento se realizará sólo en caso de que existan diferencias entre el inventario registrado por el método perpetuo y el inventario real.
Para dar de baja el saldo del inventario inicial.
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Resumen
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4. Alta del inventario final VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 31, 200X
Enero 31, 200X
Inventario
102 000
Pérdidas y ganancias
102 000
Este asiento se realizará sólo en caso de que existan diferencias entre el inventario registrado por el método perpetuo y el inventario real.
Para dar de alta el saldo del inventario final.
5. Cierre de la cuenta de dividendos VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 31, 200X
Enero 31, 200X
Utilidades retenidas
100 000
Dividendos
Utilidades retenidas 100 000
100 000
Dividendos
100 000
Para cerrar la cuenta de dividendos.
6. Cierre de la cuenta de pérdidas y ganancias VIDRIOCLARO, S.A. Diario general Hoja 1 Sistema de inventario periódico
Sistema de inventario perpetuo
Enero 31, 200X
Enero 31, 200X
Pérdidas y ganancias
169 830
Utilidades retenidas
Pérdidas y ganancias 169 830
Utilidades retenidas
169 830 169 830
Para cerrar la cuenta de pérdidas y ganancias.
Para saber más… Visita la página de Internet www.mhhe.com/universidades/guajardo5e y encontrarás ejemplos adicionales para que te asegures de que has comprendido cómo se realiza el cierre contable en las empresas comerciales.
Después de hacer el registro de los asientos de cierre, se clasifican en el mayor general y, posteriormente, se elabora la balanza de comprobación al cierre. Debido a que en dichos aspectos no existen diferencias entre una empresa comercial y una de servicios no hay necesidad de exponerlos en este capítulo. Sin embargo, en el apéndice de este capítulo se verá con detalle la aplicación del ciclo contable en las empresas comercializadoras mediante un ejemplo integrador.
Resumen Una empresa comercial compra productos con el objeto de revenderlos. La diferencia contable básica entre una empresa comercial y una que vende sus servicios es la adición de varias cuentas nuevas, ne-
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