APUNTES PARA EL 2º EXAMEN PARCIAL

Alumna: DEL ANGEL LACARRIERE ANA LAURA

Profesora: L.C.C. Liliana Del Angel C.

8° A

L.C.C

RELACIONES PÚBLICAS CON LOS PROVEEDORES Ninguna organización podrá subsistir y mucho menos desarrollarse sino mantiene relaciones armoniosas con aquellas que le suministren materiales, productos o servicios para el desarrollo de sus actividades. Las buenas relaciones públicas contribuyen a prontas entregas privilegios, ajustes etc. PRECEPTOS BASICOS Las relaciones públicas con los proveedores deben basarse en las siguientes consideraciones: 1. Los proveedores deben ser tratados de la misma manera en que la organización desearía ser tratada por sus propios clientes. 2. Es práctica recomendable en la función de compras, promover la concurrencia de diversos proveedores para un mismo producto o servicio. 3. Nunca se debe pedir a un proveedor una cotización o presupuesto a menos de que en realidad se piense considerar su oferta 4. Se debe de comprar el precio justo del mercado considerado las características del producto o servicio y las condiciones ofrecidas por el proveedor debe evitarse la práctica de presionar. 5. Solo excepcionalmente se debe permitir a los compradores hacer contraofertas a los precios cotizados por los vendedores. 6. Se debe procurar, siempre que sea posible la concentración de compras de un mismo producto o servicio en solo proveedor. 7. Los términos de los pedios o contratos deben ser claros y concisos debido que no surja la menor duda respecto a las condiciones aceptadas. 8. Cuando un proveedor se encuentre en dificultades y este dentro de las posibilidades de la organización se le debe ayudar. 9. Se debe evitar cancelar los pedidos o devolver mercancía sin razones bien fundadas. 10. Todos los compradores deben conocer tanto las políticas de su departamento como las generales y normar su actuación con apego a ellas. 11. Se debe de poner especial atención en evitar el soborno a los compradores de la organización bajo cualquiera de sus normas. 12. Se recomendable que los compradores visiten a los proveedores de cuando en cuando. 13. Hay que evitar la práctica de comprar a una organización únicamente por el hecho de que también sea nuestro cliente.

Hay que tratar al proveedor como cliente:         

Forzar a adquirir productos. Esquema de venta engaños Juzgar al proveedor. Discriminación. Reclamo injustificado. Falsear los precios. Negociar exclusividad. Demandar descuentos. Excepcionales.

R.P PROVEEDORES

Los proveedores de una empresa son todos aquellos que le proporcionan a esta los recursos materiales, humanos, y financieros, necesarios para su operación diaria. Se podría considerar que los más interesados en llevar a cabo actividades de relaciones públicas son los propios proveedores, pues para ellos la empresa es su cliente. Los proveedores requieren información sobre las necesidades específicas que deben satisfacer su cliente y sobre las características de la empresa a la cual abastece. Esta última información es importante para que los proveedores comprendan la importancia de la empresa y con ello la importancia del papel que desempeñan como protagonista en sus procesos productivos. ¿QUÉ DEBO BUSCAR EN UN BUEN PROVEEDOR? Rapidez: si su empresa se dedica a la venta de productos, la experiencia le habrá demostrado que el retraso de un pedido significa automáticamente la pérdida de dinero y, en muchas ocasiones, la pérdida también de un cliente. Eficacia: pueden ser los primeros, pero eso no siempre significa que sean los mejores, el proveedor con quien usted negocie ha de disponer de esa inteligencia que solo la experiencia y la profesionalidad proporcionan. Preparación: la preparación es muy importante ya que deben de contar con un nivel académico muy alto para poder ejercer su trabajo con mayor facilidad o incluso con una experiencia en el ramo ya que esta es muy esencial en una empresa. RELACIONES DE LOS COMPRADORES CON LOS PROVEEDORES Los gerentes de compras junto con los proveedores buscan la manera de reducir los costos del material que adquiere la organización para así proporcionar mejores precios o servicios a sus clientes y poder lograr vencer a su competencia. En la actualidad, son los proveedores los que deciden con que organización negociaran para ofrecerles sus productos, ya que a través de una selección eligen cuales son las mas apropiadas.

Para saber la calidad de nuestros proveedores debemos analizar lo siguiente:  ¿Qué tipo de servicios adicionales ofrecen?  ¿Cuáles son sus tiempos de entrega?  ¿Qué condiciones de pago y crédito ofrecen?  ¿Cuál es su desempeño en cuanto a puntualidad, variedad y calidad de los productos o servicios que proporcionan? Elementos indispensables para evaluar a los proveedores actuales:  

Facilidad para conseguir nuevos proveedores El poder de negociación que se tenga con los proveedores

ORGANIZACIÓN DE LAS RELACIONES PÚBLICAS CON LOS PROVEEDORES La ejecución de un programa de relaciones con proveedores es responsabilidad de todos los involucrados dentro de la empresa, y debe formarse un comité con ellos que tenga como función revisar selectivamente las relaciones con proveedores y establecer políticas y procedimientos. El departamento de relaciones públicas tiene como responsabilidad revisar las actitudes de los proveedores, debe consultar con los miembros del comité y con los ejecutivos de compras lo concerniente a los objetivos del programa. Es esencial también la encuesta de opiniones para determinar lo que los proveedores piensan sobre las políticas y prácticas del comprador al tratar con ellos. Las políticas de compras en relaciones con los proveedores definen las responsabilidades y obligaciones del comprador y del proveedor, es importante que todo involucrado se adhiera a las políticas de compras de la compañía. Dentro de los métodos internos las relaciones con el proveedor comienzan en las oficinas de compras, los jefes de estos departamentos deben desarrollar en su personal las buenas actitudes y prácticas, que para esto el personal de relaciones públicas ayuda a preparar los materiales de adiestramiento. En el entrenamiento al personal de compras se prepara conjuntamente un boletín periódico de relaciones con los proveedores, se exhiben películas a dicho personal, se pueden grabar las conferencias y discutirlas en público.

COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES COMUNICACIÓN ORAL CON PROVEEDORES.  Entrevistas personales.  Reuniones con proveedores.  Visitas a la planta de los proveedores.  Eventos de puertas abiertas.  Visitas de expertos de campo. COMUNICACIÓN IMPRESA Y AUDIOVISUAL.  Literatura para los representantes de ventas.  Publicaciones periódicas.  Publicidad.  Reporte anual.  Películas.  Correspondencia.  Propaganda.  Trofeos. COMUNICACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS.   

Correo electrónico. Microsoft Windows Messenger. Página Web.

 Proveedor.- Suministra bienes o servicios. El proveedor es una fuente de información valiosa porque interactúa con la competencia. Objetivo Relación con Proveedores  Establecer  Mostrar  Situar  Mantener  Proporcionar PROVEEDORES INF. O o Condiciones de pago y crédito. o Tipos de servicio y bienes que ofrece. o Calidad y variedad. o Garantías. o Información de la competencia. o Tendencias de la moda. o Costos o Precios o Características de negociación, fechas, sistema de pago.

INF.D o Información específica sobre las características de los bienes, productos o servicios. o Proyectos de producción. o Información general con respecto a los procesos de producción. o Políticas de compra. o Fecha y Forma de entrega.

M.C o Literatura para los rep. de ventas. o Publicaciones periódicas. o Publicidad o Reporte anual. o Películas o Correspondencia o Propaganda o Trofeos o Correo Electrónico o M. W Messenger. o Pag. Web. o Entrevistas personales. o Requisiciones o Cotizaciones o Reuniones con Proveedores o Visitas a la planta de proveedores. o Visitas a la planta de los proveedores o Eventos de puertas abiertas. o Visitas de Expertos a campo.

FUN. R.P o Establecer relaciones estrechas con proveedores. o Negociaciones claras y seguras o Involucrarlos en actividades importantes de la organización. o Conservar el trato directo o Hacer visitas e invitar a los proveedores. o Promover políticas y procedimientos de compra.

RELACIONES PÚBLICAS CON EL GOBIERNO El estado principal fuente de las organizaciones. La organización Debe tener relaciones con las organizaciones financiadoras que tienen relación con sociedades nacionales de crédito que pueden llegar a financiarla, y facilitar el proceso de la obtención de créditos. EL GOBIERNO EN SUS DIFERENTES FUNCIONES Las relaciones pueden ser:     

La presidencia de la república Secretarias y departamentos de estado Empresas descentralizadas Gobiernos locales En general con cualquier dependencia u oficina

Lógicamente dependerá de las características de cada organización el determinar con cual o con cuales organismos del gobierno deberá establecer o enfatizar sus relaciones publicas. El gobierno como órgano regulador, como órgano impositivo y el gobierno como fuente de crédito… CONVIERTEN Al gobierno coordinador. En un coordinador de la economía y actividades nacionales fundación que realiza con el fin de lograr un desarrollo armónico y equilibrado. Afectar a la organización. Debido a que el gobierno impulsa en ocasiones ciertas actividades económicas más que otras. Los medios masivos de información

Especialmente la prensa es el medio que facilita a las organizaciones estar al tanto de las decisiones y tendencias en cuatro aspectos.    

Regulador. Impositivo. Crediticio. Coordinador. EL GOBIERNO COMO ORGANO REGULADOR

El gobierno regula ciertas actividades de la organización por medio de leyes que emite, a través con las relaciones con el gobierno, la organización estará al tanto constante mente de nuevas leyes o modificaciones, que puedan afectarle de cualquier modo. El medio más específico que permite estar al corriente de las leyes es el diario Oficial de la Federación, en el cual aparecen todas las modificaciones a las leyes en vigor, así como la creación de nuevas. Para que dichas organizaciones hagan sentir su opinión común al gobierno, para que reconsidere o revise las normas impuestas, podrán emplear como medio de comunicación las cámaras de comercio o industriales. EL GOBIERNO COMO ORGANO IMPOSITIVO Se reconoce al gobierno la capacidad y autoridad para crear y hacer cumplir un sistema tributario. Aquellas organizaciones que hayan desarrollado un inteligente programa de relaciones publicas con el gobierno, podrán lograr con mayor facilidad, ser escuchadas,. asimismo, tendrán en cuenta sus puntos de vista para la correcta planeación y aplicación de las leyes. Información que debe proporcionar el gobierno Las organizaciones deberán procurar dar a conocer y destacar ante los sectores gubernamentales con los cuales tendrán más nexos, información respecto a la forma en que contribuyen al desarrollo socio económico de la comunidad, local o nacional.

EL GOBIERNO COMO COMPETIDOR El gobierno compite con la iniciativa privada en muy diversas ramas de la economía. En los casos de competencia con un sector o institución gubernamental la organización debe mantener sus relaciones con este de la misma manera como si se tratara de un competidor privado, con calidad precio, servicio, condiciones. Si se ve al gobierno como un competidor indeseable, e incluso se se considere que su actuación en la economía es injustificada, las organizaciones afectadas deberán de expresar su sentir ante las autoridades correspondientes. EL GOBIERNO COMO FUENTE DE INFORMACION A través de entidades tales como el Banco de México, Nanfin, Bancomext, SHCP, el gobierno realiza censos, investigaciones y estudios que constituyen una valiosa información para organizaciones de muy diversos tipos y tamaños que son de utilidad.

EL GOBIERNO Debe ser percibido como un público y no solo como autoridad Requerimos y necesitamos tener buenas relaciones con el gobierno para acceder a recursos, concesiones e información.

FUNCIONES DE LAS R.P CON EL GOBIERNO 1. Investigación.- Características generales y de la política de la dependencia a los públicos que la constituyen (líderes), analiza archivos de prensa, opinión, tendencias y actitudes de los públicos y archivos de correspondencia. 2. Planificación.- Elabora planes y programas en función de los objetivos predeterminados. 3. Ejecución.- Aplica lo previsto, organiza campañas institucionales por medios de comunicación, elabora boletines de prensa, organiza conferencias de prensa, elabora las publicaciones internas de la dependencia, elabora y conduce la publicidad institucional. 4. Evaluación.- Controla los resultados de las acciones ejecutadas e introduce los reajustes pertinentes 5. Asesoramiento.- Determina políticas de las relaciones humanas, sugiere actitudes para el trato al público, sugiere políticas de relaciones industriales, sugiere políticas publicitarias y sugiere políticas de MKT.

PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA R.P. A NIVEL GUBERNAMENTAL    

Conservar y acrecentar la confianza, el apoyo y la aprobación por parte de la población de los actos realizados por el gobierno. Contribuir al mejoramiento de la administración para lograr su máxima competencia y eficacia. Desarrollar un vasto y bien orientado programa de comunicación externa, destinado a brindar información oportuna y eficiente a la ciudadanía. Contribuir a la puesta en práctica de una serie de medidas de relevante importancia ya que dan la verdadera fisionomía de la administración pública a los ojos de la ciudadanía. Estas medidas se refieren a la cortesía y esmero en la atención que debe brindarse a las personas que se acercan por cualquier motivo a las dependencias oficiales.

El gobierno como:    

Fuente de información valiosa Sistema de competencia, (para sector salud, educación, comercio) Fuente financiadora, identificar las prioridades del gobierno. La cámara presenta un canal oficial con el gobierno porque afilia intereses comunes de un sector.

Es un organismo regulador porque supervisa, regula intereses comunes de los afiliados. GOBIERNO INF. O o Censos o Estadísticas de mercado. o Estado socioeconómico del entorno.

INF.D o Contribución al desarrollo socioeconómico de la sociedad. o Fuente de trabajo o Promotor de actividades económicas. o Creación de divisas. o Propugnar, elevar el nivel de vida de sus empleados.

M.C o Cámaras de gobierno o Secretarías o Banco de México o INEGI o Diario Oficial de la Federación.

FUN. R.P o o o o o o

Investigación Planificación Ejecución Evaluación Asesoramiento Colaborar con el gobierno en obras de infraestructura y cuidado del medio ambiente. o Afiliarse y establecer relaciones estrechas con las cámaras y dependencias correspondient es.

RELACIONES PÚBLICAS CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Se ha hablado y escrito acerca del gran poder de penetrabilidad y alcance de los medios de comunicación y de su elevado grado de influencia sobre la vida y costumbres del público receptor. Por otra parte a diario se pueden apreciar pruebas evidentes de tal poder. La influencia que ejercen los medios de comunicación en la vida del publico se basa de en su amplio radio de cobertura en otras características que le son propias entre las que destacan la veracidad que las masas le confieren. ¿Qué información requiere el medio de la organización? Hechos trascendentes-noticia. RELACIONES PÚBLICAS CON LA PRENSA Cuando algo aparece impreso a los ojos de mucha gente resulta como “consagrado” en cierto sentido. Esta impresión de seriedad y solvencia es muy aprovechable en relaciones públicas por que beneficiara los temas que logremos hacer aparecer en la prensa (siempre por los medios rectos y honestos descritos). Por prensa se entiende en general toda publicación periódica: diarios y revistas. Ahora bien el término es aplicable también a cualquier publicación impresa, aunque no sea necesariamente periódica. Son factores importantes en la prensa: 1. La fijación de los mensajes: en este caso es aun más marcada por la índole técnica de los medios de impresión. 2. La difusión de los mismos: un ejemplar puede ser leído por muchas personas ejemplo: en el Periódico que pasa en la oficina de mano en mano 3. El crédito otorgado por el lector a su aplicación habitual: cuando alguien adquiere habitualmente un determinado periódico es porque lo prefiere de los demás lo considera mejor informado más ameno, más agradable etc. 4. La impresión de importancia a que antes nos referimos.

GÉNEROS PERIODISTICOS. El técnico en relaciones publicas deberá conocer asimismo la ideología, estilo y características principales de cada uno de los periódicos de la ciudad o la región donde opera con el fin de adaptarse mejor en cada caso a las mismas, a su vez vienen mascadas por sus respectivos públicos. Algunas informaciones son más aptas para una noticia o un reportaje otras quedaran más sugestivas a través de una entrevista. Nos corresponde como publirrelacionistas determinar que genero es preferible en cada caso. El artículo periodístico. El lector quiere completar también la actualidad en panorámica: esa actualidad que las noticias le presentan desmenuzada y que adquiere otro aspecto cuando se contemplan en perspectiva. Para corresponder a estos deseos que describen los artículos. Dentro de esta categoría pueden distinguirse: a) El artículo editorial: generalmente refleja la opinión de la dirección del periódico. b) La crónica desde el extranjero: testimonio directo de un corresponsal que vive en la capital desde donde escribe es decir se halla en contacto habitual con la realidad de un país extranjero. c) El articulo de colaboración: encargado a personalidades relevantes que no pertenecen necesariamente a la redacción del periódico pero colaboran con el mismo esporádicamente refleja solo la opinión de quien lo firma: no compromete al periódico. d) La glosa brevísima: nota ultra corta pero acertada, intencionadísima cargada de humor, ironía, sentido crítico y mordiente. Es directa. e) El comentario regional, local, etc.: sobre la problemática concreta que interesa aquel sector: denuncia de irregularidades administrativas, quejas del vecindario, aciertos de los servicios y deficiencias en otros preocupación sobre rumores etc. La entrevista periodística. Es uno de los géneros más leídos por lo cual nos indica que debemos preferirlo a otros como factor relacionistico. El dialogo: que abunda en guiones y puntos y aparte “aligera” visualmente el bloque e invita a leer. En relaciones públicas hemos de considerar la entrevista desde dos ángulos a saber:

 Entrevista efectuada por el periodista o por nosotros a personas vinculadas con nuestra temática,.  Entrevista efectuada a nosotros mismos o a nuestro cliente. Conviene conocer el funcionamiento del género desde ambas facetas: como sujeto agente y como sujeto paciente. Cuando se haya de efectuar la entrevista “desde” relaciones publicas, los requisitos para una buena entrevista periodística son los siguientes: a) Elección del (entrevistado: debe de ser una personalidad vinculada con la campaña y capaz de aportar revelaciones o conocimientos nuevos (noticias) acerca del mismo. La entrevista tendrá más lectores cuanto más “suene” el nombre del entrevistado) el entrevistado posea cierta agilidad mental y disponibilidad el diálogo. b)Incisividad del dialogo: el dialogo debe ser muy vivaz, y no decaer. No basta hablar con el personaje es preciso obtener de él respuestas inesperadas, valiosas o ingeniosas por lo menos informaciones de primera mano. c) Fidelidad a las declaraciones: no se pueden falsear las declaraciones ni siquiera alterar, retocar o pulir… es preciso recoger lo que el personaje ha dicho. d)Extensión producida al interés del tema: si en aquella conversación de dos horas solo se han registrado un par de respuestas verdaderamente validas no hay porque hinchar la "entrevista para que ocupe mas. Al contrario si una conversación ha sido muy informativa, muy noticiable, puede concederle la extensión necesaria para apurar todos sus valores. Cuando se haya de ser objeto de una entrevista. Elementos que se deben de considerar para una entrevista (por parte del entrevistado): 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Préstese al dialogo con simpatía. Ceda la iniciativa al entrevistador. Responda a todo. Sea conciso. Sea muy tolerante. Agradezca la entrevista aunque haya sido un tormento para usted.

El reportaje: Es el género periodístico que intente apresar la realidad tal como es Traduciéndola a términos verbales. El redactor del reportaje debe ser Testigo presencial de los hechos. En el reportaje juega un primerísimo término el valor testimonial: ver, escuchar, captar las incidencias del hecho para relatarlo todo finalmente el narrador no puede ni debe abandonar su posición personal, hacer callados sus sentimientos o sus opiniones. La revista: La revista opera por mayor perspectiva de tiempo se le escapa a la noticia ya sabida cuando la revista se publica, pero en cambio tiene ocasión de entretenerse mas en los temas. Un capítulo aparte es el formado por las revistas científicas o técnicas que constituyen causes de relaciones públicas muy precisos para llegar a los respectivos públicos profesionales. Las comunicaciones de relaciones públicas deben ser extraordinariamente particularizadas, según el tipo de la revista a que se destinen. No puede admitirse una redacción única para un campo donde la diversidad es tan grande. CANALES O MEDIOS DE COMUNICACIÓN     

RUEDA DE PRENSA BOLETIN INFORMATIVO COMUNICADO DE PZENSA CONFERENCIA DE PRENSA LIDER DE OPINION

COMUNICADO DE PRENSA En la vida de una empresa se debe difundir tan ampliamente como sea posible una noticia, es importante presentar una imagen de la empresa que impresion favorablemente aquel sector con el que se pretende relacionar comercialmente, y de crear una atmosfera más propicia tanto para las compras como para las ventas. La franqueza para con los empleados, clientes, accionistas y otras partesi nteresadas, ataja críticas y contribuye a inspirar confianza.

Objetivos para un comunicado de prensa. La inauguración de una nueva planta el descubrimiento de un nuevo producto el desarrollo de un nuevo proceso la puesta en marcha de un nuevo proyecto de Investigación fusiones, adquisiciones etc. Mientras que las razones que motiven a un comunicado de prensa pueden ser absolutamente sinceras tales como impresionar favorablemente a suministradores o infundir confianza en la bolsa, puede haber razones ocultas al buscar publicidad. A veces tiene por fin interesar a un amplio sector público y otras a uno mas reducido. Como redactar un comunicado de prensa. Es importante que la compañía u organización posea un logotipo fácil de memorizar. Debe indicarse con toda claridad el nombre y la dirección del remitente, junto con nombre y teléfono, incluida la extensión. No estará de más indicar un teléfono nocturno, dado que casi todos los periódicos trabajan durante la noche. Por supuesto la fecha debe ir reflejada, y mediante la expresión “inmediata” ya que es mucho más acertada las publicaciones “inmediatas” y despacharlas seguidamente para que llegue a la prensa a su debido tiempo. El comunicado de prensa debe mecanografiarse por una sola cara, a doble espacio y dejando un amplio margen. El tamaño del papel será carta Puede encabezarse el comunicado con el titulo que explique su contenido. La redacción debe ser clara, concisa y lógica. Olvidando los adjetivos y demás aditamentos su interpretación y sentido deben resultar absolutamente nítidos, sin ambigüedades. Se trata sencillamente de establecer una comunicación entre dos personas y debe realizarse de la forma más adecuada para conseguir el resultado deseado CONFERENCIA DE PRENSA Para que una conferencia de prensa tenga éxito, precisa de una cuidadosa planeación y organización, debe existir un ambiente de tranquila eficacia en el modo de llevar la conferencia, pero sin rastro de reglamentación los periodistas deben de sentirse a gusto. Si el tema de la conferencia es de poco valor, no se lograra aumentarlo recurriendo a una profusión de bebidas y de señoritas guapas que actúen como anfitrionas. El trabajo de los periodistas es esencialmente informativo y esperan por lo tanto que una conferencia de prensa les proporcione información y no sea meramente un acto social.

Tiempo y lugar para una conferencia de prensa. Una vez decidida la celebración de una conferencia de prensa es responsabilidad del jefe de relaciones publicas hacer todos los arreglos necesarios para llevarla a cabo en primer lugar se fijaran la fecha y el lugar. En relación con la fecha un día a mitad de semana hacia las 11:00-11:30, son la fecha y hora mas indicadas. Se celebra por la tarde, la información podría aun no estar lista para su salida en los periódicos de la mañana no siendo una noticia nacional. A pesar de que se tomen las máximas precauciones para dar gusto a todos Es evidente que la hora que se fije no convenga a algunos periódicos, pero el jefe de relaciones públicas se ocupara de que las publicaciones más importantes sean informadas antes del cierre de sus emisiones. Las revistas mensuales de negocios son también un problema pues aunque es muy deseable que apliquen la información en su siguiente edición esto no es siempre posible El jefe de relaciones publicas deberá disidir la cobertura informativa que necesita para hacer justicia a las noticias que va a dar a conocer y también convencerá a la dirección de que está realizando su trabajo de forma apropiada. Si la noticia no es valiosa se fijara la fecha según las conveniencias de esta rama de la prensa, tratando siempre que la noticia tenga la máxima repercusión en el ramo especializado. Las campañas de televisión están en el DF. Las conferencias de prensa tienen lugar generalmente en hoteles o restaurantes aunque hay una creciente tendencia a organizarlas en clubes y locales de las federaciones industriales, sociedades educativas e institutos técnicos. Generalmente no es aconsejable dar las conferencias en las propias oficinas de la empresa. Por un lado habría que encargarse del suministro de la comida y bebidas y por otro lado hay siempre cierta dificultad para despedir a la gente y para conseguir librarse de los invitados remolones que tienen tendencia a introducirse en las oficinas de los ejecutivos. En un hotel todo el mundo sabe que la sala es la alquilada durante tiempo determinado y no hay problema cuando llega el momento de cerrar la reunión. Envío de invitaciones. La mejor manera de enviar invitaciones a los periodistas es mandando cartas mecanografiadas individualmente y dirigidas a personas especificas y no simplemente citando el cargo que ocupan en el periódico. Naturalmente el tipo de periodistas que se invita varía según la naturaleza de la noticia a comunicarse, si por el contrario, esta misma empresa fuera a renunciar a un nuevo y revolucionario proceso inventado por ella para convertir el gas en petróleo entonces habría que convocar una audiencia mucho mayor

todos los periódicos nacionales incluyendo los dominicales, revistas químicas, publicaciones especializadas en temas petrolíferos o que traten de aviación o automovilismo, prensa de negocios y financiera, corresponsales de editoriales americanas y europeas ( que traten de las industrias química, petrolera, de gas etc.) Televisión, espacios informativos de cine, etc. Estimación del valor de la conferencia de prensa. Existe siempre la tentación que debe ser rechazada por parte de la alta dirección de estimar el valor de una conferencia de prensa por la amplitud de las referencias publicadas en la prensa diaria del día siguiente a su celebración sin considerar que las publicaciones técnicas e industriales de periodicidad semanal pueden otorgarles mucha atención en sus próximos números. Naturalmente es muy halagador que los grandes diarios publiquen la noticia, pero sucede muy raramente tratándose de una noticia industrial, esta tendrá que poseer un gran valor informativo muy grande para competir con los temas sensacionales que hacen que estos periódicos se vendan todos los días. Sin embargo el jefe de relaciones públicas tiene que justificar el gasto de tiempo y dinero y la única manera de convencer a los directores es representarles un informe de prensa esto lo deberá hacer una semana después dando así tiempo a que la noticia haya sido publicada por el mayor número posible de periódicos.  Demostrar la extensión de la cobertura alcanzada  Aportar evidencia sobre el interés que la noticia ha su citado reflejada en el número de preguntas que se han hecho y la información suplementaria que solicito por la parte de la prensa.  Informar que se están preparando artículos, carteles cuya necesidad fue motivada por la conferencia de prensa. El de “a quien se invita” es muy importante y es de buena política seleccionar limitando las invitaciones a aquellos periódicos a los que se esté seguro les va a interesar la noticia. Aun así habrá publicaciones de entre las seleccionadas a las que sea dudoso que les interese por ejemplo si la noticia que se va a comunicar es sobre la construcción de una nueva planta de amoniaco, abra importantes publicaciones financieras que quizás no lo publiquen. El caso es el mismo para una revista científica que seguramente no publicaría la noticia a no ser que se tratara de un descubrimiento revolucionario en el proceso de fijación del nitrógeno, que tendrían amplia repercusión incluso fuera del campo de los fertilizantes por otro lado podría darse el caso que a los editores de ambas publicaciones les gustaría la idea de entrevistarse con de los altos técnicos de la empresa y que sus cambios de impresiones trajeran como consecuencia la publicación de artículos suyos en el futuro.

Aquí es cuando el jefe de relaciones públicas tiene que utilizar su buen juicio y hacer uso de la experiencia obtenida en sus relaciones con la prensa. Sin embargo cualquiera que sean los periodistas invitados, la conferencia debe ser exclusivamente para la prensa es poco recomendable y aun peligroso mezclar clientes, suministradores y otros contactos comerciales con los periodistas, por un lado conseguirían fácilmente, y por otro, existe el peligro de que los periodistas al conversar con los clientes se enteren de noticias que comprometen a la empresa o que desvíen la atención hacia otros temas menos interesantes. Redacción de invitaciones para la empresa. Debe hacerse con el mayor cuidado. La carta deberá ser amistosa pero sin pasarse de la raya: será breve pero contendrá la información suficiente para despertar la curiosidad del editor. Se nombraran las personas más destacadas que vayan a hablar con la conferencia y se hará referencia a cualquier película, exhibición o demostración que vaya a tener lugar. Si se va a dar algo de comer o beber, se mencionara también. Importancia de una reunión preliminar. Para que una conferencia prensa tenga éxito, precisa de una cuidadosa organización debe planearse hasta el menor detalle por lo tanto es aconsejable que un pequeño ensayo una o dos horas antes de empezar de modo que todo el que tome parte en ella y sepa lo que tiene que hacer sobre todo la información puede divulgar sin entrar en el terreno de lo confidencial, bajo la influencia de unas cuantas copas es muy fácil que los empleados de la empresa, técnicos incluidos, tengan cierta propensión al soltar la lengua, y hablar sin reservas, es por lo tanto muy conveniente dar la medida de la información que pueden proporcionar y nombrarles los temas que son tabú. Como las opiniones pueden definir en relación con lo que se considera información confidencial, hace falta que el jefe ejecutivo deje bien claro el asunto, muchas empresas se resisten a dar información sobre temas como producción y capacidad de costos, know – how de fabricación, acuerdos con empresas financieras precios de contratos costos de nuevas plantas y proyectos de desarrollo. Todos los miembros de la empresa que vayan a informar en la conferencia de prensa deberán llevar un disco en su solapa, en el que conste su nombre y su cargo. Mecánica de la conferencia de prensa. El presidente o director ejecutivo de la empresa será el que habrá la conferencia y presente a los principios conferénciales. El ideal es que la introducción no dure más de diez minutos, y el presidente no tiene facilidad de hablar en público aun menos tiempo los

principales conferenciantes que naturalmente fueron elegidos por su profundo conocimiento del tema son a quienes los periodistas escucharan y suelen impacientarse si se producen demasiadas demoras, todos los discursos deberán ser altamente informativos libres de ambigüedades y bastante cortos, el ideal es que duren unos veinte minutos y que haya un amplio margen de tiempo para contestar las preguntas. Cuando todas las preguntas hayan sido contestadas se proyectara la película o se realizara la demostración. Será labor del jefe de relaciones públicas y de su personal presentar a los altos ejecutivos de la empresa los miembros más prominentes de la empresa y ocuparse de la poca agradable tarea de asegurarse de que ninguno de los asistentes beba demasiado y se ponga pesado. La gran influencia que indudablemente ejercen los medios de comunicación en la vida del público se basa en su radio de cobertura y la veracidad que las masas les confieren. La gran influencia que ejercen los medios masivos sobre el público resulta trascendente para la organización y así mantener una relación entre ellos.

RELACIONES PÚBLICAS CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN La empresa debe entablar relaciones con los medios, ya que esta puede actuar de forma positiva o negativa en la imagen que se muestra al público. Estos se encargan de recopilar, procesar y difundir información con el propósito de orientar, informar, educar y entretener. La empresa debe darle información a los medios, pues de una u otra manera ellos pretenden saber algo y no se les da información la buscaran de manera indirecta, lo cual podría afectar la imagen empresarial. Se deben realizar actividades para establecer una buena relación con los medios. Aunque también establecer mucha relación puede generar demasiada información y deteriorar su reputación, pero es importante ya que una oportunidad para transmitir mensajes a la comunidad, lo cual es valioso para las RP. Muchas veces la empresa se equivoca al mandar información errónea, porque falta claridad, a veces dan demasiado material con palabras desconocidas o especializadas, etc. Las noticias que publiquen deben ser de interés general y tendrán el valor de la noticia, que sean actuales y que no denigren la imagen de la empresa.

Los canales de comunicación con los medios resultan de vital importancia en una situación crítica y se debe estar en permanente convivencia para que el periodista se lleve una imagen buena y publique cosas agradables. Lo que ocurre a las empresas que envían indiscriminadamente información no útil para la prensa, es que pierden credibilidad en los medios informativos. No se debe discriminar a algún medio y la información entregada se debe adaptar de acuerdo a las necesidades de cada uno. Los voceros deben seleccionarse con base en su papel en la empresa y capacitarse (talleres media training), no puede ser cualquier persona, pues perdería confianza. Ser anunciante de un medio no garantiza a la empresa que este difundirá información enviada. LA PRENSA Se entiende como prensa a toda publicación periódica: diarios y revistas o cualquier publicidad impresa, aunque no sea periódica. GENEROS PERIODISTICOS EL ARTÍCULO PERIODISTICO Artículo editorial, la crónica desde el extranjero, el articulo colaboración, la glosa brevísima y el comentario regional, local, etc. ENTREVISTA PERIODISTICA Hay dos ángulos RP para una entrevista: entrevista efectuada por el periodista o por nosotros a personas vinculadas con nuestra temática y la otra es la entrevista efectuada nosotros mismos o nuestro cliente. EL REPORTAJE Es traducir la realidad a términos verbales. Se debe observar, escuchar y captar el hecho. LA REVISTA Es más entretenida, aunque se les escapa la noticia ya sabia cuando es publicada.

COMUNICACIÓN DE PRENSA Se utiliza cuando se quiere mostrar algo novedoso y así también pretender interesar a un sector público o algo más reducido, también para impresionar a suministradores, aunque habrá diversos motivos para llegar a tener un comunicado de prensa. CONFERENCIA DE PRENSA Debe tener una cuidadosa planeación y organización, los periodistas deben estar a gusto, es un acto para que la empresa envíe información a la prensa. RUEDA DE PRENSA BOLETÍN INFORMATIVO LÍDER DE OPINIÓN QUE INFORMACION REQUIERE EL MEDIO DE LA ORGANIZACIÓN Hechos trascendentes-noticia, giro de la empresa, sus productos, instalaciones, tecnología, participación en el mercado, historia, planes a largo plazo, imagen corporativa. RECOMENDACIONES PARA ENTREVISTAS CON PERIODISTAS 1. Mencione y señale lo importante 2. Considere a quien se está dirigiendo 3. Evite el parafraseo 4. No responda “sin comentarios” 5. Mantenga la calma 6. Evite decir lo que no quiera ver publicado 7. No repita preguntas o frases negativas 8. Antes de responder, asegúrese que comprendió la pregunta 9. Si no conoce la respuesta a una pregunta, dígalo 10. No se preste al juego de la especulación 11. Diga la verdad, aunque esto resulte doloroso

CONSEJOS PARA REALIZAR UNA RUEDA DE PRENSA EXITOSA: 1. Evite convocar a los medios cuando no tenga nada que decir: convoque a la fuente correcta y con suficiente anticipación 2. Elija un lugar adecuado 3. Realice la reunión a una hora conveniente para los periodistas 4. Prepare a los voceros 5. Prepare el material a entregar para la prensa 6. Conduzca la reunión para centrarla en el tema 7. Concluya la reunión cuando el tema se agote 8. Envite información complementaria

¿PARA QUE RELACIONARSE CON LOS MEDIOS?     

Lograr un beneficio mutuo (organización-medio) mediante una relación eficaz y positiva con periodistas y medios de comunicación. La gente cree más en información de medios que en publicidad de las organizaciones. Los medios de comunicación construyen o destruyen imágenes y reputaciones. Los medios de comunicación nos acercan a nuestros públicos (función de puente). Si los medios consideran a una fuente confiable, tendrá esta mas oportunidad de salir bien librada en caso de crisis.

CONSIDERACIONES BASICAS PARA LAS RELACIONES CON LA PRENSA    

Prestar ayuda a los periodistas No tratar de obtener publicidad gratuita de la prensa disfrazada en forma de noticia. No invadir labores propias de la empresa. No tratar de ocultar las malas noticias.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN INF. O o o o o

Cobertura Ideología Estilo Características principales o Perfil o Jefe de área o Líder de opinión.

INF.D o Noticias o Hechos de interés o Planes a largo plazo o Imagen corporativa.

M.C o Entrevista o Conferencia de prensa o Boletín o Revista o Reportaje o Articulo o Rueda de prensa o Líder de Opinión

FUN. R.P o Prestar ayuda a los periodistas o No tratar de obtener publicidad gratuita de la prensa disfrazada en forma de noticia. o No invadir labores propias de la empresa. o No tratar de ocultar las malas noticias

RELACIONES PÚBLICAS CON LA COMUNIDAD

COMUNIDAD: Grupo de personas que viven en esa zona localidad en la que está establecida la organización: en su entorno. ¿Qué necesito de la comunidad? La comunidad como entorno nos suministra:  Servicios  Clientes  Mano de obra Líder de opinión Es el que influye en determinado número de personas, refleja credibilidad (lo que dice es verdadero) es de vital importancia ya que considera un canal y se utiliza como un medio de comunicación, pueden ser: jefes de colonias, delegados. PRECEPTOS BASICOS... ¿Qué necesita tu entorno?     

Intereses primordiales Necesidades Problemas y anhelos Identificar al líder Saber que sucede

Evitar la contaminación y evitar molestias de todo tipo es una labor de la comunidad social. Se debe mantener correctamente bien informados a los líderes de opinión es un aspecto que la organización debe tener muy presentes. CONTRIBUIR AL DESARROLLO SOCIOECONOMICO DE LA COMUNIDAD    

Hacer compras a los proveedores locales. Contratar recurso humano de la comunidad. Cooperar con las instituciones educativas o comunitarias. Cooperar con el gobierno local o con la iniciativa privada.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN CON LA COMUNIDAD La organización deberá mantener informada a la comunidad por medio de: Publicidad institucional. Se lleva a cabo a través de medios masivos de comunicación. Se usa específicamente para resaltar la imagen y reforzar la confianza y credibilidad de las empresas. Se utiliza para dar a conocer los éxitos de la compañía, la posición de la compañía en el mercado, mejorar la comunicación con agentes, distribuidores, mostrar los cambios en la personalidad corporativa etc. Es aquella que busca que la comunidad vea y conozca la imagen de la organización. Publicaciones de la organización: Extender el alcance de las publicaciones dedicadas al personal, haciéndolas llegar al resto de la comunidad, o bien, creando folletos o publicaciones especiales. Visitas a la organización por diversos grupos: Al final de estas visitas se puede entregar un folleto sintético y sencillo sobre la empresa. Si es posible, es conveniente obsequiar a cada visitante una muestra de un producto de la organización o cualquier otro “souvenir” ambos artículos hacen más tangible y perdurable los recuerdos de la compañía. Cuando los recursos de la organización lo permitan, realizar una presentación audiovisual a los visitantes ya sea a base de películas, transparencias, filminas, láminas, retro proyectiles o de combinaciones de estos. Organización de actividades sociales. Encuentros deportivos, actividades culturales, comidas de fin de o aniversario, etc. Estas actividades van dirigidas al personal de la organización y a sus familiares, pueden extenderse al resto de la comunidad.

COMUNIDAD: nos referimos al grupo de personas que viven en la misma zona o localidad en la que está establecida la organización, y que tienen intereses similares. Depende de las características de cada empresa el delimitar que tan amplia será su comunidad. Así podemos encontrar que la comunidad de una organización puede ser un pequeño poblado, una colonia, o un barrio; mientras que para otra empresa su comunidad puede ser un estado o el país entero. Cualquier tipo de organización no podrá subsistir y mucho menos prosperar sin la comunidad, pues esta suple la mano de obra, proveedores, financiadores, servicios públicos, etc. Todas las organizaciones deben alcanzar tres tipos de objetivos:   

Económico De servicio Social

Siendo importante y necesaria la satisfacción de todos y cada uno de ellos, tratando de mantener un equilibrio. PRECEPTOS BÁSICOS La planeación de las relaciones con la comunidad debe iniciarse por conocer a ésta La comunidad al igual que los individuos, presenta diferentes características. El paso inicial para la planeación de estas relaciones debe ser investigar las formas de pensar de la comunidad, sus primordiales intereses y necesidades, problemas y anhelos, quiénes son los líderes que influyen en la opinión pública, y además las características locales de relevancia Evitar la contaminación del ambiente y otras molestias a la comunidad Como parte de sus políticas de buena vecindad, la organización no deberá esperar a que el gobierno la obligue a tomar medidas para evitar la contaminación ambiental, sino que deberá inclinarse por voluntad propia. Es muy posible que en ocasiones estas medidas puedan resultar costosas, en otras los costos pueden ser mínimos, pero en cualquier caso, protegen con ellas las relaciones con la comunidad. Mantener correctamente informados a los líderes de la opinión pública comunitaria Existen diversas personas que llegan a ejercer gran influencia en la formación de la opinión pública de la comunidad; se debe tratar de localizarles pero no con el fin de pretender inducirles a que sirvan a los intereses de la organización hablando bien de ella, sino simplemente para proporcionarles información correcta y veraz acerca de la empresa, para evitar que se propaguen rumores u opiniones acerca de la misma basados en hechos falsos.

Se podrá hacer llegar información sobre la organización a los líderes a través de diversos medios, como el envío por correo de publicaciones de la empresa, e invitaciones a la misma. Contribuir al desarrollo socioeconómico de la comunidad 1. Procurar hacer las compras a proveedores locales siempre que sea factible. Ya sea equipo y artículos de oficina, materias primas, equipo de transporte. 2. Contratar los recursos humanos de la comunidad. 3. Cooperar con las instituciones educativas comunitarias, ofreciendo oportunidades y facilidades de empleo a estudiantes, patrocinando material o equipo educativo. 4. Contribuir con el gobierno local o iniciativa privada en obras de infraestructura. Ayudar en todo lo posible a las instituciones benéficas de la comunidad La ayuda que se preste no necesariamente tiene que ser económica, también pueden brindar cooperación a organizaciones benéficas por otros medios que no impliquen valor monetario; organizando equipos entre el personal de la organización para que presten algún servicio o ayuda. a) Deben atender todas las peticiones de ayuda con respeto y amabilidad; en caso de rechazar la solicitud, se debe explicar con cortesía las razones que impiden atender la demanda. b) Establecer por escrito políticas y normas que regulen estas actividades, a fin que se actúe con uniformidad de criterio. MEDIOS DE COMUNICACIÓN CON LA COMUNIDAD   

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Publicidad institucional. A través de los medios masivos de comunicación. Publicaciones de la organización. Con publicaciones dedicadas al personal o a otros públicos, haciéndolas llegar al resto de la comunidad, creando folletos o publicaciones especiales. Visitas a la organización por parte de diversos grupos. Al final de las visitas se pueden entregar folletos sencillos sobre la organización. Es conveniente obsequiar a cada visitante una muestra de producto o souvenir de la empresa. Cuando los recursos de la organización lo permitan, es recomendable realizar presentaciones audiovisuales. Organización de actividades sociales en general. Como encuentro deportivos, actividades culturales, comidas de fin de año o aniversario.

RELACIONES CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN La gran influencia que indudablemente ejercen los medios de comunicación en la vida del público se basa en su radio de cobertura y la veracidad que las masas les confieren. La gran influencia que ejercen los medios masivos sobre el público resulta trascendente para la organización y así mantener una relación entre ellos.

COMUNIDAD INF. O o Intereses primordiales de la comunidad o Necesidades de la comunidad. o Identificar al líder de la comunidad. o Cultura, tradiciones, religión. o Conocer como es percibida la organización.

INF.D o Éxitos de la compañía. o Posición de la compañía en el mercado. o Contribuciones de mejora. o Información general de la empresa

M.C o Publicidad Institucional (Medios Masivos) o Publicaciones de la organización. o Folletos. o Organización de actividades sociales. o Líder de opinión.

FUN. R.P o Establecer una relacion o Difusión de la comunicación o Diseño y manejo del contenidos y medios.