Ciutat de Granada, 131 08018 Barcelona T. +34 93 403 96 96 F. +34 93 403 96 97 www.il3.ub.edu [email protected]

APLICAIL3 INSTRUCCIONES PARA EMPRESAS www.ub.edu/aplicaIL3 AplicaIL3 es la herramienta informática que les permitirá ponerse en contacto con alumnos y antiguos alumnos del IL3-Instituto de Formación Continua de la Universitat de Barcelona. Cuando se den de alta podrán, entre otras acciones:    

Insertar ofertas. Recibir currículums de las personas inscritas en las ofertas. Gestionar procesos de selección. Búsqueda de candidatos IMPORTANTE: para utilizar AplicaIL3 os recomendamos utilizar el navegador Mozilla Firefox.

1)

Cómo darse de alta en AplicaIL3:

Pueden darse de alta haciendo clic en el apartado superior derecho de la página inicial [Formulario alta empresa]. Una vez hayan entrado en este apartado, la aplicación les pedirá rellenar el formulario con los datos básicos de la empresa: CIF de la empresa, nombre de la empresa, número de trabajadores, descripción breve, sector, subsector, dirección electrónica, teléfono, fax, página web, como habéis conocido AplicaIL3, idioma AplicaIL3. A continuación, tienen que rellenar los datos del “Representante Legal”. Estos datos son obligatorios para poder crear la empresa en AplicaIL3. IMPORTANTE: como empresa pueden darse de alta tan solo una vez, ya que el alta está vinculada al CIF/NIF.

NIF G64489172 Fundació Privada Institut de Formació Contínua de la Universitat de Barcelona (IL3-UB)

Es importante rellenar todos los campos del formulario, puesto que algunos de ellos son obligatorios (*) para poder continuar con el proceso.



En el campo «Idioma AplicaIL3» pueden indicar en qué idioma quieren visualizar la aplicación: catalán o castellano. AplicaIL3 respetará, en todo momento, el idioma seleccionado por cada usuario, y también será el idioma en el que el resto de usuarios visualizarán los datos.  Una vez hecha el alta única de la empresa, la aplicación permite crear cuantos centros de trabajo se deseen, y relacionar cada oferta laboral/prácticas con su centro de trabajo. Una vez rellenados todos los campos, recibirán un correo electrónico en la dirección que hayan indicado en el formulario, con el usuario y la contraseña para acceder a AplicaIL3. Este usuario y contraseña les serán requeridos cada vez que accedan a AplicaIL3, por ello es recomendable conservar dicho correo electrónico. IMPORTANTE: la dirección de correo electrónico será el usuario de acceso de su empresa en AplicaIL3. 2)

AplicaIL3 – Intranet Empresas:

Ya se han dado de alta, y a partir de ahora, podrán utilizar todas las utilidades que les ofrece la aplicación.  Los datos que tenéis que utilizar para darse de alta se encuentran en el apartado Datos de la Empresa.  Comprueben que los apartados Dirección y Contactos estén correctamente rellenados y añadan cuantos centros de trabajo y/o personas de contacto sean necesarios.

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3)

Cómo insertar ofertas en AplicaIL3:

Menú Ofertas – Crear nueva oferta: Recuerden que es importante rellenar todos los datos de los formularios para facilitar al candidato una información completa sobre el puesto de trabajo/prácticas. Formulario de Creación de una oferta: (PASO 1)      

En el campo “Tipo oferta”, seleccionen si se trata de una oferta laboral o de prácticas. En el campo “Responsable de la oferta”, indican que persona es la responsable de la misma. En el campo “Lugar ofertado”, se indica únicamente el nombre de la posición que desean cubrir. En el campo “Número de plazas”, tienen que indicar el número de vacantes disponibles. En “Dirección de trabajo” tienen que escoger la dirección donde se realizaran la actividad. Si es una oferta de trabajo: salario aprox. Si es una oferta de prácticas: cantidad mensual neta.  Si es una oferta de trabajo: duración del contrato. Si es una oferta de prácticas: Horas totales de la práctica. Tienen que indicar el número total de horas de dedicación que requiere la práctica, teniendo en cuenta el máximo de horas que se indican en la normativa de convenios de cooperación educativa. Todas las ofertas tienen, por defecto, un mes de vigencia en la Bolsa de Trabajo de l’IL3. IMPORTANTE: Guardar el formulario que relleneis para actualizar la página y que la aplicación guarde la información. Formulario Descripción del Perfil Solicitado: (PASO 2)

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En este formulario os solicitamos que describan el perfil que están buscando, indicando, en cada caso, aquellos requisitos que consideren relevantes.       

Master/postgrado: pueden indicar más de un master/postgrado en concreto o a nivel general. Nivel de estudios: se recomienda indicar el nivel de estudios finalizados. Conocimientos informáticos. Edad. Permiso de conducir. Vehículo propio. Otros requisitos.

Formulario Idiomas: Pueden indicar todos aquellos idiomas que son requisito para el puesto de trabajo/prácticas y especificar el dominio correspondiente, haciendo clic en [Añadir idioma]. Formulario Áreas Funcionales: Es importante especificar los ámbitos de conocimiento y/o áreas funcionales relacionadas con el perfil deseado, indicando la experiencia mínima en cada caso. [Añadir área funcional requerida]. Formulario Descripción de la Oferta: (PASO 3) En este formulario les pedimos que consignen la información relativa al puesto de trabajo a cubrir y las condiciones de su oferta a partir de los siguientes campos:

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Descripción breve: descripción breve de la oferta, descripción que resulte atractiva para los candidatos. Campo a rellenar con especial cuidado en caso de que hayan ocultado los datos de la empresa a los usuarios de AplicaIL3.

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Funciones. Tipo de cargo. Fecha de inicio. Fecha final. Tipo de jornada. Horario. Promoción. Observaciones. ¿Desean ocultar sus datos empresariales a los candidatos?

IMPORTANTE: Guarda al finalizar la introducción de datos correspondientes a la oferta para que la aplicación registre la información.

4)

Gestión de procesos de selección a través de AplicaIL3:

Una vez introducida la oferta, desde el IL3-UB la validaremos y la publicaremos. En este momento quedará visible para todos los participantes dados de alta en AplicaIL3 y aquellos que estén interesados en ella podrán solicitarla. Podrán visualizar los currículums de los usuarios que hayan solicitado su oferta, estos serán sus candidatos. Todos los candidatos que se hayan inscrito en su oferta aparecerán dentro de “Solicitudes”, dentro Listado de ofertasConsulta. Menú Ofertas – Listado de ofertas: Acceden al listado de sus ofertas y se muestra el estado en el que se encuentra cada oferta. Estado de las ofertas:     NIF G64489172 Fundació Privada Institut de Formació Contínua de la Universitat de Barcelona (IL3-UB)



Pendiente de revisión: oferta pendiente de revisar y validar por parte del IL3-UB. Publicada: oferta validada y visible para los usuarios de AplicaIL3. (1 mes de vigencia) Activa: oferta solicitada por uno o más candidatos. Completa: oferta cubierta, el número de plazas vacantes coincide con el número de candidatos seleccionados. Anulada: oferta dada de baja.

También se muestra el estado de los candidatos, número de candidatos en cada uno de los estados y total de candidatos para cada oferta. Estado de los candidatos:    

Solicitud: participante/usuario de AplicaIL3 que ha solicitado una oferta. Aceptar solicitud: En el caso que acepten al candidato correspondiente Rechazar solicitud: En el caso que el candidato no cumpla con los requisitos deseados. Anular solicitud: Permite cancelar una solicitud aceptada.

Si seleccionan la opción “Información” pueden recuperar el detalle de la oferta y gestionar los procesos de selección. Gestión de Procesos de Selección: Aunque pueden gestionar los procesos de selección independientemente del AplicaIL3, desde la propia aplicación les ofrecemos varias herramientas de gestión con el objetivo de facilitar el proceso. 

Como empresa pueden contactar con los candidatos, ya que en sus currículums hacen constar los datos de contacto, y realizar todo el proceso de selección ajenos a la aplicación o al IL3-UB.

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Cuando acceden a la oferta, dentro del apartado “Solicitantes” encontraran la lista de candidatos (solicitantes de vuestra oferta). Las acciones que pueden llevar a cabo son:    

Visualizar en pantalla el nombre del candidato. Imprimir el currículum del candidato en formato pdf. Rechazar la candidatura por no cumplir con el perfil. Aceptar la candidatura una vez hayan seleccionado al candidato.

En todos los casos el candidato irá recibiendo mensajes de todas las acciones que ustedes vayan llevando a cabo. En el caso de ofertas de prácticas, una vez hayan seleccionado el candidato y si este pertenece al IL3-UB, deberán contactar con nosotros para tramitar el Convenio de Cooperación Educativa. El AplicaIL3 también les permite: -

Prorrogar una oferta: pueden prorrogar cualquier oferta publicada por 30 días más, haciendo clic en [Prorrogar]. Tan solo se podrán prorrogar aquellas ofertas que lleven caducadas menos de 30 días.

-

Reeditar una oferta: haciendo clic en [Reeditar] pueden crear una nueva oferta aprovechando los datos de una oferta anteriormente creada.

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Anular una oferta: Haciendo clic en [Anular] pueden anular la oferta que tienen seleccionada.

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Modificar: Pueden modificar aquellas ofertas que estén “Pendiente de revisión”. Cuando una oferta se encuentre en otro estado, no se podrá modificar, ya que ha sido revisada y aceptada por IL3.

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Búsqueda de Candidatos: Opción exclusiva para las ofertas que se encuentren en estado “Publicada” o “Activa”.

Selección de candidatos

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Desde las ofertas que lo permitan, pueden buscar candidatos que más se ajusten a los requisitos solicitados. Mediante la opción “Buscar candidatos”, el sistema mostrará la pantalla de selección de participantes de la oferta correspondiente.

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Candidatos actuales: Se muestran los candidatos que actualmente están en el proceso de selección. De cada participante se muestra el estado y la opción de visualizar su currículum y realizar las mismas acciones sobre la solicitud indicadas anteriormente.

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Filtro de candidatos: Disponen de un sistema de búsqueda para localizar participantes.

Una vez seleccionados los criterios de búsqueda, el sistema obtiene los candidatos que los cumplen, de acuerdo con el orden seleccionado. De cada candidato, se muestra el grado de afinidad con la oferta, aplicando un sistema de comparación de perfiles. La afinidad se muestra en 4 grados posibles: no hay afinidad, grado 1, grado 2 y grado 3. De cada participante que se muestra en el listado, pueden visualizar su currículum i si se ajusta al perfil requerido, pueden inscribir al candidato en la oferta. Cuando se inscribe un candidato en una oferta, el sistema le envia un correo electrónico notificando este hecho y se actualiza la lista de candidatos que actualmente se encuentran en el proceso de selección.

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El candidato tendrá que acceder a su espacio y decidir si acepta la propuesta de inscripción o no.

Más información, dudas o sugerencias a: Servicios a la Comunidad IL3 Ciutat de Granada, 131. 08018 Barcelona Tel.: +34 93 403 99 08. Fax: +34 93 403 96 97 Dirección electrónica: [email protected]