TEMAS
MENU DE ADMINISTRACION Para ingresar al menú de administración haga Click en el botón “Admin” ubicado en la parte superior.
Encontrará los botones con las opciones de administración general con los cuales podrá: Consultar el historial de eventos que se han realizado en la Agenda, con su respectiva fecha y usuario.
Crear y buscar cualquier persona del colegio, ver su información personal, modificarle la contraseña, abrir la Agenda de la persona, enviar la información de sesión al correo o eliminarla.
Ver y modificar los grupos del colegio junto a su director de grupo asignado.
Ver y asignaturas del colegio.
modificar
todas
las
Conocer las personas que tienen emails incorrectos , con errores o marcados como Spam. Ver las personas que no tienen ningún correo electrónico registrado en el sistema.
Ver y configurar las tarjetas cumpleaños que se enviarán a los usuarios en su día.
Configurar los tipos de Anotaciones Compromisos y sus bancos para el observador.
de
y
Ver y editar los parámetros de configuración de la Agenda Virtual del colegio
MENU DE ADMINISTRACION Para ingresar al menú de administración haga Click en el botón “Admin” ubicado en la parte superior.
Encontrará los botones con las opciones de estadísticas con los cuales podrá: Conocer las estadísticas generales del colegio correspondientes a las entradas al sistema (Agenda Virtual), Mensajes, Anuncios, Tareas, Notas Parciales, Archivos y Acciones de seguimiento.
Filtrar a partir de un rango de fechas y conocer la estadística de uso que cada uno de los grupos de la institución le ha dado a cada uno de los módulos de la Agenda Virtual.
Filtrar y ver un resumen de todos los Mensajes, Anuncios, Tareas, Notas Parciales, Recursos y entradas a la Agenda Virtual que se han realizado en un determinado rango de fechas.
Exportar todas las cuentas de usuario de la Agenda Virtual
Filtrar a partir de un rango de fechas, nombres o permisos, y conocer la estadística de uso que cada uno de los docentes y administrativos de la institución le ha dado a cada uno de los módulos de la Agenda Virtual.
USUARIOS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Usuarios”.
Escriba o seleccione cualquiera de estos datos Código, Permisos, Nombres, Apellidos, Email y/o Grupo para buscar un usuario. Al encontrar podrá: Para crear un usuario Haga Click en el botón “Crear” y escriba la información correspondiente.
Cambiar la contraseña con la cual entra a la Agenda Virtual. Eliminarla de la Agenda Virtual. Enviarle al correo electrónico la información de acceso a la Agenda Virtual. Abrir su Agenda (Podrá ingresar a la Agenda como si fuera esta persona).
la
persona
Ver y editar la información que tenga registrada en el sistema. Ver, agregar, editar o eliminar las inscripciones que tenga el estudiante o docente a las clases y el permiso que tenga en éstas ya sea como participante o instructor.
USUARIOS (Detalles del usuario)
En la información de Usuario Podrá ver y editar la información personal y familiar de la persona (Cuando haya terminado de editar la información haga Click en el botón “Guardar”)
Para ver el Email y Contraseña de acceso haga Click en el botón ubicado a la derecha del correo En la Información Familiar podrá ver los nombres y correos del Padre, Madre, Acudiente u Otra Persona Si el email tiene una “X” al costado izquierdo quiere decir que este correo aún no se ha confirmado, es erróneo o fue marcado como Spam. Si desea cambia la clave del Email puede hacerlo dando click en el botón “Cambiar Clave”
Haga Click en el botón ubicado al costado derecho del email para enviar el correo de confirmación y los datos de ingreso.
USUARIOS (Inscripciones)
En las inscripciones del usuario se mostrarán las clases a las cuales el estudiante o docente está inscrito ya sea como “Participante” o “Instructor”.
Para inscribir un usuario a sus clases haga Click en el botón “Inscribir Clases” y en esta venta seleccione si es “Participante” o “Instructor”.
Podrá editar cada una de las inscripciones del usuario.
USUARIOS (Cambiar Contraseña) Para cambiar la contraseña de un usuario ingrese por medio del menú de Administración al botón “Usuarios” y busque la persona.
Después de encontrar a la persona a la cual le desea cambiar la contraseña haga Click el botón
Se mostrará una ventana en la cual podrá ver la clave actual de la persona y cambiarla por una nueva.
GRUPOS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Grupos”.
Encontrará los grupos del colegio con su correspondiente: Director, Sede/Jornada, Número y Nombre. Haga Click en para ver o editar la información del Grupo y en para eliminar el Grupo.
En esta ventana puede ver y editar la información del Grupo.
ASIGNATURAS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Asignaturas”.
Encontrará las Asignaturas del colegio con su correspondiente: Código, Nombre y Orden. Haga Click en para ver o editar la información de la Asignatura.
En esta ventana puede ver y editar la información de la Asignatura.
EMAILS ERRONEOS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Emails Erróneos”.
Serán mostradas todas las personas cuyos correos del padre, madre, acudiente u otra persona tengan emails incorrectos o con errores. (En el primer caso mostrado a continuación, el Padre del estudiante JUAN ha marcado el correo como Spam y en el segundo caso el Acudiente tiene el Email erróneo).
Puede filtrar por Grupo o Sede/Jornada.
Spam Erróneo
SIN EMAILS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Sin Emails”.
Si alguna persona no tiene registrados los correos del Padre, Madre, Acudiente y Otra persona, se mostrará con su correspondiente Información”.
Puede filtrar por Grupo o Sede/Jornada.
TARJETAS DE CUMPLEAÑOS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Tarjetas de Cumpleaños”.
Se listarán las tarjetas de cumpleaños que tiene el colegio, si no ha creado tarjetas se presentarán las tarjetas por defecto. Para crear una tarjeta haga click en “Nueva” Cada tarjeta cuenta con herramientas para su administración: Ver la vista previa de la tarjeta. Editar la tarjeta cumpleaños.
de
Eliminar la tarjeta de cumpleaños
CREAR TARJETAS DE CUMPLEAÑOS Diseñe y cree la tarjeta de cumpleaños a su gusto utilizando el editor de texto
NOTA: Tenga en cuenta NOTA: que la palabra %Nombre es indispensable a la hora de crear la tarjeta de cumpleaños ya que ésta palabra se reemplazará por el nombre del usuario que recibe la tarjeta tarjeta..
Si de sea establecer una etiqueta a la Tarjeta para que sea fácilmente referenciada asígnela en su campo
Para finalizar haga click en “Crear”
PARÁMETROS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Parámetros”.
Se mostrarán todos los parámetros de configuración de la Agenda Virtual para el colegio Para crear un nuevo parámetro haga click en “Crear” Cada uno de los parámetros cuentan con herramientas para su administración:
Editar el parámetro. Eliminar el parámetro.
CREAR PARÁMETROS
Asigne un Nombre descriptivo al parámetro Determine cual es el valor para el parámetro
Establezca el tipo de dato para el Valor del parámetro Determine a cual de los módulos de la Agenda corresponde éste parámetro, si no corresponde a ninguno déjelo en blanco Para finalizar haga click en “Guardar”
LOG Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Log”.
En el “Log” se mostrarán todos los eventos que se hayan realizado en la Agenda Virtual como: LOGIN (Acceso a la Agenda), LOGIN ERROR (Error al entrar en la Agenda), ENVIO DE MENSAJES, RECORDAR CLAVE, entre otros. Podrá filtrar los eventos por: Rango de fechas, Tipo de Evento (Información, Error, Advertencia), IP, Id Usuario o Email.
En cada evento podrá ver la fecha y hora en que sucedió, Tipo de evento (Información, Error, Advertencia), Persona quien lo realizó y Mensaje (Detalle del evento).
ESTADISTICAS GENERALES Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Estadísticas” y “Estadísticas Generales”.
Se mostrarán las Estadísticas Generales correspondientes a las: Entradas al sistema, Mensajes, Anuncios, Tareas, Notas Parciales, Archivos y Acciones de Seguimiento.
Entradas al Sistema Sistema:: Serán mostradas las entradas al sistema (Agenda Virtual) que se han realizado por mes.
ESTADISTICAS GENERALES Mensajes:: Mensajes Se mostrará por mes el número de: Mensajes creados, Destinatarios (Número de personas que recibieron mensajes), Mensajes leídos, Promedio diario de mensajes y Promedio de archivos adjuntos.
ESTADISTICAS GENERALES Anuncios:: Anuncios Se mostrará por mes el número de Anuncios Creados, Enviados (Número de personas a las que se le envió un anuncio) y Promedio diario.
Tareas:: Tareas También se mostrará por mes el número de Tareas creadas y el Promedio diario.
ESTADISTICAS GENERALES Mensajes Enviados Enviados:: Se mostrará el total de mensajes enviados en todos los meses tanto desde el módulo de Anuncios como del módulo de Mensajes.
Notas Parciales Parciales:: Se presentará el número de aperturas que ha tenido el módulo de notas parciales y quiénes han hecho la apertura.
ESTADISTICAS GENERALES Archivos:: Archivos Se mostrará por mes el número de Archivos Subidos, número de descargas, Tamaño en MB de los archivos subidos y el Promedio diario.
Acciones de Seguimiento Seguimiento:: Podrá ver el tipo y la cantidad de acciones de seguimiento que tienen los estudiantes.
RESUMEN DIARIO Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Estadísticas” y “Resumen Diario”.
Podrá filtrar y ver un resumen de todos los Mensajes, Anuncios, Tareas, Recursos y entradas a la Agenda Virtual que se han realizado en un determinado rango de fechas. Podrá buscar un mensaje escribiendo una palabra relacionada y haciendo Click en el botón “Buscar”.
Mensajes:: Mensajes Podrá ver la fecha y hora de todos los mensajes que se hayan creado con su respectivo Remitente, Asunto y Destinatario.
Para ver los detalles del mensaje haga Click en
RESUMEN DIARIO Anuncios:: Anuncios Podrá ver los Anuncios creados con su correspondiente Fecha, Título, Autor, Sitio y Grupo.
En esta ventana podrá ver los detalles del Anuncio.
RESUMEN DIARIO Tareas:: Tareas Podrá ver las Tareas creadas junto a su Fecha, Título, Instructor, Sitio y Grupo(s).
En esta ventana podrá ver los detalles de la Tarea.
RESUMEN DIARIO Recursos:: Recursos Podrá ver los Recursos creados junto a su Fecha, Nombre, Autor, Sitio y Grupo(s).
En esta ventana podrá ver los detalles y descargar el Recurso.
Login:: Login Podrá ver el historial de entradas a la Agenda Virtual con respecto al rango de fechas que seleccionó.
RESUMEN DIARIO Se mostrará el Nombre de la persona que entró a la Agenda Virtual, Código, Grupo, Cantidad de veces que lo hizo, Primer y Último acceso, Permisos y Cargo.
Puede filtrar los usuarios
En esta ventana podrá ver el historial de entradas que la persona ha realizado a la Agenda con su respectiva fecha, hora e IP.
ESTADISTICAS DE USO - DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Estadísticas” y “Docentes”.
Podrá filtrar y ver el uso que le ha dado cada uno de los docentes y administrativos de la institución a cada uno de los módulos de la Agenda Virtual. Podrá filtrar en un rango de fechas, por el rol del usuario o por el nombre.
Al final encontrará las gráficas que corresponden al uso por usuario de cada uno de los módulos
ESTADISTICAS DE USO - GRUPOS Desde el menú de Administración haga Click en el botón “Estadísticas” y “Docentes”.
Podrá filtrar y ver el uso que le ha dado cada uno de los grupos de la institución a cada uno de los módulos de la Agenda Virtual. Podrá filtrar en un rango de fechas
Al final encontrará las gráficas que corresponden al uso por grupo de cada uno de los módulos
ENFERMERÍA Para entrar al módulo de enfermería haga Click en sobre la opción “Enfermería” del menú principal Se cargará una nueva ventana en la cual podrá buscar a los estudiantes y consultar las últimas intervenciones que se han realizado en el colegio
ENFERMERÍA Aquí podrá consultar la información de contacto del estudiante y las intervenciones que le han realizado
Para abrir el registro de intervenciones en enfermería de un estudiante haga click en el ícono “Abrir” Si desea crear una nueva intervención haga click en el botón “Nueva”
CREAR INTERVENCIONES ENFERMERÍA Se abrirá una ventana para ingresar los detalles de la nueva intervención.
Al una crear intervención también se registrará una anotación en el observador con la información básica de la misma.
Complete los campos y posteriormente haga click en el botón “Crear”.
NOTA: La intervención se enviará a los correos que el estudiante tenga registrados, ya sean del padre, madre, acudiente u otra persona.
PENSIONES Seleccione la opción “Pensiones” en el menú principal
Haga click en el botón “En Mora”, defina un rango de fechas y posteriormente haga click en el botón “Cargar” para cargar la lista de estudiantes que tienen pagos pendientes en ese rango de fechas
La lista estará agrupada por cada mes comprendido dentro del rango de fechas que usted especificó
PENSIONES Seleccione los estudiantes a los cuales desea enviar el recordatorio de pago marcando la casilla que aparece a la izquierda de cada uno Si desea seleccionar a todos los estudiantes en cada uno de los meses haga click en el botón “Seleccionar Todo”
Posteriormente haga click en el botón “Enviar recordatorio” para cargar la ventana de edición del mensaje de recordatorio
En la ventana de edición usted podrá configurar el mensaje de recordatorio de la forma que prefiera
PENSIONES Puede seleccionar una plantilla de mensaje que haya guardado anteriormente Escriba el asunto del mensaje
Aquí podrá componer su mensaje con el enunciado que usted desee, tenga en cuenta que SIEMPRE debe incluir la palabra %Meses como se muestra en el ejemplo en el cuerpo del mensaje, para que al momento de ser enviado sea listada la información del estudiante, los meses con mora en el pago y el valor del pago que debe realizar, de lo contrario dicha información NO SERÁ INCLUIDA en su mensaje
NOTA: Puede incluir la palabra %Meses donde usted lo prefiera.
PENSIONES Si desea guardar el texto escrito actualmente como una nueva plantilla, haga click en el botón “Guardar Como Nueva Plantilla”
Puede guardar el texto que ha escrito en la plantilla que está usando actualmente haciendo click en el botón “Actualizar Plantilla”
Especifique a qué correos registrados del estudiante se enviará el mensaje Si desea revisar su mensaje antes de ser enviado puede abrir la vista previa del mismo para cada estudiante haciendo click en el ícono de ”Vista Previa”
Finalmente haga click en el botón “Enviar” para iniciar el envío de los mensajes
LISTA DE ENCUESTAS Acceda al módulo de encuestas desde el menú principal Se listarán las Encuestas que ha creado con sus opciones
Editar Encuesta Editar las respuestas de la pregunta Ver los resultados en Survey Project Elimina la encuesta
Para crear una nueva encuesta haga click en el botón “Crear”
CREACIÓN DE ENCUESTAS Asigne un título para la encuesta que va a crear Si desea que la encuesta sea respondida obligatoriamente marque la opción “Obligatoria”, y de ésta manera se mostrará al usuario en una ventana en la cual tendrá que responderla para poder cerrarla. Establezca el rango de fechas durante el cual estará disponible para responderla Defina si desea que se muestre el número de la pregunta o no Defina a quién va dirigida la encuesta, a los estudiantes, a sus padres y acudientes o todos Establezca la información que mostrará en el pie de la encuesta
Seleccione los grupos a los cuales va dirigida la encuesta
se
Agregue un agradecimiento por responder la encuesta Configure el encabezado que quiere Configure la invitación a que se muestre a los usuarios cuando responder la encuesta que será estén respondiendo la encuesta enviada como mensaje
CREACIÓN DE ENCUESTAS Es posible seleccionar los grupos y usuarios para los cuales va dirigida la encuesta que está creando Haga click en la pestaña “Invitaciones” Elija si la encuesta va dirigida a toda la comunidad educativa o para ciertos grupos
Si desea buscar una persona en especial puede filtrar por Código, Nombres o Apellidos
Seleccione de la lista el grupo al cual desea enviarle la encuesta
Si desea seleccionar a todos los usuarios de un determinado grupo, haga click en el cuadro de selección ubicado a un lado del nombre del grupo o haciendo click en el cuadro de selección ubicado en la parte superior de la lista de usuarios
En la parte inferior se muestra el número total de invitaciones que se crearán junto a la encuesta
Al seleccionar un grupo se listarán todos los usuarios de tal grupo
CREACIÓN DE ENCUESTAS Si desea enviar un mensaje invitando a los usuarios a responder la encuesta configure la invitación Haga click en la pestaña “Configurar Invitación” Establezca el asunto para el Mensaje a enviar
Escriba el cuerpo del mensaje que se enviará con la invitación. Por defecto se mostrará un texto el cual puede ser editado, debe tener en cuenta que es importante que la palabra %Link se encuentre en el cuerpo del mensaje, ya que ésta será reemplazada por el link desde el cual cada uno de los invitados podrá acceder a la encuesta y responderla.
CREACIÓN DE ENCUESTAS Puede establecer un texto con Agradecimiento el cual se mostrará al usuario cuando éste responda la encuesta Haga click en la pestaña “Agradecimiento”
Escriba el texto del agradecimiento que se mostrará al usuario al finalizar la encuesta
Cuando los usuarios respondan la encuesta verán el mensaje de Agradecimiento previamente configurado
CREACIÓN DE ENCUESTAS Si lo desea podrá establece un encabezado en la encuesta Haga click en la pestaña “Encabezado”
Escriba el encabezado, el cual se mostrará en la parte superior del formulario de la encuesta
De ésta manera los usuarios verán el encabezado cuando vayan a responder la encuesta
CREACIÓN DE ENCUESTAS Es posible presentar además información en el pie de la encuesta Haga click en la pestaña “Pie”
Escriba el texto que desea mostrar en la parte inferior de la encuesta
Después de finalizar la creación de la encuestas haga click en el botón Guardar
De ésta manera los usuarios verán el pie cuando vayan a responder la encuesta
CREACIÓN Y EDICIÓN DE PREGUNTAS
Después de crear la encuesta, se mostrará en la lista de Encuestas
Para crear y editar las preguntas de la encuesta haga click en “Editar Preguntas” Se mostrará una página con los detalles básicos de la encuesta donde podrá administrar las preguntas
Si desea volver y editar la información de la encuesta haga click en “Editar Encuesta” Para observar cómo los usuarios ven su encuesta haga click en “Vista Previa” Para crear una nueva Pregunta haga click en el botón “Nueva”
Cuando haya creado todas las preguntas haga click en “Publicar”, así los usuarios podrán ver y responder la encuesta
CREACIÓN Y EDICIÓN DE PREGUNTAS Al hacer click en el botón “Nueva” se despliega una ventana para configurar y crear la nueva pregunta
Pregunta de tipo Selección Única
Escriba las posibles respuestas Escriba la pregunta en el campo de texto
Si desea que alguna de las opciones de respuesta se muestre al usuario marcada por defecto, selecciónela
Seleccione el Tipo de pregunta Si desea eliminar alguna de las respuestas existentes haga click en el botón X
Puede cambiar el tipo de respuesta a Texto Es posible establecer un ID a cada respuesta
Para crear una nueva respuesta haga click en el botón “Agregar”
Si desea copiar las respuestas de otra pregunta que ya ha creado anteriormente haga click en “Copiar respuestas”
Marque el cuadro de selección si desea que la respuesta de tipo texto sea obligatoria Para guardar la nueva pregunta haga click en guardar
Puede cambiar el tipo de respuesta entre Selección y Texto
CREACIÓN Y EDICIÓN DE PREGUNTAS Al hacer click en el botón “Nueva” se despliega una ventana para configurar y crear la nueva pregunta
Pregunta de tipo Selección Única Puede configurar la pregunta haciendo click en “Configuración”
Si desea mostrar las respuestas en orden aleatorio marque el cuadro.
Por defecto la pregunta se creará Obligatoria, si no desea que así sea desmarque el cuadro de selección
Es posible establecer el número de columnas en las que se van a presentar las respuestas
Las respuestas se pueden presentar en orientación Horizontal o Vertical según se requiera Cuando el tipo de pregunta es Selección Única es posible presentar las opciones al usuario de dos maneras
Selección por items (RadioButton RadioButton))
Para guardar la nueva pregunta haga click en guardar
Lista de Selección
CREACIÓN Y EDICIÓN DE PREGUNTAS Al hacer click en el botón “Nueva” se despliega una ventana para configurar y crear la nueva pregunta
Pregunta de tipo Selección Múltiple El valor Mínimo indica el número mínimo de respuestas que el usuario deberá seleccionar Escriba la pregunta en el campo de texto
El valor Máximo establece el límite de respuestas que el usuario podrá seleccionar (si no desea que haya un límite deje el valor en 0)
Seleccione en el Tipo la opción “Selección Múltiple”
Es posible establecer un ID a cada respuesta
Escriba las posibles respuestas Para eliminar alguna de las respuestas existentes haga click en el botón “X”
Si desea que alguna de las opciones de respuesta se muestre al usuario marcada por defecto, selecciónela
Para crear una nueva respuesta haga click en el botón “Agregar”
Puede cambiar el tipo de respuesta entre Selección y Texto Si desea copiar las respuestas de otra pregunta que ya ha creado anteriormente haga click en “Copiar respuestas”
Para guardar la nueva pregunta haga click en guardar
CREACIÓN Y EDICIÓN DE PREGUNTAS Al hacer click en el botón “Nueva” se despliega una ventana para configurar y crear la nueva pregunta
Pregunta de tipo Texto
Escriba la pregunta en el campo de texto Seleccione el Tipo de pregunta, en éste ejemplo la pregunta que se creará será de tipo Texto
Por defecto la pregunta se creará Obligatoria, si no desea que así sea desmarque el cuadro de selección Las respuestas se pueden presentar en orientación Horizontal o Vertical según se requiera
Para guardar la nueva pregunta haga click en “Guardar”
Es posible establecer el número de columnas en las que se van a presentar las respuestas
CREACIÓN Y EDICIÓN DE PREGUNTAS Copiar Respuestas de Otra Pregunta 1.
2.
Se mostrará una ventana con las preguntas actuales
Finalice haciendo click en el botón aceptar
Haga click en el botón “Copiar respuestas”
Haga click en la pregunta de la cual desea copiar sus respuestas
3.
Al finalizar ésta acción se cargarán las nuevas respuestas en la pregunta
ADMINISTRAR PREGUNTAS
Para cambiar el orden de una pregunta ubique el puntero sobre el ícono y luego arrastre la pregunta con click sostenido hasta la nueva posición
Es posible insertar una página haciendo click en el ícono la página se insertará después de la pregunta donde se hizo click
Si desea abrir y editar una pregunta haga click sobre el ícono
Para eliminar una pregunta haga click en el botón Si desea eliminar una página haga click en el ícono la página se eliminará y las preguntas que se encuentren en la página eliminada serán movidas a la página anterior
ADMINISTRAR PREGUNTAS Para observar cómo los usuarios ven la encuesta haga click en “Vista Previa”, tenga en cuenta que para ver la vista previa la encuesta no debe estar publicada Si desea “Publicar” o “Despublicar” la encuesta haga click en el botón según sea el caso Se abrirá una nueva ventana con la vista previa de la Encuesta
Las preguntas de tipo Selección y que son obligatorias tendrán el ícono
Las preguntas de tipo Texto y que son obligatorias tendrán el ícono
EDITAR ENCUESTA Desde el formulario de edición de encuesta podrá dirigirse a la edición de preguntas haciendo click en “Editar Preguntas” Podrá ver los resultados de la encuesta haciendo click en el botón “Resultados”
Es posible ver las respuestas de cada uno de los usuarios (Invitaciones), enviar mensajes con las invitaciones , editar el mensaje de agradecimiento, encabezado y pie y además eliminar todas las respuestas que actualmente tenga la encuesta
Si desea “Publicar” o “Despublicar” la encuesta haga click en el botón según sea el caso Entre las características que puede editar se encuentran el Título, si es de carácter obligatoria (Obligatoria), las fechas Desde y Hasta cuando estará disponible la encuesta y si desea mostrar u ocultar el número de las preguntas.
EDITAR ENCUESTA Ver Invitaciones y Respuestas Haga click en la pestaña “Invitaciones”
Si desea filtrar por Código, Nombre o Cargo escriba en el campo del filtro y de click en “Filtrar”
Es posible filtrar la lista de invitaciones, Todas: muestra la totalidad de invitaciones, Respondidas: muestra únicamente las que ya se respondieron y Sin Responder: muestra solamente las que siguen sin responder
Para saber en tiempo real cuantas respuestas hay hasta el momento haga click en el botón “Actualizar Respuestas” Lista de Invitaciones Si lo desea podrá eliminar invitaciones seleccionándolas y dando click en el botón “Eliminar” o directamente en el botón Puede crear nuevas invitaciones a grupos de la institución
Al finalizar la edición haga click en “Guardar”
Si desea ver la respuesta de un usuario en particular haga click sobre el ícono
Si desea eliminar la respuesta de un usuario en particular haga click sobre el ícono
Número total de invitaciones Número total y porcentaje de respuestas hasta el momento Número total y porcentaje de invitaciones sin responder
EDITAR ENCUESTA Ver Una Respuesta Cuando va a ver la respuesta de un usuario haciendo click en el ícono
Podrá validar la información básica como el código y nombre del usuario
Se mostrarán las preguntas con las respuestas del usuario
será redirigido a una nueva ventana
EDITAR ENCUESTA Enviar las Invitaciones a Responder la Encuesta
Haga click en la pestaña “Enviar Invitaciones” Defina un Asunto para el mensaje que se enviará con la Invitación
Escriba el cuerpo del mensaje para la invitación
Cuando se haya configurado correctamente la invitación haga click en “Enviar Invitaciones” Nota: Debe tener en cuenta que antes de Enviar las Notificaciones debe publicar la encuesta
EDITAR ENCUESTA Enviar las Invitaciones a Responder la Encuesta Se iniciará el envío de mensajes con las invitaciones para todos los usuarios que aún no han respondido la encuesta
Las invitaciones llegarán a la bandeja de entrada de la Agenda virtual de los usuarios
El mensaje incluye el link para responder la encuesta
Los usuarios recibirán un Mensaje como éste en su correo electrónico con la invitación a responder la encuesta
EDITAR ENCUESTA Eliminar Todas las Respuestas de una Encuesta Haga click en la pestaña “Admin”
Para eliminar las respuestas haga click en “Limpiar Respuestas”
Se mostrará una ventana para confirmar si desea eliminar todas las respuestas
Para eliminar las respuestas haga click en “Sí”
VER RESULTADOS DE UNA ENCUESTA
Desde la lista de encuestas haga click en “Ver Resultados”
Haga click sobre la primera lista de selección y elija la pregunta de la cual desea conocer sus resultados, si desea ver los resultados de todas las preguntas haga click sobre la opción “Display all results”
Si desea ver los resultados de un rango de fechas haga click en cada uno de los campos de “Date range”, de ésta manera se abrirá un calendario para seleccionar la fecha
Se mostrará una nueva ventana para ver los resultados
VER RESULTADOS DE UNA ENCUESTA Se listarán las estadísticas de las preguntas que tiene la encuesta (si seleccionó la opción “Display All Results” se muestran todas, sino mostrará la pregunta seleccionada)
Podrá observar la cantidad total de respuestas que ha recibido cada una de las preguntas
Encontrará también el porcentaje por cada una de las opciones de respuesta
Podrá observar el número de usuarios que han seleccionado cada una de las opciones o respuestas
EXPORTAR RESULTADOS DE UNA ENCUESTA Podrá exportar los resultados a Excel para guardar el archivo con los resultados de la encuesta
Haga click en la pestaña “Data Export”
En el campo delimitador digite “;” de esta manera Excel mostrará correctamente tabulados los datos
Puede definir la fecha a partir de la cual quiere consultar los datos que se van a exportar, de igual manera podrá determinar la fecha hasta la cuál se consultarán los datos
Haga click en “Export CSV” para que inicie la descarga del archivo
EXPORTAR RESULTADOS DE UNA ENCUESTA Al descargar y abrir el archivo en Excel podrá ver los usuarios que ya respondieron a la encuesta y sus respuestas
Fecha y hora en la cual termina de responder
Fecha y hora en la cual empieza a responder
IP del computador desde el cual respondió
Código y nombre del usuario
Preguntas con sus respectivas respuestas
EGRESADOS Para ingresar al módulo de Egresados seleccione la opción ‘Egresados’ en el menú principal Aquí encontrará la lista de egresados registrados actualmente y las diferentes acciones que puede realizar, algunas de estas son: Crear y editar Egresados, Importar Egresados, Enviar mensajes, Configurar la tarjeta de cumpleaños, entre otras.
CREAR O EDITAR EGRESADOS
Para Agregar un egresado haga click en el botón ‘Nuevo’ Complete la información del egresado (Apellidos, Nombres y Promoción son requeridos) Finalmente haga click en el botón ‘Crear’
Si desea editar la información de un egresado haga click en le ícono
EGRESADOS - LISTA DE CORREOS ERRÓNEOS
Haga click en el botón ‘Emails Erróneos’ para visualizar la lista de egresados cuyo correo ha rebotado o ha marcado el correo de la Agenda como Spam
Spam Erróneo
IMPORTAR EGRESADOS
Haga click en el botón ‘Importar’ para abrir la ventana de importación de egresados
Aquí podrá Importar Egresados de una gran lista de registros, dichos registros deben estar separados por un salto de línea (Enter) y los datos de cada uno pueden ir separados por coma: “,” , punto y coma: “;” o por tabulaciones
IMPORTAR EGRESADOS Por ejemplo, si desea importar registros de una lista que se encuentra en un archivo de Excel, asegúrese de que los datos están en el orden indicado y seleccione los registros que desea importar
Copie y pegue las celdas seleccionadas en el campo de importación, automáticamente los registros quedan separados por un salto de línea y los datos de cada uno separados por tabulaciones
IMPORTAR EGRESADOS Cuando el proceso concluya, se mostrarán los resultados de la importación, donde podrá visualizar el total de egresados importados, número de egresados omitidos durante el proceso (Si hubo excepciones), y el número de errores que ocurrieron (Si hubo errores)
Posteriormente haga click en el botón ‘Importar’ para iniciar el proceso de importación Finalmente haga click en el botón ‘Aceptar’ para cerrar la ventana de importación
EGRESADOS - TARJETA DE CUMPLEAÑOS
Para configurar la tarjeta de cumpleaños de Egresados haga click en el botón ‘Tarjeta de Cumpleaños’, se abrirá la ventana de configuración donde deberá completar los campos solicitados Asunto que llevará el mensaje al enviar la tarjeta Email al cual se enviarán las respuestas que realicen los egresados al mensaje
Aquí configure la Tarjeta de Cumpleaños a su gusto; por ejemplo, puede insertar imágenes o cambiar el estilo al texto
NOTA: Es importante que incluya la palabra %Nombre en el cuerpo del mensaje, para que de esta manera sea reemplazado por el nombre de cada egresado al momento de enviar la tarjeta
Haga click en el botón ‘Guardar’ para conservar los cambios realizados
EGRESADOS - PRÓXIMOS CUMPLEAÑOS
Para ver la lista de próximos cumpleaños de egresados haga click en el botón ‘Próximos Cumpleaños’, se mostrarán los cumpleaños en los últimos siete días y en los próximos siete días, en el siguiente ejemplo la fecha actual (Hoy) es Jueves 09 de Julio
EGRESADOS - MENSAJES
Para enviar mensajes a los egresados, haga click en el botón ‘Mensajes’, se abrirá la ventana principal de mensajes donde podrá consultarlos, crear uno o eliminarlo Haga click en el botón ‘Crear’ para crear un mensaje
Se abrirá la ventana de creación de mensajes, donde podrá configurar y enviar un nuevo mensaje
EGRESADOS - MENSAJES Complete los campos solicitados para crear el mensaje: Escriba un asunto para el mensaje Redacte mensaje
el
cuerpo
del
Puede adjuntar archivos de su computador o insertar recursos digitales de la agenda Promociones a las cuales será enviado el mensaje Marque la casilla si desea que el mensaje se publique en la página web del colegio Fecha hasta la cual estará publicado el mensaje
Finalmente haga click en el botón ‘Enviar’ para enviar el mensaje
EGRESADOS - MENSAJES Para ver el detalle de un mensaje, haga click sobre el ícono , se abrirá una ventana con el detalle del mensaje, estadísticas de envío y las últimas aperturas que se han efectuado Remitente del mensaje Destinatarios Fecha de creación Cuerpo del mensaje Estadísticas de envío: -Total de egresados a los cuales se envió. -Total de correos enviados correctamente. -Total de correos leídos.
Ultimas veinte realizadas
aperturas
Puede descargar la totalidad de las aperturas haciendo click en el botón ‘Descargar
BOLETINES Ingrese al módulo de boletines seleccionando la opción ‘Boletines’ en el menú principal Encontrará la lista de boletines que se han creado con sus respectivas opciones dentro de las cuales se encuentran: Crear Boletines, Importar Boletines, Enviar los Boletines a los estudiantes, entre otras
También podrá buscar estudiantes y consultar sus boletines
BOLETINES Para crear un nuevo boletín haga click en el botón ‘Crear’
Complete los campos solicitados para crear el boletín
Si el tipo de Paz y Salvo seleccionado es Recaudo VPS, debe especificar el mes al cual deben estar al día los estudiantes para acceder al boletín Por último haga click en el botón ‘Crear’ para guardar el boletín Si desea modificar un boletín, haga click en el ícono
Posición que ubicará el boletín en la lista de boletines Desde cuando y hasta cuando estará disponible el boletín para su descarga
BOLETINES Para importar archivos con los boletines de los estudiantes a un boletín, haga click en el ícono
Se abrirá la ventana de importación, donde deberá elegir los archivos .zip que contienen los boletines
Puede elegir los archivos haciendo click en el botón ‘Seleccionar Archivos’ y seleccionando los deseados
También puede elegir arrastrándolos al recuadro
los
archivos
BOLETINES Se listarán los archivos en la ventana, haga click en el botón ‘Subir’ para iniciar la carga de los archivos Se mostrará el progreso de carga para cada archivo
Cuando el proceso concluya se indicarán los resultados de la importación para cada archivo y el total de archivos procesados
BOLETINES Para visualizar los detalles de los archivos importados haga click en el ícono
Se cargará una ventana con los detalles de los archivos subidos por grupo; donde se muestra el número de boletines importados y el total de estudiantes que han descargado el boletín
Para determinar cuales estudiantes pueden descargar el boletín, haga click en el ícono para cruzar el boletín contra recaudo. Tenga en cuenta que el Tipo de Paz y Salvo del boletín debe ser ‘Recaudo VPS’
Si desea limpiar todos los archivos subidos de un boletín, haga click en el ícono , se eliminarán todos los archivos de boletines que haya importado
BOLETINES Para enviar el boletín al email de cada estudiante, haga click en el ícono , se abrirá una ventana donde podrá configurar el Asunto y el Contenido del mensaje, también seleccionar los grupos a los cuales desea enviar el mensaje
Asunto del mensaje Contenido del mensaje, puede configurarlo como desee, pero tenga en cuenta que para que el link de descarga del boletín sea enviado a cada estudiante, debe incluir la palabra %Link en el cuerpo del mensaje Puede enviar el mensaje a todos los grupos o seleccionar los grupos que desee
Haga click en el botón ‘Guardar’ para conservar los cambios hechos al mensaje, o al botón ‘Enviar’ para realizar el envío del mensaje
BOLETINES Si desea visualizar o descargar los boletines de un estudiante, ingrese a la búsqueda de estudiantes, filtre por cualquiera de los campos y haga click en el botón ‘Buscar’
Para visualizar los boletines de un estudiante haga click en el ícono Se abrirá una ventana con la lista de boletines que tiene el estudiante.
Vista del boletín Agenda Virtual
en
la
Puede descargar el boletín a su computador haciendo click en el ícono ,también puede visualizarlo en la Agenda Virtual haciendo click en el ícono
NOTAS PARCIALES Para editar la configuración de las Notas Parciales, ingrese al módulo seleccionando la opción ‘Notas Parciales’ del menú principal
Haga click en el botón ‘Configuración’ para abrir la ventana de configuración de las Notas Parciales, aquí aparecerá el periodo actual, y la lista de periodos creados
NOTAS PARCIALES Si desea cambiar el período actual, seleccionar otro en la lista de periodos
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Desde cuando y hasta cuando estará visible el período Mensajes que se muestran según la visibilidad del período
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NOTAS PARCIALES Para configurar las columnas de un período haga click en el ícono Se cargarán las columnas del período elegido, haga click en el botón ‘Nueva’ para crear una nueva columna en el periodo
Desde cuando y hasta cuando estará visible la columna Mensaje que aparece cuando el estudiante no está a paz y salvo
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