CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCION FÁBRICA NACIONAL DE LICORES SECCION DE PROVEEDURIA CARTEL DE ESPECIFICACIONES PARA LA CONTRATACiÓN Concurso Número de concurso Línea 1

I

LlCITACION ABREVIADA 2018LA-OOOO10-PV

I

Detalle del material o servicio Contratación

del servicio

A. CONDICIONES GENERALES

objeto de contratación

de mercaderistas,

período 2018-2019

DE LA CONTRATACION

1. Las ofertas deben presentarse por escrito en idioma español, corriente, en original con dos copias.

en papel

2. Por el sólo hecho de presentar una oferta, el oferente declara que conoce, acepta y se somete a los procedimientos de la Fábrica Nacional de Licores, entidad adscrita al CNP, para el trámite del presente concurso. 3. Para efectos de notificaciones, el oferente debe indicar claramente el nombre o razón social, cédula de identidad o cédula jurídica, número responsable según corresponda, dirección postal, dirección electrónica, número de teléfono, telefax y dirección por calles y avenidas. 4. La oferta debe estar redactada en forma clara, no debe presentar manchas, tachaduras, borrones u otros defectos que la puedan hacer de difícil interpretación. Las correcciones deben salvarse por nota. 5. A la oferta original se le debe adherir un timbre de ~20,00 (veinte colones) de la Ciudad de las Niñas, según Ley # 6496 publicada en el Alcance # 20 a La Gaceta # 151 del 10-08-81. También se debe adherir un timbre de ~200, 00 (doscientos colones) del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas, según Ley #7105 publicada en la Gaceta #226 del 28-11-88. 6. La oferta original debe ser firmada por: a. En el caso de personas físicas, por el propio oferente o su apoderado. b. En el caso de personas jurídicas, por quien tenga la representación legal para comprometer la empresa oferente, aportando la correspondiente certificación de la personería, extendida por un Notario Público o por la Sección Mercantil del Registro Público, indicando el poder que ostenta tal personero y su número de cédula o residencia. \\192.168.10.1 08\proveeduria\Licitaciones\CARTELES

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7. En caso de personas jurídicas costarricenses, el oferente deberá acompañar con su propuesta una certificación original sobre la naturaleza y propiedad de sus cuotas o acciones con vista en el Libro de Accionistas de la Sociedad con no más de tres meses de haber sido emitida. Si las cuotas o acciones fueren nominativas y éstas pertenecen a otra sociedad, deberá igualmente aportarse certificación sobre la propiedad de las acciones de esta última. 8. Cuando el oferente se encuentre inscrito en el Registro de Proveedores de la Fábrica Nacional de Licores y haya cumplido con la presentación de estos requisitos, debe manifestar en la oferta que las mismas están vigentes y en las mismas condiciones y que constan en el Registro de Proveedores de FANAL. 9. Las ofertas deben entregarse en la Sección de Proveeduría de FANAL, en Rincón de Salas, Grecia, en sobre cerrado con la siguiente leyenda: FABRICA NACIONAL DE LICORES SECCION DE PROVEEDURíA Licitación Abreviada 20 18LA-00001 O-PV Contratación de mercaderistas, período 2018-2019 Fecha de apertura: 7 DE JUNIO DE 2018. A LAS 10 HORAS 10. Una vez depositado el sobre que contiene la oferta, la misma no podrá ser retirada de la oficina receptora, entendiéndose que pertenecerá a la Administración de FANAL. Podrá ser modificada o dejada sin efecto mediante nota ulterior presentada en sobre cerrado antes del momento de apertura, que satisfaga los demás requisitos formales pertinentes y que se refiera de manera clara a la oferta que enmienda o anula. 11. Las ofertas que se reciban serán abiertas en la fecha y hora indicadas anteriormente, en presencia de las personas interesadas en acudir al acto de apertura .. 12. La Sección de Proveeduría no recibirá ofertas que sean presentadas después de la hora fijada. Para la apertura regirá la hora señalada en el reloj marcador ubicado en la Sección de Proveeduría. 13. La oferta debe contener declaración original bajo la fe de juramento de que se encuentran al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, según lo establecido en el artículo 65 a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 14. La oferta debe contener declaración original bajo la fe de juramento de no estar inhibidos para contratar con el CNP, según prohibiciones establecidas en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, conforme a lo \\192.168.10.1 08\proveeduria\licitaciones\CARTELES

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establecido en el artículo Administrativa.

19 del Reglamento a la Ley de Contratación

15. Además debe aportar declaración original bajo la fe de juramento de que cumplen con lo establecido en el artículo 27 de la Ley Orgánica del Consejo Nacional de Producción, según lo establece el artículo 65 b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 16. En caso de resultar favorecido, el adjudicado deberá aportar una declaración original hecha bajo fe de juramento en donde se acredite oficialmente que está al día en el pago de impuestos nacionales, de acuerdo con lo que al respecto establece el Decreto Ejecutivo #26088 H-S, publicado en el Alcance #30 a la Gaceta #114 del 16-6-97, lo anterior antes de que se efectúe cualquier pago. También deberá presentar un timbre deportivo de ~5.00 (cinco colones), según artículo 17 de la Ley #3656 del 06-01-66. 17. Forma de pago: Se deberá entregar una factura para cobro por mes, se realizará el pago a 30 días una vez recibida la factura y recibido el servicio a entera satisfacción. 18. La Fábrica Nacional de Licores exigirá, como requisito indispensable para los pagos que realice a personas físicas y jurídicas constituidas en Costa Rica, que las facturas que presenten como documentos justificantes estén debidamente autorizadas por la Dirección General de la Tributación Directa del Ministerio de Hacienda, de acuerdo con el sistema de autorización para comprobantes de ingresos, publicado en La Gaceta #186 del 30/09/96. 19. La oferta debe ser acompañada de una GARANTíA DE PARTICIPACiÓN DEL 1% (uno por ciento) correspondiente a la totalidad de la oferta; garantía que debe ser depositada en horario de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 2:00 p.m., en la Unidad de Tesorería de FANAL de previo a la apertura de las ofertas. En este caso bastará con acompañar la oferta del recibo correspondiente emitido por la citada dependencia. 20. Las garantías podrán ser rendidas por cualquiera de los medios que permite el artículo 42 del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa (dinero en efectivo; cheques certificados; certificados de depósito a plazo del Sistema

Bancario Nacional; bonos de instituciones aseguradoras reconocidas, del Sistema Nacional Bancario o del Banco Popular y Desarrollo Comunal; bonos del Estado o de sus Instituciones; cheques certificados o de Gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional). 21. Cuando las garantías de participación se rindan mediante cartas de un banco o de una institución aseguradora, se debe adjuntar a la oferta una fotocopia de dicho documento. \\192.168.10.108\proveeduria\Licitaciones\CARTELES

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22. Los bonos y certificados se recibirán por su valor del mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de algunas de las Bolsas de Valores legalmente reconocidas. Se exceptúan los certificados de depósito a plazo, emitidos por Bancos Estatales, cuyos vencimientos ocurran dentro del mes siguiente al plazo máximo exigido en las reglas del concurso para la garantía respectiva.

23. La garantía de participación se devolverá a los participantes dentro de los ocho días hábiles siguientes a la adjudicación en firme, excepto al adjudicatario hasta que deposite la garantía de cumplimiento.

24. La Fábrica Nacional de Licores se reserva el derecho de adjudicar en forma total, parcial o rechazar todas las ofertas si considera que ninguna conviene a sus intereses. 25. El adjudicatario debe, dentro de los cinco días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en que quede en firme la adjudicación, depositar la GARANTíA DE CUMPLIMIENTO POR UN 5% (CINCO POR CIENTO) DEL TOTAL DE SU OFERTA EN HORARIO DE LUNES A VIERNES DE 7:30 A.M. A 2:00 P.M., EN LA UNIDAD DE TESORERíA DE FANAL. Si transcurrido este plazo la garantía de cumplimiento no se deposita, la adjudicación quedará sin efecto y se procederá a la ejecución de la garantía de participación. 26. La vigencia de la garantía de cumplimiento debe ser de dos meses adicionales a la fecha probable de finalización del contrato. De igual manera se debe mantener vigente la garantía de cumplimiento en una eventual prórroga al contrato. 27. La garantía de cumplimiento se devolverá dentro del mes siguiente a la fecha de la finalización del contrato. 28. Si el adjudicatario no cumpliera dentro del término establecido rindiendo la garantía de cumplimiento, FANAL podrá hacer una nueva adjudicación a alguno de los otros oferentes de acuerdo con lo estipulado en el artículo 191 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, o bien declarar desierta la Licitación.

29. Al adjudicatario se le retendrá el 2% del total de pagos a efectuar, como adelanto del Impuesto sobre la Renta, según artículo 23 de la Ley de Justicia Tributaria. 30. En la oferta debe indicarse el plazo de vigencia de la misma, la cual debe ser como mínimo 7 DE SETIEMBRE DE 2018.

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31. El plazo máximo para adjudicar vence el día 1° DE AGOSTO DE 2018 con opción a prórroga automática en caso de ser necesario. 32. La garantía de participación 7 DE SETIEMBRE DE 2018.

debe

tener

una vigencia

mínima

al día

33. Situaciones no previstas en el presente cartel se regirán de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa norma que regule la materia.

# 7494, su Reglamento y cualquier otra

34. El plazo para el recibo de las ofertas ha sido fijado hasta el día 7 DE JUNIO DE 2.018, a las 10 horas. De inmediato se procederá al acto de apertura, en el cual podrán participar los oferentes y quienes así lo deseen.

35. Tanto el depósito de la garantía de participación

como de cumplimiento deberá efectuarse a favor del Consejo Nacional de Producción. 36. Cualquier información adicional será atendida en los teléfonos 2494-2199 (directo), 2494-0100 (central telefónica), extensiones 276 ó 277, fax 2494-2236, Proveeduría FANAL.

37. La oferta deberá indicar el monto y la naturaleza de los impuestos que la afectan. Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado (Art. 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa). 38. El correo electrónico [email protected]

de

la

Proveeduría

de

FANAL

es

39. La presente cotización se desarrollará por más de un período presupuestario, se adoptarán las medidas del caso en lo que respecta al periodo del 2019 y 2020, con el fin de que exista contenido presupuestario según lo establecido en el artículo 9 del RLCA. 40. Para ser considerados como elegibles, los oferentes y adjudicatarios deben estar al día en el pago de sus obligaciones con la CCSS y FODESAF. Fanal verificará esta condición en el sistema de dichas entidades.

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B.

CONDICIONES ESPECíFICAS DE LA CONTRATACiÓN

1. Servicio a contratar: Servicio de dotación y administración de una planilla de ejecutivos de servicio de mercaderistas, para darle un tratamiento adecuado a los productos de FANAL, que permita la venta accesible para el comprador. 2. El período de contratación Será doce meses consecutivos, prorrogable automática mente por un período de 12 meses adicionales, siempre y cuando FANAL no indique su decisión de que no opere la prórroga automática un mes antes de vencer el período inicial. 3. Inicio del servicio: El proveedor deberá iniciar con el servicio 15 días hábiles posterior a la entrega de la orden de compra, por parte de FANAL. 2. Puntos en los que se brindará el servicio: 2.1 Canal supermercados distribuidos directamente por FANAL: Corporación de Supermercados Unidos (C.S.U), únicamente formatos Walmart y Masxmenos en todo el país. Corporación Mega Súper en todo el país. Grupo Empresarial de Supermercados (GESSA) en todo el país. La Antorcha SUMEA ubicado en Alajuela.

en

los

2.2 Canal abierto: Rosvil todos los puntos de venta ubicados en la provincia de Alajuela. Empino Grecia y San Ramón. Coope Agri todos los puntos de venta ubicados en San Isidro de General. 3. Productos

que deberán ser tratados

Marca 1 Guaro Cacique

por el mercaderista:

2

Ginebra

Presentación 1000ml, 750ml 365ml 1000ml y 365ml

3

Ron Colorado

1000ml y 365ml

4 Magallanes Centenario

750ml

5 Magallanes Conmemorativo 6 Marques Carta Blanca

750ml

..

y

1 O 1 1 1 2 1 3 1

4 750ml

\\192.168.10.108\proveeduna\lIcitaclones\CARTELES

1 5

Marca Vodka Zar

Presentación 750ml y 365ml

Guaro Cacique Superior Cañita

750ml y 365ml

Menta Verde

750ml

Perfecto Amor Triple Sec

750ml

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750ml y 365ml

750ml

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Marques Especial 8 Ron Viejo 7

Reserva

750ml y 365ml

1

Café rico

750ml

Anís Imperial

750ml y 365ml

6

1

750ml

7 Coctel a base de chile, 1000ml y 365ml 9 guaro, jugo de tomate y limón. 4. Especificaciones del servicio: La empresa oferente deberá brindar el servicio completo de mercaderistas en todo el país, deberá disponer y administrar una planilla de funcionarios proactivos que permitan un tratamiento adecuado de las marcas de FANAL. 4.1 Cronograma La empresa adjudicada deberá entregar antes de iniciar labores y cuando FANAL lo crea necesario, un cronograma de visitas diarias a todos los puntos de venta mencionados en el punto 2, con las rutas. El cronograma debe ser flexible, permitiendo cambios si FANAL lo requiriera, siempre y cuando no aumente el costo de lo indicado en la orden de compra. FANAL puede variar los puntos de venta, en caso de que algún supermercado cambie de lugar, cierre o no sea de interés para la institución seguir recibiendo el servicio en el punto de venta. Cualquier cambio en el cronograma antelación entre las partes.

deberá

ser coordinado

con suficiente

4.2 Frecuencia de visita Se debe realizar una visita diaria a los puntos de venta indicados en el punto 2, a acepción de los puntos que indique el adjudicado por escrito, que no es necesaria la visita diaria, por los motivos ampliamente justificados ante los funcionarios de Mercadeo y estos aval en su recomendación. 4.3 Personal requerido La empresa deberá contar con la cantidad de mercaderistas necesaria para cubrir todos los puntos con la frecuencia anteriormente indicada, debe contar con los supervisores necesarios para garantizar el cumplimiento de la logística y funciones de los mercaderistas y que brinden un informe sobre las funciones desempeñadas. La empresa oferente deberá especificar la cantidad de funcionarios que estarán involucrados en el proceso y especificar todos los rubros de ley que se le cancelarán dentro del servicio. 4.3.1 Perfil del mercaderista: Persona proactiva, social, respetuosa, comunicativa y ordenada. \\192.168.10.108\proveeduria\Licitaciones\CARTELES

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Debe ser cuidadoso con la manipulación del producto. Mantener una buena presentación personal. Dispuesto (a) a recibir capacitaciones y con gran deseo de aprender. Conocimiento del Equipo Hand Held. Mayor de 18 años Preferiblemente con experiencia en este tipo de trabajos o (mercaderista, gondolero, agente de ventas).

• • • • • • • • • • • • • • • • •

similares

4.3.2 Funciones del mercaderista Acomodo, orden y limpieza de los productos en exhibición. Revisión de los habladores y monitoreo precios. Revisión y ajuste del inventario. Seguimiento de la rotación del producto acorde a la línea. Recibir y acomodar los pedidos entrantes. Monitoreo de la competencia. Ubicar los precios acordes al acomodo. Colocar material POPo Negociar mejores espacios con los encargados. Negociar Islas, Cabeceras y Exhibiciones. Realizar un reporte por punto de venta. Velar por el cumplimiento y mejoramiento del planograma en los puntos de venta. Mantener la góndola con producto Informar acerca de faltante de producto (de forma inmediata). Realizar sugeridos. Generar un informe por cada visita, que detecte las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del mercado para nuestras marcas. Velar por la rotación de los productos con fecha de vencimiento más próxima. 4.3.3 Derechos de los funcionarios La empresa adjudicada deberá cumplir con todas las normas laborales vigentes en el país (póliza de riesgos del trabajo por con el Instituto Nacional de Seguros, pago del seguro obligatorio de la Caja Costarricense de Seguro Social) y demás cargas sociales amparadas por ley. La FANAL no se hará responsable de las cargas sociales, enfermedad o accidente que ocurran mientras realizan la labor de mercaderista, ni permitirá que se utilice el nombre de FANAL en algún asunto relacionado con la administración o acción de los mercaderistas que perjudiquen la imagen de la institución, si esto ocurriere, FANAL estará facultado para terminar el contrato sin ninguna responsabilidad.

•

4.4 Herramientas y materiales: Se debe contar con un Sistemas de comunicación mercaderistas y el supervisor. \\192.168.10.108\proveeduria\Licitaciones\CARTELES

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y localización

con los

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•

•

• •

Los mercaderistas que brinden el servicio en los formatos Walmart y Masxmenos, deben contar con el visado obligatorio que solicita la cadena de supermercados para ingresar y realizar sus labores dentro de los puntos de venta. Los mercaderistas deben trabajar debidamente identificados mediante un uniforme, con la marca y/o nombre de la empresa adjudicataria, en caso de que se realice un uniforme con el logo y nombre de la marca, deberá ser coordinado su diseño con los funcionarios de Mercadeo de FANAL, con el fin de que brinden su aval. Deben contar con un gafete de identificación. El adjudicatario debe proveer a cada mercaderistas un kit con todos los materiales que se requieran para llevar a cabo la función: paños, plumas, liquido para limpiar, se solicita un informe que compruebe que cada mercaderista ha recibido el material, si se deteriora/pierde/rompe debe ser reemplazado inmediatamente. 5. Especificaciones Generales Es indispensable que los funcionarios involucrados en el proceso del servicio de mercaderistas reciban una capacitación sobre la FANAL y sus productos, la cual se llevará a cabo en Grecia en la provincia de Alajuela, por parte de funcionarios de la institución, por lo que la empresa adjudicada debe trasladar a los funcionarios hasta el punto mencionado. De ser necesario, la FANAL convocará capacitaciones sobre productos nuevos, relanzamientos o actividades promocionales que los mercaderistas deban saber, por lo que la empresa adjudicada deberá estar dispuesta a la coordinación con sus funcionarios para lIevarlas a cabo. El mercaderista puede ser compartido con otras marcas, con la condición de que el adjudicatario debe otorgar la exclusividad en la categoría de licores para FANAL. La empresa contratada deberá contemplar reuniones periódicas con su personal, para transmitir conocimientos y valorar resultados. Si la empresa contratada considera necesario algún cambio o sustitución de su personal, deberá coordinar el proceso de capacitación del mercaderista que sustituirá al anterior y deberá informar en forma escrita los datos del funcionario

que cesa labores. Contemplar que el supervisor debe tener una frecuencia de visita que abarque todos los puntos de venta como mínimo una vez por semana en el Gran

Área Metropolitana y para la zona rural la supervisión debe ser periódica de manera que se compruebe la supervisión.

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Se descontará el costo del día o días de trabajo por la ausencia injustificada

y la sustitución de la persona por más de 3 veces incurriendo en la misma falta. Contemplar la implementación de un sistema de control de cumplimiento de las jornadas laborales: mantener un control de registro aportado por la empresa adjudicataria que cuente con la supervisión del Gerente de turno, Jefe de Planta, o su similar, donde conste su visita a través de firma y sello. No se aceptará como informe de supervisión reportes enviados por teléfono, ni envío de ubicaciones de WhatsApp (Ni ninguna otra aplicación digital), debe existir una comprobación fehaciente de que el mercaderistas efectivamente ha cumplido con la labor. El oferente debe presentar la oferta señalando los precios de forma desglosada de lo que se solicita en el presente cartel. Si el mercaderistas no firma bitácora y no tiene ningún medio para comprobar que efectuó la visita al supermercado se asumirá que no visitó el supermercado, por lo tanto se puede aplicar la multa respectiva. Es indispensable que se cuente con la comprobación de visitas en los puntos de venta, mediante registro en bitácora o registro de visita membretado u oficial por la empresa adjudicada, debidamente comprobado. La empresa contratada deberá llevar a cabo las negociaciones, contactos, permisos o diligencias que se consideren necesarias realizar la labor de mercaderistas en cada una de las cadenas de supermercados en que se participará, seleccionadas en conjunto con funcionarios encargados del Departamento de Mercadeo de FANAl. FANAL no asume costo adicional por otros servicios brindados que no se contemplen en esta cotización. Si el adjudicatario incumple trabajo, y además los reportes expectativas de FANAL¡ la Fábrica sin tener que pagar indemnización

con alguno de los puntos señalados durante el quincenales o mensuales no satisfacen las podrá rescindir del contrato si así lo considera¡ alguna a la empresa que brinda el servicio.

6. Adjudicación: Se calificará por la experiencia demostrada y precio ofertado. -

60% Precio:

Al menor precio ofertado, utilizando la siguiente fórmula: Oferta precio menor Costo

= --------------------------------

x 60 %

Oferta precio a evaluar

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o o

40% experiencia demostrada: Deberá presentar una declaración jurada original rendida ante un notario público que detalle: Los servicios que solicita el cartel o similares que ha brindado. La cantidad de años que ha brindado los servicios en el mercado. El puntaje se asignará de la siguiente forma: Experiencia Experiencia Experiencia Experiencia Experiencia Experiencia

de de de de de de

40% 30% 15 % 10% 5% 0%

más de 5 años 4 a menos de 5 años 3 a menos de 4 años 2 a menos de 3 años 1 a menos de 2 años menos de 1 año

7. Multas por incumplimientos en la ejecución del servicio: De comprobarse el incumplimiento de visitas de algún mercaderistas (en el caso que se confirme algún tipo de fraude en la presentación de los reportes), se procederá a multar al adjudicatario rebajando 25% del total de la factura del mes o meses donde se comprueba hubo falta. Se tomará en cuenta el precio indicado al momento de ofertar, ya que el oferente debe presentar un desglose de todos los servicios que FANAL solicita en el

presente cartel. El monto que se descontará será del pago al mes que corresponda.

Multas Aplicadas por Incumplimiento a cualquier de los puntos~a desarrollados Funciones y perfil del Mercaderista y personal requerido. Cronograma de Trabajo y frecuencia de visita. Herramientas y materiales Especificaciones Generales TOTAL

Si las faltas anteriores son reiterativas, tener que indemnizar al adjudicatario.

% 25% 25% 25% 25% 100%

FANAL podrá suspender el contrato sin

Si el adjudicatario no cumpliera con el servicio en los términos indicados, FANAL podrá dar por finalizada la contratación, al amparo de lo establecido en el artículo 212 y 213 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y procederá a \\192.168.10.1 08\proveeduria\Licitaciones\CARTELES

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2018\Cartel 2018LA-00001 0PV Mercaderistas.doc Página 11 de 12

ejecutar la garantía de cumplimiento, con base a lo señalado en el artículo 41 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

8. Pago: Con el fin de solicitar el pago por los servicios, el adjudicatario deberá presentar un informe cada mes (presentarlo en un CD) de toda la operación que incluya: observaciones y anotaciones de los mercaderistas, análisis del nivel de existencia de producto en góndola (de no existir producto en trastienda debe informarse inmediatamente), comportamiento de la competencia, estado de nuestros productos en los puntos de venta, rotación, faltantes, monitoreo de precios, algún otro dato importante que se considere en beneficio de los productos de FANAL. Se solicitará presentar los resultados ante los encargados del Departamento de Mercadeo de forma periódica. En el informe debe incluirse el documento de registro de visitas de los mercaderistas, mediante papelería membretada de la empresa. La factura debe entregarse desglosada del cobro por ruta ejecutada, por ejemplo, monto correspondiente a cada provincia Se deberá entregar una factura para cobro por mes, se realizará el pago a 30 días una vez recibido la factura y recibido el servicio a entera satisfacción. C.

FORMA DE PAGO Se deberá entregar una factura para cobro por mes, se realizará el pago a 30 días una vez recibida la factura y recibido el servicio a entera satisfacción. Atentamente,

?~~J~~ MBA. Juan !ca1os Abarca M Coordinador, Departamento d (

\\192.168.10.108\proveeduria\Licitaciones\CARTELES

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