UCB SAN PABLO – CPA 101                                                                                                                                                  Lic. Fernando García Ugarte 

TEMA 2   

ACTIVO DISPONIBLE    1. Concepto    Las disponibilidades representan un recurso de propiedad de la entidad, al cual puede dársele uso  para cualquier fin, por lo que tiene un gran valor para la empresa.    Comúnmente, el saldo final de las cuentas integrantes del rubro de disponibilidades suele ser poco  significativo,  en  cuanto  a  importe,  respecto  del  conjunto  de  los  activos  de  una  empresa.    Sin  embargo, esta situación es engañosa porque si bien el saldo es mínimo al finalizar un determinado  período,  en  el  curso  del  mismo,  el  flujo  y  el  volumen  de  operaciones  relacionadas  con  las  disponibilidades son mayores que en cualquier otro rubro, ya que en último término, la mayor parte  de  las  operaciones  que  ejecuta  una  empresa  están  relacionadas  precisamente  con  las  disponibilidades.    2. El Efectivo    Comprende los recursos disponibles en dinero existentes en Caja y en las cuentas  corrientes bancarias que la empresa pueda tener en moneda nacional y extranjera,  y  otros  valores  con  características  similares  para  ser  utilizados  sin  restricciones,  que se poseen a una fecha determinada.  Las características están representadas  por la liquidez, la certeza y efectividad que poseen.    Por tanto, en este rubro solamente se pueden incluir recursos disponibles, que pueden ser utilizados  en forma inmediata, para el pago de obligaciones o adquisición de bienes y servicios.    Normalmente, uno de los principales componentes del efectivo, es la  cuenta “Caja” compuesta por billetes y monedas de curso legal que  están  disponibles  para  ser  utilizados  inmediatamente  y  por  los  cheques  recibidos  en  las  operaciones  normales  de  la  empresa;  sin  embargo, mantener el dinero en la empresa se ha convertido en una  práctica ya poco frecuente, porque se prefiere contar con el mismo en  cuentas bancarias para realizar los pagos mediante la utilización del  cheque.    Una  forma  de  controlar  el  dinero  existente  en  la  empresa  es  la  realización  reconteos  físicos  sorpresivos del efectivo en moneda, billetes y cheques encontrados a una determinada fecha, los  mismos que se deben exponer en una hoja de trabajo denominada Arqueo de Caja.     Dentro de las operaciones habituales realizadas con el efectivo, pueden determinarse  faltantes y sobrantes de fondos, los que se determinan a través de la comparación del  importe de recuento físico y el saldo del mayor de la cuenta Caja.     3. Caja Chica    Es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo, cuyo manejo se asigna a una persona,  disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; los  montos  de  los  gastos  que  se  realizan  con  este  fondo  son  tan  pequeños  que  no  es  conveniente  pagarlos con cheques. 

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  3.1. Creación del fondo fijo    El  funcionamiento  del  fondo  fijo  de  Caja  Chica  implica  la  vigencia  de  un  Reglamento  para  la  administración  de  sus  recursos,  que  entre  otros,  debe  contener  los  procedimientos  para  la  autorización, control y presentación de los descargos.  La creación del fondo fijo implica el giro  de un cheque a la orden de la persona que será la encargada de su manejo.    3.2. Reposición    El denominado fondo fijo debe permanecer, como su nombre lo indica,  fijo; esto implica que conforme se vayan realizando los gastos, el fondo  irá disminuyendo y llegará un  momento en el que se debe realizar su  reposición por el monto total gastado.  Normalmente, cuando el monto  gastado alcance más o menos el 80% del fondo fijo, se debe realizar la  reposición, previa presentación de descargos de la persona encargada  del manejo de dicho fondo.    3.3. Cierre del fondo fijo    Con  fines  de  presentación  de  los  Estados  Financieros,  el  fondo  fijo  de  Caja  Chica  debe  ser  cerrado al final de cada gestión y reabierto en la siguiente.  Existirán casos en que se considerará  la disminución o aumento del fondo fijo de Caja Chica.    4. Cuentas bancarias    La empresa genera ingresos operacionales básicamente de dos fuentes: de la venta al contado de  bienes y servicios, y de cobranzas de ventas de bienes y servicios al crédito.  Por razones de control  interno, las recaudaciones diarias deben ser depositadas en entidades financieras al día siguiente,  esta situación hace que las empresas deban contar necesariamente con cuentas corrientes.    4.1. Caja de ahorro    Como podemos interpretar la imagen, el ahorro es más personal que  empresarial.  Una caja o cuenta de ahorro es un depósito ordinario a  la  vista,  en  la  que  los  fondos  depositados  por  el  ahorrista  tienen  disponibilidad  inmediata  y  generan  cierta  rentabilidad  o  intereses  durante un período determinado según el monto ahorrado.    Las condiciones de remuneración son variables, pueden existir cuentas de ahorro que abonen  los intereses de forma mensual, trimestral, anual, etc.    4.2. Cuenta corriente    Las  cuentas  corrientes  bancarias  en  moneda  nacional  o  extranjera,  componen  el  rubro  del  efectivo  y  representan  los  recursos  que  están  depositados en una o varias cuentas corrientes de entidades financieras.   La  característica  principal  de  una  cuenta  corriente  es  que  se  pueden  efectuar  depósitos  en  efectivo,  cheques  propios  y  ajenos.    Se  utiliza  principalmente el cheque para mover la cuenta.   

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4.3. Conciliación bancaria    Es  una  operación  que  consiste  en  determinar  y  justificar  las  diferencias existentes entre los saldos que presentan al final de  un período, el Extracto Bancario y el Libro de Banco, con fines  de exposición correcta de saldos en los estados financieros.     La diferencia que presentan estos documentos al final de cada mes, se puede considerar como  normal, debido a operaciones diversas que serán explicadas y entendidas con la práctica.    Es  importante  mencionar  y  reconocer  que  el  avance  tecnológico,  concretamente, la utilización de modernos dispositivos y del internet,  ha  disminuido  la  incertidumbre  acerca  de  conocer  las  causas  que  originan la diferencia mencionada.    Es así que ahora se tiene la oportunidad de conocer el movimiento de las cuentas bancarias de  manera permanente, es decir, en cualquier día, a cualquier hora y desde el lugar que se desee,  accediendo a los servicios informáticos que brindan las entidades financieras.  Esta situación, ha  cambiado la práctica de la conciliación de saldos, dejándola como una tarea menos complicada  en comparación a la que se realizaba años antes.